Cap Performance Le manuel du cabinet
Quelques rappels sur le manuel de cabinet 2
Quelques rappels Les textes Depuis le 1 er janvier 2012, la NPMQ (norme pour la maîtrise de la qualité) est entrée en vigueur chez les EC Depuis 2005, les CAC doivent respecter le code déontologie. Ces deux textes imposent la mise en place d un système qualité permettant de s assurer que le cabinet respecte les obligations légales et réglementaires l organisation est adaptée aux missions et permet d aboutir à l émission d un rapport «approprié» Les procédures doivent être consignées dans un manuel d organisation 3
Les textes à connaître La norme NPMQ : définit les obligations d une structure d exercice professionnel concernant son système de maîtrise de la qualité décrit les politiques et les procédures à mettre en œuvre au sein d une structure d exercice professionnel visant à assurer le respect des règles professionnelles déontologiques et normatives reprend les principes des normes générales qui disparaissent est applicable à toutes les structures d exercice professionnel et pour l ensemble de leurs missions
Les textes à connaître 16 de la NPMQ : «Le cabinet doit mettre en place et assurer le suivi d'un système de contrôle qualité qui comprend des politiques et des procédures couvrant chacun des domaines suivants : responsabilités de l'équipe dirigeante concernant la qualité au sein du cabinet ; règles de déontologie pertinentes ; acceptation et maintien de relations clients et de missions particulières ; ressources humaines ; réalisation des missions ; surveillance.» 17 de la NPMQ : «Le cabinet doit consigner par écrit ses politiques et ses procédures de contrôle qualité et les communiquer à ses membres.»
Les textes à connaître Le manuel est obligatoire pour les commissaires aux comptes en application du : Code de déontologie, art. 15 Respect d'un certain nombre d obligations : disposer des moyens pour exercer ses missions dans de bonnes conditions mettre en place des procédures de contrôle interne et de contrôle qualité interne Disposer d une documentation interne qui justifie que le cabinet est organisé pour respecter ces différentes obligations. Code de commerce, Art. R 821-24
Les textes à connaître Norme ISO 9001 Définit des exigences pour tous les processus ayant un impact sur la qualité des produits À partir des principes fondamentaux nécessaires au management de la qualité Orientation client Leadership Implication du personnel Approche processus Management par une approche système Amélioration continue Approche factuelle pour la prise de décision Relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs
Les textes à connaître La norme ISO 9001 Requiert une documentation pour apporter la preuve des procédures en faciliter leur connaissance et donc leur respect A condition d être utile pour le cabinet Nécessairement adaptée à chaque cabinet Le manuel d organisation en fait partie Il en contient même une très grande partie à lui seul Possibilité de faire un seul manuel compatible avec les 3 référentiels
Le manuel d organisation du cabinet Le manuel est obligatoire mais il est aussi indispensable à la bonne gestion du cabinet Pour améliorer l organisation A condition de bien cerner les enjeux : quels objectifs du manuel? bien s y prendre : quelle méthodologie? 9
Un outil au service des cabinets Outil d organisation et de sécurisation des pratiques Formaliser les pratiques Améliorer les pratiques Sécuriser les pratiques Outil de management des hommes facilite l intégration des personnes, permet de gérer les compétences (formation) participe à la création (et au maintien) de la culture du cabinet contribue à la motivation des équipes limite le turnover Outil pour le développement du cabinet permet de gagner en efficacité et en performance permet de facturer les missions effectuées sans en oublier permet de contrôler la rentabilité du dossier 10
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www.monmanuelcabinet.fr Outil gratuit d aide à la rédaction du manuel de procédures compatible avec les deux professions adapté aux petits cabinets 3 avantages pour les cabinets Respecter les obligations professionnelles Diffuser les bonnes pratiques du cabinet Compatible avec la norme ISO 9001 Plus de 2500 cabinets ont créé leur manuel! 12
www.monmanuelcabinet.fr Un outil de génération du manuel du cabinet à la fois souple et évolutif Souple : chaque cabinet construit son propre manuel en adaptant sa rédaction en fonction de son activité (EC et/ou CAC), de sa taille, de son organisation, de ses besoins, de ses priorités... Sur chaque sujet, l outil propose différentes rédactions. Chacun peut aussi «piocher» certains passages, certaines phrases dans les rédactions proposées pour aboutir à une rédaction assistée mais 100 % personnalisée. In fine, l outil génère un manuel sur mesure. Evolutif : le manuel peut être généré en plusieurs étapes. Les utilisateurs créent un compte sécurisé et peuvent, par la suite, à tout moment reprendre la rédaction de leur manuel pour modifier son contenu, compléter certains thèmes
www.monmanuelcabinet.fr En quelques secondes créez votre compte et effectuez la saisie des informations relatives au cabinet pour personnaliser le manuel Simple d utilisation Elaboration du manuel de procédures se déroule en 4 étapes : 1. Identification et paramétrage En fonction du périmètre retenu (activité d expertise comptable et/ou de commissariat aux comptes), les rédactions proposées par le site seront différentes
www.monmanuelcabinet.fr 2. Composition du sommaire L outil en ligne propose un ordonnancement des paragraphes indicatif pour le manuel. Chacun peut, très simplement, en modifier l ordre.
www.monmanuelcabinet.fr 3. Le choix des rédactions Pour chaque thème du sommaire, une ou plusieurs formulations sont proposées. L utilisateur sélectionne la rédaction qui convient le mieux. Possibilité de rédiger soi-même les lignes qui seront reprises dans le manuel final. Toutes les saisies et modifications sont sauvegardées et sont récupérables lors de prochaines mises à jour.
www.monmanuelcabinet.fr 4. Un manuel clé en main Une fois sélectionnés et modifiés les paragraphes correspondant au plan, en un clic le manuel est disponible en format Word : le manuel est prêt! Le manuel ainsi généré permet de répondre aux exigences professionnelles mais plus encore dans la mesure où il ne se limite pas aux éléments strictement obligatoires des textes. De nombreuses rubriques ne sont pas obligatoires, mais trouvent logiquement leur place au sein d un manuel d organisation utile et efficace pour le cabinet.
www.monmanuelcabinet.fr Un outil de travail pour l expert-comptable comme pour le commissaire aux comptes facultatif dont l utilisation est laissée à la libre appréciation de chaque confrère Chaque professionnel doit adapter les textes à la situation de son cabinet, à ses pratiques et à son organisation. Les rédactions proposées ne sont pas des modèles ou même des recommandations ni la doctrine de l Ordre ou de la Compagnie. Il s agit uniquement d exemples et d illustrations.
Des outils gratuits à votre disposition Cap Performance Elaboration par l OEC Paris-Ile de France et la CRCC de Paris d un panel d outils gratuits Pour donner les moyens à chaque cabinet de disposer des outils incontournables en matière de conformité et de performance Gratuits Création d un site dédié à la performance www.capsurlaperformance.fr
Comment accéder à tous les outils de Cap performance? A partir du portail performance : www.capsurlaperformance.fr Ou directement sur les sites dédiés : www.monmanuelcabinet.fr www.mondiagnosticperformance.fr www.capsurlaperformance.fr/mes-outils-performance.html www.performance-acedemy.fr
Cap Performance : la performance en actions!