Communiqué #12. Fiche Avant Projet: Changements des informations demandées

NEWS Cmmuniqué #12 Fiche Avant Prjet: Changements des infrmatins demandées Bnjur chers utilisateurs GesPr! Afin d amélirer les dnnées cllectées, de faciliter le remplissage des Fiches Avant Prjet par l utilisateur et d augmenter la qualité des analyses dans le cadre des réunins de revue du prtefeuille de prjets, le PMO a effectué une analyse détaillée du cycle de vie de la Fiche Avant Prjet ainsi que des dnnées encdées par les différents acteurs. DIRECTION GENERALE TRANSVERSALE DU BUDGET, DE LA LOGISTIQUE ET DES TECHNOLOGIES DE L INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION Bulevard du Nrd, 8, 5000 NAMUR Tél. : 081/77.20.67 Fax : 081 33 31.55 www.spw.wallnie.be N Vert : 0800 11 901 (infrmatins générales) N d entreprise SPW 0316.381.138

Cmme l'un des bjectifs est de simplifier l'encdage d'une FAP, nus avns mis à cntributin les Crdinateurs Infrmatiques et leur avns cmmuniqué une liste exhaustive des mdificatins prpsées. Nus avns reçu en retur des remarques pertinentes et nus avns adapté les changements afin de les prendre en cnsidératin. Après plusieurs mis de réflexin et de travail, la nuvelle versin de la Fiche Avant prjet est maintenant finalisée et va être mise en place le 16 septembre 2013. Cncernant les Fiche Avant Prjet en curs, vus devez vus assurer que les dnnées déjà encdées sient chérentes par rapprt au nuveau frmat présenté dans ce dcument. Il est dnc cnseillé de reprendre les différentes FAP uvertes et de vérifier que vs dnnées sient crrectement reprises en tenant cmpte des mdificatins de frmatage et de présentatin. Vtre Relais Métier a bien entendu été averti des différents changements et il peut vus aider dans le cas ù vus auriez des prblèmes u des questins durant cette phase de transitin. L'équipe PMO est également à vtre dispsitin pur vus aider à l'utilisatin de la nuvelle FAP. De plus, le manuel utilisateur ainsi que le guide d'utilisatin nt été adaptés sur base de ces mdificatins. Pur rappel, ces dcuments se truvent dans la gestin dcumentaire de PlanView et plus précisément dans le dssier "01 - Manuels" du "Glbal Cntent". Enfin, nus vus rappelns aussi que différentes frmatins snt prpsées. Vus truverez la liste exhaustive de ces frmatins en cnsultant le catalgue des frmatins dispnibles pur les agents du SPW. Plus particulièrement, une frmatin spécifique au prcessus de la Fiche Avant Prjet vus est prpsée. Vus puvez facilement vus y inscrire en cmplétant le frmulaire que vus truverez sur le site de la frmatin du persnnel. Vici maintenant l'explicatin des différents changements qui vnt être effectifs dès le 16 septembre. GesPr - Cmmuniqué 5 septembre 2013-2

Ecran Cntexte stratégique: Dans un grand nmbre de FAP, des acrnymes snt utilisés pur décrire le cntexte stratégique du prjet. Ces acrnymes snt imprtants pur la cmpréhensin exacte du cntexte général de la demande et dnc nus vus demandns de bien vulir préciser la significatin de chaque acrnyme utilisé dans le texte crrespndant. Un texte de rappel a été ajuté en entête de l'écran relatif au cntexte stratégique. Les znes "Alignement stratégique" et "Utilité pur la DG" snt remplacées par la liste des questins reprises dans le tableau ci-dessus. # Questin Répnses 1 Le prjet adresse-t-il un u plusieurs besin(s) légal(aux)? Oui/Nn 2 Le prjet a-t-il un lien avec un plan stratégique de la DG, u du Oui/Nn SPW u du GW? 3 Le prjet s'inscrit-il principalement dans une stratégie de bn fnctinnement, d'accrissement u d'améliratin des fnctinnalités de la DG, du département u de la directin? 1- Fnctinner 2-Accritre 3-Amélirer 4 Ne pas réaliser le prjet est-il blquant, perturbant u neutre pur les utilisateurs internes au SPW? 3=Blquant, 2=Perturbant, 1=Neutre, 0=NA 5 Ne pas réaliser le prjet est-il blquant, perturbant u neutre pur les utilisateurs externes au SPW? 3=Blquant, 2=Perturbant, 1=Neutre, 0=NA 6 L'applicatin a-t-elle un impact sur les cityens? Oui/Nn 7 L'applicatin a-t-elle un impact sur les régins, les prvinces, les cmmunes u autres OIP? Oui/Nn L'intitulé de la zne texte "Imprtance stratégique" est remplacé par "Justificatin de l'alignement stratégique" afin de cmpléter les répnses aux différentes questins psées u de furnir des infrmatins cmplémentaires pur la GesPr - Cmmuniqué 5 septembre 2013-3

cmpréhensin générale du cntexte stratégique du prjet. GesPr - Cmmuniqué 5 septembre 2013-4

Ecran Fndement: Cmme pur les infrmatins relatives au cntexte stratégique, dans un grand nmbre de FAP, des acrnymes snt utilisés pur décrire le fndement du prjet. Ces acrnymes snt imprtants pur la cmpréhensin exacte du cntexte général de la demande et dnc nus vus demandns de bien vulir préciser la significatin de chaque acrnyme utilisé dans le texte crrespndant. Un texte de rappel a été ajuté en entête de l'écran relatif au fndement. La transversalité d'un prjet est suvent difficile à apprécier et le métier dit la plupart du temps se référer au relai métier pur cmpléter cette infrmatin. De plus, l'aspect le plus imprtant du pint de vue du métier est de préciser quelles snt les DG's autre que la sienne qui vnt utiliser l'applicatin. Enfin, certaines des infrmatins cmplétées dans le dernier écran de la FAP permettent d'identifier la transversalité d'un prjet. Pur ces raisns, la zne "Type de prjet" a été supprimée. La zne DG utilisatrices est bien entendu cnservée. GesPr - Cmmuniqué 5 septembre 2013-5

GesPr - Cmmuniqué 5 septembre 2013-6

Ecran Slutin envisagée: Cncernant l'apprche, les libellés suivants nt été mdifiés afin de faciliter la cmpréhensin et dnc le chix à effectuer: "Analyse" devient "Analyse/Etude"; "MàJ applicatin" devient "MàJ applicatin existante"; "Dévelppement applicatin" devient "Dévelppement/acquisitin nuvelle applicatin"; De plus, les libellés " Extensin applicatin" et " Acquisitin prgiciel" nt été supprimés. Afin de répndre à une demande du métier, une nuvelle zne a été ajutée afin de cnnaitre facilement les relatins éventuelles du prjet avec une u plusieurs expertises particulières nécessaires pur le prjet. Cela permet également d'effectuer des regrupements sus frme de prtefeuille et de puvir gérer les prjets ayant un élément en cmmun d'une manière grupée. Une nuvelle structure à chix multiple a dnc été insérée dans l'écran et permet de faire un chix sur des dmaines d expertise devant être pris en cnsidératin par le prjet. Actuellement, les valeurs prpsées pur cette nuvelle structure snt les suivantes: GED CMS Gématique Reprting BI BCED Gestia Cmmunicatin Afin d'éviter d'ajuter une nuvelle zne, les justificatifs éventuels sernt précisés dans la zne remarque située en bas de l'écran. GesPr - Cmmuniqué 5 septembre 2013-7

Ecran Ressurces humaines: L'utilité de l'infrmatin relative aux ressurces humaines est triple: 1. déterminer les persnnes d'une DG en particulier reprises dans plusieurs FAP et dnc devant ptentiellement travailler pur plusieurs prjets en parallèle; 2. cnnaitre l'estimatin du temps que chacune des ressurces devra cnsacrer au prjet ; 3. identifier le rôle des ressurces impliquées. Ces dnnées sernt utiles pur d'éventuels arbitrages ainsi que pur la planificatin. Par cntre, l'infrmatin cncernant le type de ressurce, interne u externe, n'est pas nécessaire lrs de l'encdage de la FAP et dnc cette dnnée a été supprimée. Cncernant les rôles de Chef de prjet Métier, de Crdinateur DTIC, de Spnsr et de RFA, l'encdage de l'infrmatin a été facilité en prpsant la liste des utilisateurs définis dans l'util cmme puvant tenir ce rôle. Dans le cas ù le nm n'apparait pas dans la liste des utilisateurs, il faudra indiquer le nm de la persnne ainsi que sn rôle dans le cmmentaire afin que le PMO puisse le créer dans PV en lui dnnant le rôle spécifié. Enfin, en ce qui cncerne l'architecte, l'explitatin, l'analyste métier, les testeurs et les autres ressurces ptentielles, les nms snt cmplétés dans la zne texte crrespndante de la même manière que dans la versin précédente de la FAP. GesPr - Cmmuniqué 5 septembre 2013-9

Ecran Myens dispnibles: En terme de budget, l'infrmatin imprtante à cnnaitre pur les cmités de revue du prtefeuille est le budget qui sera nécessaire au prjet, peut imprte si ce mntant est le résultat d'une estimatin u si il définit la smme mise à dispsitin par la DG pur ce prjet en particulier. Attentin, il n'est en aucun cas le budget ttal de la DG dispnible pur l'ensemble des prjets IT. L'intitulé de la zne a dnc été mdifié par "Budget nécessaire". Les valeurs autrisées pur la zne "Statut du budget" snt identiques à la versin précédente, à savir: A prévir; Prévu; Garanti. Etant liée directement au budget, la zne relative à l'estimatin initiale en terme d'équivalent temps plein (ETP) a été déplacée en haut de l'écran. GesPr - Cmmuniqué 5 septembre 2013-11

Ecran Impacts sur l'rganisatin: Nus avns pu bserver que les niveaux d'impact ainsi que les justificatifs apprtés snt suvent identiques d'un pint de vue rganisatins internes (SPW, DG) u externes (Régin, Cmmune, Prvince). De plus, il n'est actuellement pas pssible de préciser si un impact a un effet psitif u négatif sur le futur prjet. Pur ces différentes raisns, le niveau SPW et le niveau DG nt été regrupés en une zne unique sus la dénminatin "Impact Interne. De manière identique, les niveaux Régin, Cmmunes, Prvinces nt été regrupés sus la dénminatin "Impact Externe". Pur permettre à l'utilisateur de préciser si l'impact est psitif u négatif, une zne a été ajutée. Vici un aperçu de la nuvelle présentatin. GesPr - Cmmuniqué 5 septembre 2013-13

Ecran Eléments d'évaluatin du risque: Le titre de cette sectin est trmpeur. De fait, il fait référence aux risques ce qui n'est pas l'bjectif des infrmatins reprises. Les dnnées demandées permettent de cnnaitre le niveau stratégique du prjet ainsi que sa cmplexité d'un pint de vue métier et technlgique. De ce fait, le titre a été remplacé par "Eléments d'évaluatin". Cncernant les différentes questins psées pur btenir une évaluatin glbale de la FAP, une réflexin a été faite quand à leur utilité et pertinence. Un changement en prfndeur des infrmatins demandées au métier a été péré afin d'btenir des répnses nn ambigües et permettant de cette manière de psitinner et de catégriser crrectement la FAP. Les infrmatins demandées snt les suivantes: # Questins Répnses 1 Cmbien de DG utilisent l'applicatin? Nmbre de 1 à 9 2 Quel est le nmbre d'utilisateurs internes? 1-100 101-1000 1001-5000 5001-9000 +10000 3 Quel est le nmbre d'utilisateurs externes? 1-100 101-1000 1001-5000 5001-9000 +10000 4 Quel est le nmbre d'intervenants extérieurs au SPW, hrs Nmbre prestataire, impliqués dans le prjet? 5 Quel est le nmbre de prestataires intervenant dans le Nmbre prjet? 6 Quel est le nmbre d'intervenants internes au SPW Nmbre impliqués dans le prjet? 7 Quel est le nmbre de sites internes impliqués dans le Nmbre prjet? 8 Les bjectifs du prjet snt-ils clairs? Clair Myennement Pas du tut GesPr - Cmmuniqué 5 septembre 2013-14

9 Les exigences snt-elles cnnues? Cnnu Myennement Pas du tut 10 Existe-t-il des dépendances avec d'autre(s) prjet(s)? 0 1-3 + de 3 11 Existe-t-il des interfaces avec d'autres applicatins? 0 1-3 + de 3 12 Y-a-t-il une migratin des dnnées à effectuer? Nn Simple Myen Cmplexe 13 Quel est le niveau de sécurité à mettre en œuvre? NA Simple Myen Cmplexe La liste des intervenants extérieurs devra être précisée dans la zne "Remarque". Les infrmatins relatives à l'architecture et au nmbre de technlgies mises en œuvre n'étant pas de la cmpétence du métier, elles nt été déplacées dans l'écran spécifique destiné à la Directin de l'architecture et de la Sécurité (DAS). Pur rappel, les différents types de migratin de dnnées ainsi que les niveaux de sécurité snt expliqués en détail dans le glssaire que vus truverez dans la gestin dcumentaire de PlanView et plus précisément dans le dssier "01 - Manuels" du "Glbal Cntent". GesPr - Cmmuniqué 5 septembre 2013-15

Nus espérns que cette nuvelle versin de la Fiche Avant Prjet rencntrera mieux vs attentes et sera plus simple à cmpléter. Nus vus encuragens à nus cntacter via la bite de messagerie du PMO gestinprjet.dtic@spw.wallnie.be si vus avez des cmmentaires, des questins u si vus avez besins d'infrmatins cmplémentaires. L équipe PMO : Bernard Steens Jean-Philippe Rchet Vincent Cllienne Xavier Dssche GesPr - Cmmuniqué 5 septembre 2013-16