my.epfl.ch Connexion Sur la page http://my.epfl.ch, saisissez votre username GASPAR et votre mot de passe associé. 1
Partage de vos document Le premier onglet de l'application my.epfl vous permet de stocker et de partager des documents. Chaque collaborateur et étudiant de l'epfl dispose d'un espace personnel composé de quatre répertoires, chacun de ceux-ci étant lié à des droits d'accès prédéfinis : dropbox: espace dans lequel tous les affiliés EPFL peuvent déposer (et modifier) leurs documents, sans pour autant voir le reste de son contenu private: espace accessible uniquement pour la personne (ou le groupe) connectée avec GASPAR public: espace accessible aux affiliés EPFL avec GASPAR www: espace accessible par tous les internautes sans mot de passe Les unités officielles EPFL (labo, services...) ont également à disposition un espace équivalent, avec les mêmes répertoires. Chaque membre de l'unité y a accès. Il est possible de créer des groupes particuliers en fonction de ses besoins, et d'y mettre les personnes concernées. Chaque groupe ainsi constitué dispose à son tour d'un espace contenant les 4 répertoires. 2
Mettre un document dans son espace my.epfl Pour téléchargez un document dans my.epfl, vous devez au préalable choisir dans quel dossier le déposer (dropbox, private, public, www). Cliquez sur le nom de dossier choisi (dans cet exemple, dropbox) : Vous pouvez ensuite soit créer un nouveau répertoire, soit télécharger directement votre document avec le bouton "Télécharger le fichier ici". Lire un document déposé dans un répertoire Il n'y a pas de moteurs de recherche pour les documents. Par défaut, en vous connectant sur my.epfl, vous arrivez sur votre espace personnel dans l'onglet 'documents'. Espace personnel Pour lire un document placé dans my.epfl, vous devez tout d'abord aller dans le répertoire le contenant, en cliquant sur son nom. En tant qu'utilisateur ('user'), vous avez le choix entre 4 espaces. Une personne désirant placer un document à votre usage ne peut le faire que dans la dropbox. Un document déposé dans private n'est accessible que par vous même. Un document placé dans public est visible par tous les affiliés EPFL qui se connectent sur my.epfl. Par contre, ces personnes ne pourront ni le modifier, ni placer un autre document à cet endroit. Un document placé dans www est accessible à tous les internautes sans qu'ils aient besoin de s'authentifier. 3
Espace des unités dont vous faites partie Vous pouvez consulter la liste des unités dont vous faites partie en cliquant sur l'icône. L'accès aux 4 répertoires de ces unités se fait en cliquant sur les noms des répertoires se trouvant sur la même ligne. Espace des groupes dont vous faites partie La logique est la même que pour les unités. 4
Comment créer un groupe? Cliquer sur l onglet «groupes» Cliquer sur le lien «créer un nouveau groupe» 5
Renseigner les champs, cliquer sur «envoyer», puis y ajouter les membres. 6
Une fois un groupe créé, il est possible de le renommer (lien «Modifier les informations du groupe»), de rajouter des membres ou d en supprimer, et de supprimer le groupe. Renommer, partager, bloquer, voir les versions ou les informations d'un fichier. Par le biais des icônes, vous pouvez agir sur les fichiers et les répertoires: Permet de modifier les souscriptions du fichier (notifier lors de la modification du fichier, lors de l'accès au fichier, lors de la modification du commentaire du fichier, etc.). Permet de changer le nom du fichier. Permet de donner des droits d'accès particulier (partage). Permet de voir les anciennes versions de ce fichier. Permet de verrouiller un fichier: personne ne pourra modifier ce fichier sauf la personne qui l'a verrouillé (équivalent à 'read only') en cliquant dessus. Permet de trouver toutes les infos sur le fichier, dont son url (adresse web), pour l'envoyer par email. 7
Copier, déplacer, supprimer un fichier (ou un dossier) 1. Sélectionner le (ou les) fichier par le biais de la case. 2. Copier: choisir le bouton 'copier', puis choisir le lieu de destination. Copier. 3. Déplacer: idem 4. Pour revenir en arrière, choisir 'annuler'. 5. Supprimer un fichier: cliquer sur 'effacer' 8
Gérer les droits sur un document Vous pouvez donner des droits d'accès particuliers sur vos dossiers ou documents, en plus des droits qui viennent des répertoires de base. L'icône : vous donne accès à un gestionnaire de droits. Exemple : dans le sous répertoire «New_rep» créé dans dropbox, on gère les droits d accès au fichier LDE.pdf en cliquant sur l icône. La fenêtre suivante s ouvre : Il est possible de donner des droits d accès à des utilisateurs ou à des groupes. Pour cela, il faut les définir. Exemple : donner l accès au fichier LDE à Tea Danelutti (user) et à «autre-groupe» (groupe) : 9
1. Rechercher l utilisateur ou le groupe 2. Le sélectionner et cliquer sur ajouter 10
3. Confirmer en cliquant sur Appliquer En cliquant à nouveau sur l icône on peut voir les utilisateurs et groupes ayant accès au fichier et gérer ainsi leur droits de lecture / écriture / administration, etc 11
Vous pouvez donner des droits à des groupes, des unités, des affiliés EPFL ou des guests. Lire: télécharger un document sur son poste Ecrire: déposer un document (sans pouvoir forcément lire les autres fichiers présents dans le même répertoire). Remplacer une première version de votre document par une autre (ayant le même nom). Supprimer: possibilité de supprimer le document Administrer: la personne (ou groupe) à qui vous donnez des droits d'administration a le droit à son tour de modifier les droits sur celui-ci Comment retrouver son répertoire personnel? En cliquant sur l'icône. Trouver les répertoires des personnes, unités et groupes Un moteur de recherche parmi les personnes, unités et groupe est accessible en cliquant sur l'icône. Choisissez votre champ (utilisateur ou groupe) et lancez la recherche. Cliquez sur le répertoire désiré. 12
Déposer des fichiers sur my.epfl depuis une page web S adresse à des utilisateurs avancés My.epfl vous permet de donner à tout un chacun la possibilité de vous envoyer des fichiers sans passer par le mail, ce qui peut s'avérer utile si lesdits fichiers sont lourds. Pour ce faire, vous devez décider dans quel sous-répertoire de dropbox ces fichiers vont être déposés. Ils seront nécessairement déposés dans un sous répertoire de dropbox décider qui est autorisé à déposer des fichiers (donner les droits aux utilisateurs internes ou externes à l EPFL) ajouter un champ de saisie, soit sur une page web existante, soit sur une page créée spécifiquement à cet usage et déposée dans my.epfl : Comment procéder: 1. Créer un répertoire dans l'espace 'dropbox' (de votre unité, de votre groupe, chez vous). C'est dans ce répertoire que les fichiers téléchargés seront déposés. 2.- Par le biais de, attribuer des droits d'écriture aux personnes concernées. N'importe qui > cocher la case 'écrire' correspondant à la ligne 'accès tout public' Les personnes authentifiées (accès avec mot de passe et username gaspar) > cocher la case 'écrire' correspondant à la ligne 'personnes identifiées' Un groupe > ajouter le groupe en question et lui attribuer des droits d'écriture. 3. - Noter l'url du dossier qui apparaîtra après avoir cliqué sur l'icône de ce dossier. 13
4.- Pour afficher un message de notification de réussite ou d'échec de l'envoi pour vos utilisateurs, créer deux pages htm (le code source est indiqué à la fin de ce document) : success.html et failure.html : 5.- Les héberger sur votre répertoire 'www' 6.- Noter leurs urls en cliquant sur l icône de chaque page. 7.- Copier le code suivant sur la page web qui permettra d uploader les fichiers : <form action="https://my.epfl.ch/myepflws/uploadfile.jsp" method="post" enctype="multipart/form-data"> <input type="hidden" name="uploaddir" value="/ url du dossier dans l'espace dropbox SANS mettre https://documents.epfl.ch!!!" size="50"> <input type="hidden" name="redirectonsuccess" value="url du fichier success.html"> <input type="hidden" name="redirectonfailure" value="url du fichier failure.html"> <input type="file" name="uploaded_file"/> <input type=submit value="ok"/> </form> <img src="https://my.epfl.ch" width=0 height=0> Exemple avec la page http://cdm.epfl.ch/upload.htm: 14
Alternative si vous n'avez pas de page web sur laquelle insérer votre formulaire d upload de fichiers. Il vous est néanmoins possible de récupérer les trois fichiers html ci-dessous et de les déposer dans l'espace www, soit de votre unité, soit d'un groupe créé pour l'occasion. 1. Créer un répertoire dans l'espace 'dropbox' (de votre unité, de votre groupe, chez vous). C'est dans ce répertoire que les fichiers uploadés seront déposés. 2. Par le biais de, attribuer des droits d'écriture aux personnes concernées. N'importe qui > cocher la case 'écrire' correspondant à la ligne 'accès tout public' Les personnes authentifiées (accès avec mot de passe et username gaspar) > cocher la case 'écrire' correspondant à la ligne 'personnes identifiées' Un groupe > ajouter le groupe en question et lui attribuer des droits d'écriture. 3. Noter l'url de ce répertoire par le biais de l'icône. 4. Créer un autre répertoire dans l'espace 'www' (de votre unité, de votre groupe, chez vous) 5. Copier les fichiers success.html et failure.html dans ce répertoire (vous pouvez en changer le texte) 6. Noter les url de ces fichiers par le biais de l'icône. 7. Copier le fichier index-a-renommer.html dans ce répertoire 8. Corriger les URL issue du point 3 dans le code de la page "index-a-renommer" : <input type="hidden" name="uploaddir" value=" /url du dossier dans l'espace dropbox SANS mettre https://documents.epfl.ch!!!" size="50"> <input type="hidden" name="redirectonsuccess" value="url du fichier success.html"> <input type="hidden" name="redirectonfailure" value="url du fichier failure.html"> 9. RENOMMER ce fichier en index.html 10. Vous pouvez maintenant envoyer aux personnes qui doivent uploader un fichier un mail contenant l'url du répertoire que vous avez créé dans l'espace 'www'. La fonctionnalité upload s'ouvrira directement. Remarque : toutes les modifications à apporter aux fichiers success.html, failure.html et index-arenommer.html peuvent être effectuées avec le notepad. 15
Comment transférer un grand nombre de fichiers en un click? (favori réseau) Si vous utilisez couramment un répertoire de my.epfl et que vous manipulez un grand nombre de fichiers, il est possible de créer un 'favori réseau' depuis son pc personnel. Vous pouvez ainsi aisément déplacer vos fichiers depuis l'explorateur Windows. 1.- Cliquez sur l'icône du bureau 'favoris réseau' de votre Bureau et suivez les indications après avoir cliqué sur «Ajouter un favori réseau» 2.- Donnez l'adresse des répertoires telles qu'indiquées via l'icône 16
Comment être averti lorsqu'un fichier est déposé dans un répertoire? Si vous désirez être averti lorsque quelqu'un accède à un de vos répertoires, dépose (ou supprime) un fichier, ou simplement modifie un fichier existant, vous pouvez vous abonner à un service de notification via. Vous pouvez décider si un email vous est envoyé à chaque modification, ou une fois pas jour. Comme sur un blog, vous pouvez également être averti lorsqu'un commentaire est posté à propos d'un fichier. Comment permettre l'accès à des fichiers pour des personnes extérieures à l'epfl (guest)? Si vous désirez qu'une personne externe à l'epfl puisse accéder à certains de vos fichiers protégés, vous pouvez leur créer un compte 'guest' sur l'application http://guests.epfl.ch. Un guest ne peux pas se connecter directement sur la page my.epfl.ch, mais vous pouvez lui envoyer un email contenant l'adresse url ( ) du fichier ou du répertoire désiré. Lorsqu'il voudra ouvrir ce lien, votre guest se verra demander un username et un mot de passe. Son username correspond à son adresse mail avec le suffixe!epfl-guests ( exemple: alice.bob@gmail.com!epfl-guests ), et le mot de passe que vous lui avez attribué. Pour permettre à votre guest l'accès au fichier ou au dossier voulu, il faut lui en ajouter les droits via. Si vous lui donner des droits d'écriture, il pourra déposer des fichiers dans le répertoire. Avec des droits d'administrateur, il pourra à son tour le gérer. 17
Lexique userchaque affilié EPFL, classé par ordre alphabétique de son username groupchaque unité EPFL + possiblité de créer des groupes de personnes à volonté document espace de stockage pour partager ou archiver des fichiers dossier d'une personne (ou groupe) dans lequel tous les affiliés EPFL peuvent déposer (et dropbox modifier) leur document, sans pour autant voir les autres documents dossier privé accessible uniquement pour la personne (ou groupe) connectée, via private username GASPAR mot de passe publicdossier accessible aux affiliés EPFL avec username GASPAR mot de passe wwwdossier accessible par tous les internautes sans mot de passe Celui qui dépose un document (ou crée un répertoire) en est le propriétaire, quel que soit le dossier dans lequel ce fichier se trouve le propriétaire propriétaireil peut y ajouter des droits pour une tierce personne (ou groupe) via. Exemple: Si Alice donne à Bob des droits sur un répertoire pour que Bob y dépose un fichier, Bob devra à son tour donner des droits sur le fichier à Alice si il désire qu'elle y effectue des opérations. Icônes lien sur la liste de tous les users lien sur la liste de tous les groupes dossier ou répertoire retour sur les dossiers de base de la personne connectée cherche des users ou des groupes ferme la fenêtre contenant les résultats de la recherche lien sur la liste des groupes (et leurs dossiers) dont fait partie la personne connectée verouille dé-verrouille un document (ou dossier) pour empêcher toute modification adresse url, dates et taille du document (ou dossier) donne des accès et des droits supplémentaires pour ce document (ou dossier) liste des modifications et anciennes versions de ce document (ou dossier) renomme ce document (ou dossier) notification: recevoir un email lors d'ajout, retrait ou modification dans un répertoire notification: voir la liste des éléments pour lesquels on a demandé une notification ajoute dans le dossier l'ancienne version du document sélectionné via 18
Codes sources Fichier failure.html : <!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD XHTML 1.0 Transitional//EN" "http://www.w3.org/tr/xhtml1/dtd/xhtml1-transitional.dtd"> <html xmlns="http://www.w3.org/1999/xhtml"><head> <meta http-equiv="content-type" content="text/html;charset=utf-8"> <style>body { font-size: 0.6em; font-family: Verdana, Helvetica, Arial, Geneva, Swiss, SunSans-Regular, sans-serif; margin: 0.4em 0 0; padding: 1em; } a:active, a:link { color: #003366; font-weight: bold; textdecoration: none } a:visited, a:hover { color: #336699; font-weight: bold; textdecoration: none }</style><title>failure</title></head><body> <p>le fichier n'a PAS été téléchargé.</p> <p>veuillez recommencer l'opération</p> <p>retour à la page <a href="index.html">index.html</a></p> </body></html> Fichier success.html : <!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD XHTML 1.0 Transitional//EN" "http://www.w3.org/tr/xhtml1/dtd/xhtml1-transitional.dtd"> <html xmlns="http://www.w3.org/1999/xhtml"><head> <meta http-equiv="content-type" content="text/html;charset=utf-8"> <style>body { font-size: 0.6em; font-family: Verdana, Helvetica, Arial, Geneva, Swiss, SunSans-Regular, sans-serif; margin: 0.4em 0 0; padding: 1em; } a:active, a:link { color: #003366; font-weight: bold; text-decoration: none } a:visited, a:hover { color: #336699; font-weight: bold; text-decoration: none }</style><title>success</title></head><body> <p>le fichier a été téléchargé correctement.</p> </body></html> Remarque: vous pouvez changer librement le texte libellé en bleu et gris. 19
Fichier index.html : <!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD XHTML 1.0 Transitional//EN" "http://www.w3.org/tr/xhtml1/dtd/xhtml1-transitional.dtd"> <html xmlns="http://www.w3.org/1999/xhtml"><head> <meta http-equiv="content-type" content="text/html;charset=utf-8"> <style>body { font-size: 0.6em; font-family: Verdana, Helvetica, Arial, Geneva, Swiss, SunSans-Regular, sans-serif; margin: 0.4em 0 0; padding: 1em; } a:active, a:link { color: #003366; font-weight: bold; text-decoration: none } a:visited, a:hover { color: #336699; font-weight: bold; text-decoration: none }</style><title>upload</title></head><body> <p><form action="https://my.epfl.ch/myepflws/uploadfile.jsp" method="post" enctype="multipart/form-data"> <input type="hidden" name="uploaddir" value="/users/p/pb/pbays/dropbox/sans-html" size="50"> <input type="hidden" name="redirectonsuccess" value="https://documents.epfl.ch/users/p/pb/pbays/www/upload-sanshtml/success.html"> <input type="hidden" name="redirectonfailure" value="https://documents.epfl.ch/users/p/pb/pbays/www/upload-sanshtml/failure.html"> <input type="file" name="uploaded_file"/> <input type=submit value="ok"/> </form> <img src="https://my.epfl.ch" width=0 height=0> </body> </html> Remarque: les textes libellés en rouge et jaune sont à personnaliser selon les indications fournies plus haut. 20