APPEL A PROPOSITION POUR LE CONTROLE QUALITÉ DANS LE CADRE DE LA SUBVENTION GLOBALE FSE Plan local pour l insertion et l emploi (PLIE) du Grand Besançon I Contexte Le PLIE du Grand Besançon bénéficie pour les années 2012 et 2013 d une subvention globale au titre du programme opérationnel national du Fonds Social Européen, relevant de l objectif «compétitivité régionale et emploi» et à ce titre, est gestionnaire de crédits du Fonds Social Européen. Le PLIE en qualité d organisme intermédiaire est en charge de : - l information des bénéficiaires potentiels des possibilités offertes par le FSE, - la réception et l instruction des opérations proposées par les candidats, porteurs de projets, - la sélection des opérations éligibles au cofinancement FSE, - la réalisation du contrôle de service fait, - la certification des dépenses déclarées par les bénéficiaires, - le reversement des subventions aux bénéficiaires, - la réalisation du contrôle qualité gestion La convention de subvention globale a été signée le 18 octobre 2011. Les opérations mises en oeuvre dans le cadre de cette subvention sont de 4 ordres : le renforcement de l accompagnement individualisé des demandeurs d emploi de longue durée, l aide aux structures d insertion, l aide aux projets innovants et une subvention pour les dépenses directes de l organisme intermédiaire. La convention de subvention globale a fixé la date de fin de réalisation des opérations au 30/06/2014. Le descriptif du système de gestion et de contrôle du PLIE, en date du 28 septembre 2011, précise qu un contrôle qualité/gestion est réalisé par un prestataire externe chaque année. 1
Textes de référence : - circulaire du Premier Ministre du 15 juillet 2002 - recommandation sur les contrôles qualité gestion de la CICC en date du 6 octobre 2003 - instruction de la DGEFP n 2009-22 du 8 juin 2009 - instruction n 2009-35 du 31 juillet 2009 - descriptif du système de contrôle et de gestion du PLIE de la CAGB II Objet de la mission Réalisation d un contrôle qualité gestion (CQG) annuel sur 2012 et 2013 à partir d un échantillon de dossiers. III Descriptif de la mission Il s agit de vérifier la fiabilité du système de gestion et de contrôle mis en place au titre de la convention de subvention globale. Le CQG portera à la fois sur l ensemble des procédures entérinées dans le descriptif de système de gestion et de contrôle et sur les outils et documents type utilisés pour leur mise en oeuvre : - la démarche d appels à projets (lancement, diffusion, réception des demandes), - l instruction des dossiers (administrative, qualitative et financière) - la sélection des projets, - la notification et le conventionnement des opérations, - les modalités de suivi des opérations en cours d exécution, les procédures d orientation, d intégration, de suivi et de sorties des participants du dispositif, - recueil des indicateurs de réalisations relatifs au PO, - les modalités de mise en oeuvre des contrôles de service fait (réception des bilans, contrôle, rapports) - les modalités de paiements et d archivage des dossiers - les modalités de suivi administratif et financier de la subvention globale et des programmations annuelles - la séparation fonctionnelle des tâches Le contrôle portera également sur la qualité : - des documents type utilisés - de la forme de l instruction des dossiers, des conventions, de leurs annexes, des bilans - des rapports de CSF, de la tenue des dossiers (organisation du dossier), de leur archivage et de la complétude des saisies informatique (PRESAGE) 2
- des délais de traitement administratif et financier (au regard des bilans d exécution des bénéficiaires...) Sur la méthodologie : vérification de la concordance entre les circuits administratifs et financiers mis en place et le contenu du descriptif du système de gestion et de contrôle agréé. Sur les dossiers de gestion : vérification de la fiabilité du système décrit par une analyse des dossiers de gestion (échantillonnage). L échantillon retenu pour réaliser ces contrôles représentera au moins 5% des crédits. L échantillonnage annuel portera sur : - 1 dossier d opération portée en interne (dont le bénéficiaire est l organisme intermédiaire) - 5 à 10 dossiers d opérations externes. IV Déroulement de la mission La mission débutera au second semestre 2012 et se terminera en décembre 2013. Une prolongation de durée pourra être décidée en fonction des besoins et ce par voie d avenant. La mission fera l objet d un descriptif annuel quant aux nombre de dossiers à traiter et aux productions attendues. V Contenu de l offre de prestation A Contenu Le dossier présentant la proposition comprend les éléments suivants : - réponse au cahier des charges : présentation détaillée qualitative, financière et argumentée de la proposition, comprenant la méthodologie prévue pour la réalisation de la prestation, le nombre de jours d intervention - les moyens humains : nom et rôle du/des intervenant (s) pressenti (s) comportant le profil et l expérience, les références, les références de missions comparables, et l ancienneté dans la structure, - les références prouvant l expérience dont l organisme candidat dispose pour la mise en place de cette action. 3
B Compétences du prestataire Pour la réalisation de la mission, le prestataire présentera des compétences solides s appuyant sur : - une parfaite connaissance de la politique régionale communautaire et de ses principes, la maîtrise des procédures européennes, nationales et leurs circuits financiers, - une bonne connaissance du métier des PLIE sous forme d une liste de référence, - une qualification reconnue et adaptée par rapport aux problématiques en présence, - une équipe en capacité de faire face à des demandes importantes dans des délais très contraints. Le prestataire s engage sur le respect des délais qui lui seront imposés par le PLIE du Grand Besançon. C Justificatifs à produire - Tout document justifiant des qualités et des capacités du candidat et de son équipe - Références techniques et professionnelles D L offre financière Le prestataire indique de manière précise pour la réalisation des contrôles qualité gestion : un coût forfaitaire (HT) par contrôle et tous frais inclus. Le prix (TTC) de la prestation pourra être partiellement acquitté au moyen d une contribution financière du Fonds social européen allouée dans le cadre du programme opérationnel national du fonds social européen relevant de l objectif «compétitivité régionale et emploi» (axe 5, mesure 51, sous mesure 511 du programme). VI Procédures de l appel à proposition A Réception des candidatures Les réponses à l appel à proposition devront parvenir au plus tard le 18 mai 2012 à 12h00 au PLIE du Grand Besançon par courrier - au 10b, rue Midol, 25000 Besançon - et par mail : plie@grandbesancon.fr. 4
Toute offre doit être datée et signée par le représentant qualifié de la société. L offre et les prix proposés doivent être écrits de façon très lisible. Le PLIE : - se réserve le droit de ne pas donner suite aux propositions reçues pour tout ou partie de l appel d offre, - s engage à garder confidentielles les offres reçues, - n est engagé qu après notification écrite au prestataire de l acceptation de l offre. B Sélection Les candidatures seront examinées par le pôle FSE et la Direction du PLIE qui sélectionnera le prestataire retenu. Le(s) prestataire(s) non retenu(s) ne peut (peuvent) prétendre à aucune indemnité ni contester pour quelque motif que ce soit le bien-fondé de la décision du PLIE. VII Contractualisation A l issue de la désignation du prestataire en charge du projet, une convention de prestation de service sera signée entre le prestataire et le PLIE du Grand Besançon. Cette convention précisera notamment les modalités de la collaboration ainsi que celles afférentes au règlement des factures, sous réserve que les productions aient fait l objet d une validation par le PLIE. 5