Procédure négociée avec publicité - Appel à candidats

Note aux candidats BXL 1278 - MARCHÉ PUBLIC RELATIF AU DÉVELOPPEMENT, À L'IMPLÉMENTATION ET À LA MAINTENANCE D'UN LOGICIEL ERP DE GESTION ADMINISTRATIVE, DE PLANIFICATION ET DE SUIVI DES PROJETS DE DÉVELOPPEMENT DE LA CTB Marché de service Procédure négociée avec publicité - Appel à candidats I. OBJET DU MARCHE I. 1 Le pouvoir adjudicateur Le pouvoir adjudicateur du présent marché public est la Coopération Technique Belge, société anonyme de droit public à finalité sociale, ayant son siège social à 147, rue Haute, 1000 Bruxelles (numéro d entreprise 0264.814.354, RPM Bruxelles). En application de la loi du 21 décembre 1998 portant création de la «Coopération Technique Belge», la CTB se voit confier l exclusivité de l exécution, tant en Belgique qu à l étranger, des tâches de service public en matière de coopération bilatérale directe avec des pays partenaires. En outre, elle peut exécuter d autres missions de coopération à la demande d organismes d intérêt public et développer des actions propres qui contribuent à ses objectifs. La CTB gère plus ou moins 180 projets de développement. Ces projets sont gérés par le siège, situé à Bruxelles, en bénéficiant de l appui et du suivi apportés par 17 représentations implantées dans les pays partenaires de l Etat belge. I. 2 Objet du présent marché La CTB gère actuellement ses projets via plusieurs logiciels qui s avèrent être aujourd hui dépassés. Le présent marché a pour but le remplacement des logiciels existants par un système ERP «outil de gestion de projet». L implémentation de l ERP sera réalisée en deux étapes : 1) Une première phase d essai sera réalisée pour une dizaine de projets pilotes; 2) Dans une seconde phase, le système sera implémenté pour l ensemble des projets. I.2.1 Fonctionnalités générales attendues de l ERP 1. Doit pouvoir être utilisé au niveau central (siège social et bureaux de pays) ainsi qu au niveau décentralisé c est-à-dire au niveau de plus au moins 200 projets de développement qui se trouvent dans plusieurs (18) pays sur trois continents ; 2. Permettre de consolider au niveau central les données qui viennent des projets et des bureaux de pays ; 1

3. Permettre de lier de l information contenue dans les différents modules repris ci-après au point I.2.2 ; 4. Etre multilingue : Français, Néerlandais, Anglais (Espagnol en option) ; 5. Web based avec fonctionalité off-line / synchronisation. C est-à-dire permettant un usage principal par des navigateurs internet multiples en utilisant des standards ouverts et cela sans que cela nécessite de plugins propriétaires. La possibilité d un travail en mode off-line devra également être proposé ; 6. Permettre un paramétrage au niveau projet, pays et global ; 7. Méthodologie de développement - d implémentation : proof of concept / step-by-step ; 8. Architecture ouverte, basée sur des standards ouverts. I.2.2 Fonctionnalités particulières attendues de l ERP Marchés publics 1. Créer selon les besoins (différentes législations, types de marché, ) des étapes clés pour le suivi du processus de passation du marché ; 2. Faire un plan de passation des marchés ; 3. Suivre l état d avancement du processus de passation des marchés en fonction des étapes clés ; 4. Suivre l exécution du marché ; 5. Répertoire d adjudicataires et de soumissionnaires. Logistique 1. Organiser et gérer des inventaires ; 2. Générer des demandes d achat, des bons de commande et de réception et de prévoir des liaisons possibles entre les différents documents ; 3. La gestion des fournisseurs et des contrats ; 4. Organiser gestion de stock, notamment une gestion des véhicules. Ressources humaines 1. Gestion dynamique des bases de données (élargies) intégrées des ressources humaines internes et externes 2. Automatisation des procédures de recrutement y compris des étapes administratives (mailing, cv on line, gestion du pool, ) 3. Enregistrer les données de chaque dossier du personnel (ca. 2000 personnes: HQ, représentations, projets - internationaux et nationaux) : Gestion des salaires (respect des différentes législations nationales) et des bénéfices légaux/extra-légaux Gestion des descriptions des fonctions, compétences, carrières, mobilité, formations, (cercles développement) Gestion des absences Gestion des missions/déplacements Gestion budgétaire des ressources humaines 4. Enregistrer emploi du temps (time sheet allocation); 5. HR Analytics; 2

5. Workforce planning / organigramme Comptabilité 1. Dans ses fonctionnalités permettre tout ce qu un logiciel comptable classique comporte ; 2. Permettre de faire une comptabilité analytique (minimum 10 axes). Ce module doit contenir une interface paramétrable permettant des contraintes de validations ; 3. Permettre de lier un autre plan comptable (p. ex. le plan comptable du bailleur de fond) avec le plan comptable sociétaire (CTB) ; 4. Assurer la gestion des devises : l outil doit permettre la gestion des conversions entre les devises utilisées et la devise sociétaire (Euro) ; 5. Comprendre un module de «matching» (lettrage) des comptes généraux, des clients et des fournisseurs ; 6. Permettre de répondre aux obligations fiscales belges. Gestion budgétaire 1. Créer et comparer plusieurs versions successives de budget par centre de coûts ; 2. Paramétrer des structures budgétaires (avec totaux et sous totaux) ; 3. Planifier les dépenses par période (mois, trimestre, année) ; 4. Effectuer un suivi budgétaire (Budget vs dépenses / engagements, Budget vs dépenses réalisés et programmées) ; 5. Effectuer une gestion des engagements. Gestion de projets 1. Enregistrer les données de base de chaque projet ; 2. Créer selon les besoins des étapes clés pour le suivi du cycle de projet ; 3. Création des tableaux de bord ; 4. Gestion des changements, exceptions et tolérances accompagnés de leurs décisions et leurs motivations en faisant ressortir la balance entre changement et maîtrise, ainsi que l impact sur l exécution ; 5.Tableaux des responsabilités directes et indirectes des différents membres des projets/programmes. Suivi des résultats 1. Permettre de créer une matrice pour le suivi des résultats : Axe y de la matrice : pour chaque niveau de la chaîne de résultats «Outputs (n) - Outcome (1) - Impact (1)», enregistrer des indicateurs aussi bien qualitatifs que quantitatifs ; Axe x de la matrice : pour chaque indicateur de l axe y, enregistrer différentes valeurs «valeur de base (1) - valeurs intermédiaires (n) valeur finale (1)» ainsi que d autres informations (méthode de collecte des données, responsable etc) ; 2. Permettre de créer et de consulter différentes versions de la matrice ; 3. Permettre de définir une déviation maximale (valeur réelle vs planifiée), en visualisant des dépassements à un niveau plus élevé (activités) ; 4. Permettre de convertir les valeurs d indicateurs en un taux de progression ; 3

Planification et suivi opérationnel 1. Permettre de planifier et de suivre les activités, en établissant un lien entre les deux (système de visualisation en cas d écart entre planifié et réalisé) ; 2. Permettre de supprimer, d ajouter et de modifier des activités, ainsi que de créer des niveaux inférieurs (sous-activités). Gestion des risques 1. Permettre d enregistrer les risques identifiés pour le projet et à chaque niveau de la chaîne de résultats (outputs, outcome, impact) ; 2. Permettre de donner une priorité aux risques sur la base d une probabilité d occurrence et d un impact ; 3. Permettre de créer et de consulter différentes versions d un même risque ; 4. Permettre d associer des actions aux risques et d en suivre la réalisation. Rapportage et documents 1. Flexibilité dans la création des rapports ; 2. Clarté et convivialité des rapports disponibles ; 3. Posséder un outil d importation - exportation de son contenu (Permettre de créer des «services», automatisés) (intégration) ; 4. Possibilité de télécharger des documents ; 5. Fonction de réutilisation automatisée des informations disponibles dans le système (reusability/information blocks). Sécurité et contrôle interne 1. Permettre de définir des rôles et y associer des droits d accès (paramétrages utilisateurs spécifiques à nos activités ) ; 2. Prévoir des contrôles et des avertissements pour éviter des erreurs d encodages ; 3. Prévoir des mesures de contrôle interne automatisées (par exemple dépassement budgétaire) ; 4. Permettre un «audit trail» ; 5. Sécurisation et back-up des données. II. COMMENTAIRE SUR LA PROCEDURE D ATTRIBUTION Le présent marché de services sera attribué par procédure négociée avec publicité (voir article 17, 3, 4 de la Loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics). Le choix de la présente procédure est motivé par le fait que la nature du service est telle que les spécifications du marché ne peuvent pas être définies avec suffisamment de précision pour permettre l attribution du marché selon la procédure d adjudication ou d appel d offre. En effet, vu la complexité de la mission à réaliser et la diversité des fonctionnalités à pourvoir, la CTB attend de la mise en concurrence des soumissionnaires une approche réflexive du mode de mise en œuvre des fonctionnalités de l ERP à développer et à implémenter, et ce au regard du contexte et des contraintes spécifiques de la CTB. La procédure d attribution se déroulera en trois phases : 4

1) Sélection des candidats Lors de cette première phase, la CTB analysera les dossiers introduits par les candidats et les confrontera aux critères de sélection qualitative. Les critères de sélection qualitative se rapportent à la situation personnelle et la capacité financière et technique des candidats (voir le point III infra). Une séance d information relative à la phase de sélection des candidats est prévue afin de limiter le risque de réception de candidatures formellement irrégulières (voir point V infra). Chaque candidat non sélectionné recevra dans un délai raisonnable une décision motivée détaillée reprenant les raisons de sa non-sélection. 2) Envoi du cahier spécial des charges aux candidats sélectionnés et réception des offres Dans un second temps, la CTB invitera au minimum trois et au maximum cinq candidats sélectionnés à introduire une offre sur la base du cahier spécial des charges que la CTB leur enverra à cette fin. Le cahier spécial des charges mentionnera notamment les critères d attribution. Au cours de cette phase, les candidats invités à remettre offre auront la possibilité de poser des questions écrites à la CTB et de formuler des suggestions ou des remarques concernant le cahier spécial des charges. Si c est le cas, la CTB rédigera et enverra aux candidats invités à remettre offre, avant l ouverture des offres, un document dans lequel lesdites questions, suggestions ou remarques concernant le cahier spécial des charges seront rassemblées et trouveront une réponse. 3) Négociations La CTB se réserve le droit, au cours d une troisième phase, de mener des négociations, avec un ou plusieurs soumissionnaire, au sujet des clauses du cahier spécial des charges et/ou de leurs offres. Après analyse des offres au regard des critères d attribution qui seront fixés dans le cahier spécial des charges et, le cas échéant, après les négociations, les soumissionnaires non retenus recevront dans un délai raisonnable une décision motivée reprenant de manière détaillée les raisons de la non-attribution. Après l écoulement éventuel d un délai d attente (standstill), le marché public sera attribué par la notification de la décision d attribution du marché au soumissionnaire dont l offre aura été jugée la plus avantageuse au regard des critères d attribution. III. CRITERES DE SELECTION QUALITATIVE Si deux ou plusieurs personnes physiques et/ou morales s associent pour le présent marché, elles annexent à leur dossier de candidature la/les convention(s) d association momentanée et/ou de sous-traitance avec mention des différents associés. Si la/les convention(s) d association momentanée et/ou de sous-traitance a/ont été jointe(s) au dossier de candidature, les exigences en matière de capacité financière et technique peuvent être démontrées par un ou plusieurs associé(s) ou sous-traitant(s) du candidat. III. 1. Situation personnelle du candidat (Art. 69 de l AR du 8 janvier 1996) Chaque associé du candidat doit satisfaire aux exigences en matière de situation personnelle. L exclusion de l un des associés rend l ensemble de la candidature sans valeur. Déclaration implicite sur l honneur Par le simple fait de sa participation à cette procédure, le candidat déclare, ainsi que ses associés éventuel, ne pas se trouver dans l un des cas d exclusion visés aux articles 69 1, 1-4 et 2, 1-5

6 de l AR 08 janvier 1996. Contrôle de la situation personnelle des candidats par la CTB. La CTB examinera l exactitude de la déclaration implicite sur l honneur dans le chef des candidats qui sont sélectionnés. A cet effet, elle demandera aux candidats concernés de fournir, par les moyens les plus rapides et dans le délai qu elle indique, les renseignements ou les documents qui permettent de vérifier leur situation personnelle, et cela avant toute décision concernant la sélection. Les renseignements ou documents qui permettent à la CTB d examiner la situation personnelle des candidats et, le cas échéant, de leurs associés, seront demandés par la CTB elle-même par des moyens électroniques auprès des gestionnaires des données, si ceux-ci sont accessibles sans frais par ces moyens. Conséquences de l examen Un candidat peut être exclu de la participation à la procédure d attribution du marché s il devait apparaître, lors de ce contrôle, que la déclaration sur l honneur ne correspond pas à sa situation personnelle, ou le cas échéant à celle de l un de ses associés, à la date ultime de réception de la candidature. Une régularisation a posteriori est quoi qu il en soit impossible. Une exclusion est également possible si au cours de la procédure, il devait apparaître que la situation personnelle du candidat ou, le cas échéant, de l un des associés, n est plus en conformité avec la déclaration sur l honneur. Concernant la preuve que les candidats ont rempli leurs obligations en matière de cotisations à la sécurité sociale, les candidats ou le cas échéant leurs associés qui emploient du personnel soumis à la réglementation relative à la sécurité sociale belge ne doivent pas joindre d attestation ONSS à leur offre. Leur situation sera contrôlée directement par la CTB. Les candidats étrangers, ainsi que leurs éventuels associés, qui emploient du personnel non soumis à la réglementation relative à la sécurité sociale belge doivent joindre à leur offre la preuve qu ils ont rempli leurs obligations conformément aux dispositions légales du pays dans lequel ils sont établis. III.2. Capacité Financière (Art. 70 AR 08 JANVIER 1996) Le candidat joint à son dossier de candidature une déclaration sur l honneur dont il ressort que le total de son chiffre d affaires pour les trois années qui précèdent l année de la présente publication est supérieur à 5.000.000 TVAC. S il n est pas satisfait à cette condition, le candidat n est pas sélectionné. III.3. Capacité technique (Art. 71 AR 08 JANVIER 1996) Seuls les candidatures qui répondent aux exigences en matière de situation personnelle et financière (point III.1 et III.2 supra) seront soumises à l analyse de la capacité technique. Deux références Le candidat joint à son dossier de candidature une note de présentation relative à deux références de projets de développement et d implémentation d un ERP. Cette note ne pourra dépasser trois pages A4 pour chacune des références. A) Exigences minimales concernant les références présentées Chacune des deux références doit avoir trait au développement et à l implémentation d un outil de gestion ERP réalisé au cours des trois dernières années précédant la présente publication. On entend par là que le projet auquel la référence renvoie au moment de l introduction du dossier de candidature doit être complètement implémenté. Chacune des deux références doit porter sur un montant minimum de 1.500.000 HTVA. Chacune des références doit avoir trait à un projet répondant aux exigences minimales suivantes : 6

Gestion intégrée d une entité centrale et d entités décentralisés ; Permettant la consolidation au niveau central des données venant des niveaux décentralisés; Permettant de lier l information contenue dans différents modules fonctionnels ; Multilingue ; Principalement Web based avec fonctionalité off-line / synchronisation ; Permettant un paramétrage à divers niveaux (siège, entitées décentralisées, projets, ); Offrant une méthodologie de développement - d implémentation : proof of concept / stepby-step ; Permettant un usage des standards ouverts. B) Contenu de la note de présentation pour chacune des deux références (maximum 3 pages A4 par référence) 1. la note comportera une description du projet présenté comme référence ainsi que les enjeux, contraintes, principaux choix techniques effectués et des résultats atteints dans le cadre du développement et de l implémentation de l ERP considéré; 2. la note du candidat devra reprendre chacune des exigences minimales reprises au point A) cidessus, point par point, en démontrant que chacune des exigences a bien été implémentée dans le projet considéré. 3. la note comportera une explication quant à la pertinence du choix de la référence choisie eu égard aux objectifs poursuivis par la CTB pour le présent marché. Cette explication indiquera en quoi les choix techniques opérés dans le cadre du projet pris comme référence présente des similitudes avec ceux qui pourraient être opérés dans le cadre du développement et de l implémentation d un outil de gestion ERP pour la CTB. C) Méthode d évaluation des références La CTB évaluera la qualité des notes de présentations des références des candidats en fonction des trois aspects demandés au point B) ci-dessus. Une cote sur 50 sera attribuée par la CTB pour chacune des deux références présentées afin d obtenir une cote totale sur 100 pour les deux références. D) Conséquences de l évaluation des références Les candidatures répondant aux critères de sélection relatifs à leur situation personnelle et financière seront classées en fonction des cotes qui auront été attribuées par la CTB pour la note de présentation des deux références. IV. SÉLECTION DES CANDIDATS ET ENVOI DU CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES La CTB sélectionnera au minimum les trois candidats les mieux classés et au maximum les cinq candidats les mieux classés et les invitera à introduire une offre sur base du cahier spécial des charges qui leur sera envoyé à cette fin. Les candidats non sélectionnés recevront dans un délai raisonnable une décision motivée détaillée reprenant les raisons de leur non-sélection. V. SEANCE D INFORMATION Une séance d information relative à la phase de sélection des candidats est prévue au siège de la CTB, 147 rue Haute à 1000 Bruxelles, le 24.09.2012 à 10h00. Cette réunion aura pour objet d éclairer les participants quant aux règles de sélection prévues pour le présent marché afin de limiter le risque de réception de candidatures formellement irrégulières. 7

Les opérateurs économiques désirant participer à cette séance d information doivent s inscrire auprès de Cédric DE BUEGER par courriel à l adresse cedric.debueger@btcctb.org pour le 23.09.2012 au plus tard. VI. DELAI ET FORME D INTRODUCTION DE LA CANDIDATURE Les candidatures seront soit envoyées par la poste, soit déposées dans les bureaux de la CTB rue Haute n 147 à 1000 Bruxelles. Elles devront être introduites pour le 19.10.2012 à 10h00 au plus tard. La candidature est établie en double exemplaire (un original et une copie) et fournie dans deux enveloppes fermées séparément à l attention de Monsieur Cédric DE BUEGER avec sur la face extérieure, la mention suivante: Candidature marché de services Bxl 1278: Développement, implémentation et maintenance d un ERP pour les projets de la CTB - «ORIGINAL» ou «COPIE» ainsi que les coordonnées du candidat. VII. COMPOSITION DU DOSSIER DE CANDIDATURE La candidature sera composée comme suit : Le formulaire d identification du candidat signé se trouvant en annexe à la présente note aux candidats; Si deux ou plusieurs personnes physiques et/ou morales s associent pour le présent marché, elles annexent à leur dossier de candidature la/les convention(s) d association momentanée et/ou de sous-traitance avec mention des différents associés. si le soumissionnaire est une personne morale disposant de la personnalité juridique, les documents qui démontrent le pouvoir de signature du (des) soumissionnaire(s) doivent être joints (à savoir les statuts de l entreprise et l extrait du Moniteur Belge qui démontre la qualité du signataire). Si le signataire agit en vertu d un mandat, la procuration doit également être jointe. Il doit alors ressortir des statuts et de l extrait que le mandant dispose des pouvoirs de délégation nécessaires. la déclaration sur l honneur dont il ressort que le total du chiffre d affaires du candidat pour les trois années qui précèdent l année de la présente publication est supérieur à 5.000.000 TVAC; une note de présentation relative à deux références de projets de développement et d implémentation d un ERP (maximum trois pages A4 pour chacune des deux références) ; pour les candidats étrangers qui emploient du personnel, la preuve qu ils ont rempli leurs obligations conformément aux dispositions légales du pays dans lequel ils sont établis ; VIII. DELAI D INTRODUCTION DES DEMANDES D INFORMATION Jusqu au 12.10.2012 compris, les candidats peuvent adresser leurs remarques ou poser leurs questions concernant la présente note à l adresse mail cedric.debueger@btcctb.org. Si elle le juge nécessaire, la CTB rassemblera ces questions et y répondra en publiant un avis rectificatif via les canaux officiels 8

ANNEXE FORMULAIRE D IDENTIFICATION DU CANDIDAT POUR LE MARCHÉ RELATIF AU DÉVELOPPEMENT, À L'IMPLÉMENTATION ET À LA MAINTENANCE D'UN LOGICIEL ERP DE GESTION ADMINISTRATIVE, DE PLANIFICATION ET DE SUIVI DES PROJETS DE DÉVELOPPEMENT DE LA CTB (BXL 1278) Marché de service - Procédure négociée avec publicité Dénomination de la société : Forme juridique : Siège social (adresse) : Représenté(e) par le soussigné Nom, prénom : Qualité : Personne de contact : Numéro de téléphone : Numéro de fax : Adresse e-mail : Numéro d inscription ONSS ou équivalent : Numéro d entreprise : N de compte pour les paiements : Institution financière : Ouvert au nom de Fait à le Signature / nom : 9