Document d information Nouveaux professionnels

Document d information Nouveaux professionnels Optométristes 2017 Version mise à jour le 2017-01-01

Objectif général Vous informer sur la démarche d inscription à la Régie de l assurance maladie du Québec et vous présenter les services offerts en lien avec l administration de votre pratique et les modalités de votre entente. 2

Rôle de la Régie Ministre de la Santé et des Services sociaux Négociation FMSQ FMOQ AOQ Ententes Régie Rémunération Professionnels de la santé Personnes assurées 3

Adhésion aux services en ligne Accédez à la section Professionnels du site Web de la Régie. Cliquez sur votre catégorie de professionnels. Cliquez sur Information et inscription dans la zone d accès aux services en ligne, à la droite de la page. Cliquez sur le lien Vous inscrire immédiatement aux services en ligne, ou consultez la liste des services en ligne qui vous sont offerts. Saisissez votre numéro de référence (code transmis par courrier par la Régie). Prenez connaissance de la politique de sécurité de la Régie (vous devez l accepter pour poursuivre). Confirmez votre identité en remplissant tous les champs obligatoires et choisissez un mot de passe respectant les exigences de la Régie. Répondez aux questions secrètes qui permettront de vous identifier en cas d oubli de votre mot de passe. Vous serez redirigé vers le service en ligne d inscription à la Régie. 4

Inscription à la Régie par les services en ligne Engagement Procédez à votre engagement à exercer dans le cadre du régime d assurance maladie du Québec. L engagement est obligatoire pour les fins de rémunération dans le cadre du régime d assurance maladie du Québec et pour obtenir les accès aux divers services en ligne. 5

Inscription à la Régie par les services en ligne Renseignements personnels Cette section affiche les renseignements personnels reliés à votre numéro de professionnel. Pour modifier vos renseignements personnels, vous devez joindre le Collège des médecins du Québec ou votre Ordre professionnel. Ces informations nous ont été fournies par le Collège des médecins du Québec ou par votre ordre professionnel, à l exception du numéro d assurance sociale. 6

Inscription à la Régie par les services en ligne Coordonnées de correspondance Les coordonnées de correspondance sont les coordonnées privées que la Régie utilisera pour communiquer avec vous. Ces coordonnées ne pourront jamais être révélées à des tiers sans votre consentement. Cette étape vous permet de vérifier vos coordonnées de correspondance, transmises par le Collège des médecins du Québec ou par votre ordre professionnel, et de les modifier au besoin. 7

Inscription à la Régie par les services en ligne Coordonnées de pratique Les coordonnées de pratique sont vos coordonnées publiques. Ces coordonnées peuvent être diffusées par la Régie sans votre consentement. Cette étape vous permet de saisir vos coordonnées de pratique. Vous devez inscrire les coordonnées liées à au moins un lieu de pratique, habituellement celles du lieu de pratique principal. 8

Inscription à la Régie par les services en ligne Finances personnelles Coordonnées de paiement La section Finances personnelles est attribuée au moment de l inscription pour votre facturation personnelle avec votre numéro de professionnel uniquement. Vous êtes invité à saisir le mode de paiement que vous souhaitez utiliser pour vos finances personnelles et à préciser les coordonnées de ce mode de paiement. Deux options s offrent à vous pour le mode de paiement : par virement bancaire ou par chèque. Dans les deux cas, l information concernant le prochain paiement apparaît en dessous du mode de paiement sélectionné. Par la suite, vous devez autoriser certaines demandes de la Régie en cochant les cases appropriées afin de poursuivre votre inscription en appuyant sur le bouton Continuer. 9 Notez qu il est important que le compte bancaire choisi soit un compte personnel enregistré à votre nom légal et non à votre compte de société.

Inscription à la Régie par les services en ligne Finances personnelles Coordonnées d état de compte (1/5) Pour vous accréditer à la facturation informatisée, sélectionnez le mode de réception de vos états de compte et précisez les coordonnées de ce mode de réception. 10

Inscription à la Régie par les services en ligne Finances personnelles Coordonnées d état de compte (2/5) Si vous optez pour l option Ma facturation est prise en charge par une agence existante, vous devez appuyer sur l hyperlien Ajouter une agence pour vous accréditer à une agence de facturation. Pour effectuer la sélection de l agence, vous devez indiquer le numéro de transmission ou le nom de l agence désirée. L accréditation est possible seulement auprès des agences commerciales de traitement de données (ATD) et des agences privées appartenant à un regroupement de professionnels (ISE). Vous ne pouvez plus vous accréditer auprès d une agence privée (DIS) qui n est pas la vôtre. 11

Inscription à la Régie par les services en ligne Finances personnelles Coordonnées d état de compte (3/5) Choisissez le mode de réception de vos états de compte, soit Télécommunication ou Papier. Si vous optez pour Télécommunication, vos états de compte seront envoyés de façon électronique. Si vous optez pour Papier, vous devez choisir l adresse de réception de vos états de compte. 12

Inscription à la Régie par les services en ligne Finances personnelles Coordonnées d état de compte (4/5) Si vous optez pour l option Je prends en charge moi-même ma facturation avec un développeur de logiciels accrédité, vous devez saisir le numéro ou le nom du développeur choisi. Une fois le développeur choisi, sélectionnez le mode de réception de vos états de compte, soit Télécommunication ou Papier. Un message vous fournissant votre nouveau numéro de transmission apparaîtra dans le haut de l'écran. Vous devrez le transmettre à votre développeur de logiciels. 13

Inscription à la Régie par les services en ligne Finances personnelles Coordonnées d état de compte (5/5) Si vous optez pour l option Je ne m accrédite pas pour le moment : Vous pourrez transmettre votre facturation par les services en ligne : Facturation Formulaires (facturation à tarif horaire, honoraires fixes et vacation ou pour des services de laboratoire en établissement) Vous pourrez également transmettre votre facturation sur support papier. Vous recevrez vos états de compte sur support papier. Vous devrez indiquer l adresse de réception de vos états de compte. En tout temps, il est possible d effectuer des modifications au choix de transmission des états de compte dans les services en ligne Mon dossier. 14

Inscription à la Régie par les services en ligne Renseignements sur l inscription Lorsque vous aurez complété chacune des six étapes précédentes, un récapitulatif vous sera présenté pour vous permettre de valider les données saisies. En cliquant sur Continuer, le système vous octroie l ensemble des accès aux services en ligne offerts selon votre profession. 15

Inscription à la Régie par les services en ligne Confirmation d inscription Cette dernière étape confirme votre inscription à la Régie. Vous serez invité à vous diriger vers le Portail des professionnels où vous trouverez, entre autres, le service en ligne Mon dossier vous permettant de gérer vos comptes administratifs. 16

Inscription à la Régie par les formulaires Si vous ne souhaitez pas vous inscrire par les services en ligne, vous pouvez vous inscrire en utilisant des formulaires dynamiques sur le site Web de la Régie, les imprimer et les envoyer par la poste. Voici la liste des principaux formulaires utilisés pour l inscription à la Régie : Formulaires - Inscription à la Régie : Demande d inscription du professionnel de la santé (3003) Autorisation de paiement par dépôt direct (2914) Formulaires - Gestion des comptes administratifs : Demande d un compte administratif et avis de pratique en groupe ou en société (3006) Mandat du professionnel de la santé autorisant la Régie à faire le paiement de ses honoraires à l'ordre d'un tiers (3004) Mandat des professionnels de la santé autorisant un tiers à signer leurs relevés d'honoraires ou leurs demandes de paiement (3005) Formulaires - Facturation informatisée : Demande d accréditation et renseignements pour la facturation informatisée (2404) 17

Inscription à la Régie démarche détaillée Cliquez sur l'étape désirée pour obtenir de l'information détaillée sur les procédures administratives 1. Début de pratique 2. Inscription à la Régie 3. Choix du mode de facturation 4. Choix du mode de paiement 5. Pratique (lieu et type) 6. Début de la facturation 18

Services en ligne autres services disponibles Mon dossier (1/3) Le service en ligne Mon dossier vous permet de : valider les renseignements vous identifiant à la Régie gérer vos préférences de correspondance gérer vos adresses de correspondance, de lieu de pratique et de courriel, ainsi que vos numéros de téléphone et de télécopieur gérer les coordonnées de paiement et d'état de compte de vos finances personnelles ouvrir et gérer un ou plusieurs comptes administratifs individuels et vous associer à un ou plusieurs comptes administratifs collectifs fermer un compte administratif individuel et mettre fin à une association à un compte administratif collectif 19

Services en ligne autres services disponibles Mon dossier (2/3) Ouverture d un compte administratif individuel (optionnel) Vous permet de distinguer le montant des gains par lieu de pratique ou par mode de rémunération. Sous l onglet Comptes de facturation section Administratif individuel : Cliquer sur le bouton Ajouter et indiquer les coordonnées de paiement et d état de compte souhaitées pour ce nouveau de compte. Lorsqu un compte est déjà créé, vous pouvez mettre à jour vos coordonnées de paiement et d état de compte en tout temps. Il est important lors de la facturation d inscrire votre numéro de professionnel accompagné de votre numéro de compte. 20 États de compte distincts par compte administratif.

Services en ligne autres services disponibles Mon dossier (3/3) Association à un compte administratif collectif Si vous exercez votre profession en groupe, vous devez vous associer au sein de ce groupe. Sous l onglet Comptes de facturation section Administratif collectif, cliquer sur le bouton Associer et indiquer le numéro de compte (groupe). Si le groupe est enregistré avec mandat de paiement à un tiers, le chèque sera émis à l ordre d un tiers et le virement bancaire sera émis au compte enregistré au nom du groupe ou de la société. Si le groupe est enregistré sans mandat de paiement à un tiers, le chèque sera émis à l ordre du professionnel ou le virement bancaire sera émis au compte personnel du professionnel. 21 États de compte de groupe distincts par professionnel.

Services en ligne autres services disponibles Messagerie sécurisée Le service en ligne Messagerie sécurisée vous permet de : recevoir la correspondance de la Régie en mode électronique sécurisé. Cette correspondance peut être liée à votre pratique ou à votre gestion; envoyer des messages à la Régie de façon exclusive et de répondre à un message de la Régie. La confidentialité des échanges y est assurée. Pour informer la Régie de votre adresse de courriel personnelle ou valider celle déjà transmise, utilisez le service en ligne Mon dossier. 22

Services en ligne autres services disponibles Facturation - Formulaires Le service en ligne Facturation Formulaires vous permet de : remplir les demandes de paiement suivantes : Demande de paiement - Tarif horaire, honoraires forfaitaires et vacation (1215) Demande de paiement - Honoraires fixes et salariat (1216) remplir le document complémentaire suivant : Document complémentaire - Considération spéciale (1944) Afin de pouvoir utiliser ce service en ligne pour votre facturation, assurez-vous que la direction de votre établissement est inscrite à nos services en ligne. Elle peut ainsi autoriser les demandes de paiement que vous lui transmettez. 23

Services en ligne autres services disponibles Médicaments d exception et patient d exception Le service en ligne Médicaments d exception et patient d exception vous permet de : remplir une nouvelle demande d autorisation; consulter, modifier ou annuler vos demandes d autorisation en cours; répondre à une demande de renseignements supplémentaires de la part de la Régie; renouveler une demande d autorisation. 24

Services en ligne autres services disponibles Consultation électronique de la liste de médicaments Le service en ligne Consultation électronique de la liste de médicaments vous permet, à partir de critères de recherche, de : trouver les médicaments dont le coût est couvert par le régime général d'assurance médicaments; trouver les indications reconnues pour le paiement des médicaments d'exception. Vous pouvez aussi rechercher un médicament à partir de sa marque de commerce, de sa dénomination commune, de sa classification pharmacothérapeutique ou de son code de facturation (DIN). 25

Services en ligne autres services disponibles Vérification de l admissibilité Le service en ligne Vérification de l admissibilité vous permet de valider directement en ligne en temps réel, soit à la date de vérification du numéro d assurance maladie, l'admissibilité au régime d'assurance maladie de la personne assurée à inscrire. Le personnel administratif peut être autorisé à utiliser le service en ligne Vérification de l admissibilité. La personne que vous désignez doit remplir la section Utilisateur du formulaire de demande d accès au service en ligne Vérification de l admissibilité (4122). Vous devez ensuite remplir la section Autorisation. 26

Administration de votre pratique Modes de rémunération (1/3) Rémunération à l acte En cabinet ou en clinique. Formulaire Demande de paiement Optométriste (1500). Annexe II de l Entente : sous l onglet Tarif d honoraires du Manuel des optométristes; comprend la nomenclature et les définitions des services assurés, de même que les règles d application. Répertoire des diagnostics : sous l onglet Diagnostics du Manuel des optométristes. Le professionnel peut mandater un tiers pour signer ses demandes de paiement en remplissant le formulaire Mandat des professionnels de la santé autorisant un tiers à signer leurs relevés d honoraires ou leurs demandes de paiement (3005). Le professionnel demeure toutefois responsable de sa facturation. 27

Administration de votre pratique Modes de rémunération (2/3) Tarif horaire et honoraires fixes Établissements (reconnus et autorisés par le MSSS : centres de réadaptation, CSSS). Avis de nomination : détermine le mode de rémunération (autorisation du MSSS). Avis de service transmis par l établissement à la Régie. Formulaire Demande de paiement - Tarif horaire, honoraires forfaitaires et vacation (1215). Formulaire Demande de paiement - Honoraires fixes et salariat (1216). Facturation via les services en ligne (saisie des demandes de paiement et transmission au responsable d autorisation de l établissement). Le professionnel peut mandater un tiers pour signer ses demandes de paiement en remplissant le formulaire Mandat des professionnels de la santé autorisant un tiers à signer leurs relevés d honoraires ou leurs demandes de paiement (3005). Le professionnel demeure toutefois responsable de sa facturation. 28

Administration de votre pratique Modes de rémunération (3/3) Modes de rémunération Gestion Délai de paiement Avantages / Inconvénients Logiciel Tous Achat d un logiciel et accréditation à la Régie Agence de facturation privée De 11 à 25 jours suivant l envoi * Rapports d erreurs, état de compte informatisé ou version papier, suivi des échanges / Coût du logiciel Informatisé Service en ligne Tarif horaire et honoraires fixes Formulaires en ligne - Adhésion obligatoire de l établissement aux services en ligne De 11 à 25 jours suivant l envoi * Aucun achat de logiciel, facilité d utilisation, services accessibles en tout temps / Rémunération à l acte exclue Papier Tous Prise en charge par le professionnel Mandat à un tiers De 21 à 35 jours suivant l envoi * Aucune exigence administrative / Délai de traitement * Consultez le calendrier des dates limites de réception des demandes de paiement sur le site de la Régie 29

Administration de votre pratique Paiement et état de compte (1/3) Délai de facturation : Dans les 90 jours suivant la date à laquelle le service assuré est fourni Calendriers des dates limites de réception des demandes de paiement Délai de paiement : Dans les 45 jours suivant la date de réception de la demande de paiement Aux 2 semaines Calendriers des dates de paiement Virement bancaire dans les 3 jours ouvrables suivant la date de paiement Délai de conservation des documents : 5 ans selon le Règlement sur les formules et les relevés d honoraires relatifs à la Loi sur l assurance maladie 30

Administration de votre pratique Paiement et état de compte (2/3) État de compte Version électronique (facturation informatisée) Version papier envoyée à l adresse choisie (facturation papier, par les services en ligne ou facturation informatisée) Vérification des états de compte dès leur réception. Soumettre à nouveau si la demande de paiement ne paraît pas sur l état de compte après 45 jours de la date de l envoi. 31

Administration de votre pratique Paiement et état de compte (3/3) Délai de révision : 90 jours à partir de la date de l état de compte sur lequel est indiquée la rectification d honoraires Envoi du formulaire Demande de révision ou d annulation (1549) Délai de refacturation : 90 jours suivant la date de l état de compte sur lequel a été signifié le refus de paiement ou de remboursement 32 Rubrique Refacturation, révision ou annulation

Administration de votre pratique Cotisation syndicale Retenue de la cotisation syndicale Manuel des optométristes (Entente, chapitre II, article 6.00) Optométristes qui adhèrent au régime d assurance maladie du Québec Prélèvement de 10 % par paiement jusqu à l atteinte de la cotisation maximale Année de référence : du 1 er avril au 31 mars Montant de la cotisation annuelle est déterminé par l Association des optométristes du Québec 33

Administration de votre pratique Plafond trimestriel Entente (annexe III, article 5) Plafond de 23 216 $ par trimestre Cinq examens ne sont pas comptés dans le calcul du plafond Réduction de 75 % des honoraires lorsque le plafond est atteint 34

Administration de votre pratique Manuel de facturation Vous pouvez consulter la version électronique du Manuel des optométristes sur le site Internet de la Régie à la section Professionnels. Une version papier et des mises à jour du manuel sont disponibles sur demande à l aide du formulaire Demande de manuel ou de brochure papier (2907). 35

Administration de votre pratique Personnes admissibles Personnes assurées CAM * valide * Carte d assurance maladie Moins de 18 ans ou 65 ans et plus Handicapés visuels Prestataires PAFDR 1 1 Prestataire d un programme d aide financière de dernier recours 18 à 64 ans (carnet de réclamation) 12 mois consécutifs Autres personnes admissibles 36

Administration de votre pratique Carnet de réclamation Délivré par le ministère du Travail, de l Emploi et de la Solidarité sociale, le carnet de réclamation est remis aux prestataires d'une aide financière de dernier recours. Il permet d'obtenir certains médicaments prescrits par un médecin et certains services, comme les examens de la vue et les soins dentaires. 37

Administration de votre pratique Erreurs de facturation les plus fréquentes Codes de diagnostic ou codes administratifs absents ou erronés pour le code d acte facturé Renseignements sur la personne assurée Numéro d assurance maladie absent ou erroné, personne non admissible en raison de l âge, carte d assurance maladie expirée, carnet de réclamation (délai de carence de 12 mois non expiré) Honoraires demandés différents du tarif d honoraires prévu à l entente Nombre de services maximum atteint par période, pour une personne assurée Numéro du professionnel (7 chiffres) erroné 38

Centre d assistance aux professionnels Par téléphone Région de Québec : 418 643-8210 Région de Montréal : 514 873-3480 Ailleurs au Québec : 1 800 463-4776 Lundi, mardi, jeudi et vendredi de 8 h 30 à 16 h 30 Mercredi de 10 h 30 à 16 h 30 Par courriel Messagerie sécurisée (services en ligne) Renseignements généraux, explications concernant les ententes ou sur les modes de facturation : Assistance aux professionnels (services.professionnels@ramq.gouv.qc.ca) Renseignements et assistance concernant l utilisation des services en ligne : Assistance aux services en ligne (sel.professionnels@ramq.gouv.qc.ca) Commentaires et suggestions Veuillez nous faire part de tout commentaire ou suggestion au sujet de ce document pour nous permettre de mieux comprendre vos besoin et améliorer notre service. 39