Plug-in Verizon Collaboration pour Microsoft Outlook Guide de l utilisateur

Plug-in Verizon Collaboration pour Microsoft Outlook Guide de l utilisateur Version 4.11 Dernière mise à jour : Juillet 2011

2011 Verizon. Tous droits réservés. Les noms et logos Verizon et Verizon Business, ainsi que tous les autres noms, logos et slogans identifiant les produits et services de Verizon sont des marques et des marques de service ou des marques et des marques de service déposées de Verizon Trademark Services LLC ou de ses sociétés apparentées aux États- Unis et/ou dans d autres pays. Microsoft Windows, Word et Outlook sont des marques déposées ou des marques commerciales de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Les autres noms de marques et de services appartiennent à leurs propriétaires respectifs.

TABLE DES MATIÈRES Introduction... 1-1 PRÉSENTATION... 1-1 CONFIGURATION SYSTÈME REQUISE... 1-1 FORMATION/GUIDES DE L UTILISATEUR... 1-1 TÉLÉCHARGEMENT DE LA BARRE D OUTILS... 1-2 Utilisateurs HIPC... 1-2 Utilisateurs de Conférence... 1-4 RÈGLES DE BALISES ACTIVES... 1-7 Préférences... 2-1 PRÉFÉRENCES... 2-2 Paramètres généraux... 2-2 Paramètres de la conférence... 2-4 Ajouter, modifier ou supprimer des numéros d appel sortant... 2-5 Ajouter...2-5 Modifier...2-5 Supprimer...2-5 Paramètres téléphoniques... 2-6 JOURNAUX DES APPELS... 2-7 Messages vocaux... 2-8 GESTION DES APPELS... 2-10 Rappel automatique... 2-10 Blocage d appels... 2-11 Renvoi d appels... 2-13 Gérer les numéros destinataires...2-15 Mise en attente... 2-16 Ne pas déranger... 2-17 MUSIQUE D ATTENTE... 2-19 Masquage permanent de l identifiant de l appelant... 2-20 Bureau distant... 2-21 Gérer les numéros destinataires...2-21 Sonnerie simultanée... 2-23 Gérer les numéros destinataires...2-24 NUMÉROTATION ABRÉGÉE... 2-26 Passer un appel via un numéro abrégé... 2-27 Ajouter, modifier ou supprimer des numéros abrégés... 2-27 Ajouter...2-27 Modifier...2-27 Supprimer...2-27

CONFÉRENCE... 2-28 Réunions... 2-28 Démarrer la conférence... 2-29 Ajouter des participants...2-30 Planifier une conférence... 2-31 Ajouter des participants...2-31 Utilisation de la barre d outils... 3-1 ICÔNES... 3-1 DÉMARRER UNE CONFÉRENCE WEB PAR DÉFAUT... 3-3 DÉMARRER UNE AUDIOCONFÉRENCE PAR DÉFAUT... 3-4 DÉMARRER UNE AUDIOCONFÉRENCE ET UNE CONFÉRENCE WEB PAR DÉFAUT... 3-6 Contrôleur de session... 4-1 GÉRER LES APPELS ENTRANTS... 4-1 Appel par téléphone logiciel... 4-2 Appel par téléphone fixe... 4-3 Appel par téléphone logiciel et par téléphone fixe... 4-4 Deux appels par téléphone fixe... 4-5

INTRODUCTION 21 Présentation L intégration de Verizon Business Conferencing avec le client Microsoft Office Outlook vous permet de planifier des réunions, d en démarrer et d envoyer des invitations pour une audioconférence ou une conférence Web directement depuis Outlook. Vous pouvez gérer un ou plusieurs abonnements à des conférences et importer ou ajouter manuellement les détails relatifs à vos audioconférences et vos conférences Web dans le plug-in, en utilisant vos informations d identification de connexion Gestion de mes réunions. Planifiez des réunions et envoyez des invitations à des réunions depuis Microsoft Outlook contenant les détails sur l audioconférence ou la conférence Web, ainsi qu un lien sur lequel les invités peuvent cliquer pour rejoindre la réunion. Une fois en conférence, vous avez accès aux fonctions de contrôle d appel d audioconférence Verizon soit en utilisant les touches du clavier du téléphone, soit en ligne, via votre outil de type Web de gestion des appels Instant Meeting Web Moderator. Vous pouvez aussi gérer certaines de vos fonctions d appel ICP, créer et utiliser des numéros abrégés, accéder à la messagerie vocale et afficher vos journaux d appels. Configuration système requise Le plug-in Verizon Collaboration pour Microsoft Outlook est pris en charge sur les plates-formes suivantes : Microsoft Windows XP Microsoft Windows Vista Microsoft Windows 7 Formation/Guides de l utilisateur Les formations et les guides de l utilisateur sont disponibles à l adresse https://customertraining.verizonbusiness.com. Il existe des guides pour l administrateur et l abonné, et un guide pour le téléphone SIP. 1-1

Introduction Téléchargement de la barre d outils Utilisateurs HIPC 1. Accédez au site https://icp.verizonbusiness.com/integratedcommunicationspackage/. La page de connexion du Pack de communication intégré s affiche. Figure 1-1 : Connexion au Pack de communication intégré 2. Entrez votre nom d utilisateur et votre mot de passe. 3. Cliquez sur Connexion. La page d accueil s affiche. 4. Sélectionnez Accueil Téléchargements dans la barre d outils située en haut de la page. La page Téléchargement s affiche. 1-2

Introduction Figure 1-2 : Télécharger 5. Cliquez sur Télécharger maintenant en regard de Plug-in pour Microsoft Outlook. 6. Suivez les instructions d installation. 1-3

Introduction Utilisateurs de Conférence 1. Accédez au site http://e-meetings.verizonbusiness.com. Le site Conférence s ouvre dans une fenêtre du navigateur. 2. Cliquez sur Outils phares dans le menu de gauche. Le menu se développe. 3. Cliquez sur Plug-ins Verizon Collaboration. L écran de téléchargement des plug-ins Verizon Collaboration apparaît à droite. Figure 1-3 : Plug-ins Verizon Collaboration 4. Cliquez sur Télécharger maintenant en regard de Microsoft Outlook. L écran Identifiant de l organisateur s affiche. 1-4

Introduction Figure 1-4 : Identifiant de l organisateur 5. Entrez votre identifiant de connexion et votre mot de passe. 6. Cliquez sur Connexion. L écran de la politique de sécurité s affiche. 7. Cliquez sur Continuer. L écran Télécharger le plug-in Verizon Collaboration pour Microsoft Office Communicator 2007 s affiche. Remarque : Vous pouvez aussi télécharger le plug-in après la connexion en sélectionnant Outils phares Plug-ins Verizon Collaboration en haut de l écran. 1-5

Introduction Figure 1-5 : Informations de profil 8. Entrez vos informations de profil. 9. Lisez la politique de confidentialité et confirmez votre adhésion à ses clauses. 10. Cliquez sur Continuer. L écran Configuration système requise s affiche. 11. Prenez connaissance des conditions générales. 12. Cliquez sur Télécharger. 13. Suivez les instructions à l écran pour installer la barre d outils. 1-6

Introduction Règles de balises actives Suivez la procédure ci-après si les balises actives ne sont pas activées par défaut après l installation du plug-in Verizon Collaboration pour Outlook. Cela s applique à Outlook 2003. 1. Ouvrez Word 2007. 2. Cliquez sur le bouton Office Options Word. L écran Options Word s affiche. Figure 1-6 : Microsoft Word 3. Cliquez sur Options de correction automatique. L écran Correction automatique s affiche. 1-7

Introduction Figure 1-7 : Correction automatique onglet Balises actives 4. Cliquez sur l onglet Balises actives. 5. Cochez la case Marquer le texte avec des balises actives. 6. Cochez la case Numéro de téléphone (VzUCC). 7. Cliquez sur OK. L écran Options Word s affiche à nouveau. 8. Cliquez sur OK pour fermer l écran Options Word. 9. Ouvrez Outlook. 10. Sélectionnez Outils Options. L écran Options s affiche. 1-8

Introduction 11. Cliquez sur l onglet Format du courrier. Figure 1-8 : Options onglet Format du courrier 12. Sélectionnez les deux options permettant d utiliser Microsoft Office 2003 sous Format du courrier. 13. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Options. 1-9

Introduction 1-10

PRÉFÉRENCES 22 Avant d utiliser la barre d outils du plug-in Verizon Collaboration, il est judicieux de définir vos préférences. Figure 2-1 : Microsoft Outlook 1. Cliquez sur l icône dans la barre d outils. L écran Préférences s ouvre dans une nouvelle fenêtre comportant l onglet Paramètres généraux. 2-1

Préférences Préférences Paramètres généraux Entrez vos informations d identification de connexion et sélectionnez votre langue préférée. Vous devez saisir des informations d identification ICP valides pour utiliser les fonctionnalités de la barre d outils. Vous devez également saisir des informations d identification de conférence valides pour utiliser les fonctionnalités de conférence. Figure 2-2 : Préférences Paramètres généraux 1. Entrez votre ID utilisateur et votre mot de passe ICP dans les champs Informations d identification téléphoniques. Si vous êtes en conférence uniquement, vous verrez seulement les icônes de conférence. Vous ne verrez pas d icônes de téléphonie en grisé, sauf si vous n êtes pas activement connecté. 2. Entrez votre ID utilisateur et votre mot de passe de conférence dans les champs Identifiant de connexion et mot de passe (Gestion de mes réunions). Si vous ne disposez pas d un compte de conférence, vous ne verrez pas les icônes de conférence sur la barre d outils. 2-2

Préférences 3. Cochez la case Connexion automatique aux services Verizon au démarrage d Outlook pour vous connecter automatiquement avec votre ID utilisateur et votre mot de passe ICP lorsque vous ouvrez Outlook. 4. Cochez la case Activer la journalisation si vous souhaitez conserver une liste de journalisation ou de codes d erreur. 5. Cochez la case Activer la mise à niveau automatique du plug-in Verizon Collaboration pour recevoir automatiquement les mises à jour. 6. Sélectionnez votre langue préférée dans la liste déroulante. Par défaut, la langue est l anglais. 7. Lisez la politique de confidentialité de Verizon. 8. Cochez la case J ai lu et j accepte la politique de confidentialité de Verizon. 9. Cliquez sur Enregistrer. Lorsque vos informations d identification sont validées, un coche apparaît en regard des champsvous verrez un X rouge en regard des informations d identification qui ne peuvent pas être validées. Si vous ne connaissez pas vos informations d identification ICP ou de conférence, contactez votre administrateur. 2-3

Préférences Paramètres de la conférence 1. Cliquez sur Paramètres de la conférence à gauche dans la fenêtre Préférences. L écran Paramètres de la conférence s affiche. Figure 2-3 : Préférences Paramètres de la conférence 2. Entrez le nom que vous souhaitez voir s afficher dans Instant Meeting Web Moderator. 3. Cochez la case Lancer Web Moderator automatiquement au démarrage de la conférence, le cas échéant. Reportez-vous à l aide de Web Moderator pour savoir comment utiliser cet outil. 2-4

Ajouter, modifier ou supprimer des numéros d appel sortant Ajouter Préférences 1. Sélectionnez le pays dans la liste déroulante Pays. 2. Entrez un numéro de participant que vous souhaitez rappeler dans le champ Téléphone en bas de l écran. N entrez pas d espace ou de tiret (États-Unis : 5554567890). Pour les numéros internationaux, il convient d utiliser le format national normal, y compris le 0 de début, le cas échéant (Royaume-Uni : 2079460555). 3. Entrez le nom. 4. Cliquez sur Ajouter. Le numéro est ajouté à la liste Mes numéros de téléphone pour les appels sortants. 5. Répétez les étapes 1 à 4 pour ajouter d autres numéros. Modifier 1. Sélectionnez un numéro dans la liste Mes numéros de téléphone pour les appels sortants. 2. Cliquez sur Modifier. Le pays, le téléphone et le nom apparaissent dans les champs en bas de l écran. 3. Effectuez les modifications requises. 4. Cliquez sur Ajouter. Le numéro d appel est modifié dans la liste. Supprimer 1. Sélectionnez un numéro dans la liste de numéros de rappel. 2. Cliquez sur Supprimer. Une fenêtre contextuelle de confirmation s affiche. 3. Cliquez sur OK. Le numéro est supprimé définitivement. 2-5

Préférences Paramètres téléphoniques Vous pouvez sélectionner votre téléphone fixe ou votre téléphone logiciel comme terminal par défaut pour répondre aux appels entrants et faire suivre les messages vocaux entrants. 1. Cliquez sur Paramètres téléphoniques à gauche dans la fenêtre Préférences. L écran Paramètres téléphoniques s affiche. Figure 2-4 : Préférences Paramètres téléphoniques 2. Sélectionnez Téléphone logiciel ou Téléphone fixe comme téléphone par défaut pour répondre aux appels entrants. 3. Cochez la case Renvoyer tous les messages vocaux entrants sous forme de pièce jointe par courrier électronique à l adresse électronique suivante et entrez une adresse électronique, le cas échéant. Cela vous permet de vous faire envoyer les messages vocaux par courrier électronique, afin de les ouvrir et de les écouter. 4. Cochez la case Connexion automatique au téléphone logiciel durant le processus de connexion si vous souhaitez vous connecter automatiquement à votre téléphone logiciel. 5. Cliquez sur Enregistrer. 2-6

Préférences Journaux des appels Vous pouvez afficher vos appels entrants et sortants, et consulter votre messagerie vocale. 1. Cliquez sur l onglet. L écran Journaux des appels s affiche. Figure 2-5 : Journaux des appels Appels entrants 2. Cliquez sur Appels entrants sur la gauche pour afficher tous vos appels entrants, auxquels vous avez répondu ou que vous avez manqués. Cliquez sur Appels sortants sur la gauche pour afficher tous vos appels sortants, passés depuis votre téléphone logiciel ou votre téléphone fixe. 3. Cliquez avec le bouton droit sur un appel entrant ou sortant pour passer un appel, démarrer une conférence, en planifier une ou ajouter le numéro à votre liste de numéros abrégés. -OU- -OU- Cliquez sur Messagerie vocale sur la gauche pour accéder à vos messages vocaux et les lire. L écran Messages vocaux s affiche. 2-7

Préférences Messages vocaux Vous pouvez accéder à vos messages vocaux depuis l onglet Journaux des appels. Vous pouvez lire les messages vocaux, les enregistrer, les envoyer en tant que pièce jointe ou les supprimer. Vous pouvez également accéder à votre boîte de réception en ligne et modifier votre code PIN. Figure 2-6 : Messages vocaux 1. Sélectionnez un message vocal. Des options s affichent sous le message vocal. 2. Cliquez sur pour lire le message vocal. 3. Cliquez sur pour enregistrer le message vocal. 4. Cliquez sur pour envoyer le message vocal en tant que pièce jointe à un courrier électronique. 5. Cliquez sur pour supprimer le message vocal. 2-8

Préférences 6. Cliquez sur Synchroniser le code PIN de votre messagerie vocale pour ouvrir l écran Paramètres de récupération des messages vocaux dans votre compte ICP Web pour mettre à jour le code PIN de votre messagerie vocale. Il s agit du code PIN que vous entrez pour consulter vos messages vocaux. 7. Cliquez sur Gérer les paramètres de messagerie vocale pour ouvrir votre messagerie vocale dans une fenêtre du navigateur. Reportez-vous au Guide de l utilisateur de la messagerie vocale pour en savoir plus sur la gestion de la messagerie vocale sur le Web. 2-9

Préférences Gestion des appels Vous pouvez activer, désactiver et configurer certaines de vos fonctions de gestion des appels à l aide de la barre d outils. 1. Cliquez sur l icône. L écran Gestion des appels Rappel automatique s affiche. Rappel automatique Figure 2-7 : Gestion des appels Rappel automatique La fonction Rappel automatique vous permet de surveiller une ligne occupée depuis votre site ou à l extérieur de celui-ci et de rappeler automatiquement le correspondant dès qu il est disponible. Lorsque vous appelez une ligne occupée, un message d information vous demande si vous souhaitez surveiller la ligne et être rappelé dès qu elle est libre. Le rappel automatique essaie d établir une connexion dès que la ligne se libère et n est pas minuté. 1. Cliquez sur Activer pour activer le rappel automatique. -OU- Cliquez sur Désactiver pour désactiver le rappel automatique. 2-10

Préférences Blocage d appels Le blocage d appels vous permet de rejeter les appels provenant des numéros de téléphone spécifiés ou des appelants qui ont masqué l affichage de leur numéro pour votre identifiant d appelant (numéros privés). Le système délivre un message d information aux appelants rejetés en leur signalant que vous n acceptez pas les appels provenant d appelants non identifiés. Votre téléphone ne sonne pas et vous ne recevez aucune notification de leur appel. Cela est valable uniquement pour les appels hors de votre site. 1. Cliquez sur Blocage d appels à gauche. Figure 2-8 : Gestion des appels Blocage d appels 2. Sélectionnez l une des options suivantes ou leur totalité sous Bloquer tous les appelants : Dont le numéro est privé Dont le numéro est indisponible Contenus dans ma liste de numéros bloqués 3. Cliquez sur Afficher le message pour afficher le message diffusé aux appelants pour chaque option. 2-11

Préférences 4. Entrez un nom et un numéro de téléphone pour ajouter un contact à la liste des numéros bloqués. 5. Cliquez sur Enregistrer. 6. Reprenez les opérations 4 à 5 pour ajouter d autres contacts. 7. Sélectionnez un contact dans la liste des numéros bloqués et cliquez sur Modifier pour modifier le nom et/ou le numéro de téléphone. 8. Sélectionnez un contact dans la liste des numéros bloqués et cliquez sur Supprimer pour le supprimer. 9. Cliquez sur Activer pour activer le blocage d appels. -OU- Cliquez sur Désactiver pour désactiver le blocage d appels. 10. Cliquez sur Appliquer les modifications. 2-12

Préférences Renvoi d appels Le renvoi d appels vous permet de renvoyer tous vos appels entrants vers un autre numéro de téléphone (votre téléphone personnel, votre téléphone portable ou un assistant). Vous pouvez également utiliser la tonalité d avertissement pour que votre téléphone professionnel émette une sonnerie courte vous signalant le renvoi d un appel. Cette fonction est utile lorsque vous avez oublié de désactiver le service alors que vous êtes à votre bureau et recevez des appels. Le renvoi d appels peut être interne ou externe, selon la configuration définie par votre administrateur pour les restrictions d appel. Vous pouvez également activer le renvoi sur occupation et le renvoi sur non-réponse si vous ne souhaitez pas renvoyer tous les appels. Activation du transfert d appels automatique *72 Désactivation du transfert d appels automatique *73 Activation du renvoi sur non-réponse : *92 Désactivation du renvoi sur non-réponse : *93 Activation du renvoi sur occupation : *90 Désactivation du renvoi sur occupation : *91 1. Cliquez sur Renvoi d appels à gauche. Figure 2-9 : Gestion des appels Renvoi d appels 2-13

Préférences 2. Sélectionnez Renvoyer mes appels pour renvoyer TOUS les appels entrants. Votre numéro professionnel est affiché sous cette option. 3. Dans la liste déroulante À, sélectionnez le numéro vers lequel renvoyer les appels. Cette liste correspond aux numéros créés dans l écran Gérer les numéros destinataires(voir page 2-15). 4. Sélectionnez Activer la tonalité d avertissement pour cette fonction afin que votre téléphone professionnel émette une sonnerie courte vous signalant le renvoi d un appel. Si vous ne souhaitez pas renvoyer tous les appels, sélectionnez Renvoi d appels avancé pour activer le renvoi sur occupation et/ou le renvoi sur non-réponse. 5. Sélectionnez Si (votre n de téléphone) est occupé, renvoyer vers, puis sélectionnez un numéro dans la liste déroulante. Ne sélectionnez pas cette option si vous souhaitez renvoyer TOUS les appels. -OU- -ET/OU- Sélectionnez Si (votre n de téléphone) ne répond pas, renvoyer vers, puis sélectionnez un numéro dans la liste déroulante. Ne sélectionnez pas cette option si vous souhaitez renvoyer TOUS les appels. 6. Sélectionnez un nombre de sonneries entre Aucune et 6 dans la liste déroulante Sonneries avant le renvoi. 2-14

Préférences Gérer les numéros destinataires 7. Cliquez sur le lien Gérer les numéros destinataires pour gérer votre liste de numéros vers lesquels renvoyer les appels. L écran Gérer les numéros destinataires s affiche. Figure 2-10 : Gestion des appels Gérer les numéros destinataires 8. Entrez un nom et un numéro de téléphone à ajouter à la liste des numéros vers lesquels vous souhaitez renvoyer les appels. 9. Cliquez sur Enregistrer. 10. Reprenez les opérations 8 et 9 pour ajouter d autres numéros destinataires. 11. Sélectionnez un numéro dans la liste et cliquez sur Modifier pour modifier le nom et/ou le numéro de téléphone. 12. Sélectionnez un numéro dans la liste et cliquez sur Supprimer pour le supprimer. 13. Cliquez sur Fermer. L écran Renvoi d appels s affiche à nouveau. 14. Cliquez sur Activer pour activer le renvoi d appels. -OU- Cliquez sur Désactiver pour désactiver le renvoi d appels. 15. Cliquez sur Appliquer les modifications. 2-15

Préférences Mise en attente La mise en attente émet un signal sonore si quelqu un vous appelle alors que vous êtes au téléphone avec quelqu un d autre. Vous pouvez passer d un appel à l autre en appuyant sur la touche de raccrochage (flash) de votre téléphone. 1. Cliquez sur Mise en attente à gauche. Figure 2-11 : Mise en attente 2. Cliquez sur Activer pour activer la mise en attente. -OU- Cliquez sur Désactiver pour désactiver la mise en attente. 2-16

Préférences Ne pas déranger La fonction Ne pas déranger (NPD) vous permet d envoyer les appels directement vers votre messagerie vocale, sans que votre téléphone ne sonne. Vous pouvez envoyer tous les appels vers la messagerie vocale ou simplement ceux ne figurant pas sur votre liste d appelants autorisés. Lorsque la tonalité de rappel est activée, votre téléphone professionnel émet une sonnerie courte vous signalant l envoi de l appel vers votre messagerie vocale. Vous pouvez également activer/désactiver la fonction en composant le code d accès à la fonction. 1. Cliquez sur Ne pas déranger, sur la gauche. Figure 2-12 : Gestion des appels Ne pas déranger 2. Sélectionnez Rejeter tous les appelants lorsque l option Ne pas déranger est activée pour que tous les appels entrants soient envoyés vers la messagerie vocale. 3. Sélectionnez Activer la tonalité d avertissement pour cette fonction afin que votre téléphone émette une sonnerie de rappel vous signalant le moment auquel l appel est renvoyé vers la messagerie vocale. -OU- 2-17

Préférences Sélectionnez Autoriser les appelants contenus dans la liste d appelants autorisés définie pour cette option, mais rejeter tous les autres appels pour créer une liste d appelants autorisés à vous joindre. 4. Entrez un nom et un numéro de téléphone à ajouter la liste des appelants autorisés, le cas échéant. 5. Cliquez sur Enregistrer. 6. Reprenez les opérations 4 à 5 pour ajouter d autres numéros. 7. Sélectionnez un numéro dans la liste et cliquez sur Modifier pour modifier le nom et/ou le numéro de téléphone. 8. Sélectionnez un numéro dans la liste et cliquez sur Supprimer pour le supprimer. 9. Cliquez sur Activer pour activer Ne pas déranger. -OU- Cliquez sur Désactiver pour désactiver Ne pas déranger. 10. Cliquez sur Appliquer les modifications. 2-18

Préférences Musique d attente Vous pouvez activer ou désactiver la musique d attente. Remarque : Il est peut-être préférable de ne pas activer cette fonction si votre société organise beaucoup de conférences téléphoniques car la musique d attente sera diffusée à tous les appelants mis en attente. 1. Sélectionnez Musique d attente à gauche. Figure 2-13 : Musique d attente 2. Cliquez sur Activer pour activer la musique d attente. -OU- Cliquez sur Désactiver pour désactiver la musique d attente. 2-19

Préférences Masquage permanent de l identifiant de l appelant L option Masquage permanent de l identifiant de l appelant vous permet de masquer votre numéro lorsque vous passez des appels (externes seulement). Le statut devient anonyme ou inconnu. Votre numéro continue de s afficher lorsque vous appelez les abonnés de votre site. Vous pouvez activer ou désactiver cette fonction pour tous les appels, puis l activer ou la désactiver de manière sélective à l aide du code d accès à la fonction. Masquage permanent de l identifiant de l appelant *65 1. Cliquez sur Masquage permanent de l identifiant de l appelant à gauche. Figure 2-14 : Gestion des appels Masquage permanent de l identifiant de l appelant 2. Cliquez sur Activer pour activer le masquage permanent de l identifiant de l appelant. -OU- 3. Cliquez sur Désactiver pour désactiver le masquage permanent de l identifiant de l appelant. 2-20

Préférences Bureau distant La fonction Bureau distant vous permet d utiliser votre téléphone personnel ou votre téléphone portable comme téléphone professionnel en dirigeant tous les appels entrants vers le téléphone du bureau distant. Lorsque l option Bureau distant est activée, votre site distant sonne, puis vous êtes connecté à l appelant, comme si vous passiez l appel depuis le téléphone professionnel. 1. Cliquez sur Bureau distant à gauche. Figure 2-15 : Gestion des appels Bureau distant 2. Sélectionnez le numéro vers lequel renvoyer vos appels dans la liste déroulante. Les numéros peuvent comporter 10 ou 11 chiffres. Par exemple, 7195556666 ou 17195556666. Gérer les numéros destinataires 3. Cliquez sur Gérer les numéros destinataires pour gérer la liste des numéros de vos contacts. L écran Gérer les numéros destinataires s affiche. 2-21

Préférences Figure 2-16 : Gestion des appels Gérer les numéros destinataires 4. Entrez un nom et un numéro de téléphone à ajouter à la liste des numéros destinataires. 5. Cliquez sur Enregistrer. 6. Reprenez les opérations 4 et 5 pour ajouter d autres numéros destinataires. 7. Sélectionnez un numéro dans la liste et cliquez sur Modifier pour modifier le nom et/ou le numéro de téléphone. 8. Sélectionnez un numéro dans la liste et cliquez sur Supprimer pour le supprimer. 9. Cliquez sur Fermer. L écran Bureau distant réapparaît. 10. Cliquez sur Activer pour activer le bureau distant. -OU- Cliquez sur Désactiver pour désactiver le bureau distant. 11. Cliquez sur Appliquer les modifications. 2-22

Préférences Sonnerie simultanée Vous pouvez créer une liste de numéros à faire sonner simultanément lorsque vous recevez un appel à votre bureau. Cette fonction s avère très utile lorsque vous ne souhaitez pas manquer un appel. Vous pouvez également désactiver l option Sonnerie simultanée lorsque vous êtes à votre poste ou en communication. Lorsque votre téléphone portable ou tout autre téléphone est configuré de façon à récupérer vos messages vocaux avant vos messages vocaux professionnels, ceux-ci peuvent être transférés vers le système de messagerie de votre téléphone portable. 1. Cliquez sur Sonnerie simultanée à gauche. Figure 2-17 : Gestion de appels Sonnerie simultanée 2. Sélectionnez Ne pas faire sonner mes numéros définis pour la sonnerie simultanée si je suis déjà en ligne, le cas échéant. -OU- Sélectionnez Faire sonner tous mes numéros définis pour la sonnerie simultanée pour tous les appels entrants, le cas échéant. 3. Entrez un nom et un numéro de téléphone. 2-23

Préférences 4. Cliquez sur Enregistrer pour les ajouter dans la section Liste de numéros définie pour l option Sonnerie simultanée. 5. Reprenez les opérations 3 à 4 pour ajouter d autres numéros. Gérer les numéros destinataires Vous pouvez ajouter jusqu à 10 numéros à faire sonner simultanément lorsque vous recevez un appel. Le numéro d origine s affiche (aucun autre numéro impliqué dans le processus). 6. Cliquez sur Gérer les numéros destinataires pour ajouter les numéros de téléphone à faire sonner simultanément. L écran Gérer les numéros destinataires s affiche. Figure 2-18 : Gestion des appels Gérer les numéros destinataires 7. Entrez un identifiant pour le numéro dans le champ Nom. 8. Dans le champ Numéro de téléphone, entrez le numéro à faire sonner simultanément lorsque vous recevez un appel à votre bureau. 9. Cliquez sur Enregistrer. 10. Reprenez les opérations 7 à 9 pour ajouter d autres numéros. 2-24

Préférences 11. Sélectionnez un numéro dans la liste et cliquez sur Modifier pour modifier le nom et/ou le numéro de téléphone. 12. Sélectionnez un numéro dans la liste et cliquez sur Supprimer pour le supprimer. Remarque : Vous pouvez également modifier/supprimer des numéros dans l écran Sonnerie simultanée. 13. Cliquez sur Fermer. L écran Sonnerie simultanée s affiche à nouveau. 14. Cliquez sur Activer pour activer la fonction Sonnerie simultanée. -OU- Cliquez sur Désactiver pour désactiver la sonnerie simultanée. 15. Cliquez sur Appliquer les modifications. 2-25

Préférences Numérotation abrégée Vous pouvez définir jusqu à 100 (00-99) numéros abrégés pour les numéros appelés fréquemment. Les numéros abrégés que vous créez ici ne se synchronisent pas avec les numéros abrégés créés sur votre téléphone SIP. Ces numéros abrégés sont réservés au téléphone logiciel. Reportez-vous au site de formation et de documentation client à l adresse https://customertraining.verizonbusiness.com afin de rechercher un guide de l utilisateur pour votre téléphone. Vous pouvez modifier et supprimer les numéros abrégés, ainsi que passer un appel. 1. Cliquez sur l icône dans la barre d outils. L écran Numérotation abrégée s affiche. Figure 2-19 : Numérotation abrégée 2-26

Préférences Passer un appel via un numéro abrégé 2. Sélectionnez un numéro abrégé dans la liste déroulante en haut de l écran. 3. Cliquez sur Appeler. Votre téléphone logiciel passe l appel. -OU- Double-cliquez sur un numéro dans la liste Numérotation abrégée pour effectuer un appel via un numéro abrégé à partir de votre téléphone logiciel. Ajouter, modifier ou supprimer des numéros abrégés Ajouter 1. Sélectionnez le numéro que vous souhaitez affecter au numéro abrégé dans la liste déroulante Numéro abrégé en bas de l écran (entre 00 et 99). 2. Entrez le numéro de téléphone et le surnom. 3. Cliquez sur Ajouter. Le numéro abrégé est ajouté à la liste des numéros abrégés. 4. Reprenez les opérations 1 à 3 pour ajouter d autres numéros abrégés. Modifier 1. Sélectionnez un numéro abrégé dans la liste des numéros abrégés. 2. Cliquez sur Modifier. Le numéro abrégé, le numéro de téléphone et le nom apparaissent dans les champs en bas de l écran. 3. Effectuez les modifications requises. 4. Cliquez sur Mettre à jour. Supprimer 1. Sélectionnez un numéro abrégé dans la liste des numéros abrégés. 2. Cliquez sur Supprimer. Une fenêtre contextuelle de confirmation s affiche. 3. Cliquez sur OK. Le numéro abrégé est définitivement supprimé. 2-27

Préférences Conférence Vos réunions sont affichées sur l écran Conférence Réunions. Vous pouvez en sélectionner une pour qu elle soit votre réunion par défaut, démarrer et planifier des conférences, et importer des réunions. Réunions 1. Cliquez sur l onglet dans la barre d outils. L écran Réunions s affiche. Figure 2-20 : Conférence Réunions 2. Sélectionnez une réunion dans la liste des réunions. Vous pouvez effectuer les opérations suivantes : Cliquez sur Supprimer pour supprimer la réunion. Cliquez sur Définir par défaut pour en faire votre réunion par défaut. Cliquez sur Démarrer la conférence pour accéder à l écran Démarrer la conférence(voir page 2-29). Cliquez sur Planifier une conférence pour accéder à l écran Planifier une conférence(voir page 2-31). 2-28

Préférences Remarque : Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur une réunion pour obtenir les options répertoriées ci-dessus. 3. Cliquez sur Importer des réunions en bas de l écran pour importer vos réunions depuis le site Verizon Conferencing. Démarrer la conférence 1. Cliquez sur Démarrer la conférence à gauche de l écran Conférence. L écran Démarrer la conférence s affiche. Figure 2-21 : Conférence Démarrer la conférence 2. Cochez la case Audioconférence et sélectionnez la réunion que vous souhaitez démarrer dans la liste déroulante. 3. Cochez la case Conférence Web et sélectionnez la réunion que vous souhaitez démarrer dans la liste déroulante, le cas échéant. 2-29

Préférences 4. Sélectionnez le numéro de rappel dans la liste déroulante. Vous pouvez également saisir manuellement le numéro ici. 5. Entrez la valeur CRC, le cas échéant. Ajouter des participants 1. Entrez un nom, un numéro de téléphone et une adresse électronique dans les champs en bas de l écran. 2. Cliquez sur Ajouter. Le participant est ajouté à la liste Ajouter des participants. 3. Cochez la case Lancer Web Moderator, le cas échéant. Reportez-vous à l aide de Web Moderator pour savoir comment utiliser cet outil. 4. Reprenez les opérations 1 à 2 pour ajouter d autres participants manuellement. -OU- Ouvrez vos contacts Microsoft Outlook. Faites glisser des participants vers la liste Ajouter des participants. Remarque : Sélectionnez un participant et cliquez sur Supprimer pour le supprimer. 5. Cliquez sur Démarrer la conférence pour commencer votre conférence. Les numéros de rappel qui ont été ajoutés dans l écran Paramètres de la conférence recevront un appel les invitant à rejoindre l audioconférence (voir page 2-4). 2-30

Préférences Planifier une conférence 1. Cliquez sur Planifier une conférence à gauche de l écran Conférence. L écran Planifier une conférence s affiche. 2. Cochez la case Audioconférence et sélectionnez la réunion que vous souhaitez démarrer dans la liste déroulante. 3. Cochez la case Conférence Web et sélectionnez la réunion que vous souhaitez démarrer dans la liste déroulante, le cas échéant. Ajouter des participants 4. Ouvrez vos contacts Microsoft Outlook. Figure 2-22 : Conférence Planifier une conférence 5. Faites glisser des participants vers la liste Ajouter des participants. -OU- Entrez un nom, un numéro de téléphone et une adresse électronique dans les champs en bas de l écran. Cliquez sur Ajouter. Le participant est ajouté à la liste Ajouter des participants. Reprenez ces opérations pour ajouter d autres contacts. Remarque : Sélectionnez un participant et cliquez sur Supprimer pour le supprimer. 2-31

Préférences 6. Cliquez sur Planifier une conférence. Une invitation s ouvre dans un nouveau courrier électronique Microsoft Outlook. Figure 2-23 : Planifier une audioconférence 7. Apportez les modifications requises au message. 8. Cliquez sur Envoyer. 2-32

UTILISATION DE LA BARRE D OUTILS 23 La barre d outils pour Microsoft Outlook vous permet d accéder aux fonctions ICP et de gérer et d utiliser les fonctions de conférence. Icônes Icône Description Si vous ne vous déconnectez pas de tous les services, vous ne verrez pas d icônes en grisé. Vous pouvez cliquer sur le bouton de connexion/déconnexion pour vous reconnecter. Si vous êtes en conférence uniquement, vous ne verrez pas les icônes de téléphonie. Si vous ne disposez pas d un compte de conférence et utilisez uniquement les fonctions de téléphonie, vous ne verrez pas les icônes de conférence. Ouvrez Numérotation abrégée dans la fenêtre Préférences. Cliquez sur la flèche pour sélectionner le numéro abrégé à appeler. Ouvrez les journaux des appels dans la fenêtre Préférences. Ouvrez l écran Messages vocaux dans la fenêtre Journaux des appels. Ouvrez vos préférences de Gestion des appels. Cliquez sur la flèche pour sélectionner une option de gestion des appels dans le menu déroulant. Les préférences de Gestion des appels s ouvrent Lancez le téléphone logiciel. Lancez ICP Web. 3-1

Utilisation de la barre d outils Icône Zone de texte Description Entrez ou collez le numéro de téléphone à appeler et appuyez sur Entrée. Le téléphone logiciel appelle le numéro et la fenêtre contextuelle de notification apparaît sur votre bureau. Vous pouvez cliquer sur l icône permettant d ignorer/de mettre un terme à l appel dans la fenêtre. Remarque : vous devez être connecté à votre téléphone logiciel. Si ce n est pas le cas, l appel ne sera pas passé lorsque vous vous connecterez. Ouvrez l écran Démarrer la conférence dans la fenêtre Préférences. Cliquez sur la flèche pour sélectionner Démarrer une conférence Web par défaut, Démarrer une audioconférence par défaut ou Démarrer une audioconférence et une conférence Web par défaut. Consultez les pages 3-3 à 3-6 ci-dessous pour connaître la procédure à suivre. Ouvrez l écran Planifier une conférence dans la fenêtre Préférences. Lancez Web Moderator dans une autre fenêtre de navigateur. Web Moderator vous permet de voir les participants à votre conférence. Vous pouvez affecter des noms aux numéros, désactiver toutes les lignes et rechercher du bruit sur une ligne. Pour plus d informations, reportez-vous à l aide de Web Moderator. Ouvrez l écran Réunions dans la fenêtre Préférences. Ouvrez la fenêtre Préférences. Cliquez sur l icône d aide pour ouvrir l aide dans une nouvelle fenêtre du navigateur. Cliquez sur la flèche pour sélectionner Rubriques d aide, Support, Politique de confidentialité, Conditions du service, Envoyer vos commentaires et À propos de pour afficher votre version actuelle et rechercher les mises à niveau. 3-2

Démarrer une conférence Web par défaut Utilisation de la barre d outils Vous pouvez démarrer une conférence Web instantanément en sélectionnant Démarrer une conférence Web par défaut avec la flèche de liste déroulante en regard de l icône de la barre d outils. Vous êtes invité à patienter jusqu au démarrage de votre conférence. Cliquez sur OK. Un courrier électronique d invitation s ouvre. Figure 3-1 : Courrier électronique d invitation Sélectionnez les personnes à inviter à votre conférence Instant Meeting. Les participants reçoivent une invitation par courrier électronique comportant des détails de la réunion. Votre fenêtre de réunion s ouvre et vous pouvez commencer votre conférence. 3-3

Utilisation de la barre d outils Démarrer une audioconférence par défaut Vous pouvez démarrer une audioconférence instantanément en sélectionnant Démarrer une audioconférence par défaut avec la flèche de liste déroulante en regard de l icône de la barre d outils. Vous êtes invité à patienter jusqu au démarrage de votre conférence. Cliquez sur OK. L écran Démarrer la conférence s affiche. Figure 3-2 : Démarrer la conférence 3-4

Utilisation de la barre d outils 1. Sélectionnez l audioconférence voulue dans la liste déroulante Audioconférence, le cas échéant. 2. Sélectionnez le numéro de rappel ou entrez-le. 3. Ajoutez des participants. 4. Cliquez sur Démarrer la conférence. L appel sortant est initié et une invitation par courrier électronique s ouvre. Celle-ci est renseignée avec les adresses des personnes ajoutées dans l écran Démarrer la conférence. Vous pouvez ajouter des participants ou modifier le courrier électronique d invitation avant de l envoyer. 3-5

Utilisation de la barre d outils Démarrer une audioconférence et une conférence Web par défaut Vous pouvez démarrer une audioconférence et une conférence Web instantanément en sélectionnant Démarrer une audioconférence et une conférence Web par défaut avec la flèche de liste déroulante en regard de l icône de la barre d outils. Vous êtes invité à patienter jusqu au démarrage de votre conférence. Cliquez sur OK. L écran Démarrer la conférence s affiche. Figure 3-3 : Démarrer la conférence 3-6

Utilisation de la barre d outils 1. Sélectionnez l audioconférence voulue dans la liste déroulante Audioconférence, le cas échéant. 2. Sélectionnez la conférence Web voulue dans la liste déroulante Conférence Web, le cas échéant. 3. Sélectionnez le numéro de rappel ou entrez-le. 4. Ajoutez des participants. 5. Cliquez sur Démarrer la conférence. L appel sortant est initié et une invitation par courrier électronique s ouvre. Celle-ci est renseignée avec les adresses des personnes ajoutées dans l écran Démarrer la conférence. Vous pouvez ajouter des participants ou modifier le courrier électronique d invitation avant de l envoyer. La partie Web est initiée. 3-7

Utilisation de la barre d outils 3-8

CONTRÔLEUR DE SESSION 24 Le téléphone logiciel est installé avec la barre d outils. Lorsque vous répondez à un appel via le téléphone fixe ou le téléphone logiciel, il apparaît sur le téléphone logiciel. Le téléphone logiciel est aussi utilisé comme contrôleur de session pour vos appels via le téléphone fixe. Sélectionnez le terminal par défaut pour répondre aux appels entrants (téléphone fixe ou téléphone logiciel) dans l écran Paramètres téléphoniques(voir page 2-6). Gérer les appels entrants Lorsque vous recevez un appel entrant, une fenêtre contextuelle de notification apparaît sur votre bureau. Vous pouvez répondre à l appel sur votre téléphone fixe ou votre téléphone logiciel. Important : Si votre dispositif par défaut est votre téléphone logiciel, vous devez le lancer pour pouvoir répondre aux appels. Cliquez sur sur votre téléphone logiciel pour accepter l adresse indiquée aux services d urgence et lancer le téléphone logiciel. Reportez-vous au Guide de l utilisateur du téléphone logiciel pour savoir comment utiliser les fonctions de ce téléphone. Figure 4-1 : Appel entrant Cliquez sur pour répondre à l appel. Cliquez sur la flèche pour changer le dispositif à utiliser pour répondre à l appel. Cliquez sur pour renvoyer vers la messagerie vocale. L appel est envoyé vers votre messagerie vocale. 4-1

Contrôleur de session Cliquez sur pour renvoyer vers un autre numéro de téléphone. Cliquez sur la flèche pour sélectionner un numéro destinataire. Reportez-vous à la section 2 pour plus d informations sur l ajout de numéros destinataires. Cliquez sur pour ignorer l appel. L appel est envoyé vers votre messagerie vocale. Appel par téléphone logiciel Vous trouverez ci-dessous un exemple d appel par téléphone logiciel qui est sélectionné et mis en attente ( ). L icône indique un appel actif. Cliquez sur pour mettre l appel en attente. Cliquez sur Cliquez sur Cliquez sur pour reprendre l appel en attente. pour transférer l appel vers un autre numéro de téléphone. pour établir une conversation à trois. 4-2

Contrôleur de session Appel par téléphone fixe Vous trouverez ci-dessous un exemple d appel actif par téléphone fixe. Comme le téléphone logiciel fait office de contrôleur de session, vous pouvez mettre l appel par téléphone fixe en attente ou le transférer vers un autre numéro. Cliquez sur pour mettre l appel en attente. Cliquez sur Cliquez sur pour reprendre l appel en attente. pour transférer l appel vers un autre numéro de téléphone. Remarque : L option de conversation à trois ( téléphone logiciel. ) est réservée aux appels par 4-3

Contrôleur de session Appel par téléphone logiciel et par téléphone fixe Vous trouverez ci-dessous un exemple d appel actif par téléphone logiciel et un autre par téléphone fixe. Les deux appels sont actifs ( ) et l appel par téléphone fixe est en attente ( ). Cliquez sur pour mettre l appel en attente. Cliquez sur Cliquez sur pour reprendre l appel en attente. pour transférer l appel vers un autre numéro de téléphone. Remarque : L option de conversation à trois ( ) est disponible uniquement lorsque l appel par téléphone logiciel est sélectionné. 4-4

Contrôleur de session Deux appels par téléphone fixe Vous trouverez ci-dessous un exemple de deux appels par téléphone fixe. L appel supérieur est actif ( ) et les deux appels sont en attente ( ). Cliquez sur pour mettre l appel en attente. Cliquez sur Cliquez sur pour reprendre l appel en attente. pour transférer l appel vers un autre numéro de téléphone. Remarque : L option de conversation à trois ( logiciel. ) est réservée aux appels par téléphone 4-5

Contrôleur de session 4-6

INDEX A Appels entrants...3-7 B Balises actives...1-7 Barre d'outils...3-1 C Conférence...2-28 Ajouter des participants... 2-30, 2-31 Démarrer la conférence...2-29 Démarrer une audioconférence et une conférence Web par défaut...3-6 Démarrer une audioconférence par défaut...3-4 Démarrer une conférence Web par défaut...3-3 Planifier une conférence...2-31 Réunions...2-28 Configuration système requise...1-1 Contrôleur de session...4-1 Appel par téléphone fixe...4-3 Appel par téléphone logiciel...4-2 Appel par téléphone logiciel et par téléphone fixe...4-4 Appels entrants...4-1 Deux appels par téléphone fixe...4-5 D Démarrer une conférence... 3-1, 4-1 F Formation...1-1 Formation/Guides de l'utilisateur...1-1 G Gestion des appels...2-10 Blocage d'appels...2-11 Bureau distant...2-21 Masquage permanent de l identifiant de l appelant...2-20 Mise en attente...2-16 Musique d'attente...2-19 Ne pas déranger...2-17 Rappel automatique...2-10 Renvoi d'appels...2-13 Sonnerie simultanée...2-23 Guides de l'utilisateur...1-1 I Icônes...3-1 Introduction...1-1 J Journaux des appels...2-7 N Numéros destinataires... 2-15, 2-21, 2-24 Numérotation abrégée...2-26 Ajouter/Modifier/Supprimer...2-27 Passer un appel...2-27 P Paramètres de la conférence...2-4 Numéros d'appel sortant...2-5 Paramètres généraux...2-2 Paramètres téléphoniques...2-6 Préférences... 2-1, 2-2 Présentation...1-1 T Télécharger...1-2 Utilisateurs de Conférence...1-4 Utilisateurs HIPC...1-2