MANUEL D UTILISATION XL POS 9 - CAISSE

MANUEL D UTILISATION XL POS 9 - CAISSE XL Soft - 16 Bd Charles de Gaulle Parc d'affaires les Moulinets- Bât C 44800 SAINT HERBLAIN Tel.: 02 51 80 77 88 Fax: 02 51 80 77 87 www.xlsoft.fr

SOMMAIRE 1) COMMENT OUVRIR LA CAISSE... 3 2) COMMENT FAIRE UN TICKET DE CAISSE... 5 a. Faire un ticket de caisse avec un seul règlement... 5 b. Faire un ticket de caisse avec plusieurs règlements... 6 c. Corriger le dernier règlement saisi sur la caisse... 6 d. Mettre en attente un ou plusieurs tickets... 7 e. Les différents types de lignes... 8 Comment modifier la quantité d un article sur un ticket... 8 Comment changer le conditionnement de vente... 8 Comment changer le Poids d un article... 8 Comment changer le Libellé d un article... 9 Comment faire une vente si l article n a pas été enregistré dans le fichier... 9 Comment changer le taux de TVA... 9 Comment saisir un retour produit... 9 Comment saisir un commentaire... 9 3) COMMENT RECHERCHER UN ARTICLE... 9 a. Recherche article... 9 b. Consultation du stock d un produit... 11 4) COMMENT UTILISER UN FICHIER CLIENT EN CAISSE... 12 a. Recherche client et affectation au ticket... 12 b. Créer un client... 13 c. Modifier une fiche client... 14 d. Avance client... 15 e. Utilisation d une avance client... 15 f. Crédit client... 15 g. Remboursement d un crédit client... 15 h. En cours client... 16 i. Règlement déporté... 16 5) COMMENT FAIRE DES ANNULATIONS ET RETOURS ARTICLES... 16 a. Annuler un article... 16 b. Annuler le ticket en cours... 16 c. Annuler un ticket de la journée... 16 d. Echange d article... 16 e. Retour d articles avec émission d un avoir... 17 i. Emission d un avoir client... 17 ii. Utilisation d un avoir par le client... 17 f. Retour d articles avec remboursement... 17 6) COMMENT UTILISER LE BOUTON «IMPRIMER»... 17 a. Imprimer une facturette... 17 b. Imprimer le dernier ticket (duplicata)... 17 c. Imprimer un ticket de la journée... 18 1

d. Imprimer le ticket sans les prix (pour un cadeau)... 18 e. Imprimer la liste des règlements... 18 f. Imprimer le X (consultation de caisse)... 18 g. Consultation des ventes du jour (flash caisse)... 18 h. Utilisation du mode Aperçu/Impression... 19 7) COMMENT FAIRE DES REMISES EN CAISSE... 19 a. Remise sur un article en %... 19 b. Remise sur un article en uro... 19 c. Remise sur un sous-total en %... 19 d. Remise sur le ticket en %... 20 e. Rabais sur le ticket en uro... 20 f. Changer un prix en caisse... 20 g. Offrir un article (offert ou échantillon)... 20 8) COMMENT FAIRE UN DEVIS CLIENT EN CAISSE... 21 a. Saisie d un devis... 21 b. Reprendre un devis et le passer en commande ou facture... 21 i. Modification d un devis à partir de la caisse :... 21 ii. Transformer un devis en commande ou facture :... 21 9) COMMENT GERER LES COMMANDES CLIENTS EN CAISSE... 22 a. Prise de commande... 22 b. Reprendre une commande et facturation... 22 i. Modification d une commande à partir de la caisse :... 22 ii. Transformer une commande en facture :... 22 10) COMMENT FAIRE UNE FACTURE CLIENT... 23 11) COMMENT GERER SON FOND DE CAISSE... 23 a. Comment effectuer une sortie d espèces (dépenses)... 23 b. Comment effectuer un retrait d espèces... 23 c. Comment effectuer un apport d espèces... 23 d. Comment annuler une sortie, retrait et apport d espèces... 24 12) COMMENT CLOTURER LA CAISSE... 24 13) COMMENT FAIRE DES OPERATIONS DE MAINTENANCE SUR LA CAISSE... 27 a. Initialiser une caisse... 27 b. Vérifier le dossier... 27 c. Menu Aide... 27 d. Comment se dépanner rapidement en caisse... 28 14) COMMENT UTILISER LE MENU EDITIONS DE LA CAISSE... 29 2

1) COMMENT OUVRIR LA CAISSE Lorsque l on ouvre le logiciel XL POS Caisse, appuyer sur le bouton «Ouvrir la caisse». La fenêtre suivante vous invite à vous identifier si plusieurs vendeurs sont paramétrés sur le logiciel. Si le vendeur mis par défaut ne correspond pas, appuyer sur le bouton «Vendeur» puis sélectionner le vendeur parmi la liste. Indiquer ensuite le mot de passe si celui-ci est paramétré puis appuyer sur le bouton «OK» Indiquer ensuite le fond de caisse de début de journée présent dans votre tiroir caisse. Par défaut, le logiciel indique le fond de caisse saisi la veille lors de la clôture précédente. Par principe, il faut compter votre fond de caisse physique puis indiquer à nouveau au logiciel la somme que vous avez constatée suivant deux manières : - Comptage automatique o Appuyer sur le bouton «Calculatrice» o Indiquer dans la colonne Quantité le nombre de pièces comptées ou le nombre de billets. o Appuyer sur le bouton «OK» - Comptage manuel o Compter manuellement votre fond de caisse et saisir le montant dans la zone «Euro» Appuyer sur le bouton «Ouvrir le tiroir» pour insérer votre fond de caisse puis appuyer sur le bouton «OK» pour finir l ouverture de la caisse. Le logiciel de caisse détecte la présence des différents périphériques (imprimante ticket, afficheur client, ) lors de cette étape. Un message informatif vous avertira si l un d entre eux n est pas allumé. 3

Le ticket d ouverture s imprime avec les informations suivantes : Nom du magasin et ses coordonnées Nom de la caisse Dépôt de la caisse Date et heure d ouverture Montant du fond de caisse Mise à jour provenant de l Administateur : Ex ci-joint : fichier de mise à jour depuis le 03/03/2008 Dans cette notice, vous trouverez fréquemment le terme «Clavier de caisse» qui correspond en fait à l écran de caisse configuré par votre revendeur ou par les services XL SOFT. Le clavier est paramétrable (cf notice Administrateur). Toutes les fonctionnalités de la caisse sont regroupées dans le «Menu général (F10)» et peuvent être insérées sur le clavier de caisse. Menu Général Afficheur Aperçu Ticket Changement d ordre des lignes Clavier de caisse personnalisable Zone de saisie 4

Informations présentes sur l afficheur : Désignation et Prix du produit saisi Informations clients : Lorsque ce symbole est vert cela signifie que XL Pos Caisse à trouvé l imprimante ticket. : Lorsque ce symbole est rouge cela signifie que le client affecté au ticket à une alerte de renseignée sur sa fiche client. : Lorsque ce symbole est vert cela signifie que XL Pos Caisse à accès au répertoire de partage. : Lorsque ce symbole est vert cela signifie que XL Pos Caisse communique avec XL Pos Web (Reprise de commande et devis, Liste de cadeaux, Envoi flash caisse, Appel d un nouvel article en cours de journée). 2) COMMENT FAIRE UN TICKET DE CAISSE Commencer par saisir les articles dans la zone de saisie soit par : - Code article - Code barre 1 (lecture optique par douchette code barre ou saisie manuelle) - Code barre 2 (lecture optique par douchette code barre ou saisie manuelle) - Code barre 3 (lecture optique par douchette code barre ou saisie manuelle) - Référence fournisseur - Désignation (Attention il faut la désignation exacte) A la validation de la saisie (automatique avec la douchette, touche «Entrée» en saisie manuelle) l article est ajouté sur le ticket. La recherche d un article peut également se faire à partir d une liste, cette liste est accessible en appuyant sur la touche «F4» ou en appuyant sur un bouton paramétré à cet effet sur votre clavier. Les différentes méthodes de recherche sont indiquées ci-après dans le chapitre 3. a. Faire un ticket de caisse avec un seul règlement La saisie des articles terminée, appuyer sur le bouton «Régler». Le clavier de caisse laisse place alors aux différents modes de règlements paramétrés selon vos besoins et l afficheur indique au client le total de ses achats. Appuyer sur le mode de règlement choisi par le client : Ex : CB pour un paiement en carte bancaire, etc. Le ticket est alors enregistré et imprimé. 5

Cas particuliers : o Le client paye en espèce : appuyer sur la touche «Espèces» puis indiquer la somme que donne le client pour que la caisse calcule le rendu monnaie. Appuyer ensuite sur le bouton indiquant le rendu monnaie pour enregistrer et imprimer le ticket. o Le client paye en chèque et souhaite une date d encaissement différée : appuyer sur la touche «Chèque différé» puis indiquer la date d encaissement. Un coupon sera imprimé indiquant le montant et la date d encaissement. o La caisse est reliée à un terminal de paiement électronique (TPE) : lorsque l on appuie sur la touche «CB», le montant est envoyé au terminal et la caisse demande confirmation de la transaction avant d enregistrer et d imprimer le ticket. o La caisse est reliée à un éditeur de chèque (connecté au TPE) : lorsque l on appuie sur la touche «Chèque», le montant est envoyé à l éditeur via le TPE et la caisse demande confirmation de la transaction avant d enregistrer et d imprimer le ticket. o La caisse est reliée à un éditeur de chèque (imprimante) : lorsque l on appuie sur la touche «Chèque», un message vous demande d insérer le chèque dans l éditeur avant d enregistrer et d imprimer le ticket. b. Faire un ticket de caisse avec plusieurs règlements La saisie des articles terminée, appuyer sur le bouton «Régler». Le clavier de caisse laisse place alors aux différents modes de règlements paramétrés selon vos besoins et l afficheur indique au client le total de ces achats. Saisir la somme et ensuite le mode de règlement choisi par le client. Ex : Le total du ticket est de 100 uros et le client souhaite payer 50 uros en CB et le reste en chèque. Appuyer sur le bouton «Régler» Saisir le chiffre 50 au clavier puis appuyer sur le bouton «CB» Le restant dû s affiche alors Appuyer sur la touche «Chèque» Le ticket est enregistré et imprimé. c. Corriger le dernier règlement saisi sur la caisse La caisse offre la possibilité d annuler le règlement sur le dernier ticket. Appuyer sur la touche «Corriger le dernier règlement» Répondre «OUI» aux deux messages de confirmations. Le dernier ticket réapparait sur l aperçu afin de ressaisir le bon règlement selon la procédure habituelle. Important : Si on appuie sur la touche «Annuler le ticket» cela n annule pas le ticket que l on modifie mais cela annule la correction du règlement. 6

d. Mettre en attente un ou plusieurs tickets Cette fonction permet d encaisser une autre vente sans annuler le ticket en cours de saisie. Commencer la saisie du ticket Appuyer sur la touche «Mettre ticket en attente» Une liste des tickets en attente apparait Appuyer sur le bouton «Nouveau» en bas à droite de votre écran pour encaisser un autre client Entre chaque encaissement, la liste des tickets en attente apparait. Vous avez le choix entre faire un nouvel encaissement en appuyant sur le bouton «Nouveau» ou reprendre un ticket en attente en sélectionnant le ticket puis en appuyant sur le bouton «Reprendre». Plusieurs tickets peuvent être en attente. En revanche, il est impossible de fermer la caisse s il reste des tickets en attente. 7

e. Les différents types de lignes Ligne de commentaire Ligne d avoir Ligne de sous-total Ligne de remise Article gratuit Changer l ordre des lignes du ticket Comment modifier la quantité d un article sur un ticket Sélectionner l article puis appuyer sur la touche «Quantité» afin de modifier la quantité vendue d un article sur un ticket. Indiquer la quantité totale sur le pavé numérique qui apparaît. Comment changer le conditionnement de vente Le changement du conditionnement d une ligne article se fait par le Menu général F10/Ligne/Conditionnement. L article concerné doit être sélectionné. Comment changer le Poids d un article Le changement de poids d un article se fait par le Menu général F10/Ligne/Poids. L article concerné doit être sélectionné. 8

Comment changer le Libellé d un article Automatiquement, le code et le libellé de l article apparaît sur le ticket. Il est possible de modifier le libellé de l article en passant par le Menu général F10/Ligne/Libellé. Comment faire une vente si l article n a pas été enregistré dans le fichier Il suffit d appeler un article divers, par défaut le logiciel en possède un nommé <inconnu>, (mais vous pouvez aussi utiliser un autre article), puis modifier le libellé sur le ticket ainsi que le prix. Une fois la journée de caisse remontée sur l administrateur, il suffira de créer l article et de modifier la ligne <inconnu> par le bon code. Comment changer le taux de TVA Se positionner sur l article dont la TVA change puis prendre le Menu général F10/Ligne/Taux de T.V.A. Les taux paramétrés dans l Administrateur apparaîtront sous forme de liste. Comment saisir un retour produit La saisie d un retour produit se fait par le menu F10/ Ligne/Avoir ou en appuyant sur la touche «Retour Produit». Les lignes d avoir sont de couleur rouge. Elles consistent à reprendre de la marchandise (si vous gérer votre stock, la quantité générée sur la ligne d avoir viendra créditer le stock). Comment saisir un commentaire Les commentaires peuvent être pré-paramétrés dans l Administrateur. Ils sont ensuite repris sous forme de liste («MENU GENERAL (F10)» «Ligne» «Commentaire»). Cette ligne apparaît en bleue. Un commentaire libre peut-être également saisi en appuyant sur le bouton «Commentaire» et en saisissant dans la zone prévue à cet effet. 3) COMMENT RECHERCHER UN ARTICLE a. Recherche article 1 ère méthode : En appuyant sur la touche «F4» du clavier, une liste article est accessible. Les articles sont triés sur la colonne indexée (l index est représenté par le symbole ). Dans notre exemple, l index est sur la colonne Désignation. Si l on souhaite un index sur une autre colonne il suffit de double cliquer sur l index de la colonne désirée. L utilisateur a la possibilité de saisir directement les premiers caractères de l article recherché, le curseur se positionne sur le premier article correspondant à cette recherche. 9

2ème méthode : Filtrer un article Sur la partie basse d une liste article, on peut choisir le champ sur lequel on souhaite faire la recherche (dans notre exemple «Désignation»), indiquer ensuite le mot clé recherché dans la zone «Valeur» puis appuyer sur la touche «Entrée» du clavier ou cocher la case contient si celle-ci n est pas cochée. Tous les articles contenant le mot clé s affichent. Les champs sur lesquels on peut faire un filtre correspondent aux colonnes affichées. Pour afficher d autres colonnes que celles par défaut, faire un clic-droit sur les entêtes de colonnes, puis sélectionner le ou les champs que l on souhaite faire apparaitre dans la liste article. Par défaut, les nouveaux champs sélectionnés se placent à droite de la liste. On peut répartir les colonnes sur la largeur de la liste en double-cliquant sur le carré bleu. Entête de colonne 3 ème méthode : Bouton «Rechercher» Le bouton «Rechercher» permet de trouver un article sur un critère donné. Les champs sur lesquels on peut faire une recherche correspondent aux colonnes affichées. Indiquer dans la zone «Valeur» le critère recherché. Si on souhaite recherche la valeur exacte, cocher la case correspondante. Appuyer sur le bouton «OK» pour lancer la recherche. A la différence du filtre article, la recherche n affichera pas le résultat mais se positionnera sur le premier article correspondant au critère. En appuyant sur la touche «F3» du clavier, la recherche de l article suivant redémarre. 10

b. Consultation du stock d un produit Dans la liste des articles, on peut afficher directement la colonne stock afin de visualiser la quantité en stock pour chaque référence article. Le stock affiché est celui du dépôt de rattachement de la caisse. Si le dossier présente plusieurs dépôts de stockage, il faut appuyer sur le bouton «Voir le stock» afin de visualiser le stock d un produit pour chaque dépôt. On peut afficher également le stock réactualisé en appuyant sur le bouton «Stock flash». Ce stock réactualisé est calculé en fonction des éléments suivants : Interrogation du stock de l Administrateur-Ventes des autres caisses (flash caisse)-ventes de la caisse. Attention, cette fonctionnalité n est accessible que si l accès distant est paramétré et que la caisse accède à XL Pos Web. Pour un modèle (article décliné), il faut appuyer sur le bouton «Voir le stock» afin de visualiser le stock pour chaque déclinaisons du modèle. Le menu déroulant «Mode» permet de définir le mode d affichage entre les trois déclinaisons. 11

Le menu «Valeur affichée» permet d afficher entre autre la quantité en stock, la quantité en commande fournisseur, en commande client Si le dossier comporte plusieurs dépôts, on pourra choisir également le dépôt pour lequel on souhaite avoir le stock de l article décliné. On peut afficher également le stock réactualisé en choisissant «Quantité instantanée» dans la valeur affichée. Ce stock réactualisé est calculé en fonction des éléments suivants : Interrogation du stock de l Administrateur-Ventes des autres caisses (flash caisse)-ventes de la caisse. Attention, cette fonctionnalité n est accessible que si l accès distant est paramétré et que la caisse accède à XL Pos Web. 4) COMMENT UTILISER UN FICHIER CLIENT EN CAISSE a. Recherche client et affectation au ticket Appuyer sur la touche «Clients». Par défaut le clavier de caisse est configuré pour afficher sous forme de liste soit : o Tous les clients o Clients caisses Les clients «Caisse» sont des clients magasins qui sont identifiés car ils possèdent une carte de fidélité, un avoir, ont eu besoin d une facturette lors d un achat, ont ouvert une liste de cadeaux, o Clients en compte Les clients «En compte» sont des clients professionnels créés sur l Administrateur. On ne peut pas créer de clients en compte sur la caisse. o Clients avec bonus Les clients avec bonus ont une carte de fidélité et ils bénéficient actuellement d un bonus (gain) dont ils peuvent se servir pour régler leurs achats. o Clients avec une carte de fidélité Les clients ayant une carte de fidélité o Clients avec avoir Les clients avec avoir peuvent se servir de cet avoir pour régler leurs achats. o Clients avec crédit Les clients avec crédit ont un solde de crédit positif et doivent une somme d argent. o Clients avec avance Les clients avec avance ont versés précédemment une somme d argent et peuvent s en servir pour régler leurs achats. o Clients avec points Les clients avec points ont une carte de fidélité et ils ont un nombre de points supérieur à zéro. Les clients sont triés sur la colonne indexée (l index est représenté par le symbole ). Dans notre exemple, l index est sur la colonne Nom-prénom. Si l on souhaite un index sur une autre colonne il suffit de double cliquer sur l index de la colonne désirée. L utilisateur 12

a la possibilité de saisir directement les premières lettres du client recherché, le curseur se positionne sur le premier client correspondant à cette recherche. Les trois méthodes de recherche décrites pour les articles sont valables également pour la recherche d un client (cf Chapitre 3). b. Créer un client Lorsque le client n existe pas déjà dans la liste, il faut appuyer sur le bouton «Créer un client» en bas de votre écran. Onglet Fiche : Identité : Choisir parmi la liste (Mr, Mlle, Mme, SARL, ) Nom : Nom du client (obligatoire) Prénom : Prénom du client Adresse : Adresse du client CP : Indiquer le code postal du client Ville : En fonction du code postal saisi, la ville s affiche automatiquement. Si il y a plusieurs communes pour le même code postal, choisir la commune parmi la liste déroulante. Pays : Pays du client Contact : Dans le cas d une société, indiquer l interlocuteur Téléphone/Portable/Fax : Coordonnées du client Carte de fidélité : choisir un type de carte de fidélité parmi la liste puis indiquer un numéro si vous possédez des cartes pré-numérotées. Laissez le champ numéro à vide si vous souhaitez que la caisse génère automatiquement le numéro. 13

Onglet Livraison : Vous pouvez indiquer une adresse de livraison différente de l adresse indiquée ci-dessus. Le bouton «Autres» sert à indiquer des adresses de livraisons secondaires. Onglet Informations : Vous pouvez indiquer les informations suivantes : Catégorie : catégorie du client (à choisir parmi vos catégories clients en place) Groupe : regroupement du client (à choisir parmi les groupes clients : critère statistique) Facturation : o Toutes taxes (prix unitaire affiché en TTC) o Hors taxes (prix unitaire affiché en HT) o Exonéré (le client est exonéré de TVA) o Rétrocession (le client est facturé en PU Stock + TVA) Facturation des BL : o Individuel (un bon de livraison = une facture) o Mois (facturation groupée de tous les BL d un mois) o En cours (facturation groupée de tous les BL en cours) o Commande (facturation groupée de tous les BL issus d une commande) Remise : indiquer un taux de remise si le client bénéficie d une remise permanente Escompte : indiquer un taux d escompte si le client bénéficie d un escompte permanent Tarification : indiquer un type de tarification spécifique Paiement : indiquer un mode de paiement disponible parmi la liste Devise : indiquer une devise de paiement si celle-ci est différente de l Euro. Soumis à TPF1 : indiquer si le client est soumis à la TPF1 (généralement on utilise la TPF1 pour gérer la taxe parafiscale «DEEE») Soumis à TPF2 : indiquer si le client est soumis à la TPF2 Onglet Notes : Sous-onglet texte : indiquer une annotation concernant le client (champs non disponible en recherche) Sous-onglet alerte : indiquer une information importante lorsque le client passe en caisse (somme dû, confirmation coordonnées, ) Lorsque le client est affecté à un ticket et que le client à une alerte de renseignée, un icône rouge s affiche sur l afficheur vendeur. Il suffit alors de cliquer dessus pour voir le contenu de l alerte. c. Modifier une fiche client XL Pos Caisse offre la possibilité de modifier une fiche client. Rechercher le client parmi la liste des clients puis appuyer sur le bouton «Voir la fiche» Pour modifier la fiche client, appuyer sur le bouton «Modifier» Vos modifications finies, appuyer sur le bouton «Valider» 14

d. Avance client Une avance consiste à verser sur le compte d un client une somme d argent (arrhes, ouverture d un compte, chèque cadeau, ) La fonction «Verser une avance» est accessible à partir du bouton «Financier» ou Menu général F10/Règlement/Verser une avance. Choisir un client parmi la liste ou créer un nouveau client si celui-ci n existe pas déjà. Indiquer la somme versée. Choisir le mode de règlement parmi la liste. Un ticket justificatif s imprime alors sous la forme suivante : e. Utilisation d une avance client Saisir le ticket selon la procédure habituelle. Appuyer sur bouton «Clients», puis «Clients avec Avance» Choisir le client parmi la liste (le montant des avances du client apparait alors) Appuyer sur le bouton «Régler» Saisir le montant de l avance du client puis appuyer sur le bouton «Paiement par avance» Choisir le mode de paiement qui vient compléter le règlement du ticket. f. Crédit client On peut régler un ticket par un crédit client. Ce crédit sera mémorisé sur la fiche du client et permettra de rembourser le crédit. Pour mettre en crédit un ticket de caisse : Appuyer sur le bouton «Régler» Choisir le mode de règlement «Crédit» Choisir un client parmi la liste ou créer un nouveau client si celui-ci n existe pas déjà. g. Remboursement d un crédit client Cette fonction permet de solder un compte débiteur. Il faut affecter le client concerné en appuyant sur le bouton «Clients» puis «Clients avec crédit». Appuyer ensuite sur le bouton «Financier» puis «Rembourser un crédit» 15

Par défaut le logiciel reprend la totalité du crédit, il est possible d indiquer un montant différent. Après avoir saisi ou accepté le crédit indiqué, il faut indiquer le moyen de règlement. Si on sélectionne un client qui n a pas de crédit, le logiciel affiche le message : «Le client n a pas de crédit en cours». Un ticket est automatiquement imprimé reprenant le montant remboursé ainsi que le moyen de règlement. Si le montant remboursé ne couvre pas totalement le crédit, le ticket reprendra le reste à rembourser. h. En cours client Cette fonction permet de régler en caisse les factures non soldées d un client. Choisir le client parmi la liste en appuyant sur le bouton «Clients» puis «Tous les clients». Appuyer sur le bouton «Clients» puis «Encours client» La liste des factures non réglées apparait alors. Sélectionner une facture puis appuyer sur le bouton «Régler» Sélectionner un mode de paiement parmi la liste puis appuyer sur le bouton «Valider» i. Règlement déporté Cette fonction permet de saisir un règlement sans création de ticket ni pièce. Cette fonction est accessible en passant par le «Menu général F10/Règlement/Règlement déporté». Il est impératif d affecter le client. Sur l administrateur, il sera impératif de pointer ce règlement avec la pièce que vient régler ou solder ce règlement (cf. notice Administrateur). 5) COMMENT FAIRE DES ANNULATIONS ET RETOURS ARTICLES a. Annuler un article En cours de saisie d un ticket, la caisse XL POS offre la possibilité d annuler une ligne. Pour cela, sélectionner la ligne à annuler sur l aperçu ticket puis appuyer sur le bouton «Annuler la ligne». Répondre «Oui» au message de confirmation. b. Annuler le ticket en cours Cette fonction permet d annuler le ticket en cours de saisie. Appuyer sur le bouton «Annuler le ticket» puis répondre «Oui» au message de confirmation. Attention, aucune trace de cette annulation ne sera conservée. c. Annuler un ticket de la journée Cette fonction permet d annuler un ticket ou une autre pièce commerciale faite sur la caisse dans la journée. Appuyer sur le bouton «Annuler un ticket» puis sélectionner le ticket ou la pièce sur la liste. Répondre «Oui» au message de confirmation. L annulation d un ticket suppose l émission d un contre-ticket. d. Echange d article Saisir l article que le client rapporte au magasin puis appuyer sur le bouton «Retour Produit». (Le bouton «retour produit» est paramétré avec une fonction «Quantité» et 16

une valeur de -1) Si le client rapporte plusieurs articles de la même référence, appuyer sur la touche «Quantité» puis la quantité retournée précédée du signe -. Saisir ensuite le ou les articles que le client achète ce jour. La caisse calcule la différence entre les articles retournés et achetés ce jour. 1 er cas : Le client doit de l argent : Appuyer sur le bouton «Régler» puis sélectionner le mode de paiement pour imprimer le ticket. 2 ème cas : Le client ne doit rien : Appuyer sur le bouton «Régler» pour imprimer le ticket. 3 ème cas : Le magasin doit de l argent au client : Emission d un avoir client ou remboursement client. (cf chapitre e et f) e. Retour d articles avec émission d un avoir i. Emission d un avoir client Appuyer sur le bouton «Régler» puis sur le bouton «Avoir» Répondre «Oui» à la question posée. Choisir un client parmi la liste ou créer un nouveau client si celui-ci n existe pas déjà. Un ticket d avoir est imprimé mentionnant le montant de l avoir. ii. Utilisation d un avoir par le client Saisir le ticket selon la procédure habituelle. Appuyer sur bouton «Clients», puis «Clients avec Avoir» Choisir le client parmi la liste (le montant de l avoir apparait alors) Appuyer sur le bouton «Régler» Saisir le montant de l avoir puis appuyer sur le bouton «Avoir» Choisir le mode de paiement qui vient compléter le règlement du ticket. f. Retour d articles avec remboursement Appuyer sur le bouton «Régler» puis sur le bouton «Espèces» pour un remboursement en espèces. 6) COMMENT UTILISER LE BOUTON «IMPRIMER» a. Imprimer une facturette Une facturette est une réédition d un ticket saisi dans la journée sur une imprimante ticket ou sur une imprimante A4. On ne peut imprimer une facturette sur un ticket antérieur à la journée de caisse. Pour imprimer une facturette : Appuyer sur le bouton «Impressions» Appuyer sur le bouton «Imprimer une facturette» Sélectionner le ticket à imprimer parmi la liste Répondre «Oui» au message de confirmation. Une facturette étant nominative, il faut choisir un client parmi la liste affichée ou créer le client si celui-ci n existe pas dans la liste. b. Imprimer le dernier ticket (duplicata) Appuyer sur le bouton «Impressions» Appuyer sur le bouton «Réimprimer le dernier ticket» Répondre «Oui» au message de confirmation. 17

c. Imprimer un ticket de la journée Appuyer sur le bouton «Impressions» Appuyer sur le bouton «Imprimer un autre ticket» Sélectionner le ticket à imprimer parmi la liste Répondre «Oui» au message de confirmation. Un ticket d une journée de caisse précédente ne peut être imprimé à nouveau. d. Imprimer le ticket sans les prix (pour un cadeau) Cette fonction permet d imprimer le dernier ticket uniquement sans notions de prix. Appuyer sur le bouton «Impressions» Appuyer sur le bouton «Réimprimer le dernier ticket sans les prix» Répondre «Oui» au message de confirmation. e. Imprimer la liste des règlements Cette fonction permet en cours de journée d imprimer le détail des règlements perçus sur la caisse. Appuyer sur le bouton «Impressions» Appuyer sur le bouton «Imprimer les règlements» Répondre «Oui» au message de confirmation. f. Imprimer le X (consultation de caisse) L impression d un X permet d imprimer en cours de journée une clôture de caisse provisoire. Appuyer sur le bouton «Impressions» Appuyer sur le bouton «Imprimer le X» Répondre «Oui» au message de confirmation. g. Consultation des ventes du jour (flash caisse) Cette fonction permet de consulter en cours de journée à partir de XL Pos Caisse certaines informations telles que le CA, le nombre de clients, le panier moyen, la fréquentation par tranches horaires, Appuyer sur le bouton «Ventes du jour» ou Menu général F10/Statistiques de la journée. Onglet Statistiques : Données liées au CA. 18

Onglet Règlements : Pointage des règlements avec les acomptes, avoirs, avances, crédits. Onglet Moyens : Cumul par mode de règlements. Onglet Articles : Détail des articles vendus. Onglet Familles : Cumul des ventes par familles. Onglet Vendeurs : Cumul des ventes par vendeurs. Onglet TVA : Cumul des ventes par TVA. Onglet Fréquentation : Graphique représentant en rouge le nombre de clients par heures et en bleu le CA TTC par heures. h. Utilisation du mode Aperçu/Impression Le mode Aperçu permet de couper la relation entre la caisse et l imprimante ticket. Par défaut le logiciel de caisse est en mode Impression. Pour basculer en mode Aperçu : Appuyer sur le bouton «Impressions» Appuyer sur le bouton «Mode Aperçu/Impression» Pour basculer à nouveau en mode Impression : Appuyer sur le bouton «Impressions» Appuyer sur le bouton «Mode Aperçu» Astuce : L appui prolongé de la touche «CTRL» du clavier PC, pendant l impression d un ticket ou d une pièce, permet de basculer le temps de l impression en mode Aperçu. 7) COMMENT FAIRE DES REMISES EN CAISSE a. Remise sur un article en % Saisir l article selon la procédure habituelle Appuyer sur le bouton «Remise et Prix» Appuyer sur le bouton «Remise en ligne (%)» Indiquer la remise sur le pavé numérique qui apparaît. (Pour 10 % de remise indiquer 10 puis Entrée) Une ligne de remise apparait alors en dessous de l article concerné. Pour annuler cette remise, il faut sélectionner la ligne de remise sur l aperçu ticket puis appuyer sur le bouton «Annuler la ligne». b. Remise sur un article en uro Saisir l article selon la procédure habituelle Appuyer sur le bouton «Remise et Prix» Appuyer sur le bouton «Remise en ligne en montant» Indiquer le montant de la remise sur le pavé numérique qui apparaît. Une ligne de remise apparait alors en dessous de l article concerné. Pour annuler cette remise, il faut sélectionner la ligne de remise sur l aperçu ticket puis appuyer sur le bouton «Annuler la ligne». c. Remise sur un sous-total en % Une remise sur un sous total permet de faire une remise sur un ensemble d articles. Saisir les articles selon la procédure habituelle Appuyer sur le bouton «Sous-total» Appuyer sur le bouton «Remise et Prix» 19

Appuyer sur le bouton «Remise en ligne (%)» Indiquer la remise sur le pavé numérique qui apparaît. (Pour 10 % de remise indiquer 10 puis Entrée) Une ligne de remise apparait alors en dessous du sous-total. Pour annuler cette remise, il faut sélectionner la ligne de remise sur l aperçu ticket puis appuyer sur le bouton «Annuler la ligne». d. Remise sur le ticket en % Saisir les articles selon la procédure habituelle Appuyer sur le bouton «Remise et Prix» Appuyer sur le bouton «Remise ticket (%)» Indiquer la remise sur le pavé numérique qui apparaît. (Pour 10 % de remise indiquer 10 puis Entrée) Une ligne de remise apparait alors en pied de ticket. Pour annuler cette remise, il faut appuyer sur le bouton «Remise et Prix» puis «Remise ticket (%)» et indiquer le chiffre 0 sur le pavé numérique avant de valider. e. Rabais sur le ticket en uro Saisir les articles selon la procédure habituelle Appuyer sur le bouton «Remise et Prix» Appuyer sur le bouton «Remise ticket en montant» Indiquer la remise sur le pavé numérique qui apparaît. Une ligne de remise apparait alors en pied de ticket. Pour annuler cette remise, il faut appuyer sur le bouton «Remise et Prix» puis «Remise ticket (%)» et indiquer le chiffre 0 sur le pavé numérique avant de valider. f. Changer un prix en caisse Vous pouvez modifier le prix d un article sur un ticket en sélectionnant l article puis en appuyant sur le bouton «Prix». Un pavé numérique apparaît afin de saisir le prix TTC. Il est à noter que l ancien prix ne figure pas sur le ticket. g. Offrir un article (offert ou échantillon) Se positionner sur l article et appuyer sur le bouton «Remise et Prix» et «Article gratuit». Cette fonction permet de mettre à zéro le prix de l article sur le ticket tout en décomptant l article du stock. 20

8) COMMENT FAIRE UN DEVIS CLIENT EN CAISSE a. Saisie d un devis XL Pos Caisse offre la possibilité de saisir un devis client. Ce devis peut ensuite être imprimé selon le format paramétré (ticket, A5 ou A4) Ce devis sera créé sur XL Pos Administrateur lors de la remontée de la clôture de caisse. Appuyer sur le bouton «Gestion» Appuyer sur le bouton «Devis» Le numéro de devis est indiqué en haut de l aperçu ticket sur votre écran. Un devis étant nominatif, il faut choisir un client parmi la liste ou créer le client si celui-ci n existe pas dans la liste. (cf chapitre 4) Saisir les articles selon la procédure habituelle Tous les types de lignes peuvent être également saisis (commentaires, remises, sous total, ) Appuyer sur le bouton «Régler» pour finir la saisie du devis et lancer l édition. Il n est pas possible d enregistrer un acompte sur un devis. b. Reprendre un devis et le passer en commande ou facture Cette fonction n est possible que si le module XL Pos Web est configuré sur votre installation. Un devis peut-être repris le jour même ou un autre jour pour le modifier ou le transformer en commande ou facture si le client accepte les conditions du devis. i. Modification d un devis à partir de la caisse : Choisir le client concerné par le devis. Appuyer sur le bouton «Gestion» Appuyer sur le bouton «Reprendre un devis» Sélectionner le devis. Effectuer les modifications souhaitées (annulation d une ligne, ajout d articles, modifications de prix, ) Appuyer sur le bouton «Régler» pour enregistrer le devis. ii. Transformer un devis en commande ou facture : Choisir le client concerné par le devis. Appuyer sur le bouton «Gestion» Appuyer sur le bouton «Reprendre un devis» Sélectionner le devis. Une fois le devis affiché sur l aperçu, appuyer sur le bouton «Gestion» puis «Commande ou «Facture» selon la nature de l opération. Appuyer sur le bouton «Régler» pour percevoir le règlement ou appuyer sur la touche «Non réglé» si la commande ou la facture n est pas réglée tout de suite. Important : le devis transformé n est plus accessible dans la liste des devis. 21

9) COMMENT GERER LES COMMANDES CLIENTS EN CAISSE a. Prise de commande XL Pos Caisse offre la possibilité de saisir une commande client. Cette commande peut ensuite être imprimée selon le format paramétré (ticket, A5 ou A4) Cette commande sera créée sur XL Pos Administrateur lors de la remontée de la clôture de caisse. Appuyer sur le bouton «Gestion» Appuyer sur le bouton «Commande» Le numéro de commande est indiqué en haut de l aperçu ticket sur votre écran. Une commande étant nominative, il faut choisir un client parmi la liste ou créer le client si celui-ci n existe pas dans la liste. (cf chapitre 4) Saisir les articles selon la procédure habituelle Tous les types de lignes peuvent être également saisis (commentaires, remises, sous total, ) Appuyer sur le bouton «Régler» pour finir la saisie de la commande. Pour saisir un acompte sur la commande : Saisir le montant de l acompte grâce au pavé numérique puis appuyer sur le mode de règlement choisi par le client. Le solde étant non réglé pour l instant, il faut appuyer sur le bouton «Non réglé» SI la commande ne comporte pas d acompte, appuyer directement sur la touche «Non réglé». b. Reprendre une commande et facturation Cette fonction n est possible que si le module XL Pos Web est configuré sur votre installation. Une commande peut-être reprise le jour même ou un autre jour pour la modifier ou la transformer en facture. i. Modification d une commande à partir de la caisse : Choisir le client concerné par la commande. Appuyer sur le bouton «Gestion» Appuyer sur le bouton «Reprendre une commande» Sélectionner la commande. Effectuer les modifications souhaitées (annulation d une ligne, ajout d articles, modifications de prix, ) Appuyer sur le bouton «Régler» ii. Transformer une commande en facture : Choisir le client concerné par la commande. Appuyer sur le bouton «Gestion» Appuyer sur le bouton «Reprendre une commande» Sélectionner la commande. Une fois la commande affichée sur l aperçu, appuyer sur le bouton «Gestion» puis «Facture». 22

Appuyer sur le bouton «Régler» pour percevoir le règlement ou appuyer sur la touche «Non réglé» si la facture n est pas réglée tout de suite. Important : la commande transformée n est plus accessible dans la liste des commandes. 10) COMMENT FAIRE UNE FACTURE CLIENT XL Pos Caisse offre la possibilité de saisir une facture client. Cette facture peut ensuite être imprimée selon le format paramétré (ticket, A5 ou A4) Cette facture sera créée sur XL Pos Administrateur lors de la remontée de la clôture de caisse. Appuyer sur le bouton «Gestion» Appuyer sur le bouton «Facture» Le numéro de facture est indiqué en haut de l aperçu ticket sur votre écran. Une facture étant nominative, il faut choisir un client parmi la liste ou créer le client si celui-ci n existe pas dans la liste. (cf chapitre 4) Saisir les articles selon la procédure habituelle Tous les types de lignes peuvent être également saisis (commentaires, remises, sous total, ) Appuyer sur le bouton «Régler» pour percevoir le règlement ou appuyer sur la touche «Non réglé» si la facture n est pas réglée tout de suite. Important : une facture ne peut être reprise sur la caisse. Les modifications éventuelles ne seront possibles que sur XL Pos Administrateur une fois la clôture de caisse remontée. 11) COMMENT GERER SON FOND DE CAISSE a. Comment effectuer une sortie d espèces (dépenses) Cette fonction permet de justifier la sortie d espèces, par exemple, régler la course du facteur. Appuyer sur le bouton «Financier» puis «Dépenses» Une liste de libellé s affiche automatiquement. Il est possible d en créer un nouveau en le saisissant dans la zone de saisie. Un message vous demande si le nouveau justificatif doit être ajouté à la liste. Attention après intégration dans l administrateur, il faut impérativement paramétrer le compte comptable de ce nouveau libellé. Après avoir indiqué le montant, un justificatif s imprime automatiquement sur l imprimante ticket. b. Comment effectuer un retrait d espèces Cette fonction permet de justifier un retrait d espèces de la caisse afin de le mettre dans le coffre-fort du magasin. Appuyer sur le bouton «Financier» puis «Retrait d espèces» Après avoir indiqué le montant, un justificatif s imprime automatiquement. c. Comment effectuer un apport d espèces En cours de journée, l ajout d espèces doit être justifié par cette fonction. Appuyer sur le bouton «Financier» puis «Apport d espèces» Après avoir indiqué le montant, un justificatif s imprime automatiquement. 23

d. Comment annuler une sortie, retrait et apport d espèces Appuyer sur le bouton «Financier» puis sur le bouton d annulation correspondant à votre besoin. Un justificatif s imprime. Fonds de caisse début + Recettes espèces. - Sorties d'espèces - Retraits d'espèces + Apport d'espèces = Fonds de caisse Fin 12) COMMENT CLOTURER LA CAISSE La clôture de caisse est une opération irrémédiable qui consiste à clôturer la journée de caisse et à préparer un fichier pour intégration dans le logiciel XL Pos Administrateur. Les tickets de caisse ne pourront plus être modifiés une fois cette étape passée. 1 ère étape : Comptage de la caisse Imprimer le X ou consulter l onglet «Moyens» du bouton «Ventes du jour» Lors de cette étape, il faut vérifier les éléments suivants : - le nombre de chèque correspond avec le nombre que vous comptez physiquement. - le nombre de CB correspond avec le journal du TPE - retenir le montant des espèces encaissé dans la journée. 2 ème étape : Effectuer le retrait d espèces Cette opération consiste à retirer de votre fonds de caisse un montant d espèces afin de le placer dans le coffre de votre magasin. La procédure de retrait est décrite dans le chapitre 11 de cette notice. Appuyer sur le bouton «Fermer» en haut de l aperçu ticket afin de procéder à la clôture de caisse. 24

3 ème étape : Comptage du fonds de caisse et clôture Appuyer sur le bouton «Clôturer la caisse» La fenêtre suivante vous invite à vous identifier si plusieurs vendeurs sont paramétrés sur le logiciel. Si le vendeur mis par défaut ne correspond pas, appuyer sur le bouton «Vendeur» puis sélectionner le vendeur parmi la liste. Indiquer ensuite le mot de passe si celui-ci est paramétré. Indiquer dans la zone Visites le nombre total de visiteurs dans votre magasin. Cette information est en général donnée par les barrières antivol équipées d un capteur de passages. La zone Notes permet de mettre un commentaire sur la journée écoulée (météo, opérations promotions particulières, erreur de caisse injustifiée). Ce commentaire sera consultable sur le journal de caisse dans XL Pos Administrateur. Appuyer sur le bouton «OK» Indiquer ensuite le fond de caisse de fin de journée présent dans votre tiroir caisse. Par principe, il faut compter votre fond de caisse physique puis indiquer au logiciel la somme que vous avez constatée suivant deux manières : - Comptage automatique o Appuyer sur le bouton «Calculatrice» o Indiquer dans la colonne Quantité le nombre de pièces comptées ou le nombre de billets. o Appuyer sur le bouton «OK» - Comptage manuel o Compter manuellement votre fonds de caisse et saisir le montant dans la zone «Euro» 25

Appuyer sur le bouton «Ouvrir le tiroir» pour retirer votre fond de caisse puis appuyer sur le bouton «OK». Le bouton «Règlement» permet de modifier lors de la clôture un mode de règlement erroné sur un ticket de la journée. Sélectionner le ticket concerné puis modifier le moyen de paiement en cliquant sur le moyen affiché et en choisissant le bon moyen parmi la liste. Appuyer sur le bouton «Valider» pour revenir à l écran précédent. Appuyer sur le bouton «OK» pour finir la clôture de la caisse. Si le montant du fond de caisse indiqué correspond au fonds de caisse calculé, le ticket de clôture est imprimé sur l imprimante ticket ou A4 en fonction du paramétrage demandé. Sinon un message vous indique que le fond de caisse n est pas correct et vous invite à le confirmer ou à recompter. Un message vous invite à imprimer la bande de clôture. (Edition de tous les tickets de caisses) Nous vous conseillons de ne pas imprimer cette bande de contrôle puisque cette dernière est stockée sur XL Pos Administrateur et ré imprimable à la demande. 26

Un message vous invite à imprimer la liste des règlements de manière détaillés. Appuyer ensuite sur le bouton «Quitter» pour quitter le logiciel XL Pos Caisse. 13) COMMENT FAIRE DES OPERATIONS DE MAINTENANCE SUR LA CAISSE a. Initialiser une caisse L initialisation de caisse consiste à remettre à jour la base de données de XL Pos Caisse par rapport à XL Pos Administrateur. Quand faire une initialisation de caisse : o Suppressions d articles sur l Administrateur o Suppressions de clients sur l Administrateur o Constat d écart de stock entre XL Pos Caisse et XL Pos Administrateur o Changement important de paramétrage (carte de fidélité par ex.) Après avoir générer le fichier d initialisation sur XL Pos Administrateur, appuyer sur le bouton «Outils» puis «Réinitialiser» b. Vérifier le dossier Cette opération est à effectuer lorsque vous constatez un dysfonctionnement sur le logiciel ou lorsqu un message d erreur apparait au cours de certaines opérations. Appuyer sur le bouton «Outils» puis «Vérifier» Attendre ensuite que le traitement demandé soit terminé. c. Menu Aide En allant dans le menu «Aide» et «Assistance», la prise en main à distance de votre ordinateur par le service assistance XL Soft sera possible, à condition d avoir une connexion à Internet active. En allant dans le menu «Aide» et «www.xlsoft.fr», votre navigateur internet se lance en affichant la page d accueil du site internet XL Soft. En allant dans le menu «Aide» et «Informations», vous trouverez différentes informations concernant le paramétrage de XL Pos Caisse. Onglet Répertoires : Programme : Chemin d installation du logiciel Mise à jour : Chemin d accès au répertoire de mise à jour automatique Echanges : Chemin d accès au répertoire d échanges avec XL Pos Administrateur. Si la notion «Accessible» est affichée, XL Pos Caisse à accès au répertoire d échange. Si la notion «Inaccessible» est affichée, XL Pos Caisse n a pas accès au répertoire d échange, par conséquent les clôtures de caisses ne remonteront pas dans XL Pos Administrateur. Temps réel : Chemin d accès au répertoire de partage (partage des informations clients telles que les avoirs, les points de fidélité entre plusieurs caisses) Dépôt de travail : Code dépôt rattaché à la caisse. Onglet Périphériques : Informations sur les périphériques déclarés sur la caisse Onglet Impressions : Informations sur les modèles d éditions paramétrés sur la caisse 27

Onglet Echanges : Historique des 30 derniers fichiers importés (début de journée) et des 30 derniers fichiers exportés (clôture de caisse) Un bouton vous permet de visualiser le dernier rapport d importation. Onglet Serveur : Informations sur le serveur Nexus utilisé par la caisse (N version, ) Informations sur le serveur Nexus distant (celui de XL Pos Administrateur) Un bouton «Changer de serveur» permet de choisir à nouveau un serveur Nexus distant. Un redémarrage du logiciel sera nécessaire pour choisir le nouveau serveur Nexus. Onglet Affichage : Cet onglet donne la possibilité de changer les couleurs des différents types de lignes. Sur la version textile, vous pourrez choisir l ordre d affichage du tableau des déclinaisons. Une option permet également d afficher l aperçu ticket à droite de l écran de caisse. Onglet Transfert : Cet onglet permet d afficher les informations relatives à XL Pos Web et aux échanges avec XL Pos Administrateur dans le cas de caisses distantes. En allant dans le menu «Aide» et «A propos», vous trouverez des informations concernant votre numéro de licence ainsi que le numéro de version du logiciel. d. Comment se dépanner rapidement en caisse Problèmes constatés Solutions Mon imprimante ne fonctionne pas Le montant n est plus envoyé vers le TPE Ma douchette affiche des caractères anormaux La reprise des devis, commandes et listes de cadeaux est impossible Le fichier articles et clients n est pas à jour sur la caisse Les clôtures de caisses ne remontent pas dans l Administrateur Vérifier qu aucun voyant d erreur ne s allume sur l imprimante. Vérifier que l icône Imprimante sur l afficheur vendeur est verte. Vérifier que le câble de liaison est bien relié entre la caisse et le TPE. Vérifier les paramètres de liaisons sur le TPE (se rapprocher de l assistance TPE) La douchette n est pas paramétrée. Prendre le guide de configuration de la douchette La caisse n accède pas au module XL Pos Web Vérifier dans Aide-Informations-Transfert l adresse IP pointant sur le serveur XL Pos Web Il faut initialiser la caisse La caisse n a pas accès au répertoire d échanges. 28

14) COMMENT UTILISER LE MENU EDITIONS DE LA CAISSE Le menu Editions permet de rééditer la dernière clôture de caisse, la dernière liste de règlements et la dernière bande de contrôle. Si une nouvelle journée de caisse débute, ces options seront inactives. Le bouton «Synthèse» permet d éditer un état des ventes en fonction du modèle paramétré. Le bouton «Etiquettes articles» permet d éditer des étiquettes codes barres articles. 29