COURS DE GESTION PREVISIONNELLE Aliou BASSOUM Doctorant en Sciences de Gestion, spécialisé en Comptabilité et Contrôle de gestion Aliou BASSOUM Cours de Gestion prévisionnelle Page 0
PROGRAMME DU COURS DE GESTION PREVISIONNELLE Introduction Chapitre 1 : Le Budget des ventes Chapitre 2 : Le Budget de la Production Chapitre 3 : Le Budget des Approvisionnements Chapitre 4 : Le Budget des Investissements Chapitre 5 : Le Budget de la Trésorerie Chapitre 6 : Le Contrôle Budgétaire Bibliographie 1) Claude ALAZARD. et Sabine SÉPARI, Contrôle de gestion DCG 11 (ou DECT N 7), 2 vol 2) El Hadji FAYE, «Le contrôle de gestion par l analyse des coûts et le système budgétaire 3) Brigitte DORIATH, «Contrôle de gestion en 20 fiches» 4) Valéry BUFFET, «Exercices de contrôle de gestion» 5) Didier LECLERE, «L'essentiel de la gestion budgétaire» Aliou BASSOUM Cours de Gestion prévisionnelle Page 1
Introduction à la Gestion budgétaire La gestion ne peut pas se contenter d analyser le passé seulement. Elle doit aussi estimer le futur. C est le but de la gestion budgétaire (ou gestion prévisionnelle) qui s appuie sur des prévisions, en fonction des conditions internes à l entreprise (capacité de production, capacité de stockage des produits fabriqués ou produits achetés, marges de profits souhaitées,..) et des conditions externes (tel que ; l étude de marché, la concurrence, le pouvoir d achat,..). A partir des objectifs généraux, il est établi des programmes (programme des ventes, programme d investissement et programme d approvisionnement) et des budgets (budget des ventes, budget des frais commerciaux, budget de production, budget des investissements, budget de financement, budget des approvisionnements, budget des frais d approvisionnements et finalement le budget de trésorerie). 1) La définition du budget : Selon le SYSCOA, un budget est «Une Prévision chiffrée de tous les éléments correspondant à un coût, une activité ou un programme déterminés. De manière générale, le budget est un état prévisionnel à court terme (1 an) destiné à valoriser les programmes et les moyens à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs généraux que s est fixés l entreprise. Il représente un chiffrage des objectifs et/ou des moyens ; il est exprimé en valeur (CA annuel) et/ou en quantité (unités produites). Les budgets sont à la base du système de pilotage de l'entreprise et de la gestion par analyse d'écarts entre les prévisions et les réalisations d'un coût ou d'une activité. 2) Gestion Prévisionnelle : Selon le SYSCOA la gestion prévisionnelle est un «Dispositif permettant aux différents responsables de prévenir les événements, de cibler des objectifs, de viser une utilisation optimale des ressources et des moyens requis afin d'atteindre ces objectifs». Elle est à la base du système de pilotage de l'entreprise que constitue la gestion budgétaire 3) Gestion budgétaire Selon le SYSCOA la gestion budgétaire est «une gestion basée sur l'établissement de budgets d'investissement, de fonctionnement, d'exploitation et de trésorerie. Dans ce mode de gestion, les programmes d'action chiffrés en fonction d'objectifs visés et de stratégies délibérément arrêtées, mettent les principaux agents de l'entreprise en responsabilité Aliou BASSOUM Cours de Gestion prévisionnelle Page 2
d'atteindre les résultats attendus, notamment grâce à une comparaison systématique des réalisations aux prévisions et à l'analyse des écarts constatés. La gestion budgétaire est donc l'ensemble des mesures qui visent à établir des prévisions chiffrées, à constater les écarts entre celles-ci et les résultats effectivement obtenus et à décider des moyens à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs fixés, pour une période déterminée. 4) Importance de la gestion budgétaire : La gestion budgétaire permet de préparer l'avenir de l'entreprise par : - une traduction concrète des objectifs stratégiques fixés par la DG; - une planification et une coordination des actions à mener pour atteindre ces objectifs. - une implication de tous les responsables opérationnels qu'elle engage. - une prévision des moyens nécessaires à leur mise en œuvre (trésorerie, capacité de production) ; De plus, elle permet une gestion décentralisée en rendant possible la délégation des pouvoirs : chaque responsable de centre se voit allouer des ressources et des objectifs à respecter tout en étant libre des moyens employés. 5) Les phases de la gestion budgétaire : La définition des budgets fait apparaître trois phases dans le processus budgétaire ; la phase de prévision, suivie de la phase de budgétisation pour arriver enfin à la phase de contrôle. La phase de prévision : C'est l'utilisation des différentes méthodes et techniques pour l'étude préalable de la décision. Elle s appuie sur les données internes de l entreprise (capacité de production, de stockage ) et des données externes qui proviennent de l extérieur (état de marché, coût des matières premières ). Ceci nécessitera : L étude des données antérieures en vue d éventuelles extrapolations. L analyse de nouvelles hypothèses puisque la prévision n est pas seulement la base d une décision, mais elle est, elle-même, fonction d un ensemble de choix. La phase de budgétisation : Il s agit de l inscription des données dans les budgets résultants des prévisions. En effet, les budgets sont établis généralement pour des périodes courtes (généralement une année) Au cours de la période, il serait parfois nécessaire de recourir à des prévisions de budgets et ce lorsque certaines données internes ou externes changent. Lorsqu il s agit de variation d activité, l adaptation est facilitée par l établissement préalable de budgets flexibles prévus pour plusieurs niveaux d activité. Aliou BASSOUM Cours de Gestion prévisionnelle Page 3
La phase de contrôle : Il s agit d une phase importante du fait que sans contrôle, la gestion budgétaire perd la majeure partie de son intérêt. C'est la comparaison permanente des résultats réels et des résultats prévisionnels figurant au budget pour : Il s agit en fait : De rapprocher les prévisions des réalisations pour faire apparaître les écarts. D utiliser la connaissance de ces écarts d une part pour corriger la gestion, et d autre part pour corriger des prévisions ultérieures. De dégager des responsabilités de façon à ce que les erreurs déjà commises ne se reproduisent pas dans l avenir. 6) Les étapes de la procédure budgétaire : La procédure budgétaire comprend 5 grandes étapes : Première étape : Transmission des objectifs du plan opérationnel (annuel) aux responsables des centres : La direction générale transmet aux responsables des centres : - Les objectifs de vente pour l'année à venir. - Des paramètres et des directives à respecter tels que les prix de ventes, le taux de marge, le niveau des effectifs, la politique de stockage, ect. - Les prévisions concernant l'environnement économique (évolution des marchés, taux d'inflation, taux de change, taux d'intérêt, niveau des salaires, est). Deuxième étape : Elaboration d un budget provisoire (pré-budget) par ces responsables compte tenu : Des instructions communiquées par la direction. Des contraintes propres à leur centre de responsabilité. Troisième étape : Les budgets provisoires sont regroupés pour tester leur cohérence (avec les capacités) : cette étape fait ressortir des incohérences et des incompatibilités entre les niveaux d'activité prévus dans les différents centres. Quatrième étape : Elaboration des budgets définitifs; la consolidation des différents budgets et leur nécessaire cohérence obligent à des navettes budgétaires (aller et retour) avant d en arrêter la version définitive. La direction demande aux centres de modifier leurs projets, il s'ensuit des négociations entre la direction et les centres jusqu'à ce que la direction juge convenable l'ensemble des budgets, ils deviennent alors définitifs. Cinquième étape : suivi et actualisation des budgets en fonction des évolutions de l environnement et des réalisations. Aliou BASSOUM Cours de Gestion prévisionnelle Page 4
7) Classification (ou Articulation) des budgets : On distingue quatre catégories de budgets : Les budgets d exploitation (opérationnels) : ils comprennent le budget commercial, le budget de production et le budget des approvisionnements. Le budget des investissements : il recense les engagements à court terme qui découlent des projets d investissement de l entreprise. Le budget de fonctionnement (frais généraux) (charges de structure) : il regroupe les charges liées à l administration générale de l entreprise. Le budget de trésorerie : traduit les données budgétées en terme d encaissements et de décaissement, et permet le suivi régulier de la situation de trésorerie de l entreprise. L élaboration des documents de synthèse prévisionnelle (bilan et compte de résultat prévisionnels) constitue la dernière étape de la construction budgétaire. La hiérarchie des budgets peut être illustrée à travers un schéma : Il est à noter que le budget des ventes et le budget de la production sont les budgets déterminants et les autres budgets sont donc les budgets résultants Aliou BASSOUM Cours de Gestion prévisionnelle Page 5
Prévision Budget des ventes Budget de la Production Budget des Investissements Budget des Approvisionnements Budget de Charges Budget de Trésorerie Bilan Prévisionnel Compte de Résultat Prévisionnel Résultat Prévisionnel Aliou BASSOUM Cours de Gestion prévisionnelle Page 6
8) Le Contrôle budgétaire M. Gervais définit le contrôle budgétaire comme «la comparaison permanente des résultats réels et des prévisions chiffrées figurant aux budgets afin : de rechercher la (ou les) cause(s) d écarts, d informer les différents niveaux hiérarchiques, de prendre les mesures correctives éventuellement nécessaires, d apprécier l activité des responsables budgétaires.» Aliou BASSOUM Cours de Gestion prévisionnelle Page 7
Chapitre I. Le Budget des ventes (ou Commercial) Le point de départ de l élaboration des budgets est la prévision des ventes. La détermination de la valeur des quantités à vendre permet une valorisation du budget de distribution. La production à son tour, ne peut être fixée que par rapport au niveau des ventes prévues. I La prévision des ventes : La prévision des ventes est l établissement par avance, des ventes en quantité et en valeur, compte tenu des contraintes (financement, marché, concurrence, pouvoir d achat.) que subit l entreprise et de son action sur ces contraintes. Plusieurs méthodes (qualitatives et quantitatives) de prévision existent, on se limite essentiellement aux méthodes quantitatives 1) La méthode de l ajustement linéaire (méthode de moindres carrés) : Cette méthode consiste à analyser les ventes déjà enregistrées pendant les périodes précédentes en vue de déterminer une droite d ajustement: La représentation graphique de la méthode d'ajustement linéaire est la suivante : y Les ventes Ventes constatées Extrapolation Droite d'ajustement Le temps x Aliou BASSOUM Cours de Gestion prévisionnelle Page 8
Les formules de calcul de la méthode des moindres carrés sont les suivantes : L'équation de la droite d'ajustement : y = ax + b Le paramètre (a) : a = Cov x,y V(x) Le paramètre (b) : b = y ax = x x y y x x 2 2) La corrélation : On constate parfois une relation de dépendance (corrélation) entre le volume des ventes (y) que l'on cherche à prévoir et une autre variable (x) qui est déjà connue, la variable (x) peut être par exemple : les ventes récentes sur un autre marché ou le prix d'un autre produit etc. Cette relation est souvent linéaire, l'intensité de la relation entre les deux variables peut être estimée par le coefficient de corrélation (r). r Cov(x, y) ( x) * ( y) n n i 1 x x y y n 2 x x y y i 1 i 1 2 La valeur de ce coefficient comprise entre -1 et 1, est ainsi interprétée : r > 0 : la relation entre x et y évoluent dans le même sens. r < 0 : la relation entre x et y évoluent dans le sens contraire. r = 0 : absence d'une relation entre x et y. r proche de ±1 : une relation étroite (forte) entre x et y. Aliou BASSOUM Cours de Gestion prévisionnelle Page 9
3) Ajustement non linéaire L'évolution générale d'une série n'est pas toujours linéaire, elle peut relever d'autres modèles. En particulier, les ventes peuvent connaitre une tendance exponentielle ou une évolution qui impose l'utilisation d'une fonction puissance. La représentation graphique de la méthode d'ajustement non linéaire (exponentiel et puissance) est la suivante : Les ventes y Ventes constatées Extrapolation Courbe d'ajustement Le temps x La fonction exponentielle est de la forme : y = ba x En prenant le logarithme décimal de cette expression, on obtient : log y = log b + x log a En posant Y = log y, B = log b, A = log a, on obtient : Y = Ax + B C'est l'expression linéaire de la fonction exponentielle, il est possible alors d'appliquer la méthode de moindres carrés pour déterminer les paramètres A et B, les paramètres a et b sont ensuite déterminés ainsi : a = 10 A et b = 10 B Aliou BASSOUM Cours de Gestion prévisionnelle Page 10
Si le phénomène étudié relève d'une fonction puissance, une démarche similaire peut être appliquée. La fonction puissance est de la forme : y = bx a On peut écrire : logy = log b + a log x En posant Y = log y, B = log b, X = log x, on obtient : Y = ax + B La méthode de moindres carrés permet de déterminer a et B, le paramètre b est ensuite déterminer : b = 10 B Remarque : il est possible d'utiliser les logarithmes népériens, les calculs sont alors à adapter en conséquence. 4) La méthode des moyennes mobiles Les ventes d un produit constituent souvent un phénomène périodique fluctuant, lié à la nature de l activité de l entreprise. La prise en compte de ces variations saisonnières nécessite l utilisation des moyennes mobiles permettant d établir des prévisions périodiques détaillées (trimestrielles ou mensuelles) à partir d une évolution annuelle globale du marché. Les ventes y Variations saisonnières Tendance générale Variations accidentelles Le temps x Aliou BASSOUM Cours de Gestion prévisionnelle Page 11
Les moyennes mobiles éliminent les mouvements saisonniers et fournissent la tendance générale du phénomène observé. Les formules de calcul des moyennes mobiles sont les suivantes : La moyenne mobile centrée : Si le nombre de périodes d observation est pair (trimestre ou mois) M i = 1 2 y i 2 + y i 1 + y i + y i+1 + 1 2 y i+2 4 Si le nombre de périodes d observation est impair (quadrimestre) M i = y i 1 + y i + y i+1 3 Le coefficient saisonnier : La formule de prévision des ventes : C i = y i M i y = (ax + b)(c i ) Exemple : [ moyennes mobiles ] Le service commercial d'une entreprise vous demande d'élaborer les prévisions des ventes trimestrielles de l'année 2015 pour le produit P, l'analyse des ventes trimestrielles du produit P au cour des quatre derniers exercices a permis de dresser le tableau ci-après : 2011 2012 2013 2014 1 er trimestre 524 532 556 660 2 ème trimestre 378 418 426 482 3 ème trimestre 354 378 394 414 4 ème trimestre 636 692 716 744 Travail demandé : 1. Déterminer la droite des monidres carrées 2. Calculez les moyennes mobiles centrées (M i ) et les coefficients saisonniers (C i ). 3. Prévoyez les ventes pour les quatre trimestres de l'année 2015. Aliou BASSOUM Cours de Gestion prévisionnelle Page 12
5) La méthode du lissage exponentiel Le lissage exponentiel est un modèle de prévision, cette prévision est la moyenne pondérée de l'observation et de la prévision. En effet, si on appelle P N la prévision, R N la réalisation pour la période i, et α le coefficient de lissage (de pondération), la prévision pour la période N+1 peut s'exprimer ainsi : P (N+1) = α R N + (1 α)p N Cette méthode qui intègre la réalisation et la prévision de la période précédente, est surtout adaptée à des prévisions à court terme de phénomènes stables, le choix du coefficient de lissage est essentiel, plus il est proche de 1 plus on accorde d'importance aux réalisations les plus récentes II. Le budget général des ventes : Le budget des ventes et celui des coûts de distribution doivent être établis avec une certaine simultanéité car il existe des liens de dépendance étroits entre eux. 1) La budgétisation des ventes : Lorsque les prévisions de ventes sont établies (c est-à-dire le programme des ventes), il est nécessaire de passer au budget des ventes, c est-à-dire à une ventilation en valeur (détermination de prix de vente) des objectifs à réaliser. Le budget représente une ventilation du programme suivant les différents centres d intérêt retenus par l entreprise, par exemple : par produit, par catégorie, famille ou gamme de produits, par secteur géographique : département, région, par période : mois, trimestre, 2) La budgétisation des charges de distribution Une fois l activité commerciale définie, par le biais du budget ou programme des ventes, il est nécessaire de prévoir les frais ou coûts de distribution. La direction commerciale de toute entreprise engage des frais divers pour commercialiser les produits de l entreprise. Ces frais peuvent être fixes ou variables : o la masse salariale des agents commerciaux, o les frais de transport et d emballages. o Les campagnes de publicité etc. Aliou BASSOUM Cours de Gestion prévisionnelle Page 13