CIMLEC [CLOTURE AFFAIRE, SUIVI AFFAIRE] Carquefou, le 09 Février 2012. Révisé le 21Février 2012.
SOMMAIRE DEMANDES... 3 CLOTURE D UNE AFFAIRE... 3 SUIVI D AFFAIRE... 3 ANALYSE... 3 CLOTURE D UNE AFFAIRE... 3 CLOTURE DE PLUSIEURS AFFAIRES... 9 SUIVI D AFFAIRE... 9 CIMLEC Page 2
DEMANDES CLOTURE D UNE AFFAIRE Interdire la clôture d une affaire lorsque le montant du marché n est pas totalement facturé. Ne prendre en compte que les affaires créées qu à partir du 01/04/2010. SUIVI D AFFAIRE Avoir dans le suivi d affaire et l onglet synthèse la possibilité de comparer les règlements des factures clients avec les factures émises. ANALYSE CLOTURE D UNE AFFAIRE Actuellement, lors de la clôture d une affaire, il n y a pas de contrôle entre les factures clients et le montant du marché. La clôture d une affaire indique uniquement : - des BL libres non facturés - des BL affaires non facturés - des Factures libres non comptabilisées - des Factures sur BL non comptabilisées - des échéances non facturées CIMLEC Page 3
La clôture peut être faite, car il s agit uniquement de messages informatifs. Dans la fiche société, création d un paramètre activant le fait de contrôler lors de la clôture d une affaire le montant facturé et le montant du marché, avec une date de départ du contrôle. Clôture : Contrôle Marché/Facture : Oui / Non A partir de : jj/mm/aaaa Nouveau paramétrage : Activation du contrôle du montant du marché devant être égal au montant facturé et comptabilisé par affaire Oui, saisir une date de départ basée sur la date de création des affaires. Le contrôle ne sera pas actif pour les affaires créées avant cette date. Si la date n est pas renseignée, toutes les affaires seront prises en compte par ce contrôle. Non : Pas de contrôle entre le montant du marché et le montant facturé et comptabilisé par affaire. Problématique Focus Evolution / Comptabilité : CIMLEC renseigne le montant du marché sur chaque affaire, et suivant le montant du marché lorsqu il est inférieur à 5 000 rattache cette affaire à une affaire de regroupement. De plus l édition de la facture client doit afficher la référence de la commande du client. Leur comptabilité Sage100, prend en compte que les 6 premiers caractères des affaires au niveau de l analytique, et seulement les analytiques des affaires de regroupement. Mais au niveau de l édition de la facture client, ils sont dans l obligation d afficher la référence de la commande du client et d autres critères issus de l affaire de base. Actuellement, ils saisissent leurs factures en cochant Affaire de regroupement dans l entête de facture, et dans le détail, saisissent le code affaire de base ou de la sous-affaire. Ce qui génère des écritures erronées. Sachant que les affaires de regroupement sont du type 448019 et que les sousaffaires ont la même racine à laquelle sont ajoutés une lettre et un chiffre, soit 448019A1, 448019A2, 448019A3, etc. Pour ces affaires au niveau de l export des écritures comptables, Sage100 ne prend que les 6 premiers caractères. Mais CIMLEC a des affaires de Pièces de rechange dont la codification est PR01715, PR01718, PR01721, et ces affaires sont regroupées sur l affaire 310034. Lors de la facturation de ces affaires de Pièces de rechange, ils cochent Affaire de regroupement dans l entête de facture, et dans le détail, CIMLEC Page 4
saisissent le code affaire de base ou de la sous-affaire afin de générer une édition de la facture avec. Et dans le fichier d export des écritures comptables, ils modifient manuellement les analytiques. Or Focus Evolution ne permet pas de générer l écriture sur l affaire de regroupement, et la facture sur l affaire de base ou la sous-affaire. RAPPEL : Dans l option de la facturation Libre et de l facturation des BL Facturation Libre : Facturation sur BL : Le fait de sélectionner Affaire de regroupement, le code affaire de l onglet Facture Théorique ou Facture Détail sera celui de l affaire de regroupement. Afin de résoudre cette problématique, on va ajouter dans la fiche Société un paramètre permettant de générer au moment de l exportation des écritures comptables, la sélection de l analytique CIMLEC Page 5
imputée sur l écriture. Soit l imputation sera l affaire de regroupement, soit elle sera l affaire de base. Fichier écritures avec analytique Affaire de regroupement : Oui/Non Nouveau paramétrage : OUI : le fichier d exportation des écritures comptables prendra en compte l Affaire de regroupement dans l analytique pour les écritures de ventes uniquement. NON : le fichier d exportation des écritures comptables prendra en compte le code affaire saisie dans la facturation client (Fonctionnement actuel). Ce paramètre sera présenté lors de l exportation des écritures comptables. Fichier écritures avec analytique Affaire de regroupement : Oui/Non CIMLEC Page 6
Exemple : A partir de la facturation libre Imputation analytique : Détail de la facturation : L affaire PR01999 est regroupée sur l affaire 310035. Au niveau du suivi d affaire de PR01999 : La facture est imputée sur la sous affaire. CIMLEC Page 7
Lors de la génération de l exportation des écritures comptables, avec le nouveau paramètre, on aura l écriture suivante : L analytique affaire est automatiquement remplacé par l affaire de regroupement de l affaire facturée. Avantages de ce nouveau paramètre : 1. Plus besoin de modifier le fichier pnm générer à partir de Focus Evolution. 2. L édition de la facture client prendra en compte les renseignements nécessaires de la sous affaire facturée. 3. Au niveau de la clôture des affaires, on pourra contrôler le montant du marché avec les factures comptabilisées de chaque sous affaires. 4. Le suivi d affaire fonctionnera comme actuellement. Lors de la clôture de l affaire, ajout d un message bloquant la clôture de l affaire tant que le montant du marché n est pas totalement facturé. Clôture de l Affaire impossible car le montant du marché n est pas totalement facturé. OK Conditions pour que ce message apparaisse : - Prendre en compte le montant du marché technique de l affaire et des avenants technique de l affaire de base. - Prendre en compte le montant facturé HT sur l affaire des factures libres et sur BL uniquement comptabilisées. - Paramètre de la date de prise en compte (exemple : 01/04/2010) Montant Marché + Avenants Technique Montant Facturé et Comptabilisé Clôture Affaire Date de Création Commentaires de Clôture Affaire (Oui / Non) 10000 10000 Oui 01/04/2010 Marché = Factures Comptabilisées, Date supérieure 10000 12000 Non 15/12/2011 Marché < Factures Comptabilisées, Date supérieure 10000 8000 Non 15/01/2012 Marché > Factures Comptabilisées, Date supérieure 10000 0 Non 15/02/2011 Marché > Factures Comptabilisées, Date supérieure 0 10000 Non 15/03/2011 Marché < Factures Comptabilisées, Date supérieure 0 0 Oui 15/04/2010 Marché = Factures Comptabilisées, Date supérieure 12000 10000 Oui 15/01/2010 Date inférieure 10000 12000 Oui 15/02/2010 Date inférieure CIMLEC Page 8
CLOTURE DE PLUSIEURS AFFAIRES Sur le même principe de contrôle, la clôture multi affaires affichera une info bulle indiquant que la clôture de l affaire n est pas permise. SUIVI D AFFAIRE Dans la synthèse de l affaire, modelé par CIMLEC, Ils ont un «plot» situation actuelle qui indique les montants de la FACTURATION (HT) et du REGLEMENT (HT). CIMLEC Page 9
Le problème est que Focus affiche le montant HT des factures clients et le montant TTC des règlements dans l onglet Synthèse. La comparaison entre ces deux montants ne permet pas de calculer ce qui reste à régler par le client à partir de cet onglet. Si l on souhaite voir le détail de la facturation, l onglet Facturation du suivi d affaire indique le détail des factures clients, des règlements et permet d informer ce qui reste à régler par le client. CIMLEC voudrait avoir l information de montant facturé en TTC dans l onglet synthèse afin que les chargés d affaires ont une vue globale de la situation de l affaire, et notamment au niveau de la facturation client. Ajouter dans l onglet Synthèse du suivi d affaire, le montant facturé TTC. Facturé TTC 51 786,80 Ce «plot» sera disponible également dans la personnalisation du suivi, et pourra être intégré dans des formules de calcul disponible dans la synthèse de l affaire. CIMLEC Page 10