Convention n 2014-C-DGAF-DSI-0001 relative à la mise en place d une plate-forme commune de maintenance informatique des collèges publics de la Vienne CONVENTION ENTRE : L Académie de Poitiers, 15 rue Guillaume VII le Troubadour, 86000 Poitiers, représentée par Monsieur Jacques MORET, Recteur, ci-après dénommée le «Rectorat», ET : D UNE PART, Le Département de la Vienne, place Aristide Briand BP 319-86008 Poitiers Cedex, représenté par Monsieur Claude BERTAUD, Président du Conseil Général de la Vienne, ci-après dénommé le «Département», D AUTRE PART, Vu le Code général des collectivités territoriales, Vu le Code de l éducation, Vu la délibération du Conseil Général du 31 mars 2011 relative aux délégations de compétences à la Commission Permanente, Vu la délibération de la Commission Permanente du Conseil Général du 23 mai 2014 autorisant la signature de la présente convention, PREAMBULE Il est convenu ce qui suit Le Département de la Vienne a mis en place en 2005 un service chargé de la maintenance des réseaux et équipements informatiques utilisés pour la pédagogie dans les collèges. Le Rectorat de l académie de Poitiers assume quant à lui la maintenance des ordinateurs et applications du domaine administratif. Cette dichotomie est parfois source de confusion pour les collèges qui regrettent que les techniciens du Rectorat n interviennent pas sur les matériels gérés par le Département et réciproquement. Dans le but d améliorer la réactivité et la cohérence de leurs interventions de maintenance et d assistance informatiques dans les collèges, le Département et le Rectorat souhaitent coordonner leurs actions et mettre en commun leurs moyens. Le Rectorat et le Département décident en conséquence de créer un guichet unique «administration/pédagogie» pour une plus grande efficacité des interventions. La mise en œuvre d un dispositif de maintenance et d assistance commun participe pleinement à la mutualisation entre les collectivités locales et les partenaires du système éducatif. Page 1
En outre, le Rectorat est engagé sur la mise en place d un plan ambitieux en faveur du numérique éducatif qui devra s adosser à une assistance technico-pédagogique efficace au bénéfice de tous les élèves. DEFINITIONS TICE : Technologies de l Information et de la Communication dans l Enseignement. Applications administratives : ensemble des applications qui concourent au suivi des collégiens et aux relations avec les parents d élèves. Applications pédagogiques : ensemble des applications qui constituent les supports de cours. Ticket d Intervention : enregistrement électronique d une demande formulée par un collège et nécessitant l intervention à distance ou physique d une compétence technique. Techniciens supports : les techniciens supports ont pour mission d intervenir sur l ensemble des entités gérées par le Département, dans le but de prendre en compte et résoudre les problèmes ou les évolutions techniques validés. Ils peuvent à tout moment solliciter une expertise complémentaire dans le but de mettre à disposition les moyens nécessaires au bon fonctionnement des outils informatiques. Les équipes sont constituées des techniciens du Département de la Vienne, complétés par ceux du DAMA (Dispositif d Assistance et de Maintenance Académique). R.U.P.N. : le Référent pour les Usages Pédagogiques Numériques est un enseignant dont la mission est d accompagner et de développer les usages pédagogiques du numérique au quotidien. Experts : techniciens ayant la maîtrise d une spécialité particulière et pouvant intervenir dans le cadre de prestations dont ils ont une parfaite connaissance (réseaux, systèmes, applicatifs, usages pédagogiques ) Niveaux d interventions : classification permettant d identifier la gravité d une demande informatique ; le premier niveau correspond à une intervention accessible à tout technicien, le second niveau correspond au recours à un expert du Département ou du Rectorat, le troisième niveau nécessite généralement l intervention d une société tierce ou d experts des centres de diffusion du Ministère de l éducation nationale (MEN). ARTICLE 1 : Organisation générale du dispositif Les parties signataires conviennent que le dispositif de maintenance et d assistance concernant les Technologies de l Information et de la Communication dans l Enseignement (TICE) dans les collèges publics de la Vienne sera mis en œuvre dans les conditions suivantes : a) Une plate-forme d appel : Elle accueille, par téléphone, «ticket web» (EasyVista) ou message électronique, les utilisateurs confrontés à une difficulté sur l ensemble des équipements et applications administratifs ou pédagogiques, les aide à la résoudre ou les oriente vers les ressources du Département ou du Rectorat les plus adaptées. Toute demande d intervention technique devra être formulée ou retranscrite dans le logiciel de traçabilité des tickets (EasyVista), seul moyen reconnu pour valider une demande de service et en assurer la traçabilité. b) L assistance de proximité : Dans le cadre du dispositif, une mutualisation entre les équipes académiques (DAMA) et les équipes du Département de la Vienne permet d assurer les fonctions de conseil et d aide aux personnels utilisateurs ou aux référents désignés dans les collèges. Ces équipes mutualisées assistent également les établissements tant au niveau du renouvellement du parc matériel que de l infrastructure réseau, des logiciels et de l accroissement des usages dans les collèges. L assistance de proximité s articule autour de : Page 2
Une équipe de Techniciens Support, chargés de faire fonctionner les réseaux administratifs et pédagogiques, d installer les applications pédagogiques, de remettre à niveau les logiciels de base et de procéder aux interventions rendues nécessaires par l utilisation quotidienne des outils informatiques. Ils devront par ailleurs maîtriser le fonctionnement technique des logiciels pédagogiques et assurer la maintenance et la gestion du parc informatique. Ces personnels sont affectés à un secteur géographique mais pourront intervenir dans tout autre collège où leur présence s avérerait ponctuellement nécessaire en fonction de leurs compétences. Dans le cadre des demandes d intervention, une garantie de prise en compte et de déplacement sur site, si l expertise en confirme la nécessité, est fixée à 4 heures à compter de l ouverture du ticket d intervention. Dans le cadre des demandes d installations, une anticipation de la requête garantira le respect des délais ainsi que la qualité de la prestation nécessaire à la prise en compte du dossier. Le Technicien Support rendra compte au RUPN, sur place ou par tout moyen de communication, de l intervention réalisée. Ce dernier aura aussi la charge de décider de la clôture du ticket ouvert par son établissement. L accès aux établissements dans le cadre des interventions ou des opérations de maintenance, réalisées par le Technicien Support, durant les périodes scolaires ou les vacances devront être garanties. Pour ce faire, le Principal ou son représentant organisera l accès aux locaux techniques de l établissement. Un réseau d experts : Les experts du Département disposent de compétences dans le domaine des nouvelles technologies de l information et de la communication (logiciels pédagogiques, utilitaires, réseaux, systèmes d exploitation Windows et Linux) auxquelles pourront faire appel, en tant que de besoin, les personnels des différents niveaux d assistance. Ils définissent en concertation avec le Rectorat la conception des réseaux pédagogiques et administratifs dans les collèges (définition de l architecture, choix des matériels et des logiciels ). Ils gèrent et optimisent les réseaux, organisent leur administration et définissent les procédures. Ils intègrent de nouveaux outils au fur et à mesure des besoins exprimés par les établissements et la direction du système d information. Les experts du Rectorat disposent de compétences dans les domaines des réseaux, de la sécurité, des applications métiers et de l accompagnement aux usages du numérique. Les experts ont en charge, en complémentarité avec les équipes du Département, le maintien en condition opérationnelle des applications métiers et l accompagnement de toutes les initiatives en faveur de l usage du numérique. ARTICLE 2 : Engagements du Rectorat Le Rectorat accorde une «indemnité pour fonctions d'intérêt collectif» (Ific) aux RUPN des 34 collèges publics - dont la liste figure en annexe n 1. Des formations seront organisées par le Rectora t pour l ensemble de ces RUPN. Le Rectorat apportera par ailleurs le concours des équipes d assistance académique (DAMA). ARTICLE 3 : Engagements du Département de la Vienne Le Département apporte le concours de ses agents chargés de la maintenance informatique et met à disposition du Rectorat ses licences du logiciel EasyVista. ARTICLE 4 : Mutualisation des moyens pour assurer le dispositif Les parties mettent en commun leurs moyens humains et techniques de la manière suivante : Page 3
a) Moyens humains Fonction Missions particularités Techniciens Supports : - Installer et configurer les postes de travail. 7 ETP Département 2 ETP Rectorat - Qualifier les dysfonctionnements (environnement du poste de travail et réseau, périphériques tels que tableaux interactifs, vidéo-projecteurs ). - Suivre et traiter les incidents et assurer la maintenance de 1 er niveau. - Travailler avec les experts sur les interventions de 2 ème ou 3 ème niveau. - Gérer le parc d équipements micro-informatiques ainsi que les applicatifs validés par le Département ou le Rectorat. Etablissements - Assurer un accompagnement technique des projets spécifiques des établissements. Locaux - Participer à la définition des besoins d informatisation des collèges. - Assurer une assistance technique des utilisateurs. - Assurer une assistance applicative sur les logiciels administratifs et pédagogiques des établissements. Les agents du Département pourront être amenés à assurer des interventions sur d autres établissements gérés par le Département. Les techniciens du dispositif d assistance de l académie de Poitiers (DAMA 86) ont en charge l ensemble des Publics d Enseignement (EPLE) du département de la Vienne. Agents de plate-forme d appel : 4 ETP Département 1 ETP Rectorat Régulateurs : 1 ETP Département 1 ETP Rectorat - Accueillir téléphoniquement les usagers dans les demandes d assistance. - Prendre en charge les demandes d assistance formulées via le portail assistance. - Assurer la résolution par téléphone ou par télémaintenance. - Transmettre sans délai aux équipes concernées les incidents nécessitant un niveau d intervention supérieur, voire un déplacement sur site. - Superviser les tickets saisis et les prioriser en fonction : o de la disponibilité, o de la technicité, o de l urgence de la demande. - Gérer les disponibilités des techniciens supports. b) Moyens techniques Mise à disposition de licences de gestion des appels et des interventions (logiciel EasyVista) par le Département de la Vienne. ARTICLE 5 : Pilotage et évaluation du dispositif Les parties s engagent à échanger régulièrement sur l efficacité et la pertinence du dispositif et à faire le point sur son état d avancement lors de réunions organisées à l initiative du Rectorat ou du Département et ce, sur la base des bilans issus du logiciel EasyVista. Par ailleurs, un comité d évaluation sera constitué et se réunira au moins une fois par an. Il sera composé a minima : - du Vice-Président du Conseil Général chargé de l éducation, - du Directeur de l Education et du Directeur du Système d Information du Département, - du Délégué Académique Numérique du Rectorat, - du Directeur du Système d Information du Rectorat, - d au moins 5 principaux de collège, - d au moins 5 RUPN. ARTICLE 6 : Durée et validité de la convention La présente convention est conclue pour une durée de quatre (4) années scolaires à compter de la rentrée 2014, c est-à-dire 2014-2015, 2015-2016, 2016-2017 et 2017-2018. Elle est renouvelable par reconduction expresse. Page 4
La validité de la convention est engagée sur le périmètre défini lors de la signature et particulièrement sur le tableau de l article 4 en page 4. Le Rectorat s engage à maintenir le format des effectifs tel que décrit sous peine de résiliation de la présente. ARTICLE 7 : Résiliation La présente convention pourra être résiliée par l une ou l autre des parties en cas de non respect d une ou plusieurs de ses clauses, par lettre recommandée avec accusé de réception, sous réserve d un préavis de trois mois resté sans effet. ARTICLE 8 : Litige En cas de litige sérieux naissant de l application de la présente convention, les parties signataires conviennent d épuiser toutes les formes de règlement amiable avant de s en remettre aux juridictions compétentes. Le dialogue et la transaction - y compris en recourant à un tiers désigné d un commun accord - seront ainsi privilégiés. Sur le fondement de l'article R.222-36 du code de l'éducation, la transaction ne pourra être employée que pour les litiges portant sur un montant inférieur à 10 000 euros. En cas de désaccord, le Département se réserve le droit de reprendre le droit d usage exclusif de ses licences du logiciel EasyVista et de résilier le contrat de maintenance concernant le périmètre du Rectorat. Poitiers, le Le Président du Conseil Général Claude BERTAUD Le Recteur de l Académie de Poitiers Chancelier des Universités Jacques MORET Page 5
Annexe 1 : Les collèges publics de la Vienne Collèges Ville CP Adresse Jules Verne BUXEROLLES 86180 2 allée Eric Tabarly Romain Rolland CHARROUX 86250 32 route de Châtain George Sand CHATELLERAULT 86106 11 rue Arthur Ranc Jean Macé CHATELLERAULT 86106 133 rue des Loges - BP 21 René Descartes CHATELLERAULT 86106 98 Bd de Blossac - BP 611 Gérard Philipe CHAUVIGNY 86300 7 avenue de la Vienne Camille Claudel CIVRAY 86400 Rue Henri Dunant André Brouillet COUHE 86700 2 rue de Swaffham Bellevue DANGE-SAINT-ROMAIN 86220 31 rue du Collège Jean Jaurès GENCAY 86160 19 rue des plantes Saint Exupéry JAUNAY-CLAN 86130 Rue Saint Exupéry Docteur Léon Huet LA ROCHE-POSAY 86270 Rue du IVème Zouaves Arthur Rimbaud LATILLE 86190 68 rue du Docteur Roux Arsène Lambert LENCLOITRE 86140 6 rue du Stade René Cassin L'ISLE JOURDAIN 86150 Avenue de Bel Air Joachim du Bellay LOUDUN 86206 9 rue des Roches - BP 71 Jean Monnet LUSIGNAN 86600 18 route de Jazeneuil - BP 19 Louise Michel LUSSAC LES CHATEAUX 86320 12 rue de la Couture Georges David MIREBEAU 86110 8 Place du 8 mai 1845 Jean Moulin MONTMORILLON 86501 Avenue Jean Moulin - BP 35 Jean Rostand NEUVILLE-DU-POITOU 86170 6 rue de la Jeunesse Camille Guérin POITIERS 86000 60 rue de la Ganterie France Bloch Sérazin POITIERS 86000 10 rue de Valençay François Rabelais POITIERS 86000 Rue Santos Dumont Henri IV POITIERS 86000 1 rue Louis Renard Jardin des Plantes POITIERS 86000 46 Bd Chasseigne Jean Moulin POITIERS 86000 8 rue Salvador Allendé Pierre de Ronsard POITIERS 86000 50 rue de la Jambe à l'ane Théophraste Renaudot SAINT-BENOIT 86280 100 route de Ligugé Maurice Bedel SAINT-GERVAIS-LES-3-CLOCHERS 86230 La Lande Isaac de Razilly SAINT-JEAN-DE-SAUVES 86330 2 Rue Albert Renaud Prosper Mérimée SAINT-SAVIN 86310 BP 3 F. et I. Joliot Curie VIVONNE 86370 15 rue P. et M. Curie Camille Guérin VOUNEUIL-SUR-VIENNE 86210 Avenue Mendès France Page 6