MANUEL UTILISATEUR RAPPROCHEMENT VISUEL Version 1.2 27/05/2010 Ce document et son contenu sont strictement confidentiels et la propriété de Natixis Paiements. Il n est pas contractuel. Toute reproduction et/ou distribution de ce document ou de toute ou partie de son contenu à une entité tiers sont strictement interdits ou sujet à une autorisation écrite préalable de Natixis Paiements. Tous droits réservés
Sommaire 1. ADHÉSION AU SERVICE... 3 2. CINÉMATIQUE DE RAPPROCHEMENT... 4 3. MODALITÉS DE RESTITUTION SUR L OUTIL DE GESTION DE CAISSE... 6 3.1. ONGLET «REMISES»... 6 3.2. ONGLET «PAIEMENTS REMIS»... 6 3.3. DÉTAIL D UNE TRANSACTION... 6 4. PROCÉDURE DE RAPPROCHEMENT MANUEL... 7 Rapprochement visuel V 1.2 - Copyright Natixis Paiements page 2/8
1. Adhésion au service La fonctionnalité de rapprochement bancaire visuel est soumise à souscription dans le cadre du contrat Cyberplus Paiement (Service Additionnel Gestion Bancaire Simplifiée) Elle permet à un commerçant de bénéficier d un rapprochement automatique des transactions réalisées sur la plateforme de paiement avec les mouvements apparaissant sur son relevé bancaire. L utilisation de la fonctionnalité de rapprochement bancaire visuel est soumise à souscription dans le cadre du contrat Cyberplus Paiement (Service Additionnel Gestion Bancaire Simplifiée). Vous devez prendre contact avec votre chargé de clientèle pour souscrire à ce service. A l exception des cartes AMEX, le principe de fonctionnement de la fonctionnalité de rapprochement bancaire visuel est indépendant de la date de valeur appliquée sur le relevé bancaire. Rapprochement visuel V 1.3 - Copyright Natixis Paiements page 3/8
2. Cinématique de rapprochement Chaque transaction remisée est positionnée avec un statut de rapprochement «en attente». Dès l activation de cette fonctionnalité (sous forme visuel et/ou fichier), des traitements automatiques sont mis en place pour réaliser un pointage entre les transactions acquises sur la plateforme de paiement et les écritures sur le compte bancaire. Transaction remisée à J En attente Transaction non rapprochée dans les délais habituels(*) Batch de rapprochement automatique Rapprochement manuel A analyser Rapproché Batch de rapprochement automatique Les transactions ayant fait l objet d un rapprochement avec succès sont mises en statut «rapproché». Les transactions n ayant pas fait l objet d un rapprochement dans les délais habituels sont mis en statut «à analyser». Délais de rapprochement habituels(*) par rapport à J où J est la date de remise de la transaction : o cartes CB, Visa, MasterCard, e-carte Bleue, Maestro : <J+2 o cartes AMEX : < J+32 o cartes privatives hors AMEX : <J+2 Rapprochement visuel V 1.2 - Copyright Natixis Paiements page 4/8
NB : les cartes privatives autres qu AMEX ne feront pas l objet de rapprochement automatique. Elles peuvent par contre faire l objet d un rapprochement manuel par le commerçant. Les transactions de statut «en attente» ou «à analyser» peuvent faire l objet d un rapprochement manuel par le commerçant. Ce rapprochement peut être effectué par le commerçant dans deux configurations : 1. le commerçant n a pas souscrit à l option de réconciliation visuelle (batch automatisé) et souhaite utiliser l outil de gestion de caisse pour pointer manuellement les transactions remisées sur la plateforme par rapport à son relevé de compte. 2. un incident technique temporaire a empêché le batch de rapprochement automatisé de fonctionner ; sur information de sa banque, le commerçant peut régulariser la situation manuellement dans l attente de la régularisation automatisée. Rapprochement visuel V 1.2 - Copyright Natixis Paiements page 5/8
3. Modalités de restitution sur l outil de gestion de caisse 3.1. Onglet «Remises» La colonne «Rapprochement» de l onglet «remises» dans l outil de gestion de caisse matérialise le nombre de transactions rapprochées (manuellement ou automatiquement) sur le nombre total de transactions contenues dans la remise. 3.2. Onglet «Paiements remis» La colonne «statut rapprochement» de l onglet «paiement remis» dans l outil de gestion de caisse matérialise le statut de rapprochement pour une transaction donnée. Les différents statuts sont : en attente, à analyser, rapproché. 3.3. Détail d une transaction Dans le détail de la transaction, le statut de rapprochement ainsi que le commentaire de rapprochement sont consultables à tout moment. Rapprochement visuel V 1.2 - Copyright Natixis Paiements page 6/8
4. Procédure de rapprochement manuel Pour rapprocher manuellement une transaction, aller dans l onglet «paiement remis». Sélectionner la transaction à rapprocher, puis à l aide d un clic droit, afficher le menu contextuel applicable à la transaction. Cliquer sur la fonction «rapprocher manuellement». Rapprochement visuel V 1.2 - Copyright Natixis Paiements page 7/8
Un pop-up de confirmation apparaît à l écran. Cliquer sur «oui». Le commerçant peut alors ajouter un commentaire de rapprochement pour son suivi personnel. Après l avoir renseigné, cliquer sur OK. La transaction est alors rapprochée. Rapprochement visuel V 1.2 - Copyright Natixis Paiements page 8/8