Volume 4, page 105 Procès-verbal de la réunion du CONSEIL D'ADMINISTRATION de la L AGENCE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX DE LA CÔTE-NORD, tenue à, le Sont présents : Sont absents : Assistent : Madame Johanne Beaudoin (en visioconférence) Docteure Isabelle Bossé (en visioconférence) Madame Alice Bourgeois Madame Luciana D. Hovington Docteur Roger Dubé Madame Josée Francoeur Monsieur Pierre Lamontagne, président Madame Céline Foster, vice-présidente Monsieur Jean-Noël Thériault Madame Nathalie Tremblay Monsieur Ivo Di Piazza, président-directeur général Monsieur Pascal-Simon Audet Monsieur Guillaume Tremblay Madame Nancy Côté, chef de service des finances et des ressources matérielles internes Madame Marie-Josée Dufour, chef de service des programmes sociaux et communautaires Madame Sandra Morin, chef du service des communications et des affaires corporatives Madame Josée Otis, chef de service des ressources financières internes et réseau Monsieur Michel Rioux, directeur régional des ressources informationnelles Dr Arnaud Samson, directeur régional des affaires médicales, universitaires et santé physique Madame Johanne Savard, directrice régionale des ressources financières, matérielles et du développement nordique Madame Lise D Astous, adjointe administrative 1.- OUVERTURE DE LA SÉANCE ET VÉRIFICATION DE LA RÉGULARITÉ DE L ASSEMBLÉE Après vérification de la régularité de l assemblée, le président souhaite la bienvenue à tous. Il déclare la séance ouverte à 10 h. 2.- ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR 2014-034 IL EST PROPOSÉ, DÛMENT APPUYÉ ET RÉSOLU À L'UNANIMITÉ D'adopter l ordre du jour, tel qu il est présenté et de laisser ouvert le point «affaires nouvelles». 3.- ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU 29 AVRIL 2014 2014-035 IL EST PROPOSÉ, DÛMENT APPUYÉ ET RÉSOLU À L'UNANIMITÉ D'adopter le procès-verbal de la réunion du 29 avril 2014, tel qu il est présenté. 4.- AFFAIRES DÉCOULANT DU PROCÈS-VERBAL 7.4 Commission infirmière régionale (CIR) et Commission multidisciplinaire régionale (CMuR) Renouvellement Le processus du renouvellement de la CIR est complété et un avis de désignation a été envoyé le 5 juin dernier. Trois postes sont vacants, soit un des deux sièges réservés à une personne désignée par et parmi les membres des comités des infirmières et infirmiers auxiliaires (CIIA) et deux des quatre sièges réservés aux personnes désignées par et parmi les membres des comités exécutifs des conseils des infirmières et infirmiers (CECII) des établissements de la Côte-Nord. Lors de la première rencontre, les membres pourront coopter une autre personne reconnue pour son expertise de pointe, comme une infirmière ou un infirmier praticien.
Volume 3, page 106 La CIR pourra proposer au conseil d administration de l Agence l ajout d un maximum de quatre autres membres ayant le statut d observateur. La diversité des types de pratique et la représentation territoriale, notamment, seront alors considérées. Quant au renouvellement de la CMuR, le processus est complété et un avis de désignation a été envoyé le 5 juin dernier. Deux postes demeurent vacants pour le volet «domaines techniques». Différemment de CIR, il n y a pas de poste à coopter à la CMuR. Les membres désignés de la CMuR pourront éventuellement proposer au conseil d administration de l Agence de nommer un maximum de quatre membres avec le statut d observateur. La représentation territoriale pourra inspirer les membres dans leurs propositions. 5.- QUESTIONS DU PUBLIC Madame Manon Larouche, de la Fédération des infirmières et infirmiers du Québec, demande si le rapport régional de la main-d œuvre rédigé par la firme d experts sera disponible sur le site Web de l Agence. M. Di Piazza confirme que des modifications doivent être apportées audit rapport, mais que, d ici quelques semaines, la publication de ce rapport sera annoncée par voie de communiqué de presse et qu il sera accessible effectivement sur le site Web de l Agence. 6.- DOSSIERS POUR DÉCISION 6.1 Programme régional d oxygénothérapie à domicile cadre de référence ATTENDU que le Programme régional d oxygénothérapie à domicile Cadre de référence soit approuvé et disponible sur l ensemble du réseau nord-côtier; 2014-036 IL EST PROPOSÉ, DÛMENT APPUYÉ ET RÉSOLU À L'UNANIMITÉ D approuver le Programme régional d oxygénothérapie à domicile Cadre de référence. (annexe 2014-036) 6.2 Guide normatif pour les subventions réservées à la formation des organismes communautaires et bénévoles de la Côte-Nord ATTENDU les critères et les règles contenus au Guide normatif pour les subventions réservées à la formation des organismes communautaires et bénévoles de la Côte-Nord. 2014-037 IL EST PROPOSÉ, DÛMENT APPUYÉ ET RÉSOLU À L'UNANIMITÉ D adopter la recommandation émise par l Agence de la santé et des services sociaux de la Côte-Nord et la Table régionale de concertation des organismes communautaires de la Côte-Nord concernant la modification du guide normatif pour la formation. (annexe 2014-037) 6.3 Attribution partielle de la réserve régionale immobilière pour la ressource d assistance continue (RAC) en santé mentale à Sept-Îles ATTENDU QUE la mise en place d une ressource d assistance continue en santé mentale permettra de bonifier l offre de service; ATTENDU QUE la création de cette nouvelle ressource est un projet à vocation régionale; ATTENDU QUE le Centre de santé et de services sociaux de Sept-Îles dispose d un immeuble à proximité du milieu hospitalier pouvant héberger cette clientèle; ATTENDU QUE des travaux sont nécessaires afin de répondre aux besoins de la clientèle; 2014-038 IL EST PROPOSÉ, DÛMENT APPUYÉ ET RÉSOLU À L'UNANIMITÉ De financer un montant de 464 000 $ à même l enveloppe régionale du Plan de conservation et de fonctionnalité immobilière (PCFI) afin d effectuer les travaux nécessaires à la réfection de l immeuble devant recevoir la clientèle nécessitant des services d assistance continue en santé mentale. Le montant se décline comme suit : Maintien d actifs 92 800 $ Rénovations fonctionnelles 371 200 $
Volume 4, page 107 6.4 États financiers 2013-2014 6.4.1 Rapport financier annuel 2013-2014 ATTENDU l analyse détaillée du rapport financier annuel 2013-2014 de l Agence faite par les membres du comité de vérification; ATTENDU le rapport de l auditeur indépendant de la firme Mallette, émis en date du 6 juin 2014, adressé aux membres du conseil d administration de l Agence; ATTENDU la recommandation du comité de vérification d adopter ce rapport financier de l Agence pour l exercice se terminant le 31 mars 2014; 2014-039 IL EST PROPOSÉ, DÛMENT APPUYÉ ET RÉSOLU À L'UNANIMITÉ D adopter, selon la recommandation du comité de vérification, le rapport financier annuel 2013-2014 de l Agence. (annexe 2014-039) L Agence termine l année financière avec un surplus de 400 907 $, qui s explique notamment par la réduction des dépenses administratives ainsi qu une gestion rigoureuse des dépenses. De plus, des postes demeurés vacants une partie de l année et certains frais moins élevés que prévus, tels que l électricité et l entretien expliquent ce surplus. 6.4.2 Rapport financier consolidé Santé au travail Année 2013 ATTENDU l analyse détaillée du rapport financier consolidé de Santé au travail - Année 2013 faite par les membres du comité de vérification; ATTENDU le rapport de l auditeur indépendant sans réserve de la firme Mallette, émis en date du 6 juin 2014, adressé aux membres du conseil d administration de l Agence; ATTENDU la recommandation du comité de vérification d adopter ce rapport financier consolidé de Santé au travail pour l exercice se terminant le 11 janvier 2014; 2014-040 IL EST PROPOSÉ, DÛMENT APPUYÉ ET RÉSOLU À L'UNANIMITÉ D adopter, selon la recommandation du comité de vérification, le rapport financier consolidé de Santé au travail Année 2013. (annexe 2014-040) L équipe de santé au travail termine aussi son année financière avec un surplus de 89 086 $. 6.4.3 Désignation des signataires ATTENDU l obligation par la Commission de la santé et de la sécurité du travail de désigner deux administrateurs afin d attester l approbation du rapport financier annuel consolidé de la Santé au travail par le conseil d administration; 2014-041 IL EST PROPOSÉ, DÛMENT APPUYÉ ET RÉSOLU À L'UNANIMITÉ D adopter la désignation de deux signataires, soit M. Pierre Lamontagne, président du conseil d administration de l Agence, et M. Ivo Di Piazza, président-directeur général de l Agence. 6.5 Prévisions budgétaires 2014-2015 ATTENDU les hypothèses de revenus présentées par la direction pour l année 2014-2015 et les prévisions budgétaires déposées par la direction au comité de vérification, lesquelles prévoient l atteinte de l équilibre budgétaire après l utilisation d une partie de l avoir propre; ATTENDU l analyse de ces prévisions budgétaires effectuée par le comité de vérification et la recommandation de ce dernier faite au conseil d administration à l effet d adopter provisoirement ces prévisions au titre de budget 2014-2015 de l Agence de la Côte-Nord;
Volume 3, page 108 ATTENDU la recommandation du comité de vérification d accepter le principe d utiliser l avoir propre pour toute compression supérieure à celle estimée; 2014-042 IL EST PROPOSÉ, DÛMENT APPUYÉ ET RÉSOLU À L'UNANIMITÉ D adopter le principe d utiliser l avoir propre pour financer toute compression supérieure à celle estimée, comme recommandé par la direction et le comité de vérification; D adopter le budget 2014-2015 de l Agence de la Côte-Nord, comme déposé et recommandé par la direction et le comité de vérification, lequel prévoit l atteinte de l équilibre budgétaire après l utilisation de l avoir propre; (annexe 2014-042) DE poursuivre les travaux dans le but d identifier les mesures récurrentes pour présenter une situation d équilibre budgétaire pour 2015-2016. 6.6 Effets bancaires - signataires ATTENDU le départ de madame Nancy Côté; ATTENDU la répartition des responsabilités à la direction; ATTENDU les aménagements requis pour maintenir un contrôle interne efficace et une séparation des tâches adéquate; 2014-043 IL EST PROPOSÉ, DÛMENT APPUYÉ ET RÉSOLU À L'UNANIMITÉ De nommer les personnes suivantes comme signataires des effets bancaires, et ce, à compter du 16 juin 2014 : M. Ivo Di Piazza, président-directeur général; M me Johanne Savard, directrice régionale des ressources financières, matérielles et du développement nordique; M. Pierre Arsenault, CPA, CA, chef des services préhospitaliers d urgence, immobilisations et équipements. 6.7 Nomination d un auditeur indépendant ATTENDU QUE la Loi sur le vérificateur général du Québec a été modifiée le 20 juin 2008; ATTENDU QU un appel d offres public a été effectué pour les services d un auditeur indépendant; ATTENDU la nomination de Mallette à titre d auditeur indépendant pour l exercice 2013-2014; ATTENDU la satisfaction des services rendus pour la firme en 2013-2014; 2014-044 IL EST PROPOSÉ, DÛMENT APPUYÉ ET RÉSOLU À L'UNANIMITÉ De nommer la firme Mallette à titre d auditeur indépendant pour le rapport financier annuel de l Agence et du Fonds de santé au travail, pour un montant total avant taxes de 25 475 $, pour l exercice 2014-2015. 6.8 Nomination d un gérant général à Corélo inc. À la suite du départ de Mme Nancy Côté, chef de service aux finances internes, qui agissait aussi à titre de gérante générale de Corélo inc., une demande est adressée aux membres du conseil d administration à l effet d autoriser le président-directeur général, M. Ivo Di Piazza, à procéder à la sélection du prochain gérant général intérimaire. Nous prévoyons confirmer la nomination la semaine prochaine lors de la séance extraordinaire prévue le 25 juin prochain. 2014-045 IL EST PROPOSÉ, DÛMENT APPUYÉ ET RÉSOLU À L'UNANIMITÉ D autoriser le président-directeur général, M. Ivo Di Piazza, à procéder à la nomination d un gérant général intérimaire de Corélo inc., le temps de réorganiser le service.
Volume 4, page 109 6.9 Calendrier 2014-2015 des rencontres du conseil d administration 2014-046 IL EST PROPOSÉ, DÛMENT APPUYÉ ET RÉSOLU À L'UNANIMITÉ D adopter le calendrier 2014-2015 des rencontres du conseil d administration de l Agence de la santé et des services sociaux de la Côte-Nord. DATE Plénier HEURE Séance publique ENDROIT Mardi, 23 septembre 2014 À déterminer 10 h Mardi, 2 décembre 2014 À déterminer 10 h Mardi, 17 février 2015 À déterminer 10 h Mardi, 28 avril 2015 À déterminer 10 h Lundi, 8 juin 2015 À déterminer 10 h 7.- AFFAIRES NOUVELLES 7.1 Certification des résidences privées pour aînés Entente entre le ministère de la Sécurité publique et l Agence de la santé et des services sociaux de la Côte-Nord relative à la vérification des antécédents judiciaires ATTENDU les responsabilités de l Agence de la santé et des services sociaux de la Côte-Nord concernant la certification des résidences privées pour aînés; ATTENDU la nécessité de désigner le signataire de l entente avec le ministère de la Sécurité publique; 2014-047 IL EST PROPOSÉ, DÛMENT APPUYÉ ET RÉSOLU À L'UNANIMITÉ De désigner le président-directeur général à titre de signataire de l entente entre le ministère de la Sécurité publique et l Agence de la santé et des services sociaux de la Côte-Nord relative à la vérification des antécédents judiciaires. 7.2 Nomination par l Agence d un membre au conseil d administration du Centre de protection et de réadaptation de la Côte-Nord ATTENDU qu une vacance est survenue au conseil d administration du Centre de protection et de réadaptation de la Côte-Nord et qu il y a lieu de la combler; ATTENDU qu il s agit d un remplacement qui relève du conseil d administration de l Agence; ATTENDU que la candidature proposée représente les communautés autochtones; ATTENDU la candidature soumise à l Agence par le Centre de protection et de réadaptation de la Côte-Nord; 2014-048 IL EST PROPOSÉ, DÛMENT APPUYÉ ET RÉSOLU À L'UNANIMITÉ De nommer monsieur Jean-Marie Vollant pour combler le siège vacant, personne indépendante, au conseil d administration du Centre de protection et de réadaptation de la Côte-Nord, et ce, pour la durée résiduelle du mandat.
Volume 3, page 110 7.3 Nomination d un directeur médical intérimaire aux services préhospitaliers d urgence ATTENDU QUE l article 17 de la Loi sur les services préhospitaliers d urgence prévoit la désignation par une agence d un directeur médical régional des services préhospitaliers d urgence; ATTENDU QUE l absence pour une durée indéterminée du docteure Anne-Marie Larkin implique la nomination d un remplaçant intérimaire; ATTENDU QUE la directrice médicale nationale des services préhospitaliers d urgence a été informée et a donné un avis favorable; 2014-049 IL EST PROPOSÉ, DÛMENT APPUYÉ ET RÉSOLU À L'UNANIMITÉ De procéder à la nomination du docteur Jean-François Bélanger à titre de directeur médical régional intérimaire des services préhospitaliers d urgence pour la région de la Côte-Nord à compter du, et ce, jusqu au retour en poste du docteure Anne-Marie Larkin. 8.- QUESTIONS DU PUBLIC Aucune question de la part de l auditoire. 9.- PROCHAINE RÉUNION La prochaine réunion régulière est prévue le mardi 23 septembre 2014 à. Comme mentionné à la présente rencontre, une séance extraordinaire sera planifiée le mercredi 25 juin 2014, à 14 h afin d adopter le budget régional. 10.- LEVÉE DE LA SÉANCE À 11 h 15, l'assemblée ayant disposé de tous les points à l'ordre du jour, le président déclare la séance levée. M. Di Piazza profite de cette séance pour adresser ses remerciements à Mme Nancy Côté qui quittera bientôt l Agence. Il mentionne son côté professionnel et sa douce rigueur administrative. Le président et les membres du conseil d administration se joignent à lui pour lui souhaiter beaucoup de succès dans sa nouvelle carrière. Confirmé à la réunion du Ivo Di Piazza Secrétaire Pierre Lamontagne Président