Qui, quoi, où & comment? Les Ressources humaines chez Grontmij Belgium

L essence de la politique HR de Grontmij Belgium Ancrée dans la stratégie générale de Grontmij, la politique HR constitue la passerelle entre l organisation Grontmij et ses collaborateurs. Elle est par ailleurs alimentée par les tendances qui influent sur l emploi. Stratégie générale de Grontmij Notre mission & notre vision Grontmij est un bureau d ingénieurs conseils interdisciplinaire. En concertation avec nos clients, nos collaborateurs engagés œuvrent à un cadre d habitation, de travail et de vie à la fois sûr et durable. Forts d équipes interdisciplinaires, nous nous érigeons en partenaire fiable et énergique qui réfléchit avec créativité à des solutions innovantes et économiquement justifiées en vue de relever des défis industriels et sociaux complexes. Nous sommes fiers de répondre constamment aux attentes de nos clients dans le cadre d un partenariat proactif et intégré. Pour nos collaborateurs, cette approche est synonyme de défi et de valorisation, tout en permettant l épanouissement personnel. Pour nos actionnaires, elle garantit une croissance rentable. Nos objectifs Devenir une référence sur le plan interdisciplinaire et être identifié en tant que marque forte (top of mind) ; Créer une plus-value évidente pour nos clients, l homme et la société ; Accorder à l ingénierie et à la conception une plus-value estimable et identifiable pour notre société ; S ériger en une entreprise économiquement et fondamentalement attrayante pour toutes les parties prenantes, avec une croissance stable en ligne de mire ; S afficher comme une entreprise attrayante pour nos collaborateurs ; Viser une grande satisfaction des clients en fournissant des services d excellence. Nos valeurs Collaborative signifie que nous poursuivons un effort collectif pour satisfaire aux souhaits de nos clients. Nous sommes impliqués dans notre société et auprès de nos collègues. C est ainsi que naissent les possibilités de croissance et de développement, tant pour chaque individu que pour l organisation dans son ensemble. Nous partageons nos connaissances, nos compétences et notre expertise en agissant comme une seule organisation qui poursuit des objectifs communs. Openness est la capacité de s exprimer librement ou de permettre aux autres de s exprimer en toute liberté afin que l organisation et ses parties prenantes puissent bénéficier de nos apports et suggestions, et ce, dans le respect des qualités, prestations et compétences propres à chacun. Reliable signifie que les clients, les partenaires et les collègues peuvent compter sur nous en toute confiance car nous prodiguons des services de qualité, toujours et partout. Engagement est notre capacité à nous identifier à notre propre organisation et à fournir les efforts nécessaires dans son intérêt. 3 Les Ressources humaines chez Grontmij Belgium

«Focus : gestion différente du travail» Vous découvrirez dans la suite de cette brochure la manière dont Grontmij concrétise sa politique HR : par le biais de plans d action, de méthodes et d outils concrets. Voici quelques éléments qui constituent le fil rouge de notre politique HR : Gestion des attentes Notre politique HR s efforce de faire concorder les attentes de l organisation avec celles de chaque collaborateur. Co-création Absolument aucun processus ou projet HR n est l œuvre exclusive des HR. La collaboration entre différentes parties débouche sur une approche adéquate de défis complexes. Nous atteignons cette co-création via une interaction authentique et respectueuse à long terme entre toutes les parties impliquées. Chez Grontmij, les décisions HR importantes, comme par exemple un recrutement, sont prises en concertation commune avec les HR et le supérieur. Valorisation d une contribution unique Les personnes ont une valeur qui va au-delà de leur description de fonction. Nous souhaitons souligner au maximum la valeur de chaque collaborateur, en tenant compte de tous les aspects de l individu : connaissances et expérience, aptitudes, valeurs, motivation et mission, et capacité d apprentissage. Dans toutes nos structures, nous prônons une implication ciblée des personnes afin d assurer leur rentabilité maximale. Propriété Nous sommes attentifs au fait que des collaborateurs puissent être propriétaires de leur ensemble de tâches et de leur projet. Ils se sentiront ainsi beaucoup plus étroitement impliqués dans la société Grontmij et ses objectifs. Auteur: Hilde Janssens - Révision: le 25 juin 2013 4

Gestion du personnel Vision et approche La gestion du personnel va au-delà de la simple procédure de recrutement et de sélection. Elle est cyclique et est liée à notre approche des talents par rapport à nos collaborateurs. Les postes vacants ne sont pas des manques qui doivent être comblés mais des opportunités uniques en vue d atteindre un rendement maximal. Nous situons le poste vacant dans l organisation et dans le contexte du département. Nous soulignons l importance de ce poste et le rôle joué par l équipe dans la réalisation des objectifs de l organisation. Nous faisons aussi le point sur les talents déjà présents. Notre approche du recrutement consiste à visualiser le potentiel de nos candidats. Outre l expérience, la personnalité, les compétences et les possibilités de croissance, nous examinons aussi la motivation et les préférences des candidats. La motivation personnelle est un élément fondamental du processus de sélection et de recrutement. Une vision plus large des préférences est la clé du recrutement réussi de travailleurs. Des études montrent que tant notre groupe cible sur le marché de l emploi que nos collaborateurs internes sont fortement ciblés sur le «contenu du poste». En dirigeant également nos actions sur ce contenu, nous renforçons le pouvoir d attraction et la relation avec notre organisation. Les contacts de nos propres collaborateurs dans des réseaux sont cruciaux dans le «staffing proces» et sont imbriqués dans notre gestion organisationnelle. Nous recrutons également par l intermédiaire de nos propres collaborateurs. Quelques instruments HR Exemples d actions «employer branding», ciblées sur le «contenu de la fonction» Visites de projet avec des candidats potentiels Présentations sur l approche de projets auprès de nos groupes cibles 5 Les Ressources humaines chez Grontmij Belgium

Présence à des salons pertinents Utilisation des médias sociaux www.facebook.com/grontmijbe www.linkedin.com/company/grontmij-belgium Élaboration/élargissement de nos portefeuilles Avec nos portefeuilles, nous permettons d accéder à notre vaste assortiment de projets réalisés. Tous les points forts d un certain domaine ou d une expertise bien définie sont soulignés. Les candidats et autres groupes cibles acquièrent ainsi une première impression pratique de nos services. Auteur: Hilde Janssens - Révision: le 25 juin 2013 6

Onboarding Vision et approche L onboarding désigne le processus d intégration complet de nouveaux collaborateurs dans notre organisation. Dès que nous avons trouvé la meilleure concordance pour la fonction et le cadre de travail, nous accompagnons à la fois le nouveau collaborateur et son supérieur afin d obtenir une fusion parfaite. Grâce à ce processus intégré, les nouveaux collaborateurs sont guidés et reçoivent tous les outils pour devenir des travailleurs engagés. Ils contribueront ainsi volontiers à la réalisation des objectifs de Grontmij. Ce processus se poursuit après le recrutement jusqu au démarrage dans l organisation pendant les six premiers mois. L onboarding est un processus pratique mais c est aussi une philosophie : un concept qui consiste à investir dans le talent en lui accordant toute l attention qu il mérite. Et ce, afin d en dégager un épanouissement optimal. L onboarding se fixe comme objectif de donner à chaque nouveau collaborateur un envol de qualité ET de le maintenir par la suite. Quelques instruments HR Site web onboarding Après la signature du contrat, les nouveaux collaborateurs ont accès au site web onboarding. Un site Web qui vous emmène dans les coulisses de Grontmij en Belgique. Ce site Web fournit toutes sortes d informations et d outils sur notre organisation. Les nouveaux collaborateurs peuvent, via ce site Web, également entrer en interaction avec leurs futurs collègues. Enquêtes visant le contrôle de la qualité du processus onboarding En tant qu organisation, nous voulons perpétuellement améliorer la qualité de nos services. C est pourquoi nous demandons aux nouveaux collaborateurs ainsi qu à leurs dirigeants de nous faire part de leur opinion par rapport à leur intégration au sein de Grontmij en Belgique. Nous utilisons les résultats de ces enquêtes pour l amélioration continue de la qualité de ce processus. 7 Les Ressources humaines chez Grontmij Belgium

Auteur: Hilde Janssens - Révision: le 25 juin 2013 8

Development Vision et approche Caractéristiques de notre vision du développement : le développement se fait dans un cadre d apprentissage sûr et valorisant ; le développement associe les besoins de l organisation aux attentes et aux talents des collaborateurs ; le développement doit se rattacher le plus possible au poste de travail : l apprentissage et le travail s entremêlent continuellement ; les collaborateurs Grontmij apprennent l un de l autre et l un avec l autre ; l «élève» participe au façonnement du processus d apprentissage ; le développement est une responsabilité partagée, de notre collaborateur et de notre organisation. Formes d apprentissage Nous utilisons dans notre offre de développement des formes d apprentissage interactives qui font appel non seulement aux connaissances (quoi et pourquoi) mais aussi au savoir-faire (connaissance technique de la manière dont quelque chose se passe) et aux compétences (l action proprement dite). Quelques exemples : intervision : réflexion et échange d expériences ; exercices dans le cadre Grontmij : pour mettre en pratique les matières enseignées ; méthodes pour évaluer les compétences, comme le feedback 360 ; coaching individuel : pour un encadrement taillé à la mesure du participant ; coaching on the job : encadrement du participant sur le lieu de travail ; observation/partage de good practices : apprentissage mutuel ; techniques de réflexion ; travail avec des acteurs (reproduire un contexte aussi réaliste que possible). Centre d apprentissage et de simulation Nous avons intégré au sein de notre Académie Grontmij un centre d apprentissage et de simulation. Nous larguons les participants dans un environnement expérimental réel, où ils se trouvent confrontés à toutes sortes de possibilités et doivent trouver des solutions. Des thèmes en tous genres peuvent y être abordés : gestion interfonctionnelle, communication en période de crise, travail en équipe pour la mise en place d un projet de changement, gestion en cas de difficultés Les participants appliquent tout ce qu ils ont appris lors des formations précédentes. Si les participants ne peuvent s en sortir de manière autonome, nous leur fournissons du feedback complémentaire ou les outils pour se remettre sur les rails. De nouvelles connaissances ne sont apportées que de manière limitée. L accent est mis sur l exercice des compétences et le feedback y afférent. Cela est combiné par après avec un centre de feedback et un plan d apprentissage personnel pour transposer les matières enseignées dans le cadre du travail. Apprentissage social Chez Grontmij, nous soulignons l importance de l «apprentissage social» et le rôle joué à cet égard par les réseaux sociaux ou les pratiques en la matière. Le «social learning» est une manière originale de continuer à évoluer professionnellement. Grontmij donne toutes les chances à de tels réseaux d apprentissage, que ce soit online ou face-to-face. Quelques exemples : Young Grontmij apprentissage & collaboration Sit-ins échange de connaissances & collaboration 9 Les Ressources humaines chez Grontmij Belgium

Yammer - échange de best practices Lync outil d apprentissage aux applications multiples Parcours de développement destinés à étayer les compétences Grontmij propose un large éventail de formations sur mesure destinées au développement des compétences. Une formation sur mesure est abordée comme suit : Préparation, «intake». Un «intake» est mis en place avec plusieurs personnes. Nous procédons à une analyse approfondie dans le cadre de laquelle nous explorons, en collaboration et en co-création avec des participants et des dirigeants, des options qui peuvent mener à un contenu de formation adéquat. Il s agit d une excellente manière d obtenir un meilleur «buy-in» et plus de clarté par rapport au contenu souhaité. Sur la base de la préparation, nous composons la formation avec les instruments d apprentissage les plus efficaces. Le suivi est essentiel dans chaque parcours d apprentissage. Grontmij utilise une large gamme d outils de suivi pour accroître l efficacité d apprentissage afin de transposer la matière apprise dans le contexte du travail. Quelques exemples : Parcours de leadership Pour renforcer l implication et l engagement de nos collaborateurs, nous œuvrons à un leadership fort, qui s appuie sur une vision évolutive élaborée en co-création et fortement soutenue. Le parcours de leadership intégré est constitué de parcours d apprentissage semestriels, conjugués à la vision/phase d organisation & au parcours d évolution individuel, complétés par un coaching de carrière individuel, étayé par un riche panel d instruments scientifiques et une méthodologie suffisante. A travers des parcours de coaching ou de learning, nous aidons nos dirigeants à exploiter et à faire évoluer les points forts de chaque collaborateur. Lancement : 2008, évolution en ligne avec l organisation. Académie Grontmij Développement des compétences de nos chefs de projet, un parcours intégré. La transposition de «soft» skills dans un environnement technique, no-nonsense se fait d une manière qui convient au monde dans lequel vivent les participants et qui correspond à la vision de l organisation. Ils ressentent ainsi une valeur ajoutée concrète et une applicabilité dans leur fonctionnement professionnel et deviennent même partie demanderesse. Les enseignements acquis sont traduits dans le contexte professionnel par le biais d un plan d apprentissage personnel. Lancement : 2010, deux processus sur base annuelle. Politique Grontmij en matière de carrière Entretiens formels à propos de la carrière & du développement, intégrés dans des parcours ; «I-deals» en matière de développement : accords individuels sur le développement, sur la base de préférences et de talents ; Publication interne des postes vacants ; Plans d apprentissage personnels dans le cadre d entretiens formels ; Plans de carrière élaborés ; Mise à disposition d instruments & de méthodes ; Application self-service pour suivi de carrière. Auteur: Hilde Janssens - Révision: le 25 juin 2013 10

Performance Vision et approche La mesure des performances est requise pour pouvoir donner du feedback sur le déroulement des processus. Le feedback est nécessaire pour permettre la maîtrise et l amélioration des processus. Mesurer, c est savoir. La Balanced ScoreCard (BSC) est un système de mesure des performances pour diriger notre organisation avec des indicateurs (KPI) sous différents points de vue/angles stratégiques. Avec la BSC, nous contrôlons si les objectifs postulés sont (peuvent être) atteints. La BSC nous donne aussi un aperçu des prestations de l organisation. Nous voyons en un coup d œil si l organisation est toujours sur la bonne voie. Orientation résultats : sur la base de fonctions & rôles ; soutien grâce à un suivi régulier et des outils. 11 Les Ressources humaines chez Grontmij Belgium

Reward Vision et approche Correcte et cohérente, la politique de rémunération Grontmij s appuie sur 7 piliers. 1. Total Reward L enveloppe salariale Grontmij ne se limite pas à la rémunération brute. Outre la somme perçue en espèces, nos collaborateurs bénéficient également d avantages tels que des titres-repas, une assurance de groupe, une voiture de société Dans un contexte plus large, la rémunération Grontmij porte également sur la rémunération non matérielle, comme par exemple un bon équilibre «vie privée-vie professionnelle». Grontmij réussit à donner un aperçu du niveau de rémunération total (Total Reward) pour les collaborateurs, et à communiquer à ce sujet de manière claire et transparente. 2. Maîtrise et optimisation Les différentes formes de rémunération sont conçues de façon à ce que Grontmij puisse les gérer, les évaluer et les optimiser correctement. Grontmij mène une politique salariale rentable et efficace mais également correcte sur le plan fiscal et sociojuridique. 3. Rémunération stratégique Les collaborateurs engagés sont passionnés et énergiques dans leurs activités professionnelles, de sorte qu ils garantissent le succès de Grontmij grâce à de fortes performances et des efforts supplémentaires. La rémunération vue dans le cadre d une approche stratégique adéquate constitue ainsi le troisième pilier d une politique salariale de qualité. 4. Différenciation individuelle Les collaborateurs plus performants doivent pouvoir gagner davantage. Avec une rémunération en fonction des performances, la politique salariale prend un caractère plus déterminant dans la réalisation des objectifs stratégiques de Grontmij. 5. Contexte externe : conformité au marché Pour attirer et conserver des collaborateurs compétents, il est important pour Grontmij d occuper une position solide sur le marché en matière de politique salariale. Si des collaborateurs talentueux peuvent gagner plus ou mieux ailleurs, cela devient très difficile pour Grontmij de retenir ces collaborateurs clés. Un bon benchmark de l évolution salariale sur le marché actuel est un exercice annuel pour une politique salariale optimale. 6. Contexte interne : légitimité interne Au sein de Grontmij, les collaborateurs exerçant une fonction identique s attendent à ce que leur package salarial soit similaire. Toutefois, ils peuvent, dans une même fonction, accomplir des prestations différentes et afficher d autres résultats. Grontmij cherche un équilibre pour gérer correctement cette «légitimité interne». 7. Individualisation Grontmij doit de plus en plus répondre aux besoins individuels des collaborateurs. Y compris en matière de rémunération. Nos collaborateurs ont à présent diverses préférences selon leur âge et leur situation personnelle : un parent avec de jeunes enfants veut surtout une voiture familiale pratique. Un célibataire préfère de l argent pour rembourser son emprunt. Un cinquantenaire attend surtout une assurance groupe intéressante. 13 Les Ressources humaines chez Grontmij Belgium

Quelques instruments HR Flex Income Plan Avec ce plan, nous donnons à nos collaborateurs l opportunité de composer eux-mêmes leur package salarial idéal : selon la politique de notre entreprise, dans les limites de la législation belge et sans augmentation de nos coûts salariaux globaux. Une bonne adéquation entre le package salarial et les besoins individuels augmente la satisfaction et fidélise nos collaborateurs à notre organisation. Total reward sheet Via une «total reward sheet», les collaborateurs ont un aperçu en ligne de tous les éléments de leur package salarial individuel (salaire brut, titres-repas reçus, voiture de société ou indemnité de déplacement, salaire variable, etc.). Chaque collaborateur sait ainsi avec précision de quoi est constitué le package salarial chez Grontmij. Auteur: Hilde Janssens - Révision: le 25 juin 2013 14

Communication Nos plateformes de communication sortent des sentiers battus. Ils guident les collaborateurs à travers toutes les structures et leur fournissent les informations dont ils ont besoin. Nous attachons à cet égard beaucoup d importance à la communication bottom-up afin d engager une communication fluide. Intranet InSite L intranet est la source d informations par excellence. Il offre un vaste éventail d articles sur les Services internes (Shared Services), les business lines et les bureaux. C est aussi le point de départ de toutes sortes d applications que vous utilisez quotidiennement, tous les profils de collègues en Belgique et à l étranger peuvent y être consultés et l intranet héberge aussi différents teamsites pour permettre le partage de connaissances. L intranet apparaît en outre automatiquement à l écran au démarrage de votre ordinateur. Lettre d information «InSpire» InSpire paraît 4 fois par an et est envoyée par mail à tous les collaborateurs ; elle contient toutes sortes de petites nouvelles, des présentations d équipe, les passions de vos collègues, etc. InSpire est une lettre d information pour mais aussi par les collaborateurs. Les suggestions, les loisirs et toutes les autres petites nouvelles sont toujours les bienvenues à l adresse de la rédaction. Médias sociaux Grontmij prône la communication ouverte. Aussi avons-nous étudié les possibilités que les médias sociaux pouvaient nous offrir. Les médias sociaux ouvrent la voie à toutes sortes d applications permettant de partager des informations avec d autres personnes. Des articles intéressants, du matériel vidéo ou photo ou simplement une chouette conversation. Cela renforce notre communication interne, l ambiance et la culture. Nous entrons par ailleurs aussi directement en dialogue avec des parties externes. Pour mettre en place ces échanges, nous avons sélectionné les plateformes suivantes: Facebook, LinkedIn, YouTube et Yammer («Facebook» interne, il faut une boîte à messages @grontmij). Suivez Grontmij Belgium sur : www.facebook.com/grontmijbe www.linkedin.com/groups?gid=140362 www.linkedin.com/company/grontmij-belgium www.youtube.com/user/grontmijbelgium www.yammer.com/grontmij.be Blog Erwin Malcorps Erwin Malcorps, administrateur délégué Grontmij Belgium, tient personnellement un blog. À intervalles réguliers, il évoque des sujets tantôt quotidiens tantôt plus sérieux au sein de notre organisation. Les collaborateurs peuvent aussi donner leur feedback sur les thèmes proposés. Web call Michiel Jaski Tous les trimestres, Erwin Malcorps invite tous les collègues à suivre son entretien en live avec Michiel Jaski, CEO de Grontmij SA. La conversation vidéo permet d aborder les projets les plus marquants de Grontmij et de faire un résumé du trimestre écoulé. Grâce à la fonction chat, les collaborateurs peuvent participer activement à l entrevue et poser directement des questions à Erwin Malcorps et Michiel Jaski. 15 Les Ressources humaines chez Grontmij Belgium

Instruments et projets 2013 Instruments Solutions de mobilité La plupart des sites Grontmij sont parfaitement accessibles en transports en commun. Le train, le tram, le métro et le bus constituent des solutions pour éviter les embouteillages, résoudre les problèmes de stationnement et réduire les coûts de carburant mais pas seulement. L environnement aussi est un élément important. Grontmij a toujours bien aimé que ses collaborateurs se déplacent de manière responsable. Pensez par exemple à l indemnité vélo, au remboursement intégral de l abonnement train-tram-bus et au règlement sur le covoiturage. Nous prévoyons aussi un maximum de parkings pour vélos ainsi que des douches. Nous avons de même un règlement pour les collaborateurs qui possèdent une voiture de société mais qui se rendent sporadiquement au bureau en transports en commun, pour des clients, des relations ou des chantiers. Avec notre affiliation «bike to work», nos cyclistes récoltent des points. Chaque trajet pour se rendre au travail en vélo vaut un point. Une fois enregistrés sur www.biketowork.be, ils peuvent convertir ces points en bons de valeur ou en bons de réduction. Et, last but not least, nos bureaux possèdent des voitures et des vélos de covoiturage pour de courts déplacements. Enquête sur l implication du personnel Grontmij mesure plus que la satisfaction du personnel : nous mesurons aussi l implication de nos collaborateurs. À l aide de cette enquête annuelle, nous mettons sur pied des plans d action et nous évaluons l effet des actions précédentes. Grontmij reste ainsi attentif et peut ajuster ses actions ciblées. Projets 2013 Télétravail Le télétravail implique de nombreux changements organisationnels, techniques et sociaux. Cela ne se fait pas du jour au lendemain. Aussi avons-nous d abord lancé un projet pilote pour le nouveau bureau à Bruxelles. Un groupe de travail interdisciplinaire a élaboré le cadre du «télétravail» pour l organisation Grontmij : Le télétravail demande un cadre stratégique ; Le télétravail nécessite un autre mode de collaboration ; Le télétravail nécessite un autre type de management, orienté sur l output ; Le télétravail requiert de la clarté dans l organisation ; Le télétravail s inscrit dans les valeurs de Grontmij. Des groupes de résonance, des chefs d équipe et le Conseil d entreprise apportent leur contribution à l évaluation de cet avantprojet. Forts des expériences puisées dans ce cas concret, nous pourrons probablement à terme opter pour une politique qui soit applicable à toute l organisation. 17 Les Ressources humaines chez Grontmij Belgium

Vous voulez en savoir plus? Site d accueil www.hellogrontmij.be Site d entreprise www.grontmij.be 19 Les Ressources humaines chez Grontmij Belgium