Dcumentatin de mise en cnfrmité de vs dnnées cmptable pur le passage au prtcle PES et PES v2 2013 Mise en cnfrmité pur le passage au PES et PESv2 Cntenu Références bancaires... 3 Mise à jur BIC + Calcul IBAN (Internatinal Bank Accunt Number)... 3 Tiers... 3 Archivage (inactivatin) des anciens Tiers... 4 Cntrôle de chérence des Tiers & Renseigner le typage des Tiers (Persnne physique u Persnne mrale)... 6 Recmmandatins de la DGFIP en matière de civilité... 9 Fusin des Tiers... 10 Crrespndance natures juridiques PES et INDIGO... 11 Liquidatins... 14 Cdes prduits... 14 Cdificatin PES des mdes de règlement... 14 Liste des cdes nature PES... 16 Table de cnversin cde Indig / cde PES... 17 Mise en place du PES... 18 Cnfiguratin... 18 Principe... 18 Cllectivité u Établissement... 18 Budget... 19 Cmptables assignataires... 20 Échanges avec le cmptable assignataire... 21 Créatin et liquidatin des PJ... 22 Principe... 22 Dcument publié par Stéphane RIGOULOT
Cdificatin autmatique de l'identifiant des pièces justificatives... 22 Répertires de stckage des fichiers des PJ... 23 Principe... 23 La saisie des pièces justificatives... 24 Enregistrer manuellement les PJ... 24 Liquider une PJ... 25 2
Références bancaires Mise à jur BIC + Calcul IBAN (Internatinal Bank Accunt Number) Accès : bureau Dnnées et Maintenance blc Maintenance rubrique Nrmalisatin Tiers PES ptin Mise à jur BIC + Calcul IBAN Dans le cadre de la li SEPA, les cdes BIC et IBAN divent être renseignés systématiquement afin d'être explités ensuite sur diverses éditins u flux infrmatiques (PES par exemple). Vtre applicatin e.magnus Gestin financière calcule autmatiquement et met à jur les cdes IBANs. Si les znes permettant de calculer ces cdes ne snt pas renseignées, le traitement n'aura pas lieu pur les fiches cncernées. Un paquetage (une éditin persnnalisée) peut être intégré dans vtre liste des tiers afin de visualiser d un rapide cup d œil ces dernières (cntactez nus pur intégré ce paquetage). En versin ultérieure, nn parue à ce jur (10/07/2013), va être intégrée la pssibilité de mettre à jur autmatiquement les cdes BIC en fnctin du cuple cde banque-cde guichet. Il faudra faire la demande du Fichier des Guichets Dmiciliataires (fichier de la banque de France) auprès de vtre trésrier. Tiers La mise en place du PES (Prtcle d'échange Standard) dans e.magnus Gestin financière nécessite de renseigner des infrmatins supplémentaires au niveau de la fiche des tiers. L'ptin de Cntrôle des Tiers pur le PES permet d'effectuer un cntrôle sur la chérence des infrmatins saisies sur la fiche des tiers, afin de mettre en évidence des champs en anmalie, cmme par exemple : l'absence du prénm pur les persnnes physiques, l'absence de la civilité u de la nature juridique, l'absence du cde pstal et de la ville... le SIRET. Vici un aperçu chrnlgique des étapes à suivre afin de mettre à jur vtre base tiers : 3
Archivage (inactivatin) des anciens Tiers Accès bureau Organisatin blc Opératins exceptinnelles ptin Tiers Une fnctinnalité du lgiciel permet d inactiver d anciens tiers. Le traitement s'père de la façn suivante. 1. Vus ne chisissez pas les tiers à «inactiver», permet d'archiver des tiers inutilisés de manière grupée. 4
a. Cliquez sur le butn Maintenance. b. Chisir depuis «Tus les éléments de la liste» dans le cadre Sélectin des Tiers puis l exercice au-delà duquel le tiers n a plus été utilisé dans le cadre Traitements case Rendre inactif puis les tiers inutilisés depuis 2. Vus chisissez les tiers à «inactiver» a. Cliquez sur le butn Maintenance. 5
b. Dans le cadre Sélectin des Tiers chisir Éléments sélectinnés dans la liste Rendre inactif. puis, le cadre Traitements, case Un tiers archivé n'est plus prpsé lrs de la saisie d'une liquidatin u d'un engagement. L pératin est réversible si, depuis la liste des tiers, vus recherchez les tiers inactifs, à l aide du butn Maintenance, en prenant sin dans le cadre Sélectin des Tiers de chisir Éléments sélectinnés dans la liste vus aurez l ptin Rendre actif dans cadre Traitements. Cntrôle de chérence des Tiers & Renseigner le typage des Tiers (Persnne physique u Persnne mrale) Accès bureau Organisatin blc Opératins exceptinnelles ptin Cntrôle des Tiers pur le PES Il vus faut être vigilant sur ce typage. En effet, en fnctin du typage, certaines infrmatins se révèlernt bligatires u pas sur la fiche du Tiers et le filtrage de la sélectin des natures juridiques. On indiquera cmme Persnne Physique tus agents, élus, usager, artisans et prfessins libérales et à cntrari cmme Persnne Mrale tutes entreprises, cllectivité u rganismes. Le lgiciel vus indique le nmbre de tiers cncernés pur chaque type d'erreur et si l'erreur est blquante (Etat Blquant) u nn (Etat Facultatif). Seuls les tiers actifs de type Persnne mrale et Persnne physique snt cncernés par cette ptin (les tiers actifs de type Cllectivité et Cmptable assignataire ne snt pas cncernés). Pur rappel, les tiers actifs englbent tus les tiers excepté ceux dnt la case Tiers inactif est cchée sur l'en-tête de la fiche. 1. Cliquez sur le butn de la première ligne d'erreur blquante. La liste des tiers cncernés par l'erreur s'affiche. 2. Suivant le type d'erreur, crrigez l'infrmatin adéquate : Types d'erreur Actins Civilité nn renseignée Cliquez dans la zne Civilité de la première ligne. Sélectinnez celle qui cnvient. Prcédez de la même façn sur les autres lignes de la liste des persnnes physiques. Enregistrez puis fermez la liste afin de revenir sur l'écran de 6
cntrôle des tiers pur le PES. Prénm nn renseigné Cliquez dans la zne Prénm de la première ligne. Inscrivez celui qui cnvient. Prcédez de la même façn sur les autres lignes de la liste des persnnes physiques. Enregistrez puis fermez la liste afin de revenir sur l'écran de cntrôle des tiers pur le PES. SIRET nn renseigné Sur la première ligne, inscrivez/crrigez le SIREN et le NIC. Pur rappel, le SIREN est cmpsé de 9 chiffres et le NIC de 5 chiffres. La juxtapsitin du SIREN et du NIC frme le SIRET (sit 14 chiffres). Vus puvez truver des SIRET ici : http://www.verif.cm/ u www.manage.fr u www.sciete.cm Prcédez de la même façn sur les autres lignes de la liste des persnnes mrales. Enregistrez puis fermez la liste afin de revenir sur l'écran de cntrôle des tiers pur le PES. Cde pstal de l'adresse incrrect Cliquez dans la zne Adresse de la première ligne. Un écran de mdificatin du frmat d'adresse s'affiche. Si une adresse étrangère a été saisie avec le pays France alrs l'écran de mdificatin du frmat d'adresse ne s'affiche pas. Vus devez utiliser le butn Fiche / En mdificatin pur crriger l'adresse. Dans le cadre du bas, sélectinnez le CP et la ville qui cnviennent. Cliquez sur le butn Valider. Prcédez de la même façn sur les autres lignes de la liste des persnnes physiques u mrales. Enregistrez puis fermez la liste afin de revenir sur l'écran de cntrôle des tiers pur le PES. 3. Prcédez de la même façn (étapes 2 à 3) pur les autres lignes d'erreur blquantes. 4. Placez-vus sur la liste des tiers (Bureau Organisatin blc Exécutin du budget ptin Tiers). 7
5. Sélectinnez la nature Persnne mrale. 6. Si, dans la liste qui s'affiche, vus ntez la présence d'un tiers qui relève d'une nature Persnne physique au lieu de Persnne mrale alrs : Par exemple, un tiers pur lequel il apparaît un prénm et un nm est alrs plutôt une persnne physique qu'une persnne mrale. Sélectinnez-le. Cliquez sur le butn Maintenance. Cchez la case Transfrmatin des tiers en puis laissez la sélectin sur Persnnes physiques : Cliquez sur le butn OK. 7. Dans la liste des tiers cmptables, sélectinnez la nature Persnne physique. 8. Si, dans la liste qui s'affiche, vus ntez la présence d'un tiers qui relève d'une nature Persnne mrale au lieu de Persnne physique alrs : Par exemple, un tiers pur lequel il apparaît un libellé "assciatin" est alrs plutôt une persnne mrale qu'une persnne physique. Sélectinnez-le. Cliquez sur le butn Maintenance. Cchez la case Transfrmatin des tiers en Persnnes mrales. Cliquez sur OK. 8
Recmmandatins de la DGFIP en matière de civilité 9
Fusin des Tiers Accès bureau Organisatin blc Exécutin du budget ptin Tiers Principe Une fnctinnalité du lgiciel permet de fusinner plusieurs tiers en un seul. Le traitement de fusin des tiers s'père de la façn suivante. Vus chisissez les tiers à fusinner puis vus indiquez lequel d'entre-eux dit les remplacer. A partir de là, pur chaque tiers à remplacer : Les alias et cntacts snt ajutés dans ceux du tiers de remplacement. Les budgets liés snt ajutés dans ceux du tiers de remplacement s'ils n'y figurent pas déjà. Dans le cas ù un même budget existe dans le tiers à remplacer et dans le tiers de remplacement, le budget est cnservé dans le tiers de remplacement avec la plus large péride de validité. Péride de validité du budget du tiers à remplacer : à partir de 2011. Péride de validité du budget du tiers de remplacement : à partir de 2013 Alrs la péride de validité du budget sur le tiers de remplacement devient : à partir de 2011. Les pératins pur cmpte de tiers snt ajutées dans celles du tiers de remplacement si elles n'y figurent pas déjà. Dans le cas ù une même pératin existe dans le tiers à remplacer et dans le tiers de remplacement alrs : Si les pérides de validité des pératins snt disjintes, l'pératin du tiers à remplacer est ajutée parmi les pératins du tiers de remplacement. Si les pérides de validité se suivent u se chevauchent, une seule pératin est cnservée dans le tiers de remplacement avec la plus large péride de validité. Ceci se traduit par l'exemple du tableau ci-dessus : Péride de validité de l'pératin pur le tiers à remplacer Du 01/01/2011 au 31/12/2011 Du 01/01/2011 au 31/12/2011 Péride de validité de la même pérat pur le tiers de remplacement A partir du 01/01/2013 A partir du 01/01/2012 Traitement réalisé L'pératin du tiers à remplacer est ajutée dans la liste des pératins pur cmpte de tiers du tiers de remplacement. Une seule pératin est cnservée dans la liste des pératins pur cmpte de tiers du tiers de remplacement avec une péride de validité à partir du 01/01/2011. 10
Du 01/01/2011 au 31/12/2011 A partir du 01/01/2011 A partir du 01/01/2011 A partir du 01/01/2011 Du 01/01/2012 au 31/12/2012 A partir du 01/01/2012 Une seule pératin est cnservée dans la liste des pératins pur cmpte de tiers du tiers de remplacement avec une péride de validité à partir du 01/01/2011. Une seule pératin est cnservée dans la liste des pératins pur cmpte de tiers du tiers de remplacement avec une péride de validité à partir du 01/01/2011. Une seule pératin est cnservée dans la liste des pératins pur cmpte de tiers du tiers de remplacement avec une péride de validité à partir du 01/01/2011. Les RIB usuels snt ajutés dans ceux du tiers de remplacement. Le RIB préférentiel du tiers à remplacer perd sn caractère préférentiel si le tiers de remplacement pssède déjà un RIB préférentiel. Ensuite, les éléments cmptables (mandats, titres...) qui étaient rattachés à ces tiers à remplacer snt rattachés au tiers de remplacement puis les tiers à remplacer snt supprimés. Sur le tiers de remplacement, un traitement de suppressin des adresses et RIB en duble est autmatiquement effectué. Accès bureau Organisatin blc Exécutin du budget ptin Tiers Marche à suivre 1. Sélectinnez la nature des tiers à afficher (Cllectivité u Établissement u Cmptable assignataire u Persnne mrale u Persnne physique). Le traitement de fusin des tiers ne peut s'pérer que sur des tiers de même nature. 2. Sélectinnez les tiers (2 au minimum) que vus suhaitez remplacer par un seul. 3. Cliquez sur le butn Fusinner. 4. La liste qui s'affiche fait apparaître les tiers à remplacer. 5. Chisissez le tiers remplaçant. Celui-ci ne peut être qu'un de ceux à remplacer. 6. Cliquez sur le butn OK. Un message de cnfirmatin s'affiche. 7. Cliquez sur le butn OK. Le traitement s'effectue. A la fin du traitement, si des erreurs se snt prduites, celles-ci s'affichent dans une fenêtre. Sinn, un message vus indique que le traitement a été réalisé avec succès. La liste des tiers est mise à jur suite aux changements pérés. Crrespndance natures juridiques PES et INDIGO Vus truverez dans le tableau ci-dessus les crrespndances entre les natures juridiques utilisées pur le prtcle PES et pur le prtcle INDIGO. 11
Libellé nature juridique Libellé PES Cde catégrie tiers PES Cde nature Libellé INDIGO juridique PES Particulier PART 01 01 Persnne privée 11 Artisan, cmmerçant, agriculteur ARTISAN 01 02 Persnne privée 11 Prfessin libérale PROF. LIB. 01 02 Persnne privée 11 Persnne mrale de drit privé PM DT PRIVE 50 03 Persnne mrale 12 Sciété française SOC. FRANCAISE 50 03 Persnne mrale 12 Sciété étrangère UE SOC. ET. UE 50 03 Persnne mrale 12 Sciété étrangère hrs UE SOC. ET. H. UE 50 03 Persnne mrale 12 État ETAT 20 07 Etat 21 Établissement public natinal ETA. PUBLIC 20 08 Etat 21 Cllectivité lcale : régin REGION 21 09 Régin 22 Cllectivité lcale : département DEPARTEMENT 22 09 Département 23 Cllectivité lcale : cmmune COMMUNE 23 09 Cmmunes 25 Cllectivité lcale : grupement de cllectivités GPT COLLEC. 24 09 Grupement de cllectivités Caisse des écles CE 25 09 Autres rganismes 26 C.C.A.S. CCAS 26 09 Autres rganismes 26 Établissements publics de santé EPS 27 09 Autres rganismes 26 Écle Natinale de la Santé Publique Autres établissements publics et rganismes internatinaux ENSP 28 08 Autres rganismes 26 AEPOI 29 10 Autres rganismes 26 Cde INDIGO 24 12
Assciatin ASSO 50 06 Autres rganismes 26 Autres rganismes sciaux AUT. ORGA. 74 04 Autres rganismes 26 Caisse de sécurité sciale régime général CAM 60 04 Autres rganismes 26 Caisse des allcatins familiales CAF 11 Autres rganismes 26 Caisses mutualistes de retraite CCOMP 73 05 Autres rganismes 26 cmplémentaire Caisse de sécurité sciale régime agricle Caisse de sécurité sciale nn salariés et prfessins nn agricles Autres régimes bligatires de sécurité sciale Mutuelles et rganismes d assurance Autres caisses d assurance maladie CSSRA 61 04 Autres rganismes 26 CSSTNS 62 04 Autres rganismes 26 CSSAUTRE 63 04 Autres rganismes 26 MUTU 64 05 Autres rganismes 26 ACAM 65 04 Autres rganismes 26 Autres caisses cmplémentaires ACCOMP 05 Autres rganismes 26 C.N.R.A.C.L. CNRACL 70 05 Autres rganismes 26 IRCANTEC IRCANTEC 71 05 Autres rganismes 26 ASSEDIC ASSEDIC 72 04 Autres rganismes 26 13
Liquidatins Cdes prduits Accès bureau Organisatin blc Exécutin du budget ptin Cdes prduits Cet écran présente la liste des cdes prduits. Le cde prduit lcal, transmis par le PES Recette, est utilisé pur le recuvrement par le trésrier. Duble-cliquez sur un cde prduit pur accéder à sa fiche, u cliquez sur le butn Créer pur en créer un nuveau. Si aucun cde n'est encre saisi, cliquez sur le butn Initialiser pur btenir la liste des cdes prduits natinaux. Fiche d'un cde prduit Renseignez le Cde et la Désignatin du cde prduit lcal. Chaque nuveau cde prduit lcal dit crrespndre à un cde prduit natinal ; indiquez cette crrespndance. Pensez au butn Enregistrer pur valider vs mdificatins. Cdificatin PES des mdes de règlement Vus truverez dans ce tableau la cdificatin PES des mdes de règlement, et la crrespndance avec la cdificatin INDIGO. 14
Cdificatin PES Libellé curt PES Libellé lng PES Cdificatin INDIGO Cdificatin trésrerie INDIGO Libellé INDIGO 1 NUM Numéraire MC 01 Mandat-carte 21 CHQ Chèque CB 44 Chèque bancaire 21 CHQ Chèque CP 44 Chèque pstal 22 VI.BQ Virement bancaire u pstal 22 VI.BQ Virement bancaire u pstal 33 VI.FP Virement / arrndissement 37 VI.FPH Virement hrs arrndissement VB 22 Virement bancaire VP 22 Virement pstal FP 33 Virt FP Ardt FH 37 Virt FP hrs ardt 66 VI.CE Virement CE CE 66 Virement CE 69 VI.CNE Virement CNE CN 69 Virement CNE 6 VI.ETR Virement à l'étranger 44 DIV Autres DIV 44 Divers 44 DIV Autres ES 44 Espèces 44 DIV Autres RE 44 Récup 100 PRLVT Prélèvement DIV 44 Divers 200 OBR Opératin budget rattaché DIV 44 Divers 201 OOR Opératin d'rdre DIV 44 Divers FP = Fnds Particuliers Les cdes Trésrerie Indig existants et différents de ceux figurant dans la table ci-dessus sernt assciés au cde PES 44. 15
Liste des cdes nature PES Cde nature PES Libellé 10 Ordinaire : nature affectée par défaut aux pièces réelles u mixtes. 90 Régularisatin : nature affectée par défaut aux pièces dnt la case "régularisatin de paiement effectuée" pur les dépenses, et P503 pur les recettes est cchée. 91 Régularisatin régie : nature affectée par défaut aux pièces dnt la case "régularisatin de paiement effectuée" pur les dépenses, et P503 pur les recettes est cchée, et dnt la valeur de la zne cde régie est différente de 0. 50 Annulatin u réductin : cette nature est affectée par défaut aux pièces d annulatin u de réductin. 60 Pur rdre : cette nature est affectée par défaut aux pièces tpées Ordre Entre Sectins u Ordre à l intérieur de la sectin. 70 Par Avance : cette nature est affectée par défaut aux pièces issues des Charges Cnstatées d Avance u Prduits Cnstatés d Avance, et créées sur le nuvel exercice. 71 A rattacher : cette nature est affectée par défaut aux pièces issues des Charges à Payer u Prduits A recevir, et créées sur l exercice qui se termine. 92 Régularisatin récapitulative : valeur affectée par défaut aux titres dnt la case P503 est cchée, et la case recette récapitulative est cchée. En dépense, cette valeur n'est jamais affectée par défaut car n ne gère pas les dépenses récapitulatives ; c'est à l'utilisateur de renseigner cette nature liquidatin. 30 Mandat sur marché : cette valeur est affectée par défaut aux pièces pur lesquelles un marché est renseigné. N existe que pur les mandats. 31 Avance versée : cette valeur n est pas affectée par défaut, c est à l utilisateur de la renseigner. N existe que pur les mandats. 32 Dernier acmpte versé : cette valeur n est pas affectée par défaut, c est à l utilisateur de la renseigner. N existe que pur les mandats. Natures affectées autmatiquement lrs de transferts : Cde nature Libellé PES 03 Inventaire : cette nature est affectée à tus les mandats et titres issus des Immbilisatins, à l'exceptin des pièces de cessin. 04 Emprunts : cette nature est affectée par défaut à tus les mandats issus du mdule Dette. 11 Paie : cette nature est affectée par défaut à tus les mandats issus d'e.magnus RH u de Magnlia. 18 Cessins : cette nature est affectée par défaut à tutes les pièces prvenant du mdule Immbilisatins, et de l'assistant de cessin. 16
Table de cnversin cde Indig / cde PES Les cdes nature INDIGO et PES peuvent être renseignés sur la fiche d'une liquidatin (mandat u titre), depuis l'nglet Objet. Le cde PES permet d'alimenter le cde nature de la liquidatin dans le cadre de la liaisn PES. Les cdes PES snt déduits des cdes INDIGO, suivant le tableau ci-dessus. Cde nature INDIGO 00 u 01 Mandats u titres rdinaires Cde nature PES 10 Ordinaire (valeur par défaut) 03 Mandats u titres cllectifs 09 Mandats u titres à imputatin multiple 10 Mandats u titres mn-imputatin multifnctins 17 Mandats u titres d'rdre semi-budgétaire (sauf ICNE et rattachement) 18 Cessins 18 Cessins 30 Mandat sur marché (si la liquidatin présente un cde marché) 04 Emprunts (si le cmpte de la liquidatin est 16X (sauf 165 et 16449) u 6611X) 11 Paie (si le chapitre est 12) 31 Avance 32 Dernier acmpte versé 06 Mandat u titre d'annulatin u de réductin 50 Annulatin u réductin 08 Mandat u titre d'rdre budgétaire 60 Pur rdre 11 Charges cnstatées d'avance 70 Par avance 14 Recettes cnstatées d'avance 15 Dépenses à rattacher 71 A rattacher 16 Recettes à rattacher 04 Mandats prélevés d'ffice u P503 90 Régularisatin 05 Mandats prélevés d'ffice u titre régularisatin Régie 91 Régularisatin Régie 92 Régularisatin Récapitulatif Les cdes 31, 32 et 92 ne snt pas déductibles autmatiquement, et nécessitent une interventin manuelle de l'utilisateur pur être renseignés. Les cdes 03, 04, 11 et 18 snt affectés autmatiquement lrs de transfert : - le cde 11 est attribué à un mandat prvenant d'un lgiciel de paie, - le cde 04 est attribué à un mandat prvenant de la dette, - le cde 03 est attribué à un mandat prvenant des immbilisatins (u le cde 18 dans le cas d'une cessin). 17
Mise en place du PES Cnfiguratin Principe La mise en place du Prtcle d'échange Standard dans le lgiciel nécessite de renseigner des infrmatins supplémentaires au niveau de la fiche : de la cllectivité u de l'établissement ; du budget ; du cmptable assignataire ; des tiers. Vus devez également cnfigurer la liaisn PES au niveau des échanges avec le cmptable. Cllectivité u Établissement Accès Bureau Organisatin blc Dssiers ptin Cllectivités u Établissements Pur chaque cllectivité u établissement susceptible d'utiliser le PES : 1. Placez-vus sur la liste des cllectivités u des établissements. 2. Duble-cliquez sur la cllectivité u l'établissement cncerné (u sélectinnez-la et cliquez sur le butn Fiche / En mdificatin). 3. Vérifiez que le numér SIREN est renseigné. Si ce n'est pas le cas, inscrivez-le. Le numér SIREN est un identifiant attribué par l'insee. Il est cmpsé de 9 chiffres. 4. Pur les Établissements publics Sciaux et Médicsciaux et les Établissements Publics de Santé, vérifiez que le numér FINESS est renseigné. Si ce n'est pas le cas, inscrivez-le. 5. Cliquez sur l'nglet Adresses. 6. Vérifiez que l'adresse de la cllectivité u de l'établissement est au frmat Adresse pstale France. Si ce n'est pas le cas, mdifiez-la puis cmplétez les différentes znes de l'adresse : 7. Cliquez sur l'nglet Cdificatin autmatique. 8. Dans le cadre Pièces justificatives, vérifiez que la case Mde autmatique est bien cchée. Si ce n'est pas le cas, cchez-la puis mettez en place une cdificatin pur la numértatin des Pièces Justificatives : l'identifiant d'une PJ est frmé par l'assciatin de 5 éléments maximum. Le dernier élément est bligatirement un cmpteur. Afin d'être cmpatible avec le PES, l'utilisatin d'un séparateur n'est pas autrisée. En cnséquence, la zne Séparateur est pré-renseignée avec "Pas de séparateur" et il n'est pas pssible de la mdifier. 18
Afin d'être cmpatible avec le PES, l'identifiant d'une PJ ne peut cntenir que des caractères numériques (0 à 9) u alphabétiques (a à z et A à Z) nn accentués. Il ne peut pas cmprter des caractères spécifiques (é, à, è, +, -, /...). En cnséquence, pur déterminer l'identifiant de la PJ, le lgiciel enlève autmatiquement les accents rencntrés (ntamment si vus utilisez l'alias dans la cmpsitin de l'identifiant), remplace le caractère "+" par "p" et le caractère "-" par "m" (ntamment si vus utilisez le Numér de pièce qui fait intervenir les séries de brdereaux M+, M-, T+ et T-) et supprime tus les autres caractères spécifiques rencntrés (espace, /, *...). 9. Cliquez sur l'nglet Cnfiguratin PJ. 10. Le premier cadre Répertires d'imprtatin des pièces justificatives numériques vus permet de définir des répertires dits "de stckage" dans lesquels vus placerez les fichiers des PJ dématérialisées en attendant de les traiter. Afin de classer les PJ, six types de PJ snt prpsés : Facture dépense u Facture recette u État de paie u État d'aide sciale u Dcument budgétaire u Autres pièces. Vus puvez définir un u plusieurs répertires de stckage pur chacun de ces types. Pur cela : Sélectinnez un type de pièce justificative. Cliquez sur le butn Parcurir situé dans la dernière clnne. Recherchez puis sélectinnez le répertire sur vtre pste qui va servir à stcker les fichiers des PJ dématérialisées crrespndant au type pièce chisi. Prcédez de la même façn, s'il y a lieu, pur d'autres types de PJ. - Un répertire de stckage ne peut cntenir que des fichiers relatifs à un même type de PJ. En cnséquence, dans la liste, vus ne puvez utiliser un même répertire de stckage que pur une seule ligne. - Les fichiers relatifs à un même type de PJ peuvent être stckés dans plusieurs répertires. En cnséquence, dans la liste, vus puvez définir plusieurs lignes avec le même Type pièce. 11. Le deuxième cadre Traitement des fichiers vus permet de déterminer le traitement à effectuer lrsqu'une Pièce Justificative dématérialisée est intégrée dans la cmptabilité (PJ traitée). Vus puvez chisir de supprimer autmatiquement les fichiers traités, u alrs de les cnserver dans un u plusieurs répertires d'archivage (archiver les fichiers traités). Dans ce dernier cas, indiquez le répertire archive pur chaque type de pièce défini dans la première liste. Les fichiers relatifs à un même type de PJ snt bligatirement archivés dans un même répertire. Un répertire d'archivage peut cntenir des fichiers relatifs à plusieurs types de PJ. Si vus chisissez d'archiver les fichiers traités mais que vus ne précisez pas de répertire d'archivage alrs les fichiers traités sernt cnservés dans le répertire de stckage ù ils se truvent. 12. Par défaut, le délai de paiement pur l'rdnnateur et le délai de paiement glbal snt pré-renseignés. Mdifiez-les si nécessaire. 13. Enregistrez. Budget Accès Bureau Organisatin blc Dssiers ptin Budgets Pur chaque budget susceptible d'utiliser le PES : 19
1. Placez-vus sur la liste des budgets. 2. Duble-cliquez sur le budget cncerné (u sélectinnez-le et cliquez sur le butn Fiche / En mdificatin). 3. Vérifiez que les deux znes du N Siret snt renseignées. Si ce n'est pas le cas, inscrivez-les. La première zne crrespnd au numér SIREN (9 chiffres) et la deuxième au NIC (5 chiffres) : Le numér SIREN est par défaut celui de la cllectivité u de l'établissement de rattachement. Néanmins celui-ci peut être différent. Vus puvez dnc le mdifier. 4. Enregistrez. Cmptables assignataires Accès Bureau Organisatin blc Dssiers ptin Cmptables assignataires 1. Placez-vus sur la liste des cmptables. 2. Duble-cliquez sur le cmptable assignataire cncerné (u sélectinnez-le et cliquez sur le butn Fiche / En mdificatin). 3. Renseignez le numér CODIC qui vus a été furni par la trésrerie. Celui-ci est cmpsé de 6 chiffres (en règle générale, 0 suivi du numér de département puis de 3 chiffres) : 4. Dans l'nglet Adresse, vérifiez que l'adresse du cmptable est au frmat Adresse pstale France (cmme pur l'adresse de la cllectivité u de l'établissement). Si ce n'est pas le cas, mdifiez-la puis cmplétez les différentes znes de l'adresse. 5. Cliquez sur l'nglet Liaisns infrmatiques afin de créer la liaisn PES. 6. Cliquez sur une zne de la ligne d'ajut +. 7. Dans le descriptif de la liaisn (en dessus de la liste), sélectinnez la nrme cmptable qui cnvient. 8. Sélectinnez le prtcle PES. 9. Sélectinnez bligatirement l'équipement infrmatique Hélis. 10. Ne vus préccupez pas de la case PES sumis à signature pur le mment. Celle-ci est relative à l'utilisatin du parapheur électrnique. 11. Précisez le supprt et la destinatin : Pur un supprt... Disque alrs... chisissez un répertire de destinatin sur vtre pste u une unité lgique (A:\). Aidez-vus pur cela du butn Parcurir. Mel (NON USITE!) sélectinnez l'adresse électrnique du cmptable assignataire dans la zne Destinatin. La liste dérulante vus prpse celle(s) qui a (nt) été indiquée(s) dans l'nglet Crdnnées. 20
Prtail DGFIP l'adresse internet du prtail de la DGFiP s'affiche autmatiquement dans la zne Destinatin. 12. Lrs de la génératin du fichier de transfert, vus avez la pssibilité d'archiver le fichier généré (ceci peut s'avérer utile si vus devez retransférer le fichier ultérieurement). Indiquez alrs dans la zne Répertire d'archivage ù placer le fichier de transfert sur vtre pste. Si vus inscrivez directement un chemin sans passer par le butn Parcurir, assurez-vus que le répertire indiqué a bien été préalablement créé. 13. Enregistrez. Créez autant de lignes d'utilisatin PES que de nrmes cmptables différentes gérées. Échanges avec le cmptable assignataire Accès Bureau Organisatin blc Paramétrage ptin Cnfiguratin des échanges nglet Liaisn infrmatique Vici la marche à suivre pur cnfigurer les flux PES : 1. Placez-vus dans l'écran de cnfiguratin des échanges. 2. Par défaut, dans le cadre Outils externes, la taille mémire de la JVM pur les utils externes (tels que Xémélis, ODM...) est définie à 1024 kil-ctets. Vus puvez augmenter cette taille si vus rencntrez des prblèmes mémires lrs des cntrôles Xémélis. 3. Cliquez dans l'nglet PES. 4. La taille limite à respecter pur les flux de dnnées PES est définie par défaut à 20 M (sit 20 000 kilctets). Vus puvez indiquer une taille inférieure. Cette restrictin de taille des fichiers de liaisn ne cncerne que le PES. Elle est impsée par les applicatins qui utilisent ces fichiers c'est-à-dire Xémélis, le parapheur électrnique et le tiers de télétransmissin. Un cntrôle de la taille des flux PES est appliqué lrs de l'rdnnancement des brdereaux de pièces et lrs de la génératin de brdereaux existants afin d'éviter des erreurs de traitement. 5. Certaines erreurs returnées par Xémélis ne snt pas frcément pertinentes pur vus u gênantes pur le trésrier. Dans ce cas-là, le lgiciel vus permet (dans la liste Requalificatin des erreurs Xémélis) de requalifier ce type d'erreurs afin de faciliter la diffusin des fichiers PES (lrs de l'rdnnancement). Par exemple, l'erreur DEP12 cnsidérée cmme "Blquante" par Xémélis peut être requalifiée cmme "Pur infrmatin" afin que le cntrôle ne blque pas la diffusin des fichiers PES cmprtant une erreur DEP12. Pur requalifier une erreur : Dans la ligne d'ajut +, sélectinnez le type de cette erreur Xémélis. Qualifiez la sévérité de cette erreur : Pur... alrs... 21
une sévérité "Pur infrmatin" le cntrôle du fichier PES vus indique la liste des erreurs "Pur infrmatin" mais vus permet quand même d'envyer le fichier. une sévérité "A cnfirmer" le cntrôle du fichier PES vus indique la liste des erreurs "A cnfirmer" et vus demande de cnfirmer l'envi du fichier PES. une sévérité "Blquant" le cntrôle du fichier PES vus indique la liste des erreurs blquantes et vus empêche d'envyer le fichier. 6. Pur puvir intégrer dans la cmptabilité les messages d'acquittement transmis par la trésrerie (via des fichiers PES_ACQUIT) : Précisez le répertire d'imprt ù les fichiers PES_ACQUIT vnt être placés. Aidez-vus, pur cela, du butn Parcurir. Suite à l'intégratin des messages d'acquittement cntenus dans les fichiers PES_ACQUIT, vus avez la pssibilité de supprimer autmatiquement les fichiers traités u d'archiver les fichiers traités. Dans le deuxième cas, indiquez dans la zne Répertire d'archive ù placer ces fichiers traités sur vtre pste. Si vus inscrivez directement un chemin sans passer par le butn Parcurir, assurez-vus que le répertire indiqué a bien été préalablement créé. Créatin et liquidatin des PJ Principe Le traitement des factures (de leur réceptin à leur liquidatin) à l'aide des Pièces Justificatives numériques (fichiers des PJ dématérialisées) s'effectue de la façn suivante : paramétrez au préalable la cdificatin de l'identifiant des PJ ; déterminez les répertires de stckage des fichiers des PJ ; enregistrez les nuvelles PJ dans e.magnus gestin financière ; à partir de celles ci, générez les liquidatins rattachées. Cdificatin autmatique de l'identifiant des pièces justificatives Accès : bureau Dnnées et maintenance blc Dssiers ptin Cllectivités nglet Pièces justificatives Fnctinnement Dans le cadre de l'utilisatin du PES v2, chaque pièce justificative dit prter un identifiant unique par cllectivité. e.magnus gestin financière vus permet de mettre en place de manière autmatique la cdificatin de ces identifiants, depuis le cadre Pièces Justificatives de la fiche de la cllectivité. Cchez la case Gestin des PJ pur puvir sélectinner les éléments cnstitutifs de l'identifiant. 22
Cette sélectin ne dit être mise en place qu'après cnsultatin de vtre trésrier. La liste de gauche (Cdes dispnibles) présente la liste des éléments puvant cmpser l'identifiant. Par défaut, le paramétrage des pièces justificatives est le suivant : Cde cllectivité + Cde budget + Exercice + Dmaine P.J. + Numér de pièce + Cmpteur. Si vus suhaitez mdifier la cdificatin de l'identifiant, vus devez faire passer dans la liste de drite (Cdes sélectinnés) les éléments qui vnt cmpser les identifiants de vs pièces justificatives. Pur sélectinner un élément, cliquez sur cet élément dans la liste Cdes dispnibles, puis cliquez sur le butn. Une fis les éléments sélectinnés, utilisez les butns éléments. si vus devez mdifier l'rdre de ces L'identifiant est cmpsé des éléments figurant dans la liste des Cdes sélectinnés, dans l'rdre ù ils snt présentés. La lngueur maximale de l'identifiant est de 50 caractères. Vus truvez dans le tableau ci dessus la lngueur de chaque élément puvant cmpser l'identifiant : Type de cmpsant Nmbre de caractères Cde cllectivité 5 Cde budget 3 Exercice 4 Dmaine P.J. 7 Siret tiers 15 Alias Tiers 10 Libellé Tiers 30 Numér de pièce 7 Cmpteur (bligatire) 7 L'identifiant se termine bligatirement par un cmpteur, qui assure l'unicité du cde. Vus ne puvez pas sélectinner à la fis les cmpsants SIRET Tiers et Alias Tiers (ces infrmatins seraient redndantes). Répertires de stckage des fichiers des PJ Accès : bureau Dnnées et maintenance blc Dssiers ptin Cllectivités nglet Répertires PJ Principe Déterminez sur cet nglet les répertires dans lesquels vus enregistrez les pièces justificatives dématérialisées sur vtre pste. De cette manière, vus purrez par la suite enregistrer directement ces PJ depuis l'ptin d'imprt. Pur créer un répertire d'enregistrement des PJ, définissez : le type de pièce justificative crrespndantes (facture dépense, facture recette, état de paie), 23
et le répertire de stckage de ces PJ (utilisez le butn Parcurir pur sélectinner ce répertire). Vus devez créer un répertire par type de PJ. Une fis ces 2 znes cmplétées, cliquez sur le butn Ajuter. Les dnnées saisies apparaissent alrs dans la liste au dessus. Pur mdifier u supprimer un répertire existant, sélectinnez ce répertire dans la liste, puis cliquez sur le butn Mise à jur, u Supprimer. Indiquez également le traitement qui dit être appliqué à ces fichiers, une fis les PJ enregistrées depuis l'ptin d'imprt. Vus puvez : archiver les fichiers traités (indiquez alrs le répertire d'archive, à l'aide du butn Parcurir, c'est à dire le répertire dans lequel sernt stckés les fichiers une fis traités), u supprimer les fichiers traités. La saisie des pièces justificatives Enregistrer manuellement les PJ Placez vus: bureau Exécutin blc Opératins régulières ptin Pièces justificatives Cliquez sur le butn Fiche pur créer une nuvelle PJ. Sur la fiche de la pièce justificative, vus devez bligatirement renseigner : le Dmaine de la pièce justificative (dépense u recette), ainsi que sa nature dans la liste dérulante Type (facture de dépense, de recette, u état de paie), l identifiant et la descriptin snt des éléments bligatires. L identifiant dit être unique et peut être calculé autmatiquement à l aide du butn avir paramétré la cdificatin autmatique, la date de réceptin (Date d'arrivée) et l'exercice, le Frmat de la pièce justificative (papier, dcument Wrd, dcument PDF, image...). après 24
La liste des liquidatins liées à la pièce justificative s'affiche dans le cadre Références cmptables. Le butn Liquider vus permet de créer une liquidatin à partir de la pièce justificative. Sur la liste des pièces justificatives, vus puvez truver la mentin Attente rdnnancement. Cette mentin signifie : sit que la pièce justificative n'est pas encre rattachée à une liquidatin, sit que l'identifiant de la pièce justificative est cmpsé du Numér de pièce, et que la liquidatin à laquelle est rattachée la pièce justificative n'est pas encre numértée. Liquider une PJ Depuis la fiche de la PJ, cliquez sur le butn Liquider. Un assistant s uvre afin de cmpléter les infrmatins nécessaires à la créatin de la liquidatin. Les champs en fnd jaune snt bligatires. 25