FreeBalance Financial Accountability Guide de l utilisateur de la «Passerelle de la SIF» Version 4.7 «enhanced» Document n o FAC-UG-30200-00F mars 2006
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Table des matières Page 1. INTRODUCTION... 5 AVANTAGES DE LA «PASSERELLE DE LA SIF»... 6 2. PARAMÉTRAGE DE LA «PASSERELLE DE LA SIF»... 7 PROFIL DE LA SIF... 8 MAPPAGE CEG... 9 Paramétrer le mappage CEG... 10 MAPPAGE GL-SP... 10 MAPPAGE DU SOLDE D OUVERTURE DU CEG... 11 3. SYSTÈME NORMALISÉ DES PAIEMENTS... 12 EXPORTATION AU SNP... 13 Validation des paiements finalisés... 14 Envoyer les paiements... 15 Rapport sur les paiements envoyés... 16 IMPORTATION DU SNP... 17 ÉTAT DE L INTERFACE SNP... 18 4. SNP/RI... 19 EXPORTATION SNP/RI... 20 Validation des factures et paiements... 21 Envoyer les factures et paiements... 22 Rapport sur les factures et paiements envoyés... 23 IMPORTATION DU SNP/RI... 23 ÉTAT DE L INTERFACE SNP/RI... 25 5. SYSTÈME DE GESTION BANCAIRE ET DE LA TRÉSORERIE... 26 UTILITAIRE DE CONVERSION DES FICHIERS SGBT... 27 IMPORTATION DU SGBT... 28 ÉTAT DE L IMPORTATION SGBT...29 RAPPROCHEMENT SGBT... 30 Rapprochement entre les sources interne et externe... 31 6. GRAND LIVRE GÉNÉRAL DU RECEVEUR GÉNÉRAL... 32 UTILITAIRE DE CONVERSION DES FICHIERS GLG-RG... 33 IMPORTER LE FICHIER DES DONNÉES DE CONTRÔLE DU GLG-RG... 34 ÉTAT DE L IMPORTATION GLG-RG... 35 RAPPROCHEMENT GLG-RG... 36 Rapprochement entre les sources interne et externe... 37 7. SYSTÈME CENTRAL DE GESTION DES RAPPORTS FINANCIERS... 38 BALANCE DE VÉRIFICATION SCGRF... 39 RAPPORT SUR LES COMPTES DE CONTRÔLE DU SCGRF... 40
8. SYSTÈME DE PAIE TPSGC... 41 FICHIER DE TRANSFERT DES DÉPENSES DE PAIE... 42 ÉTAT DE L IMPORTATION GL-SP...43 RAPPROCHEMENT DU SYSTÈME DE PAIE... 44 Utilitaire de conversion des fichiers provenant du système de paie... 45 Importer les données de rapprochement GL-SP... 46 État de l importation des données de rapprochement GL-SP... 47 Rapprochement GL-SP... 47 9. ANNEXE : CODES DES DEVISES ÉTRANGÈRES... 50
1. Introduction La Stratégie d information financière (SIF) sert à favoriser, dans le gouvernement du Canada, un modèle de comptabilité qui est conforme aux Principes comptables généralement reconnus (PCGR), la norme dans le secteur privé. Le modèle de comptabilité sous la SIF prend en application les recommandations du Conseil sur la comptabilité et la vérification pour le secteur public (CCVSP), qui fait partie de l Institut canadien des comptables agréés (ICCA). En novembre 1995, le Secrétariat du conseil du trésor (SCT) a considéré et approuvé un Aide Mémoire traitant une méthode de la SIF (qui était mise à jour) pour le Gouvernement du Canada. Le SCT a identifié la SIF comme une priorité gouvernementale et il a donné son approbation des objectifs, de la portée et de la mise en oeuvre de la SIF. La méthode de la comptabilité d exercice, qui faisait partie des besoins de comptabilité de la SIF, était appuyée, étant priorité du gouvernement lors de son budget en 1995. Suivant ces changements historiques dans les pratiques de comptabilité du Gouvernement du Canada, FreeBalance Inc. a travaillé avec les organisations du Gouvernement du Canada afin de développer la «Passerelle de la SIF» comme partie du logiciel «FreeBalance Financial Accountability». Sous la SIF, les systèmes suivants du Gouvernement du Canada ont étés mis à jour ou développés. Ces systèmes servent à envoyer et à recevoir des données : SPN Système de paiement normalisé SPN/RI Système de paiement normalisé /règlements interministériels SGBT Système de gestion bancaire et de la trésorerie GLG-RG Grand livre général du receveur général SCGRF Système central de gestion des rapports financiers Système de paie TPSGC Introduction Page 5 Confidentiel de FreeBalance Inc.
Le tableau suivant sert à illustrer les interfaces entre les systèmes du Gouvernement du Canada et le logiciel «FreeBalance Financial Accountability». Données de contrôle quotidiennes et des renseignements sur le solde du compte de contrôle pour le rapprochement FreeBalance Financial Accountability (SMGF) Passerelle de la SIF de FreeBalance Données détaillées pour le rapprochement Paiements Transactions RI Données de paye par passage de la paye Trésor SGBT SNP SNP/RI SP GLG RG Balance de vérification mensuelle (CT) SCGRF Cpt ctrl 1.1 Avantages de la «Passerelle de la SIF» Vous pouvez profiter des nombreux avantages associés avec ce système, tels que les suivants : Un environnement moderne de comptabilité et de gestion financière Une amélioration de la qualité et de la pertinence des données financières Une façon de déterminer plus efficacement le coût des programmes et services Une diminution des coûts indirects, ce qui mènera aux épargnes Une augmentation de flexibilité pour votre organisation Un accroissement de la convivialité et un abaissement de la paperasserie Une amélioration des renseignements de gestion pour faciliter la prise des décisions Une capacité d évaluer les performances avec des clients extérieurs et des autres parties intéressées Une élimination de la double entrée de données La prochaine section présente les étapes à suivre afin de paramétrer la «Passerelle de la SIF». Introduction Page 6 Confidentiel de FreeBalance Inc.
2. Paramétrage de la «Passerelle de la SIF» Les options de la fonction «Installation» (c.-à-d., paramétrage) servent à effectuer le paramétrage de la «Passerelle de la SIF» pour mieux refléter les pratiques commerciales de votre organisation quant à la Stratégie de l information financière (SIF). Cette fonction permet d accéder aux fenêtres suivantes : Profil de la SIF Mappage CGN (c.-à-d. mappage du CEG) Mappage GL-SP Mappage du solde d ouverture du CGN (c.-à-d. du CEG) Paramétrage de la «Passerelle de la SIF» Page 7 Confidentiel de FreeBalance Inc.
2.1 Profil de la SIF Comme première étape du paramétrage de la «Passerelle de la SIF», le «Profil de la SIF» permet de définir les paramètres qui géreront l échange des données financières pendant l importation et l exportation. En alimentant les champs du «Profil de la SIF», vous spécifiez des valeurs implicites fondées sur les pratiques administratives de votre organisation, qui apparaîtront dans les champs fonctionnels dans toutes les fenêtres de la Passerelle. Utilisez la liste de sélection pour choisir la façon dont vous voulez séparer les articles d importation du GL-SP. Le champ «GL-SP Import-Séparer entrées par?» sert principalement afin d offrir de la sécurité et sert à trier des importations de paie. Dans le champ «Organisation principale», il ne faut qu entrer le numéro pertinent de l organisation principale. Si vous ne voulez qu un aperçu des données organisé par code du GLG sur l importation du GL-SP, cliquez sur la case à cocher «GL-SP Données sommaires». Si cette case à cocher reste en blanc, les données produites lors de l importation du GL-SP seront détaillées. La source de la pièce de journal (PJ) que vous choisissez pour le champ «GL-SP Importer - Source PJ» s appliquera implicitement à toutes les pièces de journal créées par l importation. Vous pouvez aussi choisir d inclure le nom d un employé (ses initiales seulement) sur chaque pièce de journal en cliquant sur la case à cocher (en-dessous de la liste de sélection). Si vous avez opté pour l aperçu des données du GL-SP, les initiales n apparaîtront pas. Il faut ensuite spécifier le code à utiliser lors de la création des pièces de dépense ou des encaissements pour l importation SPN/RI. Choisissez le code pertinent en vous servant de la liste de sélection «SNP/RI Source de dépense». Le volet «Code produit» est utilisée par la fonction de téléchargement automatique vers le serveur (version 1.03). On doit garnir les champs «Code produit - comptes fournisseurs», «Règlements interministériels» et «Compte bancaire départemental» puisqu il faut fournir ces renseignements au système de paiement (SPN et SPN/RI). Les champs obligatoires du volet renfermant les blocs de codage sont «ID-dépt», «Bureau comptable», «Nom du contact» et «Numéro-contact». Le nom et le numéro du «contact» (c.-à-d., de la personne- Paramétrage de la «Passerelle de la SIF» Page 8 Confidentiel de FreeBalance Inc.
ressource) sont utilisés par le SPN afin de rejoindre cette personne dans le cas où il y aurait des difficultés avec le fichier de paiement. Dans les champs «ID-dept» et «Bureau comptable», entrez les numéros d identification valides ainsi que tout bureau comptable faisant partie de l organisation (vous pouvez en avoir plusieurs de la même organisation). La liste de sélection vous aidera à visualiser les bureaux comptables qui ont été spécifiés dans la table «Bureaux comptables» du module «Contrôles». Pour attribuer des éléments d un code de fonds à un bureau particulier, alimentez les champs «Code de fonds», «Élément de» et «Élément à». Le bloc de codage GL-SP que vous définissez ici sera utilisé sur le côté des crédits de l importation GL-SP lors de l importation des données pour le bureau comptable correspondant. La saisie des données dans ce champ reflète l entrée standard du plan comptable. 2.2 Mappage CEG On utilise le mappage du «codage à l échelle du gouvernement» (CEG) lors de la transmission des renseignements du codage départemental par l entremise de l exportation au «Système central de gestion des rapports financiers» (SCGRF). Les départements effectuent le mappage des tables dans la structure de codage au CEG en se servant de la fenêtre «Mappage CGN» du logiciel «FreeBalance Financial Accountability». N.B. : Afin d effectuer le mappage CGN, il faut d abord finaliser les structures de codage (au module «Contrôles»). Si les structures de codage sont finalisées, vous pouvez choisir la table du plan comptable qui correspondra à la table CEG. La table du plan comptable doit avoir exactement la même longueur d élément que la table CEG individuelle. Alternativement, on peut spécifier les éléments de table implicites, en choisissant de laisser en blanc l identificateur de table et en entrant dans le champ «Défaut» un élément implicite. Une table du plan comptable ne peut pas être utilisée pour plus qu une table CEG, mais plusieurs tables du même groupe peuvent être utilisées. Paramétrage de la «Passerelle de la SIF» Page 9 Confidentiel de FreeBalance Inc.
Paramétrer le mappage CEG Le bloc de codage pour le CEG s affichera implicitement dans la première section de la fenêtre; d ici, vous pourrez choisir le mappage pour le bloc de codage. La liste de sélection «ID table» permet de choisir le groupe requis. Une fois que vous avez choisi un groupe, les tables du Plan comptable associées avec cet identificateur de groupe et qui se conforment aux critères de grandeur apparaîtront. Choisissez une table à lier au bloc de codage CEG. Lorsque le choix est fait, l identificateur du table s affichera automatiquement dans le champ pertinent. Vous pouvez aussi introduire dans le champ «Défaut» une valeur implicite au lieu d une table. Pour insérer une valeur, ne choisissez pas d identificateur de table. Il ne faut que saisir la valeur de l élément dans le champ «Défaut» en parallèle avec la valeur correspondante. Le champ «Description» affiche la description de l identificateur de table choisi. Si vous venez de spécifier une valeur implicite, la description est facultative. 2.3 Mappage GL-SP La fenêtre «GL-SP Mappage» sert à déterminer la partie des débits sur les pièces de journal créées par les importations GL-SP. Afin d incorporer des pièces de journal dans cette importation, le logiciel «FreeBalance Financial Accountability» exige un bloc de codage complet du Grand livre général. Selon le rapport entre votre ministère et l organisation de paie, tout le bloc de codage, une partie du bloc de codage ou aucune partie du bloc de codage peut être inclus dans le fichier d importation. Si un bloc de codage est associé avec le fichier, il est alloué 25 caractères. La fenêtre «GL-SP Mappage» permet d établir les correspondances entre ces caractères et le bloc de codage du Grand livre général. On peut utiliser dans plusieurs tables de bloc de codage du Grand livre général les caractères faisant partie du bloc de codage financier. Si une table dans le système Financial Accountability est plus longue que les éléments donnés dans le bloc de codage financier, le système inséra un zéro lorsqu il entre la pièce de journal. Par exemple, si le centre de responsabilité dans le fichier d importation a une définition de 5 caractères et dans le bloc de codage, il en contient 6, la fonction de mappage GL-SP inséra un zéro au début de l élément lorsque l importation crée la pièce de journal. N.B. : L enregistrement dans l importation sera rejeté s il y a un élément qui n est pas égal à l élément dans la table correspondante du logiciel «FreeBalance Financial Accountability». Paramétrage de la «Passerelle de la SIF» Page 10 Confidentiel de FreeBalance Inc.
Le groupe, l ID Table, la description et la longueur implicites proviennent du bloc de codage du Grand livre général. Dans la section du bloc de codage financier (BCF), vous devez spécifier les numéros des caractères qui correspondent aux éléments du plan comptable. Il ne faut qu entrer dans les champs «de» et «à» une plage numérique pour chaque élément. Cette plage numérique traduit les éléments du plan comptable qui font partie du bloc de codage financier ayant 25 caractères, qui vient de l importation GL-SP. Puisque le logiciel «FreeBalance Financial Accountability» exige un bloc de codage pour compléter l entrée de la pièce de journal, il faut spécifier des valeurs implicites pour chaque table si vous n utiliserez pas le bloc de codage dans le fichier d importation GL-SP. 2.4 Mappage du solde d ouverture du CEG La fonction «Mappage du solde d ouverture du CEG» permet à votre organisation de satisfaire aux normes portant sur la communication de l information financière du Gouvernement du Canada. Selon ces normes il faut attribuer le codage en zéros à tous les soldes d ouverture, à l exception du numéro du ministère, des codes d information financière et du codage du compte de rapports financiers. Puisque le logiciel «FreeBalance Financial Accountability» reporte les soldes de clôture à la prochaine année financière sans modifier le codage (en fonction des normes de comptabilité), cette fonction sert à éliminer la nécessité d ajuster chaque mois le codage du solde d ouverture avant de soumettre la balance de vérification SCGRF. En se servant de cette fonction, votre organisation peut choisir le codage se rapportant au solde d ouverture qui figurera sur la balance de vérification SCGRF, de même façon qu on peut choisir le codage à la fonction «Mappage CEG». Le mode «Édition» est implicitement en activité. Servez-vous des boutons de sélection «ID table» afin de spécifier les tables pertinentes du plan comptable. La colonne «Défaut» affiche le codage implicite correspondant à chacun des éléments. Dès que ces valeurs définies, cliquez sur le bouton «Sauvegarder». Lors du report des soldes de compte à la nouvelle année financière, les soldes d ouverture de votre organisation seront assurés de satisfaire aux normes du Gouvernement du Canada. Paramétrage de la «Passerelle de la SIF» Page 11 Confidentiel de FreeBalance Inc.
3. Système normalisé des paiements Le Système normalisé des paiements (SNP) émet des paiements (dans les formats suivants : des chèques, des dépôts directs et des transferts électroniques) dans l intérêt de tous les ministères et les agences du gouvernement fédéral qui utilisent le Trésor. Le SNP unit le processus de paiement entier, y compris la réception et la validation de la demande de paiement, l émission des paiements, les remboursements, le contrôle, le rapprochement et les rapports portant sur les remboursements et le traitement des exceptions d émission et de remboursement. Les ministères enverront au SNP des demandes de paiement dans un fichier électronique. Les demandes n incluront que les renseignements sur le bénéficiaire et le talon afin de faire les paiements, et elles n incluront pas des données comptables. Les données comptables détaillées sont conservées au niveau du ministère. Lors de la réception des demandes, le SNP confirmera l authenticité de la signature sur la demande; ensuite, il révisera les données pour assurer que les détails de la demande et du paiement sont en équilibre et ne démontrent aucune indication de tripatouillage. Chaque lot de paiements soumis aura un numéro de demande attribué par le ministère, ce qui permettra de faire une identification utilisant les traits du lot tels que le nom du ministère demandant, le produit et le montant. Chaque paiement aura un numéro de référence attribué par le ministère; ce numéro est lié au numéro de demande. Le SNP créera une association entre le numéro de référence et chaque paiement afin de lier les données du ministère et de faciliter des enquêtes des paiements dans l avenir. Les paiements non livrés seront retournés par les agents de livraison à la Direction du contrôle du remboursement des chèques pour l entrée dans le SNP. Le SNP fournira aux ministères des enquêtes en ligne des renseignements sur les paiements à n importe quel point du processus de paiement. Le SNP transféra aussi au GLG-RG les données de contrôle requises afin d enregistrer les entrés aux comptes de contrôle. Choisissez une des fonctions suivantes : Exporter SNP Importer SNP État de l interface SNP SNP Page 12 Confidentiel de FreeBalance Inc.
3.1 Exportation au SNP La fonction d exportation au SNP crée un fichier à transférer à TPSGC et à utiliser avec l outil de chargement automatique du fichier de contrôle. Les paiements dans le fichier créé sont des pièces de dépense qui ont été payées (leur extraction de paiement est finalisée), ont une méthode de paiement telle que EDI-SIF, Dep. dir. SIF, chèque SIF ou chèque PPD SIF, et qui n ont pas encore été extraites. La fonction d exportation offre les fenêtres suivantes : Validation des paiements finalisés Envoi des paiements, et Rapport sur les paiements envoyés SNP Page 13 Confidentiel de FreeBalance Inc.
Validation des paiements finalisés L outil «Validation des paiements finalisés» permet de vérifier les paiements qui feront partie d une extraction SNP. Le processus de validation identifie des erreurs sur les paiements qui se conforment aux exigences définis dans l aperçu mais qui ont des erreurs qui empêcheront l extraction au fichier de paiement. On peut se servir des champs «Année fin.», «Code organisation» (code du ministère) et «Bureau comptable» pour limiter la portée des paiements à valider. Le champ de l année financière est obligatoire, mais le code de l organisation et le bureau comptable sont facultatifs. Si vous ne spécifiez pas de code de l organisation ni de bureau comptable, le système effectuera la validation de tous les codes et de tous les bureaux. Il faut spécifier dans le champ «Période» la période comptable à laquelle appartiennent les transactions à valider (seulement une période à la fois est permise). N.B. : Toute transaction qui est valide à payer mais qui appartient à une période autre que celle spécifiée, figurera sur le rapport des erreurs. On peut choisir deux types de rapports à imprimer lors de la validation des transactions SNP. Le «Listage valide des paiements finaux» affichera toutes les transactions qui feront partie de l extrait SNP. Pour choisir ce rapport, cliquez sur la case à cocher correspondante et spécifiez, en cochant une des cases «Rapport sommaire» ou «Rapport détaillé», si vous voulez imprimer un rapport récapitulatif (qui donnera chaque transaction dans une seule ligne et le sous-total organisé par identificateur de paiement) ou un rapport détaillé (qui donne des renseignements supplémentaires, y compris le champ de description et l adresse du fournisseur). Le «Rapport du listage des erreurs» donnera une liste de tous les paiements qui n ont pas encore été extraits, mais qui n ont pas réussi à la validation. Un message s affichera décrivant le problème à chaque transaction. Lorsque vous avez choisi les critères, cliquez sur le bouton «Imprimer». Vous pourrez choisir d imprimer les rapports, de les visualiser ou de les sauvegarder à un fichier. SNP Page 14 Confidentiel de FreeBalance Inc.
Envoyer les paiements Cette fonction permet de créer le dossier d extraits à transférer à TPSGC et à l outil de chargement automatique du fichier de contrôle. On peut se servir des champs «Année fin.», «Code organisation» (code du ministère) et «Bureau comptable» pour limiter la portée des paiements à exporter. Le champ de l année financière est obligatoire, mais le code de l organisation et le bureau comptable sont facultatifs. Si vous ne spécifiez pas de code de l organisation ni de bureau comptable, le système effectuera la validation de tous les codes et de tous les bureaux. Il faut spécifier dans le champ «Période comptable» la période comptable à laquelle appartiennent les transactions à exporter (seulement une période à la fois est permise). Lorsque vous avez saisi les critères, il faut spécifier dans le champ «Chemin d accès» le répertoire où le système sauvegardera le fichier d exportation. Le système affiche implicitement le répertoire spécifié aux «Paramètres globaux» (du module «Contrôles»). N.B. : Ne spécifiez pas un nom de fichier, puisque le système créera un nom unique. De plus, n ajoutez pas une barre oblique à la fin du chemin d accès. Lorsque vous avez spécifié les critères et le chemin d accès, cliquez sur le bouton «Procéder» pour créer le fichier d extraits. SNP Page 15 Confidentiel de FreeBalance Inc.
Rapport sur les paiements envoyés Lors de l achèvement de la création du fichier d extraits, le système vous donnera le choix de visualiser un rapport sur les paiements envoyés. Vous pourrez aussi l imprimer, au besoin, afin de facilement repérer les erreurs. Entrez dans les champs «de» et «à» du critère «Date» l étendue des dates entre lesquelles le fichier d extraits était créé (obligatoire). La date du jour s affiche implicitement dans les deux champs. Les champs «# de demande» permettent de préciser davantage la portée du rapport. Si vous ne spécifiez pas de numéro, le système donnera un rapport incluant toutes les transactions entrées au cours la période spécifiée. Lorsque vous avez spécifié les critères, cliquez sur le bouton «Imprimer». Vous pourrez choisir d imprimer les rapports, de les visualiser ou de les sauvegarder à un fichier. SNP Page 16 Confidentiel de FreeBalance Inc.
3.2 Importation du SNP L outil «Importer SNP» sert à importer des renseignements de référence qui font partie du fichier générique d émission du paiement renvoyé. Les numéros de référence de paiement sont saisis du fichier d importation par la fonction d importation SNP, qui les utilise pour effectuer la mise à jour du champ renfermant le numéro de chèque dans le registre des chèques ainsi que le champ renfermant le numéro de chèque à la pièce de dépense. (Les champs renfermant les données rapprochées de l année financière et la période, ainsi que la date du chèque dans le registre des chèques, sont aussi mis à jour.). N.B. : Les données de renvoi pour des paiements ayant la méthode de paiement «Chèque PPD-SIF» sont l exception pour les importations SNP normales. Dans ces cas, seulement les données rapprochées de l année financière et la période sont mises à jour. Afin de lancer l importation SNP, il faut spécifier les critères à la fenêtre «Importer SNP». Les quatre premiers champs décrivent la dernière importation complétée. Ces champs n offrent qu une description; vous ne pouvez pas les modifier. Le champ «Exécution précédente» affiche le numéro de lot séquentiel attribué par le système au dernier fichier importé, et le champ «Date» affiche la date de la dernière importation. Le champ «Durée» indique la durée de temps de la dernière importation, et le champ «Usager» affiche le code d utilisateur de la dernière personne qui a lancé l importation SNP. Le champ «Prochaine exécution» donne le numéro de lot qui sera attribué à la prochaine importation SNP. Spécifiez le chemin d accès pour le fichier à importer, en cliquant sur le bouton de sélection pour faire apparaître une fenêtre de navigation et en sélectionnant le répertoire pertinent. Bien que ce ne soit pas recommandé de le faire, vous pouvez plutôt entrer manuellement le chemin d accès, au besoin. Lorsque vous avez fini de spécifier les critères et les coordonnées du fichier à importer, cliquez sur le bouton «Procéder». SNP Page 17 Confidentiel de FreeBalance Inc.
3.3 État de l interface SNP Le rapport «État d interface SNP» énumère des renseignements pour chaque importation et exportation SNP. Le rapport est trié par les champs «Date» et «Temps» du volet «Recev./Envoyer». Les champs «# de demande» affichent les numéros des demandes qui ont été importées dans le système ou créées par l exportation SNP. Le champ «Nom du fichier» affiche le nom du fichier importé ou exporté, et le champ «Réussi paiements» affiche soit le nombre de demandes dans le fichier importé, soit le nombre de demandes créées dans le fichier d exportation. Le nombre de paiements dans le fichier apparaît dans la colonne «Numéro de paiements», et le montant correspondant s affiche dans le champ «Total mont.». Si le fichier était reçu (R) ou envoyé (E), le champ «R/E» l indique. L année financière et la période comptable du fichier importé ou exporté s affichent dans les colonnes «Année» et «Pér», respectivement. Les colonnes «Date» et «Temps» affichent la date et l heure précise de l importation ou de l exportation, et la colonne «Usager» affiche le code de l utilisateur qui a exécuté l importation. SNP Page 18 Confidentiel de FreeBalance Inc.
4. SNP/RI Le système de règlement interministériel (RI) est un sous-système du Système normalisé des paiements (SNP). Le système SNP/RI permet la vérification des reçus ainsi que le traitement des transactions de règlement interministériel. La fonction «SNP/RI» du logiciel «FreeBalance Financial Accountability» sert à importer et à exporter des données entre ce système et le système SNP/RI. Choisissez une des fonctions suivantes : Exporter au SNP/RI Importer du SNP/RI État de l interface SNP/RI SNP/RI Page 19 Confidentiel de FreeBalance Inc.
4.1 Exportation SNP/RI L outil «Exporter SNP/RI» fait partie de la fonction «SNP/RI». L outil d exportation offre les fenêtres suivantes : Validation des factures/paiements Envoyer les factures/paiements Rapport sur les factures/paiements envoyés SNP/RI Page 20 Confidentiel de FreeBalance Inc.
Validation des factures et paiements Cet outil permet de déterminer les pièces de journal et les pièces de dépense payées à inclure dans une exportation au SNP/RI. Le processus de validation sert aussi à identifier des erreurs qui peuvent exister sur des pièces de dépense créées par le débiteur et les pièces de vente créées par le créditeur qui n ont pas encore été extraits. On peut se servir des champs «Année fin.», «Code organisation» (code du ministère) et «Bureau comptable» pour limiter la portée des pièces de vente et des pièces de dépense payées à valider. Le champ de l année financière est obligatoire, mais le code de l organisation et le bureau comptable sont facultatifs. Si vous ne spécifiez pas de code de l organisation ni de bureau comptable, le système effectuera la validation de tous les codes et de tous les bureaux. Il faut spécifier dans le champ «Période» la période comptable à laquelle appartiennent les transactions à valider (seulement une période à la fois est permise). Pour les pièces de dépense, la période spécifiée représente celle au cours de laquelle la pièce était finalisée. Pour les pièces de vente, c est la période au cours de laquelle elles étaient sauvegardées. N.B. : Toute transaction qui est valide à payer mais qui appartient à une période autre que celle spécifiée, figurera sur le rapport des erreurs. Si une pièce de dépense ne figure ni sur le rapport des paiements valides ni dans le rapport des erreurs, veuillez vérifier si la pièce de dépense était finalisée à payer et qu elle porte la méthode de paiement «SIF-créé par le débiteur». On peut choisir deux types de rapports à imprimer lors de la validation des transactions SNP/RI. Le «Facture valide/listage des paiements» affichera toutes les transactions qui feront partie de l extrait SNP/RI. Pour choisir ce rapport, cliquez sur la case à cocher correspondante et spécifiez, en cochant une des cases «Rapport sommaire» ou «Rapport détaillé», si vous voulez imprimer un rapport récapitulatif (qui donnera chaque transaction dans une seule ligne et le sous-total organisé par identificateur de paiement) ou un rapport détaillé (qui donne des renseignements supplémentaires, y compris le champ de description et l adresse du fournisseur ou du client). SNP/RI Page 21 Confidentiel de FreeBalance Inc.
Le «Rapport du listage des erreurs» donnera une liste de tous les paiements et les factures RI qui n ont pas encore été extraits, mais qui n ont pas réussi à la validation. Un message s affichera décrivant le problème à chaque transaction. Lorsque vous avez choisi les critères, cliquez sur le bouton «Imprimer». Vous pourrez choisir d imprimer les rapports, de les visualiser ou de les sauvegarder à un fichier. Envoyer les factures et paiements La fenêtre «Envoyez les factures/paiements» sert à créer un fichier d extraits de paiement à transmettre à TPSGC et à l outil de chargement automatique du fichier de contrôle. On peut se servir des champs «Année fin.», «Code organisation» (code du ministère) et «Bureau comptable» pour limiter la portée des pièces de vente et des pièces de dépense payées à exporter. Le champ de l année financière est obligatoire, mais le code de l organisation et le bureau comptable sont facultatifs. Si vous ne spécifiez pas de code de l organisation ni de bureau comptable, le système effectuera la validation de tous les codes et de tous les bureaux. Il faut spécifier dans le champ «Période» la période comptable à laquelle appartiennent les transactions à exporter (seulement une période à la fois est permise). Pour les pièces de dépense, la période spécifiée représente celle au cours de laquelle la pièce était finalisée. Pour les pièces de vente, c est la période au cours de laquelle elles étaient sauvegardées. Dès que vous avez entré les critères, spécifiez dans le champ «Chemin d accès» le répertoire et le nom pour le fichier à exporter. Ce champ affiche implicitement le répertoire de travail qui a été spécifié dans les «Paramètres globaux» du module «Contrôles». N.B. : Ne spécifiez pas un nom de fichier, puisque le système créera un nom unique au cours de l exportation. De plus, n ajoutez pas une barre oblique à la fin du chemin d accès. Lorsque vous avez fini de spécifier les critères et les coordonnées du fichier à exporter, cliquez sur le bouton «Procéder» pour créer le fichier d extraits. SNP/RI Page 22 Confidentiel de FreeBalance Inc.
Rapport sur les factures et paiements envoyés Lors de l achèvement de la création du fichier d extraits, le système offrira l option de visualiser le rapport sur les factures et des paiements envoyés. Ce rapport calcule le sous-total des factures et des paiements envoyés, présentés en ordre des numéros de demande. Entrez dans les champs «de» et «à» du critère «Date» l étendue des dates entre lesquelles le fichier d extraits était créé (obligatoire). La date du jour s affiche implicitement dans les deux champs. Les champs «# de demande» permettent de préciser davantage la portée du rapport. Si vous ne spécifiez pas de numéro, le système donnera un rapport incluant toutes les transactions entrées au cours la durée spécifiée. Lorsque vous avez spécifié les critères, cliquez sur le bouton «Imprimer». Vous pourrez choisir d imprimer les rapports, de les visualiser ou de les sauvegarder à un fichier. 4.2 Importation du SNP/RI L importation SNP/RI exécute quatre fonctions différentes, en fonction des renseignements spécifiés dans le fichier d avis SNP/RI. Ce fichier renfermera une combinaison des détails du RI original ainsi que des avis au ministère destinataire. Voici une liste des quatre scénarios possibles et les fonctions d importation correspondantes (veuillez remarquer que la fonction d importation SNP/RI n importera pas deux fois un fichier portant le même nom) : Recevoir une pièce de vente d un autre ministère : Au cours de l importation le système créera automatiquement une vente au comptant et la sauvegardera temporairement. La vente au comptant n est pas sauvegardée en permanence puisqu il peut être nécessaire de modifier le bloc de codage. Recevoir une pièce de dépense d un autre ministère : Au cours de l importation le système créera automatiquement une pièce de dépense prépayée et la sauvegardera temporairement. La pièce de dépense n est pas sauvegardée en permanence puisqu il peut être nécessaire de modifier le bloc de codage. Recevoir des renseignements de renvoi sur des factures destinées à d autres ministères : Au cours de l importation le système créera automatiquement un encaissement et l appliquera contre la pièce de vente déjà exportée. SNP/RI Page 23 Confidentiel de FreeBalance Inc.
Recevoir des renseignement de renvoi sur des pièces de dépense destinées à d autres ministères : L importation entraînera la mise à jour de l année financière et la période rapprochées à l entrée de paiement correspondante dans le registre des chèques. Les quatre premiers champs le la fenêtre d importation «SNP/RI» affichent des renseignements portant sur la dernière importation SNP/RI effectuée. Ces champs n offrent qu une description; vous ne pouvez pas les modifier. Le champ «Exécution précédente» affiche le numéro de lot séquentiel attribué par le système au dernier fichier importé, et le champ «Date» affiche la date de la dernière importation. Le champ «Durée» indique la durée de temps de la dernière importation, et le champ «Usager» affiche le code d utilisateur de la dernière personne qui a lancé l importation SNP/RI. Le champ «Prochaine exécution» donne le numéro de lot qui sera attribué à la prochaine importation SNP/RI. Spécifiez le chemin d accès pour le fichier à importer, en cliquant sur le bouton de sélection pour faire apparaître une fenêtre de navigation et en sélectionnant le répertoire pertinent. Bien qu il ne soit pas recommandé de le faire, vous pouvez plutôt entrer manuellement le chemin d accès, au besoin. Lorsque vous avez fini de spécifier les critères et les coordonnées du fichier à importer, cliquez sur le bouton «Procéder». SNP/RI Page 24 Confidentiel de FreeBalance Inc.
4.3 État de l interface SNP/RI Le rapport sur l état de l interface SNP/RI énumère des renseignements portant sur chaque importation et exportation SNP/RI. Le rapport est trié par les champs «Date» et «Temps» du volet «Recev./Envoyer». Les champs «# de demande» et «Nom du fichier» servent à identifier le fichier qui a été importé ou exporté. Si le fichier était reçu (R) ou envoyé (E), le champ «R/E» l indique. L année financière et la période comptable du fichier importé ou exporté s affichent dans les colonnes «Année» et «Pér», respectivement. Les colonnes «Date» et «Temps» affichent la date et l heure précise de l importation ou de l exportation, et la colonne «Usager» affiche le code de l utilisateur qui a exécuté l importation. SNP/RI Page 25 Confidentiel de FreeBalance Inc.
5. Système de gestion bancaire et de la trésorerie Le SGBT fournit aux ministères un fichier électronique des dépôts reçus aux institutions financières partout au Canada. Le SGBT est la transmission que reçoit le logiciel «FreeBalance Financial Accountability», de la part du Système des services bancaires (SSB) pour renseigner les ministères au sujet de leurs dépôts en espèces. La fonction «SGBT» est conçue afin d effectuer le rapprochement des dépôts du fichier d importation SSB et les dépôts déjà enregistrés dans la base de données «FreeBalance Financial Accountability». Lors de l achèvement du rapprochement, elle ajoutera aussi la date du fichier SSB à l enregistrement du dépôt dans le système.. N.B. : La date du fichier SSB représente le jour ouvrable auquel l institution financière a reporté la transaction en question. Cette date est ajoutée à l enregistrement du dépôt (des encaissements ou des ventes au comptant) dans le système aux fins du rapprochement GLG-RG. Voici les étapes à suivre pour effectuer le rapprochement SGBT : Convertir le fichier reçu du SSB, en se servant de l utilitaire de conversion SGBT Importer les fichiers en utilisant l outil d importation SGBT Déterminer l état de l importation SGBT Effectuer le rapprochement des fichiers importés et des enregistrements de dépôt dans le logiciel «FreeBalance Financial Accountability». SGBT Page 26 Confidentiel de FreeBalance Inc.
5.1 Utilitaire de conversion des fichiers SGBT L utilitaire de conversion des fichiers SGBT sert à convertir le fichier provenant des comptes centraux en fichier d importation qui sera reconnu par le logiciel «FreeBalance Financial Accountability». De plus, il convertira les fichiers reçus du SGBT en fichiers distincts pour chaque compte bancaire et pour chaque date; il convertira aussi ces mêmes fichiers en ceux contenant les détails des en-têtes et des articles, qui peuvent être importés par le système. Comme première étape il faut se servir de la liste de sélection du champ «Fichier non converti» pour choisir le fichier à convertir. Le chemin d accès s affichant dans le champ «Chemin d accès pour fichiers convertis» est implicitement celui spécifié dans les «Paramètres globaux» du module «Contrôles». On peut le modifier, à moins qu on se rappelle d ajouter une barre oblique à la fin du dernier nom de répertoire. Lorsque vous avez vérifié votre choix de fichier non converti et du chemin d accès, cliquez sur le bouton «Procéder» pour créer les fichiers convertis dans le répertoire spécifié. N.B. : Chacun des fichiers créés par l Utilitaire de conversion de ficher SGBT recevra un nom qui sera attribué en fonction de son nom original, ainsi qu un chiffre différentiel commençant par «1», et le «account_id» (identificateur de compte) identifié dans le fichier d importation. Deux fichiers seront créés pour chaque combinaison identificateur de compte/date. Le premier fichier renfermera les détails de l en-tête et portera l extension «.hdr»; le deuxième renfermera les détails des articles et portera l extension «.itm». SGBT Page 27 Confidentiel de FreeBalance Inc.
5.2 Importation du SGBT À l exception des champs «Source de concil.» et «Adresse importation de fichier», le système garnit tous les champs de cette fenêtre en fonction des données correspondantes de la table «Comptes bancaires» du module «Contrôles». On peut spécifier la source du rapprochement en se servant de liste de sélection du champ «Source de concil.», qui énumère chacun des comptes bancaires disponibles. La source que vous choisissez déterminera le compte bancaire auquel le fichier d importation s appliquera. Il est possible que la banque, le compte, et l identificateur de la succursale n aient pas encore été spécifiés pour ce compte bancaire particulier. Si c est le cas, le message suivant sera affiché : «Les renseignements sur la banque doivent être complets avant de procéder.». Pour continuer, cliquer sur le bouton «OK» de la boîte de message pour accéder à une fenêtre contextuelle où vous devez garnir les trois champs obligatoires. L «ID banque» et l «ID agence» (c.-à-d., l identificateur de succursale) doivent compter cinq caractères chacun, tandis que l «ID compte» doit en compter 12. Si ces numéros ne sont pas facilement disponibles, vous pouvez les obtenir dans le fichier d importation envoyé du SSB dans les champs suivants des enregistrements renfermant les détails : Identificateur de banque champs 31 à 35 Identificateur de succursale champs 36 à 40 Identificateur de compte champs 13 à 24 Lorsque les données sur le compte bancaire sont ajoutées, il faut spécifier dans le champ «Adresse importation de fichier» le chemin d accès pour le fichier renfermant les en-têtes à importer. Dès que vous avez spécifié le nom du répertoire et du fichier, cliquez sur le bouton «Procéder» pour lancer l importation. Il faut se rappeler que le fichier renfermant les articles créé par l utilitaire de conversion de fichier SGBT doit se situer dans le même répertoire que le fichier renfermant les en-têtes. SGBT Page 28 Confidentiel de FreeBalance Inc.
5.3 État de l importation SGBT À la fenêtre «État d importer SGBT», chaque ligne affichée sert à représenter une importation du SGBT. Si le «Montant total» est 0, il est probable qu il y avait des difficultés avec le fichier qui vient d être importé et non avec la fonction d importation SGBT. Afin d identifier et résoudre des problèmes techniques, vous pouvez vous servir de l Explorateur (de Windows) pour rechercher le fichier bcmsimp.err, situé dans le répertoire spécifié dans les «Paramètres globaux» du module «Contrôles». Lorsque vous avez repéré ce fichier, vous pouvez l ouvrir en utilisant un utilitaire d édition de texte à votre disponibilité (p.ex., WordPad ou Notepad). Ce fichier décrira les problèmes trouvées dans le fichier importé. Si l état de l importation vous est acceptable, cliquez sur le bouton «Sortir»; vous pouvez passer à l étape du rapprochement SGBT. SGBT Page 29 Confidentiel de FreeBalance Inc.
5.4 Rapprochement SGBT La fenêtre «Critères de conciliation» permet de spécifier le compte bancaire à rapprocher, ainsi que les données provenant d une source interne (c.-à-d., des transactions entrées directement dans le système) et d une source externe (c.-à-d., des transactions importées à partir du SSB) à rapprocher. Servez-vous de la liste de sélection du champ «Source de concil.» pour spécifier le compte bancaire à rapprocher. C est le seul champ modifiable dans le volet supérieur de la fenêtre. Le volet «Source interne» permet de spécifier les données portant sur les transactions de source interne à afficher à la fenêtre des résultats du rapprochement. Il faut introduire, dans les champs «de» et «à» pertinents, la plage d années financières et de dates de report des transactions. En utilisant la liste de sélection du champ «Visualiser», il faut préciser s il s agit des importations qui sont déjà rapprochées, ne sont pas rapprochées ou les deux. Le volet «Source externe» permet de spécifier les données portant sur les transactions de source externe à afficher à la fenêtre des résultats du rapprochement. La liste de sélection de chacun des champs «de» et «à» du critère «# lot» permet de choisir le lot d importation à rapprocher. Chacun des lots sera identifié par numéro et par l heure de l importation pour le compte bancaire choisi. Vous pouvez aussi spécifier les dates entre lesquelles la transaction était reportée, en garnissant les champs «de» et «à» du critère «Date de report de la transaction». En utilisant la liste de sélection du champ «Visualiser», il faut préciser s il s agit des importations qui sont déjà rapprochées, ne sont pas rapprochées ou les deux. Lorsque les critères choisis vous sont acceptables, cliquez sur le bouton pertinent parmi les choix «Options utilitaires», «Procéder», «Opt. du rapport», «Effacer l écran» ou «Sortir», en bas de la fenêtre. Lorsqu il faut modifier les critères, cliquez sur le bouton «Effacer l écran» pour effacer tous les champs; cette action permet d entrer les critères de nouveau. SGBT Page 30 Confidentiel de FreeBalance Inc.
Cliquez sur le bouton «Procéder» pour passer à la fenêtre «Conciliation SGBT». Les volets «Source interne» à gauche (affichant des transactions entrées directement dans le système) et «Source externe» à droite (affichant des transactions importées à partir des fichiers du SSB) permettent de comparer les montants et d autres renseignements afin de déterminer si certaines transactions importées étaient rapprochées ou non. Le volet «Source interne» énumère chacun des enregistrements d encaissement ou de vente au comptant qui répondent aux critères choisis à la fenêtre «Critères de conciliation». Ces enregistrements doivent aussi renfermer des données de numéro de dépôt bancaire et de la date du dépôt. Chacun des articles s affichant dans le volet «Source externe» sert à traduire chaque ligne de dépôt qui a été reçue et importée à partir des fichiers provenant du SSB. La colonne «Date trans.» affiche la date à laquelle l institution financière a reporté l article de dépôt. Rapprochement entre les sources interne et externe Pour effectuer le rapprochement des dépôts du volet «Source interne» et ceux du volet «Source externe», cliquez sur la case à cocher de la colonne «Sess» pour chaque transaction à rapprocher. Le sous-total du montant choisi dans chaque côté est automatiquement calculé et affiché dans chacun des champs «Total concilié» au bas de la fenêtre. On peut opter pour le rapprochement interne-externe de façons «un à multiples», «multiples à multiples», ou «un à un». Afin que le rapprochement puisse être approuvé et sauvegardé, le montant qui s affiche dans le champ «Total concilié» d un volet doit être égal à celui du champ correspondant de l autre volet. Lors de la réussite du rapprochement des dépôts, cliquez sur le bouton «Sauvegarder». SGBT Page 31 Confidentiel de FreeBalance Inc.
6. Grand livre général du receveur général La fonction «GLG-RG» sert de dépôt des transactions de comptabilité du receveur général. Ainsi que les transactions de comptabilité normales, le GLG-RG tient à jour des comptes de contrôle des paiements et des dépôts pour chaque ministère. Les renseignements sur les comptes de contrôle par ministère sont reçus à partir des systèmes SNP, SNP/RI, SGBT et SP. Les soldes des comptes de contrôle des ministères sont envoyés au SCGRF à tous les fin de mois, comme partie de la balance de vérification du receveur général. Le GLG-RG fournit aux ministères une liste des données de contrôle organisée par les numéros de référence ou de demande ainsi que les soldes des comptes de contrôle (envoyés quotidiennement) afin de faciliter le processus de rapprochement. La fonction «GLG-RG» permet d importer les renseignements transmis à partir du système GLG-RG et les comparer avec des renseignements sur les transactions sauvegardées dans la base de données «FreeBalance Financial Accountability». La fonction «GLG-RG» se compose des fenêtres suivantes : Utilitaire de conversion des fichiers GLG-RG Importer le fichier des données de contrôle du GLG-RG État de l importation GLG-RG Rapprochement GLG-RG GLG-RG Page 32 Confidentiel de FreeBalance Inc.
6.1 Utilitaire de conversion des fichiers GLG-RG Comme première étape obligatoire, il faut passer par l utilitaire de conversion GLG-RG afin d importer des données dans la base de données «FreeBalance Financial Accountability». Cet utilitaire sert à convertir un fichier des données de contrôle GLG-RG en fichiers distincts pour chaque compte de contrôle. Ces fichiers sont ensuite divisés en deux un fichier renfermant les en-têtes (portant l extension.hdr) et l autre renfermant les articles (portant l extension.itm) pour chaque compte de contrôle. L utilitaire de conversion se sert de la convention d appellation suivante lors de l attribution des noms aux fichiers : FISSHR2000-01-18_62016.hdr Les premiers six caractères sont les six premiers caractères du fichier des données de contrôle Les 10 prochains caractères indiquent la date à laquelle la conversion a lieu La date est suivie d un caractère de soulignement, puis le numéro du compte de contrôle pour ce fichier N.B. : S il arrive que deux fichiers dont les noms commencent par les mêmes six caractères sont convertis au cours de la même journée, le deuxième écrasera le premier. Comme première étape il faut spécifier le nom et le chemin d accès du fichier à convertir qui renferme des données de contrôle GLG-RG. Vous pouvez introduire directement dans le champ «Fichier non converti» ces renseignements, ou cliquer sur le bouton de sélection pour trouver et sélectionner le fichier. Le champ «Chemin d accès pour fichiers convertis» affiche implicitement le répertoire d importation spécifié aux «Paramètres globaux» (du module «Contrôles»). Vous ne pouvez pas modifier le chemin d accès dans cette fenêtre. Dès que le nom du fichier et le chemin affiché vous sont acceptables, cliquez sur le bouton «Procéder» afin de lancer la conversion du fichier GLG-RG. GLG-RG Page 33 Confidentiel de FreeBalance Inc.
6.2 Importer le fichier des données de contrôle du GLG-RG La fonction d importation du fichier des données de contrôle sert à vérifier d abord l intégrité du fichier à importer et à s assurer que le même fichier n est pas importé deux fois. Cet outil importera ensuite pour le rapprochement GLG-RG les fichiers convertis par l outil de conversion des fichiers GLG-RG. Les champs «Exécution précédente», «Date», «Durée» et «Usager» détaillent la dernière importation effectuée; il est impossible de les modifier. Le champ «Prochaine exécution» affiche le numéro de lot qui sera attribué à la prochaine importation. Le type de rapprochement s affichant dans les champs «Type de conciliation» est toujours «67 GLRG», cette valeur ne peut pas être modifiée. Le champ «Source de concil.» est modifiable. Vous pouvez utiliser sa liste de sélection afin de spécifier le compte de contrôle à partir duquel il faut importer les données. Dans le champ «Adresse importation de fichier», choisissez le fichier à importer. On ne peut importer que les fichiers d en-tête créés par l utilitaire de conversion GLG-RG. N.B. : Si une erreur se produit dans le fichier au cours de l importation, un relevé des erreurs s affichera à la fenêtre. Celui-ci est sauvegardé dans le répertoire spécifié dans le module «Contrôles». Pour visualiser ce rapport, on peut rechercher le fichier portant la convention d appellation suivante : «RGGL _ Compte de contrôle importé _ Date de l importation.txt» GLG-RG Page 34 Confidentiel de FreeBalance Inc.
6.3 État de l importation GLG-RG La fenêtre «GL-RG Statut de l importation» énumère les détails sur chacun des fichiers importés par l intermédiaire de la fonction d importation GLG-RG. Les fichiers importés sont triés par la date et l heure de réception, ainsi que par le nom du fichier. Les champs «Transaction» et «Montant total» affichent le nombre total d articles dans le fichier des articles importé et la valeur (en dollars) de tous les articles importés, respectivement. Les champs «Année» et «Pér» du volet «Financière» présentent l année financière et la période comptable au cours desquelles le fichier était importé. Les champs «Date» et «Temps» du volet «Reçu» servent à préciser davantage le moment d importation. L identificateur de l utilisateur qui a lancé l importation s affiche dans le champ «Usager». N.B. : Un zéro apparaissant dans le champ «Transaction» et/ou le champ «Montant total» indique qu il existe une erreur dans le fichier importé. Dans ce cas, veuillez consulter le relevé des erreurs pour des plus amples renseignements. GLG-RG Page 35 Confidentiel de FreeBalance Inc.
6.4 Rapprochement GLG-RG La fenêtre «Critères de conciliation» sert à spécifier le compte de contrôle à rapprocher, ainsi que les données de source interne (c.-à-d., des transactions entrées directement dans la base de données) et de source externe (c.-à-d., des transactions importées des fichiers provenant du SSB) à rapprocher. Avant de lancer le rapprochement GLG-RG, il faut d abord spécifier les critères de sélection à cette fenêtre. Utilisez la liste de sélection du champ «Source de concil.» pour choisir le compte de contrôle à rapprocher. C est le seul champ du volet supérieur de cette fenêtre que vous pouvez modifier. Le volet «Source interne» permet de spécifier les données qui s afficheront dans le volet «Source interne» de la fenêtre du rapprochement. L année financière et la date de report de la transaction sont les critères disponibles. L année financière en cours et la date du jour s affichent implicitement dans les champs «de» et «à» pertinents. Le volet «Source externe» sert à définir les données qui s afficheront dans le volet «Source externe» de la fenêtre du rapprochement. Vous pouvez utiliser la liste de sélection de chacun des champs «de» et «à» du critère «# lot» pour choisir le lot importé à rapprocher. Chacun des identificateurs de lot portera le numéro et l heure de son importation au compte de contrôle choisi. Vous pouvez aussi spécifier les dates entre lesquelles la transaction était reportée, en les entrant dans les champs «de» et «à» du critère «Date de report de la transaction». Ensuite, il faut spécifier dans le champ «Visualiser» s il s agit des importations qui sont déjà rapprochées, ne sont pas rapprochées ou les deux. Lorsqu il faut modifier les critères, cliquez sur le bouton «Effacer l écran» pour effacer tous les champs; cette action permet d entrer les critères de nouveau. Cliquez sur le bouton «Procéder» pour passer à la fenêtre «Conciliation RG-GL». GLG-RG Page 36 Confidentiel de FreeBalance Inc.
Les volets «Source interne» (affichant les transactions entrées directement dans le système) et «Source externe» (affichant les transactions importées des fichiers provenant du SSB) servent à comparer des montants et d autres renseignements afin de s assurer que les soldes des transactions sauvegardées dans le système correspondent aux données reçues du GLG-RG. Vous pouvez trier ces données à cette fenêtre en cliquant sur n importe quel des boutons en haut (p.ex., «ID trans.», «Type», «Mont.»). Le volet «Source interne» énumère des transactions reportées à un compte de contrôle particulier, qui se conforment aux critères de sélection spécifiés. Ces articles seront résumés d une façon distincte selon le compte de contrôle à rapprocher. Ils sont triés par compte de contrôle et par identificateur de transaction (en fonction du format des données lors de la réception) : 61DDD N o de demande 62DDD Date de report par l institution financière 63DDD N o de demande 64DDD N o de référence 65DDD N o de référence 66DDD N o de demande 67DDD N o de demande 68DDD N o de demande 69DDD Date de report par l institution financière Le volet «Source externe» affiche chaque article qui était reçu du fichier des données de contrôle GLG-RG. Ces articles seront résumés d une façon distincte selon le compte de contrôle à rapprocher. Ils sont triés par compte de contrôle et par identificateur de transaction (comme ci-dessus) : 61DDD N o de demande 62DDD Date de report par l institution financière 63DDD N o de demande 64DDD N o de référence 65DDD N o de référence 66DDD N o de demande 67DDD N o de demande 68DDD N o de demande 69DDD Date de report par l institution financière Rapprochement entre les sources interne et externe Pour effectuer le rapprochement des montants du volet «Source interne» et ceux du volet «Source externe», cliquez sur la case à cocher de la colonne «Sess» pour chaque transaction à rapprocher. Le sous-total du montant choisi dans chaque volet est automatiquement calculé et affiché dans chacun des champs «Total concilié» au bas de la fenêtre. On peut opter pour le rapprochement interne-externe de façons «un à multiples», «multiples à multiples», ou «un à un». Afin que le rapprochement puisse être approuvé et sauvegardé, le montant qui s affiche dans le champ «Total concilié» d un volet doit être égal à celui du champ correspondant de l autre volet. Lors de la réussite du rapprochement des dépôts, cliquez sur le bouton «Sauvegarder». GLG-RG Page 37 Confidentiel de FreeBalance Inc.
7. Système central de gestion des rapports financiers Le Gouvernement du Canada se sert du Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF) afin d effectuer l entretien des comptes du Canada. Lors de tous les fins de mois, chacun des ministères fait parvenir au SCGRF sa balance de vérification, utilisant un fichier d entrée normalisé. La balance de vérification renferme les soldes d ouverture et de fermeture des comptes portant la structure de codage à l échelle du gouvernement (CEG). La balance de vérification ministérielle subit un processus de vérification et d équilibration, et la fonction de surveillance et de contrôle du SCGRF s assure que tous les paiements et sommes reçues par les ministères sont pris en compte dans le livre des comptes du Canada. Choisissez une des options suivantes : Balance de vérification SCGRF Rapport sur les comptes de contrôle SCGRF SCGRF Page 38 Confidentiel de FreeBalance Inc.
7.1 Balance de vérification SCGRF La fonction «Balance de vérification SCGRF» sert à créer un fichier utilisant le format normalisé du fichier d entrée des enregistrements, qui peut passer par l utilitaire «SSO» avant d être acheminé au SCGRF. La balance de vérification du SCGRF se sert de la configuration du mappage CEG ainsi que des données enregistrées dans la base de données pour créer ce fichier. Cette fenêtre permet aussi de créer une balance de vérification imprimée. Le champ «Département» (c.-à-d., ministère) affiche implicitement le code de votre ministère. Dans le cas où plusieurs ministères partagent la même base de données, une liste de sélection apparaîtra dans laquelle il faudra choisir le ministère pertinent. Les champs «Année fin.» et «Période» affichent implicitement l année financière et la période comptable en cours, respectivement. S il s agit de période antérieure, il faudra l entrer manuellement. Lorsque vous avez spécifié un dans le champ «Chemin d accès» le chemin d accès et le nom du fichier à exporter, vous pouvez cliquer sur le bouton «Exportat.» afin de lancer l exportation de la balance de vérification, sur le bouton «Imprimer» afin d en imprimer une copie, ou sur le bouton «Sortir» pour fermer la fenêtre. Avant d exporter le fichier, le système affichera un message demandant si vous voulez imprimer la balance de vérification. Avant d imprimer le fichier, le système affichera un message demandant si vous voulez recalculer la balance de vérification. Si vous choisissez «oui», le système calculera de nouveau la balance de vérification en se servant de toutes les données à jour. Si vous choisissez «non», le système fournira la même balance de vérification que celle qui était créée lors du dernier calcul. AVERTISSEMENT : Si la balance de vérification n est pas recalculée, le système peut fournir des résultats qui ne traduisent pas les données les plus récentes disponibles dans la base de données. Choisissez une des options d impression, au besoin : «Visualiser» pour faire apparaître la balance de vérification dans une fenêtre de navigateur «Imprimer» pour l acheminer à l imprimante implicite «Envoyer au fichier» afin de la sauvegarder sous forme de fichier textuel SCGRF Page 39 Confidentiel de FreeBalance Inc.
7.2 Rapport sur les comptes de contrôle du SCGRF Le rapport sur les comptes de contrôle du SCGRF comprend une balance de vérification abrégée. Ce rapport n affiche que les soldes des comptes de contrôle (codes CRF de «6A» à «69»). Le champ «Département» (c.-à-d., ministère) affiche implicitement le code de votre ministère. Dans le cas où plusieurs ministères partagent la même base de données, une liste de sélection apparaîtra dans laquelle il faudra choisir le ministère pertinent. Les champs «Année fin.» et «Période» affichent implicitement l année financière et la période comptable en cours, respectivement. S il s agit de période antérieure, il faudra l entrer manuellement. Lorsque vous avez garni la fenêtre «Balance-vérif. SCGRF» vous pouvez imprimer une copie du rapport ou sortir, en cliquant sur le bouton pertinent. Choisissez une des options d impression, au besoin : «Visualiser» pour faire apparaître le rapport dans une fenêtre de navigateur «Imprimer» pour l acheminer à l imprimante implicite «Envoyer au fichier» afin de le sauvegarder sous forme de fichier textuel SCGRF Page 40 Confidentiel de FreeBalance Inc.
8. Système de paie TPSGC Les ministères se servent d un dispositif interactif en direct afin de garder le lien entre les employés et le codage financier associé. Le système de paie (SP) au ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux du Canada (TPSGC) s en sert afin de fournir des données détaillées sur les dépenses de paie aux autres ministères lors de tous les passages de la paie. Le SP fera parvenir aux ministères ces renseignements sous forme d un fichier de paie à importer. La fonction d importation GL-SP sert à créer dans le Grand livre général du logiciel «FreeBalance Financial Accountability» des pièces de journal qui traduisent la structure et les montants du fichier de paie importé. Le système se sert des paramètres de mappage GL-SP lors de la création de la partie des débits de la pièce de journal. La partie des crédits se produit en fonction du bureau comptable et du bloc de codage spécifiés dans le fichier de paie importé. Les bureaux comptables pertinents sont associés avec des blocs de codage en fonction des données spécifiées à la fenêtre «Profil de la SIF». Choisissez une des options suivantes : Fichier de transfert des dépenses de paie État du transfert des dépenses de paie Rapprochement GL-SP Système de paie TPSGC Page 41 Confidentiel de FreeBalance Inc.
8.1 Fichier de transfert des dépenses de paie L outil «Fichier de transfert des dépenses de paie» sert à lancer l importation GL-SP. Les champs «Exécution précédente», «Date», «Durée» et «Usager» affichent des renseignements sur l importation précédente. Le champ «Prochaine exécution» affichera une valeur implicite. Il faut entrer dans le champ «Adresse importation de fichier» le chemin d accès pour le fichier d extrait à importer dans le système. Cliquez sur le bouton de sélection pour faire apparaître une liste de sélection présentant tous les fichiers portant l extension.dat. Lorsque vous avez garni les champs, cliquez sur le bouton «Procéder» afin de lancer l importation et de créer des pièces de journal à partir du fichier importé. Pour éviter le paiement en double, le système effectue des vérifications afin de s assurer qu un fichier portant le même nom n a pas déjà été importé. N.B. 1 : S il y avait des erreurs, le système affichera un rapport des erreurs et le sauvegardera dans le répertoire de travail spécifié dans les «Paramètres globaux (du module «Contrôles».) N.B. 2 : Si un fichier des dépenses de la paie renferme des données portant sur plus qu une période comptable, le logiciel les divisera par période et en effectuera l importation à chacune des périodes pertinentes. Système de paie TPSGC Page 42 Confidentiel de FreeBalance Inc.
8.2 État de l importation GL-SP La fonction «État du transfert des dépenses de paie» agit comme outil de piste de vérification qui permet de visualiser tous les renseignements portant sur les importations dans la base de données, y compris les fichiers qui ont été importés et les montants de paie qui sont enregistrés. Cette fenêtre affiche un résumé des importations par ordre des numéros de demande. Cliquez sur le bouton «Sortir» pour fermer la fenêtre. Système de paie TPSGC Page 43 Confidentiel de FreeBalance Inc.
8.3 Rapprochement du système de paie La fonction «GL-SP Conciliation» (c.-à-d., le rapprochement GL-SP) fait partie de celle de l interface entre le système de paie TPSCG et le Grand livre général du logiciel «FreeBalance Financial Accountability». Cette fonction se compose des fenêtres suivantes : Utilitaire de conversion des fichiers provenant du système de paie Importation des données de rapprochement État de l importation des données de rapprochement «Conciliation GL-RG», c.-à-d., le rapprochement GLG-RG Système de paie TPSGC Page 44 Confidentiel de FreeBalance Inc.
Utilitaire de conversion des fichiers provenant du système de paie Il faut passer par l utilitaire de conversion GL-SP afin d importer dans le Grand livre général des données de contrôle provenant du système de paie TPSGC aux fins de rapprochement. Cet utilitaire divise un fichier des données de contrôle du SP en deux fichiers distincts pour chaque compte de contrôle un fichier renfermant les en-têtes (portant l extension.hdr) et l autre renfermant les articles (portant l extension.itm). L outil de conversion se sert de la convention d appellation suivante lors de l attribution des noms aux fichiers : Exemple : FISSHR2000-01-18_62016.hdr Les premiers six caractères traduisent les premiers caractères du fichier de contrôle Les dix prochains caractères traduisent la date à laquelle la conversion a lieu La date est suivie d un caractère de soulignement, puis du numéro du compte de contrôle pour ce fichier N.B. : S il arrive que deux fichiers dont les noms commencent par les mêmes six caractères sont convertis au cours de la même journée, le deuxième écrasera le premier. Il faut d abord spécifier le nom et le chemin d accès du fichier des données de contrôle à convertir. Vous pouvez entrer directement dans le champ «Fichier non converti» le nom du fichier, ou cliquer sur le bouton de sélection afin de le repérer dans la liste de sélection. Il faut remarquer que le nom du fichier à convertir doit compter un maximum de 15 caractères avant le premier point. Le champ «Chemin d accès pour fichiers convertis» affiche implicitement le répertoire d importation spécifié dans les «Paramètres globaux» (du module «Contrôles»). On ne peut pas le modifier à cette fenêtre. Lorsque les nom et le chemin d accès vous sont acceptables, cliquez sur le bouton «Procéder» afin de lancer la conversion du fichier GL-SP. Système de paie TPSGC Page 45 Confidentiel de FreeBalance Inc.
Importer les données de rapprochement GL-SP L outil d importation du fichier des données de contrôle sert à vérifier l intégrité du fichier à importer et à s assurer que le même fichier n est pas importé deux fois. Cet outil importera les fichiers convertis par l utilitaire de conversion pour le rapprochement GL-SP. Les champs «Exécution précédente», «Date», «Durée» et «Usager» détaillent la dernière importation effectuée; il est impossible de les modifier. Le champ «Prochaine exécution» affiche le numéro de lot qui sera attribué à la prochaine importation. Le type de rapprochement s affichant dans les champs «Type de conciliation» est toujours «67 GLRG», cette valeur ne peut pas être modifiée. Le champ «Source de concil.» est modifiable. Vous pouvez utiliser sa liste de sélection afin de spécifier le compte de contrôle à partir duquel il faut importer les données. Dans le champ «Adresse importation de fichier», choisissez le fichier à importer. On ne peut importer que les fichiers d en-tête créés par l utilitaire de conversion GL-SP. N.B. : Si une erreur se produit dans le fichier au cours de l importation, un relevé des erreurs s affichera à la fenêtre. Celui-ci est sauvegardé dans le répertoire spécifié dans le module «Contrôles». Pour visualiser ce rapport, on peut rechercher le fichier portant la convention d appellation suivante : «RGGL _ Compte de contrôle importé _ Date de l importation.txt» Système de paie TPSGC Page 46 Confidentiel de FreeBalance Inc.
État de l importation des données de rapprochement GL-SP La fenêtre «État de l importation» énumère des détails sur chacun des fichiers importés dans le logiciel «FreeBalance Financial Accountability» par l intermédiaire de la fonction d importation des données de rapprochement GL-SP. Les fichiers importés sont triés par la date et l heure de réception, ainsi que par le nom du fichier. Les champs «Transaction» et «Montant total» affichent le nombre total d articles dans le fichier des articles importé et la valeur (en dollars) de tous les articles importés, respectivement. Les champs «Année» et «Pér» du volet «Financière» présentent l année financière et la période comptable au cours desquelles le fichier était importé. Les champs «Date» et «Temps» servent à préciser davantage le moment d importation. L identificateur de l utilisateur qui a lancé l importation s affiche dans le champ «Usager». N.B. : Un zéro apparaissant dans le champ «Transaction» et/ou le champ «Montant total» indique qu il existe une erreur dans le fichier importé. Dans ce cas, veuillez consulter le relevé des erreurs pour des plus amples renseignements. Rapprochement GL-SP La fenêtre «Critères de conciliation» sert à spécifier le compte de contrôle à rapprocher, ainsi que les données de source interne (c.-à-d., des transactions entrées directement dans la base de données) et de source externe (c.-à-d., des transactions importées des fichiers provenant du SSB) à rapprocher. Avant de lancer le rapprochement GL-SP, il faut d abord spécifier les critères de sélection à cette fenêtre. Utilisez la liste de sélection du champ «Source de concil.» pour choisir le compte de contrôle à rapprocher. C est le seul champ du volet supérieur de cette fenêtre que vous pouvez modifier. Le volet «Source interne» permet de spécifier les données qui s afficheront dans le volet «Source interne» de la fenêtre du rapprochement. L année financière et la date de report de la transaction sont les critères Système de paie TPSGC Page 47 Confidentiel de FreeBalance Inc.
disponibles. L année financière en cours et la date du jour s affichent implicitement dans les champs «de» et «à» pertinents. Le volet «Source externe» sert à définir les données qui s afficheront dans le volet «Source externe» de la fenêtre du rapprochement. Vous pouvez utiliser la liste de sélection de chacun des champs «de» et «à» du critère «# lot» pour choisir le lot importé à rapprocher. Chacun des identificateurs de lot portera le numéro et l heure de son importation au compte de contrôle choisi. Vous pouvez aussi spécifier les dates entre lesquelles la transaction était reportée, en les entrant dans les champs «de» et «à» du critère «Date de report de la transaction». Ensuite, il faut spécifier dans le champ «Visualiser» s il s agit des importations qui sont déjà rapprochées, ne sont pas rapprochées ou les deux. Lorsqu il faut modifier les critères, cliquez sur le bouton «Effacer l écran» pour effacer tous les champs; cette action permet d entrer les critères de nouveau. Cliquez sur le bouton «Procéder» pour passer à la fenêtre «Conciliation RG-GL». Les volets «Source interne» (affichant les transactions entrées directement dans le système) et «Source externe» (affichant les transactions importées) servent à comparer des montants et d autres renseignements afin de s assurer que les soldes des transactions sauvegardées dans le système correspondent aux données reçues du GLG-RG. Vous pouvez trier ces données à cette fenêtre en cliquant sur n importe quel des boutons en haut (p.ex., «ID trans.», «Type», «Mont.»). Le volet «Source interne» énumère des transactions reportées à un compte de contrôle particulier, qui se conforment aux critères de sélection spécifiés. Ces articles seront résumés d une façon distincte selon le compte de contrôle à rapprocher. Ils sont triés par compte de contrôle et par identificateur de transaction (en fonction du format des données lors de la réception) : 61DDD N o de demande 62DDD Date de report par l institution financière 63DDD N o de demande 64DDD N o de référence 65DDD N o de référence 66DDD N o de demande 67DDD N o de demande 68DDD N o de demande 69DDD Date de report par l institution financière Le volet «Source externe» affiche chaque article qui était reçu du fichier des données de contrôle GLG-RG. Ces articles seront résumés d une façon distincte selon le compte de contrôle à rapprocher. Ils sont triés par compte de contrôle et par identificateur de transaction (comme ci-dessus) : 61DDD N o de demande 62DDD Date de report par l institution financière 63DDD N o de demande 64DDD N o de référence 65DDD N o de référence 66DDD N o de demande 67DDD N o de demande 68DDD N o de demande 69DDD Date de report par l institution financière Système de paie TPSGC Page 48 Confidentiel de FreeBalance Inc.
Rapprochement entre les sources interne et externe Pour effectuer le rapprochement des montants du volet «Source interne» et ceux du volet «Source externe», cliquez sur la case à cocher de la colonne «Sess» pour chaque transaction à rapprocher. Le sous-total du montant choisi dans chaque volet est automatiquement calculé et affiché dans chacun des champs «Total concilié» au bas de la fenêtre. N.B. : Il faut choisir seulement un article du volet «Source externe» pour chaque rapprochement. Afin que le rapprochement puisse être approuvé et sauvegardé, le montant qui s affiche dans le champ «Total concilié» d un volet doit être égal à celui du champ correspondant de l autre volet. Lors de la réussite du rapprochement des dépôts, cliquez sur le bouton «Sauvegarder». Système de paie TPSGC Page 49 Confidentiel de FreeBalance Inc.
9. Annexe : Codes des devises étrangères Devise Code Dinar algérien 20 Dollar australien 21 Shilling autrichien 22 Dollar de la Barbade 23 Dollar du Belize 24 Dollar des Bermudes 25 Couronne danoise 26 Florin (Hollande) 28 Guilder ou Florin néerlandais (Pays-bas) 27 Dollar des Caraïbes orientales 30 Unité de compte européenne («Euro») 31 Dollar fidjien 32 Markka finlandais 33 Drachme grecque 34 Dollar de Hong Kong 35 Roupie indienne 36 Livre irlandaise 37 Lire italienne 38 Dollar jamaïcain 39 Yen japonais 40 Shilling kenyan 29 Dinar koweïtien 41 Peso mexicain 42 Couronne norvégienne 45 Florin néerlandais 43 Dollar néo-zélandais 44 Roupie pakistanaise 46 Peso des Philippines 47 Escudo portugais 48 Dollar de Singapour 49 Rand sud-africain 50 Peseta espagnole 51 Couronne suédoise 52 Franc suisse 53 Dollar de la Trinité-et-Tobago 54 Bolivar vénézuélien 55 N.B. : L euro a remplacé certaines des devises européennes; les codes de ces devises désuètes ne sont alors mentionnés qu aux fins de référence. Annexe Page 50 Confidentiel de FreeBalance Inc.
Notes Annexe Page 51 Confidentiel de FreeBalance Inc.
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