Guide d inscription et d utilisation de clicséqur Entreprises Version 2013-11
Table des matières 1 Processus d inscription des entreprises à clicséqur Entreprises...3 1.1 Définitions...3 1.2 Mise en contexte...5 1.3 Parcours d inscription :...6 2 Inscription à clicséqur Entreprises...8 2.1 Exigences relatives à l inscription...8 2.2 Inscription...8 2.3 Service de réimpression...20 3 Authentification à clicséqur Entreprises pour accéder à votre compte clicséqur - Entreprises...22 3.1 Réinitialisation du mot de passé en cas d oubli...27 4 Inscription à des services offerts par un autre MO...30 5 Ajout d une procuration...39 6 Assignation d une procuration...45 7 Messages et profil...51 8 Figure 1 : Processus d inscription à clicséqur Entreprises...52 9 Informations complémentaires...53 10 Annexe I : Résolution du conseil d administration et Procuration...54 2
1 Processus d inscription des entreprises à clicséqur Entreprises 1.1 Définitions Le numéro d'identification : Numéro de dix chiffres qui vous a été attribué par Revenu Québec si votre entreprise, ou l'entreprise dont vous êtes associé ou administrateur, est inscrite au fichier de la TPS/TVH, à celui de la TVQ ou à celui des retenues à la source. Exigences relatives à l inscription. Service en ligne Clic Revenu : Ensemble de services offerts par le ministère du Revenu du Québec. Représentant autorisé (RA) : Personne dûment habilitée à agir pour le demandeur, en raison des fonctions qu'elle occupe ou parce que le demandeur lui en a donné le mandat. Dans certains cas, le représentant autorisé doit faire parvenir au fournisseur de services (Revenu Québec) l'un des documents suivants : les statuts constitutifs de la société, le règlement de régie interne, la résolution du conseil d'administration, la résolution de l'administrateur unique, la convention unanime des actionnaires ou tout autre document prouvant qu'il peut agir au nom du demandeur. Dans le cas qui nous concerne, le RA doit transmettre au fournisseur de services la procuration signée (vous trouverez le modèle de procuration à l annexe I) l autorisant à agir au nom de l entreprise, Responsable des services électroniques (RSE) : Le responsable des services électroniques représente le demandeur auprès du fournisseur de services ainsi qu'auprès des ministères et organismes pour toute transaction relative au dossier du demandeur, incluant la communication de renseignements confidentiels. Il a accès à tous les services et dossiers concernant le demandeur, qu'ils soient actuels, modifiés ou futurs. Il peut inscrire le demandeur aux services offerts par les ministères et organismes et avoir accès à ces services selon les conditions prévues. Il peut aussi permettre à toute personne (ci-après appelée l'utilisateur) d'accéder à clicséqur Entreprises et aux services offerts par les ministères et organismes. Il a le pouvoir d'autoriser le fournisseur de services ou les ministères et organismes à divulguer des renseignements confidentiels aux utilisateurs. À cet égard, le responsable des services électroniques remet à chacun des utilisateurs un code d'utilisateur et un mot de passe attribués par le fournisseur de services, comme si ce code avait été attribué au demandeur, ce qui leur permet d'accéder à ces services. Le responsable des services électroniques détient tous les pouvoirs de gestion des accès aux services, notamment la détermination, la suspension, la réactivation, la 3
modification ou la révocation des droits d'accès des utilisateurs. Toutefois, il ne peut que suspendre ou réactiver les droits d'accès d'un autre responsable des services électroniques. Il peut désinscrire le demandeur de clicséqur Entreprises ou des services offerts par les ministères et organismes. Il peut également faire une demande pour réactiver l'inscription du demandeur à clicséqur Entreprises ou aux services offerts par les ministères et organismes. Dans ce cas, la décision revient au fournisseur de services ou aux ministères et organismes. 4
1.2 Mise en contexte L inscription de l entreprise s effectue électroniquement par un représentant autorisé (RA) de l entreprise. Les processus d inscription et d authentification présentent un bandeau de service avec l image clicséqur Entreprises. Au cours du processus d inscription de l entreprise, la solution clicséqur Entreprise (CSE) procède à la vérification de l identité de l entreprise et de la vérification de l identité de son représentant autorisé. Dans tous les cas, la vérification de l identité de l entreprise se fait en ligne à partir de la saisie de son numéro d identification de Revenu Québec. Toutefois, cette vérification n est pas suffisante pour engager la responsabilité de l entreprise. Cette vérification est complétée par la vérification de l identité du représentant autorisé qui, lui, peut engager la responsabilité de l entreprise. Pour sa part, le processus de vérification d identité du représentant autorisé varie en fonction du type d entreprises et du parcours d inscription. Tous les types d entreprises ont été visés par ce processus : Sociétés; Sociétés de personnes; Particuliers en affaires; Autres types d entreprise (fiducie, ministère ou organismes, etc.). Ce processus prévoit les facteurs suivants : L acceptation des conditions d utilisation par un utilisateur habilité à représenter légalement l entreprise, le représentant autorisé; L entreprise n a pas l obligation de retourner les documents signés par le RA, lorsque ce dernier est reconnu comme un représentant d office 1 de son entreprise; L inscription est automatiquement activée pour les particuliers en affaires ou les sociétés dont le RA est un représentant d office (RO) de l entreprise et qu il a fourni les deux secrets de l entreprise partagé 2 avec Revenu Québec; 1 Le terme représentant d office indique que le représentant autorisé est considéré comme un officier de l entreprise (Président, V-P, secrétaire, trésorier ou administrateur unique dans le cas d une société, associé dans le cas d une société de personnes ou le particulier en affaires lui-même), et ainsi, qu il peut agir au nom de l entreprise auprès de RQ. 2 Les secrets partagés par une société sont : un numéro d invitation et un numéro d avis de cotisation. Les secrets pour le particulier en affaires sont : Un numéro d avis de cotisation ainsi que son code d accès. 5
La solution ne conserve aucune information personnelle au sujet du RA (Numéro d assurance sociale et date de naissance, adresse) ni au sujet du RSE (Numéro d assurance sociale, date de naissance, fonction, adresse). 1.3 Parcours d inscription : La solution d inscription prévoit trois parcours d inscription qui contiennent le même nombre d étapes et peuvent être utilisés par l ensemble de la clientèle entreprise des services électroniques. L utilisation d un parcours ou d un autre, lors de l inscription, est déterminée en fonction du rôle joué par le RA au sein de l entreprise ainsi que du type d entreprise. Dans tous les cas, l inscription de l entreprise se déroule en ligne. Voici ces différents parcours : 1. Activation en ligne Parcours offert uniquement à la clientèle de type société et particulier en affaires dont le représentant autorisé est reconnu comme un représentant d office de l entreprise; Pour un particulier en affaires, le seul RA reconnu est le particulier luimême; Pour une société, le RA doit être l un des représentants d office qui est considéré comme un officier de l entreprise (président, vice-président, secrétaire, trésorier ou administrateur unique dans le cas d une société, associé dans le cas d une société de personnes), et ainsi, qu il peut agir au nom de l entreprise auprès de clicséqur Entreprises. Ce parcours est utilisé lorsque le RA est en mesure de fournir deux secrets partagés entre son entreprise et Revenu Québec; L internaute utilisant ce parcours pourra jouir d une activation en ligne de son inscription, lui évitant ainsi de retourner des documents signés au Ministère; Une lettre est émise et expédiée à l entreprise, au nom du RA, confirmant qu une activation en ligne de l inscription vient d être effectuée. 2. Activation sans retour de documents signés Ce parcours est offert uniquement à la clientèle de type société, société de personnes et particulier en affaires; Ce parcours est utilisé lorsque le RA est reconnu comme un représentant d office de l entreprise, mais n est pas en mesure de fournir ses deux secrets partagés avec Revenu Québec (société et particulier en affaires). La 6
société de personnes, dont le RA est un représentant d office de l entreprise, bénéficie automatiquement de ce parcours puisqu aucun secret n est demandé dans ce cas; L internaute bénéficiant de ce parcours n aura pas à retourner de documents signés pour que RQ procède à l activation de son inscription. Par contre, il devra attendre un retour d appel d un employé de RQ afin de confirmer l inscription et procéder à son activation. 3. Activation avec retour de documents signés Ce parcours est ouvert à toute la clientèle de type entreprise (société, société de personne, particulier en affaires, ministères et organismes gouvernementaux et autres types d entreprise); Ce parcours est utilisé par le RA n étant pas reconnu comme un représentant d office de l entreprise ou agissant à titre de tiers au moment de l inscription. Tous les internautes ne pouvant bénéficier des parcours activation en ligne ou sans retour de documents signés devront utiliser le parcours avec retour de documents signés; L internaute utilisant ce parcours devra retourner tous les documents signés au Ministère afin que son inscription soit activée. 7
2 Inscription à clicséqur Entreprises 2.1 Exigences relatives à l inscription Les informations suivantes sont requises lors de l inscription à clicséqur Entreprises : Le numéro d'identification de l entreprise à Revenu Québec; l'identité et la fonction du représentant autorisé; l adresse; l'identité du ou des responsables des services électroniques. 2.2 Inscription Le représentant autorisé doit se rendre sur le site Web de Revenu Québec et accéder à la page d inscription à clicséqur Entreprises. Cette page est accessible à l adresse www.revenuquebec.ca/cse ou via un hyperlien sur le site du ministère ou de l organisme offrant les services en ligne. 8
Le bouton «Accès au service» permet d accéder à la page d inscription à clicséqur Entreprises. 9
En premier lieu, le responsable autorisé doit saisir le numéro d identification de dix chiffres qui a été attribué par Revenu Québec. Le NEQ est une donnée optionnelle. Il n est donc pas nécessaire de le saisir. 10
Suite à la saisie du numéro d usager, une brève description du service d authentification clicséqur Entreprises est présentée au RA. De plus, cette page présente un descriptif des étapes de l inscription à CSE. 11
À la page un de l étape un, le RA doit saisir ses renseignements personnels. Il doit également choisir la fonction qu il occupe dans l entreprise. Aux fins de ce processus, seul le parcours avec retour de documents signés sera présenté. La fonction «Autres» a donc été sélectionnée. 12
À l étape deux, le RA doit prendre connaissance des conditions d utilisation de clicséqur Entreprises. On y mentionne entre autres qu une inscription à clicséqur Entreprises entraîne automatiquement une inscription aux services Clic Revenu de Revenu Québec. 13
À l étape trois, le RA saisit l adresse de l entreprise. 14
À l étape quatre, le RA peut désigner jusqu à deux responsables des services électroniques. Une fois l inscription activée, le RSE pourra créer d autres responsables des services électroniques. 15
À l étape 5, le RA s assure que les informations saisies sont exactes avant de transmettre la demande d inscription. 16
À l étape six, le RA peut imprimer l accusé de réception de la demande d inscription. Ce document constitue une preuve de transmission de la demande d inscription à clicséqur Entreprises. 17
À l étape sept, le RA doit obligatoirement imprimer la demande d inscription (LEW-1), la procuration (LEW-2) de chaque RSE qu il a créé et signer ces deux documents s il utilise le parcours avec retour de documents signés. Il doit, de plus, joindre la procuration signée (Annexe I) qui démontre qu il est autorisé à agir au nom de l entreprise. S il utilise plutôt l un des deux autres parcours d inscription disponibles, l impression des documents sera optionnelle et il n aura qu à prendre en note les informations pour l accès au service. 18
Le RA doit remettre au RSE son code d utilisateur et son mot de passe temporaire. Le code d utilisateur n expire jamais alors que le mot de passe doit être modifié suite à la première authentification. Suite à l impression des documents requis, le RA peut mettre fin à la demande d inscription à clicséqur Entreprises. 19
2.3 Service de réimpression Ce service permet de réimprimer tous les documents relatifs à l'inscription d une entreprise tant que cette inscription est en attente d'activation ou en cours de traitement. Pour accéder à la page d impression des documents, l internaute doit d abord avoir fait validé son identité afin de déterminer qu il est bien la même personne que celle qui a procédé préalablement à l inscription de l entreprise. L identité sera validée grâce au nom de l internaute, à son prénom, au numéro d identification de l entreprise et à l authentifiant pour réimpression saisis au moment de l inscription. Tous les documents de l inscription sont disponibles. À noter, toutefois, que pour la liste des codes d utilisateur, les mots de passe ne seront pas présentés. Cette contrainte provenant des exigences de sécurité. Lorsqu il a en mains tous les documents, le particulier en affaires ou le représentant autorisé peut les signer et les transmettre à Revenu Québec. Aussitôt que l inscription sera activée par Revenu Québec, il ne sera plus possible d accéder à ce service. Le représentant autorisé doit se rendre sur la page d inscription à clicséqur Entreprises et cliquer sur l hyperlien «service de réimpression». 20
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3 Authentification à clicséqur Entreprises pour accéder à votre compte clicséqur - Entreprises Seuls les RSE d une entreprise ont un accès complet à toutes les fonctionnalités du compte clicséqur Entreprises. Pour y accéder, il faut se rendre sur le site web de Services Québec au www.entreprises.gouv.qc.ca ou sur le site Web des MO participants et cliquer sur le lien donnant accès au service. 22
Le RSE clique sur l hyperlien «accéder à votre compte clicséqur -Entreprises». Il faut rappeler que le RSE doit attendre que l inscription de l entreprise soit activée avant de pouvoir s authentifier via clicséqur Entreprises. 23
Le RSE peut par la suite saisir son code d utilisateur et le mot de passe temporaire qu il a reçus du RA. 24
Lors de la première authentification, l utilisateur est invité à modifier son mot de passe temporaire. Il obtient un message lui confirmant le changement de son mot de passe. 25
L utilisateur doit également choisir ses options de sécurité lors de sa première authentification. Il devra d abord s assurer que le courriel inscrit est bien celui qui est associé à son code d utilisateur. C est ce courriel qui sera utilisé lors d une réinitialisation du mot de passe en cas d oubli. Sinon, il devra inscrire le nouveau courriel dans la case prévue à cet effet et l inscrire une seconde fois dans la case Confirmation du nouveau courriel. Pour des raisons de sécurité, il est suggéré que ce courriel soit utilisé par une seule personne. Par la suite, il devra choisir deux questions de sécurité différentes dans le menu déroulant. L inscription des réponses n est soumise à aucune règle (caractères spéciaux, sensibilité à la casse, etc.). Les questions de sécurité seront nécessaires pour valider l identité de l utilisateur lors d une réinitialisation de son mot de passe. 26
3.1 Réinitialisation du mot de passé en cas d oubli Une fois que ses options de sécurité sont enregistrées, l utilisateur peut demander une réinitialisation en ligne de son mot de passe en cas d oubli. Après avoir cliqué sur «Vous avez oublié votre mot de passe?» sur la page d authentification, l utilisateur devra saisir son code d utilisateur et son courriel. 27
Un message lui indiquera qu un courriel contenant un hyperlien lui a été envoyé à l adresse de courriel associée à son compte d utilisateur. Il dispose alors de 45 minutes pour procéder à la réinitialisation de son mot de passe. 28
Après avoir cliqué sur l hyperlien dans le courriel reçu, l utilisateur devra confirmer son identité en saisissant son code d utilisateur et en répondant à ses deux questions de sécurité. Lorsqu il aura été authentifié, l utilisateur pourra saisir son nouveau mot de passe. 29
4 Inscription à des services offerts par un autre MO Une fois authentifié, sur la page d accueil de son compte clicséqur-entreprises, le RSE clique sur le lien «Inscription à des services offerts par un ministère ou un organisme» dans le menu se situant au haut de l écran à droite. 30
Le RSE choisit le MO pour lequel il désire effectuer une demande d inscription et clique sur «Inscrire» 31
La demande d inscription se fait en trois étapes. À la page un de l étape un, le RSE prend connaissance des renseignements sur le MO. 32
À la page deux de l étape un, le RSE vérifie si les renseignements que Revenu Québec détient sur le MO sont exacts. Si c est le cas, il peut cliquer sur et «Oui» et «Continuer» sinon, il choisit «Non» et continuer et sera invité à contacter Revenu Québec. 33
À la page trois de l étape un, le RSE répond à une question supplémentaire du MO pour des fins de corroboration. Le choix de poser ou non une question supplémentaire est propre à chaque MO. 34
À la page quatre de l étape un, le RSE doit consentir à ce que Revenu Québec transmette sa demande d inscription au MO concerné par la présente demande. 35
Suite au consentement du RSE, ce dernier vérifie si les informations saisies sont correctes avant de transmettre la demande. 36
Le RSE reçoit un accusé réception qu il peut imprimer et conserver comme preuve de son inscription. 37
Une fois la demande complétée par le RSE, celle-ci devra être activée par le MO pour finaliser l inscription de l entreprise. Dans la majorité des cas, il faut prévoir un délai de traitement maximal de 48 heures pour l activation de la demande. Un courriel de confirmation sera transmis dans la boîte de courriel sécurisée du RSE lorsque le traitement de la demande sera terminé. À la suite de l activation de la demande par le MO, le RSE pourra accéder aux services en ligne de celui-ci à partir de son site Web. Il pourra également créer des procurations pour octroyer des droits d accès aux services à d autres utilisateurs de son entreprise (procuration interne) ou à d autres entreprises (procuration externe). Il est à noter que tous les utilisateurs RSE d une entreprise ont automatiquement accès à tous les services auxquels l entreprise est inscrite, mais que les autres utilisateurs doivent être assignés à une procuration pour y accéder. 38
5 Ajout d une procuration L hyperlien «Gestion des procurations clicséqur - Entreprises» donne accès aux services d ajout, d assignation, de modification, de refus et de révocation d une procuration. Aux fins de ce processus, seul l ajout d une procuration interne sera présenté. 39
Le RSE clique sur «Ajouter» pour créer une nouvelle procuration. 40
Le RSE choisit le type de procuration qu il désire créer. Il choisit ici de créer une procuration interne, qui lui permettra d assigner des droits d accès à des utilisateurs de l entreprise. Il doit saisir une date de fin pour la procuration et il doit sélectionner des droits d accès parmi les MO auxquels l entreprise est inscrite. Le RSE clique ensuite sur le bouton «Continuer». 41
Le RSE vérifie par la suite si les données inscrites sont exactes. 42
Le RSE reçoit un accusé réception qu il peut imprimer et conserver comme preuve de création de la procuration. 43
La procuration est activée automatiquement. Il est à noter qu un mandataire (un utilisateur dans le cas d une procuration interne ou une entreprise dans le cas d une procuration externe) ne peut recevoir plus d une procuration de la part d un unique mandant (l entreprise qui crée la procuration). Ainsi, une entreprise qui désire créer différents profils pour ses utilisateurs internes devra créer une procuration pour chacun des profils désirés. Par la suite, les utilisateurs pourront être assignés à l une des procurations créées en fonction de leur profil. En ce qui concerne les procurations externes, l entreprise doit s assurer d inclure tous les droits d accès qu elle souhaite octroyer à l entreprise mandataire dans une seule procuration. 44
6 Assignation d une procuration Le RSE doit créer au préalable un utilisateur à qui il assignera la procuration. Par la suite, le RSE choisit la procuration qu il désire assigner à un ou plusieurs utilisateurs en même temps et clique sur le bouton «Assigner». 45
Les informations sur la procuration s affichent. Le RSE prend connaissance de ses informations puis clique sur «Continuer». 46
Le RSE doit sélectionner le ou les utilisateurs auxquels il désire assigner la procuration et il appuie sur «Continuer». 47
Le RSE vérifie les données avant de transmettre sa demande. 48
Le RSE reçoit un accusé réception qu il peut imprimer et conserver comme preuve. 49
La procuration est maintenant assignée. 50
7 Messages et profil En dernier lieu, il faut rappeler qu une boîte de messagerie électronique privée et sécurisée est créée suite à l activation de l inscription clicséqur Entreprises. Les RSE recevront toutes communications via cette boîte de messagerie dont ils sont les seuls à pouvoir accéder à l aide de leur code d utilisateur et mot de passe. Les messages sont accessibles via l onglet «Message et profil». Cette section permet également aux utilisateurs de modifier l adresse de courriel associé à leur compte en utilisant le lien «Modification de mes renseignements personnels» et de modifier leur mot de passe ou leurs questions de sécurité en utilisant le lien «Modification du mot de passe et des options de sécurité». 51
8 Figure 1 : Processus d inscription à clicséqur Entreprises 52
9 Informations complémentaires Pour l assistance technique, voici l horaire et le numéro de téléphone du service à la clientèle : Lundi : 8 h 18 h Mardi : 8 h 18 h Mercredi : 10 h 18 h Jeudi : 8 h 18 h Vendredi : 8 h 18 h Canada : 1 866 423-3234 États-Unis : 1 866 423-3234 Ailleurs dans le monde : 418 659-2281 53
10 Annexe I : Résolution du conseil d administration et Procuration Une résolution du conseil d administration est une décision que le conseil d administration a prise concernant les affaires usuelles ou administratives de l entreprise. Cette résolution est consignée dans le registre des procès-verbaux. Modèle de résolution [Nom de la société] RÉSOLUTIONS ÉCRITES tenant lieu de l assemblée ou de la réunion du conseil d administration IL EST RÉSOLU : QUE [nom et prénom, fonction ou occupation] (ci-après le «représentant») soit, et il est par les présentes, autorisé à signer pour et au nom de la société les documents requis pour l inscription aux services électroniques Clic Revenu et, généralement, à faire tout ce qu il jugera utile et nécessaire à cette fin. QUE le ministre soit, et il est par les présentes, autorisé à communiquer au représentant les renseignements dont il dispose et qui sont nécessaires à l inscription aux services Clic Revenu. En conséquence, les administrateurs de la société apposent leur signature relativement aux résolutions ci-dessus mentionnées. [Signature] [Nom de l administrateur] [lieu] [date] [Signature] [Nom de l administrateur] [lieu] [date] [ ] Considérant que tous les administrateurs de la société [nom de la société] qui ont le droit de voter ces résolutions ont signé les résolutions ci-dessus mentionnées, elles sont adoptées et effectives en date du [date à laquelle le dernier administrateur a signé]. Un exemplaire de ces résolutions est conservé au registre des procès-verbaux de la société et en fait partie intégrante. (Si c est une copie conforme et non un exemplaire portant les signatures originales, ajouter les éléments suivants :) Copie certifiée conforme 54
Donnée à [lieu] Ce [date] [Signature] Secrétaire 55
Modèle de procuration pour les ministères qui veulent s inscrire à clicséqur Entreprises Procuration Je nomme [nom, prénom et occupation] représentant autorisé de mon organisation afin qu'il procède à l'inscription de celle-ci à l authentification gouvernementale clicséqur Entreprises. Je reconnais que l'inscription à clicséqur Entreprises donne automatiquement accès aux services en ligne Clic Revenu 1. Date : Nom de famille et prénom du signataire : Signature : 56
Madame, Monsieur X Ministère/Organisme 3800, De Marly Québec (Québec) G1X 4A5 Numéro d identification MRQ : 9999999999 1 Clic Revenu est un ensemble de services offerts par le ministère du Revenu du Québec. Ces services permettent notamment, à toute personne désignée par le demandeur, d'effectuer des transactions relatives au dossier du demandeur, incluant la production de déclarations exigées, le paiement de sommes dues, etc., en vertu notamment des lois, des programmes, des ententes ou des accords dont l'administration, l'application ou l'exécution est confiée au ministère du Revenu du Québec; de recevoir des courriels sécurisés du ministère du Revenu du Québec, à partir des services Clic Revenu, concernant des communications qui sont destinées au demandeur, en vertu notamment des lois, des programmes, des ententes ou des accords dont l'administration, l'application ou l'exécution est confiée au ministère du Revenu du Québec; de consulter certaines données contenues dans le dossier du demandeur. 57