Bilan social 2015 Rapport sur l état de la collectivité
Sommaire Introduction 1 - Accès au bilan social 2015 2 - Le choix de la saisie du bilan social 3 - La saisie agent par agent 4 - La saisie agrégée 5 - L achèvement de la procédure de saisie 6 - Points d attention au regard des campagnes précédentes 7 - Les changements par rapport au BS 2013 8 - Enquête rapide 9 - Calendrier prévisionnel
Introduction DECRET Décret n 97-443 du 25 avril 1997 relatif au rapport pris en application de l avant-dernier alinéa de l article 33 de la loi n 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale Article 1 Modifié par Décret n 2011-184 du 15 février 2011 - art. 55 (V) L autorité territoriale présente, avant le 30 juin de chaque année paire, à chaque comité technique placé auprès d elle, un rapport sur l état de la collectivité, de l établissement, du service ou du groupe de services dans lequel ce comité a été créé. Pour les collectivités et établissements affiliés à un centre de gestion et non dotés d un comité technique, un rapport portant sur l ensemble de ces collectivités et établissements est établi par le président du centre de gestion. Le rapport est arrêté au 31 décembre de l année impaire précédant celle de sa présentation. Il porte sur la totalité de cette année impaire. La liste des informations devant y figurer est fixée par un arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique et du ministre chargé des collectivités territoriales. Outre celles mentionnées à l article 33 de la loi du 26 janvier 1984 susvisée, ces informations sont relatives notamment à l état des emplois et à leur répartition, à la rémunération, aux conditions d hygiène et de sécurité, au temps de travail et aux relations sociales. Les documents cités sont accessibles sur le site cdg44.fr, rubrique : Je gère des Ressources Humaines de ma collectivité / Bilan social
Introduction (suite) Les collectivités de moins de 50 agents rattachées au CT placé auprès du Cdg doivent fournir des informations nécessaires au Cdg dont elles dépendent, afin que soit établi un rapport d ensemble de ces collectivités rattachées. Chaque «commune nouvelle» de moins de 50 agents, créés au 1 er janvier 2016, fournira au Cdg des informations distinctes pour chacune des anciennes communes dont elle est issue. Les collectivités employant entre 50 et 350 agents, qui, bien qu étant affiliées au Cdg, ont leur propre CT sont tenues d établir leur propre rapport, soumis pour avis à leur CT. C est ce dernier qui sera transmis au Cdg auquel elles sont affiliées. Pour les «communes nouvelles» employant entre 50 et 350 agents, créés au 1 er janvier 2016, ce rapport contiendra des informations distinctes pour chacune des anciennes communes dont est issue la commune. Dans les 2 cas, les Cdg départementaux communiqueront le rapport à renseigner aux collectivités qui leur sont affiliées, les centraliseront en retour et transmettront à la DGCL, l ensemble des rapports individuels des collectivités dont ils disposent.
Introduction (suite) Les collectivités non affiliées à un Cdg enverront leur rapport, soumis pour avis à leur CT, directement à la DGCL. Nous invitons les collectivités à saisir leurs données sur le fichier «Infocentre» afin de disposer des indicateurs de contrôles non disponibles sur le fichier Excel DGCL. De plus l'article 23 de la loi 2007-209 du 19 février 2007 relative à la Fonction Publique Territoriale précise que les Centres de Gestion assurent une mission générale d'information sur l'emploi public territorial, pour l ensemble des collectivités et établissements publics. Les bilans sociaux sont une source d information centrale que les Cdg de la région Pays de la Loire souhaitent développer.
1 Accès au bilan social 2015. Vous recevrez par courrier les codes de connexion au bilan social de votre collectivité. Les codes seront adressés par courrier à l autorité territorial. Etape 1 Se connecter. Etape 2 Installation du «Client Citrix» Etape 3 S identifier Etape 4 La saisie Etape 1 Se connecter. Le Lien sera accessible sur notre site : www.cdg44.fr Rubrique : «Je gère les ressources humaines de ma collectivité» Prévoir les effectifs et les compétences «Enquête et bilan social»
1 Accès au bilan social 2015. Etape 2 Installation du «Client Citrix» La saisie des données s effectue au moyen d un simple navigateur internet. Installer sur votre poste un programme appelé «Client Citrix». La procédure est simple, sûre, et sans danger (ce programme est exempt de tout virus).
1 Accès au bilan social 2015. Le client Citrix va vous permettre d accéder manière sécurisée à votre Bilan Social hébergé chez Neeria (anciennement DS-Service). S il a déjà été installé sur votre poste, vous arriverez directement sur la fenêtre d authentification : Saisir les identifiants transmis par le cdg44 Vous n aurez donc rien à installer.
1 Accès au bilan social 2015. Si le client Citrix n est pas installé sur votre poste, il vous sera proposé de le faire automatiquement : Vous avez juste à cocher «j accepte les termes du contrat de licence Citrix» et a cliquer sur «installer». A chaque connexion, par la suite, le client Citrix se chargera.
1 Accès au bilan social 2015. Etape 3 S authentifier Lors de la première connexion, changer le mot de passe attribué par le CDG et le confirmer. Ceci vous garantit que les données que vous saisissez resteront confidentielles et vous permet de choisir un mot de passe simple à retenir. Mot de passe d au moins 8 caractères. Il est important de mémoriser ce mot de passe
1 Accès au bilan social 2015. Il est alors demandé quel niveau d accès est donné au serveur. Cliquer sur «Plein accès» de manière à pouvoir sauvegarder votre bilan social sur votre disque dur. Cliquer ensuite sur «Ne plus me demander». Cette opération est sans danger et il se peut que vous soyez amené à la refaire. Vous pouvez également avoir cette fenêtre : Cliquez sur oui et cochez «ne plus me demander pour ce site».
1 Accès au bilan social 2015. Etape 4 La saisie 1 bilan social par collectivité Si mairie & CCAS : 2 bilans sociaux! Cliquer sur l icône «Accès au Bilan Social 2015». Accès au Bilan Social 2015 Un message va s afficher et vous devrez faire votre choix :
2 Le choix de la saisie du bilan social La saisie agent par agent : Le fichier est pré-rempli avec les données carrière pour vos agents titulaires. Il vous est donc proposé de vérifier et compléter les données pour chacun des agents de votre collectivité. Approche individuelle permettant de renseigner les informations en s appuyant sur les dossiers de chaque agent. Probablement plus fiable si la collectivité ne dispose pas d un SIRH permettant de sortir, via des requêtes, des données collectives. Les retours des précédentes campagnes mettent en évidence que cette saisie est pertinente si votre collectivité n a pas eu plus de 100 agents (titulaires, stagiaires et non-titulaires) durant l année 2015. Si vous faire cette saisie agent par agent, il est nécessaire de basculer les données saisie dans un fichier consolidé et de le vérifier.
2 Le choix de la saisie du bilan social Saisie agrégée Approche globale (fichier Excel) permettant de renseigner les informations en s appuyant sur des données collectives. Probablement plus fiable si la collectivité dispose d un SIRH permettant de sortir, via des requêtes, des données collectives. Ce choix est recommandé si la collectivité a eu plus de 100 agents (titulaires, stagiaires et non-titulaires) durant l année 2015. L expérience du BS 2013 a monté que certains fournisseurs de SIRH établissaient des fichiers non conformes au modèle DGCL L intégration dans infocentre était alors impossible! Le fichier Excel disponible sur le site de la DGCL a été modifié à plusieurs reprises depuis sa mise en ligne. Si votre fournisseur se propose de l utiliser, assurez-vous qu il prenne la dernière version.
2 Le choix de la saisie du bilan social La saisie agent par agent 1 - L écran suivant apparait : 2 - Il suffit de cliquer sur «Saisie agent par agent (BSAG2015.xls)», pour accéder à l interface suivante : (BSAG2015.xls) (BSAG2015-rapport.xls) (BS2015_consolide..xls) «Sauvegarde locale» permet de recopier BS2015_consolidé.xls et «BSAG2015_rapport.xls sur C:\BilanSocial2011 de votre disque dur.
3 La saisie agent par agent Saisir les informations générales de la collectivité Vérifier et compléter les informations individuelles de chaque agent. Compléter en intégrant les agents non-titulaires. Après la vérification de vos données, transférer vers le bilan social consolidé Après saisie complète de vos données, Création de votre tableau des effectifs
3 La saisie agent par agent Pour la saisie des informations générales de la collectivité comme pour celle des éléments individuels d un agent, il est nécessaire d aller jusqu au dernier écran pour enregistrer nous vous invitons donc à imprimer les copies d écrans mises en annexe afin de préparer la saisie. Sur chaque écran, un bouton d aide pour apportera des éléments de précision
3 La saisie agent par agent Les données «collectivité» et «carrières» des agents stagiaires et titulaires sont intégrées dans votre bilan social Infocentre. Cela vous permet de vérifier les informations et de compléter les indicateurs non renseignés. Informations de la collectivité : 8 écrans successifs 3.1 Saisir les informations de la collectivité Ecran 1 Sur chaque écran, un bouton d aide pour apportera des éléments de précision
3 La saisie agent par agent 3.2 - Saisir les informations des agents Vérifier les informations déjà renseignées. Compléter les indicateurs. Renseigner les informations portant sur les non-titulaires. Valider après chaque agent. Ne pas supprimer les agents partis durant l année 2015
3 La saisie agent par agent Vérifier et transférer Lorsque tous les agents présents tout ou partie de l année 2015 sont renseignés (titulaires, stagiaires et nontitulaires) : 1 Production du tableau des effectifs afin de contrôler les données 2 Le transfert des données! Une fois la saisie terminée, cliquer sur «transfert vers le bilan social». L opération vient alimenter les données agrégées du bilan social et les graphiques.
3 La saisie agent par agent Vérifier et transférer L étape suivante consiste alors à consulter le bilan social consolidé et les restitutions graphiques. Cela permet de vérifier que vos données saisies ont bien été transférées et de vous assurer que les indicateurs de contrôle sont «OK»
Petit retour vers le point 2 Le choix de la saisie du bilan social Si la réponse est non : vous arrivez sur cette page d accueil. Lors des connexions futurs, la question initiale ne serait pas reposée. Par contre, il vous est possible de «réactiver» la saisie agent par agent. Cela peut être utile si «rapidement» après le début de la saisie, vous vous rendez compte qu il vous est difficile de renseigner les informations en global.
4 - La saisie agrégée Vous pouvez choisir de remplir votre Bilan social de manière agrégée en accédant à un questionnaire classique (similaire à celui de la DGCL). Cliquez pour cela sur l icône «Bilan social consolidé». Vous accédez directement à un questionnaire de type Excel (même s il n est pas nécessaire de disposer de ce logiciel). Une barre de menu supplémentaire vous permet de naviguer facilement dans celui-ci (fonctions «précédent» et «suivant», retour au sommaire ).
4 - La saisie agrégée De nombreux indicateurs disposent d explicatio ns qui apportent des éléments de précision Indicateur de contrôle permettant de visualiser des erreurs de cohérence
4 - La saisie agrégée Vous pouvez interrompre votre saisie à tout moment et y revenir en sauvegardant vos données dès que vous quittez l application. A l issue de votre saisie, vous pouvez accéder à une synthèse graphique des données que vous avez saisies. Cliquez pour cela sur la page «sommaire», puis le bouton «voir» du chapitre «Première synthèse des résultats - restitutions». Notez que ces graphiques ne sont pertinents qu une fois l ensemble du bilan social complété. Ils ne sont pas protégés, vous pouvez donc modifier la mise en forme à votre guise.
4 - La saisie agrégée Commencer par vous rendre sur la page sommaire. Celle-ci constitue un point d entrée à partir duquel vous pouvez vous rendre directement vers l un des indicateurs en cliquant sur son bouton «Saisir» ou vers une fiche explicative en cliquant sur «Explications». Cette page présente aussi un récapitulatif des contrôles de cohérence par page.
4 - La saisie agrégée La saisie est achevée lorsque tous les indicateurs sont renseignés et que l ensemble des contrôles est «OK»
5 - L achèvement de la procédure de saisie (agent par agent et consolidée) Une fois la saisie achevée et les données vérifiées (ne pas hésiter à se rapporter au sommaire du fichier agrégé qui met en évidence les éventuelles erreurs repérées par des indicateurs de contrôle) : 1 - Enregistrer une copie pour la consulter hors-ligne
5 - L achèvement de la procédure de saisie 2 - Mettre le Bilan Social à disposition du CDG Cette étape est très simple et très rapide. Toutefois vous devez être sûr : - d avoir terminé votre saisie ; - d avoir enregistré sur votre poste (si vous le souhaitez) une copie de sauvegarde de votre bilan.
5 - L achèvement de la procédure de saisie Saisie agent par agent Saisie agrégée (BSAG2015.xls) (BSAG2015-rapport.xls) (BS2015_consolide..xls) (BS2015_consolide..xls) «Sauvegarde locale» permet de recopier BS2015_consolidé.xls et «BSAG2015_rapport.xls sur C:\BilanSocial2011 de votre disque dur. «Sauvegarde locale» permet de recopier BS2015_consolidé.xls et «BSAG2015_rapport.xls sur C:\BilanSocial2011 de votre disque dur. Une fois transmis au CDG, vous n avez plus accès aux données, à l exception du tableau des effectifs Retour au menu
6 - Points d attention au regard des campagnes précédentes :
6 - Points d attention au regard des campagnes précédentes : Indicateurs Soucis observés 3.1.1 : Rémunération des fonctionnaires Se rapporter à la fiche relative à cet indicateur 3.2.1 : Rémunération des non-titulaires sur emplois permanents (NT/EP) 3.3.1 : Rémunération des non-titulaires sur emplois non permanents (NT/ENP) 3.4.4 : Dépenses de fonctionnement de la collectivité et dépenses de personnel 5.1.1 : Agents affectés à la prévention A remplir obligatoirement s il y a eu des NT/EP durant l année 2015 A remplir obligatoirement s il y a eu des NT/ENP durant l année 2015 A remplir obligatoirement Médecins de prévention = 0 (à renseigner uniquement par le Cdg) 6.1.4 : Coût de la formation A remplir obligatoirement Onglet «général» : merci de renseigner l intégralité des champs!!! De nombreux indicateurs disposent dans ce bilan social d un menu déroulant afin d indiquer «oui / non»
7 - Les changements par rapport au BS 2013 Des modifications motivées : Tenir compte des évolutions législatives et réglementaires depuis fin 2013. Disposer d une meilleure connaissance statistique de la place des femmes dans la fonction publique. Mieux connaître la situation des agents non-titulaires dans la fonction publique territoriale. Une simplification souhaitée par les CDG mais pas toujours entendue.
7 - Les changements par rapport au BS 2013 1.1.4 : Nombre de fonctionnaires en ETP par filières et par sexe 1.2.4 : Nombre d agents non titulaires en ETP par filières et par sexe 1.5.0 (1) : Bilan des arrivées et départs de la collectivités dans l années 2015 1.5.6 & 1.5.7 : Titularisation dans le cadre de la loi Sauvadet en 2013, 2014 et 2015 2.1.3 : Absences des non titulaires sur emploi non permanents 2.1.4 : Congés paternité et d accueil de l enfant des agents (titulaires et non titulaires par catégorie) Indicateurs ajoutés : 2.2.5 : Charte du temps (oui / non) 5.1.3 : Nombre de visites médicales sur demande de l agent 5.1.4 à 2.1.6 : Documents et démarches de prévention 5.2.1 : Accidents du travail et maladies professionnelles reconnues ajout du nombre de jours d arrêts par cadres d emploi en globalisant titulaires et non titulaires 5.2.3 : nombre d allocataires d invalidité attribuées au cours de l année 2015 5.3 : Nombre d actes de violence physique envers le personnel au cours de l année 2015 2.1.5 : entretiens avant et après des congés de 6 mois et plus 6.1.2 : Journées de formation suivies par les agent non permanents (ajout H/F) 2.2.2 : Contraintes particulières concernant le temps de travail 6.1.3 : Validation de l expérience ajout de nombre d agents bénéficiant du congés de formation au titre de 2015
7 - Les changements par rapport au BS 2013 Indicateurs modifiés : 1.1.0 et 1.5.1 ajout d un item «autres» concernant les emplois fonctionnels 1.5.0 (2) : Départs dans l année 2015 (distinction fonctionnaires / Non-titulaires + hommes/femmes) 1.5.2 : suppression d item + ajout H/F 1.5.3 : Changement de présentation pour précision H/F 1.5.8 : (anciennement 1.5.6) 1.6.1 : simplification des données relatives aux agents handicapés 1.7.1 : Sexe et âge - Ajout des non tit sur emploi non permanent 2.1.1 & 2.1.2 : Absences Ajout de la notion d âge 3.1.1 : Ajout des heures supplémentaires pour les fonctionnaires 3.2.1 & 3.3.1 : ajout d items détaillant la rémunération (pour l ensemble des non titulaires) 2.1.3 : Jours de carence Indicateurs supprimés (références BS 2013) :
8 - Enquête rapide REFER. : Décret n 97-443 du 25 avril 1997 modifié. Arrêté du 28 septembre 2015 fixant la liste des indicateurs contenus dans le rapport sur l état de la collectivité. Circulaire DJRCT3 n 01-2016 V Une exploitation spécifique organisée sur un échantillon de collectivités Comme pour la campagne précédente, une enquête «rapide» par échantillon, portant sur 3000 collectivités, est mise en œuvre parallèlement au dispositif habituel opérant sur l ensemble des collectivités de façon exhaustive. Elle ne modifie en rien l obligation pour l ensemble des collectivités territoriales de transmettre leur bilan social comme indiqué dans cette note d information. L intérêt de cette exploitation «rapide» réside dans la possibilité d obtenir des indicateurs statistiques nationaux sensiblement plus tôt, c est à dire avant la fin de l année de tenue des C.T. (c est-à-dire avant la fin de l année 2016). Une priorité dans le suivi et les opérations de relance sera donnée aux collectivités faisant partie de l échantillon de l exploitation rapide. Les collectivités faisant partie de l échantillon de l exploitation rapide devront transmettre leur rapport dans les plus brefs délais après présentation au CTP. Pour les autres, les rapports devront être transmis obligatoirement au plus tard trois mois après leur présentation au CTP, soit fin septembre 2016.
8 - Enquête rapide 48 collectivités affiliées concernées : REGION DES PAYS DE LA LOIRE CAISSE DES ECOLES DE ST JEAN DE BOISEAU CENTRE COMMUNAL D ACTION SOCIALE DE CHATEAUBRIANT CENTRE COMMUNAL D ACTION SOCIALE DE COUERON CENTRE COMMUNAL D'ACTION SOCIAL DE NANTES CENTRE COMMUNAL D'ACTION SOCIALE DE CLISSON CENTRE COMMUNAL D'ACTION SOCIALE DE SAINT-NAZAIRE CENTRE COMMUNAL D'ACTION SOCIALE DE SAINT-SEBASTIEN SUR LOIRE CENTRE DEPARTEMENTAL DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE COMMUNAUTE COM LOIRE ATLANTIQUE MERIDION COMMUNAUTE COMMUNES VALLEE DE CLISSON COMMUNAUTE D'AGGLO DE LA REGION NAZAIRIENNE ET DE L'ESTUAIRE COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION DE LA PRESQU'ILE DE GUERANDE ATLANTIQUE COMMUNAUTE DE COMMUNES REGION DE NOZAY COMMUNE DE BOUGUENAIS COMMUNE DE BRAINS COMMUNE DE CARQUEFOU COMMUNE DE COUERON COMMUNE DE CROSSAC COMMUNE DE LA BAULE-ESCOUBLAC COMMUNE DE LA GRIGONNAIS COMMUNE DE MONTOIR-DE-BRETAGNE COMMUNE DE NANTES COMMUNE DE PAULX COMMUNE DE PONTCHATEAU COMMUNE DE PORNIC COMMUNE DE REMOUILLE COMMUNE DE SAINTE-ANNE-SUR-BRIVET COMMUNE DE SAINTE-LUCE-SUR-LOIRE COMMUNE DE SAINT-GILDAS-DES-BOIS COMMUNE DE SAINT-HERBLAIN COMMUNE DE SAINT-HILAIRE-DE-CHALEONS COMMUNE DE SAINT-JEAN-DE-BOISEAU COMMUNE DE SAINT-NAZAIRE COMMUNE DE SAINT-SEBASTIEN-SUR-LOIRE COMMUNE DE SAUTRON COMMUNE DE VAY COMMUNE DE VERTOU COMMUNE DE VIGNEUX-DE-BRETAGNE COMMUNE DE VUE COMMUNE D'HERIC COMMUNE D'ORVAULT CTRE COM ACTION SOCIALE DE PORNIC CTRE COM ACTION SOCIALE DE SAVENAY CTRE COM ACTION SOCIALE DU PELLERIN DEPARTEMENT DE LA LOIRE-ATLANTIQUE METROPOLE NANTES METROPOLE SERVICE DEPARTEMENTAL INCENDIE ET SECOURS
9 - Calendrier prévisionnel CAMPAGNE DE RECUEIL DES RAPPORTS SUR L ETAT DES COLLECTIVITES TERRITORIALES AU 31/12/2015 2016 Etapes Semaines 11 et 12 Semaine 14 Avril - mai 30 Juin Juillet 30 septembre Octobre - décembre Réunions d information aux gestionnaires des collectivités Transmission des codes d accès à «Infocentre» pour saisie des données Saisie des données Date limite de passage au CT pour l ensemble des collectivités (prévoir les délais de transmission des documents) Transmission des fichiers pour toutes les collectivités concernées par l enquête rapide. Transmission de l ensemble des fichiers des collectivités affiliées à la DGCL Exploitation globale des données et possibilité d effectuer des approches spécifiques (Service Valorisation de l emploi public)
Service valorisation de l emploi public Centre de gestion de Loire-Atlantique 02 40 20 63 84 emploi@cdg44.fr