ENTREPRISES : COMMENT ORGANISER LES VISITES MEDICALES?

ENTREPRISES : COMMENT ORGANISER LES VISITES MEDICALES? Dans le cadre de la gestion de leur personnel, les employeurs doivent veiller à ce que les salariés passent tous les examens médicaux obligatoires (visite médicale d embauche ; visites périodiques ; visite de reprise ou de préreprise). Comment les organiser ; quelles en sont les conséquences? 1) La visite médicale d embauche L employeur doit obligatoirement organiser un examen médical lors de l embauche d un salarié. Objet de la visite d embauche - Aptitude du salarié à occuper son poste La visite médicale d embauche effectuée par le médecin du travail permet de s assurer que le salarié est apte à occuper le poste pour lequel il est embauché. Elle permet aussi de proposer d éventuelles adaptations de ce poste ou une affectation à d autres postes (c. trav. art. R. 4624-11). - Risque d affection dangereuse pour autrui Lors de la visite médicale, le médecin du travail s assure que le salarié n est atteint d aucune affection dangereuse pour les autres travailleurs (c. trav. art. R. 4624-11). - Informer et sensibiliser le salarié Cette visite a aussi pour objet d informer le salarié sur les risques encourus à son poste de travail, le suivi médical nécessaire ainsi que les actions de prévention possibles (c. trav. art. R. 4624-11). - Constitution du dossier médical Lors de la visite d embauche, le médecin du travail constitue un dossier médical qui ne pourra être communiqué qu au médecin inspecteur du travail ou, à la demande du salarié, au médecin de son choix (c. trav. art. D. 4624-46). Salariés concernés - Salariés nouvellement embauchés Tout salarié est en principe soumis, lors de l embauche, à une visite médicale quelle que soit la nature et la durée de son contrat de travail. L employeur doit s assurer que cet examen a bien lieu et le salarié ne peut le refuser. - Intérimaires L examen médical d embauche est souvent réalisé par le médecin du travail de l entreprise de travail temporaire. - Travailleurs saisonniers embauchés au moins 45 jours Ils sont soumis à la visite médicale d embauche dès lors qu ils sont recrutés pour une durée au moins égale à 45 jours de travail effectif. Il n y a pas d examen d embauche pour les salariés recrutés sur un emploi équivalent à ceux précédemment occupés, à condition qu aucune inaptitude n ait été reconnue lors du dernier examen médical intervenu au cours des 4 mois précédents (c. trav. art. R. 4625-22). Les travailleurs saisonniers employés pour une durée inférieure à 45 jours ne sont pas concernés par cette visite, mais le service médical de santé au travail organise à leur profit des actions de formation et de prévention. Votre contact : Service Commerce - 04 94 22 80 74 1

Moment de la visite - Avant l embauche du salarié Pour ceux bénéficiant d une surveillance médicale renforcée, à savoir : les salariés âgés de moins de 18 ans ; les femmes enceintes ; les salariés exposés à certains risques : amiante, rayonnements ionisants, risque hyperbare, etc. ; les travailleurs handicapés ; le personnel aérien. En cas de pluralité d employeurs, il est possible d organiser un seul examen d embauche pour le salarié (c. trav. art. R. 4624-14)). - Avant la fin de la période d essai Pour les autres salariés, la visite d embauche peut être organisée avant l embauche et au plus tard avant l expiration de la période d essai (c. trav. art. R. 4624-10). Organisation de la visite - Par l employeur Les formalités de demande de visite médicale d embauche sont incluses dans la déclaration préalable à l embauche (c. trav. art. R.1221-2). L employeur peut cependant préférer s adresser directement au SSTI. - Remboursement des frais liés à la visite Le temps et les frais de transport nécessaires à la réalisation de la visite médicale d embauche sont à la charge de l employeur (c. trav. art. R. 4624-28) et ce, même si le salarié n a pas débuté ses fonctions dans l entreprise. - Paiement du temps passé La durée de la visite est rémunérée comme temps de travail normal qu elle soit effectuée pendant la période d essai ou en dehors des heures de travail (c. trav. art. R. 4624-28) - Risque en l absence de visite L employeur qui n organise pas de visite médicale d embauche encourt certains risques (action en dommages-intérêts ou prise d acte de la rupture du contrat de travail à ses torts). Dispense de visite d embauche - Dispense en cas d embauche sur un emploi identique Sauf décision contraire du médecin du travail ou demande du salarié, l employeur n a pas à organiser la visite médicale d embauche lorsque les 3 conditions suivantes sont réunies (c. trav. art. R. 4624-12) : le salarié est appelé à occuper un emploi identique présentant les mêmes risques d exposition que celui précédemment occupé ; le médecin du travail dispose de la fiche d aptitude du salarié : aucune inaptitude n a été reconnue lors du dernier examen médical, sous réserve que cet examen ne soit pas trop ancien (dans les 24 mois précédents si emploi chez le même employeur ; sinon dans les 12 mois précédents). - Dispense exclue dans certains cas La dispense de visite d embauche est exclue lorsque le salarié : bénéficie d une surveillance médicale spécifique en raison de sa profession, de son mode de travail ou des risques particuliers auxquels il est exposé (c. trav. art. L. 4111-6) ; Votre contact : Service Commerce - 04 94 22 80 74 2

relève d une surveillance médicale renforcée (notamment femmes enceintes, travailleurs handicapés et jeunes de moins de 18 ans) (c. trav. art. R. 4624-18). Conséquences de la visite - Fiche d aptitude Le médecin du travail établit, à l issue de la visite médicale, une fiche d aptitude en double exemplaire. L un est remis au salarié, l autre est transmis à l employeur qui le conserve afin de le présenter à tout moment, sur leur demande, à l inspecteur du travail et au médecin inspecteur du travail (c. trav. art. D. 4624-47). - Inaptitude révélée avant l embauche L employeur ne signe pas le contrat de travail. - Inaptitude révélée après l embauche La procédure de constat de l inaptitude s applique. Si la déclaration d inaptitude intervient pendant la période d essai, l essai est rompu. Si l essai est terminé, l employeur ne peut rompre le contrat qu en respectant la procédure propre à l inaptitude. 2) Les visites médicales périodiques L employeur doit assurer le suivi médical régulier du salarié par une visite périodique biannuelle et la mise en place d une surveillance médicale renforcée ou spécifique si nécessaire. Principe : une visite tous les 2 ans - Visite obligatoire L organisation des visites médicales périodiques incombe à l employeur. En effet, celui-ci a une obligation de sécurité de résultat qui l oblige à protéger la santé des salariés. A défaut, il encourt des sanctions pénales et le salarié pourrait prendre acte de la rupture du contrat de travail à ses torts. La visite est assurée par un service de santé au travail (SST) propre à l entreprise ou par un service interentreprises auquel l employeur a adhéré (c. trav. art. D. 4622-1). - Un examen spécifique Cet examen médical, obligatoire pour le salarié, a pour objectif (c. trav. art. R. 4624-16) : de s assurer qu il est toujours apte à occuper son poste de travail (depuis la dernière visite) ; depuis le 1 er juillet 2012, d informer le salarié sur les conséquences médicales des expositions au poste de travail et sur le suivi médical qui est nécessaire. A l issue de chaque visite médicale périodique, le médecin du travail établit une fiche médicale d aptitude en double exemplaire (un salarié, un employeur). Un compte-rendu est également porté au dossier médical. - Un examen tous les 2 ans En principe, l employeur met en place une visite médicale périodique tous les 24 mois. La première intervient donc dans les 24 mois suivant la visite d embauche (c. trav. art. R. 4624-16). Peu importe que le salarié ait passé entre-temps une visite de reprise car examen de reprise et examen périodique ne se confondent pas. Votre contact : Service Commerce - 04 94 22 80 74 3

- Examen supplémentaire à la demande du salarié ou de l employeur Indépendamment des examens périodiques, un salarié peut, à tout moment, demander à bénéficier d une visite médicale auprès du médecin du travail sans encourir aucune sanction (c. trav. art. R. 4624-17). L employeur peut aussi, à tout moment, faire passer une visite médicale au salarié en plus de sa visite périodique. Cette visite supplémentaire s impose au salarié. Périodicité inférieure ou supérieure aux 2 ans - Fin de la périodicité annuelle conventionnelle Depuis le 24 janvier 2013, il n est plus possible d organiser les visites médicales périodiques sur une base annuelle. - Périodicité supérieure à 2 ans avec l accord du DIRECCTE Depuis le 1 er juillet 2012, certains SST peuvent adopter une périodicité supérieure à 2 ans pour la visite médicale périodique (c. trav. art. R. 4624-16). Le DIRECCTE doit agréer le SST, sachant que sont exigés : le suivi adéquat de la santé des salariés ; la mise en place d entretiens infirmiers et d actions pluridisciplinaires annuelles. Cet agrément tient également compte des recommandations et bonnes pratiques existantes. Surveillance médicale spécifique - Salariés bénéficiant d une surveillance médicale renforcée Pour certains salariés, l employeur doit prévoir une visite médicale renforcée qui nécessite des examens périodiques plus fréquents que pour la majorité des salariés (c. trav. art. R. 4624-18). Ce suivi particulier concerne les femmes enceintes, les travailleurs handicapés et les salariés de moins de 18 ans. Sont aussi visés les salariés exposés : à l amiante et aux rayonnements ionisants ; au plomb ; au risque hyperbare ; au bruit ; aux vibrations ; aux agents biologiques des groupes 3 et 4 ; aux agents cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction, de catégorie 1 et 2. - Un examen au moins tous les 24 mois Depuis le 1 er juillet 2012, c est le médecin du travail qui décide de la fréquence des visites de suivi médical renforcé dans la limite de 24 mois maximum (c. trav. art. R. 4624-18 et R. 4624-19). En pratique, les salariés concernés bénéficient : d un examen périodique tous les 24 mois ; et d au moins un examen de «nature médicale» tous les 24 mois donnant lieu à une prescription et à une interprétation du médecin du travail ou du collaborateur médecin. Votre contact : Service Commerce - 04 94 22 80 74 4

- Examens complémentaires Le médecin du travail peut prescrire des examens complémentaires, dont il définit la fréquence, afin de déterminer l aptitude médicale du salarié au poste de travail et dépister d éventuelles maladies à caractère professionnel ou dangereuses pour son entourage. Ces examens doivent être réalisés, par le SSTI ou le SST de l employeur, dans des conditions garantissant le respect de leur anonymat. Organisation pratique de la visite médicale - Convocation C est en principe le service de santé au travail qui convoque le salarié sous le contrôle de l employeur. - Horaire de la visite La visite médicale se déroule pendant le temps de travail ou, à défaut, en respect de la réglementation du travail. - Coût de la visite Le temps passé par les salariés aux différentes visites médicales, ainsi que le temps de trajet, sont rémunérés comme du temps de travail qu ils soient pris durant ou hors temps de travail (c. trav. art. R. 4624-28). Ils ne peuvent, en aucun cas, être pris sur le temps de pause ou de congés. L employeur supporte également les frais de transport liés à ces visites ainsi que le coût inhérent à la prestation de l examen en tant que tel. 3) La visite de reprise ou de préreprise Quand prévoir une visite de reprise? - Visite de reprise obligatoire après (c. trav. art. R. 4624-22) : un congé de maternité ; une absence pour maladie professionnelle ; une absence d au moins 30 jours pour cause d accident du travail, de maladie ou d accident non professionnel. - Objet de la visite de reprise (c. trav. art. R. 4624-23) : délivrer l avis d aptitude médicale du salarié à reprendre son poste ; préconiser l aménagement, l adaptation du poste ou le reclassement du salarié ; examiner les propositions d aménagement, d adaptation du poste ou de reclassement faites par l employeur à la suite des préconisations émises par le médecin du travail lors d une éventuelle visite de préreprise. Seul le médecin du travail peut pratiquer l examen de reprise. Ni le médecin traitant du salarié, ni le médecin conseil de la caisse de sécurité sociale ne peuvent se substituer à lui. - Arrêts maladie répétés L examen de reprise en cas d absences répétées pour raison de santé a été supprimé (loi 2011-867 du 20 juillet 2011). Cependant l employeur et le salarié peuvent demander un examen médical à tout moment. - Visite spécifique La visite de reprise est une visite à part entière et ne doit pas être confondue avec la visite périodique même si leurs dates sont proches. Votre contact : Service Commerce - 04 94 22 80 74 5

Organiser la visite de reprise - Initiative de l employeur Dès qu il a connaissance de la date de la fin de l arrêt de travail, l employeur saisit le service de santé au travail qui organise l examen de reprise dans un délai maximal de 8 jours à compter de la reprise du travail par le salarié (c. trav. art. R. 4624-23). Tant que l employeur n a pas pris d initiative dans ce sens, le salarié n a aucune obligation de reprendre le travail. Cette visite est obligatoire pour lui sous peine de sanction. - Fin de la suspension du contrat C est la visite de reprise qui met fin à la suspension du contrat de travail, même si elle ne coïncide pas avec le retour du salarié dans l entreprise. Tant qu elle n a pas eu lieu, le contrat de travail reste suspendu. Demander une visite médicale de préreprise - Arrêt de travail de plus de 3 mois Dès que l arrêt de travail dépasse 3 mois, le salarié, son médecin traitant ou le médecin conseil de la sécurité sociale doit demander au médecin du travail une visite de préreprise. Celle-ci permet d anticiper le retour au travail et de réfléchir à un éventuel reclassement (c. trav. art. R. 4624-20). - Déroulement de la visite C est le service de santé au travail qui convoque le salarié à l examen de préreprise qui a pour objectif de favoriser son maintien dans l emploi. Le médecin du travail peut donc recommander : des aménagements et adaptations du poste de travail ; des préconisations de reclassement ; des formations professionnelles à organiser afin de faciliter le reclassement du salarié ou sa réorientation professionnelle. Il informe l employeur et le médecin-conseil de ses recommandations (c. trav. art. R. 4624-21). Ce n est cependant que dans le cadre de la visite de reprise qu il pourra se prononcer sur l aptitude du salarié à reprendre son poste. Absence de visite de reprise ou de préreprise - Contrat suspendu A défaut de visite de reprise, le contrat de travail reste suspendu. Le salarié peut alors prendre acte de la rupture de son contrat de travail. Il peut également demander sa résiliation judiciaire. - Obligation de sécurité L employeur qui laisse le salarié reprendre le travail sans organiser la visite de reprise manque à son obligation de sécurité. - Préjudice pour le salarié L action en dommages-intérêts lui est alors ouverte en regard du préjudice qu il subit. Votre contact : Service Commerce - 04 94 22 80 74 6