FORMATION APOGÉE. la gestion de l'anonymat

AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITÉ S ET É TABLISSEMENTS FORMATION APOGÉE MODULE 29 Introuction à l'organisation et la gestion e l'anonymat

SITUATION DU MODULE DANS LE PARCOURS MODULE 1 Objectifs et gran fonctionnalités Apogée MODULE 2 Prise e contact avec l til Apogée MODULE 3 Réaliser une inscription aministrative et le paiement roits MODULE 4 Réaliser le suivi aministratif une IA MODULE 5 Gérer comptablement les paiements et rembrsements MODULE 6 Réaliser une inscription péagogique et son suivi MODULE 7 Saisir les écisions e commission et e jury MODULE 8 Consulter et mettre à jr le ossier étuiant MODULE 9 Connaître la Structure enseignements MODULE 10 Saisir et exploiter la Structure enseignements MODULE 11 Saisir les moalités e collecte enseignements MODULE 12 Evaluation enseignements MODULE 13 Préparer la session examens MODULE 14 Saisir les notes et résultats ans Apogée MODULE 15 Saisir les notes epuis une application externe MODULE 16 Agréger les notes et résultats ans Apogée MODULE 17 Délibérer et iffuser les résultats MODULE 18 Organiser la euxième session examens MODULE 19 Introuction au omaine Constitution grpes MODULE 20 Les grpes : arborescences, inclusions et incompatibilités MODULE 21 Affectation étuiants ans les grpes MODULE 22 Gestion stages classiques MODULE 23 MODULE 24 MODULE 25 MODULE 26 MODULE 27 MODULE 28 Introuction au omaine Organisation épreuves Préparation e l élaboration calenriers épreuves Élaboration calenriers épreuves Thèses, H.D.R. et D.R.T. Introuction au omaine pilotage Utilisation u omaine pilotage MODULE 29 INTRODUCTION A L'ORGANISATION ET LA GESTION DE L'ANONYMAT MODULE 30 MODULE 31 MODULE 32 MODULE 33 Organisation e l'anonymat Gestion résultats ss anonymat Glossaire Récapitulatif éitions et requêtes Formation Apogée MODULE 29 Introuction à l'organisation et la gestion e l'anonymat 2

MODULE 29 INTRODUCTION A L'ORGANISATION ET LA GESTION DE L'ANONYMAT SOMMAIRE 1. OBJECTIFS DU MODULE 4 1.1 Les objectifs 4 2. PRESENTATION 4 2.1 Les objectifs e l'anonymat 4 2.2 Les principaux concepts 5 A. GESTIONNAIRE D'ANONY MAT...5 B. PERIODE D'ANONYMAT...5 C. NUMERO ANONYME...5 D. REGLE DE NUMEROTATION ET REGLE D'ATTRIBUTION...5 E. MAQUETTE D'ANONYMAT...5 F. ETAT D'ANONYMAT...6 2.3 Organisation e l'anonymat 7 A. DEFINIR LES MODALITES D'ANONYMAT...7 B. DEFINIR LES MAQUETTES D'ANONYMAT...8 C. ATTRIBUER LES NUMEROS ANONYMES AUX ETUDIANTS...8 D. CONTROLER LA POSE D'ANONYMAT...9 2.4 Gestion résultats ss anonymat 10 A. ANONYMAT DE COPIE...10 B. COLLECTE DES NOTES ET RESULTATS SOUS ANONYMAT...11 C. DELIBERATION SOUS ANONYMAT...11 D. GARANTIE DE L'ANONYMAT...12 2.5 Liens avec les autres omaines 12 A. ORGANISATION DE L'ANONYMAT :...12 B. GESTION DES RESUL TATS SOUS ANONYMAT :...12 2.6 Vue ensemble e l'anonymat 13 Formation Apogée MODULE 29 Introuction à l'organisation et la gestion e l'anonymat 3

1. OBJECTIFS DU MODULE 1.1 Les objectifs Ce moule a pr objectif e familiariser l'utilisateur avec les ifférents éléments qui constituent l'organisation et la Gestion e l'anonymat. L objectif u moule Familiariser l utilisateur avec l Organisation et et la la Gestion e e l Anonymat 2. PRESENTATION 2.1 Les objectifs e l'anonymat Apogée offre au gestionnaire les possibilités e gérer l'anonymat selon le egré shaité ans l'établissement : Anonymat e copie : garantir l'anonymat e l'étuiant qui a composé un examen écrit un concrs pr la correction copies par l'enseignant. Apogée offre la possibilité 'éiter étiquettes pr renre anonymes les copies 'examen. Collecte notes et résultat ss Anonymat : permettre la saisie, l'import la visualisation notes/résultats en garantissant l'anonymat étuiants Les objectifs e l anonymat Frnir les tils pratiques et et sécurisés pr l organisation et et la la gestion e e l anonymat Garantir l anonymat ans le le traitement résultats Aapter le le niveau anonymat aux besoins e e chaque établissement Délibération ss Anonymat : permettre aux jurys e élibérer sans connaître l'ientité étuiants Les objectifs sont : 4 Frnir tils pratiques et sécurisés pr l organisation et la gestion e l anonymat 4 Garantir l'anonymat ans le traitement résultats 4 Aapter le niveau 'anonymat aux besoins e chaque établissement Formation Apogée MODULE 29 Introuction à l'organisation et la gestion e l'anonymat 4

2.2 Les principaux concepts A. GESTIONNAIRE D'ANONYMAT Le gestionnaire 'anonymat est la personne en charge e l'organisation e l'anonymat au sein 'Apogée. Le gestionnaire 'anonymat est le seul autorisé à gérer l'avancement e l'état 'anonymat, c'est à ire, la génération numéros anonymes, la valiation la levée e l'anonymat au sein e l'application. Le gestionnaire 'anonymat est éclaré au sein 'un plusieurs Centre e Traitement e Note (CTN). Principaux concepts Gestionnaire anonymat Périoe anonymat Numéro anonyme e e numérotation et et attribution Maquette anonymat Etat anonymat B. PERIODE D'ANONYMAT La périoe 'Anonymat est une notion en général temporelle qui permet e ifférentier la gestion e l'anonymat selon le moment, la filière, etc. Les pério 'anonymat sont éfinies ans le omaine Référentiel. Les Résultats (sessions, amissibilité amission) concernés par ces pério sont éclarés ans les Moalités e Collectes enseignements épreuves. C. NUMERO ANONYME Un numéro anonyme est un numéro attribué à un étuiant afin e masquer son ientité urant la gestion 'un plusieurs e ses résultats. Ce numéro remplace urant une périoe le numéro étuiant, le nom, le prénom et la ate e naissance e l'étuiant. D. REGLE DE NUMEROTATION ET REGLE D'ATTRIBUTION Une règle e numérotation éfinit la règle e calcul numéros anonymes. Apogée offre le choix entre plusieurs règles selon l'organisation et les besoins établissements. Il est possible par exemple 'effectuer une numérotation séquentielle sur une population 'étuiant sans orre particulier sur une population 'étuiant triée alphabétiquement et écpée par tranches alphabétiques. Une règle 'attribution étermine si un étuiant conserve le même numéro anonyme oit avoir un numéro ifférent entre plusieurs résultats à gérer ss anonymat. E. MAQUETTE D'ANONYMAT Une maquette 'anonymat permet e regrper un ensemble e résultats evant être gérés ss anonymat. Ces résultats appartiennent à la même périoe 'anonymat et réponent aux mêmes règles e numérotation et 'attribution e numéros anonymes. En général, une maquette va contenir les enseignements épreuves ss la responsabilité 'une même personne ( 'un CTN) evant être gérés sur une périoe. Ces enseignements peuvent être versions e iplômes, versions 'étapes, éléments péagogiques épreuves 'amissibilité 'amission pr une session onnée. Formation Apogée MODULE 29 Introuction à l'organisation et la gestion e l'anonymat 5

F. ETAT D'ANONYMAT Un état 'anonymat éfinit une phase ans la gestion e l'anonymat pr un enseignement contenu ans une maquette 'anonymat. Il existe quatre états 'anonymat : I (Initial) : Etat par éfaut attribué à un enseignement 'une session 'amissibilité 'amission appartenant à une maquette 'anonymat. P (Posé) : Etat éclenchant la génération et l'attribution numéros anonymes sur la population autorisée à composer à l'enseignement. Il s'agit 'un état e préparation à la gestion e l'anonymat. V (Valié) : Etat éclenchant l'activation e l'anonymat au sein e l'application. Il inique que l'anonymat est en crs. L'étuiant est alors ientifié par son numéro anonyme. L (Levé) : Etat éclenchant la fin e l'activation e l'anonymat au sein e l'application. L'étuiant est e nveau ientifiable par son numéro étuiant, son nom, son prénom et sa ate e naissance. σ Seul le gestionnaire 'anonymat a la possibilité e faire évoluer les états 'anonymat. Formation Apogée MODULE 29 Introuction à l'organisation et la gestion e l'anonymat 6

2.3 Organisation e l'anonymat Organisation e l l anonymat Définir les moalités Définir les maquettes Générer et et attribuer les numéros anonymes Contrôler la la pose anonymat A. DEFINIR LES MODALITES D'ANONYMAT Les moalités 'anonymat représentent le lien existant entre un enseignement et une plusieurs pério 'anonymat. Pr éfinir ces moalités 'anonymat, l'établissement ientifie les ifférentes pério sur lesquelles il shaite gérer résultats ss anonymat. Ces ifférentes pério peuvent être par exemple : Périoe e janvier, périoe e juin, périoe u semestre 1 Ces pério sont créées ans le omaine "Référentiel". Les moalités e l anonymat Périoe Périoe anonymat anonymat 1 1 Périoe Périoe anonymat anonymat 2 2 Création Création liens liens Dans le omaine "Moalités e contrôle connaissances", les résultats aux enseignements (versions e iplôme, versions 'étape, éléments péagogiques épreuves) à gérer ss anonymat sont rattachés à leurs pério 'anonymat respectives. Pr chaque enseignement à gérer ss anonymat, une périoe 'anonymat oit être rattachée à l'amissibilité l'amission e session 1 2. Le rattachement pério 'anonymat aux résultats 'amissibilité 'amission 'un enseignement constitue les moalités 'anonymat. Contrôle moalités 'anonymat : Afin e contrôler la saisie moalités 'anonymat, une éition permet 'imprimer les liens entre les enseignements et les pério 'anonymat. Formation Apogée MODULE 29 Introuction à l'organisation et la gestion e l'anonymat 7

B. DEFINIR LES MAQUETTES D'ANONYMAT Une maquette 'anonymat réunit les résultats evant être gérés ss anonymat avec les mêmes caractéristiques e règle e numérotation et 'attribution e numéro anonyme. Les maquettes sont éfinies ans le omaine "Résultat". Une maquette est constituée e résultats à gérer ss anonymat pr une périoe 'anonymat onnée. Selon l'organisation choisie, le les gestionnaires 'anonymats crée une plusieurs maquettes pr sa périoe. σ L'habilitation gestionnaire 'anonymat n'est pas nécessaire pr la création 'une maquette, cepenant l'habilitation CTN sur les objets la constituant est obligatoire. Seuls les résultats liés à la périoe 'anonymat e la maquette peuvent être saisis. Les maquettes anonymat MAQUETTE MAQUETTE D D ANONYMAT ANONYMAT 1 1 e e numérotation numérotation X1 X1 attribution attribution numéros numéros anonymes anonymes Y1 Y1 Si un enseignement pr un résultat 'amissibilité 'amission 'une session est saisi ans une maquette, ce ernier ne prra plus être saisi ans une autre maquette. Périoe Périoe 1 1 3, 3, 4, 4, 5, 5, 6, 6, 7, 7, 8, 8, Création Création maquettes maquettes MAQUETTE MAQUETTE D D ANONYMAT ANONYMAT 2 2 e e numérotation numérotation X2 X2 attribution attribution numéros numéros anonymes anonymes Y2 Y2 Le choix e la règle e numérotation et 'attribution numéros anonymes est éterminée pr une maquette. Ce choix est épenant e la politique e l'établissement vis à vis e l'anonymat (numéro unique, séquentiel ). Contrôle maquettes : L'éition objets liés à une maquette permet e contrôler les résultats à gérer ss anonymat appartenant n'appartenant pas à une maquette 'anonymat. C. ATTRIBUER LES NUMEROS ANONYMES AUX ETUDIANTS L'attribution numéros anonymes sur une population 'étuiants est effectuée par le gestionnaire 'anonymat. Cet acte est réalisé, au choix u gestionnaire, pr un résultat à gérer ss anonymat un ensemble e résultat 'une même maquette. Générer et attribuer les numéros anonymes Séquentiel Séquentiel 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Par Par tranches tranches L'attribution numéros anonymes est AK AK effectuée pr les étuiants concernés par le résultat à gérer ss anonymat. Cette population représente onc la population autorisée à composer à l'amissibilité l'amission e l'enseignement concerné : étuiant en règle aministrativement, inscrit péagogiquement sans note résultat, LO LO PZ PZ Formation Apogée MODULE 29 Introuction à l'organisation et la gestion e l'anonymat 8

D. CONTROLER LA POSE D'ANONYMAT Deux éitions permettent e contrôler l'attribution e l'anonymat : Eition listes 'étuiants anonymés : Cette liste permet e connaître la corresponance entre les numéros anonymes attribués et l'ientité étuiants pr un résultat géré ss anonymat. Eition e contrôle e l'avancement e l'anonymat : Cette éition permet e Contrôler la pose anonymat Liste Liste étuiants étuiants anonymés anonymés Contrôle e Contrôle e e l l avancement l avancement e e e l l anonymat l anonymat Numéros anonymés Nombres étuiants état ientité étuiants maquettes enseignements connaître l'ensemble enseignements (par session 'amission 'amissibilité) contenus ans une maquette 'anonymat, leur état 'anonymat respectif, ainsi que le nombre 'étuiants concernés par l'attribution e n anonymes et parmi eux le nombre 'étuiants n'ayant pas e n anonyme. Formation Apogée MODULE 29 Introuction à l'organisation et la gestion e l'anonymat 9

2.4 Gestion résultats ss anonymat La gestion résultats ss anonymat peut s'effectuer selon trois egrés : Anonymat e copie Collecte notes et résultats ss anonymat Délibération ss anonymat Gestion résultats ss anonymat Anonymat e e copie Collecte notes et et résultats Délibération Garantie e e l l anonymat Les tils permettant e saisir, e visualiser e traiter notes et résultats tiennent compte e l'état 'anonymat e l'objet anonyme. Ainsi, si l'anonymat est activé (état 'anonymat à "Valié"), ttes ces opérations s effectuent e façon anonyme (i.e. par le numéro anonymat). A. ANONYMAT DE COPIE L'établissement shaite uniquement masquer l'ientité e l'étuiant urant l'examen et la correction e sa copie. A l'issue e la correction, l'anonymat est peutêtre levé pr permettre la saisie notes/résultats ans Apogée. L'établissement qui shaite gérer l'anonymat e copie oit suivre les étapes suivantes : ❶ Organiser l'anonymat : préciser les moalités 'anonymat, créer les maquettes et attribuer les numéros anonymes sur les résultats à gérer ❷ Valier l'anonymat : avancer l'état 'anonymat à "V" (Valié) pr activer l'anonymat au sein e l'application Anonymat e e copie copie Organisation Organisation e e l anonymat e l anonymat Valiation Valiation e e l e l anonymat l anonymat ❸ Eiter extraire les étiquettes 'anonymat : Anonymat Anonymat e e copie e copie le gestionnaire 'anonymat éite les étiquettes 'anonymat à coller sur les copies Levée Levée e e l anonymat e l anonymat étuiants. L'éition peut être effectuée soit à partir u omaine "Résultat", soit à partir u omaine "Epreuve". Collecte notes notes et et résultats Délibération ❹ Lever l'anonymat : avancer l'état 'anonymat à "L" (Levé) pr permettre la saisie notes/résultats Formation Apogée MODULE 29 Introuction à l'organisation et la gestion e l'anonymat 10

B. COLLECTE DES NOTES ET RESULTATS SOUS ANONYMAT L'établissement shaite garantir l'anonymat e l'étuiant e l'examen jusqu'à la saisie e ses notes/résultats. L'établissement repren les trois premières étapes e l'anonymat e copie mais ne "lève" l'anonymat qu'après la collecte notes et résultats : ❶ ❷ Anonymat e copie Collecte e note ss anonymat Plusieurs tils e collectes sont proposés à l'utilisateur pr la collecte notes ss anonymat : Collecte manuelle : Saisie e masse : selon l'enseignement à renseigner (version e iplôme, version 'étape, élément péagogique, épreuve), l'utilisateur a la possibilité e saisir les notes/résultats sur l'ensemble étuiants concernés à partir e leur numéro anonyme. Le lancement u calcul e notes/résultat est également possible. Saisie iniviuelle ss anonymat : à partir 'un résultat géré ss anonymat et u numéro anonyme e l'étuiant, il est possible 'accéer à l'ensemble résultats attenus e l'iniviu sans connaître son ientité. La saisie notes et résultats le lancement 'un calcul sont alors possibles. Collecte automatique : Anonymat e e copie copie Collecte notes notes et et résultats ss ss anonymat Collecte Collecte e e e notes notes ss ss anonymat anonymat Levée Levée e e e l anonymat l anonymat Délibération Export/import : la mise à isposition 'un fichier Excel permet aux enseignants e saisir les notes/résultats étuiants à partir e leurs numéros anonymes. L'import e notes/résultats se fait alors ans Apogée à partir e ces numéros. Import automatique ss anonymat : cette fonctionnalité permet aux établissements équipés 'un lecteur automatique e copie 'examen, 'importer ans Apogée les notes/résultats ainsi lus à partir numéros anonymes. ❸ Levée e l'anonymat : avancer l'état 'anonymat à "L" (Levé) pr permettre la élibération étuiants en connaissant leur ientité. C. DELIBERATION SOUS ANONYMAT Dans ce contexte l'établissement shaite un anonymat complet e la copie jusqu'à la élibération notes et résultats. Pr garantir ce niveau 'anonymat, l'établissement oit effectuer : ❶ Anonymat e copie, ❷ Collecte notes et résultats ss anonymat, ❸ Délibération ss anonymat. Pr élibérer, l'établissement ispose tils proposés par l'application sur lesquels l'ientité e l'étuiant est masquée au profit e son numéro anonyme. Les tils proposés sont : PV e élibération anonyme PV iniviuel anonyme Anonymat e e copie copie Collecte e e notes notes et et résultats ss ss anonymat Délibération ss ss anonymat Délibération Délibération ss anonymat ss anonymat Levée Levée e e l anonymat e l anonymat Formation Apogée MODULE 29 Introuction à l'organisation et la gestion e l'anonymat 11

❹ Mise à jr u jury Levée e l'anonymat. D. GARANTIE DE L'ANONYMAT Afin e garantir l'anonymat étuiants, ts les tils 'Apogée manipulant notes et résultats tiennent compte e l'état 'anonymat résultats. Par exemple, la visualisation résultats reste masquée à partir u ossier étuiant ans la liste résultats tant que ces résultats sont en crs 'anonymat (état 'anonymat à "Valié"). Garantie e l anonymat visualisation masquée Résultats Résultats non éités non éités 2.5 Liens avec les autres omaines L'anonymat n'est pas un omaine particulier 'Apogée. Il s'inscrit comme une fonctionnalité supplémentaire e l'application qui s'intègre sur les omaines existants Les liens avec les autres omaines Organisation e e l l anonymat Gestion résultats ss anonymat Référentiel Référentiel Résultat Résultat MCC MCC Epreuve Epreuve A. ORGANISATION DE L'ANONYMAT : Domaine Référentiel : La qualité e gestionnaire 'anonymat est éclarée ans le omaine Référentiel pr un utilisateur sur un plusieurs CTN. Les pério 'anonymat sont éfinies ans le omaine "Référentiel". Il est possible e préparer règles e numérotation pr l'ensemble e l'établissement ans ce omaine et 'affecter certaines e ces règles à pério. Domaine Moalités e Contrôle Connaissances : Les résultats aux enseignements à gérer ss anonymat sont éfinis ans le omaine moalités e contrôles e connaissance. Le lien entre les résultats à gérer et les pério 'anonymat s'effectue sur les moalités e collecte versions e iplôme, versions 'étape, éléments péagogiques épreuves. Domaine Résultat : L'organisation e l'anonymat pr l'année en crs s'effectue ans le omaine Résultat. La création maquettes et la gestion e l'avancement e l'état 'anonymat sont gérées ans ce omaine. Résultat Résultat Dossier Dossier étuiant étuiant Pilotage Pilotage B. GESTION DES RESULTATS SOUS ANONYMAT : L'activation e l'anonymat impacte les omaines 'Apogée gérant notes et résultats. Domaine Résultat : Les tils e collecte e notes et résultats, e élibération e notes et résultats e consultation e note et résultats sont concernés. Domaine Epreuve : Formation Apogée MODULE 29 Introuction à l'organisation et la gestion e l'anonymat 12

L'éition étiquettes 'anonymat s'effectue à partir u omaine Epreuves pr les épreuves organisées ans ce omaine. Domaine Dossier Etuiant : La consultation notes et résultats en crs 'anonymat est masquée ans le omaine Dossier Etuiant. Domaine Pilotage : La consultation notes et résultats en crs 'anonymat est impossible à partir univers frnis ans le omaine Pilotage (Business Object). 2.6 Vue ensemble e l'anonymat L'anonymat est organisé autr e eux fonctionnalités : Vue ensemble e l anonymat Organisation e e l l anonymat Gestion e e l l anonymat A. ORGANISATION DE L'ANONYMAT : Définition pério 'anonymat et moalités 'anonymat Préparation maquettes 'anonymat et règles e numération et 'attribution numéros à générer. Attribution numéros anonymes à la population 'étuiants concernée. Contrôle e la pose 'anonymat Choix Choix organisationnels Paramétrage Paramétrage e e l l anonymat anonymat Organisation Organisation objets/résultats à anonymer anonymer Attribution Attribution numéros numéros anonymes anonymes Eition Eition étiquettes étiquettes anonymat anonymat **:: optionnel optionnel Saisie Saisie anonyme anonyme notes notes et et résultats résultats ** Délibérations Délibérations anonymes anonymes u u jury jury ** Valiation e l'anonymat : l'avancement e l'anonymat est géré par le gestionnaire 'anonymat. L'état "Valié" active l'anonymat ans l'application. Epreuve Epreuve E1 E1 14 14 / / 20 20 Correction Correction anonyme anonyme B. GESTION DES RESULTATS SOUS ANONYMAT : Anonymat copies : éitions étiquettes anonymes par le gestionnaire 'anonymat [Désactivation e l'anonymat selon le egré 'anonymat shaité par l'établissement] Collecte notes et résultats ss anonymat : seul le numéro anonyme ientifie l'étuiant pr la visualisation la saisie notes et résultats [Désactivation e l'anonymat selon le egré 'anonymat shaité par l'établissement] Délibération notes et résultats ss anonymat : seul le numéro anonyme ientifie l'étuiant pr la visualisation la élibération notes et résultats [Désactivation e l'anonymat selon le egré 'anonymat shaité par l'établissement] Désactivation e l'anonymat : l'ientité e l'étuiant est e nveau visible à travers l'application. Formation Apogée MODULE 29 Introuction à l'organisation et la gestion e l'anonymat 13