LA FACTURE ELECTRONIQUE 2014 Un nouveau challenge pour le Comptable IPCF
Comptable fiscaliste IPCF Membre du Conseil National Spécialisé en e-comptabilité Professeur d informatique de gestion à la CBC-Bruxelles 2
Source TRENDS 43/2013 3
Extrait du rapport McKinsey 2012 4
Quel est l intérêt de la facturation et de l archivage électroniques? Chaque année, plus d 1 milliard de factures sont émises en Belgique, dont plus de la moitié est envoyée à d autres entreprises ou aux autorités publiques. (+/- 9 /facture) Un passage en masse vers l envoi, la réception et l archivage électroniques des factures, permettrait aux entreprises belges d économiser plusieurs milliards d euros 5
Situation e-facture 2012 En 2012, les entrepreneurs ont envoyés 107 millions de factures et de notes de crédit de manière électronique tandis qu ils en ont reçu 82 millions. (9.45%) L objectif du gouvernement belge est de 25% en fin de législature (06/2014) et de 50% en 2020 (Objectif européen) 6
Situation des TPME et PME Les petites entreprises n ont pas encore pris le train de l e-facturation pour des motifs logiques : Manque évident de clients susceptibles d accepter les transactions électroniques, Manque évident de volume de transaction en tant que récepteur de factures Modification drastique des habitudes sauf émergence de l e-commerce 7
Enquête Indigov 2013 factures vente 26,2 % des factures établies manuellement sans programme de compta ou facturation 36,4 % des factures manuellement avec programme 6,4 % des factures établies manuellement via un portail Internet 31,0 % des factures établies de manière automatisée à l aide d un programme de comptabilité ou de facturation dans un environnement ERP 8
Enquête Indigov factures achat 92 % des données comptables enregistrées manuellement ou de manière semi-automatisée dans le système comptable 8 % des données comptables traitées de manière automatisée par le système dans la comptabilité 9
Enquête Indigov envoi des factures 6.02 % (3.74 %) avaient été envoyées aux entreprises par le biais d'une plateforme numérique 27,42 % (18.78%) des factures de vente avaient été envoyées par e-mail aux entreprises (en rouge 2012) 66,50 % des factures de vente sont encore envoyées sous format papier aux entreprises. 10
Rapport KPMG ASA 11
Rapport KPMG ASA 12
LES DISPENSES DE FACTURATION 13
Les ventes dans les tpe Grande partie de recettes comptoir Solutions TVA le journal de recettes électronique Ar 31/1/07 art 14 2 Mais dispense de délivrer une facture si : L entreprise (sauf grossistes) fournit des biens ou des services à des personnes physiques qui les destinent à leur usage privé Référence légale Ar 1 29/12/92 art1er 2 al 1er 14
Livre de recette électronique Ce journal des recettes doit être tenu par siège d exploitation Si plusieurs sièges, il faut tenir un registre centralisateur(informatisé) dans lequel ils inscrivent, par taux, à la fin de chaque période de déclaration, le montant total des recettes de la période inscrites dans les différents journaux des recettes. La décision E.T. 112.577 du 8 novembre 2007 précise les modalités permettant la tenue de ces registres de manière digitale, en application de l article 14, 2, de l A.R. n 1. 15
Livre de recette électronique Pas de scanning de papier Si le journal de recettes est digital, le centralisateur aussi Le montant total des recettes de chaque journée, TVA comprise, doit y être inscrit, au jour le jour, par taux de TVA. Une inscription séparée, avec indication de la nature du bien, est imposée pour la vente dont le prix, par unité commerciale usuelle, excède 250 EUR, TVAC. Totalisation par période, par taux de la bas et de la TVA Conservation 7an à partir du 1/1 qui suit Corrections visibles 16
LA FACTURATION 17
Le marché de la facture Des volumes fragmentés Grandes entreprises 11,6 % 43,3 % Moyennes entreprises 10 % 5 % Petites entreprises 7,5 % 1,7 % 18
Circuit des documents Pme Les documents comptables passent de l entreprise aux comptables qui les conservent de 3 mois à 3 ans Pour l établissement des déclarations de tva Pour l établissement des comptes annuels Pour la défense fiscale 19
FACTURE : DEFINITIONS 20
Définitions Economique : la facture est la description d'une dette spécifique et une invitation à régler ce qui est dû. Commune document comptable mentionnant le détail et le coût des produits et prestations fournis (par un fournisseur à un client) afin d'en demander ou d'en attester le règlement 21
Définition fiscale TVA 2013 Code TVA 2013 du 21/12/2012 Article 1 13 facture : tout document ou message sur papier ou sous format électronique qui remplit les conditions fixées par le Code et les arrêtés pris pour son exécution facture électronique : la facture qui contient les informations exigées par le Code et les arrêtés pris pour son exécution et qui a été émise et reçue sous une forme électronique, quelle qu elle soit. 22
Points clefs des législations Comptable ->La comptabilité est un ensemble cohérent Authenticité de l origine Lisibilité des données Intégrité du contenu Fiscale-> La facture est un des éléments du processus Elle est née dans le code de la TVA Elle doit répondre aux prescrits du Code de la TVA Economique et commerciale Acceptation Est un élément de preuve en droit commercial (acceptation) Fixe l échéance du paiement (30-60) (Directive européenne) 23
Un facture électronique?(circ. tva20132) Pour qu'une facture soit considérée comme une facture électronique, il est nécessaire qu'elle soit émise et reçue sous une forme électronique, quelle que soit cette forme! Elle peut très bien être envoyée dans un certain format électronique et reçue dans un autre format électronique. Exemple (messages structurés de type XML, FINVOICE, PDF, Word ou autre) qui sont émises et reçues sous une forme électronique, comme un email avec pièce jointe, un fax non reçu sur papier, le téléchargement sur un portail web, etc. 24
Acceptation L'acceptation d'une facture électronique peut se faire de la même façon que l'acceptation d'une facture papier, par exemple en la payant. Il peut aussi être plus explicite de demander au client de signer un document dans lequel il s'engage à accepter de recevoir des factures électroniques. 25
Authenticité On entend par «authenticité de l origine» l assurance de l identité du fournisseur ou de l émetteur. Quatre éléments sont à prendre en considération : L assurance par le fournisseur/prestataire L assurance par l'acquéreur/le preneur L assurance de l identité du fournisseur/prestataire L assurance de l identité de l émetteur de la facture Les factures doivent avant tout, correspondre à des livraisons de biens ou à des prestations de services réellement effectuées. 26
Intégrité On entend par «intégrité du contenu» le fait que le contenu n'ait pas été modifié. l'acquéreur/le preneur, ou un prestataire de services agissant en son nom, peut convertir ou présenter différemment les données électroniques afin de les adapter à son système informatique ou de s adapter aux évolutions technologiques. (piste d audit) 27
Lisibilité Les factures doivent rester lisibles jusqu à la fin de leur période de conservation. Elles doivent pouvoir être présentées, sur papier ou sur un écran, dans un style permettant de lire clairement les informations relatives à la TVA, sans devoir les examiner ou les interpréter de manière excessive; par exemple, les messages EDI, les messages XML et les autres messages structurés dans le format d origine ne sont pas considérés comme lisibles par l'utilisateur 28
LA GESTION DU PROCESSUS UNE MISSION REVISITEE 29
Processus La facture est un élément du processus commercial : Après : l offre, (répondre aux lois économiques)+archivage 3 ans le bon de commande, (conditions générales) le bon de livraison (transfert ou réserve de propriété) Avant la comptabilité (intégration automatique) la gestion de trésorerie (+ rappels, poursuites..) 30
Processus commercial vente 31
Contrôle de gestion -> Comptable IPCF Etablir un contrôle fiable de la concordance entre la facture et les opérations sous-jacentes (assurance pour la TVA) Mettre en place un processus adapté au volume, à la qualité et la nature de l activité Au plus la société est importante, au plus le contrôle interne sera précis et complexe Les Tpe concentrent un maximum d éléments avec les mêmes outils et la ou les mêmes personnes 32
Contrôle de gestion Vérifiez l indépendance du contrôle de la facture Vérifiez les outils utilisés Inventoriez le lien entre les pièces justificatives Adaptez le contrôle en fonction d entreprises de : Services Ventes de marchandises Production 33
Contrôle de gestion ->TVA Processus crées suivis et actualisés par les personnes chargées de fournir une assurance raisonnable en matière de déclaration financière, comptable et réglementaire et de veiller au respect des obligations juridiques. Contrôlez l intégration comptable PCMN et droit déduction tva Mentions légales sur les factures ou assimilés % spéciaux (75% 50% 35% etc. ) Piste fiable entre une facture et les livraison de biens ou prestations de services Respect des législations hors BE Contrôle des aspects juridiques (preuve) Système d archivage des preuves 34
Contrôles de gestion Identifiez les circuits commerciaux Vente aux professionnels Belges Etranger Vente Au particulier Comptoir recette Par facturation» Simplifiée» Classique 35
Contrôles de gestion En cas de vente hors Belgique Dressez un tableau récapitulant : Les types de livraisons ou de services Les cas existants dans l entreprise Ensuite étudiez chaque cas Déterminez le mode TVA approprié Les mentions obligatoires ou conseillées Tester les anciennes factures! Vérifiez les paramètres softwares et les cases tva 36
Contrôles de gestion Identifiez les supports et outils informatiques Systèmes informatiques Matériel, localisation, système d exploitation Système de backups et d archivages Sécurité des accès et de données Mise à jour des softwares métiers et comptables ERP, Webshop, CRM, etc Intégrité des données, couverture d assurances Contrat(s) avec les fournisseurs IT 37
Contrôles de gestion Identifiez les intervenants 1. Calcul des prix 2. Etablissements des offres 3. Réception des bons de commande 4. Préparation des livraisons 5. Livraisons 6. Etablissement de la facturation 7. Contrôle des paiements 38
Contrôles de gestion Identifiez les méthodes déterminant les dates clefs: Date de l offre et sa validité Date de la commande Date de la livraison ou de la prestation Date de l émission de la facture Date du ou des paiement(s) 39
Contrôles de gestion Identifiez tous les documents et pièces justificatives ainsi que leurs liens : documents de transport Extraits de comptes de tiers Autres preuves liées Le choix est libre 40
Exemples de contrôles de gestion Dans votre documentation, gardez un exemple de la facture, comparée avec le bon de commande ou avec les documents de transport et un récépissé de paiement Vérifiez les méthodes de conservation des données avec le même objectif dans le temps (3-7-15): Authenticité Lisibilité Intégrité Acceptation 41
Exemples de contrôles de gestion Expliquez la méthode de fixation des dates clefs : Date de l offre -> délai de conservation 3 ou 7 ans Date de livraison ou de prestation (fait générateur) Influence la date d obligation d émettre la facture (tva) Influence les délais d acceptation juridiques (droit commercial) Influence les garanties légales ou particulières (provision) Date d émission de la facture (comptable) Date de réception (théorique) papier ou accusé de réception informatique 42
ASPECT FISCAUX FLUX 43
Obligation de facturer Quand la facture est-elle obligatoire? dès fourniture de bien ou de service à des fins professionnelles; (lieux qui ne sont normalement pas accessibles à des particuliers ; vente en gros) sur base de la législation sur la TVA, en cas d'achat de biens et services à usage privé, notamment : 44
Obligation de facturer au plus tard le 15ième jour ouvrable du mois qui suit celui au cours duquel la taxe devient exigible sur tout ou partie du prix Livraison effective du bien ou accomplissement de la prestation de service Encaissement d un acompte (BE) Théorie du fait générateur 45
Grilles à la sortie Déclaration périodique Listing intracommunautaire 46
De la facture d entrée à la déclaration GRILLE ACQUISITION GRILLE DES TAXES 81 marchandises, etc. 82 services et biens divers 83 investissements 84 corrections 86/88 85 autres corrections(87) 86 acquisitions Intracom. 87 cocon. + hors UE 88 B2B Intra prestations 47
De la déclaration au Datamining Examen et l analyse de de données pour en extraire des modèles et structures. Utilisé pour effectuer une sélection des dossiers dans lesquels est constaté un reporting TVA non conforme de la part de certaines entreprises. Génère des contrôles fiscaux 48
Opportunités de mission Analyser les codes de la déclaration En faire un tableau de bord avec comparaison saisonnière ou sur plusieurs exercices Comparer la marge brute Développer le tableau sur base de la balance 49
http://www.bittle-solutions.com 50
FACTURE SIMPLIFIEE 51
La facture simplifiée (AR1 art 13 1) l'assujetti peut émettre une facture simplifiée dans un des cas suivants lorsque: le montant de la facture n'est pas supérieur à 100 htva les pratiques commerciales ou administratives du secteur d'activité concerné ou les conditions techniques d'émission de ces factures rendent difficile le respect de toutes les obligations prévues le document ou le message émis est assimilé à une facture conformément à l'article 53, 2, alinéa 3, du Code. 52
La facture simplifiée mentions la date émission et un numéro séquentiel,, qui identifie la facture de façon unique le nom ou la dénomination sociale du fournisseur ou du prestataire l'adresse de son siège administratif ou social son numéro d'identification à la TVA l'identification du type de biens livrés ou des services prestés ; 53
La facture simplifiée (mentions) l'indication, par taux, de la base d'imposition et le montant total des taxes dues Si le document ou le message émis est assimilé à une facture, une référence spécifique et non équivoque à cette facture initiale et les mentions spécifiques qui sont modifiées numéro d'identification à la TVA, de l'acquéreur ou du preneur ou, à défaut, ses nom ou dénomination sociale et adresse complète 54
REGLES SPECIALES TVA A NE PAS NEGLIGER 55
Lieu de conservation Assujetti établi en Belgique (lieu de conservation) : - les factures émises et reçues doivent être conservées en Belgique, sauf si elles sont conservées sous un format électronique garantissant un accès complet et en ligne en Belgique 56
Mode de conservation Assujetti établi en Belgique - les factures électroniques émises et reçues ne doivent pas être conservées dans leur format original les factures «papier» émises et reçues ne doivent pas être conservées dans leur format original (elles peuvent être converties en un format électronique) 57
Voie électronique Les factures reçues par voie électronique peuvent être conservées sous leur forme originale, y compris les données garantissant l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu de chaque facture. On entend par conservation d'une facture par voie électronique, une conservation effectuée au moyen d'équipements électroniques de conservation de données, y compris la compression numérique. Aussi sur papier (modif. art 60 2 Ctva2013) 58
Voie papier Les factures reçues sur papier sont conservées sous leur forme originale ou de manière digitale. Dans le cas d'une conservation digitale, les technologies ou procédés utilisés doivent garantir l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu des factures.(dématérialisation) 59
Article 61 du Code TVA accès 1er. Toute personne est tenue de communiquer, sans déplacement, à toute réquisition des agents de l'administration qui a la taxe sur la valeur ajoutée dans ses attributions, les livres, factures et autres documents qu'elle doit conserver conformément à l'article 60, à l'effet de permettre de vérifier l'exacte perception de la taxe à sa charge ou à la charge de tiers. 60
Accès aux e-documents Si les livres, factures et autres documents sont tenus, établis, délivrés, reçus ou conservés au moyen d'un système informatisé, ces agents ont le droit de se faire communiquer les données enregistrées sur des supports informatiques sous forme lisible et intelligible ou en recevoir des copies. 61
Les annexes En ce qui concerne les annexes (bon de commande, bon de livraison, contrat, etc.), auxquelles les factures se réfèrent le cas échéant afin de déterminer les opérations (nature, quantité, prix unitaire, ), les mêmes mesures que pour la facture doivent être prises en matière d'authenticité et d'intégrité au niveau de leur archivage, mais elles ne doivent pas nécessairement être conservées selon la même méthode que les factures auxquelles elles réfèrent. 62
Mots clefs de l e-facturation (ALI) Accord préalable du preneur (à démontrer) Garantie d Authenticité (original) (choix méthode) Lisibilité et mentions obligatoires (si mentions sur devis contrat etc -> e-ensemble ) Intégrité (pas de modification) Archivage électronique obligatoire! (+annexes) Délivrance de la facture (à disposition 2 mois) 63
PROCESSUS E-FACTURES SOLUTION HYBRIDE EN VUE 64
E-factures : multi méthodes 65
4 types de solutions d'une boîte e-mail vers une autre boîte e- mail : par exemple, envoyer un e-mail au moyen d'un PDF. Gratuite ou peu onéreuse Manque les données structurées d'un logiciel vers un autre logiciel : le fournisseur et le client utilisent le même logiciel ou utilisent le même format standard afin d'échanger des messages électroniques. (GE) 66
4 types de solutions d'un fournisseur de services vers un logiciel : le fournisseur et le client n'utilisent pas le même logiciel ou utilisent un autre format standard pour échanger des messages électroniques. Le fournisseur de services s'assure que le client reçoit le message dans le bon format. 67
4 types de solutions - d'un fournisseur de services vers un autre fournisseur de services : le fournisseur et le client n'utilisent pas le même logiciel ou utilisent un autre format standard pour échanger des messages électroniques. Les fournisseurs de services s'assurent que le fournisseur puisse envoyer un message au client, quelque soit le format utilisé, et que le client puisse recevoir le message, quelque soit le format utilisé. (passage par un service payant) 68
QUELQUES SOLUTIONS 69
Kluwer E invoicing 70
Sage BOB 71
Winbooks 72
Les formats d e-factures avec jeton EDI -> Edifact, VDA, Idoc de SAP etc.. Utilisé dans les grandes entreprises E-Prior Portail de facturation de la Commission Européenne E-fff évolution de la norme UBL2.0 (200 champs) 73
Le Système Zoomit Système émanant du monde bancaire(isabel) Combinaison préparation de paiement/réception de document Gère aussi les fiches de paies S adresse à tous, particuliers, entreprises,.. Facile, gratuit, 1 seule connexion vers la banque 74
Les plateformes d échanges Basware ex Certipost Unified Post E kyona Babelway Codabox. 75
La facturation électronique:l avenir Institutions/Gouvernement Grandes entreprises E-mail Portail fournisseurr Portail client webbanking E-mail papier Plate-forme ouverte Services à valeur ajoutée Moyennes Entreprises Petites entreprises E-maill Gestion papier: Numérisation ET Impression papier Papier Opérateurs tiers 76
Validation du process de l Entreprise Le code de conduite e-invoicing est consacré à la facturation électronique entre un fournisseur et les consommateurs. Il offre à ceux-ci un cadre clair et sécurisant. Le fournisseur qui signe ce code s engage à suivre ses principes et dispositions. Code de conduite facturation électronique 77
La comptabilité électronique Loi de 2005 Qui clôture la comptabilité?->( Authenticité) Pourra-t-on lire dans les mêmes conditions dans 5 ans? -> (Lisibilité) Centraliser? -> (Intégrité) -> Responsabilité- > Professions du chiffre 78
Conclusions Le rôle du Comptable est très central Analyse du processus commercial Vérification de la qualité légale des flux Test des composants et outils Concordance réalité et e-compta Vérification du processus d archivage, de sa lisibilité Suivi des mises à jours et des fournisseurs de solutions Formation du personnel 79
Questions? Pour la suite voir : http://www.efacture.belgium.be/ 80