FORMULE (S) À UTILISER Frais de réception et de représentation Page 1 de 6 Émis le 30 avril 1992 Mis à jour le 1 er juin 2007 POUR RENSEIGNEMENTS, COMMUNIQUER AVEC Le chef de section à la Division trésorerie et gestion des risques RÉFÉRENCE(S) : Guide d utilisation des formulaires électroniques Guide des normes des fonds de recherche 1. BUT Décrire les normes régissant les activités relatives aux frais de réception et de représentation. 2. APPLICATION Cette directive et méthode s'applique à toutes les unités administratives qui demandent le remboursement ou le paiement de frais de réception et de représentation. 3. INTERPRÉTATION La est chargée d interpréter cette directive et méthode. 4. DIRECTIVES 4.1 Frais de représentation 4.1.1 Définition Les frais de représentation concernent les dépenses encourues pour des fins de représentation universitaire par un membre du personnel autorisé. 4.1.2 Approbation La demande de remboursement de frais de représentation est approuvée par: a) Le directeur d'un département, pour les employés de ce département; b) le directeur d'un centre de recherche, pour les employés de ce centre; c) le directeur d'un service, pour les employés de ce service;
Page 2 de 6 4.1 Frais de représentation (suite) 4.1.2 Approbation (suite) 4.1.3 Limite 4.2 Frais de réception d) le chercheur principal pour lui-même et pour ses employés lorsqu'il est bénéficiaire d'une subvention; (le chercheur principal peut déléguer à un adjoint désigné s'il ne peut être présent régulièrement sur le campus); e) le doyen ou les officiers désignés de la faculté, pour les directeurs de département; f) le doyen, pour les officiers de la faculté; g) le vice-recteur à la recherche, pour les directeurs de centres de recherche et groupes de recherche; h) le secrétaire général ou le vice-recteur concerné, selon le cas, pour les directeurs de service; i) le recteur ou les vice-recteurs désignés, pour les doyens; j) le recteur, pour les vice-recteurs. k) un membre Conseil pour le recteur Les frais de représentation ne doivent pas inclure, sauf occasionnellement, des repas avec des collègues immédiats de travail. De plus, ils excluent les dépenses suivantes: voyages et déplacements - dépenses d'automobile - frais de réception - abonnements à des revues - cotisations professionnelles - fournitures - livres et autres frais de bureau. Dans le cas des dépenses de restaurant, on doit indiquer sur la formule «Frais de réception et de représentation» les noms des personnes invitées et l'objet de la rencontre. 4.2.1 Définition Les frais de réception concernent toutes dépenses encourues pour des fins universitaires lors de réceptions spéciales auxquelles participent habituellement un grand nombre de personnes et qui ne se produisent qu'exceptionnellement. 4.2.2 Approbation La demande de remboursement de frais de réception est approuvée par le responsable de l'unité budgétaire, ou exceptionnellement, dans le cas des facultés, par les officiers désignés de la faculté.
Page 3 de 6 4.3 Demande de remboursement ou de paiement Les demandes de remboursement ou de paiement des frais de réception et de représentation doivent être soumises au moyen de la formule «Frais de réception et de représentation» accompagnée des factures détaillées originales. 4.4 Responsabilité Il appartient à la personne qui approuve la formule «Frais de réception et de représentation» de s'assurer que les dépenses réclamées sont admissibles et encourues pour les affaires de l'université. 5. MÉTHODE Requérant 5.1 Remplit la formule «Frais de réception et de représentation» selon les instructions présentées aux annexes A et B et dans le Guide d utilisation des formulaires électroniques. 5.2 S assure que le prix sur les pièces justificatives est conforme à l entente intervenue 5.3 S assure que le service est rendu ou que le bien a été livré 5.4 Annexe toutes les factures détaillées originales. 5.5 Fait approuver la formule tel que mentionné ci-dessus. 5.6 Fait parvenir la formule accompagnée des originaux de tous les documents à l appui à la Division trésorerie et gestion des risques,. 5.7 Classe une copie pour référence. Division trésorerie et gestion des risques, 5.8 Reçoit la formule accompagnée des documents à l appui. 5.9 Effectue le contrôle des documents reçus de la façon suivante: a) S'assure que la formule a été remplie et approuvée selon les directives et méthodes en vigueur et que l on y a joint les pièces justificatives originales; b) vérifie si les pièces justificatives sont identifiées au nom de l Université de Montréal ou du particulier que l on rembourse; c) s assure que les numéros d inscription du fournisseur pour la T.P.S. et la T.V.Q. sont indiqués sur les pièces justificatives; d) vérifie l exactitude des calculs mathématiques de tous les documents reçus;
Page 4 de 6 5.9 Effectue le contrôle des documents reçus de la façon suivante (suite) e) s'assure de l'exactitude des montants de taxes indiqués (T.P.S., T.V.Q.); f) s assure que le centre d imputabilité (C.I.) indiqué appartient bien au requérant; g) s assure que le code de ventilation (C.V.) utilisé correspond à la description indiquée sur les documents justificatifs; h) s assure que la dépense est admissible selon les directives et méthodes en vigueur; i) effectue le contrôle budgétaire des disponibilités du centre d imputabilité (C.I.) selon les directives et méthodes en vigueur; j) communique avec le requérant, s il y a lieu, pour obtenir toute information additionnelle ou pour l aviser de toute modification à apporter lorsque cela est nécessaire; k) confirme que les documents sont conformes par l apposition de la signature de l employé responsable sur le formulaire à la case «Responsable du contrôle». 5.10 Transmets les documents à la Section des comptes à payer,. Section des comptes à payer, 5.11 Reçoit les documents et s assure qu ils comportent l autorisation de la Division trésorerie et gestion des risques,. 5.12 Procède au paiement et à la comptabilisation de la transaction selon les directives et méthodes en vigueur. Requérant 5.13 Vérifie à la réception de son rapport mensuel «État des comptes», l imputation de sa transaction à l aide de la formule «Frais de réception et de représentation» 5.14 Communique avec la Division trésorerie et gestion des risques, pour toute irrégularité.
Page 5 de 6 FRAIS DE RÉCEPTION ET DE REPRÉSENTATION ANNEXE A
Page 6 de 6 ANNEXE B FRAIS DE RÉCEPTION ET DE REPRÉSENTATION DESCRIPTION DES COMPOSANTES 1. Date d émission de la formule 2. No de lot de saisie 3. Nom de l entreprise ou de la personne à qui le paiement doit être émis 4. Matricule de la personne à qui le paiement doit être effectué (dépôt direct) 5. Code de fournisseur et code d adresse au fichier de la section des comptes à payer 6. Adresse de l entreprise ou de la personne à qui le paiement doit être effectué 7. Justification et description des frais de réception ainsi que des sommes impliquées 8. Justification et description des frais de représentation ainsi que des sommes impliquées 9. Code de taxe 10. Détails des montants à payer en spécifiant la devise 11. Taxe sur les produits et services payée (T.P.S.) 12. Taxe de vente du Québec payée (T.V.Q.) 13. Centre d imputabilité (C.I.) approprié (possibilité de ventiler le total à payer entre quatre-vingtdix-neuf numéros de comptes, dans ce cas, il faut joindre à la formule une liste des numéros de comptes et des montants correspondants 14. Code de ventilation (C.V.) approprié 15. Montant total à payer en spécifiant la devise 16. Numéro de l avance octroyée s il y a lieu 17. Montant de l avance octroyée s il y a lieu 18. Centre d imputabilité (C.I.) de l avance octroyée s il y a lieu 19. Code de ventilation (C.V.) de l avance octroyée s il y a lieu 20. Montant du paiement ou du remboursement demandé selon le cas 21. Nom de l unité administrative requérante 22. No de téléphone de la personne ayant complété le formulaire 23. Nom du requérant 24. Nom de l approbateur 25. Signature du requérant 26. Signature de l approbateur selon les directives et méthodes en vigueur 27. Initiale du responsable du contrôle