Instructions T-Connect Versie 1.7 Thuisbezorgd.NL B.V. 1
CHAPITRE page 1 Introduction 1.1 Avant-propos 3 1.2 Télécharger T-Connect 3 1.3 T-Connect via Food terminal avec écran tactile 5 1.4 Installation 5 2 Commandes (liste des commandes) 2.1 Coordonnées clients 6 2.2 Commande 7 2.3 Faire des modifications 8 2.4 Les logos et le Food Tracker 8 2.5 Changer l heure de livraison 10 3 Caisse (encoder commande) 3.1 Coordonnées clients 11 3.2 Catégories 12 3.3 Produits 12 3.4 Finaliser 13 4 Clients (Coordonnées clients) 14 5 Gestion (Gérer votre T-Connect) 5.1 Changer code pin 15 5.2 Gestion -> Présentation 16 5.3 Gestion -> Gérer produits 16 5.4 Gestion -> Heures de livraison 17 5.5 Gestion -> Livreurs 19 5.6 Gestion -> Chiffre d affaires 20 5.7 Gestion -> Imprimante -> choisir format 20 6 Aide 6.1 Code pin et numéro du T-Connect 21 6.2 Rafraichir et redémarrer 21 2
1 Introduction 1.1 Avant-propos Voici le manuel du software gratuit de Takeaway.com, T-Connect. Ce software est disponible en néerlandais, allemand, anglais et français. Les commandes passées via Takeaway.com seront directement placées par nos serveurs dans le programme T-Connect. Quelques secondes après que le client ait placé sa commande en ligne, vous la recevez dans T-Connect. Votre menu tel qu il apparaît sur Takeaway.com sera automatiquement téléchargé par le logiciel. Vous ne devez donc rien encoder. Le programme T-Connect est le mode d envoi le plus rapide et le plus efficace que nous proposons. Le petit plus du logiciel est que les clients ont la possibilité de suivre l évolution de leur commande en ligne. Vous trouverez plus d informations à ce sujet à la page 9. Vous pouvez télécharger vous-même le logiciel T-Connect à partir de la page restaurant (restaurants.takeaway.com), votre nom d utilisateur et votre mot de passe se trouvent sur votre facture. Si vous optez pour la location d une caisse (food terminal), alors le logiciel sera déjà installé dessus et vous ne devez donc pas lire du chapitre 1.2 au 1.4. En plus de vous permettre de recevoir rapidement les commandes de Takeaway.com, vous pouvez également utiliser le logiciel pour encoder vos propres commandes. Bien entendu aucune commission ne sera calculée sur les commandes encodées vous-même. Dans les prochains chapitres tout vous sera expliqué de façon détaillée. 1.2 Télécharger T-Connect A partir de la page restaurant, vous pouvez télécharger T-Connect 1) Munissez-vous de votre nom d utilisateur et votre mot de passe (voir facture) 2) Rendez-vous sur restaurants.takeaway.com (attention pas de www devant) 3) Encodez votre nom et mot de passe 3
1.2 Télécharger T-Connect (suite) 4) Cliquez sur le bouton logiciel 5) Cliquez sur télécharger T-Connect basis 6) Vous verrez l écran suivant, cliquez sur exécuter. 4
1.3 T-Connect sur le food terminal avec écran tactile Si vous avez choisi de louer un food terminal, alors un responsable viendra vous l installer. Le logiciel sera alors déjà installé sur le food terminal avec écran tactile. Le responsable s assurera que tout fonctionne correctement avant de quitter votre restaurant. 1.4 Installation Après avoir téléchargé le logiciel et cliqué sur exécuter, l écran suivant apparaitra. Dans le cadre noir se trouve le numéro d activation. (Attention: parfois le logiciel s installera sans afficher un numéro. Dans ce cas vous devez toujours nous appeler afin d activer T-Connect comme mode d envoi!) 1) Communiquez-nous votre numéro d activation au 02-375 92 32 (Du lundi au vendredi de 10:00 à 22:00 ou le week-end de 11:00 à 22:00.) 2) Mentionnez le nom de votre restaurant et précisez que vous souhaitez activer T-Connect. 3) Le call center activera alors T-Connect comme mode d envoi principal des commandes. 5
2 Commandes (liste des commandes) 2.1 Coordonnées clients Toutes les commandes placées sur Takeaway.com seront directement enregistrées dans votre T- Connect. Vous ne devez donc rien faire. Dès qu une commande arrive vous verrez par exemple ceci: Le premier exemple s applique pour un client qui commande à l avance pour une heure bien précise de livraison. Si un client souhaite recevoir sa commande le plus rapidement possible, alors un message apparaitra (voir le deuxième exemple) vous permettant d estimer le délai de livraison, par exemple 45 min. Vous sélectionnez le temps grâce aux fl7ches ou qux signes + et -. 6
2.2 Commandes Les commandes apparaitront comme représenté ci-dessous. En cliquant sur la commande, celle-ci s ouvrira et vous pourrez voir les coordonnées du client et le détail de la commande. Sur l image vous pouvez voir où se situe la commande. L icône de l imprimante montre que la commande doit encore être préparée, l icône de la casserole indique que la commande est préparée et l icône du scooter indique que la commande est en route. A ce moment-là, la commande devient grise et se retrouve en bas de la liste. Vous devrez ajuster les étapes en cliquant sur le bouton adéquat. Le bouton devient vert lorsque vous changez le statut de la commande. 7
2.3 Modifications Vous ne pouvez pas modifier les commandes qui vous sont envoyées automatiquement. Vous pouvez cependant modifier le délai de livraison ou effacer la commande. Vous êtes alors chargé d avertir le client. Effacer une commande (reçue de Takeaway.com) dans T-Connect, ne signifie pas que la commission pour cette commande ne sera pas comptabilisée. Pour cela vous devez contacter notre équipe. 2.4 Les logos & le Food Tracker En haut de l écran des commandes vous trouverez les boutons commande, préparation et en route. Dès qu une commande arrive, elle se trouve automatiquement dans commande. Lorsque la commande est préparée ou lorsque le livreur est en route, cliquez sur un des deux boutons. Les deux boutons sont liés à notre système et l information sera visible sur l écran du client. Vos clients sont alors toujours au courant de l évolution de leur commande. Commande: En Préparation: En route: Emporter: Livré: 8
L image ci-dessous est un exemple de ce que le client verra sur son écran après avoir commandé. Il est impératif que vous indiquiez lorsqu une commande est en préparation et lorsque le livreur quitte le restaurant. Sinon le client risque de penser que sa commande n est pas traitée puisque le statut de la commande reste sur confirmée. Généralement les commandes doivent être livrées le plus rapidement possible. Dans la plupart des cas, vous pourrez donc immédiatement cliquer sur préparation après avoir confirmé la commande. Le logiciel estime à quel moment la commande doit être préparée et livrée. Si vous attendez trop longtemps avant de changer le statut de la commande, celle-ci va devenir rouge et un signal sonore retentira. Dès que vous cliquez sur le bouton en route, nous envoyons un sms au client pour l avertir. Ce message informe le client que sa commande est en route et donne une estimation de l heure de livraison. Ce service est cent pourcent gratuit. 9
2.5 Changer l heure de livraison Lorsque vous cliquez sur modifier l heure de livraison, l écran ci-dessous apparaitra. A l aide du + et du - vous pouvez ajuster l heure de livraison. Attention, le client ne recevra pas de message automatique. Vous devez absolument l appeler pour l avertir du changement Si vous modifiez la commande alors qu elle devrait déjà être préparée ou en route alors vous recevrez une alerte. 10
3 Caisse (encoder commande) En plus de recevoir rapidement les commandes de Takeaway.com, le software vous offre également la possibilité d encoder vos propres commandes. Comme mentionné plus haut, aucune commission ne sera calculée sur ces commandes. C est très pratique puisque toutes vos commandes seront enregistrées en un seul endroit. Vous pouvez ensuite consulter un graphique qui représente votre chiffre d affaires par jour/semaine/mois/année. Ces données peuvent aussi être envoyées par e-mail dans un document Excel à l adresse que vous nous avez fournie. Vous trouverez plus de détails à ce sujet au chapitre 5.5. 3.1 Coordonnées clients L image ci-dessous illustre comment encoder une nouvelle commande. Cliquez sur chaque cadre et encodez les informations nécessaires. Le bouton Enter fonctionne dans ce cas comme bouton ok. Pour passer à la ligne, il ne faut pas appuyer sur enter mais cliquer sur le cadre suivant. Les champs ne sont pas obligatoires, vous pouvez par exemple juste entrer un nom et numéro. Il est néanmoins recommandé de toujours encoder un nom afin de pouvoir rapidement retrouver une commande. 11
3.2 Catégories Dès que vous avez encodé les coordonnées, vous pouvez encoder la commande. Dans l exemple cidessous, il y a le choix entre les catégories salade, pizza, etc. Dans votre cas, les catégories de votre menu apparaitront. 3.3 Produits En cliquant sur une catégorie, vous aurez ensuite le choix de sélectionner un produit. Dans cet exemple il s agit de «salade fraiche verte». 12
3.3 Produits (suite) Le bouton quantité vous permet de sélectionner le nombre souhaité du produit. Dans notre exemple, une salade verte est ajoutée au panier: 3.4 Finaliser Lorsque vous aurez encodé la commande, l écran pour finaliser apparaitra. Dans le cadre pour les remarques vous pouvez encoder un message, voir ci-dessous le cadre vide. En cliquant sur la croix rouge vous pouvez supprimer les produits. En cliquant sur un élément de la commande, vous pouvez choisir la quantité du produit sélectionné. Vous pouvez également choisir entre l option livraison ou à emporter. 13
3.4 Finaliser (suite) Après avoir contrôlé la commande, ajouté une remarque et une heure de livraison, vous pouvez placer la commande en cliquant sur «commander». Dès que vous aurez fait cela, l écran suivant apparaitra. La commande est alors placée dans la liste des commandes. Comme vous le remarquez dans l image ci-dessous, vous pouvez aussi imprimer la commande et si nécessaire ajouter des frais de livraison. Pour les commande envoyées par Takeaway.com, les frais de livraison sont automatiquement ajoutés. 4 Clients (Coordonnées clients) Sous l onglet Clients vous pouvez gérer les coordonnées de vos clients. Vous pouvez faire des recherches à partir du numéro de téléphone, du code postal, du nom ou de la société et modifier les coordonnées. 14
5 Gestion (Gérer votre T-Connect) 5.1 Modifier le mot de passe Le mot de passé standard de l onglet gestion est 0000. On vous demande automatiquement à votre première visite de modifier ce mot de passe. Sans mot de passe vous ne pouvez pas effectuer de modifications. 15
5.2 Gestion-> Présentation Sur l écran de présentation vous retrouvez les informations suivantes: Votre logo et vos coordonnées Paramètres de l imprimante (T-Connect les identifie automatiquement) Format du papier (vous pouvez le modifier) L option d activer ou non le son (bip) lors de la réception d une commande L option d ajouter votre véhicule de livraison (scooter ou voiture) L option d activer l impression automatique ou non (et choisir le nombre d exemplaires) L option d ajouter ou non la TVA sur le ticket L option d ajouter ou non l adresse de votre restaurant sur le ticket Le cadre statut permet de donner la version de T-Connect que vous utilisez. Cette information pourrait vous être demandée par notre callcenter ou notre équipe technique. Le système effectue les mises à jours automatiquement donc vous n avez rien à faire. 5.3 Gestion -> Gérer produits Lorsque vous êtes dans l onglet gestion vous trouvez en bas l option gérer produits. Ici vous pouvez modifier les prix des produits. Vous pouvez également mentionner si un produit est épuisé. En quelques secondes ces modifications seront mises à jour sur le site web Takeaway.com. Cet onglet vous permet également de spécifier si les prix à emporter sont différents de ceux en livraison. Attention cette information n est pas liée à Takeaway.com, si vous modifier les prix à emporter, cela n affecte pas les prix sur votre menu en ligne sur Takeaway.com. Ceci est uniquement pour votre information interne. 16
5.4 Gestion -> Heures de livraison Sous l onglet heures de livraison vous retrouverez le planning de vos heures d ouvertures pour les livraisons. Attention! Sur Takeaway.com les heures d ouverture pour les plats à emporter ne s affichent pas. Lorsque vous modifier votre horaire de livraison ceci sera également modifié sur le site. Dans l exemple ci-dessous, le restaurant est ouvert pour effectuer des livraisons 7 jours sur 7 de 7h00 à 22h00. L onglet exceptions permet d encoder une exception. La seconde image illustre comment modifier les heures d ouverture. 17
5.4 Gestion -> Heures de livraison (suite) Exceptionnellement fermé une journée (par exemple, le jour de Noël) Dans l exemple précédent, nous vous montrons comment modifier vos heures d ouverture. Vous pourriez également vouloir fermer votre restaurant pendant un ou plusieurs jours. Imaginez par exemple que le jour de Noël tombe un mardi. Normalement votre restaurant est ouvert le mardi mais vous voulez le fermer. Vous pouvez le faire de la manière suivante : 1) Cliquez sur gestion 2) Encodez votre code pin 3) Cliquez sur heures d ouverture 4) Cliquez ensuite sur exceptions (en haut à gauche) 5) Cliquez sur nouveau 6) Cliquez dans l agenda sur le jour où vous souhaitez ecceptionnellement être fermé 7) Cliquez sur fermer ce jour Toujours fermé un certain jour Vous pouvez également choisir de toujours fermer votre restaurant un certain jour de la semaine alors que ceci n est pas encore indiqué sur Takeaway.com. Vous pouvez faire cette modification vous-même mais il ne s agit pas d une fermeture exceptionnelle, chaque semaine votre restaurant sera fermé le jour choisi. Voici comment faire cette modification : 1) Cliquez sur gestion 2) Encodez votre code pin 3) Cliquez sur heures d ouverture 4) Cliquez ensuite sur modifier sous le jour désiré de fermeture 5) Cliquez à nouveau sur modifier 6) Cliquez sur supprimer 7) Cliquez sur enregistrer et fermer 18
5.5 Gestion-> Livreurs Dans cette section, vous pouvez encoder les noms et numéros de téléphone de vos livreurs. Vous pouvez ensuite choisir de munir vor livreurs d un GPS-trackers de Takeaway.com. Ce GPS-trackers vous permettra de localiser à tout moment vos livreurs. Vous pouvez facilement relier les livreurs munis de GPS-tracke à des commandes. De cette manière les clients qui ont placé une commande chez vous pourront suivre le trajet du scooter jusqu à leur domicile. 19
5.6 Gestion -> Chiffre d affaires Sous cet onglet vous pouvez avoir un aperçu de votre chiffre d affaires par jour, semaine, mois et année. Si vous avez plusieurs restaurants, vous pouvez cliquer sur le nom de l autre restaurant en haut à droite. Avec la fonction exporter, vous pouvez exporter votre chiffre d affaires dans un document Excel. Ce document vous sera alors envoyé par e-mail à l adresse que vous nous avez donnée. Si nous n avons pas votre adresse e-mail, cette option ne sera pas activée. Vous pouvez toujours nous communiquer votre adresse e-mail en envoyant un message à info@pizza.be. 5.7 Gestion -> Imprimante -> format impression Si vous souhaitez modifier le format des bons sur lesquels les commandes sont imprimées, voici comment faire Vous devez adapter vous-même les paramètres de votre imprimante! 1) Cliquez sur gestion 2) Encodez votre code pin 3) Cliquez sur sélectionner un format 4) Sélectionnez le format souhaité 5) Cliquez sur fermer fenêtre 20
6 Aide 6.1 Code pin et numéro du T-Connect Si vous avez oublié votre code pin, vous pouvez le demander au callcenter. Le callcenter vous posera simplement quelques questions afin de vérifier que vous êtes bien le propriétaire. Pour identifier votre T-Connect, il vous suffit de cliquer sur le logo lorsque le logiciel s ouvre et un nombre apparaitra en bas de l écran. Ceci est le numéro d identification de votre T- Connect. 6.2 Rafraichir et redémarrer Via le bouton rafraichir et redémarrer la plupart des problèmes seront résolus et les modifications de T-Connect seront faites. En cliquant sur rafraichir et redémarrer toute les données seront récupérées. Si vous avez d autres questions pour lesquelles vous n avez pas trouvé de réponse dans ce manuel, veuillez nous contacter. Par e-mail :info@pizza.be Par téléphone :02-375 92 32 Par fax :02-375 99 43 Nous vous souhaitons plein succès pour la suite! L équipe de Pizza.be 21