PROJET PROCÈS-VERBAL DE L DE ÉCO ENTREPRISES QUÉBEC TENUE AU SALON DRUMMOND DE L HOTEL CENTRE SHERATON, SITUÉ AU 1201 BOUL. RENÉ-LÉVESQUE OUEST, MONTRÉAL, LE JEUDI 24 AVRIL 2014, À 9 HEURES. OUVERTURE DE L ASSEMBLÉE M. Denis Brisebois déclare l assemblée ouverte à 9 heures et agit à titre de président d assemblée. Il mentionne que M. Florent Gravel, secrétaire-trésorier, agira à titre de secrétaire d assemblée. M. Brisebois précise que la présente assemblée générale a été convoquée le 9 avril 2014, conformément aux règlements généraux de l organisme. PRÉSENCES, QUORUM, ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR ET MOT DU PRÉSIDENT Le secrétaire d assemblée confirme que le quorum de 15 membres est atteint, conformément aux règlements généraux de l organisme, et l assemblée est déclarée régulièrement constituée. La liste des membres présents à l assemblée générale annuelle constitue l annexe A du procès-verbal et en fait partie intégrante. Le président remercie les membres de leur présence et demande d adopter l ordre du jour, tel que proposé. SUR UNE PROPOSITION DE MONSIEUR MARTIN LABRECQUE, APPUYÉE PAR MONSIEUR JEAN-FRANÇOIS THÉRIAULT, IL EST RÉSOLU À L UNANIMITÉ d adopter l ordre du jour, tel que proposé. 14.01 APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL DE L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE EN DATE DU 25 AVRIL 2013 Le président procède au dépôt du procès-verbal de ladite assemblée. Les participants ont pris connaissance du procès-verbal et sont en accord avec celui-ci. SUR UNE PROPOSITION DE MONSIEUR JEAN LEFEBVRE, APPUYÉE PAR MONSIEUR FLORENT GRAVEL, IL EST RÉSOLU À L UNANIMITÉ, d adopter le procès-verbal de l assemblée générale annuelle en date du 25 avril 2013. 14.02 RÉCEPTION DU RAPPORT DES ADMINISTRATEURS POUR L EXERCICE ÉCOULÉ Le président dépose le Rapport annuel pour l exercice 2013. M. Denis Brisebois remercie les membres du conseil d administration de leur présence et de leur engagement et présente les faits saillants de la gouvernance. Il souligne l excellent travail accompli par le conseil d administration et l équipe de ÉEQ au cours de l année 2013, notamment l élaboration du nouveau plan stratégique de l organisme, la refonte des règlements généraux, la campagne de mobilisation sur les matières non visées par le régime de compensation, le début des travaux sur la révision de la formule de tarification et le lancement du portail d optimisation des CEI, OptimEco.ca. p. 1
M. Brisebois invite M. Bernard Le Blanc, président du comité de gouvernance, à présenter les faits saillants du nouveau plan stratégique 2013-2016. M. Le Blanc souligne que l élaboration du plan a été réalisée avec l aide de la firme Secor-KPMG. Il commente le processus d élaboration du plan stratégique ainsi que les différentes étapes pour sa réalisation. Il explique le contexte d affaires de ÉEQ, l importance pour les entreprises de mieux comprendre le modèle d affaires du système québécois de collecte sélective et ses coûts, la vision du nouveau plan stratégique ainsi que les orientations stratégiques établies. M. Brisebois remercie M. Le Blanc de sa présentation et explique le contexte de la refonte des règlements généraux de l organisme ainsi que les communications ayant eu lieu avec les intervenants, au cours de l année 2013. M. Brisebois cède la parole à Mme Maryse Vermette qui présente les avancées réalisées par ÉEQ à l égard de chacun des maillons de la chaîne de valeur de la collecte sélective, et ce, afin d appuyer la vision stratégique de ÉEQ. Mme Vermette précise que les études menées sont rigoureuses et que l intelligence d affaires développée au sein de ÉEQ en fait un expert reconnu. Elle présente les changements apportés à la structure organisationnelle de ÉEQ soit la création d une vice-présidence, Optimisation, qui permettra de consolider le passage d un rôle de percepteur vers un rôle d optimisateur. Mme Vermette souligne le succès de l implantation de la vice-présidence, Régime de compensation et le travail accompli par ses différents services intégrés. Mme Vermette tient à féliciter les entreprises, qui ont rempli leurs obligations financières, malgré les sommes importantes à compenser. Mme Vermette mentionne la participation active de ÉEQ quant à la question des coûts associés aux matières non visées par la réglementation. Cette implication, de concert avec plusieurs entreprises membres et associations, a mené à l adoption d un règlement incluant la déduction de 7.5 % des coûts à compenser par l industrie, soit environ 11 M$ pour 2013. Mme Vermette ajoute que ÉEQ travaille activement à renforcer la collecte sélective à chaque étape de la chaîne de valeur, notamment en lançant un chantier des meilleures pratiques qui se veut, entre autres, un forum d échange et de réflexion avec les partenaires municipaux afin d identifier, de partager et de faire connaître les divers moyens qui permettront l optimisation de la collecte sélective en fonction des enjeux et réalités régionales. Elle commente les travaux réalisés depuis la mise sur pied du Chantier. Mme Vermette présente le bilan de la Table pour la récupération hors foyer ainsi que celui de bacs+ et conclut en mentionnant les partenariats et les activités de notoriété développés au cours de l année 2013, notamment Les Phénix de l environnement, Les prix Gaïa, les Mosaïcultures, la 3 e année de la campagne Récupérer c est recréer, la campagne de notoriété auprès de membres et publics d affaires et le développement de la plate-forme web d écoconception OptimEco ainsi que les divers outils de communication de l organisme Le président tient à remercier l équipe de ÉEQ pour toutes ces réalisations et souligne son expertise, son dynamisme ainsi que la passion qui anime tous les employés y travaillant. p. 2
14.03 PERSPECTIVES 2014 Madame Vermette présente les principaux dossiers de ÉEQ pour l année 2014. Elle parle notamment du développement des outils d OptimEco, tels qu une trousse d information destinée aux entreprises, de la formation sur l application des concepts d écoconception et d optimisation des CEI, l accompagnement sur mesure pour les entreprises ainsi que la bonification de l outil de communication environnementale OptimAction. Madame Vermette mentionne également la bonification continuelle des services et outils d aide à la déclaration offerts aux entreprises, la révision de la formule de tarification, la poursuite des travaux sur la gestion des matières générées par le commerce interentreprises, la vérification des déclarations et le démarchage intensifié auprès des entreprises assujetties. De plus, elle confirme que ÉEQ poursuivra ses travaux relatifs à la réglementation, en participant aux travaux du comité aviseur sur le régime de compensation, notamment pour les matières «autres», et en participant à l analyse du Gouvernement du Québec relativement aux actions 19 et 35 de la Politique québécoise de la gestion des matières résiduelles. Elle termine en informant du déploiement du chantier des meilleures pratiques, le financement et le déploiement du nouveau programme de desserte des aires publiques de la Table pour la récupération hors foyer et les travaux à venir visant son intégration a ÉEQ, la promotion du regroupement bacs+ et le renforcement de la collecte sélective ainsi que la promotion de notre engagement envers l optimisation de la chaîne de valeur de la collecte sélective. 14.04 RÉCEPTION ET EXAMEN DU RAPPORT DU VÉRIFICATEUR ET DES ÉTATS FINANCIERS POUR L EXERCICE SE TERMINANT LE 31 DÉCEMBRE 2013 Le président de l assemblée invite Mme Suzanne Blanchet, présidente du comité de vérification de ÉEQ, à présenter le rapport du vérificateur et les états financiers au 31 décembre 2013. Mme Blanchet souligne la présence de Monsieur Guy Marchessault du cabinet BDO Canada s.r.l./s.e.n.c.r.l, vérificateurs de ÉEQ. Elle mentionne que l opinion des vérificateurs a été donnée sans réserve et que ceux-ci ont appliqué les normes comptables canadiennes pour les OBNL. Elle précise que le conseil d administration a adopté les états financiers finaux de 2013. Mme Blanchet résume les faits saillants de l état des résultats et du bilan : Il est important de noter que le montant des contributions des entreprises pour le Tarif 2013 est un montant estimé en lien avec le Tarif 2013, qui est en vigueur depuis le 9 avril dernier. Les entreprises devront payer leur contribution 2013 au cours de l année 2014, soit 80 % au 26 juillet et 20 % le 26 septembre. Au niveau des charges, l augmentation de la compensation aux municipalités entre 2013 et 2012 est principalement causée par l augmentation de la part de compensation qui est passée de 90 % à 100 % entre le Tarif 2012 et le Tarif 2013. Elle termine en présentant l état de l évolution des actifs nets. p. 3
Le président félicite et remercie le comité et sa présidente pour le travail accompli en 2013. 14.05 NOMINATION DES VÉRIFICATEURS POUR L EXERCICE SE TERMINANT LE 31 DÉCEMBRE 2014 M. Brisebois dépose une résolution du conseil d administration de ÉEQ adoptée, le 28 mars 2014, recommandant à l assemblée des membres de mandater la firme BDO Canada s.r.l./s.e.n.c.r.l. pour la vérification comptable de l exercice 2014. Il demande une résolution pour nommer les vérificateurs proposés. SUR UNE PROPOSITION DE MONSIEUR JEAN LEFEBVRE, DÛMENT APPUYÉE PAR MONSIEUR BERNARD LE BLANC, IL EST RÉSOLU À L UNANIMITÉ: de nommer la firme BDO Canada s.r.l./s.e.n.c.r.l., à titre de vérificateurs de Éco Entreprises Québec pour l année 2014 et pour un montant de 37 750 $ plus taxes, le tout conformément à son offre de services en date du 28 février 2014. 14.06 RÉCEPTION ET RATIFICATION DU RÈGLEMENT N O 13 PORTANT SUR UNE REFONTE DES RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX DE ÉEQ Monsieur Brisebois dépose le règlement n o 13 adopté par le conseil d administration. Dans un premier temps, il présente la nature des modifications du règlement qui porte sur une refonte des règlements généraux, notamment la composition du membership de ÉEQ, la composition du conseil d administration et du comité de nomination, la simplification des procédures d élection, les dispositions relatives à la fin du mandat d un administrateur et une clarification apportée à la rémunération des administrateurs. Il souligne que les changements apportés à la composition du conseil d administration ont fait l objet d une réflexion avec l IGOPP au cours de l année précédente. Dans un deuxième temps, il informe l assemblée qu il a reçu hier, en fin de journée, un courriel provenant de quelques membres du CCCD suggérant de déposer lesdits règlements pour consultation au lieu de les déposer pour ratification. M. Brisebois demande un vote à main levée pour la ratification du règlement no. 13 portant sur la refonte des règlements généraux. 15 personnes sont en faveur de la ratification et 2 se prononcent contre. SUR UNE PROPOSITION DE MONSIEUR FLORENT GRAVEL, DÛMENT APPUYÉE PAR MADAME SUZANNE BLANCHET, IL EST RÉSOLU À LA MAJORITÉ de ratifier le règlement no 13 portant sur une refonte des règlements généraux. 14.07 RATIFICATION DES DÉCISIONS PRISES PAR LE CONSEIL D ADMINISTRATION M. Brisebois mentionne que le cahier des procès-verbaux des réunions du conseil d administration de mars 2013 à février 2014 a été déposé à l entrée pour consultation p. 4
par les membres présents à l assemblée. Il demande une résolution pour la ratification des décisions prises par le conseil d administration. SUR UNE PROPOSITION DE MONSIEUR PIERRE M. NADEAU, DÛMENT APPUYÉE PAR MONSIEUR SYLVIE CLOUTIER, IL EST RÉSOLU À L UNANIMITÉ, que toutes les actions et décisions prises depuis la dernière assemblée générale par les administrateurs et dirigeants de Éco Entreprises Québec ou leurs délégués, élus ou non, soient ratifiées et approuvées. 14.08 ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS Le président de l assemblée cède la parole à Mme Vermette qui agit à titre de secrétaire d élection. Mme Vermette explique brièvement les procédures d élection et confirme que le nombre de candidats est égal au nombre de postes puisqu aucune nouvelle candidature n a été présentée. Mme Vermette précise que six postes sont en élection. Elle ajoute qu il y a donc élection par acclamation après la présentation des candidats. Les personnes mises en candidature pour élection à titre d administrateur sur le conseil de ÉEQ sont les suivantes : Secteur Manufacturiers : produits alimentaires et de consommation Détaillants et distributeurs Général services manufacturiers produits durables Contribution de 100 000 $ et moins Pierre M. Nadeau Président-directeur général Conseil des industriels laitiers du Québec (CILQ) Florent Gravel Président-directeur général de l Association des détaillants en alimentation (ADA) Fromagerie Pimar/Hamel inc. Johanne Leclerc Vice-présidente, Exploitation Québec Ivanhoé Cambridge inc. Contribution de plus de 100 000 $ Sylvain Mayrand Vice-président exécutif et directeur général, Opérations A. Lassonde inc. Alain Charron Vice-président, Chaîne d approvisionnement Groupe Aldo inc. Bernard Le Blanc Vice-président, exploitation du Centre des services partagés du réseau des caisses Mouvement Desjardins Conformément aux règlements, SUR PROPOSITION DE JEAN LEFEBVRE, DÛMENT APPUYÉE PAR MARTIN LABRECQUE, IL EST RÉSOLU À L UNANIMITÉ, d élire en bloc les administrateurs de Éco Entreprises Québec. 14.10 CONSIDÉRER TOUTE AUTRE QUESTION QUI POURRAIT ÊTRE RÉGULIÈREMENT SOUMISE À L ASSEMBLÉE À la demande du président de l assemblée, Mme Vermette informe les membres qu aucune proposition n a été transmise à ÉEQ. Monsieur Brisebois demande s il y a des questions ou commentaires. p. 5
N ayant pas d autres questions et commentaires, le président de l assemblée, M. Denis Brisebois, remercie tous les membres de leur participation. Tous les points du jour ayant été traités, SUR UNE PROPOSITION DE MONSIEUR FLORENT GRAVEL, DÛMENT APPUYÉE PAR MONSIEUR JEAN-FRANÇOIS THÉRIAULT, l assemblée est levée à 10 h 50 minutes. DENIS BRISEBOIS PRÉSIDENT DU CONSEIL ET PRÉSIDENT D ASSEMBLÉE FLORENT GRAVEL SECRÉTAIRE-TRÉSORIER ET SECRÉTAIRE D ASSEMBLÉE p. 6