DEVIS Créer un devis Rappel : Pour Hygisoft le client final est la copropriété et en aucun cas le Syndic qui lui est associé. Aller dans Action vente et cliquer sur Devis : La fenêtre de gestion de vos devis s ouvre et se présente comme ci-dessous : Toute la partie du haut vous permet de créer des filtres de recherche de vos devis afin de faciliter la lecture du tableau. Par défaut, seuls les devis en cours (non validés et non perdus) sont affichés à l écran. 1
Cliquer sur le bouton Nouveau : Il vous est proposé de sélectionner votre client. Si celui-ci n existe pas encore cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau client. Fiche Devis La fenêtre devis se compose de l aperçu général et de plusieurs onglets. Pour transformer par la suite votre devis en contrat le logiciel n a besoin que des informations saisies dans la partie Général. (Fig.1) 2
Fig.1 N de devis : automatique et partagé avec les numéros des contrats. Si vous avez un devis N 00001 et que vous ne le transformez pas en contrat, vous n aurez jamais de contrat N 00001! Date devis : saisissez la date de création du devis (date du jour par défaut) Date devis : date formatée (Ex: Date devis : 06/05/2010 : la date formatée sera «Jeudi 6 mai 2010») Client Vous pouvez changer de client en cliquant sur le bouton sélectionné en cliquant sur le bouton. ou changer les informations du client déjà Adresse d intervention Par défaut le logiciel prendra celle que vous avez saisie dans le client. Vous avez la possibilité de la modifier ici si elle est différente en saisissant directement dans les champs correspondants. MANDATAIRE Si vous avez choisi comme client une Copropriété cette partie ce remplira avec les données du Syndic. Adresse du devis Dans le cas d un client «simple» le logiciel rendra l adresse du client. Dans le cas d une Copropriété le logiciel prendra l adresse du Syndic. 3
Onglet Général Type d offre : Choisissez le type de votre contrat Montant de l offre Montant HT : mettez ici le montant total du contrat, en effet vous ne pouvez pas détailler ici. TVA1 choisir son taux de TAV % TVA1 dans le cas ou vous avez une part à 19.6% et une autre à 5.5% saisissez la part en pourcentage de du premier taux et le logiciel ajoutera un deuxième champ (TVA2) Nature de l offre Commercial : Ce rempli seul après avoir choisi son client. Vous avez la possibilité de le changer. Nature de l Activité : Choisissez dans votre liste Nature de l offre : Choisissez dans votre liste Afin d affiner vos statistiques vous avez la possibilité de détailler la nature de l activité Procédure Cliquez sur le bouton Si le détail de service existe sélectionnez le et cliquer sur OK. Sinon cliquer sur Nouveau Notez le nouveau service et cliquer sur OK. Nombre de passages / an : Noter le nombre d interventions prévues Garanties : Choisissez dans la liste la garantie à appliquer. Durée du contrat : Hygisoft ne gère que les contrats sur une année, dans le cas d appel d offres ou de contrats supérieurs à 1 an saisissez ici la durée. Cette information sera reprise à titre informatif dans la fiche du contrat afin de porter une attention particulière à se dossier. Résumé de l offre Travaux et Produits : Ses informations seront reprises dans la Fiche Technique d Intervention. Remarques : Saisie libre uniquement repris dans l onglet Observation du contrat 4
Onglet Word Cet onglet vous permet d imprimer la proposition de devis. Les modèles de documents doivent être au format RTF (Voir Annexe 1 pour la création de vos devis). Pour aller chercher votre modèle cliquez sur les de : Ensuite aller chercher votre modèle (1) Sélectionnez le et cliquez sur Ouvrir 5
Cliquez ensuite sur le bouton Une fois cliqué sur ce bouton le devis est créé et enregistré, et le N de devis sera conservé. Préparer sa mise en forme et cliquez sur afin de l imprimer. Pour faire une tabulation à l intérieur de la fenêtre cliquer sur Ctrl+Tab. Une fois cliqué que le bouton OK le contenu de ce devis est enregistré et sauvegardé. Si vous cliquez de nouveau sur le bouton et que vous avez modifié le contenu de la fenêtre de l Onglet Général, le contenu des champs de fusion changera. 6
Onglet Suivi Une fois votre devis crée il passe en ATTENTE, il passera en ACCORD automatiquement le jour ou vous allez transformer le devis en contrat. Si votre devis est refusé ; cocher la case REFUS. Saisissez les champs Date de décision prévue, Prestataire en place et Montant de la concurrence. Vous avez la possibilité de joindre des fichiers à votre devis (images, scans, documents etc.) Cliquez sur et faites la même procédure que Page 5 (1) SUIVI DECISION : Texte libre 7
Onglet Lettre Acc. Comme pour le modèle de devis, créez le modèle de lettre à joindre lors de l impression de votre devis Le logiciel vous demandera si vous voulez imprimer cette lettre quand vous imprimerez le devis 8
Créer un modèle devis. Annexe 1 Ouvrez votre logiciel de traitement de texte et construisez votre document Tous les @champs seront remplacés par le contenu des cellules de l Onglet Général Exemple modèle de devis. CONTRAT N @numdevis DERATISATION ENTRE : ET : @adressedevis DEFI NET 2 Rue de L Euron 54320 MAXEVILLE Il a été convenu et arrêté ce qui suit : ARTICLE 1 - OBJET DU CONTRAT Defi Net assurera @Nbpassage passages par an pendant toute la durée du contrat concernant la dératisation. Concernant lieux ci-dessous désignés : @Nominterv @Adrinterv @Cpinterv @Villeinterv Il garantit, la mise en oeuvre, dans les locaux concernés, des moyens nécessaires à la Détection, la destruction et la Prévention des parasites ci-après dénommés «nuisibles» et déterminés dans la liste suivante : @Detserv Tout autre parasite détecté n étant pas compris dans cette liste de «nuisibles», ne rentre pas dans le cadre de ce devis et pourra faire l objet d un devis particulier pour un traitement adapté. ARTICLE 2 METHODE ET PRODUITS UTILISES @libtravaux DEFI NET s'engage à n'utiliser que des produits homologués par le Ministère de l'agriculture et des Forêts, nos techniciens respectent la réglementation en matière d'agrément des entreprises et leurs obligations depuis le 1er janvier 1996 (Loi du 17 juin 1992). Enregistrez votre document en : nom_document.rtf 9
Tableau des Noms des champs pour la création de modèles de devis Date du devis Numéro du devis Client Titre Nom Code Adresse Code postal Ville Adresse d intervention Nom Adresse Code Postal Ville Mandataire Code Nom mandataire Adresse mandataire Code postal mandataire Ville mandataire Nom du gestionnaire Mail du gestionnaire Adresse Devis Saisie libre pour pouvoir modifier les informations. Regroupe l intégralité de la dénomination du client. S il n y a pas de mandataire de saisi ça sera l adresse client qui sera reprise Onglet Général Montant de L offre Montant H.T Code T.V.A. (1) Code T.V.A. (2) Pourcentage T.V.A (1) Montant T.V.A. Montant TTC Nature de l offre Code Commercial Nom Commercial Nature de l activité Nature de l offre Détails Service Nombre de passage par an Garantie Résumé de l offre Travaux Produits Remarques @DateDevis @NumDevis @TitreCli @NomCli @CodeCli @AdresseCli @CpCli @VilleCli @NomInterv @AdrInterv @CpInterv @VilleInterv @CodeSyn @Nom_Syn @AdresseSyn @CPSyn @VilleSyn @Nomgest @MailSyn @AdresseDevis @MntDevis @CodeTva @CodeTva2 @PCTVA1 @MntTVADevis @MntTTCDevis @CodeRep @NomRep @Type @Service @Detservice @NbPassage @Cb_Gar_Ctr @LibTravaux @Produits @Remarque 10