SOMMAIRE Contenu Pages INTRODUCTION 3 Caractéristiques globales du logiciel A. PRESENTATION DE L ECRAN D ACCUEIL 4 1. FONCTIONS DE BASE 2. FONCTIONNALITES INDIVIDUELLES 5 - UTILISATION DE L AGENDA B. BASE DOCUMENTAIRE ECRAN DE GESTION DOCUMENTAIRE 6 1. FILTRES ET RECOUPEMENT DES DOCUMENTS 2. MOTEUR DE RECHERCHE C. CREATION DES DOCUMENTS 7 1. NOUVEAU DOCUMENT : CREATION 7 2. MODIFICATION DES DOCUMENTS 8 3. FICHE SIGNALETIQUE DE CHAQUE DOCUMENT 9 FONCTION AUTOMATIQUE «FORMULAIRE» D. IMPORT DE DOCUMENTS INTERNES / EXTERNES 10 1. DOCUMENTATION INTERNE PRE-EXISTANTE 2. DOCUMENTATION EXTERNE E. GESTION DES COMPETENCES 11 1. PAR UTILISATEUR 2. PAR POSTE 3. HABILITATIONS E. PARAMETRAGE DU LOGICIEL 12 1. GESTION DES UTILISATEURS 2. SAUVEGARDES Version 16-01 Avant d imprimer pensez à la planète Page 2 sur 12
INTRODUCTION Le logiciel «Labydoc» a été exclusivement mis au point dans le but d optimiser et simplifier significativement la gestion de la qualité tout en mobilisant les équipes dans un laboratoire de biologie médicale d aujourd hui avec ses impératifs de gain de temps et de traçabilité totale. Conçu avec des utilisateurs avertis, pour l usage d utilisateurs de tous niveaux : une nécessité d efficacité. Créé «sur mesure» il constitue un outil souple et pertinent répondant précisément à vos besoins et défis quotidiens vers l accréditation ISO15189. Il vous facilite le travail s agissant de : la traçabilité totale du processus documentaire en 6 étapes possibles : - création/relecture/validation/approbation/révision /archivage, la traçabilité jusqu à leur diffusion : lieux et personnes. la gestion documentaire référencée automatisée avec suivi (versions et index gérés), la révision documentaire périodique modulable, la communication interne/externe, et le management de la qualité, le suivi d indicateurs qualités «à la carte», l enregistrement des non-conformités suivies, la traçabilité informatisée des maintenances (tableaux mensuels automatiques), etc le suivi des compétences, la messagerie dédiée à la qualité, un agenda interactif et un post-it intégrés, la capacité d intégrer rapidement toute documentation existante! Le logiciel rassemble sur la page d'accueil l essentiel des fonctionnalités utiles à votre démarche qualité. «Labydoc» se soumet lui même à la logique d amélioration continue. A la mise en place du logiciel : - veiller au marquage des documents clés de la qualité visibles sur cet écran d accueil parmi toute votre documentation. Se référer aux documents symbolisés au centre de l écran d accueil et les «marquer» comme tels dans la liste des documents (fonction à gauche sur l écran n 2). - Configurer les utilisateurs et leurs droits (Administration du logiciel). - Personnaliser le paramétrage de la gestion documentaire avec votre installateur. Version 16-01 Avant d imprimer pensez à la planète Page 3 sur 12
MANUEL UTILISATEUR A - PRESENTATION de l écran d'accueil Passée l étape d identification par login / mot de passe vous accéder à l interface graphique du logiciel L utilisation de cet écran est intuitive et immédiate. Il permet de visualiser l essentiel des informations qui concernent l utilisateur s étant logué. Des raccourcis directs vers des types de documents usuels et les documents piliers de la qualité sont facilités. Selon vos droits utilisateurs vous pouvez également administrer le logiciel et son paramétrage, tout autant que modifier de manière souple votre structure documentaire et sa gestion. 1 - LES FONCTIONS DE BASE Accès à la gestion documentaire Zone rapide de surveillance qualité Fonction «Recherche» Labydoc - Tri par type e document - Raccourcis vers les enregistrements - Appel des indicateurs Qualité Suivi documentaire 4 Zone technique du logiciel Paramétrage simplifié MEMO individuel Equivalent du célèbre Post-it! Permet de lister ses tâches : - aide-mémoire essentiel à toute organisation suivie! COMMUNICATION Message défilant Rappels aux équipes, information Accès direct aux documents «maîtres» de la qualité Rappel pédagogique permanent de la logique qualité : roue de Déming, et hiérarchie des documents à respecter. Documents piliers de la qualité ISO15189 - Politique qualité : doit être accessible et connue de tout le personnel. - Manuel qualité : doit être consultable pour tout demandeur et tenu à jour. - Manuel de prélèvement Documents externes gérés Documents fournisseurs Matério-vigilance Documentation scientifique Version 16-01 Avant d imprimer pensez à la planète Page 4 sur 12
2 - FONCTIONNALITES INDIVIDUELLES Les fonctions matérialisées sur la droite de l écran s adaptent à l utilisateur en cours pour affiner l usage courant et les besoins propres à chacun. Agenda interactif Zone de communication spécifique «qualité» tracée - Alertes : documents à vérifier relecture, validation ou approbation tracées - Messagerie Qualité tracée (preuves d actions) Zone individualisée responsable «Mes fonctions» Utilisation de l agenda personnel - Automates : - indiquer les choix courants - maintenances mensuelles à tracer - pannes & disfonctionnements - Non conformités majeures : déclaration suivie - Formation individuelle : compétences et habilitation du personnel - Organigramme : hiérarchique & qualité L agenda différencie la date du jour (entourée en rouge) et les dates pour lesquelles des notes ou des rendez-vous ont été enregistrés : encadrées. Ajouter des notes datées ou des rendez-vous - cliquer sur la date voulue (elle passe au bleu) - clic droit «Nouveau» - une fenêtre de contenu s ouvre - texte libre puis «Enregistrer» Visualiser les rendez-vous Visualiser une date donnée : - clic droit sur la date «Voir» Récapitulatif mensuel - clic droit sur une date du mois «Ouvrir l agenda» - Une fenêtre complète permet de voir et d interagir avec les rendez-vous du mois, d ajouter (+) de supprimer (-) et d intervenir directement sur le contenu. «Toutes les dates» : permet de visionner au delà du mois en cours tous les rendez-vous. «Tout supprimer» : permet de purger le contenu complet de l agenda Version 16-01 Avant d imprimer pensez à la planète Page 5 sur 12
B- BASE DOCUMENTAIRE 1. ECRAN de gestion documentaire Cet écran permet d accéder à toute la documentation intégrée au logiciel avec une souplesse maximale : - de nombreux filtres permettent de recouper les documents par date, par thème, par auteur, par statut de validation, par favoris, par indicateur qualité, en archive, etc Moteur de recherche avancé - Tri par titre de colonne (façon Excel) - Ajout possible de mots clés personnels (pour marquage) - Historique de chaque document tracée : historique des révisons, des évolutions documentaires et filiations. - Traçabilité des diffusions complète : lieux et personnes. 2. MOTEUR DE RECHERCHE C est une recherche efficace par mot, combinée à l utilisation éventuelle des filtres documentaires (en cliquant sur «Critères supplémentaires». Par défaut la recherche porte sur le titre des documents. Il est conseillé d entrer un seul mot clé puis «lancer la recherche». - Elle peut être complétée par une recherche plein texte ou dans les «mots clés» personnels enregistrés. - Archives : prises en compte ou non. - Période : possibilité de cibler dans le temps Résultat Suite à une recherche il est possible soit - d ouvrir le document voulu, - soit d agir sur sa fiche signalétique, - soit en double clic de se placer dans la base documentaire sur ce dernier, entouré des autres documents parents. Version 16-01 Avant d imprimer pensez à la planète Page 6 sur 12
C - CREATION DE DOCUMENTS 1- Nouveau document Aller en Gestion des documents depuis l écran d accueil CREATION à droite sur l écran de gestion documentaire. Une CREATION abouti à l ajout d un document. Un nouveau document peut être créé à partir : a- du «modèle de base» portrait ou paysage (modèles pré-établis par défaut) b- d un «modèle» créé en tant que tel ultérieurement par l utilisateur c- de tout document déjà existant (clonage) a) CREATION AVEC LE MODELE STANDARD Pour créer un document classique à partir du modèle de base : Cliquer sur Création puis sur «Nouveau document» Sélectionner «sur le modèle de base» (portrait ou paysage) b) CREATION AVEC UN MODELE PERSONNALISE Pour créer un document à partir d un modèle particulier : Faire apparaître les modèles : par défaut les modèles sont positionnés dans les 1ères lignes de la liste documentaire. Cliquer sur le titre de colonne «Type» pour rétablir au besoin ce classement. Faire un clic sur le modèle désiré Clic droit : «Nouveau document sur ce modèle» ou bien : cliquer sur «Création», «Nouveau document», «A partir du document sélectionné». c) CREATION A PARTIR D UN DOCUMENT EXISTANT A REPRODUIRE Pour créer un document sur la base d un autre (par ressemblance) : Rechercher le document qui servira de base de travail (utiliser le moteur de recherche puis double-clic sur le résultat voulu) Le curseur se positionne automatiquement sur la ligne du document (grisé) Clic droit : «Nouveau document sur ce modèle» ou bien : cliquer sur «Création», «Nouveau document», «A partir du document sélectionné». Un nouveau document est créé, indépendant de son clone qui est préservé sans modification. Vous avez créé un nouveau document qui n a aucun lien avec son clone et non pas une nouvelle version du même document (ATTENTION : voir page suivante «Modification de document») OUVERTURE DU DOCUMENT «EN CREATION» Lors du processus de création d un nouveau document s ouvre en 1 er lieu la fiche signalétique (voir plus bas) qui enregistre toutes les caractéristiques, désigne les responsables du cycle documentaire qui seront inscrits dans le pied de page et alertés, et le titre qui sera inscrit dans l entête par le logiciel. Word est ensuite ouvert, les entête pied de page étant pré remplis. Suivez alors votre charte documentaire pour rédiger le contenu. Version 16-01 Avant d imprimer pensez à la planète Page 7 sur 12
2- Modification de DOCUMENTS : a faire évoluer OU a corriger Tout document dont le cycle de validation n est pas terminé peut être corrigé aisément, tandis qu un document approuvé est protégé et verrouillé. Ainsi un document finalisé «approuvé» et à faire évoluer par la suite peut faire l objet : a) d une version nouvelle suite à un remaniement important (cas le plus courant) : Rechercher le document à faire évoluer. (utiliser le moteur de recherche puis double-clic sur le résultat voulu) Le curseur se positionne automatiquement sur la ligne du document (grisé) Cliquer sur le pavé Modification Cliquer sur «Version suivante» ce qui archivera celle précédemment en cours. Un nouveau cycle de validation sur un nouvelle version incrémentée est alors initialisé. b) d une correction mineure tracée (occasionnellement si autorisé) : Rechercher le document à corriger. (utiliser le moteur de recherche puis double-clic sur le résultat voulu) Le curseur se positionne automatiquement sur la ligne du document (grisé) fonction «modification du document sélectionné» - possibilité limitée et restreinte aux responsables désignés dans le cycle de vie du document concerné indiqués en pied de page. Si le document n était pas encore Approuvé il est modifiable tout simplement. Si le document était approuvé : l indice est alors incrémentée et le cycle de révision en cours est conservé et respecté. La version-indice précédente est toujours conservée en archive. Cette fonctionnalité innovante permet d éviter les annotations et post-it qui polluent la documentation et la rendent ingérable. Il est ainsi possible aisément de tenir à jour sa documentation tout en sécurisant ce procédé Version 16-01 Avant d imprimer pensez à la planète Page 8 sur 12
3- FICHE SIGNALETIQUE DE CHAQUE DOCUMENT Une fois la Création / Modification enclenchée les caractéristiques du document sont demandés. La fiche signalétique comporte toutes les informations récupérées automatiquement ou rentrées par vos soins qui permettent la vie et l exploitation optimisée de vos documents : - Cycle de validation - Type de document (référencement automatisé) - Gestion de formulaires mensuels automatisés. - Marquage d un document «indicateur qualité» - Référencement automatisé - Liste de diffusion - Possibilité de protection des documents confidentiels verrouillés par mot de passe. Les fiches signalétiques de tous les documents sont disponibles en permanence depuis l écran de gestion documentaire. FONCTION «FORMULAIRE» La fiche signalétique comporte l option «Renouvellement formulaire..» pour la création de formulaires périodiques. Ex. : tableaux de maintenances mensuels, etc Sélectionner dans la liste déroulante de cette fonction la fréquence de renouvellement du formulaire. A la fréquence déterminée un nouveau formulaire sera créé automatiquement Exemple : le tableau de maintenance du mois suivant n a pas besoin d être créé manuellement par l opérateur. - Dans le cas par exemple des fiches de maintenance : l accès depuis l écran principal à la fonction va déclancher la recherche du document «en cours d utilisation», et en cas de changement de mois la création automatique du formulaire du mois suivant. Version 16-01 Avant d imprimer pensez à la planète Page 9 sur 12
D - IMPORT DE DOCUMENTS QUALITE INTERNES 1. Documentation Interne pré-existante Il est possible d importer dans le logiciel la documentation interne préexistante, qu elle soit conforme (souhaitable) ou non au modèle de base mis en place. La fonction est accessible depuis l écran d accueil sur la droite : a) Documents compatibles : entête et pied de page identiques au modèle en vigueur dans le logiciel Le programme va lire et importer les données inscrites dans chaque case de l entête et du pied de page et les assimiler en tant que données intelligentes (conservation du cycle de vie etc ) choisir un import unitaire par fichier ou global par dossier (faire des test préalables en unitaire). Un rapport en fin de processus est affichable (conseillé pour repérer les éventuels manques). Les documents importés rejoignent la base de donnée et sont signalés et repérables par le mention «document ancien». Leur création étant extérieure au logiciel il faut ensuite optimiser leur traitement futur en faisant : clic droit sur le document listé dans la gestion documentaire appliquer l entête du modèle. vérifier la présentation des documents pour rectifications éventuelles. b) Documents Word non compatibles (avec l entête pied de page différents du modèle en vigueur dans le logiciel) Le programme va effectuer un copié / collé du contenu et demandera manuellement à renseigner la fiche signalétique. Cette dernière comporte une fonction permettant de voir le contenu du document pour faciliter la saisi des données (ex : noms et date de validation). 2. Documentation Externe Il est possible et souhaitable d importer dans le logiciel la documentation externe gérée quelle que soit son format électronique (guides, manuels, documentation fournisseur ). Un simple glissé déplacé du fichier d origine vers la page principale du logiciel qualité va être interprété comme un import d un document externe. La fiche signalétique sera alors renseignée manuellement. Ceci permet de gérer toute la documentation, d archiver ou de détruire tout document au bout du cycle de vie que l on peut établir «à la carte». Depuis l écran d accueil l icône est placée au centre de manière visible : Elle permet d accéder à l ensemble des documents externes intégrés. C est un gage de gestion qualité élaboré au sein de votre laboratoire pour toute inspection qui se présente. Version 16-01 Avant d imprimer pensez à la planète Page 10 sur 12
MANUEL UTILISATEUR E - GESTION DU PERSONNEL GRILLES DE COMPETENCES L élaboration d une grille de compétence est facilitée : Les saisies simplifiées peuvent être ultérieurement recoupée par utilisateur ou par poste de travail et exportée automatiquement en tableau Excel permettant les annotations et l élaboration du plan de formation. Les évolutions de compétences sont tracées et datées par le logiciel. 1. COMPETENCE PAR UTILISATEUR Depuis l écran principal la zone individuelle «Mes fonctions» permet à chaque utilisateur de participer à son auto-évaluation dans la rubrique «Compétence par utilisateur». Cette dernière sera pondérée par la cadre ou tout autre responsable. 2. COMPETENCES PAR POSTE Il est ensuite possible : d obtenir les «Compétences par poste» De visualiser les besoins en formation De connaître les référents De recouper et synthétiser l ensemble des informations via Excel De tracer et de faire évoluer le suivi du personnel. 3. CONTROLE DES COMPETENCES Une grille de compétence va recouper les informations précédentes de compétence des utilisateurs par poste et y ajouter un volet habilitation. Ce dernier permettra de gérer le suivi nécessaire selon l ISO15189. Version 16-01 Avant d imprimer pensez à la planète Page 11 sur 12
F - PARAMETRAGE DU LOGICIEL 1. GESTION DES UTILISATEURS Les droits des utilisateurs sont paramétrables, ainsi que leur login et mot de passe et leur adresse de messagerie éventuelle. Cliquer sur l écran d accueil dans la zone «Administration du logiciel» Gestion des utilisateurs Compléter et définir les droits et fonctions Définir les mots de passe avec les utilisateurs Emails pour l éventuelle messagerie (le logiciel communique de toute façon sans cette option entre les utilisateurs). 2. SAUVEGARDE AUTOMATIQUE La sauvegarde automatique est prévue pour éviter toute perte de données elle reste toutefois paramétrable depuis l écran d accueil : Paramétrage. Version 16-01 Avant d imprimer pensez à la planète Page 12 sur 12