37 13 Courrier indésirable 38 14 Appeler plusieurs comptes de messagerie 39 15 Sélectionner un compte de messagerie 40 16.

1 Créer un compte de messagerie 26 2 Créer une signature 27 3 Vérifier automatiquement le courrier entrant 28 4 Fixer le volume maximum des messages 29 5 Demande de réunion par courrier électronique 30 6 Envoyer un courrier électronique à un groupe 31 7 Transférer un courrier électronique 32 8 Rechercher un courrier électronique 33 9 Joindre un fichier à un courrier électronique 34 10 Destinataires cachés d'un courrier électronique 35 11 Confirmation de lecture 36 12 Envoi d'un courrier électronique à plusieurs destinataires 37 13 Courrier indésirable 38 14 Appeler plusieurs comptes de messagerie 39 15 Sélectionner un compte de messagerie 40 16 Enregistrer un courrier électronique sur disquette 17 Raccrocher automatiquement 42 18 Insérer une image 43 19 Définir le niveau d'importance 44 20 Saisir un rendez-vous 45 21 Saisir un rendez-vous périodique 46 22 Insérer des jours fériés 47 23 Définir un style d'impression 48 24 Afficher les numéros de semaine 49 25 Rechercher un rendez-vous 50 Rechercher un contact Saisir un nouveau contact Composer directement des numéros de téléphone Modifier un aperçu de calendrier Saisir une tâche Saisir une tâche périodique Créer des notes Personnaliser des notes Assigner des notes Aperçu individuel Créer/supprimer des catégories Assigner des catégories Rechercher des données Compléter la barre d'outils Créer un dossier 41 Publipostage Envoyer une lettre à un contact Exporter des fichiers Importer des fichiers Assistant de gestion de messages Reconstituer des entrées supprimées Navigateur Web Créer une entrée de journal Activer une entrée de journal Appeler une entrée de journal

51 Adonner le maximum de place aux dossiers Courrier 61 52 Exporter la liste des expéditeurs bloqués 62 53 Augmenter l efficacité du filtrage 63 54 Créer une demande de réunion 64 55 Planifier l envoi et la réception automatique 65 56 Regroupez vos e-mails par expéditeur 66 57 Personnaliser le démarrage 67 58 Déterminez la taille occupée par les dossiers 68 59 Créez des Post-It 69 60 Rechercher un message d un correspondant 70 Gagner du temps avec les raccourcis Classez vos emails par couleurs Restreindre l accès à Outlook Traiter les demandes de réunion Personnaliser sa barre d outils rapidement Ajouter directement les caractéristiques dans le carnet d adresses Accéder rapidement à votre boite de réception Introduire une signature dans vos messages Récupérer vos messages électroniques sur différents serveurs Créer une liste de diffusion

1 Créer un compte de messagerie 1. Dans le menu outils, sélectionnez la commande comptes de messagerie. 2. Activez ajouter un nouveau compte de messagerie. 3. Cliquez sur suivant.

4. Activez POP3. Ce paramétrage correspond au cas normal. 5. Cliquez sur suivant. 6. Entrez votre adresse de messagerie et les indications que vous avez reçues de votre fournisseur. 7. Cliquez sur suivant.

8. Cliquez sur terminer.

2 Créer une signature 1. Dans le menu outils, sélectionnez la commande options. 2. Dans l'onglet format du courrier, sélectionnez le bouton de commande signatures.

3. Cliquez sur nouveau. 4. Tapez un nom pour la signature. 5. Cliquez sur suivant.

6. Entrez le texte de la signature. 7. Cliquez sur terminer. 8. La signature créée s'affiche dans l'aperçu. 9. Confirmez par OK.

10. Cliquez sur OK. 11. Cliquez sur nouveau - message.

12. Votre signature sera insérée automatiquement dans chaque nouveau message.

3 Vérifier automatiquement le courrier entrant 1. Dans le menu outils, sélectionnez la commande options. 2. Dans l'onglet messagerie, sélectionnez le bouton de commande envoyer/recevoir.

3. Spécifiez la périodicité souhaitée d'appel des courriers électroniques. 4..Cliquez sur fermer. 5. Confirmez par OK.

4 Fixer le volume maximum des messages 1. Dans le menu outils, sélectionnez la commande paramètres d'envoi/réception - définir les groupes d'envoi/réception. 2. Cliquez sur modifier.

3. Si les comptes sont plusieurs, sélectionnez celui pour lequel vous voulez limiter le volume des messages. 4. Activez télécharger l'élément complet, y compris les pièces jointes.et définissez-en le volume maximum en ko. 5. Confirmez par OK. 6. Cliquez sur fermer.

5 Demande de réunion par courrier électronique 1. Marquez le contact désiré. 2. Dans le menu actions, sélectionnez la commande nouvelle demande de réunion du contact. 3. L'adresse de messagerie a été reprise. 4. Définissez les indications complémentaires de votre demande. 5. Cliquez sur envoyer.

6. Le message se trouve dans la boîte d'envoi. 7. Cliquez sur envoyer/recevoir pour envoyer le message

6 Envoyer un courrier électronique à un groupe 1. Passez dans l'aperçu des contacts. Dans le menu actions, sélectionnez la commande nouvelle liste de distribution. 2. Cliquez sur sélectionner les membres.

3. Double-cliquez sur les contacts que vous voulez ajouter à la liste de distribution. 4. Outlook affiche la liste. 5. Confirmez par OK. 6. Les contacts sélectionnés sont énumérés dans une liste. 7. Donnez un nom à la liste de distribution. 8. Cliquez sur enregistrer et fermer.

9. Danscontacts, sélectionnez partenaire. 10. Dans le menu actions, sélectionnez la commande envoyer un nouveau message au contact. 11. Les adresses de messagerie sont automatiquement insérées. 12. Écrivez votre message. 13. Cliquez sur envoyer.

7 Transférer un courrier électronique 1. Passez dans la boîte de réception. 2. Marquez le message que vous voulez transférer. 3. Dans le menu actions, sélectionnez la commande transférer. 4. Entrez l'adresse de messagerie du destinataire. 5. On a entré ici tout le message, mais vous pouvez en supprimer ou y ajouter des parties de texte. 6. Cliquez sur envoyer.

8 Rechercher un courrier électronique 1. Dans la barre d'outils, cliquez sur rechercher. 2. Entrez le texte recherché. Confirmez par entrée.

3. Le message contenant le texte s'affiche. 4. En double-cliquant sur la ligne d'adresse, il apparaît dans une fenêtre distincte. 5. Pour fermer la fenêtre de recherche, cliquez à nouveau sur rechercher, dans la barre d'outils.

9 Joindre un fichier à un courrier électronique 1. Dans la barre d'outils, cliquez sur nouveau - message. 2. Entrez l'adresse de messagerie du destinataire 3. Entrez le texte. 4. Dans la barre d'outils, cliquez sur le symbole insérer fichier.

5. Sélectionnez le fichier que vous voulez envoyer par courrier électronique. 6. Cliquez sur insérer. 7. Outlook a inséré le fichier. 8. Cliquez sur envoyer.

10 Destinataires cachés d'un courrier électronique 1. Dans la barre d'outils, cliquez sur nouveau - message. 2. Dans le menu affigage, sélectionnez champ cci.

3. Entrez l'adresse de messagerie du destinataire. 4. Entrez en face de Cci un destinataire additionnel qui ne devra pas être visible pour les autres destinataires. Procédez ensuite de la manière usuelle pour les courriers électroniques.

11 Confirmation de lecture 1. Dans la barre d'outils, cliquez sur nouveau - message. 2. Entrez l'adresse de messagerie du destinataire. 3. Entrez le texte. 4. Dans le menu affichage, sélectionnez la commande options.

5. Activez le champ confirmation de lecture. 6. Terminez par fermer et envoyez votre courrier électronique comme d'habitude. 7. Quand le destinataire ouvrira le message, cette communication lui apparaîtra.

12 Envoi d'un courrier électronique à plusieurs destinataires 1. Dans la barre d'outils, cliquez sur nouveau - message. 2. Vous pouvez entrer les adresses de messagerie manuellement, séparées par un «;», ou bien cliquer sur à.

3. Danscontacts, sélectionnez les destinataires en double-cliquant. 4. Il apparaît ici une liste de tous les destinataires du message. 5. Confirmez par OK. 6. Les adresses de messagerie s'insèrent automatiquement.

13 Courrier indésirable 1. Passez dans la rubrique boîte de réception. 2. Marquez le courrier indésirable. 3. Dans la barre d'outils, cliquez sur organiser. 4. Cliquez sur courrier indésirable. 5. Définissez le sort à réserver aux messages.

6. Si vous avez choisi déplacer, spécifiez où déplacer les messages indésirables. 7. Cliquez sur activer. 8. Pour désactiver à nouveau cette fonction, cliquez sur le bouton de commande désactiver. 9. Dans la barre d'outils, cliquez sur organiser pour revenir à l'aperçu Outlook normal.

14 Appeler plusieurs comptes de messagerie 1. Dans le menu outils, sélectionnez la commande paramètres d'envoi/réception - définir les groupes d'envoi/réception 2. Cliquez sur modifier.

3. Sélectionnez successivement les comptes que vous désirez appeler. 4. Activez chaque compte de ce groupe d'envoi/réception que vous désirez inclure. 5. Confirmez par OK. 6. Cliquez sur fermer.

15 Sélectionner un compte de messagerie 1. Dans la barre d'outils, cliquez sur nouveau - message. 2. Sélectionnez le compte avec lequel vous désirez envoyer un message.

16 Enregistrer un courrier électronique sur disquette 1. Marquez le message que vous désirez enregistrer. 2. Dans le menu fichier, sélectionnez la commande enregistrer sous. 3. Sélectionnez le lecteur de disquettes. 4. Définissez le nom de fichier. 5. Cliquez sur enregistrer.

17 Raccrocher automatiquement 1. Dans le menu outils, sélectionnez la commande options. 2. Activez le champ raccrocher à la fin d'une opération manuelle d'envoi ou de réception. 3. Confirmez par OK.

18 Insérer une image 1Dans la barre d'outils, cliquez sur nouveau - message. 2. Cliquez dans le champ de texte. 3. Dans le menu Insertion, sélectionnez la commande image.

4. Cliquez sur parcourir. 5. Sélectionnez l'image désirée. 6. Cliquez sur ouvrir. 7. Cliquez sur OK.

8. Outlook a inséré l'image. 9. Spécifiez le destinataire du message. 10. Cliquez sur envoyer.

19 Définir le niveau d'importance 1. Dans la barre d'outils, cliquez sur nouveau - message. 2. Cliquez sur le bouton de commande options.

3. Définissez le niveau d'importance de votre message. 4. Cliquez sur fermer. 5. Entrez l'adresse de messagerie du destinataire. 6. Entrez le message. 7. Cliquez sur envoyer.

20 Saisir un rendez-vous 1. Sous nouveau, sélectionnez la commande rendez-vous. 2. Définissez l'objetet l'emplacement du rendez-vous. 3. pécifiez la fonction de rappel. 5. Confirmez par enregistrer et fermer.

21 Saisir un rendez-vous périodique 1. Sous nouveau, sélectionnez la commande rendez-vous. 2. Entrez toutes les indications sur votre rendez-vous périodique. 3. Cliquez sur périodicité.

4. Spécifiez la périodicité et la durée du rendez-vous 5. Confirmez par OK. 6. Outlook a repris ce rendez-vous périodique. 7. Cliquez sur enregistrer et fermer.

22 Insérer des jours fériés 1. Dans le menu outils, sélectionnez la commande options. 2. Dans l'onglet préférences, sélectionnez le bouton de commande options du calendrier.

3. Cliquez sur ajouter les jours fériés. 4. Sélectionnez le pays dont vous souhaitez faire figurer les jours fériés dans votre calendrier. 5. Confirmez par OK.

6. Confirmez par OK. 7. Confirmez par OK.

23 Définir un style d'impression 1. Dans le menu fichier, sélectionnez la commande mise en page - définir les styles d'impression. 2. Sélectionnez un style d'impression tout prêt. 3. Cliquez sur modifier.

4. Dans l'onglet papier, spécifiez vos préférences. 5. Confirmez par OK. 6. Le résultat de vos paramétrages s'affiche. 7. Cliquez sur fermer.

24 Afficher les numéros de semaine 1. Dans le menu outils, sélectionnez la commande options. 2. Cliquez sur options de calendrier.

3. Activez le champ afficher le numéro de semaine dans le navigateur de dates. 4. Confirmez par OK. 5. Confirmez par OK.

25 Rechercher un rendez-vous 1. Dans le menu outils, sélectionnez la commande recherche avancée. 2. Spécifiez l 'objet et le dossier à rechercher. 3. Cliquez sur l'élément à rechercher. 4. Cliquez sur rechercher.

5. Outlook affiche les entrées trouvées. En double-cliquant sur une entrée, vous pourrez l'ouvrir. 6. Terminez en cliquant sur la croix en haut à droite.

26 Rechercher un contact 1. Dans la liste des dossiers, cliquez sur contacts. 2. Entrez le nom recherché dans le champ rechercher. 3. Outlook ouvre le contact recherché. 4. Cliquez sur enregistrer et fermer.

27 Saisir un nouveau contact 1. Dans la barre d'outils, cliquez sur nouveau - contact. 2. Cliquez sur nom.

3. Entrez les noms. 4. Confirmez par OK. 5. Définissez si l'adresse est celle de l office ou du domicile. Cliquez sur adresse. 6. Entrez l'adresse. 7. Confirmez par OK.

8. Remplissez les champs selon vos besoins. 9. Cliquez sur enregistrer et fermer.

28 Composer directement des numéros de téléphone 1. Marquez le contact désiré. 2. Dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche à côté du symbole du téléphone. Sélectionnez le numéro désiré. 3. Cliquez sur début de l'appel. 4. Décrochez le combiné et, une fois le numéro composé, cliquez sur parler. La conversation terminée, cliquez sur raccrocher.

5. Cliquez sur fermer.

29 Modifier un aperçu de calendrier 1. Dans le menu outils, sélectionnez la commande options. 2. Cliquez sur options du calendrier.

3. Définissez la présentation du jour et de la semaine de travail. 4. Confirmez par OK. 5. Confirmez par OK.

30 Saisir une tâche 1. Dans la barre d'outils, cliquez sur nouveau - tâche. 2. Entrez toutes les indications sur votre tâche. 3. Dans cette zone, vous pouvez ajouter des notes à loisir. 4. Cliquez sur enregistrer et fermer.

31 Saisir une tâche périodique 1. Dans la barre d'outils, cliquez sur nouveau - tâche. 2. Entrez toutes les indications sur votre tâche. 3. Cliquez sur périodicité.

4. Spécifiez la périodicité et la durée de la tâche. 5. Confirmez par OK. 6. Cliquez sur enregistrer et fermer.

32 Créer des notes 1. Dans la barre d'outils, cliquez sur nouveau - notes. 2. Entrez votre note. 3. Cliquez sur x, pour enregistrer et fermer votre note 4. Dans la liste des dossiers, sélectionnez notes. 5. Votre note s'affiche dans la fenêtre de droite. En double-cliquant, vous pourrez l'ouvrir. Vous pourrez également glisser les notes sur votre bureau.

33 Personnaliser des notes 1. Dans le menu outils, sélectionnez la commande options. 2. Cliquez sur options des notes.

3. Spécifiez la couleur, la taille et la police de vos notes. 4. Confirmez par OK. 5. Confirmez par OK.

34 Assigner des notes 1. Dans la liste des dossiers, sélectionnez notes. 2. Au moyen de la touche droite de la souris, cliquez sur la note. Dans le menu contextuel, sélectionnez la commande catégories. 3. Spécifiez les catégories désirées 4. Confirmez par OK.

35 Aperçu individuel 1. Dans le menu affichage, sélectionnez la commande affichage actuel - définir les affichages. 2. Cliquez sur le bouton de commande modifier.

3. Cliquez sur le bouton de commande champs. 4. Marquez les champs non nécessaires ou additionnels. Cliquez sur supprimer ou ajouter. 5. Confirmez par OK.

6. Confirmez par OK. 7. Cliquez sur fermer.

36 Créer/supprimer des catégories 1. Passez dans l'aperçu contacts et, dans le menu édition, sélectionnez la commande catégories. 2. Sélectionnez le bouton de commande liste principale des catégories.

3. Supprimer une catégorie: marquez la catégorie. 4. Cliquez sur supprimer. 5. Ajouter une catégorie: définissez le nom de la nouvelle catégorie. 6. Cliquez sur ajouter. 7. Confirmez par OK.

37 Assigner des catégories 1. Marquez l'entrée désirée. 2. Dans le menu contextuel, sélectionnez la commande catégories. 3. Activez la catégorie désirée. 4. Outlook affiche la liste des catégories sélectionnées. 5. Confirmez par OK.

38 Rechercher des données 1. Dans le menu outils, sélectionnez la commande recherche avancée. 2. Dans l'onglet autres choix, sélectionnez le bouton de commande catégories.

3. Sélectionnez la/les catégorie(s) désirée(s). 4. Confirmez par OK. 5. Cliquez sur rechercher (à droite).

6. Le résultat de la recherche s'affiche. En double-cliquant, vous parvenez dans l'entrée désirée. 7. Pour terminer la recherche, sélectionnez, dans le menu fichier, la commande fermer.

39 Compléter la barre d'outils 1. Dans le menu outils, sélectionnez la commande personnaliser. 2. Dans l'onglet commandes, sélectionnez la commande désirée. 3. En maintenant enfoncée la touche de la souris,glissez la commande à l'endroit désiré sur la barre d'outils. 4. Cliquez sur fermer.

5. Outlook a inséré le bouton de commande.

40 Créer un dossier 1. Cliquez dans le champ liste des dossiers. Dans le menu contextuel, sélectionnez la commande nouveau dossier. 2. Spécifiez le nom. 3. Sélectionnez les éléments que le nouveau dossier devra contenir. 4. Sélectionnez l'emplacement du nouveau dossier. 5. Confirmez par OK.

41 Publipostage 1. Ouvrir le traitement de texte Word. Dans le menu outils, sélectionnez la commande lettres et publipostages - assistant fusion et publipostage. 2. Activez lettres. 3. Sélectionnez suivant: Le document s'ouvre.

4. Activez utiliser le document actuel. 5. Cliquez sur suivant: sélection des destinataires. 6. Activez sélection à partir des contacts Outlook.

7. Cliquez sur suivant: écriture de votre lettre. 8. Confirmez par OK. 9. Activez les contacts dont vous avez besoin pour votre publipostage. 10. Confirmez par OK.

11. Cliquez sur suivant: écriture de votre lettre. 12. Cliquez sur bloc d'adresse.

13. Cliquez sur faire correspondre les champs. 14. Définissez les champs qui doivent apparaître dans le bloc d'adresse. 15. Confirmez par OK.

16. Définissez la présentation du bloc d'adresse. 17. Confirmez par OK. 18. Le bloc d'adresse a été inséré. Écrivez maintenant votre lettre. 19. Ajoutez de la même manière les éléments suivants du publipostage. 20. Cliquez sur suivant: aperçu de vos lettres.

21. La première adresse est maintenant insérée. 22. Cliquez sur suivant: fin de la fusion. 23. Cliquez sur imprimer, pour imprimer vos lettres.

42 Envoyer une lettre à un contact 1. Marquez le contact désiré dans vos adresses. 2. Dans le menu actions, sélectionnez la commande nouvelle lettre au contact. Word démarre automatiquement. 3. Sélectionnezmise en forme de lettre. 4. Cliquez sur suivant.

5. Définissez l'adresse du destinataire et les salutations. 6. Cliquez sur suivant. 7. Word vous offre les possibilités suivantes d'entrée. 8. Cliquez sur suivant.

9. Définissez l'expéditeur et le bloc de fin. 10. Cliquez sur terminer. 11. Les indications définies s'affichent, et il ne vous reste qu'à entrer le texte de la lettre.

43 Exporter des fichiers 1. Dans le menu fichier, sélectionnez la commande importer et exporter. 2. Sélectionnez exporter des données vers un fichier 3. Cliquez sur suivant.

4. Sélectionnez le type de fichier. 5. Cliquez sur suivant. 6. Sélectionnez le dossier d'où vous voulez exporter. 7. Cliquez sur suivant.

8. Cliquez sur enregistrer le fichier exporté sous 9. Cliquez sur suivant. 10. Cliquez sur champs personnalisés. 11. Définissez les champs de données que vous voulez exporter. 12. Confirmez par OK.

13. Cliquez sur terminer. 14. Les données sont exportées. 15. Dans le programme Excel, menu fichier, sélectionnez la commande ouvrir.

16. Sélectionnez le fichier exporté. 17. Cliquez sur ouvrir. 18. Le fichier exporté s'affiche dans Excel.

44 Importer des fichiers 1. Dans le menu fichier, sélectionnez la commande importer et exporter. 2. Sélectionnez importer à partir d'un autre programme ou fichier. 3. Cliquez sur suivant.

4. Sélectionnez le type de fichier. 5. Cliquez sur suivant. 6. Sélectionnez le fichierque vous voulez importer. 7. Définissez les options. 8. Cliquez sur suivant.

9. Sélectionnez le dossier de destination. 10. Cliquez sur suivant. 11. Cliquez sur champs personnalisés. 12. Définissez les champs de données que vous voulez importer. 13. Confirmez par OK.

14. Cliquez sur terminer. 15. Les données sont importées.

45 Assistant de gestion de messages 1. Dans le menu outils, sélectionnez la commande assistant gestion des messages. 2. Cliquez sur nouveau.

3. Définissez le type de règle. 4. Cliquez sur suivant. 5. Définissez la/les condition(s). 6. Cliquez sur suivant.

7. Définissez ce que vous voulez faire avec les messages correspondants. 8. Cliquez sur dossier spécifié. 9. Sélectionnez le dossier vers lequel les messages correspondants doivent être déplacés. 10. Confirmez par OK.

11. Cliquez sur suivant. 12.Définissez les exceptions. 13. Cliquez sur suivant.

14. Donnez un nom à la règle définie et vérifiez les paramétrages. 15. Cliquez sur terminer. 16. Confirmez par OK.

46 Reconstituer des entrées supprimées 1. Passez dans la rubrique éléments supprimés. 2. Tous les éléments Outlook que vous avez supprimés s'affichent. 3. Pour reconstituer un élément, glissez-le dans le répertoire désiré (par ex. boîte de réception) en maintenant enfoncée la touche de la souris.

47 Navigateur Web 1. Dans le menu affichage, sélectionnez la commande barres d'outils et activez Web. 2. Entrez l'adresseinternet désirée. Confirmez par entrée. 3. La page Web désirée a été insérée. 4. Éliminez la liste des dossiers...

5.... afin d'avoir plus de place pour la page Web. 6. Cliquez sur index pour réinsérer la liste des dossiers.

48 Créer une entrée de journal 1. Dans agenda, cliquez sur la date que vous désirez entrer dans votre journal. 2. Glissez celle-ci dans le dossier du journal,en maintenant enfoncée la touche de la souris. 3. Pour documenter un appel téléphonique dans le journal, sélectionnez le contact désiré. 4. Dans la barre d'outils, cliquez sur le symbole du téléphone. Sélectionnez le numéro du contact.

5. Activez le champ créer une entrée de journal au début de l'appel. 6. Cliquez sur début de l'appel. 7. La liaison s'établit. 8. Dès que la liaison est établie, cliquez sur parler.

49 Activer une entrée de journal 1. Dans le menu outils, sélectionnez la commande options. 2. Dans l'onglet préférences, cliquez sur options du journal.

3. Sélectionnez les éléments et les contacts qui serviront à créer une entrée automatique du journal. 4. Confirmez par OK. 5. Confirmez par OK.

50 Appeler une entrée de journal 1. Dans la liste des dossiers, cliquez sur journal. 2. Les entrées du journal avec les dates s'affichent. En double-cliquant sur l'entrée,... 3.... vous en verrez les détails. 4. Cliquez sur enregistrer et fermer.

51 Adonner le maximum de place aux dossiers Courrier Dans Outlook 2003, le menu de gauche affiche la liste de vos dossiers personnels, comprenant entre autres la Boite de réception. Si vous avez créé de nombreux sousdossiers pour classer vos messages, vous trouvez certainement que les boutons Courrier, Calendrier, Contacts vous permettant de basculer d'une rubrique à une autre, prennent trop de place. La solution : réduire la taille des boutons pour ne les afficher que dans une seule barre. 1. Dans Outlook, cliquez sur le bouton Configurer des boutons en forme de double flèche puis cliquez sur l'option Afficher moins de boutons. 2. Le dernier bouton est alors réduit à côté de la double flèche. Recommencez l'opération jusqu'à masquer tous les gros boutons. A la fin, tous les boutons sont réduits sous la liste des dossiers personnels qui dispose désormais de plus de place.

52 Exporter la liste des expéditeurs bloqués Pour ne plus recevoir de messages d'un correspondant indésirable, Outlook vous permet de le mettre sur une liste d'expéditeurs bloqués. Or si vous prévoyez de formater votre ordinateur, de réinstaller Outlook ou bien pour compléter la liste d'un ami, vous pouvez exporter la liste que vous avez déjà réalisée pour ne pas avoir à la refaire depuis le début. Dans Outlook, cliquez sur le menu Outils puis sur Options. Dans l'onglet Préférences, cliquez sur le bouton Courrier indésirable. Dans la fenêtre qui apparaît, ouvrez l'onglet Expéditeurs bloqués. Cliquez alors sur le bouton Exporter vers un fichier. Choisissez un emplacement puis un nom au fichier texte qui contiendra les adresses que vous bloquez puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Le jour où vous aurez besoin d'importer cette liste, retournez dans l'onglet Expéditeurs bloqués de la fenêtre Options du courrier indésirable puis cliquez sur le bouton Importer depuis un fichier. Sélectionnez le fichier texte contenant les expéditeurs à bloquer puis cliquez sur le bouton Ouvrir. Validez enfin deux fois par OK.

53 Augmenter l efficacité du filtrage Pour lutter contre le spam, Outlook comporte un outil de filtrage permettant de détecter les messages indésirables. Ceux-ci sont ensuite déplacés dans un dossier spécial : Courrier indésirable. Cependant, par défaut, le niveau de filtrage est faible et seule une petite partie du spam est interceptée. Pour en intercepter la majorité, vous devez augmenter le niveau de filtrage. Cliquez sur le menu Outils puis sur Options. Dans l'onglet Préférences, cliquez sur le bouton Courrier indésirable. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le niveau de protection Elevée. Validez enfin deux fois par OK.

54 Créer une demande de réunion Dans Outlook, vous pouvez planifier une réunion avec un correspondant directement à partir de sa fiche contact. Il vous suffira ensuite de définir les horaires du rendez-vous pour envoyer à votre correspondant une demande de réunion. Dans la rubrique Contacts d'outlook, double-cliquez sur le nom du correspondant avec lequel vous souhaitez organiser une réunion. Cliquez ensuite sur le menu Actions puis sur la commande Nouvelle demande de réunion au contact. Saisissez alors dans le champ Objet la description de votre réunion, indiquez le lien du rendez-vous dans le champ Emplacement puis spécifiez la date et l'heure du rendez-vous. Cliquez enfin sur le bouton Envoyer pour faire parvenir à votre correspondant cette demande de réunion.

55 Planifier l envoi et la réception automatique Par défaut, Outlook envoi les messages en attente et récupère les nouveaux messages toutes les 15 minutes. Mais vous pouvez personnaliser cet intervalle en le réduisant par exemple à 5 minutes pour vérifier plus fréquemment si vous avez des nouveaux messages. Dans Outlook, déroulez le menu Outils puis cliquez sur Options. Ouvrez ensuite l'onglet Messagerie puis cliquez sur le bouton Envoyer/Recevoir. Vérifiez alors que la case Planifier un envoi/une réception automatique toutes les est bien cochée puis saisissez à la suite l'intervalle d'envoi/réception, 5 minutes par exemple. Cliquez enfin sur le bouton Fermer.

56 Regroupez vos e-mails par expéditeur Si votre messagerie électronique Microsoft Outlook est envahie d'e-mails, c'est-à-dire plusieurs centaines ou milliers d'e-mails, vous pouvez y mettre de l'ordre en quelques secondes en regroupant les messages par expéditeur. Ainsi tous les messages d'un même expéditeur seront regroupés ensemble. Pour cela, ouvrez Outlook, déroulez le menu Affichage, puis Affichage actuel et cliquez sur Par expéditeur pour l'activer. Tous vos messages sont alors regroupés par expéditeur.

57 Personnaliser le démarrage Si vous utilisez principalement Outlook pour la Boîte de réception ou pour le Calendrier, vous pouvez les ouvrir directement au démarrage du programme. Pour cela, cliquez sur le menu Outils, sur Options. Dans l'onglet Autre, cliquez sur le bouton Options avancées de la rubrique Général. Déroulez alors la liste Démarrage dans ce dossier puis choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez vous retrouver au démarrage d'outlook. Validez par OK. 58 Déterminez la taille occupée par les dossiers Pour connaître la taille des dossiers contenant vos messages, cliquez avec le bouton droit de la souris sur Outlook Aujourd'hui qui se trouve dans le volet gauche de la messagerie, puis choisissez la commande Propriétés de Outlook Aujourd'hui. Cliquez alors sur le bouton Taille du dossier. Une boîte de dialogue s'ouvre alors vous présentant les différents dossiers ainsi leur taille. Cliquez sur les boutons Fermer puis OK pour revenir à l'interface d'outlook. 59 Créez des Post-It Si vous possédez Outlook XP, vous n'avez pas besoin d'un utilitaire externe pour pouvoir déposer des penses bêtes sous forme de petites notes sur votre bureau. Il vous suffit simplement de cliquer sur le menu Fichier, sur Nouveau puis sur Notes. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + Maj + W. Saisissez alors votre message. Veillez à laisser Outlook ouvert pour que la note reste affichée. Pour changer la couleur d'une note, cliquez sur son icône en haut à gauche, cliquez sur Couleur puis sélectionnez la couleur parmi les 5 proposées. Voici comment créer une note n'importe quand sans qu'outlook soit ouvert. Créez un raccourci sur votre bureau puis saisissez la commande suivante dans le champ cible: Donnez le nom que vous souhaitez au raccourci puis validez par Entrée. Désormais, pour créer une nouvelle note, il vous suffit de double cliquer sur ce raccourci. 60 Rechercher un message d un correspondant Dans Outlook, si vous souhaitez afficher tous les messages vers ou venant d'un de vos correspondant, il suffit simplement de cliquer sur un message de lui avec le bouton droit de la souris, puis de choisir l'option Rechercher tout, Message de même expéditeur. Outlook recherche alors dans tous les dossiers les messages de cette personne.

61 Gagner du temps avec les raccourcis Les raccourcis clavier permettent de gagner du temps dans n'importe quelle application. Outlook sous toutes ses versions ne déroge pas à la règle. Pressez simultanément les touches Ctrl et R pour répondre à l'auteur d'un message. Pour transférer un message, appuyez simultanément sur les touches Ctrl et F. 62 Classez vos emails par couleurs Pour être sûr de lire le courrier important en premier, vous pouvez coloriser un message en fonction de la personne qui l'envoi. Dans la boîte de réception, sélectionnez un message de la personne que vous voulez coloriser. Cliquez sur le menu Outils puis sur la commande Organiser. Sélectionnez l'option En utilisant les couleurs puis choisissez une couleur pour cette personne. Validez alors en cliquant sur Appliquer la couleur. 63 Restreindre l accès à Outlook Le logiciel de messagerie électronique est bien souvent un logiciel personnel, dont on ne souhaite pas donner accès à son entourage, que se soit des proches de la famille ou de ses collègues de de travail. En effet, l'internaute souhaite protéger ses messages personnels et les messages qu'il reçoit aux regards indiscrets. Pour protéger vos e-mails des voyeurs, une seule solution vous est offerte, à savoir la restriction de votre logiciel de messagerie électronique via un mot de passe. Si Outlook Express n'intègre pas cette restriction, la version payante et complète de ce logiciel, c'est-à-dire Microsoft Outlook, logiciel proposé dans le pack Microsoft Office permet cette restriction. Pour cela, ouvrez Outlook, puis dans l'arborescence "Listes des dossiers", sélectionnez le dossier de votre profil, celui-ci se trouvant au dessus de la Boîte de réception et commençant par "Outlook Aujourd'hui". A l'aide du clic droit de la souris, sélectionnez la commande Propriétés du menu contextuel.une nouvelle fenêtre apparaît. Dans l'onglet Général, cliquez sur le bouton Options avancées. Une autre fenêtre intitulée "Dossiers Personnels" apparaît alors à l'écran, cliquez sur le bouton Modifier le mot de passe. Vous devez saisir votre mot de passe ainsi que l'ancien. Comme par défaut il n'y a pas de mot de passe, laissez ce champ de saisie vide.

64 Traiter les demandes de réunion En activant le menu Outils/Options, dans le menu principal d'outlook, vous faites apparaître un panneau de configuration plein de ressources. Pour gérer les attributs et les éléments de type calendrier, cliquez sur le bouton du même nom. En activant maintenant le bouton Planification des ressources, vous pourrez fixer le comportement d'outlook vis à vis des demandes de réunions qui vous sont envoyées. 65 Personnaliser sa barre d outils rapidement Cliquez deux fois de suite la barre d'outils d'outlook rapidement, à l'endroit où il n'y a pas d'icônes. Sinon, cliquez sur Affichage, puis sur Disposition et enfin sur Personnaliser la barre d'outils. Ensuite sélectionnez les nouveaux icônes a installer dans la fenêtre de gauche, puis cliquez sur Ajouter. Si au contraire, vous voulez supprimez des icônes de la barre d'outils, sélectionnez dans la fenêtre de droite l'icône à désinstaller puis cliquez sur Supprimer. Pour modifier l'ordre des icônes dans la barre d'outils, sélectionnez un icône et cliquez sur Monter ou Descendre suivant vos souhaits. Si vous voulez revenir aux icônes que vous aviez au départ, cliquez sur Réinitialiser ou Rétablir (suivant la version).

66 Ajouter directement les caractéristiques dans le carnet d adresses Lorsque vous recevez un courrier électronique, vous pouvez ajouter le nom de l'expéditeur à votre carnet d'adresses. Il faut pour cela, ouvrir le message. Ensuite cliquez à l'aide du bouton droit de la souris sur son nom dans la zone De de son message, puis cliquez sur Ajouter au carnet d'adresses. 67 Accéder rapidement à votre boite de réception Vous pouvez accéder rapidement à votre boîte d'envoi en appuyant sur Ctrl + Maj + I en même temps. Cette manipulation ne marche que dans Outlook, et ne peut donc pas servir dans Internet Explorer pour ouvrir directement votre boîte de réception. 68 Introduire une signature dans vos messages Une signature ce trouve généralement en bas d'un mail. Elle est faite le plus souvent des coordonnées de l'expéditeur ainsi que ses salutations, des formules de politesses. Ainsi, avec une signature, vous personnaliser vos messages que vous composez. Pour composer votre signature, cliquez sur Outils puis sur Papier à lettres et enfin sur le bouton Signature. Vous pouvez maintenant taper votre signature et choisir les différents paramètres selon vos choix. Pour Outlook 2000, vous devrez vous rendre dans le menu Outils/Options, sous l'onglet Format du courrier en cliquant sur le bouton Sélecteur de signature. 69 Récupérer vos messages électroniques sur différents serveus Si vous disposez de plusieurs comptes d' E-Mail, Outlook Express peut les utiliser tous simultanément. Pour définir d'autres comptes d' E-Mail, cliquez dans le menu Outils sur Comptes. Puis ajoutez vos adresses e-mail et les différents paramètres grâce au bouton Ajouter. Un assistant vous aide alors.

70 Créer une liste de diffusion Pour gagner du temps lors de l'envoi d'e-mails à plusieurs de vos contacts, et si ce genre d'envoi se répète souvent, il est pratique d'utiliser une liste de diffusion. Ainsi, tout se passera comme si vous n'avez qu'un e-mail à envoyer. 1. Dans Outlook, cliquez sur le menu Fichier, sur Nouveau puis sur Liste de distribution. 2. Saisissez le nom de votre liste dans le champ Nom. 3. Cliquez ensuite sur le bouton Sélectionner les membres. Double cliquez alors sur chacun de vos contacts qui doivent faire partie de la liste. Cliquez enfin sur Ok. Au besoin, vous pouvez ajouter un nouveau contact en cliquant sur le bouton Ajouter un nouveau. 4. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer et fermer pour enregistrer votre liste de diffusion. 5. Pour envoyer un message à toute votre liste, créez un nouveau message. Cliquez ensuite sur le bouton A : puis choisissez comme destinataire la liste que vous venez de créer. Si vous ne voulez pas que vos contacts voient les autres destinataires à cette liste lors de la réception du message, utilisez plutôt le champ CCi. 6. Vous pouvez alors envoyer votre message en cliquant sur le bouton Envoyer