FICHE DE CADRAGE PASSAGE AU PESV2 Etape dématérialisation RAPPEL : La Dématérialisation n est pas à ce jour obligatoire 1) CONTEXTE ET CONSTATS : Le passage au PES v2 DEMAT implique de joindre aux mandats et titres dématérialisés les pièces justificatives de dépense et de recette, également de manière dématérialisée. Il est donc important de concevoir le circuit de circulation et la manière de stocker ces pièces justificatives. Deux observations = - L original de la PJ peut être au départ «papier», auquel cas la dématérialisation ne permet pas la destruction de l Original. Cet Original Papier devra continuer à être conservé. - Une fois le bordereau de mandats ou de titre constitué, ce bordereau contient physiquement les Pièces Justificatives. C est donc l archivage de ce bordereau qui vaudra archivage des pièces justificatives. Elles n ont pas lieu d être conservées électroniquement à part de ce bordereau. 2) ENJEUX : Cette nouvelle manière de procéder ne doit pas alourdir le travail des personnes chargées de la comptabilité Le circuit proposé doit être fiable afin d être sûr de ne pas perdre de pièce. 3) ORGANISATION PROPOSEE : 1 ) Réception des PJ de dépenses. On ne change rien au fonctionnement actuel. Le service comptable reçoit et stocke ces courriers papiers en attendant la phase de mandatement. 1
3 ) Conception d un bordereau. Actuellement, le service comptable regroupe dans les factures en instance de paiement celles qui peuvent être mandatées au sein d un même bordereau et une personne se saisit de ce lot. Le bordereau est saisi à l écran, puis l opérateur va au photocopieur pour effectuer les doubles des factures. Nous n allons pas changer les étapes, juste les intervertir! Cela ne va donc pas générer de travail supplémentaire La Pièce justificative papier doit être scannée. La personne qui réalise le bordereau va au photocopieur et mets le paquet de factures dans le bac du photocopieur. Le photocopieur est réglé pour déposer directement les pdf dans un dossier spécifique à chaque personne = PJ_DEMAT / «prénom» Cette phase de traitement se substitue aux photocopies des PJ réalisées actuellement pour garder un exemplaire de la facture en plus de l original joint au bordereau papier. a) Saisie des mandats et des titres. Au moment de la saisie des mandats ou des titres du bordereau, la personne ira soit dans son dossier PJ_DEMAT / «prénom» chercher à chaque pièce la PJ Correspondante. A l ajout dans le Logiciel comptable, la Pièce Justificative doit être renommée comme le propose le logiciel de manière unique pour la collectivité. Il est important que la collectivité ait au préalable revérifié que les Pièces Justificatives sont conformes aux instructions sur les PJ que l on peut consulter sur le site = http://www.collectivites-locales.gouv.fr/pieces-justificatives-des-depenses-publiqueslocales-2. En effet, parfois, par habitude, on transmets plus de pièces que nécessaire. Ce Changement est l occasion de revérifier que l on traite que ce qui est nécessaire. Il faut sur l original papier, qui sera conservé, la référence du mandat/titre (exercice + budget). Car, si vous avez reçu une facture originale sous forme papier, vous devez la conserver. http://www.legifrance.gouv.fr/affichtexte.do?cidtexte=jorftext000027975233&datete xte=&oldaction=rechjo&categorielien=id&idjo=jorfcont000027974748 2
b) Consultation des mandats et des titres et de leurs pièces jointes. La consultation des mandats et des titres se fait dans le logiciel comptable comme par le passé. Hors, auparavant, une fois le mandat ou titre trouvé dans le logiciel comptable, il fallait aller chercher dans les classeurs ou la boite d archive la PJ. Le gros avantage, comme elles sont désormais intégrées dans le logiciel financier à la création du Mandat/Titre, est qu il vous suffira désormais de cliquer dans l onglet correspondant aux pièces jointes et vous pourrez re-visualiser la PJ, voir l imprimer en cas de besoins ou copier le fichier numérique pour un envoi par courriel. Exemple dans CIVIL NET FINANCES = Bouton de visualisation Exemple dans CORAIL = Bouton de visualisation 3
Donc la recherche et la consultation des PJ se fera dans le logiciel comptable. Une fois donc le bordereau réalisé, le répertoire de scan sera donc vidée (La PJ est INTEGREE DANS la base de données du logiciel). Il n est donc pas nécessaire de parler de Gestion Electronique de Document (GED) pour ces Pièces justificatives. Le passage au PESV2 ne nécessite aucune acquisition supplémentaire, seul le réglage du scan est à prévoir (cd paragraphe 5) afin que les bases de données ne soient pas trop volumineuses et pénalisent le temps d envoi au comptable et le temps de la sauvegarde de la base de données du logiciel comptable. 4 ) Génération PES d un bordereau. Les Flux générés qui seront transmis au comptable contiennent bien les informations y compris les PJ. Les flux pourront comme actuellement être déposés par la passerelle HELIOS DGFIP où il est déjà possible de gérer les dépôts par un Tiers de Télétransmission (STELA). Pour information, voila comment votre comptable va voir votre bordereau : En cliquant sur le numéro du mandat, il va voir le détail du mandat. 4
En cliquanr sur la PJ dans le mandat, il va voir le détail de la pièce : Il dispose donc de tous les documents, mais de manière dématérialisée. 5
5 ) Archivage des bordereaux Les Flux générés transmis au comptable doivent être archivés en parallèle des bordereaux papiers signés et des originaux de facture revétus du numéro de mandat/titre. En attendant le versement à un futur Système d Archivage Electronique, ces bordereaux vont être conservés dans une arborescence du gestionnaire de fichier. PES_DEMAT_BDX Budget XXXXX 2015 2014 Budget YYYYY 2015 2014 Budget ZZZZZ 2015 2014 6
4) REGLAGES DU PHOTOCOPIEUR : INDEPENDAMMENT DES AUTRES REGLAGES PRE-EXISTANTS, il faut que soit programmée une touche par utilisateur(trice) qui va réaliser des bordereaux comptables de manière que cette touche = - Scanne dans une résolution de 110dpi ou équivalente de manière qu une page A4 scannée donne un fichier aux alentours de 100Ko. - Fasse un fichier pdf différent par page A4 placée dans le chargeur de document - Place ces fichiers dans le répertoire spécifié par utilisateur. Bien entendu, cela ne doit pas supprimer les autres possibilités du scan (faire un pdf multi page, faire du scan to mail, gérer des résolutions plus hautes ) Le nomage des fichiers n a pas d importance. 7