Montérégie Politique générale et financière CE septembre 2011 version no.1
Sommaire 1. POLITIQUE DE FRAIS DE SÉJOUR ET DE DÉPLACEMENT DES MEMBRES.. 1 1.1. FRAIS DE TRANSPORT...2 1.1.1 Transport par train, avion et bateau..3 1.1.2 Transport par autobus.3 1.1.3 Transport par taxi..3 1.1.4 Transport par automobile personnelle.3 1.1.5 Location d auto et essence 3 1.1.6 Stationnement et péage..3 1.2 FRAIS D HÉBERGEMENT.4 1.2.1 Hôtels..4 1.2.2 Chez un particulier.4 1.2.3 Frais de repas.4 1.2.4 Remboursement Repas 4 1.3 Remboursement transport..5 1.4 Frais de téléphones interurbains d'affaires 5 1.5 Frais de garde.5 1.6 Autres frais...5 1.7 Dispositions particulières 5 2 POLITIQUE DE RÉMUNÉRATION DES MEMBRES EN LIBÉRATION SYNDICALE.6 2.1 Remboursement...6 2.1.1 Pour les salariées...6 2.1.2 Pour les responsables de service de garde en milieu familial...6 2.1.3 Pour les remplacements...6 2.1.4 Libération durant une journée non travaillé...6 2.1.5 Temps cumulé...7 2.1.6 Autre libération 7 3. COMPLÉMENT DE LA POLITIQUE GÉNÉRALE DE L ADIM-MONTÉRÉGIE.7 3.1 Demande de remboursement..7 3.2 Démarche de remboursement..8 3.4 Échéancier de remboursement...8 3.5 Prévision budgétaire..8 3.6 Évaluation...8 4. ANNEXES 10
- 3-1. POLITIQUE DE FRAIS DE SÉJOUR ET DE DÉPLACEMENT DES MEMBRES L Adim-Montérégie remboursera au membre, dans l'exercice de ses fonctions, les coûts suivants : 1.1 FRAIS DE TRANSPORT Le membre doit s'efforcer de voyager le plus économiquement possible et éviter toute dépense non essentielle au bon exercice de ses fonctions. Notamment, s'il y a usage de la voiture personnelle, on doit, à chaque fois que cela est possible, voyager à plusieurs dans une même voiture. 1.1.1 Transport par train, avion et bateau Selon le tarif de la classe «économique». Le membre doit présenter la pièce justificative avec sa réclamation. 1.1.2 Transport par autobus Selon le tarif de la compagnie d'autobus. Le membre doit produire la pièce justificative. 1.1.3 Transport par taxi Selon le coût réellement encouru. Le membre doit produire la pièce justificative à laquelle on note au verso les points de départ et d arrivée. 1.1.4 Transport par automobile personnelle Le membre sera indemnisé à raison de 0,46 $ le km (tarif CSQ, réajusté tous les 1 er janvier de chaque année) pour la différence excédentaire entre le lieu de résidence et le lieu de travail. 1.1.5 Location d auto et essence Selon le tarif de la classe économique négocié par la Centrale avec le locateur de voitures désigné. Le membre doit présenter la pièce justificative avec ses réclamations. 1.1.6 Stationnement et péage Remboursement du coût réel avec pièce justificative.
- 4-1.2 FRAIS D HÉBERGEMENT 1.2.1 Hôtels Le membre qui doit séjourner à l'hôtel dans le cadre de l'exercice de ses fonctions est remboursé selon la dépense réellement encourue, avec pièce justificative, pour une chambre simple ou double. Pour être admissible aux frais de chambre, il faut rencontrer l'un ou l'autre des critères suivants : le départ avant 7 h 30 du domicile est nécessaire pour être présent à l'heure du début de l'activité ; la personne doit voyager par avion pour participer à l'activité ; l'activité exige un retour après 21 h 1.2.2 Chez un particulier Le taux de réclamation lorsqu'il y a couché chez un particulier est de 30 $ par nuit. 1.2.3 Frais de repas Aucun reçu n'est nécessaire pour réclamer les frais de repas, il s'agit d'un montant fixe. 1.2.4 Remboursement Repas L ADIM-Montérégie rembourse à la personne ou au syndicat les frais suivants : Déjeuner : 15 $ Dîner : 20 $ Souper : 25 $ Collation : 5 $ 1.3 Remboursement transport Pour les membres qui voyagent par transport terrestre, aérien ou maritime, ces montants sont remboursés selon les modalités suivantes : Déjeuner : si l'activité exige un départ avant 7 h 30 ou occasionne un retour après 7 h 30. Diner : si l'activité débute en avant-midi et se poursuit en après-midi ou si l'activité exige un départ en avant-midi.
- 5 - Souper : si l'activité débute en après-midi et se poursuit après 18 h ou exige un retour après 18 h. 1.4 Frais de téléphones interurbains d'affaires Les appels téléphoniques s'inscrivant dans les fonctions de membre de l exécutif ou de comité FIPEQ ou CSQ sont remboursés et le membre doit fournir la pièce justificative. 1.5 Frais de garde Description des activités couvertes par ce point : Représentation d un membre en relation de travail à tous les niveaux. Représentation d un membre de ou des membres de l exécutif en lien avec son poste au sein du comité exécutif de l Adim. Représentation d un membre de l exécutif en lien avec la vie fédérative. Selon le coût réellement encouru, avec pièce justificative, mais sans dépasser 10 $ par heure avec un maximum de 120 $ par 24 h et selon les critères suivants : La conjointe ou le conjoint ne peut pas réclamer de frais de garde. Lorsque l activité a lieu en dehors des heures normales de travail ou lorsque les enfants ne sont pas inscrits à un service de garde ou ne fréquente pas l école. Frais admissibles pour les enfants âgés de 16 ans et moins. Lors de la présentation d'une réclamation de frais de garde, la personne doit faire signer un reçu. À défaut, le membre doit signer lui-même une déclaration du montant payé avec le nom de la personne qui a assumé la garde et le nombre d heures. Cette réclamation doit être inscrite et annexée à la note de frais de séjour et de déplacement reliée à l'activité concernée. 1.6 Autres frais Tout autre frais doit être autorisé au préalable par l exécutif, et ne sera remboursé que sur pièces justificatives.
- 6-1.7 Dispositions particulières Le membre doit produire sa demande de note de frais (Annexe 2) en la complétant et en déterminant bien les montants par postes budgétaires. Les pièces justificatives pour les membres ou une copie de celles-ci pour les syndicats doivent être identifiées par poste budgétaire. Toute réclamation pour remboursement de dépenses encourues dans l'exercice des fonctions du membre doit être reçue au plus tard dans les quatre mois (4) mois suivant les activités. Le membre doit fournir, sur demande de l exécutif ou des membres, toute explication désirée en regard de sa réclamation. 2 POLITIQUE DE RÉMUNÉRATION DES MEMBRES EN LIBÉRATION SYNDICALE 2.1 Remboursement À moins de dispositions spécifiques prévues à l entente ou à la convention collective, lorsqu un membre est libéré de son temps de travail pour participer à une activité syndicale, l Adim Montérégie rembourse : 2.1.1 Pour les salariées, Le salaire et les avantages sociaux de la remplaçante ou de la personne libérée prévus à la convention collective. 2.1.2 Pour les responsables de service de garde en milieu familial Lorsqu il y a fermeture du service, l Adim Montérégie rembourse le montant suggéré (subvention de base, moins les dépenses, plus le PCR et la subvention pour deux poupons) pour les libérations. Ce modèle de calcul de coût de libération entre en vigueur à la signature de l entente et s ajuste au 1 er avril de chaque année, selon l entente collective. 2.1.3 Pour les remplacements Lorsque la responsable de service de garde en milieu familial se fait remplacer, l Adim rembourse le coût réel de la remplaçante pour un maximum de 14 $ l heure jusqu à concurrence de 140 $ par jour. 2.1.4 Libération durant une journée non travaillé Lorsqu un membre est libéré par l Adim durant une journée non travaillée soit :
- 7 - Congé hebdomadaire Jour de vacances Congés fériés Congés mobiles Il se voit remettre par l Adim Montérégie l équivalent du temps de libération syndicale en récupération, en temps équivalent ou en salaire équivalent, et si nécessaire sous réserve d une entente avec l employeur. L Adim rembourse à l employeur le coût du remplacement de la journée. Si le membre est libéré pour une période allant au-delà de sa semaine normale de travail, l Adim Montérégie rembourse le temps réel effectué lors de sa libération. 2.1.5 Temps cumulé Dans ces cas, le membre devra reprendre son temps accumulé à l intérieur de la même année financière, à défaut de quoi il perdra son temps accumulé 2.1.6 Autre libération Lorsqu un membre de l exécutif de l Adim est libéré par l Adim- Montérégie durant une période où il est déjà en traitement (IRR de la CSST, retrait préventif, indemnité d assurance salaire, indemnité de la SAAQ, etc.) et que sa condition médicale le permet, celui-ci peut recevoir une compensation monétaire ou en temps pour l équivalent en récupération qui devra être pris avant la fin de l année financière en cours, sous réserve d une entente avec l employeur. Voir en annexe Le résumé de la politique de remboursement - FIPEQ-CSQ (annexe 1) ; la note de frais (annexe 2) 3. COMPLÉMENT DE LA POLITIQUE GÉNÉRALE DE L ADIM-MONTÉRÉGIE 3.1 Demande de remboursement Pour acheminer la demande de remboursement, elle doit être complète. Elle doit donc inclure le nom de l activité, la date, le lieu et le trajet (dans le cas d une demande de remboursement du kilométrage) du point A au point B, du point B au point C, etc. Tous les documents justificatifs doivent être inclus à la demande, soit le formulaire de libération, les factures, les reçus, etc. Si la demande n est pas complète telle que décrite plus haut, le remboursement ne sera pas fait.
- 8-3.2 Démarche de remboursement La démarche de remboursement doit se faire auprès de la trésorière en personne ou par la poste. Elle peut aussi se faire par télécopieur ou par courriel, sauf lorsqu l y a des factures, car seules les originales sont acceptées. La démarche de remboursement doit se faire avant le 31 août de l année financière, après quoi le remboursement ne sera pas fait. 3.3 Échéancier de remboursement Les demandes de remboursement déposées entre le 1 er et le 10 du mois, qui sont acceptées, seront remboursées le 15 du mois au plus tard. Les demandes de remboursement déposées entre le 16 et le 25 du mois, qui sont acceptées, seront remboursées le 30 du mois au plus tard. Les chèques seront donnés en personne ou envoyés par la poste. Le remboursement pourrait éventuellement se faire par dépôt direct. Rappelons que : Toute réclamation pour remboursement de dépenses encourues dans l'exercice des fonctions du membre doit être reçue au plus tard dans les quatre (4) mois suivant l activité. 3.4 Prévision budgétaire La trésorière fait une prévision budgétaire pour les membres de l exécutif qui doivent participer à une activité de plus de 100$. Les membres assument le paiement des dépenses en lien avec l activité. 3.5 Évaluation La politique de remboursement des membres de l exécutif sera évaluée au cours d une rencontre du comité exécutif en septembre de chaque année. Politiques adoptées en exécutif le 22 septembre 2011 selon l article 15 des Statuts et règlements de l Alliance des intervenantes en milieu familial de la Montérégie qui sera déposée en assemblée générale le 19 novembre 2011 pour une mise en vigueur le Définition : aux fins de l application des politiques, le terme «année financière» définit l année débutant le 1 er septembre et se terminant le 31 août. Dans le présent document, L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et d alléger le texte.
- 9 - Annexe (1) Repas Aucun reçu n est nécessaire pour réclamer les frais de repas, il s agit d un montant fixe. L Adim-Montérgie rembourse à la personne ou au syndicat les frais suivants : Déjeuner : 15 $ Dîner : 20 $ Souper : 25 $ Collation : 5 $ Pour les membres qui voyagent par voie terrestre, aérienne ou maritime, ces montants sont remboursés selon les modalités suivantes : Déjeuner : si l'activité exige un départ avant 7 h 30 ou occasionne un retour après 7 h 30 Diner : si l'activité débute en avant-midi et se poursuit en après-midi ou si l'activité exige un départ en avant-midi Souper : si l'activité débute en après-midi et se poursuit après 18 h ou exige un retour après 18 h Hébergement Hôtel : Remboursement du coût réel, sur présentation de pièces justificatives (privilégier les hôtels à l'annexe 1 en s'identifiant comme membre CSQ). Particulier : 30 $ par nuit, sans pièce justificative, pour le coucher chez un particulier. Pour être admissible aux frais d hébergement, il faut rencontrer l un ou l autre des critères suivants : a) Le départ avant 7 h30 du domicile est nécessaire pour être présent à l heure du début d activité ; b) La personne doit voyager par avion pour participer à l activité ; c) L activité exige un retour après 21 h. Frais de garde Remboursement du coût réel, avec pièce justificative, mais sans dépasser 10 $ par heure avec un maximum de 120 $ par 24 h et selon les critères suivants : a) La conjointe ou le conjoint ne peut pas réclamer de frais de garde. b) Lorsque l'activité a lieu en dehors des heures normales de travail ou lorsque les enfants ne sont pas inscrits à un service de garde ou ne fréquentent pas l'école. c) Frais admissibles pour les enfants âgés de 16 ans et moins.
- 10 - Frais de transport Le membre doit s'efforcer de voyager le plus économiquement possible et éviter toute dépense non essentielle au bon exercice de ses fonctions. Notamment, s'il y a usage de la voiture personnelle, on doit, à chaque fois que cela est possible, voyager à plusieurs dans une même voiture. Train et avion : Autobus : Taxi : Auto personnelle : Location d auto et essence : Stationnement et péage : Selon le tarif (classe économique) de la compagnie et avec pièce justificative. Selon le tarif de la compagnie et avec pièce justificative. Remboursement du coût réel avec reçu à l endos duquel on note les points de départ et d arrivée. 0,46 $ du kilomètre, selon les tarifs de la CSQ réajustés tous les 1 er janvier de chaque année Remboursement du coût réel avec pièce justificative. Remboursement du coût réel avec pièce justificative. Autres frais Pour autant que les frais autres que ceux prévus ci-haut aient été au préalable autorisés par l exécutif, tous ces autres frais seront remboursés selon le coût réel et avec pièces justificatives, s il y a lieu. Réclamation Toute demande de remboursement doit être reçue au plus tard quatre (4) mois suivant l activité.
Syndicat: Nom: Adresse du syndicat ou de la demanderesse pour envoi du paiement : Téléphone : (450) 445-2346 Code postal: Télécopieur : (450) 445-2346 Courriel : g27.adim.monteregie@csq.qc.net NOTE DE FRAIS SVP, faire le paiement à : (x) A la demanderesse : Au syndicat : (SVP, joindre les reçus ou les photocopies) Jour Date Activité et lieu Départ Retour Total Hôtel/ Déjeuner Dîner Souper Collation (hh:mm) (hh:mm) repas Particulier 1 0,00 $ 2 0,00 $ 3 0,00 $ 4 0,00 $ 5 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ Auto Total perso. Jour Auto Taxi Autres Stationn. Essence Nb km x transport 0,46 $/km 1 0,00 $ 0,00 $ 2 0,00 $ 0,00 $ 3 0,00 $ 0,00 $ 4 0,00 $ 0,00 $ 5 0,00 $ 0,00 $ Frais garde Autres frais (préciser : libération, remplaçante, etc.) Montant TOTAL repas 0,00 $ TOTAL hébergement 0,00 $ Poste budgétaire Total demandé TOTAL transport 0,00 $ TOTAL frais de garde 0,00 $ TOTAL autres frais 0,00 $ TOTAL GÉNÉRAL 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ % remboursé Total remboursé Signature : Date : Chèque Adim : Complétée par : Date : Grand total :