Règlement de la consultation Marché n 22-2015-01 Objet de l appel d offre : Contrat de prestations de publipostage, d édition, de reproduction et de mise sous plis de documents divers. Procédure : Procédure adaptée Pouvoir adjudicateur : Gilles FONTAINE, Directeur Le présent règlement de consultation comporte 10 pages numérotées de 1 à 10. Date et heure limite de remise des offres : MERCREDI 25 FEVRIER A 16 H 00 Correspondant : Isabelle ALEMANY Responsable achats : 01.80.39.93.82 Isabelle.alemany@idfest.rsi.fr Caisse RSI IDF EST Siège social : 58 rue de la Fosse aux Anglais 77187 DAMMARIE LES LYS CEDEX Siret : 490 898 038 00099 Janvier 2015
SOMMAIRE 1 OBJET DE LA CONSULTATION...3 2 CONDITIONS DE LA CONSULTATION...3 2.1 Procédure... 3 2.2 Durée du marché... 3 2.3 Variantes et Options... 3 3 CADRE REGLEMENTAIRE DE LA CONSULTATION...3 3.1 Remise des offres... 3 3.2 Remise du dossier de consultation... 3 3.3 Composition du dossier de consultation des entreprises... 4 3.4 Renseignements complémentaires sur le dossier de consultation des entreprises... 4 3.5 Modification de détail au dossier de consultation... 4 3.6 Délai de validité des offres... 4 4 DATE LIMITE DE REMISE DES OFFRES...4 5 MODALITES D EXECUTION...5 6 CONDITIONS D ENVOI OU DE REMISE DES OFFRES...5 6.1 Transmission sur support papier... 5 6.2 Transmission par voie électronique... 5 6.3 Transmission multi-support... 6 7 PRESENTATION DES OFFRES...6 A - Candidature... 6 B Offre... 7 C Responsabilité sociétale de l entreprise (RSE)... 8 8 JUGEMENT DES CANDIDATURES ET DES OFFRES...8 8.1 Critères de sélection des candidatures... 8 8.2 Critères de jugement des offres... 9 9 ATTRIBUTION DU MARCHE...9 10 CANDIDAT ELIMINE OU NON RETENU...10 Version du 03/02/2015 2/10
1 OBJET DE LA CONSULTATION La présente consultation a pour objet : - la réalisation de prestations de publipostage, d édition, de personnalisation, de mise sous plis et de routage de documents divers, - la reproduction de documents divers. 2 CONDITIONS DE LA CONSULTATION 2.1 Procédure La présente consultation est passée selon la procédure adaptée en application des articles 26 et 28 du code des marchés publics (décret n 2006-975 du 1 er août 2006) et a fait l objet d une publicité d une part, sur le portail de dématérialisation «achatpublic.com» et d autre part, sur le site internet de la Caisse RSI de France Est. Cette consultation fera l objet d un marché à bons de commande en application de l article 77 du code des marchés publics. Le marché qui sera passé à l issue de la consultation est un marché à prix unitaires. 2.2 Durée du marché Le présent marché est passé pour une période ferme de un an à compter du 1 er avril 2015. Il pourra ensuite être reconduit expressément deux fois, pour des périodes supplémentaires d une durée de un an chacune. Le pouvoir adjudicateur informera le titulaire du marché de sa décision au moins un mois avant la date d échéance de la période en cours. Ce marché arrivera obligatoirement à expiration le 31 mars 2018. 2.3 Variantes et Options Les variantes et options ne sont pas autorisées. 3 CADRE REGLEMENTAIRE DE LA CONSULTATION 3.1 Remise des offres Ne peuvent participer à la remise des offres, directement ou indirectement, les personnes qui ont pris part à son organisation et à l'élaboration du dossier de consultation des entreprises, les membres de leur famille, ascendants ou collatéraux, leurs associés groupés ou ayant des intérêts professionnels communs. 3.2 Remise du dossier de consultation Conformément à l article 56 du code des marchés publics modifié par l article 64 du décret 2008-1334 du 17 décembre 2008, le dossier de consultation peut être retiré sur le portail de dématérialisation : https://www.achatpublic.com/ ou sur le site internet de la Caisse RSI Ile de France Est : http://www.rsi.fr/idfest. Version du 03/02/2015 3/10 Règlement de la consultation
Il peut également être remis gratuitement à tous les candidats en ayant fait la demande par mail à l adresse suivante : isabelle.alemany@idfest.rsi.fr, copie sophie.moulin@idfest.rsi.fr. 3.3 Composition du dossier de consultation des entreprises Le dossier de consultation des entreprises remis aux candidats comprend les pièces suivantes : - le présent règlement de la consultation, - le cahier des clauses administratives particulières (CCAP), - le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) et une annexe - un bordereau de prix unitaires 3.4 Renseignements complémentaires sur le dossier de consultation des entreprises Les questions administratives ou techniques relatives au dossier de consultation des entreprises doivent être déposées sur le site https://www.achatpublic.com/ au plus tard 8 jours avant la date limite fixée pour la remise des offres. 3.5 Modification de détail au dossier de consultation Les soumissionnaires ne sont pas autorisés à apporter des modifications au dossier de consultation. En revanche, la caisse RSI Ile de France Est se réserve le droit d apporter au plus tard 8 jours avant la date limite fixée pour la remise des offres, des modifications de détail au dossier de consultation. Les modifications de détail au dossier de consultation seront déposées sur le site https://www.achatpublic.com/. Les soumissionnaires doivent répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir élever aucune réclamation à ce sujet. 3.6 Délai de validité des offres Le délai de validité des offres est fixé à 120 jours, à compter de la date limite de remise des offres fixée à l article 4. Remarques : Depuis le 1er janvier 2010 et conformément à l'arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics, l'identification des opérateurs économiques pour accéder aux documents de la consultation n'est plus obligatoire. Toutefois, l'identification permet d'être tenus informés automatiquement des modifications et des précisions éventuellement apportées au DCE. Dans le cas contraire, il appartiendra au candidat de récupérer par ses propres moyens les informations communiquées. 4 DATE LIMITE DE REMISE DES OFFRES MERCREDI 25 FEVRIER 2015 à 16 h 00 Version du 03/02/2015 4/10 Règlement de la consultation
5 MODALITES D EXECUTION Les modalités d exécution du marché sont fixées au marché. 6 CONDITIONS D ENVOI OU DE REMISE DES OFFRES Le mode de retrait du dossier de consultation est sans incidence sur le mode de transmission de l offre qui relève totalement du choix du candidat. Néanmoins, les candidats doivent impérativement choisir le mode de dépôt de leur offre : soit une transmission sur support papier soit un envoi par voie électronique, soit une transmission multi-support. 6.1 Transmission sur support papier Les offres parviendront sous pli cacheté dans une enveloppe unique portant les mentions : «MAPA 22-2015-01 MAILING & EDITIONS» «NE PAS OUVRIR» L enveloppe contiendra toutes les justifications de la candidature et de l offre. Les plis pourront être : Soit remis contre récépissé, à l accueil de la Caisse RSI Ile de France Est, du lundi au vendredi entre 9 h et 12 h et entre 14 h et 16 h, à l adresse suivante : Caisse RSI Ile de France Est 58 rue de la Fosse aux Anglais 77190 DAMMARIE LES LYS Soit adressés par lettre recommandée avec avis de réception postal ou toute autre forme d envoi papier permettant de déterminer la date et l heure de réception avec certitude et de garantir la confidentialité à l adresse suivante : Caisse RSI Ile de France Est Service achats 58 rue de la Fosse aux Anglais CS40496 77187 DAMMARIE LES LYS cedex Quelque soit le mode de transmission, les plis devront impérativement parvenir avant la date et l heure limites de réception des offres indiquée à l article 4 du présent document. Les offres qui parviendront après le délai fixé à l article 4 ainsi que celles transmises sous enveloppe non cachetée ne seront pas examinées. Les plis remis par télécopie ne seront pas acceptés. 6.2 Transmission par voie électronique Les candidatures et offres pourront être déposées par voie électronique, conformément aux articles 48 I et 56 du code des marchés publics et de l'arrêté du 28 août 2006, modifié par l arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics. Version du 03/02/2015 5/10 Règlement de la consultation
Le dépôt de l'offre et de la candidature, dûment signées au moyen d'un certificat de signature électronique répondant aux exigences de ces textes, devra se faire via le site https://www.achatpublic.com dans un seul et même fichier. Les dossiers remis sur la plate-forme de dématérialisation après la date et l'heure limites de réception des offres ne seront pas retenus. Pour constituer son offre, le candidat devra transmettre des fichiers établis selon l'un des formats suivants :.doc (Word version 2003) ;.xls (Excel version 2003) ;.pdf ;.zip. Lorsque le pouvoir adjudicateur détecte dans un document transmis par voie électronique un programme informatique malveillant (virus), il procède selon les modalités fixées dans l arrêté visé ci-dessus. Les frais d'accès au réseau et de recours à la signature électronique sont à la charge de chaque candidat. Pour la conclusion et la notification du marché, l'offre transmise par voie électronique sera re-matérialisée par le pouvoir adjudicateur sous format papier. 6.3 Transmission multi-support Les candidats peuvent effectuer une transmission par voie dématérialisée de leur candidature et offre et envoyer en parallèle, sur support papier ou sur support physique électronique, une copie de sauvegarde de ces documents, dans les conditions visées à l article 5.1 ci-dessus sous réserve des dispositions suivantes. Le candidat devra placer la copie de sauvegarde dans un pli scellé comportant la mention lisible «copie de sauvegarde». Si la copie de sauvegarde est transmise sur un support physique électronique, les documents figurant sur ce support devront être revêtus de la signature électronique dans les mêmes conditions que celles décrites à l article 6 Présentation des offres ci-dessous (pour les documents dont la signature est obligatoire). L ouverture du pli contenant la copie de sauvegarde par le pouvoir adjudicateur interviendra dans les conditions fixées par l arrêté visé ci-avant. 7 PRESENTATION DES OFFRES La langue devant être utilisée dans l offre est le français. Les candidats auront à produire un dossier complet comprenant les pièces suivantes : A - Candidature 1. Lettre de candidature (DC1) dûment renseigné, daté et signé. 2. Déclaration du candidat (DC2) dûment renseignée complétée par : a) Copie du (ou des) jugement(s) prononcé(s), si le candidat est en redressement judiciaire ; b) Renseignements concernant la capacité économique et financière de l entreprise tels que prévus à l article 45 du code des marchés publics : chiffre d affaires global et chiffre Version du 03/02/2015 6/10 Règlement de la consultation
d affaires concernant les services objet du marché réalisés au cours des trois derniers exercices ; c) Renseignements concernant les références professionnelles et la capacité technique de l entreprise : - Déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat pour chacune des trois dernières années ; - Liste des principaux services effectués au cours des trois derniers exercices ; 3. Attestation d assurances pour risques professionnels Tous les formulaires sont téléchargeables sur le site www.impots.gouv.fr. B Offre 1. Offre de prix : Acte d engagement (DC3) complété, paraphé, daté et signé par le(s) représentant(s) qualifié(s) de l entreprise candidate, auquel sera impérativement joint le bordereau de prix, dûment complété par le candidat. Le candidat devra remettre un prix pour chaque prestation indiquée sur le BPU ou en justifier l absence (prix globalisé par exemple). L absence injustifiée d un ou plusieurs prix entraînera le rejet de l offre. Les prix indiqués dans le BPU devront permettre au pouvoir adjudicateur de chiffrer le coût de chaque type de publipostage ou prestation listés dans l annexe du CCTP. Les prix proposés par le titulaire dans l acte d engagement sont fermes pour toute la durée de la première période d exécution du marché. Les prix sont réputés comprendre toutes charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement la prestation, ainsi que tous les frais afférents au conditionnement, à l emballage, à la manutention, à l assurance, au stockage, au transport. Les anomalies survenant au cours de l exécution du marché et n entrant pas dans les évènements considérés comme cas de force majeure, au sens de la circulaire du 20 novembre 1974 du Ministère de l économie et des Finances, seront réputées être comprises dans l économie du marché et ne pourront servir de fondement à une demande d indemnités. 2. Offre technique : Dans son offre technique, le candidat décrira les prestations prévues, le matériel et l équipement technique dont le candidat dispose pour la réalisation des prestations. Le délai de réalisation des prestations devra être impérativement indiqué. Le candidat indiquera les moyens prévus pour le contrôle de la qualité des prestations. Des échantillons des papiers et enveloppes utilisés dans le cadre du marché seront joints à l offre ou adressés par courrier séparé dans le cas d une remise Version du 03/02/2015 7/10 Règlement de la consultation
dématérialisée de l offre. Ils seront complétés par le(s) certificat(s) justifiant les caractéristiques des papiers utilisés. Les documents contractuels du marché (CCAP et CCTP) datés, paraphés et signés en original seront joints. C Responsabilité sociétale de l entreprise (RSE) Chaque candidat présentera la démarche RSE au sein de l entreprise, et notamment : Sur le volet environnemental : engagement de l entreprise en matière de protection de l environnement : - ses actions en interne, - les procédures mises en place pour le ramassage et le traitement des déchets (papiers, encres et produits d imprimerie) par le recyclage et la valorisation des matériaux collectés et le traitement des déchets ultimes (incinération, mise en décharge contrôlée). Il joindra à cette présentation tous les justificatifs dont il dispose. - le cas échéant, les certificats établis par les services chargés du contrôle de cet engagement et habilités à attester la conformité des fournitures ou des services à des spécifications ou des normes. Sur le volet social : la démarche engagée par l entreprise, par exemple : - ses actions en interne, - ses actions à l embauche (embauche de chômeurs de longue durée, de jeunes non qualifiés ou de personnes en situation de handicap par exemple) - son niveau de performance au regard de son taux d emploi de personnes handicapés, par rapport au seuil minimal à atteindre, représentant 6% de l effectif ETP (pour les entreprises dont le nombre de salariés est supérieur à 20 ETP) Les documents contractuels du marché (CCAP et CCTP) datés, paraphés et signés en original seront joints. Attention : dans le cadre d une procédure dématérialisée, la signature de la personne habilitée à engager l entreprise doit pouvoir être authentifiée à travers la transmission des candidatures et des offres. La personne signataire devra être impérativement titulaire d un certificat électronique de niveau 2 auprès d un tiers certificateur (la liste est disponible sur le site du Ministère de l économie et des Finances). 8 JUGEMENT DES CANDIDATURES ET DES OFFRES 8.1 Critères de sélection des candidatures Les offres parvenues avant la date et l heure limites seront ouvertes par la Caisse RSI Ile de France Est. La Caisse RSI Ile de France Est examinera dans un premier temps les pièces relatives à la candidature et éliminera les candidats qui n ont pas qualité pour présenter une offre ou dont les capacités techniques et financières paraissent insuffisantes. Version du 03/02/2015 8/10 Règlement de la consultation
Seules seront examinées par la Caisse RSI Ile de France Est, les offres des candidats admis. A titre de remarque, avant de procéder à l examen des candidatures, si le pouvoir adjudicateur constate que les pièces dont la production est réclamée sont absentes ou incomplètes, il peut décider de demander à tous les soumissionnaires concernés de produire ou de compléter ces pièces dans un délai identique pour tous les soumissionnaires et qui ne saurait être supérieur à dix jours. 8.2 Critères de jugement des offres La caisse RSI Ile de France Est élimine les offres non conformes à l ensemble des documents contractuels énumérés à l article 7-B du présent règlement de la consultation. Conformément à l article 53 du Codes des Marchés Publics, elle choisit librement l offre qu elle juge la plus avantageuse, en tenant compte des critères suivants : CRITERES DE CHOIX Note technique décomposée en 2 sous-critères énoncés ci-dessous : COEFFICIENTS DE PONDERATION 60% Adéquation de l offre aux besoins définis dans le CCTP : moyens et délais 30% Responsabilité sociétale de l entreprise : Volet environnemental Volet social 15% 15% Note de prix 40% Des négociations techniques et/ou financières pourront être menées par le pouvoir adjudicateur avec les candidats de son choix lors de l analyse des offres. Le choix portera sur la société ayant obtenu le total le plus élevé. Dans le cas où des erreurs de multiplication, d addition ou de report sont constatées dans la décomposition des prix figurant dans la proposition d une entreprise soumissionnaire, il n en est pas tenu compte dans le jugement de la consultation. Toutefois, si l entreprise concernée est sur le point d être retenue, elle est invitée à rectifier cette décomposition pour la mettre en harmonie avec les prix. En cas de refus, son offre est éliminée comme non cohérente. 9 ATTRIBUTION DU MARCHE La Caisse RSI Ile de France informera le candidat dont l offre a été retenue et lui demandera de produire : Le formulaire NOTI2 Etat annuel des certificats reçus Version du 03/02/2015 9/10 Règlement de la consultation
ou à défaut : Les attestations et certificats listés dans l arrêté du 31 janvier 2003 pris pour application de l article 46 du code des marchés publics délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant que les obligations fiscales et sociales ont été satisfaites. Pour permettre la signature et la notification du marché, le candidat retenu disposera de huit jours pour produire ces documents. A défaut de production dans le délai susvisé, son offre sera rejetée et la caisse RSI Ile de France Est présentera la même demande au candidat suivant dans le classement des offres. 10 CANDIDAT ELIMINE OU NON RETENU Tout candidat éliminé ou non retenu sera avisé par lettre recommandée avec accusé de réception. Les motifs ne seront en aucun cas donnés par téléphone mais par courrier recommandé après demande écrite de la société candidate. Version du 03/02/2015 10/10 Règlement de la consultation