Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires DIDACTICIEL Version 3.2
Table des matières Les différentes étapes 1 Saisie des déclarations du mois courant...2 Saisie...2 Insertion de lignes...5 Suppression de lignes...7 Saisie des déclarations sur des mois antérieurs au mois courant...8 Création feuille de saisie sur mois antérieur...8 Suppression de feuille...9 Impression du coupon et télétransmission du fichier...11 Impression de la liste des employeurs...12 Télétransmettre un fichier...12 Télétransmettre plusieurs fichiers (cabinets comptables)...15 Autres opérations 16 Recherche...17 Impression des déclarations...18 Personnalisation et paramètres...19 Changement des taux de cotisations...22 Tri par ordre croissant...24 Import de fichier...25 Format du fichier à importer...26 Cas des personnes qui traitent plusieurs employeurs...28 Traitement d un nouvel employeur...28 Changement d employeur...30 Suppression d un employeur...32 Particularités de Windows Vista 33 Macro désactivées...33 Affichage de la barre d outils personnalisée des déclarations de salaires.34 Aide en ligne 35 Aide contextuelle...35 Assistance 37 Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Table des matières i
Les différentes étapes La saisie mensuelle des déclarations de salaires se fait suivant les étapes ci-dessous : Saisie de la déclaration du mois courant. Saisie éventuelle de déclarations qui portent sur des mois antérieurs au mois courant. Impression du coupon récapitulatif, enregistrement de la déclaration de salaires. Impression de la liste des employeurs (Si plusieurs employeurs). Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Les différentes étapes 1
Saisie des déclarations du mois courant Saisie Avant de saisir les différentes lignes de déclaration il faut initialiser la feuille de saisie pour le mois courant. Pour effectuer cette opération vous pouvez : - soit activer l option menu Période / Mois en cours... Dans la boîte de dialogue affichée entrez le mois sous la forme MM/SSAA (MM= Mois, SS=Siècle, AA=Année) : Cliquez sur le bouton OK pour valider. Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Les différentes étapes 2
- soit cliquer sur le bouton Nouvelle période de la barre d outils Dans la boîte de dialogue affichée : - entrez le mois sous la forme MM/SSAA (MM= Mois, SS=Siècle, AA=Année) - cochez l option Mois en cours Cliquez sur le bouton OK pour valider. Une boîte de message s affiche pour vous avertir que la partie droite de la feuille de saisie du mois courant (SALAIRES et ELEMENTS DE L ACTIVITE) sera remise à blanc. Les éventuelles feuilles de déclarations complémentaires sur les mois antérieurs seront supprimées. Cliquez sur le bouton OK pour valider. Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Les différentes étapes 3
Vous êtes prêt à saisir les lignes de déclaration de salaires. Pour cela déplacez-vous sur la feuille de saisie à l aide du curseur grâce aux touches de déplacement gauche, droite, haut, bas. Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Les différentes étapes 4
Insertion de lignes Deux cas peuvent se présenter : - soit vous voulez insérer une ou plusieurs lignes vierges, - soit vous voulez insérer une ou plusieurs lignes complémentaires à une ligne existante. Positionnez le curseur sur la ligne après laquelle vous voulez insérer une ou plusieurs lignes. Ensuite vous pouvez : - soit activer l option Edition / Insertion de ligne(s)... - soit cliquer sur le bouton Insertion de ligne(s) de la barre d outils Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Les différentes étapes 5
Dans la boite de dialogue, saisissez le nombre de lignes à insérer et cliquez sur le bouton de votre choix : Dans l exemple ci-dessous une ligne complémentaire a été insérée, le Nom, le Matricule, la Clé et le Régime maladie de la ligne pointée par le curseur ont été reportés. Vous pouvez maintenant compléter cette ligne par des éléments de salaires ou d activité (code A, code B, Dates etc...). Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Les différentes étapes 6
Suppression de lignes Pour supprimer une ou plusieurs lignes : - sélectionnez la ou les lignes à supprimer, - choisissez ensuite une des deux possibilités suivantes : - soit activer l option menu Edition / Suppression de ligne(s)... - soit cliquer sur le bouton Suppression de ligne(s) Dans la boîte de dialogue choisissez OK pour confirmer la suppression, ou Annuler pour l annuler. Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Les différentes étapes 7
Saisie des déclarations sur des mois antérieurs au mois courant Création feuille de saisie sur mois antérieur Pour créer une feuille de saisie de déclarations pour un mois antérieur à la période de déclaration vous pouvez : - soit activer l option menu Période / Mois antérieur... Dans la boîte de dialogue affichée entrez le mois sous la forme MM/SSAA (MM=Mois, SS=Siècle, AA=Année) : - soit cliquer sur le bouton Nouvelle période de la barre d outils Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Les différentes étapes 8
Dans la boîte de dialogue affichée : - entrez le mois sous la forme MM/SSAA (MM=Mois, SS=Siècle, AA=Année) - cochez l option Déclaration complémentaire Cliquez sur le bouton OK pour valider, la feuille est créée. Suppression de feuille Il n est pas possible de supprimer la feuille du mois courant. La feuille de saisie du mois antérieur doit être la feuille active, pour la supprimer vous pouvez : - soit activer l option menu Edition / Supprimer une feuille... - soit cliquer sur le bouton Supprimer une feuille Dans la boîte de dialogue choisissez OK pour confirmer la suppression, ou Annuler pour l annuler. Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Les différentes étapes 9
Les autres opérations (saisie, suppression et insertion de ligne) sont identiques au mois courant, voir chapitre Saisie des déclarations du mois courant. Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Les différentes étapes 10
Impression du coupon et télétransmission du fichier Lorsque la déclaration du mois courant et les éventuelles déclarations complémentaires sont saisies il vous faut : télétransmettre (nécessite un abonnement ; modalité sur le site internet www.caisses-sociales.mc) imprimer éventuellement le coupon récapitulatif. Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Les différentes étapes 11
Impression de la liste des employeurs Si vous traitez les déclarations de plusieurs employeurs (cas des agences ou cabinets comptables), il vous faut joindre la liste des employeurs dont la déclaration est enregistrée sur votre disque dur (C:\Caisses Sociales de Monaco\Déclarations de Salaires). Pour imprimer la liste des employeurs vous devez : - vérifier que l imprimante est prête (papier et ON LINE) Ensuite : - soit activer l option menu Fichier / Imprimer / Liste des employeurs - soit cliquer sur le bouton Liste des employeurs Récupérez la liste sur votre imprimante et joignez-la aux autres documents à destination des Caisses Sociales. Télétransmettre un fichier Pour cela vous pouvez : - soit activer l option menu Fichier / Tranfert / Télétransmettre la déclaration... - soit cliquer sur le bouton Transfert puis Par télétransmission» Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Les différentes étapes 12
Une boite de dialogue vous indique alors l emplacement du fichier à télétransmettre et vous garde le chemin en mémoire pour l opération de télétransmission Cliquez sur OK. Vous êtes alors connecté sur le site «Internet» des caisses sociales de Monaco soit la fenêtre : Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Les différentes étapes 13
Cliquez sur «Télétransmission de fichier» Saisissez votre numéro d abonné et votre mot de passe Cliquez sur OK. L écran suivant apparaît Le nom du fichier à télétransmettre ayant été préalablement mis en mémoire lors de l opération dans excel, maintenez la touche «Ctrl» de votre clavier (en bas à gauche ) appuyée puis la touche «V». Le nom du fichier est alors chargé et prêt à être télétransmis. Cliquez sur le bouton «Envoyer» et laissez vous guider Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Les différentes étapes 14
Remarque : Pour de plus amples informations sur la télétransmission, utilisez le bouton d aide. Télétransmettre plusieurs fichiers (cabinets comptables) Pour cela vous pouvez : - soit répéter l opération précédente pour chaque déclaration - soit enregistrer les différentes déclarations sur votre disque dur (C:\Caisses Sociales de Monaco\Déclarations de Salaires) puis les sélectionner à partir du bouton «Parcourir» présent sur le site de télétransmission Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Les différentes étapes 15
Autres opérations Différentes options vous sont proposées en annexe des opérations précédentes : Recherche. Impression des déclarations. Personnalisation et paramètres. Tri par ordre croissant. Import de fichier. Cas des personnes qui traitent plusieurs employeurs. Aide en ligne. Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Autres opérations 16
Recherche Si vous traitez un nombre important de salariés, vous avez la possibilité de vous déplacer plus facilement parmis ceux-ci grâce à la fonction de recherche. Pour l activer : - choisissez l option menu Edition / Rechercher... Dans la boîte de dialogue : Entrez la valeur à rechercher (Numéro Matricule, Nom,...) dans la zone prévue à cet effet et cliquez sur le bouton OK, si la recherche aboutit, le curseur se positionnera sur la première occurrence de cette valeur. Si vous voulez vous positionner sur une lettre de l alphabet (par exemple les salariés dont le nom commence par la lettre P), saisissez cette lettre et cliquez sur OK. Dans cette option la liste des salariés doit être au préalable triée sur le nom. Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Autres opérations 17
Impression des déclarations Il n est pas nécessaire de joindre une copie papier de la déclaration des salaires. Néanmoins vous pouvez imprimer les feuilles de déclaration de salaires. Pour cela : - positionnez-vous sur la feuille à imprimer Vous devez ensuite : - soit activer l option menu Fichier / Imprimer / Feuille active... - soit cliquer sur le bouton Imprimer Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Autres opérations 18
Personnalisation et paramètres Pour personnaliser votre déclaration ou pour changer les taux de cotisation, vous devez : - soit activer l option menu Options / Personnaliser... - soit cliquer sur le bouton Personnaliser Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Autres opérations 19
Dans la boîte de dialogue : Modifiez éventuellement l Adresse, le numéro de Téléphone. Le Matricule Employeur, la Clé, la Raison Sociale et les options Régimes particuliers ont été chargés lors de la procédure d installation suivant les instructions données par les Caisses Sociales de Monaco et vous ne devez pas les modifier, car la valeur de ces rubriques correspond à ce qui est enregistré dans le système d informations des Caisses Sociales. IMPORTANT : les deux cases à cocher figurant dans le cadre Régimes particuliers ont été renseignées de façon à ce que les cotisations appelées par la Caisse de Garantie des Créances des Salariés (CGCS) et par la Caisse des Congés Payés du Bâtiment (CCPB) ne figurent sur le coupon récapitulatif que pour les employeurs affiliés à ces régimes. LE SERVICE RECOUVREMENT DES CAISSES SOCIALES DEVRA IMPERATIVEMENT ETRE CONTACTE PREALABLEMENT A TOUTE MODIFICATION DE CES DONNEES. Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Autres opérations 20
Lorsque la case CCPB et/ou CGCS est cochée l employeur doit cotiser au régime correspondant et est tenu de mettre à jour le taux de cotisation en cas de modification de celui-ci. Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Autres opérations 21
L attention des employeurs adhérant à la CCPB est appelée sur le fait que le taux de cotisation à ce régime n est pas réajusté à la même date que les taux CCSS-CAR et CGCS, d où la nécessité d effectuer les mises à jour nécessaires en cours d exercice. Changement des taux de cotisations Les taux des cotisations CCSS, CGCS et CAR sont normalement réajustés annuellement au mois d octobre. Lorsque le mois d octobre devient le mois courant, et que vous initialisez la feuille de saisie de celui-ci, la boîte de dialogue Personnaliser vous est proposée automatiquement. Dans le cas de changement de taux en cours d exercice (un mois autre que le mois d octobre), ce qui est actuellement le cas pour la CCPB, il vous faudra activer cette boîte de dialogue suivant les directives précédentes. Pour modifier les taux au changement d exercice (octobre), cliquez sur le bouton prévu à cet effet : Ceci a pour effet de faire basculer les valeurs des rubriques Date d effet et des Taux, de la ligne du dessus vers la ligne du bas, et de préparer la ligne du dessus afin de recevoir les nouvelles valeurs. Après confirmation (OK) dans la boîte de message : Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Autres opérations 22
On obtiendrait dans notre exemple : Il ne vous reste plus qu a rentrer les nouveaux taux et à cliquer sur le bouton OK pour valider. Si plus tard en cours d exercice (un mois autre que le mois d octobre), il y a changement de taux, procéder comme indiqué cidessus, puis saisir sur la première ligne la date d effet et les différents taux applicables à cette date. Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Autres opérations 23
Tri par ordre croissant Si vous avez enregistré vos lignes de déclaration sans vous soucier du classement par ordre alphabétique, vous avez la possibilité de les trier par ordre croissant sur le Nom et Prénom. Pour cela vous devez : - soit activer l option menu Données / Trier - soit cliquer le bouton Trier dans l ordre croissant Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Autres opérations 24
Import de fichier Si vous avez un logiciel capable de créer un fichier ASCII au format décrit dans les pages suivantes, vous avez la possibilité d importer ce fichier dans des feuilles de saisies. Pour cela vous devez : - soit activer l option menu Fichier / Ouvrir la déclaration de l employeur... - soit cliquer sur le bouton Ouvrir la déclaration d un employeur Dans la boîte de dialogue choisissez le fichier à importer et cliquez sur le bouton OK. Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Autres opérations 25
Format du fichier à importer Code enregistrement (positions 1 à 3) Information (positions 4 à...) E01 Numéro employeur 5c numériques E02 Raison sociale 40c maxi E03 Chiffre clé employeur 1c numérique E04 Adresse 40c maxi E05 Adresse 2eme ligne 40c maxi E06 Code postal 5c numériques E07 Ville 30c maxi Format E08 Téléphone 20c maxi (ex : 93.12.34.56) E09 Date effet taux exercice en cours E10 Taux CCSS exer. cours 99,99 E11 Taux CGCS exer. cours 99,99 E12 Taux CAR exer. cours 99,99 E13 Taux CCPB exer. cours 99,99 E14 Date effet taux exercice précédent E15 Taux CCSS exer. précéd. 99,99 E16 Taux CGCS exer. précéd. 99,99 E17 Taux CAR exer. précéd. 99,99 E18 Taux CCPB exer. précéd. 99,99 E19 Code CCPB 0 ou 1 E20 Code CGCS 0 ou 1 MM/SSAA (ex: 10/1996) MM/SSAA (ex: 10/1995) 0 = n adhère pas 1 = adhésion 0 = n adhère pas 1 = adhésion Les enregistrements E01 à E20 sont utilisés pour remplir la boîte de dialogue personnaliser. Si les enregistrements E09 à E18 sont omis les taux en place seront utilisés. Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Autres opérations 26
Information Nbre de caractères Position de début Position de fin Format Code enregistrement (valeur 05) 2 1 2 Numérique Code CCPB 1 3 3 Alpha. Numéro employeur 5 4 8 Numérique Période de travail : (le mois et les deux 4 9 12 MMAA derniers chiffres de l année) Numéro immatriculation salarié 7 13 19 Numérique Chiffre clé salarié 1 20 20 Numérique Régime maladie 1 21 21 Numérique Salaires bruts : (7 entiers et 2 décimales) 11 22 32-9999999,99 Dépassement CCSS (7 ent. et 2 décimales) 11 33 43-9999999,99 Dépassement CAR (7 ent. et 2 décimales) 11 44 54-9999999,99 Heures de travail 4 55 58-999 Code A 1 59 59 Numérique Heures de Code A 4 60 63-999 Code B 1 64 64 Numérique Nombre de jours d absence : (uniquement 3 65 67-99 pour les salariés relevant du régime T.T.) Date de début du Code A : (le jour et le 4 68 71 JJMM mois) Date de fin du code A : (le jour et le mois) 4 72 75 JJMM Date de début du Code B : (le jour et le 4 76 79 JJMM mois) Date de fin du Code B : (le jour et le mois) 4 80 83 JJMM Nom et prénom 30 84 113 Alpha. Date de Naissance 10 121 130 JJ/MM/SSA A Les différentes rubriques sont toutes facultatives à l exception du Numéro d immatriculation salarié, du Chiffre clé salarié, du Nom du salarié et du régime maladie. Si une rubrique n est pas renseignée il faut prévoir une zone à blanc de la longueur de cette rubrique. Pour la codification des différentes rubriques (Code A, Code B, etc.) se référer à la notice DECLARATIONS MENSUELLES ou à l aide en ligne. Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Autres opérations 27
Cas des personnes qui traitent plusieurs employeurs Traitement d un nouvel employeur (ajout d un nouvel employeur) ATTENTION : cette opération efface toutes les informations du traitement en cours. Veuillez au préalable sauvegarder sur disque les informations de l employeur en cours (Fichier / Sauvegarder). Pour prendre en compte un nouvel employeur vous devez : - soit activer l option menu Fichier / Nouvel employeur... - soit cliquer sur le bouton Nouvel employeur Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Autres opérations 28
Après un message vous invitant à sauvegarder l employeur en cours, la boîte de dialogue Personnaliser est affichée : Dans cette boîte de dialogue saisissez les renseignements concernant le nouvel employeur et cliquez sur le bouton OK. Saisissez ensuite vos lignes de déclaration. Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Autres opérations 29
Changement d employeur ATTENTION : cette opération efface toutes les informations du traitement en cours. Veuillez au préalable sauvegarder sur disque les informations de l employeur en cours (Fichier / Enregistrer). Pour passer d un employeur à un autre vous devez : - soit activer l option menu Fichier / Ouvrir la déclaration de l employeur... - soit cliquer sur le bouton Ouvrir la déclaration d un employeur Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Autres opérations 30
Après un message vous invitant à sauvegarder l employeur en cours, la boîte de dialogue Ouvrir est affichée : Choisissez l employeur à traiter et cliquez sur le bouton OK. Le nom du fichier est composé comme suit : - n0, - le numéro de l employeur, -.emp. Ensuite saisissez ou modifiez vos lignes de déclaration. Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Autres opérations 31
Suppression d un employeur Vous avez la possibilité de supprimer un des employeurs. Pour effectuer cette opération sélectionnez l option menu Edition / Supprimer un employeur.... Dans la boite de dialogue : Sélectionnez l employeur à supprimer et cliquez sur le bouton Supprimer. Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Autres opérations 32
Particularités de Windows Vista Macro désactivées. Dans certain cas les macros sont désactivées dès le démarrage d Excel Il faut donc cliquer sur «Option» et cocher «Activer ce contenu» Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Particularités de Windows Vista 33
Affichage de la barre d outils personnalisée des déclarations de salaires Pour visualiser la barre d'outils personnalisée des déclarations de salaires il faut cliquer sur l'onglet Compléments Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Particularités de Windows Vista 34
Aide en ligne Pour activer l aide en ligne sélectionnez l une des options menu suivantes : Aide / Comment remplir la déclaration pour une aide sur les différentes rubriques de la déclaration de salaires. Aide / A propos de... si vous avez besoin de téléphoner à la HOT LINE des Caisses Sociales de Monaco. Aide contextuelle Si vous avez besoin d une aide au moment de la saisie des lignes de la déclaration, positionnez le curseur sur la rubrique qui vous pose problème (exemple Code B), appuyez en même temps sur les touches MAJ (SHIFT) et F1, l aide correspondante à la rubrique (dans notre exemple le Code B) est activée. Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Aide en ligne 35
Assistance En cas de problème technique majeur sur ce logiciel, vous pouvez appeler la HOT LINE des Caisses Sociales de Monaco au numéro : 93 15 44 44 Pour nous permettre de traiter votre appel plus rapidement veuillez préciser : la version de Windows utilisée (Ex: W98, NT4, windows 2000, XP, Vista) la version d Excel utilisée (Ex: 7.0, 97, 2000, XP, 2007), les paramètres nationaux de Windows et d Excel (Français, Anglais,...), type de machine, la mémoire RAM le problème rencontré de la manière la plus précise possible, vos coordonnées (Nom, No de téléphone,...). Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires Assistance 37