recrutement et gestion des carrières Nat System Vérifié par : Arnaud Dequeker Fonction : Qualité Visa : Approuvé par : Patrick Atlan Fonction : Directeur Général Visa : Référence Edition Date Recrutement et Gestion des carrières Nat 3 27/04/2007
recrutement et gestion des carrières Nat Edition Date Pages modifiées ETAT DES MODIFICATIONS Désignation Rédacteur 1 30/11/2005 Création N. Beghdad 2 22/12/2006 5-6 8 9 10 11 Logigrammes 7-2 7-3 7-4 et suppression du 7-5 8-2 8-4 et 9 A. Dequeker et N. Beghdad 3 27/04/2007 11 8-4 et 9 A. Dequeker et N. Beghdad 6 Logigramme recrutement N. Beghdad Edition 3 27/04/07 recrutement et gestion des carrières Nat 2/11
recrutement et gestion des carrières Nat Sommaire 1 - OBJET... 4 2 - OBJECTIF... 4 3 - DOMAINE D APPLICATION... 4 4 - LOGIGRAMME... 5 5 - ELEMENTS OU PROCESSUS D ENTREE... 8 6 - ELEMENTS OU PROCESSUS DE SORTIE... 8 7 - RECRUTEMENT... ERREUR! SIGNET DEFINI. 7.1. Detection des besoins... 8 7.2. Recherche des candidats... 8 7.3. Traitement des candidatures... 9 7.4. Traitement des dossiers d embauche... 9 8 - GESTION DES CARRIERES... 9 8.1. Accueil des nouveaux collaborateurs... 9 8.2. Gestion des dossiers du personnel... 10 8.3. Suivi de carriere : evaluation annuelle des collaborateurs.... 10 8.4. Mise A jour des curriculum vitae... 11 9 - INDICATEURS... 11 Edition 3 27/04/07 recrutement et gestion des carrières Nat 3/11
recrutement et gestion des carrières Nat Objet Ce document est destiné à maîtriser le recrutement des collaborateurs et la gestion des carrières. Objectif Répondre aux besoins des clients externes et internes en employant des collaborateurs ayant la compétence et l expérience requises. Domaine d application Ce processus est applicable uniquement à Nat System. Edition 3 27/04/07 recrutement et gestion des carrières Nat 4/11
recrutement et gestion des carrières Nat Logigramme RH Qui Activités Moyens Ingénieur d affaire ou Direction Nouveau besoin en Ressources Humaines En Interne Besoin formation Qualification de demande client ou de besoin interne (expertise, produit, ) Direction Embauche Direction et Service Administratif Recrutement Formation Fiche de demande de formation (lien) Achats Achat Demande d achat Hiérarchique Gestion des Carrières Réponse au besoin de Ressources Humaines Edition 3 27/04/07 recrutement et gestion des carrières Nat 5/11
recrutement et gestion des carrières Nat recrutement Qui Activités Moyens RH Détection d un besoin en interne Direction hiérarchique Nouveau besoin en Ressources Humaines Annonce(s) éventuelle(s) Analyse et tri des CVs ANPE, APEC, Journaux spécialisés, partenaires, Ecoles, universités Internet hiérarchique Retenu Réponse au candidat Téléphone, émail, courrier hiérarchique- Expert technique Entretien pour validation des compétences Retenu Direction Entretien pour validation de l aspect contrat Retenu Préparation contrat de travail Demande de contrat de travail (lien) Direction et collaborateur Signature du contrat de travail Rendez-vous Edition 3 27/04/07 recrutement et gestion des carrières Nat 6/11
recrutement et gestion des carrières Nat Gestion des Carrières Qui Activités Moyens hiérarchique Nouvel embauché Collaborateur ancien Direction ou hiérarchique Présentation de la société : personnel, locaux et sécurité. Fourniture des documents qualité Intranet qualité Administratif Création d un dossier personnel du candidat hiérarchique, Initialisation du suivi de carrière ou entretien annuel Fiche entretien (lien) hiérarchique Oui Besoin en formation Formation Fin Non Edition 3 27/04/07 recrutement et gestion des carrières Nat 7/11
recrutement et gestion des carrières Nat Eléments ou processus d entrée Les éléments d entrée comprennent : - le processus commercial pour les collaborateurs en contact avec les clients et en particulier le «processus commercial Forfaits NAT», - la Direction Technique (DT), - la Direction Générale (DG). Eléments ou processus de sortie - Le processus de Gestion des Carrières, - Le processus d Achat pour l achat de prestation. - Le processus de Formation Recrutement Détection des besoins Les besoins sont émis soit par l ingénieur d affaire, soit par le responsable d entité, soit par la direction. Ils répondent à un besoin client pour lequel il faut analyser : - L adéquation entre les besoins des clients et l existence et la disponibilité des compétences requises au niveau de Nat System. Recherche des candidats Le processus de recherche de candidat est le suivant : - Identification du besoin par l Ingénieur d affaires, le d entité ou la Direction, - Formalisation du besoin en ressource par le demandeur, - Définition des vecteurs de communication nécessaire au recrutement : sites partenaires APEC, ANPE, Ecoles et universités, journaux spécialisés,... L appel à un cabinet externe de recrutement est de la responsabilité de la Direction Générale. Edition 3 27/04/07 recrutement et gestion des carrières Nat 8/11
recrutement et gestion des carrières Nat Traitement des candidatures Chaque candidature est traitée de la manière suivante : - Arrivée courrier, aiguillage des candidatures vers la direction et le demandeur (ingénieur d affaire ou responsable d entité), - Pré-sélection des candidatures, Dans le cas d une suite négative, un courrier est envoyé au candidat par le service administratif ou un appel téléphonique est passé au candidat pour l en informer. Dans le cas d une suite favorable, la procédure de sélection se déroule de la manière suivante : - Organisation du rendez-vous par le service administratif et transmission par mail du dossier de candidature à remplir par le candidat. - Un entretien a lieu avec l ingénieur d affaire ou le responsable d entité pour la validation des compétences techniques du candidat. - Un entretien a lieu avec la direction sur le cadre général de l entreprise et sur les aspects contractuels. Une synthèse est réalisée après les entretiens permettant une décision collégiale d embauche. Traitement des dossiers d embauche La décision finale d embauche relève du Directeur, suite à la synthèse finale. Si la décision est positive : - Négociation et validation des modalités de l embauche avec le candidat, - Une demande de contrat de travail est rédigée par le directeur et est envoyée au service administratif, - Une proposition de contrat est rédigée par le service administratif, et est transmise à la Direction Générale, - Le contrat de travail est signé par les parties lors d un rendez-vous, - Constitution par le Service Administratif du «Dossier du Personnel». Gestion des carrières Accueil des nouveaux collaborateurs Les nouveaux collaborateurs sont accueillis par le responsable hiérarchique auquel ils sont rattachés ou en cas d indisponibilité au supérieur hiérarchique de celui ci. Dans le cas d un démarrage sur une mission externe à l entreprise, ils sont accompagnés chez le client par l Ingénieur d affaires ou le responsable opérationnel de la mission. Edition 3 27/04/07 recrutement et gestion des carrières Nat 9/11
recrutement et gestion des carrières Nat Gestion des dossiers du personnel La gestion des Dossiers du Personnel est assurée de la manière suivante : - Dès la signature du contrat avec un nouveau collaborateur, le Service Administratif constitue un Dossier du Personnel et communique la liste des pièces à fournir, - Le salarié remet au Service Administratif Nat System les éléments nécessaires pour compléter le dossier dans les plus brefs délais, - Après vérification, le Service Administratif Nat System adresse les divers documents d affiliation : Assurance collectivité, caisse de retraite, mutuelle,..., au service administratif. - Déclaration unique à l embauche (URSSAF), - Le Service Administratif Nat System organise les visites médicales (d'embauche et annuelle), Les évolutions du contrat de travail initial sont proposées par les Ingénieurs d affaires ou les s Hiérarchiques (formulaire de «Demande de modification de salaire et de statut» (lien)) et validées par la Direction Nat System puis la direction générale. Elles font l'objet d une notification écrite par le biais d un avenant au contrat de travail. Un exemplaire de cet avenant est adressé à l intéressé pour signature, un autre est conservé dans le Dossier du Personnel. Suivi de carriere : evaluation annuelle des collaborateurs. L évaluation des compétences de chaque collaborateur et la définition des évolutions s effectuent annuellement au travers d une série d entretiens avec dans l ordre : - Son responsable hiérarchique direct : niveau n+1 - Eventuellement son responsable hiérarchique niveau n+2. De plus tout collaborateur peut obtenir un entretien avec la Direction Générale. Cette série d entretiens suit le canevas proposé par la Fiche d entretien individuel (lien) : - bilan de l année écoulée suivant différents axes d analyse. - objectifs pour l année future, - analyse la plus globale et partagée possible des efforts personnels, des dysfonctionnements ou améliorations à envisager, - définir et hiérarchiser les besoins de formation ou d évolution personnelle, - Echanger sur l organisation générale. La Fiche d entretien individuel est visée conjointement par le collaborateur et son responsable hiérarchique. Une copie est fournie au collaborateur, l original est transmis à la direction puis archivé dans le dossier personnel. Edition 3 27/04/07 recrutement et gestion des carrières Nat 10/11
recrutement et gestion des carrières Nat Mise A jour des curriculum vitae La mise à jour des «CV société» du personnel en fonction des missions réalisées au sein de Nat System est de la responsabilité des collaborateurs. Ils sont au minimum remis à jour une fois par an au moment des entretiens annuels. INDICATEURS Libellé Mode de calcul Fréquence de mesure Resp. de la mesure Cible à atteindre Ratio d embauche Nombre de personnes recrutées/ Nombre de candidats rencontrés Annuelle Directeur 10% minimum Turn Over Nombre de départ / effectif moyen annuel Annuelle Directeur 10% maximum Ratio d évaluation des collaborateurs Nombre de collaborateurs évalués / Nombre total de collaborateurs Annuelle Directeur 100% Edition 3 27/04/07 recrutement et gestion des carrières Nat 11/11