AGIRHE II PROCEDURE DE GESTION DES ENTRETIENS PROFESSIONNELS SOMMAIRE : I. PARAMETRAGE DES DROITS D ACCES DES EVALUATEURS PAGE 2 II. ACCES AUX ENTRETIENS PROFESSIONNELS PAGE 4 III. IMPRESSION DE LA CONVOCATION ET DE LA FICHE D ENTRETIEN PROFESSIONNEL PAGE 5 IV. RENSEIGNEMENT DU COMPTE RENDU DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL PAGE 6 A. LES INFORMATIONS GENERALES SUR L AGENT PAGE 6 B. L EVALUATEUR PAGE 6 C. LES ACQUIS DE L EXPERIENCE PROFESSIONNELLE PAGE 6 D. LE BILAN DE L ANNEE ECOULEE PAGE 6 E. L APPRECIATION DE LA VALEUR PROFESSIONNELLE POUR L ANNEE ECOULEE PAGE 7 F. LES OBJECTIFS POUR L ANNEE A VENIR PAGE 8 G. LES FORMATIONS PAGE 9 H. LES PERSPECTIVES D EVOLUTION PROFESSIONNELLE EN TERME DE CARRIERE ET DE MOBILITE PAGE 9 I. SYNTHESE DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL PAGE 10 V. IMPRESSION DU COMPTE RENDU DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL PAGE 11 Préalablement à l entretien professionnel de l agent, il convient de paramétrer les critères d appréciation de la valeur professionnelle tels qu ils ont été fixés par délibération après avis du comité technique paritaire. Pour pouvoir procéder correctement à l évaluation de vos agents, il convient de saisir un maximum d informations concernant l agent dans les onglets «formation» et «expérience». AGIRHE II PROCEDURE DE GESTION DES ENTRETIENS PROFESSIONNELS (MAJ le 12/11/2015) 1
I. PARAMETRAGE DES DROITS D ACCES DES EVALUATEURS Ce paramétrage n est nécessaire que s il y a plusieurs évaluateurs dans la collectivité et si la collectivité souhaite, pour des raisons de confidentialité, que ces évaluateurs n aient accès qu aux entretiens professionnels des agents qu ils évaluent. Afin que les évaluateurs n aient accès qu aux entretiens professionnels des agents qu ils évaluent, il convient de paramétrer leurs droits d accès à l application de la manière suivante : Cliquer sur «Ajouter» Sélectionner l évaluateur dont vous voulez paramétrer les droits d accès dans la liste déroulante des agents de la collectivité Cliquer sur «voir les agents sous sa responsabilité et modifier les entretiens» Cliquer sur «Attribution des codes d accès» dans la rubrique «PARAMETRAGES/Droits d accès» Indiquer le nom d utilisateur (=l identifiant dont l évaluateur aura besoin pour se connecter à son espace sécurisé) et cliquer sur «enregistrer le nom d utilisateur» Cliquer sur «Enregistrer les droits» Cliquer sur «Nouveaux Droits» AGIRHE II PROCEDURE DE GESTION DES ENTRETIENS PROFESSIONNELS (MAJ le 12/11/2015) 2
En face de chaque menu sélectionnez «Non affiché» dans la liste déroulante en commençant par la fin de la liste des menus. Afin que l évaluateur n ait accès qu aux entretiens professionnels des agents qu il évalue, seul le menu «entretien professionnel Col» doit être en «Lecture/Ecriture» Cliquer sur «Enregistrer les droits» AGIRHE II PROCEDURE DE GESTION DES ENTRETIENS PROFESSIONNELS (MAJ le 12/11/2015) 3
II. ACCES AUX ENTRETIENS PROFESSIONNELS Cliquer sur «liste des agents» Saisir le nom de l agent ainsi que le prénom. Cliquer sur «OK» Cliquez sur l agent concerné Cliquez sur l onglet «évaluation» 1. Cliquez sur «entretien professionnel» 2. Compléter l année sur laquelle porte l entretien 3. Cliquer sur «ajouter» La création d une fiche de poste est un préalable indispensable à l entretien professionnel. Si aucune fiche de poste n existe pour l agent, le message «Impossible de créer un entretien professionnel car aucune fiche de poste n'existe pour cet agent» s affiche. Pour créer une fiche de poste, reportez vous au guide relatif à la fiche de poste. AGIRHE II PROCEDURE DE GESTION DES ENTRETIENS PROFESSIONNELS (MAJ le 12/11/2015) 4
III. IMPRESSION DE LA CONVOCATION ET DE LA FICHE D ENTRETIEN PROFESSIONNEL 1. Cliquer sur «imprimer» 2. Cliquer sur «OK» Le modèle de convocation, la fiche d entretien professionnel et le compte rendu s affichent à l écran. AGIRHE II PROCEDURE DE GESTION DES ENTRETIENS PROFESSIONNELS (MAJ le 12/11/2015) 5
IV. RENSEIGNEMENT DU COMPTE RENDU DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL A. LES INFORMATIONS GENERALES SUR L AGENT 1. Complétez les dates 2. sélectionnez la date d entrée dans le poste -Cochez le cas échéant s il y a eu des modifications - Saisissez dans le champ de saisie libre les modifications B. L EVALUATEUR 3. Sélectionnez l évaluateur C. LES ACQUIS DE L EXPERIENCE PROFESSIONNELLE 4. Ici apparaissent les acquis de l expérience qui ont été renseignés dans l onglet «expérience» D. LE BILAN DE L ANNEE ECOULEE 5. Saisissez dans le champ de saisie libre les objectifs du service 6. Les objectifs fixés lors de l évaluation précédente apparaissent. -Cliquez en face de chaque objectif sur «modifier». -Complétez le champ de saisie libre «résultats» -Cliquez sur «Valider» AGIRHE II PROCEDURE DE GESTION DES ENTRETIENS PROFESSIONNELS (MAJ le 12/11/2015) 6
E. L APPRECIATION DE LA VALEUR PROFESSIONNELLE POUR L ANNEE ECOULEE 7. Sélectionnez le modèle de grille de critères que vous souhaitez utiliser 8. En face de chaque critère d évaluation, cliquez sur «modifier» - sélectionnez dans la liste déroulante le degré d appréciation du critère - saisissez dans le champ de saisie libre le commentaire illustrant le degré d appréciation - Cliquez sur «Valider» 9. Dans les champs de saisie libre saisissez les points forts de l agent, les points à améliorer et les compétences à développer. AGIRHE II PROCEDURE DE GESTION DES ENTRETIENS PROFESSIONNELS (MAJ le 12/11/2015) 7
F. LES OBJECTIFS POUR L ANNEE A VENIR 10. Dans le champ de saisie libre, saisissez les objectifs pour le service pour l année à venir. 11. Pour chaque objectif fixé : - cliquez sur «ajouter» - saisissez dans les champs de saisie libre la nature de l objectif, les indicateurs de mesures, les moyens et le délai assigné à l objectif - cliquez sur «valider» AGIRHE II PROCEDURE DE GESTION DES ENTRETIENS PROFESSIONNELS (MAJ le 12/11/2015) 8
G. LES FORMATIONS ANNEXE 5 - GUIDE DE PROCEDURE COLLECTIVITE ENTRETIEN PROFESSIONNEL 12. Pour chaque formation suivie au cours de l année : - cliquez sur «modifier» - saisissez dans les champs de saisie libre les objectifs attendus et les résultats - cliquez sur «valider» 13. Pour chaque formation envisagée l année suivante : - cliquez sur «ajouter» - sélectionnez dans les listes déroulantes la spécialité, le domaine, le type d action et l initiateur - saisissez dans les champs de saisie libre l intitulé de la formation, les résultats et l avis de l évaluateur - cliquez sur «valider» H. LES PERSPECTIVES D EVOLUTION PROFESSIONNELLE EN TERME DE CARRIERE ET DE MOBILITE 14. Saisissez dans les champs de saisie libre les éléments relatifs aux perspectives d évolution professionnelle en terme de carrière et de mobilité. AGIRHE II PROCEDURE DE GESTION DES ENTRETIENS PROFESSIONNELS (MAJ le 12/11/2015) 9
I. SYNTHESE DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL 15. Saisissez dans les champs de saisie libre les éléments relatifs aux appréciations du supérieur hiérarchique, de l autorité territoriale et de l agent ainsi que les dates. 16. Cliquez sur «valider» Si l ensemble des champs obligatoires n a pas été saisie, vous ne pouvez valider. Un message d alerte apparait alors en rouge à côté du champ obligatoire. - Cliquez sur «version imprimable» pour imprimer AGIRHE II PROCEDURE DE GESTION DES ENTRETIENS PROFESSIONNELS (MAJ le 12/11/2015) 10
V. IMPRESSION DU COMPTE RENDU DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL ou 1. Cliquer sur «imprimer» au sommet ou à la fin du formulaire de saisie du compte-rendu 2. Cliquer sur «OK» Le compte rendu de l entretien professionnel se situe après la convocation et la fiche d entretien professionnel. AGIRHE II PROCEDURE DE GESTION DES ENTRETIENS PROFESSIONNELS (MAJ le 12/11/2015) 11