Cmmunicatin Leadership Manuel du membre Club n 5097, Secteur 34, Divisin G, District 61
Cmité de révisin : Marie-Paule Cyr Francine Gilbert Renée Levaque Lise Paquin Mise en page : Renée Levaque La frme masculine qui désigne aussi bien les femmes que les hmmes a été privilégiée pur faciliter la lecture et la cmpréhensin. Trisième versin revue et crrigée Aût 2006
Manuel du membre Club n 5097 Secteur 34, Divisin G, District 61 i
TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION... 1 1. OBJECTIFS DU MANUEL... 2 2. HISTORIQUE DU CLUB TOASTMASTERS SAINTE-FOY... 3 3. TOASTMASTERS INTERNATIONAL... 4 3.1 BREF HISTORIQUE... 4 3.2 L ORGANISATION... 5 4. CALENDRIER DES ACTIVITÉS... 6 4.1 PREMIER SEMESTRE... 6 4.2 DEUXIÈME SEMESTRE... 7 5. COTISATION ET FRAIS ANNUELS... 8 5.1 ADHÉSION... 8 5.2 COTISATION... 8 5.3 COÛT DES RENCONTRES... 8 6. POLITIQUE DE REMBOURSEMENT... 9 6.1 PHILOSOPHIE... 9 6.2 REMBOURSEMENT... 9 7. BALLOTTAGE... 11 7.1 BUT... 11 7.2 MARCHE À SUIVRE... 11 8. INTRONISATION... 12 8.1 MATÉRIEL REQUIS... 12 8.2 MARCHE À SUIVRE... 12 9. MENTOR... 14 9.1 DÉFINITION... 14 9.2 RÔLE DU MENTOR... 14 9.3 QUALITÉS D UN MENTOR... 14 9.4 BÉNÉFICES POUR LE MENTOR... 15 9.5 BÉNÉFICES POUR LE CLUB... 15 10. PROGRAMME TOASTMASTERS ET CERTIFICATIONS DISPONIBLES... 16 10.1 VOLET COMMUNICATION... 16 10.2 VOLET LEADERSHIP... 16 11. RÔLES DES OFFICIERS... 17 11.1 PRÉSIDENT... 17 11.2 VICE-PRÉSIDENT À LA FORMATION... 17 11.3 VICE-PRÉSIDENT AU RECRUTEMENT... 17 11.4 VICE-PRÉSIDENT AUX RELATIONS PUBLIQUES... 18 11.5 SECRÉTAIRE... 18 11.6 TRÉSORIER... 18 11.7 HUISSIER... 19 11.8 PRÉSIDENT SORTANT... 19 ii
12. RENCONTRES HEBDOMADAIRES GÉNÉRALITÉS... 20 12.1 PROGRAMME DE LA RENCONTRE... 20 12.2 EXIGENCES POUR REMPLIR UN RÔLE... 22 12.3 CHAÎNE TÉLÉPHONIQUE EN PRÉPARATION DES RENCONTRES HEBDOMADAIRES... 23 12.3.1 Meneur des imprvisatins :... 23 12.3.2 Maître de cérémnie :... 23 12.3.3 Évaluateur général :... 23 12.3.4 Évaluateur de discurs :... 23 12.3.5 Orateurs :... 23 12.3.6 Aux membres ayant un rôle :... 24 12.4 RESPONSABLE D UN INVITÉ... 25 12.5 COMMENT REMPLIR UN BULLETIN DE VOTE?... 26 12.6 COMMENT RECEVOIR UN TROPHÉE... 27 12.6.1 Myens de gagner un trphée... 27 12.6.2 Cmment recevir un trphée... 27 13. RENCONTRE HEBDOMADAIRE DÉROULEMENT ET RÔLES... 28 13.1 ENTRÉE EN MATIÈRE ET CLÔTURE DE LA RENCONTRE... 28 13.1.1 Huissier... 28 13.1.2 Président... 30 13.1.3 Tast... 35 13.1.4 Mt d humur... 35 13.2 MAÎTRE DE CÉRÉMONIE... 37 13.3 PÉRIODE D IMPROVISATIONS... 44 13.3.1 Meneur des imprvisatins... 44 13.3.2 Méthdes d imprvisatins:... 44 13.3.3 Types d imprvisatins... 45 13.3.4 But des imprvisatins... 46 13.3.5 On vus demande d imprviser... 46 13.3.6 Suggestins pur débuter une imprvisatin... 46 13.4 PÉRIODE DES DISCOURS... 47 13.4.1 Présenter un rateur... 47 13.4.2 Être un bn rateur... 47 13.5 PÉRIODE DES ÉVALUATIONS... 49 13.5.1 L évaluateur général... 49 13.5.2 Évaluateur des imprvisatins... 53 13.5.3 Évaluateur de discurs... 54 13.5.4 Grammairien... 58 13.5.5 Chrnmétreur... 59 14. SUGGESTIONS D ACTIVITÉS POUR LE CLUB... 62 15. FONCTIONS MYSTÈRES... 63 15.1 BUT... 63 15.2 LOGISTIQUE... 63 15.3 PRÉSENTATION... 63 16. L ENGAGEMENT DU MEMBRE... 64 16.1 SA PROMESSE... 64 16.2 SES BONNES HABITUDES... 64 iii
INTRODUCTION Ce manuel de référence a été préparé à l intentin des membres du Club Tastmasters Sainte-Fy (CTSF). Il a été élabré à l aide de dcuments rendus dispnibles par le siège scial de Tastmasters Internatinal (TI). L expérience persnnelle des membres du Club et sn évlutin naturelle nt également cntribué à bnifier les pages de ce manuel. Nus remercins les clubs Tastmasters de la divisin «G», ntamment le club La Causerie de Rimuski, ainsi que le club de la Chambre de Cmmerce de la Rive-Sud pur la dcumentatin qu ils nus nt furnie et à partir de laquelle nus avns cnstruit ce manuel. Il s agit de la trisième versin du manuel et nus espérns que, dans sn nuveau frmat, il sera encre plus utile aux nuveaux cmme aux anciens membres. Il s agit du livre de référence par excellence pur un membre, sa première surce d infrmatin pur mener à bien les différents rôles qu il aura à juer au curs d une rencntre. 1
1. OBJECTIFS DU MANUEL Ce manuel pursuit plusieurs bjectifs. En effet, il vise à : regruper l infrmatin curante et essentielle sur les règles, les prcédures, les fnctins, les activités administratives et éducatives en vigueur dans un club Tastmasters et, plus particulièrement, au club de Sainte- Fy; servir d aide-mémire aux membres assignés à juer un rôle u à remplir d autres respnsabilités; encurager les membres à parvenir au niveau d excellence visé par le CTSF; faciliter l intégratin des nuveaux membres Tastmasters. Nus avns préparé ce guide afin qu il serve d aide-mémire facile à cnsulter. Il n'a dnc pas la prétentin d être cmplet ni exhaustif. Il est basé sur les prcédures en vigueur au CTSF. En aucun temps, ce dcument ne dit prévalir sur le fait que le Club appartient aux membres et que les nrmes et règles prpres au Club peuvent être mdifiées par le vte majritaire des membres. Par ailleurs, le lecteur peut se référer à l impsante dcumentatin mise à la dispsitin des membres par le siège scial de Tastmasters Internatinal. Le catalgue de cette dcumentatin est cnservé au secrétariat du Club. Certaines brchures peuvent être cmmandées au besin. Ces dernières snt publiées principalement en anglais. Tutefis, quelques-unes, d usage curant, snt traduites en français et en espagnl. 2
2. HISTORIQUE DU CLUB TOASTMASTERS SAINTE-FOY Le (CTSF) a été fndé par deux membres du Club Tastmasters Québec (CTQ) qui, en mai 1983, était le seul club de la régin. En effet, MM. Fred Lawsn, DTM, et Gastn Plurde, ATM, nt uni leurs effrts afin de dter Sainte-Fy d un club Tastmasters, dnt les futurs membres se réuniraient le matin. Ce nuveau club avait pur but d intéresser une clientèle différente de celle du CTQ. La première rencntre d infrmatin a eu lieu au restaurant Le Petit Burgeis, le mercredi 26 janvier 1983. Une duzaine de persnnes cmpsaient le grupe, dnt ntre ex-cnfrère M. Luis Martel. Tellement d enthusiasme et de dynamisme nt émergé de cette rencntre que tus les participants nt été unanimes à fnder fficiellement le Club. Au curs des semaines qui suivirent, n baptisa le club du nm actuel, sit le Club Tastmasters Sainte-Fy. On décida également de se rencntrer tus les mercredis matins de 7 h 00 à 8 h 30. En mai 1983, lrs de la remise fficielle de charte, l Hnrable Jean-Françis Bertrand, alrs ministre de l Éducatin, ainsi que M. Luis-Marie Lavie, maire de la Ville de Sainte-Fy, furent les invités d hnneur. La participatin active des membres a fait en srte que le CTSF a péré pendant tut l été au curs de la première année et de plusieurs années subséquentes. Nus puvns nus réjuir de la vitalité de ntre Club et devns rendre hmmage aux membres fndateurs qui nt eu l audace et la bnne idée de mettre sur pied l rganisatin dnt nus faisns actuellement partie. Nus apprécins le travail de ns prédécesseurs et cnsidérns l avenir de ntre Club avec enthusiasme et fierté. Prenns le temps de faire le pint sur ns bjectifs et ntre implicatin persnnelle dans le prgramme de frmatin et de perfectinnement de Tastmasters. L engagement individuel de chacun d entre nus envers ntre Club est essentiel à sa réussite et à sn essr. Ceux qui, à l exemple des membres fndateurs du CTSF, savent s engager et se dépasser sans cesse, recueillent les bénéfices de l apprentissage de la cmmunicatin et du leadership dans leur vie persnnelle et prfessinnelle. La persévérance et l investissement d effrts persnnels snt garants de vtre réussite persnnelle et du succès du CTSF. 3
3. TOASTMASTERS INTERNATIONAL 3.1 BREF HISTORIQUE Plus de deux millins de femmes et d hmmes nt bénéficié des prgrammes Tastmasters, depuis que cette rganisatin existe. En 1903, dans la ville de Blmingtn (Illinis), le Dr Ralph Smedley travaillait cmme directeur du prgramme éducatif du YMCA (Yung Men s Cathlic Assciatin) lcal. C est alrs qu il réalise que les garçns plus âgés qui fréquentent le «Y» nt besin d amélirer leurs habiletés de cmmunicatins. C est purqui il fnde un club de parle et de cmmunicatin. Le grupe prend le nm du «Club des Tastmasters» parce que les activités ressemblent à un banquet au curs duquel n prte des tasts et n reçit des cnférenciers. Durant les vingt ans qui nt suivi, tus les clubs que Ralph Smedley a fndés à la faveur des prmtins qu il btenait, se snt démembrés dès sn départ. Désespéré de ne jamais vir sa créatin devenir une rganisatin suffisamment autnme pur se passer de lui, il met sur pied un nuveau club à Santa Ana en 1924. Ce club rassemble des hmmes désireux d acquérir de l expérience et de la frmatin dans les dmaines de l art ratire et de la présidence d assemblée. Ils vulaient également favriser la sciabilité et l esprit de camaraderie parmi les membres. Le club fait bule de neige et Smedley ne tarde pas à aider d autres hmmes intéressés par la frmule, à fnder leurs prpres clubs. Ces derniers s unissent en une fédératin dans le but de crdnner leurs activités et d assurer une unifrmisatin des méthdes. En 1932, la fédératin est incrprée sus l appellatin «Tastmasters Internatinal» à la suite de la fndatin d un nuveau club à Westminster, BC (Canada). Si l expansin fut lente au début, le nmbre de clubs cntinua d augmenter. L ancêtre des actuels prgrammes de cmmunicatin et de leadership, nmmé Frmatin de base, est instauré en 1942 et sera, par la suite, plusieurs fis enrichi et révisé afin de rester adapté à sn temps et aux besins des membres. Le nmbre d adeptes augmente rapidement après la Deuxième Guerre Mndiale et, en 1954, le nmbre de clubs Tastmasters atteint presque 1500. Dès 1958, des clubs spécialisés se réunissent dans les bases militaires, les cllèges et universités, dans les églises et les prisns. En 1966, Tastmasters Internatinal ajute, à sa liste du prgramme de services à la cllectivité, l atelier Jeunes Leaders destiné aux jeunes fréquentant les écles secndaires. En 1962, cmptant 80 000 membres répartis en 3 500 clubs à travers le mnde, Tastmasters Internatinal fait cnstruire sn prpre siège scial à Santa Ana (Califrnie), nn lin de l endrit ù le premier club fut fndé. En 1973, Tastmasters Internatinal uvre ses prtes aux femmes, leur permettant ainsi de bénéficier, elles aussi, d un plan de crissance persnnelle axé sur la cmmunicatin et le leadership et dnnant du même cup, un secnd suffle à l rganisatin. 4
Dès lrs, le prgramme de frmatin en cmmunicatin et en leadership a été cnsidérablement enrichi : se snt ajutés l ensemble des manuels du prgramme de cmmunicatin et de leadership de niveau avancé, les cllectins Le Succès par la Cmmunicatin et Le Succès par le Leadership, de même que les cassettes d aut-apprentissage. La fndatin de clubs, surtut dans les entreprises, a atteint de nuveaux smmets, au début des années 1990, alrs que leur nmbre atteint 8 000. Tastmasters Internatinal grandit et déménage sn siège scial, cette fis, à Ranch Santa Margarita (Califrnie). Tastmasters Internatinal s est dnc hissé au rang de leader mndial incntesté dans le dmaine de l art ratire. En ce début de XXI e siècle, le nmbre de persnnes qui bénéficient de ses prgrammes cntinue de crître. 3.2 L ORGANISATION Tastmasters Internatinal cmpte plus de 8 000 clubs aux États-Unis, au Canada et dans cinquante autres pays. Il existe également d autres types de clubs, ntamment ceux pur les handicapés visuels u même des clubs à vcatin bilingue. C est la respnsabilité des cnseils d administratin élus de définir les stratégies de l rganisatin. Le persnnel du siège scial, dirigé par le directeur général, surveille au qutidien, les activités de l rganisatin. Il envie des furnitures et assiste les clubs et les districts. Les membres et autres visiteurs snt tujurs les bienvenus au siège scial de Tastmasters Internatinal. Dans la plupart des cas, les clubs snt regrupés au sein d unités administratives nmmées «secteurs» qui regrupent habituellement de quatre à sept clubs lcaux. Ces secteurs snt à leur tur regrupés en «divisins». Ces dernières snt elles-mêmes regrupées en «districts». Ainsi, le club Tastmasters Sainte-Fy prtant le numér 5097, fait partie du secteur 34. Les secteurs 32, 33 et 34 frment la divisin G. Enfin, 7 divisins (A, B, C, D, E, F, et G) frment le district 61. Ntre district est particulier en ce qu il s étend sur deux pays (Canada et États- Unis), deux prvinces (Québec et Est de l Ontari) et l état de New Yrk. C est le seul district fficiellement recnnu bilingue dans tute l rganisatin Tastmasters. Les activités des districts ffrent des pssibilités d avancement dans le dmaine du leadership et de la cmmunicatin. Les guverneurs de districts snt élus chaque année pur servir le district. Un guverneur de secteur est, sit élu, sit désigné pur servir le secteur. Un guverneur de secteur devrait visiter les clubs de sn secteur au mins deux fis par année. 5
4. CALENDRIER DES ACTIVITÉS Cmmuniquez avec les dirigeants de vtre district pur plus de détails. Il est impératif de respecter les échéances prescrites par Tastmasters Internatinal (TI) dans le cadre du cncurs Le club remarquable. 4.1 PREMIER SEMESTRE Juillet Entrée en fnctin du nuvel exécutif pur un (1) an (1er juillet); Début du nuveau cncurs Le club remarquable (sur un an); Préparatin des cncurs de discurs humristiques et d imprvisatins dans le club en vue de la cnférence d autmne (nvembre). Aût Élabratin par le cnseil des bjectifs du club pur la prchaine année dans le cadre du cncurs Le club remarquable; Préparatin des cncurs de discurs humristique et d imprvisatin dans le club en vue de la cnférence d autmne; Cngrès internatinal de Tastmasters Internatinal (TI). Cnsulter le numér d avril précédent de la revue The Tastmasters pur cnnaître tus les détails. Vus êtes invités à y assister. Septembre Envyer à TI, le rapprt de frmatin des fficiers du club (30 septembre) Préparatin des cncurs de discurs humristique et d imprvisatin dans le club en vue de la cnférence d autmne; Cup d envi du cncurs Tastmasters remarquable. Tus les membres snt invités à y participer en gardant à jur ses accmplissements dans le club. Cnsulter le vice-président à la frmatin pur plus de détails; Recueillir les ctisatins à l avance, pur respecter l échéance du 1 er ctbre. Octbre Tenue des cncurs de discurs humristique et d imprvisatin dans le club en vue de la cnférence d autmne; Envi du rapprt semestriel et des ctisatins à TI (1er ctbre). Les clubs respectant cette échéance btiennent des pints dans le cadre du cncurs Le club remarquable. Nvembre Tenue de la cnférence d autmne du District 61 avec présentatin des cncurs de discurs humristique set d imprvisatins. Vus êtes invités à y participer. Décembre Sessins de frmatin des fficiers du cnseil en décembre, janvier u février rganisées par le district. Les fficiers et ceux intéressés par ces pstes snt invités à y participer; Révisin des bjectifs du club dans le cadre du cncurs Le club remarquable; Préparatin des cncurs de discurs internatinal et d évaluatin dans le club en vue de la cnférence du printemps. 6
4.2 DEUXIÈME SEMESTRE Janvier Préparatin des cncurs de discurs internatinal et d évaluatin dans le club en vue de la cnférence du printemps. Février Préparatin des cncurs de discurs internatinal et d évaluatin dans le club en vue de la cnférence du printemps. Mars Envyer à TI le rapprt de frmatin des fficiers du club (31 mars); Tenue des cncurs de discurs internatinal et d évaluatin dans le club en vue de la cnférence du printemps; Recueillir les ctisatins à l avance pur respecter l échéance du 1 er avril. Avril Envi du rapprt semestriel et des ctisatins à TI (1er avril). Les clubs respectant cette échéance btiennent des pints dans le cadre du cncurs Le club remarquable; Tenue de la cnférence du printemps du District 61 avec présentatin des cncurs de discurs internatinal et d évaluatin. Vus êtes invités à y participer; Mise en candidature des fficiers pur le prchain cnseil. Mai Tenue d électins lrs de la première rencntre du mis, tant pur les clubs ayant des électins annuelles (cmme Sainte-Fy) que semestrielles; La dcumentatin du cncurs Le Club remarquable, de même que les manuels des dirigeants de clubs pur les nuveaux élus, snt envyés aux présidents des clubs. Juin Sessins de frmatin des fficiers du cnseil en juin, juillet u aût rganisées par le district. Les fficiers et ceux intéressés par ces pstes snt invités à y participer; Envi de la liste des nuveaux fficiers du club à TI (30 juin). Les clubs respectant cette échéance btiennent des pints dans le cadre du cncurs Le Club remarquable; Déterminatin du Tastmasters remarquable au sein du club; Dernier mis du cncurs Le Club remarquable pur l année. Les demandes de certificats de CTM, ATM, LC, LA et DTM, d attestatins de frmatin pur les ateliers Le Succès par la Cmmunicatin, Le Succès par le Leadership de même que Jeunes Leaders, d inscriptins de nuveaux membres, bref tut ce qui est pris en cnsidératin dans le cncurs Le Club remarquable dit être psté au plus tard le 30 juin (le cachet de la pste faisant fi) et dit parvenir au siège scial au plus tard à 17 h 00 (Pacifique) le 7 juillet. Ne tardez pas, pstez le tut à l avance. 7
5. COTISATION ET FRAIS ANNUELS 5.1 ADHÉSION Des frais d adhésin de $50 snt exigibles une seule fis, afin de cuvrir le cût d une affiliatin à une assciatin éducative internatinale, du matériel de frmatin et de l abnnement à la revue mensuelle The Tastmasters. De plus, lrs de l intrnisatin du nuveau membre, nus lui remettns : Une épinglette Tastmasters ; Un cahier du membre ; Un exemplaire du cahier Cmmunicateur Cmpétent. Nte : Lrsque le nuveau membre recevra de Tastmasters Internatinal sn exemplaire du cahier Cmmunicateur cmpétent, il le remettra au club. 5.2 COTISATION Des frais mensuels de 15 $ par mis snt exigibles de tus les membres (sauf pur juillet et aût) et payables deux fis par année : 1 er ctbre : 75 $ (pur la péride du 1 er ctbre au 28 février inclusivement) ; 1 er mars : 75 $ (pur la péride du 1er mars au 30 septembre inclusivement). 5.3 COÛT DES RENCONTRES Le cût de la rencntre, incluant le petit déjeuner, est déterminé en début d année par le cnseil d'administratin du club. Lrs de la visite d un guverneur de divisin, de district u de régin, le cût de la rencntre, pur ces invités, est gracieusement défrayé par le club qui les reçit. 8
6. POLITIQUE DE REMBOURSEMENT 6.1 PHILOSOPHIE Étant un rganisme à but nn lucratif, le rembursement des dépenses dit être bien cntrôlé, mais surtut justifié. Cette justificatin vient du désir qu a le CTSF de permettre à ses membres d évluer dans un climat prpice à l apprentissage de l art ratire. Seln cette philsphie, chaque rembursement fait à un membre du Club dit rapprter à l ensemble des membres du Club. 6.2 REMBOURSEMENT Cette plitique permet de sutenir les membres du CTSF dans des activités Tastmasters tenues en dehrs des rencntres rdinaires du Club. Ces activités spéciales enrichissent le Club en ce que les cnnaissances acquises par un membre prfitent aux autres membres. Au curs de ces activités, ns membres deviennent des ambassadeurs et des explrateurs. Elles permettent également au CTSF de prfiter de l expérience d autres clubs, de la divisin, du district, vire de l internatinal! Ceci, bien sûr, dans une ptique de maintien et d évlutin de la qualité des rencntres hebdmadaires du CTSF. La plitique prévit le rembursement des frais encurus lrs d une activité extérieure à laquelle le membre a participé seln les mdalités suivantes : Il faut bligatirement être membre en règle; Tutes les pièces justificatives snt requises (reçus, etc.). Le rembursement sera effectué, seulement si tutes les cnditins bligatires snt remplies. Le détail des frais rembursés est présenté dans le tableau de la page suivante. 9
POLITIQUE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS ACTIVITÉ REMBOURSEMENT CONDITIONS DE REMBOURSEMENT Cnférences (autmne et printemps) Cncurs de divisin Ateliers de frmatin des fficiers Ateliers de frmatin (pnctuels) Présentatin d une capsule éducative Rembursement intégral u partiel des frais d inscriptin Rembursement intégral u partiel des frais d inscriptin. Rembursement intégral u partiel des frais d inscriptin. Rembursement partiel des frais d inscriptin Rembursement intégral u partiel des frais de phtcpies et de transparents Rembursement de 100 % des frais d inscriptin : Si président u vice-président frmatin ET Participatin à la réunin d affaires du district Rembursement jusqu à cncurrence de 60 $ : Si membre représente le Club dans un cncurs de district; OU Si membre présente un atelier. De plus, le rembursement sera divisé par le nmbre de membres qui présentent l atelier. Un budget de 100 $ est réservé par cncurs de divisin au rembursement des frais d inscriptin, réparti cmme suit : Rembursement intégral au(x) membre(s) représentant le Club à titre de cncurrent dans un cncurs de divisin. Rembursement au prrata de la smme restante dispnible, en se limitant aux frais d inscriptin, à tus les autres membres assistant au cncurs.. Rembursement intégral pur les fficiers du Club. Rembursement de 50 % pur les autres membres du Club. Nte : Le u les membres qui nt assisté à une frmatin transmettrnt, dans la mesure du pssible, l infrmatin pertinente aux fficiers qui n nt pu se présenter à ces frmatins. Un supprt papier serait apprécié. Rembursement des frais d inscriptin jusqu à cncurrence de 20 $ : Si réslutin préalable du club ; ET Si présentatin d un cmpte-rendu d atelier pendant une péride d affaires désignée. Rembursement intégral pur des dcuments papier devant être distribués aux membres (max. : 30 exemplaires). Rembursement partiel (50 %), si des transparents snt utilisés. 10
7. BALLOTTAGE Le ballttage est une prcédure qui permet de respecter l intégrité de l assemblée frmée par les membres en règle du Club. 7.1 BUT Un club prcède au ballttage d un futur membre, avant le prcessus d intrnisatin, pur éviter sn adhésin dans le cas d un cnflit avec un u des membres en règle et ce, afin de cnserver un climat sain et agréable dans le club. 7.2 MARCHE À SUIVRE Lrsqu un aspirant membre veut être intrnisé, sn intentin est annncée lrs de la péride d affaires précédant l intrnisatin. Les membres en règle snt alrs invités à cmmuniquer avec le vice-président recrutement, s ils nt une u des bjectins valables et justifiables au regard de l intrnisatin de cet aspirant membre. S il n y a pas d bjectin, le prcessus de ballttage est alrs terminé. Il est dnc pssible de prcéder à l intrnisatin de l aspirant membre. Cependant, s il y a une bjectin valable et justifiable qui a été fficiellement prtée à l attentin du vice-président au recrutement par un membre en règle lrs de la semaine suivant l annnce, la quatrième étape est enclenchée. l aspirant membre (s il est présent) de quitter la salle avec l huissier en pste. L huissier peut être remplacé par tut autre fficier de l exécutif mandaté par l huissier. Le vice-président au recrutement invite alrs le membre ayant signifié sn bjectin, à expser, devant tute l assemblée, les raisns de cette dernière. L assemblée est alrs invitée à vter sur la pertinence d exclure l aspirant membre du CTSF en regard des arguments apprtés par le membre plaignant. Il s agit d un vte démcratique secret ù la majrité représente 50 % + 1. Le trésrier cmpile les vtes à l aide d un témin désigné par le président et transmet les résultats au vice-président au recrutement. Le résultat du vte est alrs cmmuniqué à l assemblée par le vice-président au recrutement. Dans le cas d un rejet de l aspirant membre, la décisin lui est cmmuniquée par le vice-président au recrutement, sit par téléphne u à l extérieur du lcal ù a lieu la rencntre. Il est alrs invité à jindre les rangs d un autre club. Il n est pas tenu de demeurer jusqu à la fin de la rencntre. S il avait payé pur sa rencntre, n le remburse immédiatement. Dans le cas d une acceptatin de l aspirant membre, ce dernier est invité à rejindre les membres, pur être intrnisé immédiatement (vir sectin 8 du manuel). Lrs de la péride d affaires de la semaine suivant l annnce, le viceprésident au recrutement demande à 11
8. INTRONISATION L intrnisatin est une cérémnie par laquelle l aspirant membre est fficiellement recnnu cmme membre du club. Cette cérémnie se dérule habituellement pendant la péride d affaires de la rencntre. Lrsqu un aspirant membre est intrnisé, le président présente le viceprésident au recrutement qui est respnsable de cette cérémnie et invite dnc celui-ci au lutrin. Pur être intrnisé, un aspirant dit avir assisté à au mins une rencntre, avir été accepté par les membres et avir payé sa ctisatin. 8.1 MATÉRIEL REQUIS Butn tastmasters; CahierCmmunicateur Cmpétent u cpie du prjet de discurs Brise glace; Manuel du membre. 8.2 MARCHE À SUIVRE Le vice-président au recrutement : Invite le futur membre ainsi que sn parrain à se présenter à l avant et prcède alrs à l intrnisatin; Prnnce la frmule d engagement (vir encadré); Invite le parrain (u le fait lui-même) à remettre au nuveau membre : le butn, le cahier du membre, (à titre de prêt) le cahier Cmmunicateur Cmpétent jusqu à ce qu il reçive sa prpre cpie de Tastmasters Internatinal, qu il remettra alrs au Club; Serre la main du nuveau membre; Invite le nuveau membre à dire quelques mts sur ses bjectifs persnnels et sur sn implicatin future dans le club; Encurage l assemblée à applaudir; Invite le nuveau membre et sn parrain à reprendre leur place; Rednne la parle au président. Le président termine la péride d intrnisatin en suhaitant la bienvenue au nuveau membre. 12
FORMULE D ENGAGEMENT C est avec plaisir que nus accueillns ce matin [nm de la persnne] cmme nuveau membre de ntre Club. Ce mment est imprtant pur chacun de nus! Adhérer à un club Tastmasters est un avantage qui cmprte des bligatins. Nus avns un devir cllectif de prgresser cmme grupe tut en cntribuant à l épanuissement de chacun, en nus amusant. Être membre Tastmasters signifie : Travailler à sn prgrès persnnel ; Évaluer les perfrmances des autres membres dans un esprit cnstructif ; Supprter le Club dans la réalisatin de ses bjectifs ; Demeurer psitif et garder le surire ; Garder le Club frt et dynamique. En présence des membres du CTSF,, vus engagez-vus : À bien préparer vs rencntres hebdmadaires et à y assister régulièrement; À suivre le prgramme Tastmasters; À participer activement aux activités du Club; À faire des évaluatins psitives; À établir des relatins amicales et fraternelles avec les autres membres; À amener de nuveaux membres au Club? Répétez après mi : «Je m engage à pursuivre ces bjectifs.» Vus, membres du CTSF et parrain,, vus engagez-vus à dnner à vtre sutien dans un esprit de bnne camaraderie? Répnse des membres : «Nus nus y engagens.» 13
9. MENTOR 9.1 DÉFINITION Le mentrat a pur but de faciliter l intégratin d un nuveau membre dans le club. Un mentr est dnc un membre Tastmasters qui aide un nuveau membre à accmplir le prgramme Tastmasters. 9.2 RÔLE DU MENTOR Pur ce faire, le mentr dévelppe une relatin avec le nuveau membre afin de: Le cnseiller: en répndant à ses questins, en partageant ses expériences et ses cnnaissances, en étant un exemple par sn engagement persnnel; L aider à atteindre les bjectifs du prgramme: en l'infrmant des ressurces dispnibles, en lui furnissant une évaluatin psitive et en lui faisant part de ses prgrès persnnels, en lui expliquant ses respnsabilités (ex : assiduité, préparatin des rôles); L assister dans la préparatin de sn brise-glace et des tris discurs subséquents: en l aidant à truver des sujets qui le tuchent, en lui expliquant cmment structurer ses discurs; Lui furnir des renseignements sur l rganisatin d un Club Tastmasters: en lui décrivant l rganisatin Tastmasters, en lui parlant des cncurs de discurs, en l invitant à des événements (ex. : cngrès, frmatin); L encurager à s engager dans les fnctins éducatives et administratives du club: en lui expliquant les fnctins des fficiers, en l encurageant à s engager cmme bénévle; L initier aux prcédures : en lui expliquant les différents rôles et qui cntacter, en l infrmant des prcédures et des particularités du club. 9.3 QUALITÉS D UN MENTOR Un mentr dit psséder certaines qualités essentielles : Ainsi, il dit être : Dispnible; Patient; Sensible; Respectueux; Flexible. 14
9.4 BÉNÉFICES POUR LE MENTOR Être mentr permet au membre: D apprendre du nuveau membre; De demeurer prductif; De faire quelque chse pur le Club, pur les autres membres et pur luimême; De recevir une recnnaissance. 9.5 BÉNÉFICES POUR LE CLUB L existence d une fnctin mentrat dans un club permet : D attirer plus de membres; D augmenter le nmbre de membres satisfaits; De retenir plus de membres. Avec l aide du vice-président à la frmatin, le mentr purra rienter le nuveau membre vers les prgrammes éducatifs que ce dernier aura chisis. 15
10. PROGRAMME TOASTMASTERS ET CERTIFICATIONS DISPONIBLES Pur chacune des certificatins, nus décrivns les exigences nécessaires. 10.1 VOLET COMMUNICATION 10.2 VOLET LEADERSHIP COMMUNICATEUR COMPÉTENT (CC) Avir cmplété sn manuel du prgramme de cmmunicatin (10 discurs). COMMUNICATEUR ACCOMPLI BRONZE (ACB) Être cmmunicateur cmpétent (CC); Avir cmplété deux (2) manuels du prgramme avancé de cmmunicatin. COMMUNICATEUR ACCOMPLI ARGENT (ACS) Être cmmunicateur accmpli brnze (ACB) Avir cmplété deux (2) manuels additinnels du prgramme avancé de cmmunicatin Avir effectué deux (2) ateliers dans le prgramme de la série Le parfait rateur OU de la série Le club à succès. COMMUNICATEUR ACCOMPLI OR (ACG) Être cmmunicateur accmpli argent (ACS) ; Avir cmplété deux (2) manuels additinnels du prgramme de cmmunicatin avancé; Avir effectué deux (2) ateliers dans le prgramme de la série Le club à succès, vlet cmmunicatin u leadership; Être mentr d un nuveau membre pur ses tris (3) premiers discurs. LEADER COMPÉTENT (CL) Avir cmplété le manuel du leadership cmpétent (10 prjets). LEADER ACCOMPLI BRONZE (ALB) Être leader cmpétent (CL); Être cmmunicateur cmpétent (CC); Avir servi six (6) mis cmme fficier dans un club et participer à la préparatin d un plan Club à Succès; Servir cmme parrain, spécialiste d un club u mentr; Avir effectué deux (2) ateliers de la série Le club à succès, vlet cmmunicatin u leadership. LEADER ACCOMPLI ARGENT (ALS) Être leader accmpli brnze (ALB); Avir servi 1 an cmme fficier de district (guverneur de district, lieutenantguverneur aux relatins publiques, secrétaire, trésrier, guverneur de divisin u guverneur de secteur); Avir cmplété le manuel High Perfrmance Leadership; Parrainer avec succès un club cmme cmmanditaire, parrain u cach. TOASTMASTER DISTINGUÉ (DTM) Être cmmunicateur accmpli r (ACG) u Tastmasters accmpli r (ATM-G); Être leader accmpli argent (ALS) u Leader accmpli (AL). 16
11. RÔLES DES OFFICIERS Dans les pages qui suivent, le rôle de chacun des fficiers du Club est décrit. 11.1 PRÉSIDENT Définir les bjectifs du club (un plan de crissance à curt et à lng terme); Planifier l atteinte des bjectifs; Déléguer les tâches; Suivre les prgrès accmplis et recnnaître les réalisatins; Superviser le travail accmpli par d autres; Présider les rencntres. 11.2 VICE-PRÉSIDENT À LA FORMATION Planifier des rencntres dynamiques pur les membres du Club; Fixer le calendrier des discurs et des rôles; Signer les manuels de cmmunicateur cmpétent après chaque discurs; Tenir à jur le graphique de prgressin des membres; Prmuvir le prgramme de frmatin Tastmasters; Infrmer le siège scial dès qu un membre a terminé un prgramme de frmatin; Crdnner une cérémnie de recnnaissance pur l btentin d une certificatin par un membre; Expliquer aux nuveaux membres le fnctinnement du club et les prgrammes de frmatin; S assurer que tus les membres cmprennent l imprtance des évaluatins cnstructives et qu ils savent les frmuler; Organiser à l intentin de vtre club, des entreprises et de la cllectivité, des ateliers sur l Art ratire, Le Succès par la cmmunicatin, le Succès par le Leadership; Organiser des ateliers de frmatin Jeunes Leaders; Organiser les cncurs ratires; Organiser à l intentin de la cllectivité le Bureau des cnférenciers; Encurager tus les membres à participer à tutes les activités Tastmasters; Présider le cmité de la frmatin; Participer aux réunins du cnseil d'administratin; Présider le club en l absence du président; Assister et vter aux assemblées générales des cnseils du secteur et du district; Vter aux assemblées réginales et internatinales. 11.3 VICE-PRÉSIDENT AU RECRUTEMENT Veiller à l augmentatin du nmbre des membres; Organiser un cncurs de recrutement 17
pur amener des invités aux rencntres; S assurer de la satisfactin des membres; Préparer le rapprt semestriel cntenant la liste des membres et le paiement des ctisatins et ce, cnjintement avec le trésrier et le secrétaire; Présider le cmité de recrutement; Participer aux réunins du cnseil d'administratin; Assigner un mentr à chaque nuveau membre. 11.4 VICE-PRÉSIDENT AUX RELATIONS PUBLIQUES Élabrer un prgramme de relatins publiques; Préparer le matériel publicitaire pur les invités et le public; Rédiger et publier un bulletin de liaisn pur le club (ex. : traductin d articles prvenant du bulletin Tastmasters, prmtin des événements spéciaux) et ce, en cllabratin avec le huissier et l éditeur du bulletin; Rédiger des articles u cmmuniqués de presse dans différents jurnaux lcaux afin de prmuvir les activités et événements spéciaux Tastmasters; Élabrer des entrevues à la radi pur faire cnnaître Tastmasters et le club; Présider le cmité des relatins publiques; Participer aux réunins du cnseil d'administratin; Participer aux différentes activités de Tastmasters. 11.5 SECRÉTAIRE Tenir à jur la liste des membres; Rédiger les prcès-verbaux des réunins et en faire la lecture; Aider à la rédactin du rapprt semestriel; Infrmer Tastmasters Internatinal des changements de dirigeants; Prendre les cmmandes de matériel et les expédier au siège scial; Expédier les demandes d adhésin, de transfert u de réintégratin; Faire circuler le bulletin Tips, le catalgue des furnitures et la revue The Tastmasters; Être dépsitaire du livre Statuts et règlements du Club; Tenir la crrespndance du Club. 11.6 TRÉSORIER Préparer le budget annuel; Furnir à la banque les nuvelles signatures pur les chèques; Aviser par écrit chaque membre du mntant de sa ctisatin; Percevir les cmptes à recevir et les ctisatins; Émettre, à l rdre de Tastmasters Internatinal, les chèques pur le paiement des ctisatins semestrielles et des frais d adhésin qui divent parvenir à destinatin avant le 1er avril et le 1er ctbre; 18
Cllecter les frais de participatin à la rencntre, payer les frais encurus et faire les dépôts; Acquitter prmptement tutes les factures; Cnsigner fidèlement tutes les transactins financières; Présenter chaque mis un rapprt financier, de vive vix et par écrit; Participer aux réunins du cnseil d'administratin; Cllabrer avec les vérificateurs des livres cmptables; Répndre aux requêtes des services guvernementaux. 11.8 PRÉSIDENT SORTANT Présider le cmité de sélectin des candidatures; Expliquer le cncurs Le Club remarquable; Inciter le club à furnir les effrts nécessaires pur exceller au cncurs Le Club remarquable; Cnseiller les dirigeants et membres en tant que persnne ressurce. 11.7 HUISSIER Préparer le lcal et dispser le matériel à chaque rencntre; Accueillir les invités et les membres à chaque rencntre; S assurer que le service est adéquat lrsque des repas snt servis aux rencntres; Recueillir les bulletins de vte et en faire le décmpte; Veiller à la garde et à l entretien de l équipement et du matériel du club; Présider le cmité d activités sciales; Participer aux réunins du cnseil d'administratin. 19
12. RENCONTRES HEBDOMADAIRES GÉNÉRALITÉS 12.1 PROGRAMME DE LA RENCONTRE 6 h 55 : HUISSIER «Il faut s entraider pur y arriver!» Prend la parle en invitant les membres et les invités à s asseir; la rencntre va cmmencer. 7 h 00 : HUISSIER (2 min.) À l aide du maillet, signale le début de la rencntre; Signale les anniversaires; Avise des changements sur la grille; Présente le président. 7 h 02 : PRÉSIDENT (9 12 min.) Ouvre l assemblée et présente le thème (30 sec.); Présente les membres et les invités (3 4 min.); Demande: le tast (30 sec.) ; le mt d humur (30-60 sec.); la bnne nuvelle (30 sec.); Prcède à la péride d affaires (3 5 min.); Présente le maître de cérémnie et lui remet la directin de l assemblée (30 sec.) 7 h 12 (7 h 11 7 h 14) : MAÎTRE DE CÉRÉMONIE (6 min) Débute par un mt de bienvenue et explique le dérulement de l assemblée (2 min.); Présente l évaluateur général (15 sec.) : qui présente les membres de sn équipe (45 sec.); leur demande de présenter leurs rôles; chrnmètre (30 sec.), grammairien (30 sec.), évaluateur des imprvisatins (30 sec.); Explique les bulletins de vte et les feuilles de cmmentaires (60 sec.); Présente le meneur des imprvisatins et lui remet la directin de l assemblée (30 sec.). 7 h 18 (7 h 17 7 h 20) : MENEUR DES IMPROVISATIONS (15 min.) Explique le dérulement des imprvisatins (2 min.); 20
Explique les critères d évaluatin (1 min.); Présente les sujets d imprvisatin (12 minl). 7 h 33 (7 h 32 7 h 35) : MAÎTRE DE CÉRÉMONIE (4-6 min.) Remercie le meneur des imprvisatins (15 sec.); Demande le temps des imprvisatins (15 sec.); Demande aux membres de vter pur la meilleure imprvisatin (15 sec.); Décrète une pause de 5 minutes u mins, seln le temps dispnible ( 3-5 min.). 7 h 34 PAUSE 7 h 38 (7 h 36 7 h 41) : MAÎTRE DE CÉRÉMONIE (27 min.) Présente chacun des rateurs, leurs discurs et les bjectifs pursuivis (45 sec.); Tris discurs (3 X 7 min. 30 sec. chacun = 22 min. 30 sec.); Accrde une minute entre chaque discurs, pur cmpléter l évaluatin (3 min); Demande au chrnmétreur le temps de chaque discurs (15 sec); Demande aux membres de vter pur le meilleur rateur (15 sec); Présente l évaluateur général et lui remet la directin de la rencntre (15 sec). 8 h 05 (8 h 03 8 h 08) : ÉVALUATEUR GÉNÉRAL (17 min) Remarques d uverture, but et imprtance des évaluatins; Présente les évaluateurs et leur demande de présenter leur évaluatin; évaluateur des imprvisatins (3 min.); évaluateurs des discurs (3 X 2 min. = 6 min.); grammairien (2 min.); chrnmètre (15 sec.); Demande aux membres de vter et de faire suivre les feuilles au huissier (30 sec.) Livre sn évaluatin générale de la rencntre (5 min.) Remet la directin de la rencntre au maître de cérémnie (15 sec.) 8 h 22 (8 h 20 8 h 25) : MAÎTRE DE CÉRÉMONIE (3 min.) Remercie l évaluateur général et tute sn équipe (30 sec.) Remet les certificats hnrifiques (2 min.) Remet la directin de la rencntre au président (30 sec.) 8 h 25 (8 h 23 8 h 28) : PRÉSIDENT (5 min.) Demande leurs cmmentaires aux invités (2 min. 30 sec.); Demande au VPÉ d annncer le prgramme de la semaine suivante (2 min.); Clôt la rencntre (30 sec.). 8 h 30 : FIN DE LA RENCONTRE MISSION POSSIBLE! 21
12.2 EXIGENCES POUR REMPLIR UN RÔLE RÔLE EXIGENCES CARACTÉRISTIQUES Tast Bnne nuvelle Mt d humur Aucune exigence, si ce n est que de cnsulter vtre Manuel du membre Pas une persnne décédée, ni une cause ni un rganisme Se prépare d avance En garder quelques-uns dans sa pche! Bras drit du maître de cérémnie Chrnmétreur Grammairien Avir prnncé un discurs Entend tut! Meneur des imprvisatins Évaluateur de discurs Maître de cérémnie Évaluateur des imprvisatins Évaluateur général Orateurs (discurs et capsule éducative) Avir prnncé deux (2) discurs Pur les huit premiers discurs, avir fait les mêmes. Pur évaluer les autres discurs, avir prnncé au mins huit discurs Avir prnncé tris discurs et avir été meneur des imprvisatins Avir fait au mins quelques évaluatins Avir prnncé au mins tris (3) discurs et avir été maître de cérémnie Seln la certificatin pursuivie Chisit le thème de la rencntre. S assure que tus nt pris la parle au curs du déjeuner. Apprche les invités avant la rencntre. Nuveaux membres en imprvisatin duble avec des membres aguerris. Bien s apprprier les critères d évaluatin Chef d rchestre et respnsable de la gestin du temps. Évalue seln les directives du meneur des imprvisatins Vit tut et entend tut. Devrait faire l évaluatin de ceux qui n nt pas été évalués, incluant les capsules. Les vedettes de la rencntre. 22
12.3 CHAÎNE TÉLÉPHONIQUE EN PRÉPARATION DES RENCONTRES HEBDOMADAIRES Chaque membre qui jue un rôle lrs d une rencntre a le devir de bien se préparer. Cette préparatin inclut la chaîne téléphnique suivante. 12.3.1 Meneur des imprvisatins Le meneur des imprvisatins a la respnsabilité de chisir le thème de la rencntre. Il dit cmmuniquer avec les deux persnnes suivantes pur: discuter des imprvisatins et des pints à être évalués : 1. L évaluateur des imprvisatins cnfirmer le thème des imprvisatins le plus rapidement pssible : 2. Le maître de cérémnie. L idéal est de cnfirmer ce thème avec le prchain maître de cérémnie dès la fin de la rencntre. 12.3.2 Maître de cérémnie Le maître de cérémnie a la respnsabilité de cmmuniquer avec les persnnes juant les six rôles suivants pur : cnfirmer leur présence : 1. Respnsable du tast; 2. Respnsable du mt d humur; 3. Respnsable de la bnne nuvelle; préparer une curte présentatin en lien avec le thème : 4. Le président : également pur s enquérir du temps requis pur la péride d affaires; 5. Les rateurs (discurs et capsule éducative) : également pur demander la durée de leur présentatin. 12.3.3 Évaluateur général L évaluateur général dit cmmuniquer avec les persnnes suivantes pur : cnfirmer leur présence : 1. Tus les évaluateurs de discurs; 2. L évaluateur des imprvisatins; 3. Le grammairien; 4. Le chrnmétreur; cnfirmer que tute sn équipe d évaluatin sera au pste 5. Le maître de cérémnie. 12.3.4 Évaluateur de discurs Chaque évaluateur de discurs u de capsule dit cmmuniquer avec l rateur dnt il évaluera la présentatin pur prendre cnnaissance des bjectifs particuliers de l rateur et encurager l rateur dans la préparatin de sn discurs. Au besin, il cmmuniquera avec le mentr d un rateur qui, à sn tur, purra cmmuniquer avec sn filleul afin de vérifier s il a des besins particuliers pur finaliser la préparatin de sn discurs. 12.3.5 Orateurs Si vus avez des besins particuliers en termes d aides visuels (ex. : rétrprjecteur, tableau, écran), cmmuniquez le plus rapidement pssible avec le huissier. 23
12.3.6 Aux membres ayant un rôle Si vus prévyez être difficile à rejindre u simplement par curtisie, prenez l initiative d infrmer le maître de cérémnie de vtre présence u de vtre absence. Ce sera grandement apprécié. Si vus ne puvez assumer vtre rôle,, vtre respnsabilité est de chercher un remplaçant. Le maître de cérémnie et le vice-président à la frmatin snt là pur vus aider. Nte : Pur plus de détails, vir la préparatin requise pur chacun des rôles. 24
12.4 RESPONSABLE D UN INVITÉ Le respnsable d un invité est celui qui assure l intégratin de tut invité à une rencntre régulière. Si vus êtes respnsable d un invité, vs tâches snt les suivantes : AVANT LA RENCONTRE Prévenir sn invité que l heure d arrivée idéale pur la rencntre est 6 h 50. L aviser cncernant la façn d agir lrs du déjeuner. L'infrmer de ce à qui il dit s attendre et ce à qui le Club s attend d un invité; S'assurer d'arriver à la rencntre plus tôt u, à tut le mins, à la même heure que sn invité; S assurer que sn invité signe le livre des invités et btienne une trusse d infrmatin du club (vérifier avec le VP au recrutement); Présenter sn invité au président et à d autres membres, si le temps le permet; S assurer que l invité est assis prêt du membre qui a fait l invitatin. PENDANT LA RENCONTRE Lrsque le président demande au membre de présenter sn invité, le membre dit se lever et présenter brièvement sn invité aux autres membres du Club. À LA FIN DE LA RENCONTRE Le président demande aux invités leurs impressins de la rencntre. Prendre le sin de spécifier à vs invités qu ils ne dispsent que de 15 à 20 secndes pur s exprimer. Si un invité se présente à la rencntre sans avir été invité par un membre Il serait apprprié qu'un membre du Club fasse sa cnnaissance, prenne ses crdnnés (nm, travail, famille, intérêts, ce qui l amène chez Tastmasters), s assit à côté de lui et le présente lrsque le président le demande. Dans tus les cas, le membre Tastmasters respnsable de l invité, guide l invité tut au lng de la rencntre en lui indiquant ù nus en smmes rendus dans l rdre du jur afin qu il puisse suivre le dérulement de la rencntre et en cmprendre les différentes étapes. LA FAÇON DONT NOUS TRAITONS UN INVITÉ VA SÛREMENT L INFLUENCER À REVENIR. FAISONS PREUVE DE NOS TALENTS DE COMMUNICATEURS. NOTE : L invité devrait rester assis durant la présentatin, puis être applaudi lrsque le membre en a terminé la présentatin. On ne s attend pas à ce que l invité ajute quelque chse à la présentatin du membre. 25
12.5 COMMENT REMPLIR UN BULLETIN DE VOTE? ESPACES POUR... COMMENT COMPLÉTER... FICHES D ÉVALUATION Pur tus les membres qui juent un rôle, incluant le maître de cérémnie, le président, les membres les plus avancés et les plus nuveaux Indiquer le nm du membre dans l espace prévu. Indiquer la date et le rôle tenu par le membre. Écrire ses remarques en prtant une attentin particulière aux cntraintes du rôle et/u aux bjectifs spécifiques de l imprvisatin u du discurs. Ne pas ublier de partager ses trucs pur permettre d amélirer une faiblesse. Signer sn nm, l rateur sera en mesure de cmmuniquer avec vus s il le désire. Être franc et hnnête, c est ainsi que l n s amélire. BULLETINS DE VOTE Meilleur discurs Meilleure imprvisatin Meilleure évaluatin Meilleure améliratin Meilleur français Seln vus, quel est l rateur qui a le mieux rencntré les bjectifs de sn discurs? Seln vus, quel membre Tastmasters a le mieux respecté les règles d une imprvisatin quant à la frme (intrductin, crps, cnclusin) et au cntenu (répnse lgique et apprpriée) tut en respectant les cnsignes du meneur des imprvisatins et de l évaluateur des imprvisins? Seln vus, quel est l évaluateur qui a le mieux réussi à relever les pints frts et les pints faibles à amélirer d un rateur en prtant une attentin particulière à la façn dnt ce fut livré? Seln vus, quel membre a fait un prgrès tel dans sa démarche, que cela vaille la peine d être suligné? Seul le grammairien se prnnce à savir qui, seln lui, a le mieux défendu la langue française par un usage adéquat et respectueux. 26
12.6 COMMENT RECEVOIR UN CERTIFICAT OU UN TROPHÉE Si l n recnnaît vtre perfrmance dans le cadre d une rencntre hebdmadaire u lrs d un cncurs de secteur, de district u de divisin, c est que vus aurez pris les myens pur y arriver. Avant d aller chercher vtre certificat u vtre trphée, rappelez-vus cmment le recevir. 12.6.1 Myens de gagner un certificat Renseignez-vus à l avance sur la grille d évaluatin. Savir sur quels critères et quels purcentages n jugera vtre discurs peut vus aider à gagner la cmpétitin. Chisissez un sujet sympathique, sans cntrverse (ex. : relever les prps d André Arthur purrait éveiller une certaine animsité plus que si vus parlez de ceux de Bernard Derme. L avrtement serait un autre sujet à éviter). Assurez-vus d une belle présentatin par le maître de cérémnie. Veillez à ce qu il prnnce bien vtre nm et le titre de vtre discurs. Accrdez une attentin particulière au titre de vtre discurs. Il purrait faire tute la différence dans la cmpétitin. Lrsque vus participez à un cncurs, asseyez-vus en arrière et relaxez. Prenez le temps de d étudier vtre public avant de lui adresser la parle. Vus purrez ainsi estimer le nmbre d auditeurs et analyser leurs réactins à vs farces et à vs prps. Prenez des cnseils et des suggestins. Après vtre discurs, demandez des cnseils et des suggestins de vtre évaluateur et des autres membres de l assistance afin de puvir amélirer vtre discurs à chaque niveau de la cmpétitin. N ubliez pas que dans un cncurs réginal u plus avancé, vus êtes en cmpétitin avec d autres premiers. Plus vus travaillerez vtre discurs, plus vus aurez la chance d en srtir gagnant. Thédre Rsevelt disait : «Le crédit appartient à l hmme qui est dans l arène, dnt la face est cuverte de pussières et de sang. S il échue, il a au mins fait sn pssible ; sa place ne sera pas parmi les timides et les indlents qui ne cnnaissent ni victire ni défaite». 12.6.2 Cmment recevir un trphée Plusieurs artistes très célèbres ne savent pas cmment recevir un trphée! Ils le saisissent de la main drite, alrs qu il faut le prendre de la main gauche. L idée est de libérer la main drite que nus devns tendre à celui qui remet le trphée, pur ne pas risquer de l échapper en vulant le changer de main pur serrer la main du présentateur. Un vrai gagnant dit savir faire tute chse avec habileté. Quand vtre perfrmance est jugée la meilleure, sachez recevir vtre trphée avec dignité. Prenez vtre trphée (u le certificat) de la main gauche et tendez vtre main drite au présentateur pur le remercier. Nte : Si vus recevez un certificat de participatin, NE LE ROULEZ PAS. Gardez-le plutôt intact dans la main. Pur la pht, assurez-vus que vtre trphée u vtre certificat est bien en vue. 27
13. RENCONTRE HEBDOMADAIRE DÉROULEMENT ET RÔLES 13.1 ENTRÉE EN MATIÈRE ET CLÔTURE DE LA RENCONTRE Au début de la rencntre, l huissier, le président, la persnne prtant le tast, de même que celles présentant le mt d humur et la bnne nuvelle nt à intervenir. Nus verrns dans les lignes qui suivent cmment bien s acquitter de ces tâches. 13.1.1 Huissier L huissier est l hôte d une rencntre Tastmasters. Il est respnsable de l aménagement de la salle et du bn dérulement de la rencntre sur les plans de l accueil et de la lgistique. Lrsque vus ccupez ce pste, vus devez: AVANT LA RENCONTRE Arriver 30 minutes avant le début de la rencntre pur préparer la salle; Installer le matériel du club (bannière, charte, lutrin, maillet). Si le dérulement de la rencntre l exige, prévir un tableau à feuilles, des feutres, un rétrprjecteur et un écran (prévir une lampe supplémentaire pur le rétrprjecteur); Installer l hrlge; Installer le chrnmètre et prévir un rapprt du chrnmétreur; S assurer que tut l équipement fnctinne bien; Identifier les interrupteurs pur la lumière et pur tut bruit envirnnant (ex.: radi, climatisatin); S assurer d une température ambiante agréable (ni trp chaude, ni trp fride); Prévir un rapprt d évaluatin pur l évaluateur général; Placer le dictinnaire et le frmulaire pur le grammairien; Prévir la feuille de cmptabilité des déjeuners pur le trésrier u la persnne respnsable de la perceptin; S assurer que chaque membre et invité aura une place. Dépser devant chaque place les bulletins de vte et d évaluatin. Prévir un (1) bulletin de vte et six (6) à dix (10) bulletins d évaluatin par participant. Se garder une place à l avant près du lutrin; Prévir une feuille pur la cmpilatin des vtes que vus cmplèterez vers la fin de la rencntre; Prévir les certificats (meilleurs imprvisatin, discurs, évaluatin, améliratin et français), les dater et les faire signer par le maître de cérémnie avant la rencntre. Prévir des certificats supplémentaires; Installer le livre des signatures pur les invités et divers dépliants sur une table à l entrée de la salle; Vir à l accueil des membres en demandant l'aide d'un (1) u deux (2) membres; Prévir un remplaçant en cas d absence. 28
PENDANT LA RENCONTRE 6 h 55 En prenant la parle, inviter les participants à prendre place; 7 h 00 À l aide du maillet, débuter la rencntre en signalant les anniversaires (s il y a lieu) et aviser les membres des changements à la grille (s il y a lieu); 7 h 01 Demander à l assemblée d accueillir le président. Être bref, mais utiliser quelques mts de bienvenue variés pur chaque rencntre; Si un membre vus a prévenu de sn retard, s assurer qu il aura une place dispnible; Avant la remise des certificats, ramasser les bulletins de vte et faire le décmpte afin d'établir les gagnants. Inscrire le nm des gagnants sur les certificats et remettre les certificats au maître de cérémnie. APRÈS LA RENCONTRE Distribuer les fiches d évaluatin aux membres cncernés; Rassembler tut le matériel du Club et le ranger le matériel à l endrit prévu. Pur cette tâche, la participatin des membres est appréciée; Cntrôler le matériel du club entre les rencntres.. 29
13.1.2 Président Le président est respnsable du bn dérulement de la rencntre. Il dit s assurer, à l aide du maître de cérémnie, que tus les rôles sernt exécutés dans les temps suhaités. Le président dit en tut temps être cncis, précis et dnner le tn. Vtre réussite au curs de la rencntre repse sur une bnne préparatin, mais c est principalement vtre cmprtement durant la péride d affaires qui garantira vtre succès. Aux cmmandes lrs de la péride d affaires, vus ne devez pas perdre le cntrôle du dérulement de cette partie de la rencntre. Le but principal de vtre rôle, en tant que président, est de vus affirmer puisque vus êtes en psitin d autrité. N ubliez pas de demeurer impartial tut en respectant le drit de parle de chacun. AVANT LA RENCONTRE Préparer la rencntre afin d assurer une pleine participatin de tus les membres. Vus êtes respnsable de la participatin active des membres, d ffrir un cntenu intéressant et de diriger la péride d affaires, s il y a lieu; Cmmuniquer avec le meneur des imprvisatins, le dimanche précédant la rencntre, afin d en cnnaître le thème; Préparer de curtes remarques d uverture à partir du thème de la rencntre; Préparer une curte nte sur la seule persnne à présenter, sit le maître de cérémnie; Avant de débuter la rencntre, btenir s il y a lieu, les nms des membres qui nt un invité à présenter. PENDANT LA RENCONTRE Après la présentatin d uverture faite par l huissier, prendre place au lutrin. Débuter avec vs remarques d uverture; Être enthusiaste et bref afin d intéresser l auditire; Respecter le temps allué; S adresser surtut aux invités quand vus dnnez des explicatins; Demander aux membres désignés de présenter leurs invités; Aviser les invités qu ils purrnt, s ils le désirent, faire des cmmentaires à la fin de la rencntre; Nter bien le nm des invités, vus en aurez besin au mment de leur demander leurs cmmentaires; À RETENIR: Il faut d abrd présenter les invités ayant un titre, du plus avancé au mins avancé (ex : un Tastmasters distingué (DTM) avant un Tastmasters avancé (ATM), présenter ces derniers avant ceux qui n nt aucun titre). Demander aux membres de se présenter pur le bénéfice des invités et, s il y a lieu, la table d hnneur; Demander le tast, le mt d humur et la bnne nuvelle; Débuter la péride d affaires au curs de laquelle vus en prfiterez pur vus adressez aux membres avec des mts d encuragement, dnner des nuvelles des autres clubs, demander le rapprt des fficiers et des respnsables de cmités. Vus purrez aussi passer à la minute d imprvisatin «PARLONS AFFAIRES» (présentatin faite par un 30
membre dans le but de présenter sn travail u sn entreprise); Présenter le maître de cérémnie; Returner à vtre siège jusqu à la fin de la rencntre. À LA FIN DE LA RENCONTRE Faire un lien entre le rôle du maître de cérémnie et la reprise du cntrôle de la rencntre; Demander les cmmentaires des invités; Vérifier auprès du vice-président à la frmatin si la grille hraire est cmplétée pur la prchaine rencntre; Demander les dernières remarques de la part des participants; Remercier l auditire pur cette rencntre en terminant sur une citatin u anecdte. 31
FEUILLE DE ROUTE DU PRÉSIDENT LORS DES RENCONTRES 7 h 02 DÉBUT DE LA RENCONTRE (30 sec.) Remercier l huissier ; Saluer les membres et les invités, de manière enthusiaste. Bnjur chers amis Tastmasters et distingués invités, je vus suhaite à tus la bienvenue. Présenter le thème (quelques mts sur le thème, questin de mettre les gens dans l ambiance) (45 sec.). Ce matin le thème est: Débutns le tast avec: (30 sec.) Le mt d humur: (30-60 sec.) La bnne nuvelle: (30 sec.) Remercier les persnnes qui nt participé Demander aux membres de présenter leurs invités (prendre en nte les nms, afin de puvir demander leurs cmmentaires à la fin de la rencntre) (60 sec.) Je demanderais aux membres qui nt des invités de nus les présenter 1 2 3 Merci et bienvenue à cette rencntre. À la fin, je vus demanderai de nus faire part de vs cmmentaires. 32
Demander aux membres de se présenter en dnnant leur nm, leur prfessin et de répndre en un mt à vtre questin (2 min.) J aimerais faire un tur de table et demander à chaque membre de se présenter en nus disant leur nm, prfessin et en un mt: ( qui a rapprt au thème ) Demander au chrnmétreur de minuter vtre péride d affaires (3 à 5 min.) Pur la péride d affaires, je demande à de me chrnmétrer minutes. Sujets à l rdre du jur (il est bn d inscrire l rdre du jur sur un tableau u d en remettre une cpie aux membres) 1 2 3 4 Après les avir énumérés, reprenez-les un par un et décrivez-les; c est cmme l intrductin, puis le dévelppement. 7 h 11 PRÉSENTATION DU MAÎTRE DE CÉRÉMONIE Pur nus assurer que le prgramme fnctinne cmme prévu, nus faisns maintenant appel à ntre maître de cérémnie (u animateur de la rencntre) (faites quelques remarques au sujet du maître de cérémnie en vus inspirant du thème de la rencntre) (30 sec.) Aidez-mi à accueillir chaleureusement 33
8 h 25 FIN DE LA RENCONTRE (4 min.) Faire un lien entre la fin du rôle du maître de cérémnie et la reprise de la rencntre; Remercier le maître de cérémnie; Faire quelques cmmentaires au besin et inviter le vice-président à la frmatin à vérifier la grille pur la semaine prchaine; Demander un bref cmmentaire aux invités: Mt de la fin J aimerais remercier tus les participants pur cette magnifique rencntre bien réussie. BRAVO! et BONNE SEMAINE À TOUS! 34
13.1.3 Tast OBJECTIF L bjectif du tast est de rendre hmmage à une persnne u à un grupe de persnnes, afin de suligner leurs effrts u leur réalisatin dans un dmaine particulier u pur une cause spécifique. On évitera de prter un tast à une persnne décédée. Un tast est tujurs aplitique. Par hmmage, n entend un témignage u expressin de respect, de recnnaissance u d admiratin. Cela devrait être fait avec sérieux, décrum, de façn psée et même un peu slennelle car ici, nus pratiquns l art de vraiment suligner l imprtance d une persnne u d un grupe de persnnes. FORMULER LE TOAST Si l n prte un tast à la santé d une persnne célèbre, de quelqu un qui fête un anniversaire u qui s est illustré d une façn particulière, il faut dire purqui n prte un tast à sa santé en indiquant ce qu n veut suligner u valriser en le faisant. Frmuler le tast de façn brève et précise. Le tast se fait de sa place à table. Exemples: Céline Din a cmmencé sa carrière très jeune. Elle a atteint des smmets grâce à sa discipline, sn talent et sa cnfiance en sn imprésari. OU Mesdames, messieurs, je vus invite à vus lever et à vus jindre à mi pur ffrir un tast à... (dnner le nm, la raisn de cet hnneur et les titres de la persnne, s il y a lieu). Terminez la partie tast en nmmant la persnne hnrée: «Pur tutes ses raisns, levns ns verres à Céline Din!» OU «À Céline Din» Tus se lèvent en répétant le nm et en buvant une grgée avant de se rasseir. QUOI FAIRE QUAND ON NOUS PORTE UN TOAST? Lrsque la persnne à qui le tast est destiné est présente dans l auditire, elle demeure assise et attend que les persnnes se rassient avant de bire à sn tur. Elle peut par la suite manifester sa gratitude par un surire, un hchement de la tête u un remerciement discret u encre se lever pur remercier brièvement l assistance de cet hnneur. Un tast peut être ffert avec une bissn alclisée, du lait, du café, u de l eau. La persnne qui présente un tast dit s assurer auprès du serveur que tus les verres nt été remplis au préalable. DURÉE Trente secndes à une minute. Lrs d un banquet slennel, un tast peut durer jusqu à deux minutes. 13.1.4 Mt d humur OBJECTIFS Permettre de dérider l assemblée; Apprendre à l'humriste à dévelpper une habileté à faire rire sn auditire; Livrée avec entrain et teintée de verve, 35
un peu de mystère u encre un air enfantin, cette histire, qu elle sit vraie u imaginée, ajutera au succès de la rencntre. L effet dépend beaucup du tn de vix utilisé; dnc, avis à tus, c est le mment de pratiquer la variété vcale. FORMULER LE MOT D HUMOUR Le président présente le membre qui, s étant préparé une u plusieurs histires drôles, mettra l auditire à l aise. On ne s imprvise pas humriste, l humur est difficile, dnc le membre qui prend sn rôle au sérieux se fait une prvisin de petites histires drôles qui purrnt être lancées au curs de la rencntre, lrsque le président lui en fera la demande. Les meilleures histires snt basées sur les événements de la vie de tus les jurs. Un effrt d bservatin de ce qui se passe autur de vus avec un œil et une reille humristique peut tenir ntre recueil d histires tujurs débrdant. Le membre respnsable du mt d humur le présente de sa place à table. Tus les membres devraient avir dans leur pche deux u tris petites histires en réserve. Cela purra s avérer très pratique advenant l absence du membre qui devait juer ce rôle. PARTICULARITÉS L humur peut être subtil, vivifiant, drôle, cmique et hilarant sans tutefis être grivis, de mauvais gût, raciste, sexiste u à saveur plitique. On évitera les jurns et les mts vulgaires. DURÉE Trente secndes à une minute. 13.1.5 La bnne nuvelle OBJECTIF Il s agit d une autre ccasin, lrs d une rencntre Tastmasters, de permettre de parler en public. Cmme tus les autres rôles lrs d une rencntre, le respnsable de la bnne nuvelle dit se préparer à l avance d autant que les bnnes nuvelles snt plutôt des denrées rares! Pur truver la bnne nuvelle, syez attentif à ce qui se dérule autur de vus durant la semaine et demandez-vus en qui cette nuvelle est susceptible d intéresser les membres lrs de la rencntre hebdmadaire. Cette bnne nuvelle peut : Vus cncerner directement (ex. : btentin d un pste lngtemps cnvité, naissance); Cncerner la cmmunauté Tastmasters (ex. : le club qui se mérite un hnneur, un membre a qui l n a rendu hmmage u qui s est illustré lrs d un cncurs); Se rapprter à l actualité (ex. : un film québécis qui s est illustré sur la scène internatinale, la recnnaissance d un scientifique québécis, une psitin favrisant le dévelppement durable). DURÉE Quel que sit le thème chisi, la bnne nuvelle dit être très curte, de 30 à 60 secndes tut au plus. 36
13.2 MAÎTRE DE CÉRÉMONIE Le maître de cérémnie est l un des éléments-clés d une rencntre Tastmasters. Il est respnsable de la bnne marche du prgramme de la rencntre, laquelle dit être planifiée afin qu elle se dérule efficacement. Il est l animateur qui assurera la transitin entre les différentes étapes de la rencntre. Il dit s assurer que tus les aspects du prgramme snt en place et que les participants snt prêts à assumer leurs rôles. La réussite de ce rôle repse sur une bnne préparatin et l attitude que vus adpterez lrsque vus serez au lutrin. À titre d animateur de la rencntre, vus devez établir un dialgue avec l auditire. Les membres du club snt vs amis, adressezvus à eux cmme lrsque vus parlez à un grupe d amis, sans être trp familier, ni trp distant. À RETENIR: Vus êtes maître du temps! AVANT LA RENCONTRE Aviser le président de vtre présence u de vtre absence en lui dnnant, le plus rapidement pssible, le nm de vtre remplaçant, si vus ne puvez effectuer vtre tâche. Les appels pur les pints deux (2) et tris (3) divent être effectués rapidement, sit le samedi u dimanche précédant la rencntre. Cntacter les persnnes suivantes pur vus assurer de leur présence et btenir des renseignements à leur sujet pur fins de présentatin: Respnsable du tast; Respnsable du mt d humur; Respnsable de la bnne nuvelle. Cmmuniquer avec le président de la rencntre pur: l infrmer le plus rapidement pssible des changements. L heure de tmbée pur mdifier les prgrammes est le mardi à midi; lui demander la durée de sa péride d affaires; lui demander ce que représente pur lui le thème de la rencntre. Cntacter chacun des rateurs pur vus assurer de leur présence et btenir des renseignements à leur sujet : le prjet et le manuel d ù est tiré le prjet du discurs, un résumé des bjectifs du discurs, le titre du discurs, le temps allué au discurs, des renseignements sur l rateur (ex.: membre depuis cmbien de temps, que représente pur lui le thème de la rencntre). Par ailleurs, le meneur des imprvisatins devra vus cntacter le plus rapidement pssible pur cnfirmer le thème de la rencntre. De plus, l évaluateur général devra également vus cntacter pur cnfirmer que tute sn équipe d évaluateurs sera au pste. Prfitez-en pur leur demander des renseignements pur fins de présentatin. Préparer les remarques d uverture reliées au thème de la rencntre. 37
PENDANT LA RENCONTRE Remercier le président qui vient de vus présenter au grupe; Suhaiter la bienvenue à tus les membres et aux invités; Faire vs remarques d uverture de façn à dévelpper davantage le thème de la rencntre: Vir à susciter l enthusiasme des membres; Présenter le dérulement de la rencntre, expliquer les tris étapes; Demander à l évaluateur général de présenter sn équipe d évaluateurs; Dnner des précisins sur l utilisatin des fiches d évaluatin et de vtes; Présenter le meneur des imprvisatins, inviter l auditire à l accueillir chaleureusement. Attendre sn arrivée au lutrin, lui dnner la main et lui remettre le dérulement de la rencntre; Lrsque les imprvisatins snt terminées, returner au lutrin et remercier le meneur des imprvisatins; Féliciter tus les participants; Demander le temps des imprvisatins au chrnmétreur; S assurer que les bulletins de vte snt bien remplis; Annncer la pause (déterminer la durée de la pause seln le dérulement de la rencntre); Signaler la reprise de la rencntre à l aide du maillet; Effectuer une transitin en duce vers la deuxième partie du prgramme; Présenter les rateurs en ntant le numér du discurs, les bjectifs, le titre du discurs et la durée; Remercier les rateurs en faisant un lien entre les discurs; Rappeler à l auditire l imprtance pur un rateur de recevir des cmmentaires et dnner une minute, après chaque discurs, pur les écrire sur les fiches d évaluatin; Demander au chrnmétreur le temps des discurs; Demander aux membres de vter pur le meilleur discurs en leur rappelant de tenir cmpte des bjectifs des discurs; Débuter la trisième partie de la rencntre, sit les évaluatins en présentant l évaluateur général. À la fin de sn interventin, le remercier; Rappeler au grammairien de déterminer le titulaire du certificat pur le meilleur français Demander aux membres de vter pur la meilleure évaluatin incluant celle du grammairien) et la meilleure améliratin; Décerner les certificats; Rappeler aux rateurs de faire signer leur livre par le vice-président à la frmatin; Faire les dernières remarques; Rednner la parle au président pur la clôture de la rencntre. 38
PRÉPARATION DU MAÎTRE DE CÉRÉMONIE 7 h 12 DÉBUT DE LA RENCONTRE Remercier le président; Suhaiter la bienvenue à tus les membres et aux invités; Présenter le thème de la rencntre; Élabrer sur le thème en quelques phrases: Présenter le dérulement de la rencntre, expliquer les tris étapes: Imprvisatins: Discurs: Évaluatins: Demander à l évaluateur général de présenter sn équipe d évaluateurs. Je demande à ntre évaluateur général de bien vulir présenter sn équipe. Dnner des précisins sur l utilisatin des fiches d évaluatin et de vtes. 7 h 18 PRÉSENTATION DU MENEUR DES IMPROVISATIONS Présenter le meneur des imprvisatins, inviter l auditire à l accueillir chaleureusement. Attendre sn arrivée au lutrin, lui dnner la main et lui remettre le dérulement de la rencntre 39
Nte: Le meneur des imprvisatins a nrmalement la parle jusqu à: 7 h 33, si tris discurs; 7 h 41, si deux discurs. 7 h 33 7 h 41 Reprendre la rencntre et remercier le meneur des imprvisatins; Féliciter tus les participants; Demander le temps des imprvisatins au chrnmétreur; S assurer que les bulletins de vte snt bien remplis; Décréter une pause (peut varier de 3 à 5 minutes seln le temps dispnible). 7 h 38 7 h 43 Signaler la reprise de la rencntre à l aide du maillet. Nus en smmes à la partie des discurs préparés. Il est très imprtant pur l rateur de recevir des cmmentaires et c est purqui l évaluatin de discurs fait partie intégrante du prcessus d apprentissage chez Tastmasters. N ubliez pas de faire part de vs bservatins dans les cases destinées aux cmmentaires sur les fiches d évaluatins et de signer vtre nm. Ntre premier rateur ce matin est membre depuis (parler de l rateur): Il nus présentera sn discurs n dans le manuel de. Dnt les bjectifs snt les suivants: D une durée de, il sera évalué par 40
Le titre de sn discurs est Accueillns chaleureusement 7 h 45 Remercier l rateur; Dnner quelques secndes pur remplir la fiche d évaluatin. Ntre prchain rateur ce matin est membre depuis (parler de l rateur): Il nus présentera sn discurs n dans le manuel de et dnt les bjectifs snt les suivants: D une durée de, il sera évalué par Le titre de sn discurs est Accueillns chaleureusement 41
7 h 53 Remercier l rateur; Dnner quelques secndes pur remplir la fiche d évaluatinl Nte: si une capsule éducative est prévue, expliquer que cette dernière a pur but de renseigner sur un sujet en particulier pur augmenter ns cnnaissances. Présenter la persnne respnsable de la capsule éducative. Ntre dernier rateur ce matin est membre depuis (parler de l rateur): Il nus présentera sn discurs n dans le manuel de et dnt les bjectifs snt les suivants: D une durée de, il sera évalué par Le titre de sn discurs est Accueillns chaleureusement 8 h 01 Remercier l rateur; Dnner quelques secndes pur remplir la fiche d évaluatin; Demander au chrnmétreur le temps des discurs; Demander aux membres de vter pur le meilleur discurs. 42
8 h 05 Présenter l évaluateur général (parler de la persnne). Accueillns chaleureusement ntre évaluateur général 8 h 22 Reprendre la rencntre; Remercier l évaluateur général; Rappeler au grammairien de déterminer le titulaire du certificat pur le meilleur français; Demander aux membres de vter pur la meilleure évaluatin incluant celle du grammairien et de vter pur la meilleure améliratin; Remettre les certificats (meilleure imprvisatin, meilleur discurs, meilleur évaluateur, meilleure améliratin, meilleur français); Rappeler aux rateurs de faire signer leur livre par le vice-président à la frmatin; Petit mt de la fin : Remettre la directin de l assemblée au président.. 43
13.3 PÉRIODE D IMPROVISATIONS 13.3.1 Meneur des imprvisatins À titre de meneur des imprvisatins, vus êtes respnsable d animer cette partie de la rencntre qui a pur but de permettre aux membres de s exercer à parler à brûlepurpint, sans préparatin sur un sujet que vus leur présentez. Nus smmes tus appelés à imprviser au travail, dans ns rencntres de famille, etc. C est dnc le mment de penser vite et bien. Les imprvisatins servent à délier la langue, à clarifier les psitins, à apprter des pints de vue uniques, à augmenter la capacité d rganiser ses pensées, à habituer les membres à vaincre leur peur et à dire ce qu ils pensent sans embarras et le plus naturellement pssible. Les imprvisatins devraient impliquer tus les gens qui n nt pas de rôle tel que rateurs, évaluateur des imprvisatins, grammairien, évaluateur général, maître de cérémnie. AVANT LA RENCONTRE: Chisir un thème autur duquel sera basée la rencntre et les imprvisatins; Cntacter le maître de cérémnie pur l infrmer du thème de la rencntre; Cntacter l évaluateur des imprvisatins pur discuter avec lui des critères d évaluatin; Préparer des remarques d uverture et suligner brièvement l imprtance des imprvisatins; Préparer envirn six imprvisatins en accrd avec le thème. Se rappeler qu il est plus imprtant d avir un surplus d imprvisatins que pas assez; Attribuer ses imprvisatins en privilégiant d abrd ceux qui n nt pas de rôle. La première imprvisatin devrait être nrmalement dnnée à celui qui a le plus d expérience; Privilégier les imprvisatins simples et utiliser les imprvisatins dubles pur s assurer que tus ceux qui n nt pas de rôle aient la chance de parler; Pur les imprvisatins dubles, bien définir le rôle de chacun; Si le nmbre de participants le permet, ne pas dnner d imprvisatins à ceux qui nt un discurs à prnncer, à l évaluateur des imprvisatins, au grammairien, à l évaluateur général et au maître de cérémnie. 13.3.2 Méthdes d imprvisatins Avant la rencntre, écrire les questins à répndre sur des buts de papier et remettre ceux-ci au nmbre de participants requis en indiquant l rdre dans lequel ils divent suivre. À la fin de l explicatin, demander à celui qui a l imprvisatin n 1 d uvrir sn billet et de répndre à la questin indiquée. À la fin de la 1 re imprvisatin, le 2 e imprvisateur uvre sn billet et se prépare. Dans un sac se truve un bjet quelcnque au sujet duquel l imprvisateur devra nus parler. Encre une fis, les imprvisateurs uvrent leur sac à tur de rôle et seln l rdre dnné, pur prendre cnnaissance de l bjet en questin à la fin de l imprvisatin précédente. Sur un cartn, indiquer 3 à 5 mts que l imprvisateur devra utiliser lrsqu il répndra à vtre questin. 44
Nte: Vus avez tute la latitude pur imaginer différentes mise en situatin pur atteindre vtre but. Vus puvez chisir des sujets d actualité, d intérêt lcal, prvincial, natinal u internatinal. Tutefis, évitez les sujets trp bscurs u spécialisés. Syez attentif à ne pas indispser les imprvisateurs qui n nt pas tus le même degré de cnnaissances et évitez de les mettre dans l embarras. PENDANT LA RENCONTRE À vtre arrivée au lutrin, débuter avec des remarques d uverture et suligner l imprtance et le but des imprvisatins; Rappeler les critères d évaluatin des imprvisatins; Expliquer la façn de prcéder durant cette séance de sujets imprvisés (être bref, clair et précis); Faire de brefs cmmentaires entre les imprvisatins; si aucun ne vient à l esprit, ne pas «frcer», pursuivre avec la prchaine imprvisatin; Remercier les imprvisateurs et remettre le dérulement de la rencntre au maître de cérémnie. 13.3.3 Types d imprvisatins TYPE DESCRIPTION 1 Parc chahuteur Durant l imprvisatin, l assemblée est appelée à réagir verbalement cmme bn lui semble. 2 Cmparé Le même sujet est attribué, à tus les imprvisateurs. (frmule utilisée lrs des cncurs d imprvisatins) 3 Mise en situatin Frmulatin d une situatin réelle u fantaisiste à dévelpper. 4 Citatin L imprvisateur dévelppe un sujet qui va à l encntre de ses cnvictins. 5 Pur et cntre Un imprvisateur est en faveur et un autre est cntre, indépendamment de leurs cnvictins persnnelles. 6 Expressin persnnelle Sujet à dévelpper en utilisant l expressin. 7 Qu en pensez-vus? Sujet d actualité à cntrverse 8 Thème jurnalistique Émissin radiphnique, article de jurnal u entrevue. 9 Objet à décrire u à évaluer On mntre l bjet dnt l imprvisateur dit parler, il peut parler aussi de l usage que l n en fait u de sa fabricatin. 10 L imprvisateur Le participant peut, à sa discrétin, changer de sujet durant sn imprvisatin. 11 La glissade plitique Un imprvisateur dit abslument ne pas répndre à la questin tut en dnnant l impressin qu il y répnd. 45
13.3.4 But des imprvisatins Imprviser permet de dévelpper l habileté d rganiser sa pensée et de s exprimer de façn chérente sans grande préparatin préalable. 13.3.5 On vus demande d imprviser Lrsque vus êtes un imprvisateur, vus n avez pas à vus préparer à ce rôle. Pur faciliter vtre tâche, il est bn d adpter une apprche ratinnelle qui servira à transmettre vtre message de façn à ce qu il sit clair et précis. Ainsi, même si le temps de penser et de frmuler vtre énncé est curt, vtre message fera tujurs un impact sur vtre auditire. Avec l expérience, vus apprendrez à tujurs exprimer vtre pensée de façn lgique, même dans les situatins les plus difficiles. Ainsi, lrsque l n vus demande de juer ce rôle vus devez: Vus adresser au meneur des imprvisatins, aux membres et aux invités; Présenter le sujet seln les instructins du meneur des imprvisatins; Vus assurer que vtre présentatin cmprenne une intrductin, un dévelppement et une cnclusin; Essayer de parler pur tut le temps qui vus est allué (habituellement 1 min. 45 sec.), attentin cependant de ne pas dépasser ce temps. UN TRUC POUR ASSURER LE SUCCÈS DE L IMPROVISATION Utilisez le principe de PRES qui vus mènera plus près de vtre but, sit de cmmuniquer de façn efficace sans grande préparatin: P pint Faire valir une idée, exprimer une pinin. R raisn Dnner la raisn de cette pinin. E exemple : Illustrer u expliquer par un exemple. S smmaire Résumer pur l auditire vtre pensée sur le sujet. 13.3.6 Suggestins pur débuter une imprvisatin Dire si vus êtes pur u cntre; Dire si vus vus sentez bien à l aise u mal à l aise quant au sujet; Citer tut de suite un nm de persnne représentant la situatin; Présenter immédiatement une situatin cncrète (un exemple); Dire si cela vus fait rêver u si cela vus plnge dans le réel; Dnner un état des faits dans le passé, le présent u le futur; Ne pas vus sentir cncerné par cela; Présenter les avantages et les incnvénients; Référer à un film, une lecture u une cnférence traitant du sujet; Chercher le purqui, dnner les causes. 46
13.4 PÉRIODE DES DISCOURS 13.4.1 Présenter un rateur Mark Twain, le célèbre écrivain, l un des plus grands cnférenciers qu a cnnu l Amérique, refusait carrément tute présentatin. Les présentateurs étaient tellement maladrits qu il préférait mnter sur la scène et se présenter lui-même. C est purqui, certaines règles divent être bservées aussi bien par l rateur que par le présentateur pur btenir une bnne présentatin. Purqui présenter un rateur? Pur rapprcher l rateur de sn public; il s agit d établir une atmsphère sympathique et de créer un lien cmmun. La présentatin de l rateur dit inclure les lignes directrices du thème du discurs pur éveiller l attentin de l auditire et lui faire savir que le sujet à venir vaut la peine d être écuté. La présentatin dit nus amener à mieux cnnaître l rateur, sn expérience et sa cmpétence pur traiter le sujet en questin. La présentatin dit faire le pnt entre les sujets précédents tels que les imprvisatins u un autre discurs. Par exemple, si le discurs précédent a été drôle et que l rateur actuel veut traiter d un sujet sérieux, les remarques de la présentatin divent faire passer les auditeurs d un tn badin à un tn plus sérieux. Que devrait dire le présentateur? Le présentateur dit tucher tris éléments essentiels: le sujet, l imprtance et l rateur. S pur SUJET. Cmmencez vtre présentatin en dnnant le titre exact du discurs de l rateur. I pur IMPORTANCE. À cette étape, vus faites le lien entre le sujet et les intérêts particuliers du grupe. O pur ORATEUR. Ici, vus faites la liste des cmpétences de l rateur, en particulier, celles qui snt en rapprt avec le sujet traité. Vus dnnez le nm de l rateur, clairement et distinctement. À partir de ce mment, vus puvez utiliser vtre imaginatin. En utilisant cette frmule et les renseignements recueillis, ne prenez pas plus de 30 à 45 secndes pur la présentatin de vtre rateur. Faites-la brève et intéressante. 13.4.2 Être un bn rateur L art ratire est cnsidéré cmme l un des arts les plus utiles à l avancement individuel dans une démcratie ù chacun est appelé à parler en public. Les discurs préparés nus permettent de dévelpper nn seulement l habileté d élabrer sur des sujets particuliers de façn lgique, mais aussi de le présenter de façn à charmer, instruire, cnvaincre u divertir un auditire seln le but du discurs. Les discurs préparés divent en tut temps respecter les cnsignes des prjets que l n retruve dans le manuel «Cmmunicatin et chef de file» u dans les manuels pur les discurs avancés. Le prgramme éducatif Tastmasters se veut prgressif, et l rateur 47
dit se familiariser avec les bjectifs de sn discurs et en tenir cmpte dans sa préparatin et sa livraisn. L évaluatin sera alrs plus juste et bénéficiera davantage à l rateur qui cherche cntinuellement à s amélirer. AVANT LA RENCONTRE Préparer sn discurs seln sn niveau (référez-vus à vtre manuel); Ne pas hésiter à faire appel à sn mentr pur tutes questins u même pur pratiquer sn discurs devant lui; Cnfirmer sa présence auprès du maître de cérémnie. S il lui est impssible d assister à la rencntre, essayer de truver un remplaçant. Le cas échéant, en aviser le maître de cérémnie; Aviser également le maître de cérémnie et l évaluateur général des particularités de sa présentatin si celleci diffère de la nrme (ex.: temps, type d évaluatin); Si certains équipements audivisuels (appareil de prjectin pur présentatin Pwer Pint) et autres matériaux u aides (tableau de feuilles mbiles) snt nécessaires pur sa présentatin, en faire part au huissier le plus tôt pssible durant la semaine précédant la rencntre; Apprter le manuel Cmmunicateur Cmpétent (CTM) à la rencntre et le remettre à sn évaluateur afin qu il inscrive ses bservatins et cmmentaires d évaluatin; Discuter avec sn évaluateur de certains pints à surveiller en particulier; S assurer que le discurs respecte le temps allué. Tutefis, devant la difficulté de respecter le temps, il est permis au Club Sainte-Fy, pur les rateurs prnnçant leurs tris premiers discurs, de terminer 30 secndes après le temps limite, sans être disqualifié pur autant; Prévir le temps nécessaire pur installer sn matériel, faire un essai au préalable. Il n est pas de bn tn de retarder la rencntre pur s installer après avir été présenté. PENDANT LA RENCONTRE Suivant sa présentatin par le maître de cérémnie: S apprcher du lutrin et dnner la main au maître de cérémnie; S adresser à ses cllègues Tastmasters et aux invités; Livrer sa présentatin; Ne pas remercier l auditire à la fin de sa présentatin. C est vus qui lui avez rendu service; À la fin du discurs, se turner plutôt vers le maître de cérémnie en lui tendant la main. Lui serrer la main, puis returner s asseir à sa place. APRÈS LA RENCONTRE Avant de quitter la rencntre, s assurer que sn manuel est signé par le vice-président à la frmatin. En sn absence, demander au président de le signer. 48
13.5 PÉRIODE DES ÉVALUATIONS «L évaluatin vise à aider les gens à dévelpper leurs habiletés ratires dans des situatins variées par le biais de la rétractin.» (Tastmasters et vus, Quand vus êtes évaluateur). 13.5.1 L évaluateur général Le but de l évaluatin générale de la rencntre est de cmmenter le dérulement de la rencntre en faisant ressrtir les pints frts et les pints à amélirer. Chez Tastmasters, le mt de passe est l excellence dans la variété. Ainsi la rétractin par l évaluatin nus permet de vérifier si des buts précis snt atteints à travers la réalisatin de diverses fnctins et tâches au curs d une rencntre. Cmme pur les évaluatins des discurs préparés, l évaluateur général dit prnncer sn évaluatin sur les pints particuliers suivants: le temps, les rôles effectués par les principaux intervenants (président, maître de cérémnie, meneur des imprvisatins) et, si le temps le permet, il évalue les autres rôles, les sujets imprvisés et l applicatin des prcédures. L évaluateur général termine en frmulant des recmmandatins visant l améliratin du dérulement des rencntres futures. AVANT LA RENCONTRE Cmmuniquer avec les persnnes suivantes pur s assurer de leur présence et leur rappeler qu ils dispsent d un temps limité pur faire leur évaluatin: les évaluateurs de discurs (max. 2 min. pur un discurs de base, 3 min. pur un discurs avancé), l évaluateur des imprvisatins (max. 3 min.), le grammairien (max. 2 min.), le chrnmétreur; Cmmuniquer avec le maître de cérémnie pur l infrmer le plus rapidement pssible de la présence de tute l équipe d évaluateurs u de tut changement à la grille. L heure de tmbée pur mdifier le prgramme est le mardi à midi; Ces appels divent être effectués les vendredi, samedi u dimanche précédant la rencntre; Arriver parmi les premiers, pur puvir bserver l accueil; Préparer des remarques d uverture et résumer le but ainsi que l imprtance pur les évaluateurs de respecter le temps allué pur les évaluatins; Savir qu une présentatin très rapide des évaluateurs de discurs est suffisante. Prévir envirn 30 sec entre chaque évaluateur pur faire un lien et demander l évaluatin suivante. PENDANT LA RENCONTRE Durant le dérulement de la rencntre, surveiller les rôles de tus et chacun. Une attentin particulière dit être prtée aux rôles qui ne reçivent pas d autre évaluatin. Ne pas ublier d être à l affût de ses prpres réactins durant la rencntre, celles-ci servirnt de cnclusin à la fin de l évaluatin générale; Puisque l évaluateur général dit cmmenter le dérulement de la rencntre dans sn ensemble en faisant ressrtir les frces et les améliratins à apprter, surveiller les pints détaillés dans le tableau qui suit. 49
AIDE-MÉMOIRE POUR L ÉVALUATEUR GÉNÉRAL PRÉPARATION DE LA SALLE 1. Est-ce que l huissier est arrivé tôt afin de préparer la salle et s assurer de la mise en place de la bannière, du lutrin, du registre des invités, du dictinnaire et du chrnmètre? 2. Est-ce que les invités nt été bien accueillis et présentés? 3. Ont-ils tus signé le registre des invités? 4. Les membres accueillent-ils les autres membres et les invités? PRÉSIDENT 1. Ses remarques d uverture nt-elles réussi à créer une bnne ambiance dans la rencntre? A-t-il respecté le thème? 2. A-t-il respecté le temps allué à sn rôle? 3. A-t-il indiqué aux invités qu ils purrnt nus faire part de leurs impressins u autres cmmentaires à la fin de la rencntre? 4. A-t-il bien présenté les persnnes chargées du tast, du mt d humur, de la bnne nuvelle? 5. A-t-il bien présidé la séance d affaires? 6. A-t-il bien présenté le maître de cérémnie? AUTRES RÔLES 1. Les verres étaient-ils remplis en prévisin du tast? Le tast a-t-il été bref? Est-ce que celui qui l a présenté a répété clairement «Un tast à..»? Les autres membres nt-ils levé leur verre et répété ensemble «À»? 2. Le mt d humur a-t-il été bien préparé? Bien énncé? A-t-il améliré l atmsphère? 3. La bnne nuvelle a-t-elle été bien préparée? Bien énncée? A-t-elle améliré l atmsphère? 4. Le mt du jur a-t-il servi à amélirer ntre vcabulaire? A-t-il été utilisé? A-t-il été bien utilisé? 5. Le chrnmétreur a-t-il bien indiqué aux rateurs, évaluateurs et autres quand leur temps de parle tirait à sa fin? MAÎTRE DE CÉRÉMONIE 1. Ses remarques d uverture nt-elles réussi à susciter de l intérêt et une bnne ambiance? 2. A-t-il respecté le thème? 3. A-t-il respecté le temps allué à sn rôle? 4. A-t-il bien géré le temps du dérulement de la rencntre? 5. A-t-il bien présenté le meneur des imprvisatins? 6. A-t-il infrmé les membres du club à partir de quel prgramme les discurs étaient préparés? 50
7. A-t-il bien présenté les rateurs, en indiquant le numér du prjet seln le manuel et le titre du discurs? 8. A-t-il assuré une certaine cntinuité entre chaque discurs? 9. A-t-il furni des indicatins claires au chrnmétreur? 10. A-t-il dnné, aux membres, quelques secndes pur qu ils écrivent leurs bservatins persnnelles à l intentin des rateurs à la fin de chaque discurs? 11. A-t-il demandé aux membres de bien vulir vter pur le meilleur rateur? 12. A-t-il influencé le vte d une quelcnque façn? 13. A-t-il bien présenté l évaluateur général? ÉVALUATEURS DE DISCOURS 1. Ont-ils effectué les évaluatins en respectant les buts crrespndants au prjet du discurs? 2. Ont-ils respecté le temps allué aux évaluatins? 3. Ont-ils fait preuve d hnnêteté envers l rateur? 4. Ont-ils été trp u pas assez sévères? MENEUR DES IMPROVISATIONS 1. A-t-il bien expliqué le but des imprvisatins? 2. A-t-il répété les critères d évaluatin? 3. A-t-il chisi un sujet d intérêt général? 4. A-t-il fait preuve d riginalité? 5. A-t-il assigné la première imprvisatin à un membre plus expérimenté? 6. A-t-il respecté le temps allué à sn rôle? 7. A-t-il dnné des instructins précises au chrnmétreur? À RETENIR Si la rencntre est très en retard, écurter les remarques d uverture; Être cnscient que les remarques d uverture permettent aux évaluateurs de discurs de finaliser leur évaluatin. S il y a des invités dans la salle, s adresser surtut à eux au mment de suligner l imprtance du rôle d évaluateur général. 51
À sn arrivée au lutrin, débuter avec des remarques d uverture et suligner l imprtance de la rétractin qu n btient par les évaluatins de discurs, les rapprts du grammairien et du chrnmétreur et l évaluatin générale de la rencntre. Demander aux évaluateurs de discurs de dnner leur évaluatin. Avant la première évaluatin, rappeler aux évaluateurs le temps dnt ils dispsent pur leur évaluatin; Après chaque évaluatin, effectuer une transitin duce et demander l évaluatin suivante (30 sec.); Demander au grammairien de présenter sn rapprt; Après la dernière évaluatin, demander au chrnmétreur de présenter sn rapprt et demander aux membres leur vte pur le meilleur évaluateur; Demander à ce que les bulletins de vte de même que les fiches d évaluatin sient acheminés vers le huissier u la persnne respnsable de la cmpilatin; Terminer sn évaluatin générale de la rencntre en dnnant ses impressins persnnelles seln les pints suivants (5 minutes): évaluatin ptinnelle et rapide de la rencntre (huissier, respnsables de l accueil et des invités); évaluatin du président; évaluatin des respnsables du tast, du mt d humur et de la bnne nuvelle; évaluatin du maître de cérémnie; évaluatin du meneur des imprvisatins; évaluatin persnnelle et rapide des évaluateurs, du grammairien et du chrnmétreur. À RETENIR En tant qu évaluateur général, prcéder avec tact. Vs cmmentaires par rapprt au dérulement de la rencntre et sur les rateurs influencernt l attitude et la perfrmance future des membres. Faire ressrtir avec enthusiasme les bns pints et faire des suggestins cnstructives en ce qui a trait aux pints à amélirer. L évaluatin générale arrive en fin de rencntre. Ne pas ublier que le maître de cérémnie et le président aurnt besin de 8 minutes pur clre la rencntre. Nrmalement, l évaluateur général a 17 minutes pur livrer sn message. Tutefis, s il dispse de mins de temps, il dit faire en srte de livrer sn message dans le temps qu il lui reste et de garder l attentin des membres. Il écurtera dnc ses remarques intrductives u il préviendra les membres qu il s en tiendra à quelques remarques d ensemble pur faire évluer le grupe. Il évitera de passer rapidement sur chaque rôle, particulièrement si la seule chse à dire, c est qu il n y a rien à dire! Présenter à l assemblée une évaluatin verbale que chaque membre sera en mesure de faire luimême mentalement. Ces critiques divent être sincères et cnstructives. Le but de l évaluatin est d amélirer l efficacité des rateurs. Être cnscient de l habileté de chacun, de ses habitudes u de ses «tics nerveux». Observer les gestes u techniques qui assurent un bn rapprt de l rateur avec sn auditire et l encurager à les utiliser de nuveau. 52
13.5.2 Évaluateur des imprvisatins AVANT LA RENCONTRE L évaluateur des imprvisatins cmmunique avec le meneur des imprvisatins afin de s entendre sur les critères d évaluatin; Cnfirme sa présence auprès de l évaluateur général; Il est cnseillé d avir mins de tris (3) critères d évaluatin. Ce faisant, chaque imprvisateur purra être évalué avec des cnseils pratiques pur amélirer sa perfrmance et ce, dans le respect du temps imparti à l évaluatin des imprvisatins. PENDANT LA RENCONTRE L imprvisatin est un mini-discurs très limité dans le temps. Il demande à l évaluateur beaucup d écute. C est purqui, l évaluateur aura la précautin de limiter ses critères d évaluatin et de rechercher des éléments bien précis dans la prestatin des imprvisateurs. Les bjets utilisés (bjets réels u imaginaires); L espace utilisé (mur arrière, espace central). L évaluatin d une imprvisatin duble peut être faite seln: L écute entre les deux imprvisateurs (ne parlent pas en même temps); La cmplicité entre les deux imprvisateurs (humur, silence, regards). Nte: Il est frtement cnseillé d évaluer chacune des imprvisatins. DURÉE L évaluateur des imprvisatins dispse d un maximum de tris (3) minutes pur faire sn évaluatin. L évaluatin d une imprvisatin simple (u duble) peut être faite seln: L adéquatin entre la questin (u le thème) et l imprvisatin; La frme (intrductin, crps, cnclusin); Le cntenu (créativité, jeux de rôles, humur, frce, vitalité, passin, persuasin, etc.); Le langage verbal u la vix (vlume, débit, tn, accent, intensité, articulatin, prnnciatin, variatin, vivacité, dictin, qualité); Le vcabulaire et les expressins utilisées (adéquat u nn); 53
13.5.3 Évaluateur de discurs Vtre bjectif en tant qu évaluateur de discurs est de transmettre une réactin hnnête vis-à-vis la présentatin de l rateur, de façn cnstructive, en utilisant les nrmes prescrites. L évaluateur de discurs évalue l expsé entendu seln les critères d évaluatin du prjet et aussi seln les critères généraux mentinnés dans le livret intitulé «L Évaluatin efficace de discurs» L évaluatin est guidée par l effrt apparent de l rateur à respecter le but et les bjectifs de sn prjet. L évaluateur dit tenir cmpte de l expérience du membre, de sn habileté naturelle et de sa persnnalité. Les bnnes évaluatins: renfrcent les aspects psitifs d un discurs; tuchent aux pints à amélirer; ffrent des suggestins d améliratin. AVANT LA RENCONTRE Cnfirmer sa présence auprès de l évaluateur général; Cmmuniquer avec l rateur désigné quelques jurs avant la rencntre et vérifier avec lui les détails du prjet de discurs; Si nécessaire, lui cnseiller de cmmuniquer avec sn mentr; Lui demander s il y a des pints à surveiller (ex.: des bjectifs persnnels, cmbattre un tic, meilleur vlume de vix); Obtenir le manuel de l rateur avant le début de la rencntre. PENDANT LA RENCONTRE Regarder l rateur et l écuter attentivement; Prendre nte de vs impressins sur la structure du discurs, sn cntenu et la prestatin de l rateur, de même que sur la réactin de l auditire; Des exemples de pints à surveiller snt: 1. LA STRUCTURE Est-ce que l rateur sait ce qu il veut dire? Le but du discurs est-il évident? L uverture est-elle saisissante et pertinente? Est-ce qu il y a une transitin entre l uverture et le sujet prprement dit? Est-ce que la présentatin se termine par une cnclusin percutante u en queue de pissn? 2. LE CONTENU Est-ce que le crps du discurs est riginal et pruve la cnnaissance du sujet? Est-ce que le texte est surchargé? Est-ce que l rateur utilise des exemples, des anecdtes et de l humur? Est-ce que l rateur emplie des termes abstraits? Le sujet est-il adapté à l auditire? 3. LA PRESTATION Est-ce qu il cnnaît bien sn sujet? Est-ce que le discurs est présenté de mémire, spntanément u avec l usage de ntes? Quelle est l attitude de l rateur 54
(enthusiaste, sincère, tn de cnversatin, assuré)? Quelles expressins crprelles snt utilisées (psture, expressins faciales, gestes, cntacts visuels, tics)? Cmment l rateur utilise-t-il les aides visuelles (seln le chix du sujet)? Cmment est la vix de l rateur (tn, mdulatin, débit, prnnciatin, pauses)? Le langage est-il à prps, exact? Quel impact a l rateur sur l auditire? Est-ce que l rateur sait précisément quelle sera la réactin de sn auditire à sn message? Lrsque l évaluateur général le demande, se lever et présenter sn évaluatin en tenant cmpte des pints précités; Pendant l'évaluatin, il est imprtant que la persnne évaluée ait une écute active, sans faire de cmmentaire, que l'évaluatin lui plaise u nn. Elle purra tujurs discuter avec sn évaluateur après la rencntre. Une fis l évaluatin terminée, remettre la parle à l évaluateur général. NOTE : «Parler en public est un exercice stressant pur beaucup de gens. Le but de Tastmasters n est pas d augmenter ce stress. Nus vulns plutôt renfrcer l estime de si, nn la détruire. Lrsqu'un rateur présente un discurs qui n atteint pas les bjectifs du manuel, l évaluateur de discurs devra, en privé et diplmatiquement, le faire cmprendre à l rateur et lui recmmander de reprendre sn discurs en lui expliquant les avantages qu il purrait en retirer. Néanmins, la décisin revient à l rateur seul.» (Tiré du manuel: «Le président, c est vus!») DURÉE Deux minutes pur les discurs de base et tris minutes pur les discurs avancés. 55
DIX POINTS POUR VOUS AIDER À MIEUX ACCOMPLIR VOTRE RÔLE D ÉVALUATEUR 1. SOYEZ SINCÈRE Avant tut, vtre évaluatin se dit d être sincère et démntrer à l rateur que vus vulez l aider dans sa démarche pur être un meilleur cmmunicateur. Vus devez être hnnête à ce sujet, le cntraire paraîtra. 2. AJUSTEZ VOTRE ÉVALUATION La manière dnt vus évaluerez sera fnctin de la persnne que vus évaluez. Il est essentiel d ajuster vtre évaluatin au degré d expérience de l rateur, à ses besins et à ses bjectifs persnnels. 3. CONNAISSEZ LES OBJECTIFS DE L ORATEUR Pur évaluer adéquatement, vus devez vus préparer. Cmmuniquez avec l rateur pur cnnaître les bjectifs de sn discurs et les pints qu il veut amélirer. 4. ÉCOUTEZ ATTENTIVEMENT On ne peut pas évaluer ce qu n n a pas entendu. Écutez avec vs yeux autant qu avec vs reilles, prenez des ntes de ce que vus vyez et entendez. Mettez-vus à la place de l rateur pur cmprendre sn pint de vue. 5. PERSONNALISEZ VOS REMARQUES Lrsque vus évaluez, vus décrivez l effet qu a eu sur vus le discurs, alrs persnnalisez vs remarques en disant par exemple: «Ma réactin est» u «Je ressens» u encre «Il me semble». 6. DONNEZ DES COMMENTAIRES POSITIFS L rateur a besin de savir que ses effrts ne furent pas vains, qu il fait des prgrès. Pur l aider, recherchez au mins deux pints frts dans sa présentatin et mentinnez-le sincèrement. 7. ÉVALUEZ L ACTION ET NON LA PERSONNE Tujurs évaluer ce que l rateur fait et nn ce qu il est u pense. Vtre rôle est de l aider à devenir un meilleur cmmunicateur et nn de changer ses idées. 8. VISEZ L AMÉLIORATION Suvenez-vus que vtre but premier est d aider l rateur à s amélirer. Sulevez un u deux pints à amélirer en prenant sin de faire des suggestins pur qu il s amélire. Faites-le d une façn psitive. 9. MOTIVEZ L ORATEUR Encuragez l rateur à dévelpper sn plein ptentiel, rappelez-lui que ses bjectifs de cmmunicateur snt réalisables. 10. RESPECTEZ LA PERSONNE ÉVALUÉE Finissez tujurs vtre évaluatin rale sur une nte psitive. Assurez-vus que l rateur quittera la rencntre avec une «meilleure estime de si» qu avant la rencntre. Membres Tastmasters, l évaluatin est une partie imprtante dans ntre cheminement pur devenir de meilleurs rateurs. Travaillns ensemble à créer un climat d évaluatin efficace à l intérieur de ntre Club en appliquant ces dix pints lrs de la prchaine évaluatin que nus aurns à faire. Tus en prfiternt en cmmençant par l évaluateur lui-même. 56
FICHE D ÉVALUATION DES DISCOURS Date : Nm de l'rateur : Discurs n : Objectifs persnnels : - Durée : - Titre du discurs : Objectifs de la présentatin : 1. 2. 3. Pints psitifs Pints à surveiller Suggestins STRUCTURE (cmmentaires de l évaluateur) (Pints à surveiller seln le cahier) (cmmentaires de l évaluateur) CONTENU (cmmentaires de l évaluateur) (Pints à surveiller seln le cahier) (cmmentaires de l évaluateur) PRESTATION (cmmentaires de l évaluateur) (Pints à surveiller seln le cahier) (cmmentaires de l évaluateur) Intrductin: Je 2 à 3 pints et suggestins : Cnclusin: Nte psitive : évaluateur 57
13.5.4 Grammairien Le travail de grammairien en est un d écute attentive. Pur réussir, il faut bien se préparer tut cmme n imprte quel autre rôle. C est le grammairien qui est respnsable de chisir un mt du jur en lien avec le thème de la rencntre. Le rôle du grammairien est de relever: les fautes de langage; la mauvaise utilisatin des mts (anglicismes); les prnnciatins incrrectes; les mauvaises cnstructins de phrases (phrases incmplètes, phrases changeant de directin en plein milieu); la bnne utilisatin du langage (expressins recherchées, qualité du français). S assurer d avir accès à un dictinnaire. PENDANT LA RENCONTRE Lrsque demandé, expliquer le rôle du grammairien et indiquer quel aspect sera l bjet de sn évaluatin; Dnner le mt du jur; il est recmmandé de suggérer un adjectif pur faciliter sn empli lrs de la rencntre; Dnner la définitin du mt du jur prpsé avec un (1) u deux (2) exemples d utilisatin adéquate; Dnner sn rapprt lrs de l évaluatin générale. S il est pssible de relever le nmbre d hésitatins (ex.: euh, ah, bien, alrs), il apparaît plus pprtun d analyser la raisn de ces hésitatins chez un rateur et de lui suggérer des alternatives. Le grammairien dit aussi suggérer des alternatives pur les erreurs de français. Sa tâche est aussi de vérifier si le mt du jur a été utilisé et que cette utilisatin était adéquate. AVANT LA RENCONTRE Cnfirmer sa présence auprès de l évaluateur général; Déterminer quel aspect fera l bjet de l évaluatin de la langue; 58
13.5.5 Chrnmétreur Un des enseignements que nus furnit Tastmasters est le respect du temps. Cmbien de fis entendns-nus: «Il ne devait parler que deux minutes et vilà que quinze minutes snt passées». Nus cnnaissns bien les résultats d une telle bservatin : les gens perdent intérêt, les rganisateurs snt mécntents, l hraire est buleversé. Vilà la raisn d être du chrnmétreur qui est respnsable d assurer une rencntre efficace en ce qui a trait au temps. AVANT LA RENCONTRE Cnfirmer sa présence auprès de l évaluateur général; S assurer de bien cmprendre le fnctinnement et la manipulatin du chrnmètre de même que de sn bn état de marche. Sinn, prévir une alternative; Préparer une explicatin de vtre rôle et du chrnmètre; nul n est besin de détailler les temps pur chaque rôle. En effet, un membre respnsable aura vérifier ces aspects au préalable; Cnfirmer avec le maître de cérémnie la durée de chaque discurs et le temps allué à la péride d imprvisatin; Chisir un siège d'ù les cartns sernt visibles de tus (en général le centre arrière de la salle de rencntre); Obtenir du huissier, les feuilles de temps fficielles. PENDANT LA RENCONTRE Lrsque demandé par l évaluateur général, expliquer brièvement le but du chrnmétrage et les prcédures qui sernt utilisées; Suivant les indicatins, les cartns vert, jaune et ruge sernt mntrés; Garder un registre des temps de chacune des activités sur la feuille intitulée «Rapprt du chrnmétreur»; Lrsqu n demande un rapprt, se lever et annncer clairement le nm des participants et le temps utilisé. Si le temps manque : préciser simplement si tus nt respecté le temps allué; OU nmmer les persnnes disqualifiées parce qu elles nt dépassé leur temps. 59
RÔLE FEUILLE DE TEMPS DU CHRONOMÉTREUR Cartn Vert Jaune Ruge Test 0,01 0,02 0,03 Péride d affaires De deux minutes 1,00 1,15 1,30 De tris minutes 2,00 2,30 3,00 De quatre minutes 3,00 3,30 4,00 De cinq minutes 4,00 4,30 5,00 Imprvisatins Imprvisatin simple 1,00 1,15 1,30 Imprvisatin duble 1,00 1,30 2,00 Discurs Brise-glace 4,00 5,00 6,00 Discurs 2 à 9 5,00 6,00 7,00 6,00 7,00 8,00 6,30 7,00 7,30 7,30 8,00 8,30 Discurs 10 8,00 9,00 10,00 8,30 9,00 9,30 Avancé 10,00 11,00 12,00 Capsules 12,00 13,30 15,00 Évaluatin des imprvisatins Évaluatin des discurs & capsules éducatives 13,00 14,00 15,00 2,00 2,30 3,00 Éval. discurs de base 1,00 1,30 2,00 Éval. discurs avancé 2,00 2,30 3,00 Capsule 2,00 2,30 3,00 Grammairien 1,00 1,30 2,00 NOTE: Le rapprt que le chrnmétreur dit remplir durant la rencntre est présenté à la page suivante. 60
RAPPORT DU CHRONOMÉTREUR Rôle Temps max. Temps effectué Nm du membre Péride d affaires Imprvisatin 1 re 2 e 3 e 4 e 5 e 6 e Discurs 1 er 2 e 3 e Capsule Évaluatins Imprvisatins 3 min Discurs n. 1 Discurs n. 2 Discurs n. 3 Capsule 3 min Grammairien 2 min Chrnmétreur: Date: 61
14. SUGGESTIONS D ACTIVITÉS POUR LE CLUB Les rencntres du club ccupent sans nul dute la part la plus imprtante dans l expérience du membre. Des rencntres agréables, dynamiques et bien dirigées entretiennent l intérêt et la mtivatin des membres et en attirent de nuveaux, tandis que les rencntres mrnes, ennuyeuses et mal dirigées les fnt fuir. Vs rencntres divent dnc être bien planifiées et ffrir beaucup de variété afin de tujurs cnstituer un événement mémrable. Nus ffrns ici quelques suggestins pur rendre vs rencntres agréables et instructives: Explicatins du rôle des fficiers dans le Club Demander aux nuveaux fficiers élus de venir parler de leurs tâches, de leurs mandats respectifs et des bjectifs qu ils se snt fixés. Participatin des enfants Inviter des enfants de membres u de leurs amis. Le sujet de la rencntre sera la jeunesse, les prblèmes et les slutins. Permettre aux enfants de s exprimer. Présentatin des membres Les membres snt invités à parler de leur passe-temps favri et de leurs centres d intérêt; ils peuvent présenter des échantillns de leur travail, des phts u même faire des démnstratins. Hmmage à un président srtant u à un membre quittant le Club Rencntre en l hnneur d un président srtant u d un membre quittant le club, mettant en valeur leurs réalisatins, mais présentant aussi de façn humristique leurs traits de caractère. Simulatin de prcès Nmmer des membres pur juer les rôles du juge, des avcats, de l accusé u du plaignant et suggérez des litiges à régler. Tenue d une rencntre à l envers La rencntre se tient en cmmençant par la fin : elle débute par l ajurnement pur se terminer par l rdre du jur. Cela signifie que les évaluatins ainsi que les rapprts du chrnmétreur et du grammairien précédernt les discurs. Critique de film Les membres divent aller vir un film nuvellement srti et en faire la critique. L art d être parent Au curs de la rencntre, n ffre aux parents des cnseils tuchant l éducatin des enfants, de la petite enfance jusqu à l adlescence; à cette ccasin, n peut inviter un cnférencier.. 62
15. FONCTIONS MYSTÈRES Une rencntre «fnctins mystères» est une rencntre régulière, dnt tus les rôles snt déterminés au hasard quelques minutes avant l uverture de la rencntre. 15.1 BUT Favriser la diversité des rencntres et permettre aux membres d être tujurs prêts pur la sessin suivante en ayant le matériel nécessaire pur ccuper les rôles suivants : maître de cérémnie, meneur des imprvisatins, évaluateur général, grammairien, chrnmétreur, évaluateur de discurs. 15.2 LOGISTIQUE Seul le président, les rateurs qui nt préparé un discurs, savent à l avance ce qu ils devrnt faire lrs de la rencntre. La préparatin de tus les autres rôles dit s effectuer rapidement. Chacun dit avir une tâche à accmplir pur puvir participer à ce jeu. Le vice-président à la frmatin et sn cmité écrivent chaque rôle sur une carte et l rdre de sn exécutin au curs du prgramme. En planifiant le prgramme imprvisé, il nte que la péride d affaires aura lieu cmme d habitude. Quand la rencntre cmmence, n distribue les cartes aux membres qui divent s exécuter. 15.3 PRÉSENTATION Il n est pas nécessaire de dire au président qui s ccupera des désignatins, cela est facultatif. Il uvre la séance et la dirige cmme d habitude jusqu à la présentatin du maître de cérémnie ù le détenteur de cette carte se lève et assume la fnctin. Après la pause, le maître de cérémnie prend place au lutrin et dirige la partie des discurs préparés. On lui a dnné à l avance le titre des discurs et le nm des rateurs. Le cmité de frmatin peut lui transmettre seulement le titre des discurs s il le préfère. 63
16. L ENGAGEMENT DU MEMBRE 16.1 SA PROMESSE En tant que membre de Tastmasters Internatinal et de mn Club, je prmets de : Participer régulièrement aux rencntres; Préparer cnsciencieusement tus mes discurs d après les manuels; Préparer et accmplir avec entrain mes tâches aux rencntres; Dnner à mes cllègues des évaluatins cnstructives et prfitables; Cntribuer au maintien, dans le Club, d un climat sain et amical; Assurer vlntiers une fnctin au sein du Club; Traiter les cllègues et les invités avec respect et curtisie; Amener des invités aux rencntres afin de leur faire décuvrir l intérêt de Tastmasters; Respecter les recmmandatins et les règles dans les activités de Tastmasters; Demeurer intègre et me cnduire de façn irréprchable dans tutes les activités Tastmasters. 16.2 SES BONNES HABITUDES 1. Assister régulièrement aux rencntres Tastmasters Quand vus n assistez pas aux rencntres hebdmadaires, vus vus privez des cnnaissances et des expériences qui vus aideraient à prgresser. 2. Dnner régulièrement des discurs Plusieurs membres partent après quelques discurs, dès qu ils se sentent à l'aise. Pur devenir un virtuse, il faut cntinuer de pratiquer sans se lasser. 3. Prter l épinglette Tastmasters Syez fier d être membre Tastmasters et mntrez ce que vus avez appris. 4. Offrir vtre aide cmme bénévle pur diverses tâches Apprenez à remplir tus les rôles. Le Club est un labratire. Vus ne savez pas quand vus aurez l bligatin de parler en public. 5. Participer aux rencntres de divisin, de district de même qu aux rencntres internatinales Les membres Tastmasters les plus cmpétents snt ceux qui vnt aux rencntres de tus les niveaux. Expérimentez-les, vus prgresserez sûrement davantage! Invitez un ami! 64