11 rue Hélène 75 017 PARIS http://www.agefos-pme-iledefrance.com Appel à propositions Programme d'actions collectives TPE & PME 2015/2016 Consultation de Novembre 2014 11 Rue Hélène 75017 Paris Novembre 2014 Page 1 sur 12
Sommaire 1. Objet de la consultation..3 2. Présentation d'agefos PME Ile de France.3 3. Présentation d'accès-formation.com..4 3.1 La répartition des entreprises TPE PME.4 3.2 L'offre de service Accès-Formation 4 4. Cadre de l'appel à propositions... 5 4.1 Les objectifs généraux 5 4.2 Les exigences de prestations attendues.5 4.3 Programme d'actions collectives soumis à appel à proposition... 6 4.3.1 L'organisme décrira la formation...6 4.3.2 Présentation de l'offre financière.. 6 5. Contenu des offres... 6 5.1 Les critères de sélection retenus.6 5.2 Identité et références de l'organisme de formation attendues.7 5.3 Description attendue des organismes de formation en Ile des France..7 5.4 Traitement des offres parvenues.7 5.5 Conditions d'envoi et date limite de réception des offres...8 6. Planning prévisionnel... 9 7. Conditions générales de conclusion du marché... 9 8. Convention et facturation... 9 8.1 Contractualisation 8.2 Facturation 9. Communication et intervention du FSE... 10 11 Rue Hélène 75017 Paris Novembre 2014 Page 2 sur 12
1. Objet de la consultation Le présent appel à propositions a pour objet de sélectionner des prestataires en capacité de concevoir et réaliser un programme d actions collectives à l attention des entreprises TPE PME adhérentes à AGEFOS PME Ile De France. Ces actions de formations seront accessibles aux entreprises adhérentes sur le site accès-formation.com, site web dématérialisé d'. Une attention toute particulière sera portée à l'offre et à l'accompagnement proposé aux entreprises de moins de 10 salariés. Le présent appel à propositions comporte les précisions apportées aux prestataires consultés concernant les spécifications techniques, juridiques et administratives indispensables pour répondre avec justesse à la présente consultation. Les retours proposés nous permettront d'alimenter notre baromètre régional sur les offres de formation. 2. Présentation d'agefos PME Ile de France AGEFOS PME est, au plan national, le premier organisme collecteur gestionnaire des fonds de la formation professionnelle. À travers ses missions de gestion et de conseil pour l'emploi et la formation, AGEFOS PME a développé en 30 ans une expertise d'intervention au plus près des entreprises et de leurs salariés, grâce à la force de son réseau paritaire et au professionnalisme de ses équipes. est une association régionale agissant pour le compte du Fonds d Assurance Formation des Salariés des Petites et Moyennes entreprises AGEFOS PME. Son siège régional est situé 11 Rue Hélène 75 017 PARIS. Dans un cadre interprofessionnel, interbranches et territorial, assure le service formation externe pour le compte de ses entreprises adhérentes. Missions de collecte et de gestion des fonds de formation : collecte et gère localement le budget formation des PME constitué par : - Les contributions des entreprises : le plan de formation et la professionnalisation ; - Les financements des pouvoirs publics : Europe, État, Conseil régional. Missions d accompagnement de projets d entreprises : informe et assiste les entreprises dans les démarches telles que : - Le diagnostic des besoins de formation, qu ils soient propres à l entreprise, sur un plan collectif (professionnel ou territorial) ; - La formalisation et la planification du projet de formation ; - L information et le conseil sur l ensemble des aides à la formation et à l embauche ; - La mobilisation de financements complémentaires ; - L identification des compétences nécessaires à la mise en œuvre du projet : cahier des charges, appel à propositions ; - La définition des critères d évaluation des actions de formation. Missions de financement des actions de formation : finance les actions de formation au bénéfice de salariés d entreprises : - Dans le cadre du plan de formation de l entreprise ; - Dans le cadre de la professionnalisation (contrats de professionnalisation, périodes de professionnalisation) et des actions de tutorat. - Dans le cadre du Compte Personnel de Formation Intervention d'agefos PME Ile de France auprès des demandeurs d'emploi : - Préparation Opérationnelle à l'emploi (POE) - Emploi d'avenir - Contrat de sécurisation professionnel (CSP) 11 Rue Hélène 75017 Paris Novembre 2014 Page 3 sur 12
Organisation de l activité: En région Ile-de-France, l activité d AGEFOS PME est organisée en 5 Délégations : - Paris (75) - Sud-Est Francilien (91, 77) - Nord-Est Francilien (93, 94, 95) - Ouest Francilien (78, 92) - Délégation TPE régionale 3. Présentation d'acces-formation Acces-formation.com est à ce jour, un site web ouvert aux entreprises adhérentes à (critère susceptible d'évoluer en cours de programme sans préavis). Ce site leur permet : - d'accéder à des informations générales relatives à la formation professionnelle et à l'offre de service AGEFOS PME Ile-de-France ; - de bénéficier du libre choix d'une importante gamme de formations courantes interentreprises préfinancées (par et le Fonds Social Européen) et accessibles sur l'ensemble du territoire Francilien dans la limite de 5 inscriptions par an et par entreprise (critère susceptible d'évoluer en cours de programme sans préavis) ; - de profiter des conseils en formation des partenaires référencés sur le site ; - d'effectuer l'ensemble des démarches d'inscriptions en ligne aux formations proposées dans le cadre d'un processus dématérialisé et simplifié ; - de suivre la formation de leur choix avec une qualité garantie par ; - d'exprimer directement leur satisfaction à l'issue de la formation suivie par une fiche d'évaluation standardisée. 3.1. La répartition des entreprises TPE PME adhérentes est la suivante : Délégations Nombre d'adhérents % Paris 25433 43 % Ouest Francilien 11810 20 % Nord-Est Francilien 12683 22 % Sud Est- Francilien 8797 15 % Total 58723 Le marché porte sur un volume potentiel global de 7000 places de formation pour la période 2015-2016 3.2. L'offre de service Accès-Formation Les formations répertoriées pour 2015-2016 sont des formations transversales (voir annexe 1). Celles-ci ciblent des métiers et niveaux professionnels hétérogènes : ainsi, les salariés de niveau de poste et de secteurs d activité différents sont susceptibles de suivre une même action de formation. Il est essentiel de tenir compte de ce contexte pour la composition des programmes, la méthodologie retenue et la définition des pré-requis dans les formations. Accès-Formation est un moyen de développement de la professionnalisation des salariés permettant aux entreprises de se doter de compétences nouvelles. C est également un outil de dialogue entre le dirigeant de TPE / PME et ses salariés qui permet la co-construction de parcours de formation individualisés. s'attachera à ce qu'une offre de formation puisse être accessible aux salariés des entreprises franciliennes, quel que soit le lieu de l'entreprise, notamment pour les thématiques les plus récurrentes. 11 Rue Hélène 75017 Paris Novembre 2014 Page 4 sur 12
Le dispositif Accès-Formation apporte aux entreprises et à leurs salariés un service de conseil en formation à distance en réponse aux besoins exprimés et favorise l accès à l offre globale de formation en ligne. Il permet d'apporter une assistance à l entreprise dans son engagement formation et d'assurer le suivi des inscriptions selon le processus administratif de prise en charge défini par en s assurant, en particulier, d'une participation minimale forfaitaire par action définie. À travers ce cahier des charges, il s agit en 2015 de proposer une solution formative clé en mains à des structures TPE/PME tout particulièrement aux entreprises de moins de 10 salariés qui ne disposent pas de service dédié aux Ressources Humaines. Le dispositif bénéficie à ce jour d un cofinancement du Fonds Social Européen. 4. Cadre de l'appel à propositions 4.1. Les objectifs généraux La réponse à l appel à propositions entraîne l acceptation par l organisme de formation des modalités présentées cidessous : L'organisme de formation : - Enregistre sur accès-formation les sessions de formation interentreprises et assure le suivi régulier des plannings. - Vérifie l adéquation des formations proposées à l entreprise avec les besoins vérifiés des salariés inscrits. - Réoriente l adhérent vers une offre de formation autre du site accès-formation (en cas de non correspondance avec le catalogue de formation convenu). - Assiste l entreprise dans son engagement formation et dans le suivi des inscriptions. - Apporte aux entreprises et à ses salariés un service de conseil en formation à distance en réponse aux besoins exprimés. - Assure la prestation de la formation conformément au programme déposé et la mise à jour permanente de ses activités sur le site acces-formation.com - Informe les entreprises et les stagiaires du financement de l action de formation par et le Fonds Social Européen. - Fournit les supports pédagogiques aux stagiaires. - Accompagne l'entreprise dans son engagement formation et assure le suivi des inscriptions selon le processus administratif de prise en charge défini par en vérifiant le versement de la participation minimale forfaitaire par action définie (le montant actuel de la participation à une formation pour une entreprise de moins de 50 salariés est fixé à 100 HT et 200 HT pour les actions en langues par les instances paritaires AGEFOS PME Ile-de-France et peut évoluer en cours de programme). 4.2. Les exigences de prestations attendues Le prestataire devra garantir : - Une programmation sur acces-formation.com à 6 mois des sessions convenues avec une fiabilité d'ouverture supérieure à 75 %; - Une information auprès de l'entreprise en cas de report de session; - Un service administratif assurant les relances et la gestion des convocations ainsi que la confirmation en temps réel des entrées en formation ou reports auprès d'; - Des entretiens préalables de recensement des besoins et niveaux avec possibilité d'adaptation des méthodes et supports pédagogiques ; - Un service d'accueil de qualité et respectueux des engagements qualité AGEFOS PME convenus ; - Des salles de formation au standard d'équipement garantissant un 11 Rue Hélène 75017 Paris Novembre 2014 Page 5 sur 12
confort réel des stagiaires et accessibles aux personnes en situation de handicap ; - Des formateurs salariés et expérimentés dans le domaine de compétence enseigné ; - Des méthodes pédagogiques permettant la mise en œuvre d'études de cas pratiques proposés par les stagiaires ; - Des supports de cours professionnels et respectant la règlementation en vigueur en matière de droit de la copie ; - Un service qualité assurant le traitement préventif et curatif des écarts constatés ; - Des espaces de pause équipés - La réalisation d'un bilan quantitatif et qualitatif annuel sur l'ensemble des prestations réalisées. 4.3. Programme d'actions collectives soumis à appel à propositions La réponse à l'appel à propositions devra présenter les meilleures offres pédagogiques et capacités d'intervention interentreprises de l'organisme de Formation parmi les 10 domaines de formation proposés en annexe 1 et représentant des modules de formation de 7 à 35 heures maximum. L'organisme de formation peut proposer à des formations innovantes et complémentaires aux domaines proposés. 4.3.1 L'organisme décrira par formation couverte : - Le programme détaillé de formation proposée selon le modèle de présentation joint en annexe ; - Les pré-requis exigés et méthodes d'évaluation préalable écrite et orale ; - Les méthodes pédagogiques spécifiques ; - Les ressources pédagogiques correspondantes (CV et références des formateurs) ; - Les lieux de formation proposés sur l'ile-de-france ainsi que les conditions d'accès par les transports en commun; - Les plannings interentreprises prévisionnels sur 2015 garantissant des ouvertures fiables ; - Les modalités d'évaluation en cours et de suivi post-formation ; - Le coût horaire des actions en incluant le service global AGEFOS PME avant et après vente. 4.3.2 Présentation de l'offre financière Le prestataire se conformera au cadre défini ci-dessous lors de la formulation de sa proposition. Intitulé du module de formation E-Learning / Présentiel Durée en heures Nombre de stagiaires minimum Nombre de stagiaires maximum Coût horaire par stagiaire (en euros HT) Coût total par stagiaire (en euros HT) 11 Rue Hélène 75017 Paris Novembre 2014 Page 6 sur 12
5. Contenu des offres 5.1 Les critères de sélection retenus sont : 1) Présentation de la situation (détermine votre compréhension du contexte et des problèmes rencontrés) ; 2) Les moyens de promotion proposés pour nos entreprises de moins de 10 salariés ; 3) Les tarifs et la durée pour chaque action de formation proposée (cout horaire et par stagiaire) ; 4) Les programmes de formation et méthodes pédagogiques proposés ; 5) L expérience justifiée dans la mise en œuvre d actions de formation interentreprises ; 6) La qualification et l expérience des formateurs sur le(s) domaine(s) de formation visé(s) ; 7) Les lieux de formation et équipements pédagogiques mis à disposition ; 8) Les calendriers prévisionnels pour l année 2015 ; 9) Les moyens de suivi et d évaluation proposés ; 10) les modalités d organisation. (Montage des dossiers et transmission des pièces nécessaires, référent unique pour ; 11) Les pédagogies innovantes (FOAD, mise en scène, formation par e-jeu, formation-action, accompagnement...) 12) La capacité à travailler avec un public de demandeur d'emploi. 5.2. Identité et références de l'organisme de formation attendues, selon le modèle joint en annexe 2 : L'annexe 2 est à renseigner dans sa totalité. - Raison sociale - Date de création de l'organisme - Adresse du siège social - Nom du ou des dirigeants - N de déclaration d'activité et N SIRET - Implantations nationales - Domaines de spécialités - Appartenance à un réseau - Effectif global de la structure et ressources pédagogiques : Effectif global Effectif support des équipes commerciales et de gestion administrative Nombre de formateurs permanents et vacataires Ressources en développement pédagogique - Sur les 3 dernières années : Chiffre d'affaire Nombre d'heures stagiaires Répartition par activités et publics Nombre de sessions ouvertes Top 10 des formations réalisées Répartition inter et intra entreprise - Certifications et qualifications 11 Rue Hélène 75017 Paris Novembre 2014 Page 7 sur 12
5.3 Description attendue des organismes de formation proposée en Ile-de-France : Raison sociale si différente - Adresse (joindre photos de l'environnement) - Domaines de formation couverts - Surface globale (pédagogique et pause) - Nombre de salles de formation par département - Équipements pédagogiques - Effectifs locaux et répartition - Conditions d'accessibilité et de parking - Possibilités de restauration 5.4 Traitement des offres parvenues étant investie depuis de nombreuses années en matière d'accès à la formation de personnes en situation de handicap, une attention toute particulière sera portée sur l'accessibilité des locaux et toute autre spécificité de votre organisme liée à l'ouverture de vos formations à toutes autre formes de handicap (sensoriels, moteur, etc.). À ce titre, sur le site web et le guide mis à disposition de nos adhérents, le sigle organisme en capacité à recevoir des personnes à mobilité réduite. sera mentionné devant chaque Toute proposition recevable sera examinée et présentée à la Commission de sélection, chargée de sélectionner les offres les plus pertinentes. L'analyse de la réponse sera faite à partir des éléments objectifs, concrets, vérifiables, fournis dans leur dossier. se réserve le droit de ne pas donner suite aux propositions reçues pour tout ou partie de l appel à propositions et s engage à garder confidentielles les offres reçues. se réserve le droit d'attribuer séparément ou partiellement le marché. Les conditions proposées par les organismes de formation pourront être négociées de gré à gré au regard des précisions complémentaires apportées. Tous les prestataires ayant adressé une proposition seront individuellement informés de la suite donnée à leur dossier. L'organisme de formation non retenu ne peut prétendre à aucune indemnité ni contester pour quelque motif que ce soit le bien-fondé de la décision d'. n est engagée qu après notification écrite adressée à la structure de formation et acceptation formelle des conditions proposées. 11 Rue Hélène 75017 Paris Novembre 2014 Page 8 sur 12
5.5 Conditions d'envoi et date limite de réception des offres Les offres complètes devront être transmises au plus tard le 15 décembre 2014 à 16h00. La réponse devra être adressée sous format électronique et papier : format électronique à l adresse mail suivante : appeldoffres_accesformation@agefos-pme.com - Le mail devra obligatoirement préciser l'objet comme suit : Nom de l'organisme de formation Accès-Formation - Les pièces jointes seront nommées de façon précise et sous les formats comme suit : «Nom organisme- intitulé de formation concerné» format Excel «Nom organisme- intitulé de formation concerné» Formats Excel ou Word (modèle en annexe) «CV Organisme-intitulé de la formation concerné» Formats Excel ou Word ou PDF format papier en 2 exemplaires reliés à l'adresse ci-dessous : AGEFOS PME Ile de France À l'attention d'emmanuelle MAUFRAIS, Directrice Réponse à l'appel à Propositions ACCES-FORMATION 11, rue Hélène 75017 PARIS "Tout dossier non conforme aux modalités mentionnées dans les points ci-dessus ne sera pas étudié" Pour d éventuelles informations les Conseillers acces-formation.com au sein d' sont joignables : Ludivine CHICARD - Tél. : 01 69 91 70 74 - email : lchicard@agefos-pme.com Florian POMPEI - Tél. : 01 69 91 45 35 - email : fpompei@agefos-pme.com 11 Rue Hélène 75017 Paris Novembre 2014 Page 9 sur 12
6. Planning prévisionnel 17 Novembre 2014 Lancement de l appel à propositions 15 décembre 2014 (16h) Date limite de dépôt des dossiers. 16 Décembre 2014 2014 Instruction des réponses à l'appel à propositions 30 Janvier 2015 Courrier d'information envoyé aux organismes de formation sur la suite donnée à leur dossier 7. Conditions générales de conclusion du marché Le marché est conclu pour un an reconductible une fois au terme d'un bilan intermédiaire. L' contractualisera selon une couverture départementale et également selon les domaines de compétences proposées par les Organismes de Formation afin de garantir la proximité de formation. Les prestataires devront garantir une offre de base suffisante dans les domaines généraux (annexe 1). Les thématiques proposées dans le présent appel à propositions ne sont pas limitatives. pourra étudier les nouvelles propositions et les préconisations. Des prestataires intervenant dans des domaines spécialisés pourront être retenus sur la base de propositions d'actions de formation spécifiques complémentaires aux 10 domaines du programme général. Les prestataires pourront être conventionnés sur plusieurs territoires selon leurs implantations géographiques existantes. Pour les entreprises de moins de 10 salariés, la promotion et la téléprospection devront être assurées par des équipes intégrées à l'organisme de formation retenu et selon un protocole et des supports marketing co-construits et validés par. La promotion auprès des entreprises de 10 à 49 salariés est assurée exclusivement par. Le non respect de ces deux dispositions expose l'organisme de formation à des sanctions pouvant aller jusqu'à l'exclusion temporaire ou définitive du dispositif accès-formation.com. peut inviter un organisme de formation à présenter directement ses prestations dans le cadre d'auditions complémentaires portant sur cet appel à propositions. 11 Rue Hélène 75017 Paris Novembre 2014 Page 10 sur 12
8. Convention et facturation 8.1 Contractualisation À l issue de la désignation des prestataires en charge du projet, une convention sera signée entre le prestataire retenu et. Cette convention précisera notamment les modalités de la collaboration ainsi que celles de règlement des factures, sous réserve que les productions aient fait l objet d une validation par et sera établie sur 1 an reconductible. Ainsi, les organismes de formation retenus recevront une convention de mis en œuvre applicable initialement sur l'année 2015. Chaque partenaire désigne un chef de projet référent. D'autre part, il est demandé à tout organisme de formation retenu de privilégier la complémentarité Acces-Formation dans un souci de partenariat gagnant-gagnant lors d'une impossibilité de répondre à une sollicitation ponctuelle par un adhérent. 8.2 Facturation L'organisme de formation devra transmettre une facturation bimensuelle des actions terminées accompagnées des pièces justificatives exigées. La facturation se fera au plus tard le 31 janvier de l'année N+1. L' règlera les factures correspondantes à des dossiers conformes dans un délai de 45 jours. Aucun acompte ne sera versé préalablement à l'entrée en formation. Le partenaire devra se soumettre à tout audit qualité ou de contrôle et participera aux Comités de suivi du programme. Les formations réalisées dans le cadre de la présente convention-cadre seront prises en charge par l AGEFOS PME Ile de France aux conditions suivantes : Les questionnaires d entrée et de sortie dûment complétés et signés par le stagiaire conditionnent le règlement des factures par AGEFOS PME Ile de France. L'organisme de formation facture à l AGEFOS-PME Ile de France toutes les actions terminées par sessions, entreprises, stagiaires avec le nombre d heures réalisées et justifiées toutes les 2 semaines. En ce qui concerne les formations en langues, l'organisme de formation facture à mi-parcours L'organisme de formation devra obligatoirement faire apparaitre sur sa facturation les éléments suivants : Adresse complète de l'agefos pme Ile de France : AGEFOS PME Ile De France Service Acces-Formation Délégation TPE TSA 11163 91 916 EVRY CEDEX 9 Numéro de facture Date de facture Numéro intracommunautaire si l'organisme est assujetti à la TVA L'intitulé de la formation précédé de la mention "FSE AF : " Nom de l'entreprise du stagiaire Nom du stagiaire Période facturée Nombre d'heures facturé 11 Rue Hélène 75017 Paris Novembre 2014 Page 11 sur 12
Le numéro d'inscription d'accès-formation L'organisme joint, obligatoirement, à sa facturation, les pièces justificatives suivantes : Questionnaire de sortie FSE (dès mise en place du questionnaire par le FSE) Feuilles d'émargement par session Evaluations de fin de formation AGEFOS PME Ile de France Ticket de formation Les heures de formation non réalisées ainsi que l absence du questionnaire FSE d entrée dans l action et du questionnaire de sortie dès sa mise en application, ne peuvent donner lieu à une prise en charge par l AGEFOS PME Ile de France. Les formations interrompues en cours de parcours seront prises en charge par l AGEFOS PME Ile de France à hauteur des heures de formation réalisées. L AGEFOS PME Ile de France réalisera des audits qualitatifs durant le déroulement de la présente convention et celle-ci fera l objet de réunions bimestrielles de suivi entre le responsable de projet AGEFOS PME Acces-formation.com et les équipes des prestataires. 9. Communication et intervention du Cofinanceur Le Fonds Social Européen intervient dans le financement des différentes actions de formation décrites dans cet appel à propositions Ce financement relève de la convention bilatérale porté par au titre de la programmation 2015-2016. Dans le cadre du financement par le FSE, le prestataire s'engage à : Mentionner lors de la réalisation du projet de formation que celui-ci relève d'un cofinancement FSE et par conséquent de reporter sur tous les documents afférents les logos et visuels relatifs au FSE, Remettre au stagiaire le questionnaire FSE d entrée obligatoire, Récupérer ce questionnaire complété, Adresser une copie du questionnaire à AGEFOS PME Ile de France par e-mail questionnaire_fse_idf@agefospme.com au plus tard 72h après le début de la formation. Dans l objet du mail, indiquer «AF suivi du nom de l organisme de formation suivi de la date de début de l action» sans espace. Remettre au stagiaire en formation le questionnaire FSE de sortie obligatoire, Récupérer ce questionnaire complété, Retourner ce questionnaire à AGEFOS PME Ile de France au plus tard 3 semaines après la fin de la formation dans le dossier de facturation. Le prestataire s engage à informer AGEFOS PME Ile de France de tout changement de stagiaire et à remettre le questionnaire FSE avant le début de formation au nouveau stagiaire. Les changements de stagiaire durant la formation ne sont pas pas autorisés. Chaque sortie d un stagiaire doit faire l objet d une transmission du questionnaire FSE de sortie du dispositif. En cas de non-respect des conditions obligatoires convenues, AGEFOS PME Ile de France se réserve le droit de suspendre sans délai le présent contrat cadre. Le prestataire est susceptible d'être soumis à un contrôle par les instances communautaires concernées ainsi que par les organes nationaux de contrôle. Il convient, dans ce cadre, d'être en mesure de présenter tout document justifiant de sa prestation. Les données recueillies par le prestataire via les questionnaires FSE ne doivent pas être conservée au-delà du des délais de transmission à AGEFOS PME Ile de France. Les données des questionnaires FSE doivent rester strictement confidentielles et ne doivent en aucun cas constituer un fichier utilisé à d autres fins que la transmission à AGEFOS PME Ile de France par le prestataire. 11 Rue Hélène 75017 Paris Novembre 2014 Page 12 sur 12