Manuel E-facture 499.41 fr (pf.ch/dok.pf) 04.2015 PF Manuel E-facture Version avril 2015 1/79
Service clientèle e-facture PostFinance SA Mingerstrasse 20 3030 Berne www.postfinance.ch/e-facture Conseil et vente clientèle commerciale Téléphone +41 848 848 848 (CHF 0.08/min depuis le réseau fixe) Mises en service et support de l exploitation Helpdesk e-facture géré par Swiss Post Solutions SA Téléphone +41 800 111 101 (CHF 0.08/min depuis le réseau fixe) E-mail e-bill.help @ postfinance.ch Manuel E-facture Version avril 2015 2/79
Table des matières 1. Description de la prestation 7 1.1 Brève description de la prestation et aperçu du document 7 1.2 Description succincte de l e-facture 9 1.3 Délimitation 9 1.4 Bases légales 10 1.5 Offre pour émetteur de factures 10 1.6 Offre pour destinataire de factures 11 1.6.1 Traitement d e-factures dans e-finance 11 1.6.2 Livraison d e-factures par transfert des données 11 1.7 Transmission des données aux partenaires réseau (données signées) 11 1.8 Rôles 12 1.8.1 PostFinance SA 12 1.8.2 Swiss Post Solutions SA 13 1.8.3 Emetteur de factures 13 1.8.4 Biller Service Provider (BSP) 13 1.8.5 Customer Service Provider (CSP) 13 1.8.6 Destinataire de factures 13 1.8.7 Systèmes des partenaires 13 1.9 Transmission de commandes électroniques 13 2. Processus d adhésion et de mise en service pour émetteur de factures 14 2.1 Conditions pour l adhésion 14 2.2 Adhésion à e-facture pour un émetteur de factures 14 2.3 Adhésion e-facture light 14 2.4 Mise en service d un émetteur de factures avec un logiciel testé pour e-facture de PostFinance SA 14 2.5 Mise en service pour un émetteur de factures avec un logiciel non testé pour e-facture de PostFinance SA 15 2.6 Adhésion et mis en service pour la livraison des données à SIX Paynet SA (SIX) 16 2.7 Editeurs de logiciels 16 3. Processus d adhésion et de mise en service pour destinataire de factures 17 3.1 Conditions à remplir pour l adhésion 17 3.2 Adhésion du destinataire de factures 17 3.2.1 Adhésion dans e-finance 17 3.2.2 Adhésion au moyen du formulaire d adhésion 17 3.3 Mise en service d un destinataire de factures avec logiciel testé pour e-facture de PostFinance SA 18 3.4 Mise en service d un destinataire de factures sans logiciel testé pour e-facture de PostFinance SA 18 3.5 Enregistrement auprès de l émetteur de factures 18 3.5.1 Enregistrement dans e-finance 19 3.5.2 Enregistrement via Business Interface 19 3.6 Editeurs de logiciels 19 4. Processus de traitement auprès de l émetteur de factures 20 4.1 Préparation des données des factures 20 4.2 Tri des factures, préparation et livraison des données 20 4.3 Visualisation des détails électroniques des factures 20 4.4 Annexes à la facture 20 Manuel E-facture Version avril 2015 3/79
4.5 Paiement par acomptes 21 4.6 Contrôle de la livraison des données 21 4.7 Recherche de factures 21 4.8 Mutations 22 4.8.1 Modification des données de factures transmises 22 4.8.2 Procédure de correction d une facture signée par une note de crédit 22 4.9 Comptabilisation des entrées de paiement et gestion des débiteurs 22 4.10 Archivage des factures 23 4.10.1 Téléchargement des données 23 4.10.2 Disque d archivage 23 4.10.3 Archives e-facture (seulement pour e-facture light) 23 5. Processus de traitement auprès de PostFinance SA 24 5.1 Réception des données de factures 24 5.2 Contrôle de plausibilité et conversion des données 24 5.3 Signature numérique de la facture 24 5.4 Mise à disposition du protocole de traitement 24 5.5 Mise à disposition des factures à leurs destinataires 25 5.6 Livraison des factures au partenaire réseau (Interconnect) 25 5.6.1 Interconnexion avec signature par le premier fournisseur 25 5.6.2 Interconnexion avec signature par le deuxième fournisseur 25 5.7 Livraison des données à SIX Paynet SA (SIX) en vue de la livraison aux clients e-banking 25 5.8 Renvoi de factures signées 26 5.9 Conservation des données chez PostFinance SA 26 5.9.1 Données de traitement 27 5.9.2 Données téléchargées via Business Interface, Web Services ou e-finance 27 5.9.3 Données téléchargées via SFTP ou AS2 27 5.9.4 Données des disques d archivage 27 5.9.5 Données commerciales de la Poste 27 6. Processus de traitement auprès du destinataire de factures 28 6.1 Traitement de factures électroniques en ligne via e-finance 28 6.2 Réception des factures électroniques signées numériquement par transfert de fichiers 28 6.3 Contrôle des signatures 29 6.4 Traitement des factures 30 6.5 Archivage des factures signées numériquement 30 7. Enregistrement et annulation du destinataire de factures 31 7.1 Enregistrement direct 31 7.2 Enregistrement et annulation avec le masque d enregistrement standard de PostFinance SA 32 7.3 Enregistrement et annulation via la plate-forme de l émetteur de factures 33 8. Visualisation des détails de la facture 35 8.1 Visualisation des détails de la facture par livraison d un fichier PDF 35 Manuel E-facture Version avril 2015 4/79
8.2 Visualisation des détails de la facture par un fichier PDF généré par PostFinance SA 35 8.3 Visualisation des détails de la facture sur la plate-forme de l émetteur de factures 36 8.4 Combinaison des deux variantes PDF et visualisation sur la plate-forme de l émetteur de factures 37 8.5 Détail statique de la facture 37 8.6 Présentation du détail d une facture payée par Debit Direct 37 8.7 Dispositions en matière de sécurité pour la visualisation des détails de factures dans e-finance 37 9. Protocole de traitement 38 9.1 Contenus 38 9.2 Elaboration et livraison 39 10. Compte de crédit 40 10.1 BVR (bulletin de versement orange avec numéro de référence) de PostFinance SA 40 10.2 BVR (bulletin de versement orange avec numéro de référence) des banques Suisses 40 10.3 Compte postal ou bancaire 41 11. Communication 42 11.1 Aperçu des formes de communication 42 11.1.1 Aperçu des canaux et des formats pour les émetteurs de factures 42 11.1.2 Aperçu des canaux et des formats pour les destinataires de factures 43 11.2 Formes de communication 43 11.2.1 Business Interface (transmission et réception) 43 11.2.2 Web Services (transmission et réception) 45 11.2.3 File Delivery Services SFTP (transmission et réception) 47 11.2.4 E-facture light (transmission) 48 11.2.5 E-finance téléchargement de fichier hors ligne (transmission et réception) 48 11.2.6 E-finance affichage en ligne (transmission) 48 11.2.7 AS2 (transmission et réception) 48 11.2.8 E-mail (transmission) 48 11.2.9 Disque d archivage (transmission) 49 12. Sécurité des données 50 12.1 Procédure de login et cryptage lors du transfert 50 12.2 Cryptage des données 50 12.3 Dispositions en matière de sécurité e-finance 50 12.3.1 Vérification des liens hypertextes 50 12.3.2 Désactivation des liens hypertextes sur les factures PDF 51 13. Formats de données 52 13.1 BillerID et EBillAccountID 52 13.2 Masque standard d enregistrement de PostFinance SA 52 13.2.1 Données de l utilisateur 54 13.2.2 Données supplémentaires 54 13.3 Masque standard d annulation de PostFinance SA 55 Manuel E-facture Version avril 2015 5/79
13.4 Données d enregistrement et d annulation (transmission) 55 13.4.1 Enregistrements isolés par e-mail 55 13.4.2 Plusieurs enregistrements par jour au moyen d un fichier 56 13.5 Données de factures 57 13.5.1 yellowbill Invoice (transmission par émetteurs de factures) 57 13.5.2 Détail des factures au format PDF (livraison par l émetteur de facture) 59 13.5.3 RGXml (yellowbill Invoice), version 1.2.6 (transmission au destinataire de facture) 59 13.5.4 Conteneur ZIP avec yellowbill Invoice, version 2.0 (transmission au destinataire de factures) 60 13.5.5 Autres formats d envoi et de réception 63 13.5.6 Données d archivage (transmission à l émetteur de facture) 63 13.5.7 swissdigin (swiss digital invoice) 63 14. Fonctions de l e-facture dans e-finance 65 14.1 Processus en relation avec l inscription, l enregistrement et l annulation 65 14.1.1 Inscription à la fonction «E-facture» 65 14.1.2 Résiliation de la fonction «E-facture» 65 14.1.3 Afficher les émetteurs de factures disponibles 65 14.1.4 Enregistrement 66 14.1.5 Annulation auprès des émetteurs de factures 66 14.2 Processus en relation avec le traitement des factures 66 14.2.1 Afficher le nombre de factures en suspens et des factures pour info 66 14.2.2 Afficher l aperçu des factures 66 14.2.3 Afficher le détail de la facture 67 14.2.4 Sélectionner une ou plusieurs factures 67 14.2.5 Donner l ordre de paiement 67 14.2.6 Modifier un ordre de paiement 68 14.2.7 Effacer un ordre de paiement 68 14.2.8 Comptabiliser et notifier une inscription au débit 68 14.2.9 Refuser une facture 68 14.2.10 Archives e-facture (uniquement pour la clientèle commerciale) 68 15. Transmission de commandes 69 15.1 Transmission de commandes à PostFinance SA 69 15.2 Transmission de la commande au fournisseur 69 15.3 Statut de la commande 69 Annexe 70 Service Level Agreement (SLA) 71 Livraison des données à SIX Paynet SA (SIX) 73 Abréviations et termes 76 Manuel E-facture Version avril 2015 6/79
1. Description de la prestation 1.1 Brève description de la prestation et aperçu du document En collaboration avec Swiss Post Solutions SA, PostFinance propose une solution e-facture fondée sur le modèle du Consolidator. Cette solution sert à la transmission électronique des factures. Quand le présent document parle de factures, de données de factures ou tout simplement de données, il faut entendre justificatifs de factures ou notes de crédit. La solution e-facture de PostFinance permet aux entreprises de transmettre leurs factures en CHF, EUR, USD, AUD, CAD, DKK, GBP, JPY, NOK, SEK et dans autres monnaies à leurs clients de manière électronique et entièrement automatisée. Les destinataires peuvent soit payer leurs factures à l aide d e-finance de PostFinance, soit les importer par des canaux différents dans leur propre logiciel de gestion financière, où ils pourront ensuite les traiter. Par conséquent, la solution e-facture de PostFinance est essentiellement un système de transport de données de factures. Dans ce document, nous distinguons clairement entre les données signées numériquement, qui peuvent être utilisées pour faire valoir la déduction de l impôt préalable de la TVA, et les données non signées, qui ne peuvent pas être utilisées à cette fin. C est toujours PostFinance ou l un des partenaires raccordés à son réseau qui signe les factures. Pour ce faire, l émetteur de factures doit remettre à le PostFinance et aux partenaires raccordés à son réseau une procuration ad hoc. Les données de factures signées numériquement par PostFinance ou l un de ses partenaires réseau satisfont aux dispositions de la législation sur la TVA et peuvent être utilisées pour faire valoir la déduction de l impôt préalable (voir chapitre 1.4). Les données de factures non signées, qui ont par exemple été traitées à l aide d e-finance de PostFinance, ne satisfont pas à ces dispositions. PostFinance conseille aux destinataires de factures qui ont besoin de ces dernières pour faire valoir la déduction de l impôt préalable de la TVA de télécharger leurs données par transfert de données. De cette manière, ils pourront transférer dans leur propre logiciel les données des factures signées et y optimiser et automatiser d autres processus de traitement (des créditeurs par exemple). S ils ne disposent pas d un logiciel en la matière, PostFinance leur recommande de s inscrire dans e-finance à l e-facture pour les clients commerciaux et à la prestation archives e-facture. Le principal avantage de l e-facture réside dans la possibilité d un traitement entièrement automatisé des deux côtés et dans l amélioration de la qualité des données circulant de bout en bout de manière électronique. Cette solution ouvre de vastes possibilités d amélioration de l efficacité, avec à la clé un potentiel d économies élevé pour les émetteurs et les destinataires de factures. Manuel E-facture Version avril 2015 7/79
La solution e-facture est améliorée et complétée par de nouvelles fonctions, afin de toujours correspondre aux besoins des clients. PostFinance a conclu des accords de coopération en vue d une mise en réseau avec divers fournisseurs de factures électroniques et développe en permanence ces coopérations. Emetteur de factures Facturation et envoi Comptabilisation entrée du paiement et archivage PostFinance Données de paiement E-facture Récapitulatif de la facture Données complémentaires PostFinance/ Etablissement financier Trafic des paiements Destinataires de factures Traitement des factures automatisé et archivage exclusivement par voie électronique Avec la solution e-facture de PostFinance SA les émetteurs et les destinataires des factures peuvent traiter ces dernières de manière automatisée. Les chapitres suivants sont particulièrement importants pour les émetteurs de factures: Chapitre 1: Description de la prestation Chapitre 2: Processus d adhésion et de mise en service pour émetteur de factures Chapitre 4: Processus de traitement auprès de l émetteur de factures Chapitre 5: Processus de traitement auprès de PostFinance SA Chapitres 7 à 11: Description des aspects techniques Chapitre 12: Securité de données Chapitre 13: Formats de données Les chapitres suivants s adressent plus spécifiquement aux destinataires de factures: Chapitre 1: Description de la prestation Chapitre 3: Processus d adhésion et de mise en service pour destinataire de factures Chapitre 5: Processus de traitement auprès de PostFinance SA Chapitre 6: Processus de traitement auprès du destinataire de factures Chapitre 11: Communication Chapitre 12: Securité de données Chapitre 13.5: Données de factures Manuel E-facture Version avril 2015 8/79
1.2 Description succincte de l e-facture 1. Pour pouvoir recevoir des factures électroniques via PostFinance, le destinataire doit s enregistrer auprès de l émetteur, c est-à-dire lui transmettre son numéro d adhérent, opération correspondant à un changement d adresse. Pour cela, PostFinance propose aux émetteurs de factures des utilitaires qui peuvent être employés via e-finance ou la prestation Business Interface. 2. Dès qu il a enregistré le numéro d adhérent dans sa base de données clients, l émetteur peut envoyer la facture électronique à PostFinance. 3. En cas de traitement sans signature numérique, les détails de la facture peuvent être visualisés soit directement à PostFinance, soit auprès de l émetteur de factures ou auprès d un fournisseur de services de paiement. En cas de traitement avec signature numérique, la visualisation des détails de la facture se fait toujours dans un fichier PDF. 4. Fourniture des données au destinataire de factures Via e-finance: le destinataire peut consulter les factures sur e-finance et y donner l instruction de paiement ou refuser la facture. PostFinance exécute le paiement à l échéance ou informe l émetteur de factures que la facture a été refusée. Les clients commerciaux peuvent en outre archiver des e-factures avec signature numérique au format PDF dans les archives e-facture. Par le transfert de données: le destinataire télécharge les données de factures disponibles via un canal de communication défini et établit, après leur traitement, un ordre de paiement (p. ex. OPAE) à l aide de son logiciel de gestion financière. Par un partenaire réseau (voir chapitre 1.7) 5. Les inscriptions des crédits sont comptabilisées selon le processus déjà défini par l émetteur de factures. 1.3 Délimitation L étendue des fonctions de la solution e-facture débute au moment où les données sortent de l application de facturation de l émetteur ou de son système de gestion des débiteurs jusqu au moment où le destinataire donne une instruction de paiement dans e-finance ou transfère les données dans un logiciel de traitement des créditeurs ou jusqu à ce que PostFinance les ait transmises à un partenaire de réseau. Les fonctions principales de la solution e-facture de PostFinance sont notamment les suivantes: conversion des données dans le format souhaité par le destinataire, conditionnement des données afin de remplir les normes légales, transport des données. Par conséquent, la solution e-facture de PostFinance n est ni un système de facturation, ni un système d impression, ni un système de gestion des débiteurs, ni un système de gestion des créditeurs, ni un système de paiement. Manuel E-facture Version avril 2015 9/79
1.4 Bases légales Avec l ordonnance concernant les données et les informations transmises par voie électronique (OelDI), les autorités fiscales suisses ont créé, au début de l année 2002, les conditions-cadres pour la transmission entièrement électronique de factures entre les entreprises. L ordonnance remaniée est entrée en vigueur le 1 er janvier 2010. Ainsi, elles reconnaissent aux factures électroniques la même force de preuve que pour les factures imprimées si la non-modificabilité, l origine et la non-contestabilité des données et des informations sont assurées. Ces conditions doivent être remplies par des mesures techniques, p. ex. par l utilisation de signatures numériques. Les aspects suivants doivent être pris en compte au niveau fiscal en cas de transmission de factures par voie entièrement électronique: Les prescriptions concernant le contenu sont en principe les mêmes que pour les factures imprimées (LTVA art. 26). La signature numérique donne à la facture électronique la même force de preuve que celle d une facture imprimée. La signature doit être contrôlée avant l utilisation des données (voir chapitre 6.3). L accès aux données électroniques de factures doit être assuré jusqu à l échéance du délai de prescription. Par conséquent, le logiciel et l infrastructure requis pour l accès aux données doivent être disponibles pendant toute cette période. De plus, les données doivent être protégées contre la perte et la dégradation. La facturation électronique peut être confiée à un tiers moyennant la signature d une procuration. En juin 2005, sur demande de PostFinance, l administration fédérale des finances a confirmé par écrit que la solution e-facture de PostFinance était entièrement conforme aux prescriptions légales. Voici un extrait de la lettre correspondante: «En résumé, nous pouvons constater que la solution e-facture de Post- Finance [ ] répond aux exigences actuelles en ce qui concerne la transmission électronique des factures. En outre, cette prestation permet aux destinataires de factures de conserver de manière régulière les factures transmises par ce biais. Ce constat ne change rien au fait que le destinataire des prestations comme le prestataire de services doit prendre toutes les mesures requises afin d assurer une conservation régulière, les exigences à cet égard dépendant de sa situation individuelle. Il ne peut pas invoquer le fait que l utilisation de la solution e-facture de PostFinance suffit à assurer la régularité de la conservation.» 1.5 Offre pour émetteur de factures L offre pour émetteur de factures englobe les points suivants: Administration des clients, comprenant notamment l adhésion des destinataires des factures dans le système yellowbill et la mise à disposition d un utilitaire d assistance pour le même enregistrement ou l annulation auprès de l émetteur. Réception des données livrées par l émetteur de factures ou saisies en ligne avec e-facture light et mise à disposition des avis de traitement. Manuel E-facture Version avril 2015 10/79
Possibilité d automatiser la transmission des données à PostFinance. Possibilité de télécharger de manière automatisée les données d enregistrement et d annulation, les protocoles de traitement ainsi que les factures signées. Traitement des données transmises selon le manuel e-facture disponible. Signature numérique des données de facturation, conformément aux dispositions légales, à condition que l émetteur de facture ait donné à PostFinance ou à l un de ses partenaires réseau une procuration ad hoc. Mise des données des factures à la disposition des destinataires selon l accord passé séparément avec ces derniers. Transmission des données aux partenaires réseau (voir chapitre 1.7). Livraison de factures signées numériquement à des fins d archivage. Service pour livraison des données B2C (sans signature) à SIX Paynet SA (SIX) en vue de la livraison aux clients e-banking (voir chapitres 2.6 et 5.7). 1.6 Offre pour destinataire de factures 1.6.1 Traitement d e-factures dans e-finance L offre comprend la mise à disposition des données nécessaires pour le paiement et des détails de la facture dans e-finance. Les détails sont seulement disponibles sous forme d image (p. ex. au format PDF) et ne peuvent par conséquent pas être traités ensuite de manière automatisée, ou ne peuvent l être que de manière restreinte. Lorsque le traitement se fait avec signature, le détail de la facture porte la signature numérique au format PDF. Si tel n est pas le cas, les données de la facture ne sont pas signées. Les clients commerciaux peuvent archiver les factures signées au format PDF dans e-finance, dans l archivage d e-factures. Une description détaillée des fonctionnalités de e-facture sur e-finance figure au chapitre 14. 1.6.2 Livraison d e-factures par transfert des données Les fonctions de transfert des données (voir chapitre 11) permettent uniquement de fournir des données de factures signées numériquement (voir les exceptions pour le téléchargement de fichier hors ligne dans e-finance au chapitre 11.2.5). L offre pour les destinataires de factures englobe selon le canal choisi les points suivants: Fonction d enregistrement ou d annulation des destinataires auprès des émetteurs de factures. Mise à disposition de factures signées numériquement et de données de factures non signées pouvant être transférées, pour la suite du traitement, dans le logiciel de gestion financière du destinataire. Possibilité d automatiser via Web Services la transmission des données au destinataire. 1.7 Transmission des données aux partenaires réseau (données signées) PostFinance collabore en outre avec des partenaires réseau qui offrent des prestations e-facture équivalentes. Une liste actualisée des partenaires peut être consultée sur le site www.postfinance.ch/e-facture. Grâce à la connection entre PostFinance et les différents systèmes de nos partenaires, les utilisateurs d un système peuvent échanger avec les utilisateurs d un autre système des factures signées qui peuvent être utilisées pour Manuel E-facture Version avril 2015 11/79
faire valoir une déduction de l impôt préalable de la TVA. Les émetteurs ou les destinataires de factures ont seulement besoin d une connexion au système de PostFinance et bénéficient d un cercle élargi de participants en raison de la mise en réseau des systèmes. Les émetteurs de factures peuvent charger PostFinance de transmettre des données aux partenaires réseau. Ainsi, les émetteurs de factures atteignent par PostFinance aussi les destinataires de factures qui sont connectés aux systèmes de nos partenaires sans avoir besoin de conclure des contrats supplémentaires avec des partenaires réseau (single point of contact). 1.8 Rôles Systèmes partenaires Swiss Post Solutions SA Emetteur de factures PostFinance Destinataire de factures Prestataire de service BSP Emetteur de factures Prestataire de service BSP/CSP CSP Destinataire de factures Aperçu de la distribution des rôle 1.8.1 PostFinance SA PostFinance est une société du groupe La Poste Suisse. Elle est responsable de la stratégie ainsi que du développement et de la commercialisation de la solution e-facture de PostFinance. PostFinance est le cocontractant des émetteurs et des destinataires de factures ainsi que des partenaires (Biller Service Provider, Customer Service Provider et partenaires réseau) participant à la solution e-facture. PostFinance est en outre responsable de l exploitation des processus et du système de l application e-finance et de ses fonctionnalités. Dans cette fonction, elle agit en tant que CSP. Manuel E-facture Version avril 2015 12/79
1.8.2 Swiss Post Solutions SA Swiss Post Solutions SA est une société du groupe La Poste Suisse. Elle est sur mandat de PostFinance responsable pour le développement et l exploitation de la solution ainsi que pour l assistance technique aux clients, service provider et aux partenaires. 1.8.3 Emetteur de factures L émetteur de factures est le prestataire facturant les prestations qu il fournit. C est lui qui génère les données initiales des factures transmises à PostFinance. Cette transmission peut se faire directement ou par l intermédiaire d un BSP. 1.8.4 Biller Service Provider (BSP) Le cas échéant, le BSP est cocontractant des émetteurs de factures participant à la solution e-facture par son intermédiaire. Le BSP offre ses propres prestations de facturation et peut transmettre à PostFinance des données de factures électroniques. Il est compétent pour la gestion des produits, la commercialisation, le conseil et la vente de ses prestations de facturation, ainsi que pour l exploitation du système et l assistance de premier niveau aux émetteurs de factures qui travaillent avec lui. Dans un autre cas de figure, le BSP peut aussi tenir le rôle de fournisseur de données sur mandat d un émetteur de factures ayant un contrat avec PostFinance. 1.8.5 Customer Service Provider (CSP) Le CSP est le cocontractant des destinataires de factures utilisant la solution e-facture par son intermédiaire. Il est en outre compétent pour la gestion des produits, la commercialisation, le conseil et la vente de ses prestations e-facture ainsi que pour l exploitation du système et l assistance de premier niveau de ses clients. 1.8.6 Destinataire de factures Le destinataire reçoit une facture de l émetteur pour une prestation que celui-ci lui a fournie. Il peut télécharger cette facture soit par l intermédiaire d un CSP, soit par un canal compatible avec PostFinance. 1.8.7 Systèmes des partenaires PostFinance collabore en outre avec des partenaires qui offrent des solutions e-facture équivalentes. Ces derniers se chargent de transmettre à PostFinance les données de factures à leurs clients, lesquels ont été définis comme destinataires chez PostFinance. Grâce à l identification du destinataire, PostFinance reconnaît chez quel partenaire le destinataire est enregistré et transmet les données de factures au système dudit partenaire. 1.9 Transmission de commandes électroniques La solution e-facture de PostFinance permet aussi de transmettre des commandes électroniques. Les données de commande peuvent être livrées à PostFinance dans un format structuré. Elles peuvent être converties dans un format quelconque souhaité par le destinataire et transmises au fournisseur soit par transfert des données soit par e-mail soit par fax (voir chapitre 15). Manuel E-facture Version avril 2015 13/79
2. Processus d adhésion et de mise en service pour émetteur de factures 2.1 Conditions pour l adhésion Les points suivants doivent être remplis ou résolus pour qu une adhésion à la solution e-facture de PostFinance soit possible: Processus de traitement auprès de l émetteur de factures (chapitre 4) Processus d enregistrement et d annulation des destinataires (chapitre 7) Visualisation du détail de la facture (chapitre 8) Réception du protocole de traitement (chapitre 9) Compte de crédit (chapitre 10) Communication vers/depuis PostFinance (chapitre 11) Securité des données (chapitre 12) Etablissement des données nécessaires (chapitre 13) L émetteur de factures délègue à PostFinance et à ses partenaires réseau, par procuration, la tâche de signer numériquement pour lui ses factures. Il peut ainsi garantir que les documents transmis satisfont aux exigences légales, notamment aux articles 122 et 123 de l OLTVA ainsi qu à l OelDI. Pour cela, PostFinance a besoin de toutes les données des factures, détails compris. A la demande expresse de l émetteur de facture, le traitement peut aussi se faire sans signature numérique. Dans ce cas PostFinance a besoin au moins des données nécessaires pour le paiement (indications figurant sur le bulletin de versement) et d une URL renvoyant aux détails de la facture. Si l émetteur de factures se décide pour la solution e-facture de PostFinance, il devra éventuellement aussi modifier d autres processus internes. Il se chargera notamment des priorités concernant les différents types de paiement, des mesures de communication ainsi que de la formation interne des personnes concernées. 2.2 Adhésion à e-facture pour un émetteur de factures L adhésion se fait au moyen du formulaire «Demande d adhésion à e-facture» à la page www.postfinance.ch/e-facture. L adhésion implique l acceptation des conditions de participation à e-facture pour les clients commerciaux et du manuel E-facture et l attribution de la déclaration de délégation. 2.3 Adhésion e-facture light Le portail en ligne e-facture light permet d établir des factures électroniques en ligne et de les expédier. L adhésion et la mise en service pour e-facture light se fait directement sur Internet à l adresse www.postfinance.ch/e-facture 2.4 Mise en service d un émetteur de factures avec un logiciel testé pour e-facture de PostFinance SA Si l émetteur de factures travaille avec un logiciel doté d une interface standardisée et testée avec la solution e-facture de PostFinance, le processus d adhésion comprend les prestations suivantes: Manuel E-facture Version avril 2015 14/79
Envoi du nom d utilisateur et du mot de passe pour Business Interface/ Web Services ou paramétrage du serveur SFTP pour l émetteur de factures Paramétrage du serveur de messagerie si des informations doivent être retournées à l émetteur par e-mail Paramétrage de l émetteur de factures sur le système yellowbill Installation du masque d enregistrement et d annulation en 4 langues selon la mise en page standard (voir chapitres 13.2 et 13.3) 2.5 Mise en service pour un émetteur de factures avec un logiciel non testé pour e-facture de PostFinance SA Si le logiciel de l émetteur de factures n a pas encore été testé pour la solution e-facture de PostFinance, les processus nécessaires doivent être analysés et définis un par un. A cet effet, PostFinance assiste l émetteur de factures via le helpdesk e-facture (voir SLA dans l annexe). Les points suivants sont notamment importants pour l émetteur de factures: Points Description Signature numérique des factures Processus d enregistrement et d annulation Décision de faire signer numériquement ou non les factures par PostFinance SA ou par l un des partenaires raccordés à son réseau. Une procuration doit être accordée à cet effet (voir chapitre 5.3). A la demande expresse de l émetteur de facture, il est possible de renoncer à la signature numérique. Ajout du champ «numéro d adhérent» dans les données de base des clients de l émetteur de factures, de même que de la mention que la facture doit être envoyée par voie électronique. Les processus d enregistrement et d annulation peuvent être réalisés à l aide de l utilitaire de Post- Finance ou sur la plate-forme de l émetteur de factures (voir chapitre 7). Détail de la facture Transmission des données Sécurité des données Présentation du détail de la facture au format PDF (voir chapitre 8). Choix du canal pour l échange de données (voir chapitre 11). Choix de la procédure de login et prise en compte des dispositions de sécurité de PostFinance SA (chapitre 12). Manuel E-facture Version avril 2015 15/79
Format des données Choix du format de données souhaité (voir chapitre 13). Si la livraison se fait dans un format autre que yellowbill Invoice, une analyse préalable est requise. Le délai nécessaire pour aménager et établir une conversion individuelle des données est d environ 8 à 12 semaines. PostFinance SA se réserve en outre le droit de facturer les coûts d établissement du mapping pour la conversion des données. L interface pour la transmission de la facture à PostFinance sera paramétrée conformément aux spécifications élaborées. Seront notamment configurées les procédures de transmission de données ainsi que les spécifications définies pour le système yellowbill. En collaboration avec l émetteur de factures, on testera l interface sur le système d intégration de la clientèle et on la préparera pour son transfert sur les systèmes de production. On vérifiera notamment la sécurité des données sur la liaison (voir chapitre 12). La tenue du test doit au préalable être annoncée au helpdesk e-facture. La réception de l interface de transmission de la facture à PostFinance aura lieu selon des protocoles de test prédéfinis. Une fois la réception réalisée et confirmée par les deux parties, l interface sera mise en service productif et l émetteur de factures recevra les éléments d accès définitifs. 2.6 Adhésion et mis en service pour la livraison des données à SIX Paynet SA (SIX) Les émetteurs de factures qui souhaitent envoyer des e-factures à des clients e-banking ont besoin de passer un contrat avec SIX qui réglemente le traitement des données et la transmission des données aux banques via SIX. Avec le formulaire «E-facture Adhésion pour la transmission de données à SIX», les émetteurs de factures peuvent charger PostFinance de transmettre les données en leur nom à SIX. Les e-factures peuvent ainsi être transmises à des clients privés qui traitent leurs factures avec l e-banking d une banque raccordée à SIX (voir chapitre 5.7 et annexe). PostFinance livre à SIX les indications requises pour la mise en service chez SIX et informe celui-ci du moment exact de la mise en service et de la mise en exploitation. 2.7 Editeurs de logiciels Les éditeurs de logiciels qui souhaitent établir une interface standard vers la solution e-facture de PostFinance peuvent s adresser à software-info@ postfinance.ch pour obtenir de plus amples informations. Une liste des éditeurs de logiciels déjà testés pour e-facture de PostFinance peut être consultée à l adresse www.postfinance.ch/software. Manuel E-facture Version avril 2015 16/79
3. Processus d adhésion et de mise en service pour destinataire de factures 3.1 Conditions à remplir pour l adhésion Le destinataire de factures doit remplir les conditions suivantes pour adhérer à la solution e-facture de PostFinance: connexion à e-finance de PostFinance ou réception des factures électroniques en format structuré par un canal de transmission supporté par PostFinance et traitement de ces dernières dans le logiciel de gestion financière du destinataire. 3.2 Adhésion du destinataire de factures L adhésion peut se faire soit dans e-finance, soit au moyen du formulaire d adhésion. 3.2.1 Adhésion dans e-finance Les clients privés sont normalement automatiquement inscrits pour la prestation e-facture dans e-finance. Si tel n est pas le cas, ils peuvent s inscrire pour recevoir les factures électroniques dans e-finance au moyen de la fonction «Ouvrir». Les clients commerciaux peuvent s inscrire pour recevoir les factures électroniques dans e-finance au moyen de la fonction «Ouvrir». Si la rubrique e-facture ne s affiche pas dans le menu, la personne autorisée (utilisateur) doit demander le droit e-facture. Pour ce faire, elle s adresse au Service à la clientèle PostFinance. Il convient de noter que les factures qui s affichent dans e-finance ne peuvent pas toujours être utilisées pour faire valoir un droit à la déduction de l impôt préalable de la TVA. Pour pouvoir demander une déduction de l impôt préalable de la TVA, les factures électroniques doivent être munies d une signature numérique. De plus amples informations sur le sujet sont disponibles dans la rubrique d aide d e-finance et sur la page d adhésion. Dans e-finance, les factures signées au format PDF peuvent être archivées par PostFinance dans l archive e-facture; il s agit d une prestation payante. Le mode de conservation peut être sélectionné lors de l adhésion en ligne dans e-finance. Les factures non signées ne peuvent pas être archivées par PostFinance. L adhésion en ligne dans e-finance implique l acceptation des conditions de participation à e-facture pour les clients commerciaux. 3.2.2 Adhésion au moyen du formulaire d adhésion Pour la livraison de factures munies d une signature numérique, l adhésion se fait au moyen du formulaire «Adhésion e-facture» à la page www.postfinance.ch/e-facture. L adhésion implique l acceptation des conditions de participation à e-facture pour les clients commerciaux et du manuel e-facture. Manuel E-facture Version avril 2015 17/79
3.3 Mise en service d un destinataire de factures avec logiciel testé pour e-facture de PostFinance SA Si le destinataire de factures travaille avec un logiciel doté d une interface standardisée et testée avec la solution e-facture de PostFinance pour la réception d e-factures munies d une signature numérique, le processus d adhésion comprend les prestations suivantes: Envoi du nom d utilisateur et du mot de passe pour Business Interface/Web Services ou paramétrage du serveur SFTP pour le destinataire de factures Paramétrage du destinataire de factures sur le système yellowbill. 3.4 Mise en service d un destinataire de factures sans logiciel testé pour e-facture de PostFinance SA Si le logiciel du destinataire de facture n est pas encore doté d une interface testée avec la solution e-facture de PostFinance, la réception et le traitement des factures munies d une signature numérique doivent pouvoir se faire sur la propre infrastructure. PostFinance apporte son aide au destinataire de factures via le helpdesk e-facture (voir SLA en annexe). Sur demande, des fichiers de test peuvent être mis à disposition. Le destinataire de factures doit en particulier tenir compte des points suivants: Point Transmission des données Sécurité des données Description Sélection du canal pour l échange de données. (voir chapitre 11). Sélection de la procédure de login et prise en compte des dispositions en matière de sécurité de PostFinance SA (voir chapitre 12). Format des données Sélection du format de données souhaité (voir chapitre 13). Si un format autre que yellowbill Invoice est souhaité, une analyse préalable est requise. Le délai nécessaire pour aménager et établir une conversion individuelle des données est d environ 8 à 12 semaines. PostFinance SA se réserve en outre le droit de facturer les coûts d établissement du mapping pour la conversion des données. 3.5 Enregistrement auprès de l émetteur de factures La fonction d enregistrement a pour but de permettre au destinataire de communiquer à l émetteur qu il désire recevoir à l avenir ses factures par voie électronique. L enregistrement est possible tant à partir de e-finance Manuel E-facture Version avril 2015 18/79
qu à travers Business Interface, et peut aussi avoir lieu par d autres canaux. La décision de recevoir une facture électronique incombe toujours au destinataire. Il est possible d annuler à tout moment le service auprès des émetteurs de factures. Avec l enregistrement, le destinataire de factures communique son numéro d adhérent à l émetteur. En outre, ce dernier peut demander des informations supplémentaires définies qui lui permettent d identifier ses clients. Les possibilités disponibles sont détaillées au chapitre 7. 3.5.1 Enregistrement dans e-finance Le destinataire de factures peut faire apparaître dans e-finance la liste des émetteurs disponibles. A côté de chaque émetteur, un bouton «enregistrer» apparaît pour qu il soit possible de déclencher le processus correspondant et de faire apparaître le masque d enregistrement. Dans le cas des clients commerciaux dans e-finance, les émetteurs de factures sont subdivisés en deux groupes: Emetteurs dont les factures transmises par PostFinance peuvent être utilisées pour faire valoir la déduction de l impôt préalable de la TVA et donc être archivées dans e-finance, dans la mesure où le destinataire a choisi l archive e-facture. Emetteurs dont les factures ne peuvent pas être utilisées pour faire valoir la déduction de l impôt préalable de la TVA (aucun archivage possible dans e-finance). 3.5.2 Enregistrement via Business Interface Sur Business Interface apparaissent uniquement les émetteurs dont les factures transmises par PostFinance peuvent être utilisées pour faire valoir la déduction de l impôt préalable de la TVA. En outre, le système indique au destinataire de factures auprès de quels émetteurs il s est déjà enregistré et auprès desquels il ne l a pas encore fait. Pour que le destinataire puisse lancer le processus d enregistrement, le système affiche, à côté de chaque émetteur de factures, un bouton «enregistrer» permettant de faire apparaître le masque d enregistrement correspondant. Si l émetteur de factures offre une telle possibilité, des données supplémentaires utiles pour le traitement ultérieur des factures peuvent être communiquées avec les données d enregistrement (voir chapitre 13.2.2). Un destinataire de factures se servant de Business Interface peut simultanément utiliser e-facture dans e-finance. On remarquera à ce propos que les factures d un émetteur dont les factures transmises à PostFinance ne peuvent pas être utilisées pour faire valoir la déduction de l impôt préalable de la TVA apparaissent exclusivement via e-finance. 3.6 Editeurs de logiciels Les éditeurs de logiciels qui souhaitent établir une interface standard vers la solution e-facture de PostFinance peuvent s adresser à software-info@ postfinance.ch pour obtenir de plus amples informations. Une liste des éditeurs de logiciels déjà testés pour e-facture de PostFinance peut être consultée à l adresse www.postfinance.ch/software. Manuel E-facture Version avril 2015 19/79
4. Processus de traitement auprès de l émetteur de factures 4.1 Préparation des données des factures La préparation des données des factures s effectue dans le système de facturation de l émetteur ou chez un Biller Service Provider. 4.2 Tri des factures, préparation et livraison des données L émetteur établit séparément les factures électroniques en se basant sur les numéros d adhérents enregistrés dans les données de base et les fournit à PostFinance dans un format de données compatible avec PostFinance (voir chapitre 13). Si les factures doivent être signées par PostFinance ou par un des partenaires raccordés à son réseau, le processus d établissement s achève uniquement une fois que les factures ont été munies de la signature numérique. La fin de l établissement intervient, dans ce cas, chez PostFinance ou dans le système d un partenaire. Si tel est le cas, la visualisation du détail de la facture se fait impérativement dans le document livré ou dans un document PDF créé par PostFinance (voir chapitres 4.3 et 8). Si des factures livrées sont transmises à un partenaire réseau (voir chapitre 5.6), il faut tenir compte des différentes règles d adressage. Une description détaillée figure dans les spécifications techniques (voir annexe). 4.3 Visualisation des détails électroniques des factures Il existe différentes variantes pour la visualisation des détails de factures: Visualisation au moyen du document livré ou du document PDF créé par PostFinance (voir chapitres 8.1 et 8.2) Visualisation sur la plate-forme de l émetteur de facture (voir chapitre 8.3) Vue statique des détails de la facture (voir chapitre 8.5). Lors de la visualisation, il faut dans tous les cas observer les dispositions en matière de sécurité énoncées sous le chapitre 12. 4.4 Annexes à la facture En cas de visualisation des détails de la facture sur la plate-forme de l émetteur de facture, il est possible d afficher avec la facture électronique un lien vers l annexe à la facture. Il faut noter que le client e-finance est déconnecté d e-finance lorsqu il clique sur un lien comme celui-ci (voir chapitre 12.3.1). En cas de visualisation au format PDF, il est possible de prévoir sur la facture PDF un lien vers l annexe à la facture mise à disposition sur le site de l émetteur de facture. Il faut noter que PostFinance bloque généralement de tels liens lors de l affichage dans e-finance pour des motifs de sécurité (voir chapitre 12.3.2). Manuel E-facture Version avril 2015 20/79
4.5 Paiement par acomptes L émetteur de factures peut proposer à ses clients de régler les factures par acomptes. Si une facture peut être payée par acomptes, il faut, pour chaque acompte, apporter les indications suivantes: Montant de l acompte, la somme des acomptes ne devant pas impérativement concorder avec le montant total de la facture Echéance de l acompte Numéro de référence BVR de l acompte L utilisation du paiement par acomptes n est possible qu en combinaison avec le type de paiement BVR (monnaies CHF et EUR). 4.6 Contrôle de la livraison des données Les données livrées sont traitées dans un délai de 24 heures. Dès que le traitement est achevé, on peut contrôler via Business Interface si les factures ont pu être traitées correctement. Les factures erronées y sont signalées par le statut «non valable» et le reason code ad hoc selon le protocole de traitement (voir chapitre 9). En cas de charge normale du système, il faut compter env. 2 à 4 heures après la livraison des données. PostFinance établit par BillerID et au moins une fois par jour de traitement un protocole de traitement qui doit être contrôlé par l émetteur de factures. Dans ce protocole de traitement, on voit si les factures livrées ont pu être traitées avec succès. Si des factures ont été transmises à un partenaire réseau (voir chapitre 5.6), il faut noter que les factures peuvent être renvoyées par celui-ci comme étant non distribuables. Une notification apparaît alors dans le protocole de traitement à la rubrique «Rejected Bills» (voir chapitre 9). 4.7 Recherche de factures Par Business Interface (voir chapitre 11.2.1), les émetteurs de factures ont la possibilité de consulter l état des factures qu ils ont livrées par le point du menu «Recherche de factures», moyennant l observation des délais de conservation en vigueur. Ils peuvent sélectionner les factures de manière cumulative selon les critères suivants: BillerID TransactionID Nom du destinataire de factures EBillAccountID Numéro de référence BVR Montant de la facture Etat de la facture Date de livraison Date d échéance Ils peuvent ainsi voir notamment si la facture a été validée pour le paiement ou refusée par le destinataire. Manuel E-facture Version avril 2015 21/79
4.8 Mutations 4.8.1 Modification des données de factures transmises Les factures électroniques qui sont traitées avec une signature numérique peuvent seulement être retirées ou écrasées si elles présentent le statut non valable/invalide et ne sont donc pas encore entrées dans le processus de signature. Les factures qui ont été signées numériquement par PostFinance ne peuvent en aucun cas être retirées ou écrasées. Lors du traitement sans signature les factures qui n ont pas encore été consultées par le destinataire peuvent être retirées par le helpdesk e-facture ou remplacées par leur émetteur, celui-ci devant pour cela effectuer une nouvelle transmission avec la même TransactionID. Une facture ne peut plus être modifiée par l émetteur dès que son destinataire l a consultée dans e-finance. Les données qui ont été transmises aux partenaires réseau (voir chapitres 1.7 et 5.6) ou à SIX Paynet SA (SIX (voir chapitre 5.7) ne peuvent être ni retirées ni remplacées. Dans un tel cas, les corrections sont traitées de la même manière que pour les factures signées (voir chapitre 4.8.2). 4.8.2 Procédure de correction d une facture signée par une note de crédit Comme il n est plus possible de remplacer ou de modifier une facture signée, un document de note de crédit doit toujours être transmis en cas de correction. Dans ce cas, il convient de respecter les conditions suivantes: Marquer l inscription au crédit dans le champ «PaymentType» comme «CREDIT» et dans le champ «DocumentType» comme «CREDITADVICE» Présenter dans l élément «Summary» dans le champ «TotalAmountDue» le montant égal à zéro ou négatif (pas de montant positif) Option: inscrire la référence (p. ex. numéro de facture) sur la facture originale dans le champ «FixedReference» avec le ReferenceType «BillNumber». Une note de crédit est présentée, dans l aperçu des factures du destinataire, comme facture d un montant négatif. Si elle est consultée dans e-finance, elle ne peut pas être sélectionnée pour être traitée dans un autre programme. S il doit effectuer un paiement au destinataire, l émetteur de la note de crédit le fera toujours par un ordre séparé, par exemple au moyen d un OPAE. 4.9 Comptabilisation des entrées de paiement et gestion des débiteurs La comptabilisation et la notification des entrées de paiement se font en fonction du compte de crédit mentionné dans les données de facturation (voir chapitre 10). Les avis correspondants recensent aussi bien les entrées de paiement issues de factures électroniques que celles provenant de factures sur papier. Si aucun compte de crédit spécifique n est utilisé pour les factures électroniques ou qu aucun référencement spécifique n est prévu, aucune distinction ne peut être faite entre celles-ci et les entrées de paiement provenant de factures sur papier. Manuel E-facture Version avril 2015 22/79
L ensemble de la gestion des débiteurs, y compris le traitement des rappels, s effectue selon les processus définis par l émetteur et qui sont aussi utilisés pour les factures imprimées. L émetteur de factures décide s il veut envoyer électroniquement ou sur papier les rappels des factures présentées la première fois sous forme électronique. 4.10 Archivage des factures L émetteur de factures est lui-même responsable de leur conservation, conformément aux dispositions légales (notamment LTVA, Olico, etc., voir chapitre 1.4). Dans le cas des factures signées numériquement, l émetteur confie à La PostFinance et aux partenaires réseau raccordés, par procuration, le soin de signer électroniquement ses factures. Dans ce cas, PostFinance met à la disposition de l émetteur de factures pour archivage les factures signées numériquement dans le format dans lequel elles ont été livrées au destinataire de facture (voir aussi le chapitre 13.5.6). Ces factures doivent être jointes aux données de facturation livrées à l origine pour l archivage. L émetteur prend acte que les données des factures ne sont en principe pas archivées par PostFinance. L émetteur dispose des possibilités ci-dessous pour recevoir et archiver les données signées. 4.10.1 Téléchargement des données L émetteur de facture télécharge les e-factures avec signature numérique par le canal de livraison souhaité (voir chapitre 11) et les archive avec les données de facturation d origine envoyées à PostFinance. 4.10.2 Disque d archivage L émetteur de facture s abonne pour recevoir les disques d archivage payants. Ceux-ci sont livrés à l émetteur de factures au moins une fois par trimestre et contiennent les données suivantes: Données transmises à PostFinance dans leur format original (données de factures et fichier PDF) Factures signées numériquement au format de livraison, y compris protocole de contrôle de la signature 4.10.3 Archives e-facture (seulement pour e-facture light) Les émetteurs de factures qui ont adhéré à e-facture light (voir chiffre 2.3) ont la possibilité de faire archiver pendant 10 ans les factures signées au format PDF à PostFinance, qui les tient disponibles sur e-facture light. Les données sont effacées au plus tard après 11 ans. Ce service d archivage est payant. Le détail des prix figure sur la liste de prix e-facture. Le service d archivage peut être résilié à tout moment par écrit. En cas de suppression des archives, PostFinance envoie les e-factures archivées sur un support de données à la dernière adresse connue contre paiement d une taxe unique et supprime les données des archives. Manuel E-facture Version avril 2015 23/79