10èmes Rencontres Mondiales du Logiciel Libre NANTES, Le 7 Juillet 2009
Les principes généraux : enjeux, approche partenariale... 2
Des enjeux financiers et qualitatifs les coûts de papier, d édition et de stockage Les bulletins de paye pour les ordonnateurs : 1,6 M d agents territoriaux + 750 000 agents Hospitaliers = 58 M de bulletins à 0,3 TCC = 17 M Le coût de loyer des «archives» : Chambres régionales des Comptes : 200 à 300 de loyer annuel la tonne => 1,2 à 1,8 M /an Dématérialiser = des sources de gains partagés les délais d exécution la qualité du service les manipulations & accès aux documents les risques de perte de PJ Des gains potentiels non négligeables 3
Un plan d action en PARTENARIAT Charte nationale partenariale Cadre National d Acceptation 07.12.2004 La structure nationale partenariale, réunie périodiquement, valide les orientations, les solutions cadres, etc... 4
Les cadres nationaux de dématérialisation 5
La Dématérialisation, sans et avec Hélios Une mise en œuvre immédiate LA DEMATERIALISATION DES PIECES JUSTIFICATIVES EST LARGEMENT ENGAGEE, avec ou sans Hélios, avec déjà près de 4300 conventions signées à ce jour, soit plus de 90 millions de feuilles dématérialisées LA DEMATERIALISATION DES TITRES, MANDATS ET BORDEREAUX A DEMARRE EN 2008 avec Hélios 6
Un cadre national conventionnel Les conventions validées par la Structure nationale partenariale : Convention cadre des états justificatifs de paye du 21.01.2005, dernièrement actualisée le 20 février 2008 Convention cadre des pièces de passation des marchés publics du 20.07.2005, actualisée le 26.06.2008 Convention cadre relative aux mandats, titres et bordereaux du 16.12.2005 Convention relative à l intervention sociale du 21.05.2008 Convention relative aux factures et autres pièces d exécution du 27 juin 2007 Convention relative aux délibérations et arrêtés du 28.09.2007 Les travaux en cours : Dématérialisation des documents budgétaires, du compte de gestion étendu sur chiffres... 7
Les conventions recensées au 18 juin 2009 Paye Titres de recettes Mandats et bordx PJ passation MP Etats versement d'aide sociale et autres aides Quittance ment HLM et rôle Délibératio ns et arrêtés Factures- PJ execution MP-Carte achat Total avt 2001 4 26 0 0 0 1 0 0 31 2001 2 11 0 0 0 0 0 0 13 2002 0 21 0 0 0 0 0 0 21 2003 6 59 0 0 0 0 0 1 66 2004 28 66 0 0 0 4 0 1 99 2005 54 48 1 1 0 5 0 0 109 2006 482 23 0 27 2 1 0 2 537 2007 1600 15 1 13 0 1 3 4 1637 2008 1104 52 27 33 3 4 70 3 1296 2009 357 11 11 16 0 0 44 13 452 3637 332 40 90 5 16 117 24 4261 8
La dématérialisation de la paye 9
La paye déjà largement dématérialisée Objectif : les bulletins de paye ou journaux de paye «papier» transmis au comptable de la DGFiP Un cadre finalisé pour les CEPL La solution privilégiée : l échange d un fichier mensuel des données de paye normalisées selon un schéma XML Une édition XML disponible et validée par le Pôle national de dématérialisation pour la grande majorité des progiciels RH du marché Un outil d exploitation commun de ces données (XéMéLios) gratuit et libre de droits Une fiche pratique publiée sur Bercy Colloc Une dématérialisation en rythme de croisière : Près de 3700 collectivités/établissements déjà engagés depuis 2005 * L exemple : en Martinique, 100% des communes ont dématérialisé la paye La possibilité de rattacher techniquement les arrêtés RH liés aux événements de paye 10
La dématérialisation des factures des pièces d exécution des marchés et 11
La dématérialisation des factures et pièces d exécution Une convention nationale finalisée le 27 Juin 2007 relative aux factures de dépense et pièces d exécution des marchés La convention fait suite à la convention relative aux pièces de passation et permet une approche globale de la dématérialisation d un marché public (de la passation au solde) La convention favorise les données électroniques d origine et des solutions adaptées à chaque fournisseur : la facture électronique «de données» (formats EDI/XML), nécessitant la signature d un contrat d interchange entre le fournisseur et la CEPL, solution particulièrement adaptée aux grands fournisseurs la facture électronique «document» sécurisée, nécessitant une signature électronique du fournisseur et ne nécessitant pas la signature d un contrat d interchange, adaptée aux autres fournisseurs la possibilité de transmettre des factures numérisées lorsque les mandats sont dématérialisés avec le PES V2, intéressante pour les petits fournisseurs 12
La dématérialisation des factures et pièces d exécution Focus sur la dématérialisation du relevé de carte achat Le relevé de carte d achat repose : sur l échange de données au format XML de facture simplifiée, les données sont ensuite exploitées par l outil XéMéLios Une démarche pilote avec 2 collectivités : la Ville de Courbevoie avec Amex et Lille-Métropole avec BNP-Paribas D autres projets en cours : le CG92, la ville de Paris 13
La dématérialisation des Interventions sociales 14
Les interventions sociales La SNP a validé une convention nationale de dématérialisation des interventions sociales et diverses le 21 Mai 2008 Le cadre de la convention nationale de dématérialisation des interventions sociales et diverses concerne toutes les collectivités qui réalisent des interventions sociales La Convention nationale couvre l aide sociale obligatoire ET facultative Une dématérialisation qui porte sur : les états de versement de l ensemble des dépenses relatives à l intervention sociale les décisions attributives, lorsque la réglementation le prévoit, si l ordonnateur le souhaite et en a la possibilité Une dématérialisation proche de celle de la paye Un schéma XML de l état de versement périodique de 3 dépenses Une exploitation des données => une extension de XéMéLios disponible Plusieurs collectivités déjà engagées dans la démarche : le CG78, le CG 64 et le CG10, ainsi que le Centre d Action Sociale de la Ville de Paris Un schéma également mobilisable pour l aide à l apprentissage des Conseils Régionaux 15
La dématérialisation du Quittancement des OPH 16
La dématérialisation du Quittancement OPH Les partenaires ont souhaité la définition d un schéma XML de facture simplifiée PES avec une extension de l outil XéMéLios pour l exploitation des données transmises La mise en œuvre de la dématérialisation du quittancement des HLM au format XML est possible dès 2008: Un éditeur validé : SYLOGIS Deux offices Publics de l Habitat «pilotes» OPIEVOY OPHLM Bagnolet L exploitation des données grâce à l outil XéMéLios 17
Présentation de l outil XéMéLios 18
L outil d exploitation XéMéLios en bref Objet : L Exploitation et l analyse des documents transmis Recherches multicritères, tris, visualisation et exports vers les outils bureautiques. Analyse des flux pour s'assurer de la conformité technique du fichier. Paramétrable et extensible Visualisation et exploitation des états de paye, des états de versements d aide sociale, des bordereaux de quittancement, des relevés de carte d achat, des titres, mandats et bordereaux, les documents budgétaires. LES NOUVEAUTES DE LA VERSION 4.0.0. DISPONIBLE DEPUIS JUIN 2009: la signature électronique (vérification et création), les comptes de gestion, les états de restes à recouvrer, etc Un outil partagé : XéMéLios est un logiciel «libre» Les sources sont publiées officiellement sur Internet (Addulact, Bercy Colloc) Chaque partenaire est susceptible de réaliser des évolutions. Un outil disponible sur les sites Internet Internet : https://adullact.net/projects/xemelios/ Internet BERCY COLLOC http://www.colloc.minefi.gouv.fr/ Guide utilisateur : http://xemelios.adullact.net/user-guide/ Fichiers exemples : https://adullact.net/projects/xemelios/ 19
XEMELIOS, outil de consultations et recherches De nombreux critères de recherches......pour de nombreuses possibilités de résultats 20
La possibilité de retraiter les données Exports vers les outils bureautiques, convertisseur d impression PDF... (document : objet PES) 21
La dématérialisation de deuxième génération avec le PESV2 d Hélios 22
Hélios, le nouveau progiciel comptable Hélios est le nouveau progiciel de gestion des comptabilités des collectivités locales au sein de la DGFIP Il remplace progressivement toutes les anciennes applications de gestion comptables et financières de la DGFIP dans le SPL Le progiciel Hélios se déploie progressivement dans le réseau de la DGFIP 2314 postes comptables 149 498 Budgets Collectivités Le passage à Hélios ne génère pas de changement direct pour la collectivité, mais Hélios permet d accéder à de nouveaux services (Extranet Hélios, Passerelle) Hélios permet d utiliser un nouveau protocole, le PES, utile pour la dématérialisation sur la base du volontariat 23
Le PES et ses enjeux Un nouveau protocole XML pour l ensemble du secteur public local Une dématérialisation à valeur probante de bout en bout entre l ordonnateur et le comptable La solution unique de dématérialisation XML des titres de recette, mandats de dépense et bordereaux signés électroniquement Des flux enrichis avec la prise en compte des pièces justificatives Une meilleure qualité d information en comparaison aux protocoles actuellement utilisés 24
Ce qui se passe aujourd hui... 2 flux parallèles : Progiciel CL Vos données de prise en charge : INDIGO Comptable L ordonnateur Collectivité Trésorerie Vos Pièces «papier» : titres, mandats, bordereaux 25
...Et demain Progiciel CL Un seul flux : les données remplacent le papier Vos données de prise en charge : PES V2 HELIOS v2 L ordonnateur Comptable Collectivité Plus de Pièces «papier» Trésorerie 26
Les Modalités de transmission PES Une concertation large réalisée dans le cadre de SNP depuis le 16 juin 2006 : un arrêté «dématérialisation» formalisé le 27 juin 2007 Suite aux discussions en cours avec les associations d ordonnateurs, la DGME et la Cour des Comptes, avec un cahier des charges d homologation La proposition de 2 modalités de transmission au choix des CEPL L utilisation de tiers de transmission homologués, selon les mêmes principes que le projet ACTES Le maintien d une prestation gratuite simplifiée : la passerelle Web de transmission sécurisée (Portail SSL) La confection d un CD Rom pour transmettre les pièces dématérialisées à la CRC au titre du compte de gestion 27
Un accès simplifié par Internet (passerelle de transmission) GRATUIT 28
Déploiement du PES : calendrier 2007 Validation du PES pour une dizaine de CEPL expérimentatrices et leurs éditeurs Extension du périmètre initial Ouverture des travaux à des collectivités dites «sites pilotes» 2008 Extension aux CEPL volontaires Objectif de 1 à 2 collectivités par département 2 conditions : * Principe du volontariat (propositions par les TG au Pôle) * Migration du poste comptable sous Hélios Pilotage par le Pôle Dématérialisation : * Une centaine de CEPL inscrites dans le processus Généralisation progressive de la mise en œuvre du PES fondée sur le volontariat. Objectif: permettre à 200 collectivités supplémentaires d entrer dans le processus 2009 29
Validation PES : Couverture 2008 et prévisions 2009 Une bonne couverture du territoire en 2008 Avec la vague 3, 75% du territoire est engagé dans le processus PESV2 (110 CEPL) Objectif 2009 : extension du périmètre de déploiement A date, 7 nouveaux départements soit 1 pourcentage prévu de 82% Mayotte Martinique Mayotte Martinique Guyane Réunion Guyane Réunion Guadeloupe Guadeloupe Sans candidat Candidature ultérieure 1 candidat 2 candidats ou + Passage en prod. effectif 30
En résumé... Les points à retenir La dématérialisation dans le secteur public local s organise selon une approche partenariale et dans le respect du volontariat. La démarche de dématérialisation des PJ est déjà largement engagée avec environ 4300 conventions signées. L outil XéMéLios, gratuit et libre de droits, offre un fort potentiel de valeur ajoutée pour tous les partenaires de la chaîne comptable et financière. La dématérialisation de deuxième génération est en cours avec la mise en place progressive du PES d Hélios depuis début 2008. 31
MERCI DE VOTRE ATTENTION... VOS CONTACTS Votre comptable public : pour tout projet de dématérialisation, c est l interlocuteur privilégié Le correspondant dématérialisation : dans chaque département, il pilote les projets de dématérialisation Le Pôle national de dématérialisation Informations disponibles également sur le site http://www.colloc.bercy.gouv.fr/ colo_struct_fina_loca/dema.html 32