Version 5.2 pour le CESE

Guide de l'utilisateur Version 5.2 pour le CESE FR

I Introduction...5 II Changements récents...7 III Partie publique...8 Accès...8 Recherche de documents publics...9 Agendas et calendriers...11 Ordre du jour de réunion...11 Avis 16 Parcourir...17 IV Partie réservée aux membres....20 Accès à la partie réservée aux membres...20 Comment modifier votre mot de passe...24 Page d'accueil...26 Mon calendrier...27 Demande en ligne pour être excusé...28 Calendrier d'un autre membre...30 Manifestation d'intérêt pour les nouveaux travaux...31 Liste des groupes d'étude auxquels vous avez participé...31 Mon compte...32 Ma page...33 Courrier électronique CESE...35 Recherche de fonctionnaires/agents...36 Recherche de documents du Comité...37 Documents de la Commission en format papier...38 V Suivi interinstitutionnel...39 Accès aux avis du Comité par l'intermédiaire de PreLex...39 Accès aux avis du Comité par l'œil...41 VI Format et conventions d'appellation des documents...43 Liste des abréviations utilisées dans l'appellation des documents...44 Exemples d'appellation de fichiers...45 VII Informations complémentaires...46 Recommandations...46 Le Portail des membres est-il sécurisé?...46

I Introduction Qu'est-ce que le portail des membres? Le Portail des membres est l'application web qui donne accès aux calendriers, aux ordres du jour et aux documents de travail relatifs aux réunions du Comité. En outre, il donne aux membres l'accès à des services en ligne qui peuvent simplifier leur travail quotidien au sein de l'institution. Le Portail des membres offre un accès direct aux informations saisies par le Secrétariat dans l'application interne utilisée pour organiser les travaux du Comité (Agora). Il complète le site internet et l'intranet du Comité en fournissant des informations qui aident les membres à accomplir leur mandat. Quelles informations sont disponibles? Le Portail des membres se compose de deux parties: 1. une partie publique 2. une partie réservée aux membres La partie publique contient les calendriers, les ordres du jour des sessions plénières et des réunions de section, les documents de travail publics, ainsi qu'un aperçu de l'état d'avancement des travaux du Comité. Les documents de travail publics sont notamment les documents des sections (ECO, INT, NAT, REX, SOC et TEN), les documents de la CCMI, les documents des sessions plénières, les communiqués de presse, les documents du groupe "Communication" et les documents de travail de la Commission. La partie réservée aux membres contient des informations personnalisées destinées aux membres du Comité. Il fournit en particulier le calendrier personnel de chaque membre. Il offre également un certain nombre de services en ligne, qui permettent aux membres: de mettre à jour des données administratives (par exemple un changement d'adresse électronique); de gérer leur participation aux réunions (par exemple pour signaler une absence); d'exprimer leur intérêt à participer à une nouvelle activité du Comité; de gérer leur page d'accueil sur le site internet du Comité (par exemple mettre à jour leurs réseaux sociaux) Quelles sont les langues disponibles? Sitôt traduits, les documents sont disponibles dans toutes les langues de travail. La navigation dans le site est possible dans toutes les langues de travail. 5

De quoi ai-je besoin pour utiliser le Portail des Membres? Pour accéder à la partie publique, vous devez avoir: Un ordinateur équipé d'un navigateur internet (par exemple Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox). Le système a été entièrement testé avec Internet Explorer 8 et Mozilla Firefox 7. Des problèmes peuvent survenir avec d'autres navigateurs. Aucune version mobile n'est disponible pour l'instant bien que certaines fonctions telles que le téléchargement d'ordres du jour aient été conçus en gardant à l'esprit les appareils mobiles. Une connexion à Internet. Pour accéder à la partie réservée aux membres, vous devez également avoir: Un nom d'utilisateur, ainsi qu'un mot de passe Les membres du Comité les reçoivent au début de leur mandat. Une adresse électronique unique. De nombreux services en ligne vous enverront un courrier électronique de confirmation. C'est pour cette raison que vous devez fournir une adresse unique. Veuillez noter qu'il n'est pas possible de partager une adresse électronique avec un autre membre, votre suppléant ou une autre personne. Pour une assistance concernant l'accès au Portail des membres, veuillez contacter l'it Helpdesk: Téléphone (320) 2 546 9697 Adresse électronique: helpdesk@eesc.europa.eu (ou "Helpdesk IT") Bâtiment Bertha von Suttner 2 e étage Stand d'information à l'extérieur des sessions plénières 6

II Changements récents Novembre 2011 Le nouveau module "Manifestation d'intérêt pour une nouvelle activité" permet aux membres d'exprimer leur intérêt pour la participation à une nouvelle activité du Comité, comme des groupes d'étude, des délégations, etc. 7

III Partie publique Accès La partie publique du Portail des membres est accessible à l'adresse suivante: www.toad.eesc.europa.eu Accueil La page d'accueil, comme toutes les pages du site, offre les possibilités suivantes: La barre de navigation permet d'accéder à toutes les fonctions. Menu déroulant pour le choix de la langue Accès à la page d'accueil Accès au guide de l'utilisateur Accueil 8

Recherche de documents publics Le Portail des membres vous permet de rechercher des documents publics (documents des sections, documents des sessions plénières, communiqués de presse, documents du groupe "Communication" et documents de travail de la Commission). Vous pouvez ainsi effectuer des recherches basées sur: des données structurées, comme la source (CESE), l identifiant de dossier, le numéro de dossier, le numéro de document, la langue du document, la date de publication, le nom du rapporteur, la date de la réunion; des intervalles temporels (entre telle et telle date, entre cette date et aujourd hui); le contenu d'un document (titre ou texte). Lancement d'une recherche Cliquez sur "Recherche" dans le menu de la colonne de gauche (ou sur le lien au sommet de la page) Lancement d'une recherche Le moteur de recherche de la partie publique ne donne accès qu'aux documents publics Pour un accès à tous les documents du Comité, il faut utiliser le moteur de recherche disponible dans la partie réservée aux membres. 9

Pour rechercher un document Sélectionnez la langue de recherche (et tout autre critère de recherche) Cliquez sur l'icône de la recherche 1. Choix d'une langue de recherche 2. Cliquez sur l'icône de la recherche (loupe) Paramètres de la recherche Résultats de recherche avec les titres des documents dans la langue originale ET dans la langue de recherche Recherche de documents Pour ouvrir un document Sélectionnez l'icône pertinente à la gauche des résultats de la recherche Pour plus d'informations sur la recherche de documents du Comité, veuillez consulter le guide de l'utilisateur "QuickFind" Les guides de l'utilisateur sont disponibles sur l'intranet de l'it à l'adresse: http://jsnet.cor.europa.eu/en/dl/it/guides/pages/default_back.aspx#application_guides 10

Agendas et calendriers Les dates de réunions et de sessions plénières, ainsi que les ordres du jour, sont disponibles dès qu'ils ont été enregistrés dans l'application interne de gestion des réunions (Agora). Il est possible de les consulter: via les agendas, par type de réunion (plénière, section); en utilisant les différents calendriers disponibles pour trouver les dates de réunion à venir. Ordre du jour de réunion La section "Agendas" fournit des informations sur les dates des sessions plénières et des réunions de section (passées et futures) avec des hyperliens vers les convocations et documents de travail. Différents agendas sont disponibles. Pour accéder à une convocation, procédez comme suit: 1. Cliquez sur PLEN ou sur une section pour obtenir la liste correspondante des dates des sessions plénières ou des réunions de section 2. Sélectionnez: "Ordre du jour" pour voir l'ordre du jour de la réunion. "Documents" pour voir les documents de la réunion Agenda En cliquant sur "Ordre du jour", vous ouvrez l'ordre du jour de la réunion. En cliquant sur "Documents", vous ouvrez une page présentant l'ensemble des documents internes et externes utiles pour la réunion. Renseignements utiles: Ces documents ont été associés à cette réunion par le secrétariat. Les répertoires sont énumérés dans l'ordre défini dans l'ordre du jour saisi par le secrétariat dans Agora. Les documents sont classés chronologiquement par date de production dans chaque répertoire. Les titres (et les types) de documents sont disponibles dans la langue de navigation. 11

Écran des documents Vous pouvez consulter les documents individuellement, en choisissant parmi les langues disponibles. Icônes des langues disponibles Dans le coin supérieur droit, l'icône Télécharger tous les documents (Français) permet de télécharger en un seul clic l'ensemble des documents disponibles dans votre langue de navigation (format.zip). Si un document n'a pas encore été traduit dans une langue, l'icône correspondante est barrée d'un trait rouge. Cliquez sur l'icône pour connaître la date à laquelle la traduction sera disponible. 12

Calendrier des réunions La section "Calendrier" présente les dates des réunions avec des hyperliens vers les ordres du jour et les documents de travail. Calendrier mensuel Cliquez sur "Calendrier" pour faire apparaître le calendrier mensuel: Calendrier mensuel Cliquez sur une date pour connaître le détail des différentes réunions de la journée en question (heure, sujet, salle de réunion, etc.). Calendrier du jour 13

Les options du "Calendrier" Vous pouvez faire apparaître l'ordre du jour et les documents de travail de chaque réunion et exporter la réunion dans votre agenda électronique. Vous pouvez également consulter les dernières informations concernant les dispositions en matière d'interprétation pour votre réunion (encodées par le secrétariat dans Agora). Sélectionnez: "Ordre du jour" pour voir l'ordre du jour de la réunion. - "Documents" pour voir les documents de la réunion Agenda et documents - Cliquez sur le lien - Enregistrez le fichier "icalendar" dans votre ordinateur (sélectionnez "save") - Importez le ficher "icalendar" dans votre agenda électronique (Outlook, Gmail, Hotmail, etc.) Exportez une réunion Cliquez sur "suite " pour les dernières informations sur l'interprétation Informations sur l'interprétation 14

Le calendrier trimestriel Avec le calendrier trimestriel, il est possible de consulter l'ensemble des dates de réunion par trimestre, pour tous les groupes et tous les types de réunion. Autres calendriers Calendrier trimestriel L'option "Autres" vous permet de consulter plusieurs autres calendriers, notamment ceux des groupes I, II et III. Autres calendriers 15

Avis En cliquant sur l'option "Avis", vous ouvrez une page de recherche qui peut être utilisée pour trouver des avis et des résolutions du Comité. Les différents critères de recherche proposés sont: section, type de document, numéro de référence de l'avis, année, langue, rapporteur, date (d'élaboration), mots clés et session plénière. Par exemple la recherche sur les documents... "Avis du Comité" élaborés par la "CCMI"; entre le 1 er mars 2003 et le 31 mai 2003, en français;... vous donnera le résultat de recherche suivant: avis n 413/2003. Recherche par rapporteur ou par session plénière Résultat de recherche Avis 16

Parcourir Cliquer sur "Parcourir" vous permet d'accéder aux documents répertoire par répertoire. Cliquez pour ouvrir un répertoire. Cliquez pour ouvrir un répertoire. Répertoires Une liste de sous-répertoires est affichée de la manière suivante. Cliquez pour ouvrir un sousrépertoire. Sous-répertoires Une liste de documents apparaît de la manière suivante. Documents dans un sous-répertoire 17

Travaux du Comité La fonction "Travaux du Comité - Aperçu général" donne un aperçu de tous les travaux en cours au Comité, en affichant les informations les plus importantes, accompagnées des liens vers les documents concernés. Pour chaque "dossier de section" (saisine), les informations suivantes sont disponibles: le nom du rapporteur, du corapporteur et des experts le document lui-même ainsi que la note d'information. Il est possible d'ouvrir le document en cliquant sur la référence; la base légale, l'origine de la consultation et le date de la décision du Bureau du CESE; la composition du groupe d'étude, le détail des réunions du groupe d'étude ainsi que le détail de la session plénière; le "Suivi interinstitutionnel" avec des liens vers l'oeil et PreLex, les références "PE", "CdR" et "Conseil". Le Greffe tient à jour toutes les informations disponibles sur cette page par l'intermédiaire de l'application "Agora". Pour obtenir un aperçu général des travaux en cours Travaux du Comité 18

Répertoire où tous les documents sont stockés Documents Imprimer ou sauvergarder sous la forme d'un document Word Details de la réunion Liste des membres du groupe Liens directs pour le suivi interinstitutionnel Travaux du Comité Aperçu général 19

IV Partie réservée aux membres. La partie réservée aux membres offre un accès à une information personnalisée et à des services en ligne. Accès à la partie réservée aux membres À partir de la page d'accueil: Cliquez sur "Portail des membres" dans le menu de la colonne de gauche (ou sur le lien au sommet de la page). Accès à la partie réservée aux membres Si une alerte de sécurité concernant ce site apparaît sur l'écran, répondez toujours par l'affirmative. Le type et le nombre de messages dépendront du navigateur que vous utilisez. 20

Dans la fenêtre d'authentification: Saisissez "isis\", suivi de votre nom d'utilisateur (ou "user name") dans le champ "Domain\user name" et votre mot de passe dans le champ "Password". Les mots de passe font la distinction entre majuscules et minuscules (par exemple mysecret35 est différent de mysecret35). Cliquez sur "Log On" pour accéder au Portail des membres. Votre nom d'utilisateur doit être précédé de "isis" et du signe "\". Si ce symbole n'est pas disponible sur votre clavier, vous pouvez cliquer sur le symbole "\" (entouré en rouge) pour l'insérer. Si vous êtes la seule personne à utiliser l'ordinateur, cochez l'option "This is a private computer" ("Ceci est un ordinateur personnel"). Lorsque cette option est sélectionnée, le temps d'inactivité avant la déconnexion automatique est plus long; dans le cas contraire, vous serez déconnecté automatiquement après 10 minutes d'inactivité. Renseignements utiles: Pour des raisons techniques, lors de la connexion, la vérification du nom d'utilisateur et du mot de passe peut être lente. Veuillez être patient. Utilisez le bouton "Log Out" pour fermer votre connexion en toute sécurité. Accès direct à la partie réservée aux membres Sur la page d'accueil de l'intranet: cliquez sur "Portail des membres" 21

Sur la page d'accueil du site internet: cliquez sur "Portail des membres" 22

Information concernant votre mot de passe Votre mot de passe empêche des personnes non autorisées d'accéder à vos données personnelles. Il est donc très important de choisir un bon mot de passe et de le changer régulièrement. Votre mot de passe est privé. Il ne doit pas être partagé avec qui que ce soit. Votre mot de passe doit répondre à un certain nombre de critères pour garantir sa résistance aux cyberattaques. Le mot de passe doit compter au moins huit caractères et contenir des caractères d'au moins trois des cinq catégories suivantes. 1. Majuscules des langues européennes (A à Z, y compris signes diacritiques, caractères grecs et cyrilliques) 2. Minuscules des langues européennes (a à z, y compris signes diacritiques, caractères grecs et cyrilliques) 3. Chiffres (0 à 9) 4. Caractères non alphanumériques: ~!@#$%^&*_-+=` \(){}[]:;"'<>,.?/ 5. Tout caractère Unicode considéré comme caractère alphabétique, mais qui n'est ni majuscule, ni minuscule. Cette catégorie comprend les caractères Unicode des langues asiatiques. Conseils pour le choix d'un mot de passe sûr Combinez des lettres, des chiffres et des caractères spéciaux. Vous pouvez envisager d'utiliser un moyen mnémotechnique, par exemple We Love to work! Wlv2wrk! Never late to work! Nvrl2wrk! Can t wait to logon! Kantw2lo! les Champs-Elysées sont une avenue de Paris! lces1adp! 23

Comment modifier votre mot de passe Vous pouvez modifier votre mot de passe à tout moment. Quoi qu'il en soit, vous serez tenu de le modifier une fois par an (en pratique, vous recevrez toujours un courrier électronique de rappel à ce sujet). Vous pouvez le faire soit à partir d'un PC au Comité ou depuis un portail d'authentification (l'écran de connexion qui apparaît lorsque vous souhaitez accéder au portail des membres ou à votre courrier électronique). Utilisation du portail d'identification: Cliquez sur la case "I want to change my password after logging on" Ouvrez une session en suivant la procédure décrite précédemment. Après l'ouverture de la session, vous serez invité à saisir un nouveau mot de passe ("New password") (conforme aux règles décrites précédemment). Saisissez également votre nouveau mot de passe dans le champ "Confirm new password" pour confirmation. Soumettez vos modifications en cliquant sur "Change Password" pour modifier votre mot de passe. 24

Utilisation d'un PC au Comité: Si vous êtes déjà connecté, vous pouvez modifier votre mot de passe à tout moment au moyen de la séquence "Ctrl + Alt + Del". En cliquant sur le bouton, vous pouvez saisir un nouveau mot de passe (voir la saisie de l'écran "modification de mot de passe" ci-après). Autrement, Windows vous invitera à modifier votre mot de passe d'accès au système 21 jours avant qu'il n'expire. Si vous ne le modifiez pas, le message suivant apparaîtra chaque fois que vous vous connectez. Si vous cliquez Yes, vous pourrez modifier votre mot de passe au moyen de l'écran suivant. 1. Saisissez votre mot de passe actuel 2. Saisissez votre nouveau mot de passe 3. Saisissez une seconde fois votre nouveau mot de passe 4. Cliquez sur OK pour confirmer Vérifiez la langue du clavier: si elle n'est pas correcte, vous pouvez la modifier en enfonçant la touche "ALT" et en appuyant sur "SHIFT" à plusieurs reprises jusqu'à ce que la langue du clavier appropriée apparaisse. 25

Page d'accueil La page d'accueil vous donne accès aux informations et aux services suivants: "Formulaires" permet de télécharger des documents administratifs "Mes activités" pour accéder à des informations personnalisées et pour mettre à jour les informations qui seront affichées sur votre page d'accueil "Messagerie électronique du CESE" vous permet d'accéder à votre boîte de réception interne du Comité et de rechercher les adresses électroniques des membres et des secrétariats "Recherche" vous permet d'accéder aux informations relatives aux membres du CESE et au personnel, ainsi qu'aux documents du Comité. "Informations pratiques" vous permet d'accéder à des sites internet utiles. Page d'accueil du Portail des membres 26

Mon calendrier Votre calendrier personnel ("Mon calendrier") est accessible dans la section "Mes activités" du Portail des membres et vous donne la possibilité de chercher une réunion précise à partir de la date de celleci. Calendrier personnel Renseignements utiles: Liste des participants: liste mise à jour des membres qui assisteront à la réunion. Contacts: indique les adresses électroniques des secrétariats de votre groupe et de votre section, l'organisateur de la réunion et l'administrateur responsable de chaque dossier figurant dans l'ordre du jour de la réunion. Par exemple: Contact permanent (secrétariats de groupe et de section) Administrateur responsable de chaque dossier figurant à l'ordre du jour de la réunion Organisateur de la réunion pour des questions pratiques 27

Demande en ligne pour être excusé Vous pouvez demander d'être excusé pour une réunion directement depuis votre calendrier. La demande sera transmise au secrétariat de votre groupe. Envoyez votre demande d'être excusé au secrétariat de votre groupe Calendrier personnel En cliquant sur "Demander d'être excusé" ou "Modifier votre demande d'être excusé", vous pouvez introduire un commentaire et l'envoyer. Envoyer une excuse 28

Vous recevez alors une copie du courrier électronique envoyé au secrétariat de votre groupe. Exemple de message de confirmation Souvenez-vous que vous devez fournir une adresse électronique unique pour recevoir les messages de confirmation. 29

Calendrier d'un autre membre Vous pouvez accéder au calendrier d'un de vos collègues en cliquant sur "Calendrier d'un autre membre": Sélectionnez le nom du membre pour avoir accès à son calendrier Calendrier d'un autre membre 30

Manifestation d'intérêt pour les nouveaux travaux Cette option vous offre la possibilité d'exprimer votre intérêt pour un des nouveaux travaux du Comité. Il vous permet: d'accéder à des appels à manifestation d'intérêt en cours ou clôturés; de consulter les documents de la Commission correspondants en choisissant parmi les langues disponibles; d'obtenir des informations sur les travaux du Comité planifiés. Accédez à "Appels à manifestation d'intérêt en cours" Ouvrez l'appel à manifestation d'intérêt pour les nouveaux travaux Exprimez votre intérêt en choisissant une ou plusieurs fonctions pour le dossier proposé Soumettre Exemple d'appel à manifestation d'intérêt Liste des groupes d'étude auxquels vous avez participé Cette option fournit les dates de début et de fin des groupes d'étude auxquels vous participez. 31

Mon compte Dans la section "Mon compte", vous pouvez donner au Comité les informations indispensables pour la communication entre vous et le CESE: vos adresses électroniques; votre adresse électronique confidentielle pour les informations potentiellement sensibles ou financières (notamment les informations relatives au remboursement des frais de déplacement et de séjour); les langues à utiliser pour la communication entre vous et le Comité. Ces données personnelles sont importantes pour le Comité. Saisissez votre adresse électronique pour les informations générales provenant du CESE Saisissez votre adresse électronique confidentielle Indiquez vos connaissances linguistiques Mon compte 32

Ma page Chaque membre du CESE dispose d''une page de présentation sur le site internet du Comité. Ces informations constituent votre profil public sur la page du membre. La fonction "Ma page" vous permet de contrôler et de personnaliser le contenu de votre page. Cette fonction vous permet notamment: d'ajouter des liens vers vos réseaux sociaux, vos blogs et vos sites internet; d'indiquer vos centres d'intérêts; de saisir votre biographie; de choisir les informations à afficher (photo, adresse électronique, adresse, nom de votre suppléant, groupes d'études auxquels vous appartenez, etc.); d'afficher un aperçu de votre page. Choisissez les informations à afficher Dans cet exemple, votre adresse, votre adresse électronique et votre date de naissance ne seront pas affichées sur la page internet Configuration d'écran Sélectionnez l'adresse de votre réseau (par exemple votre page Facebook Saisissez l'adresse de votre blog Réseaux sociaux, blogs et site internet Saisissez l'adresse de votre site internet 33

Indiquez vos centres d'intérêt Saisissez votre biographie (texte libre) Enregistrez Affichez un aperçu du résultat Centres d'intérêt, associations, biographie 34

Courrier électronique CESE L'option "Accès Outlook Web Access" vous donne accès à votre courrier électronique interne au Comité (pour les membres qui utilisent toujours le courrier électronique interne). Pour plus d'information, veuillez consulter le manuel de l'utilisateur "Outlook Web Access (OWA)" Les guides de l'utilisateur sont disponibles sur l'intranet de l'it à l'adresse: http://jsnet.cor.europa.eu/en/dl/it/guides/pages/default_back.aspx#application_guides L'option "adresses électroniques des membres" vous permet de trouver l'adresse électronique de chaque membre en saisissant simplement une partie de son nom. Adresses électroniques des membres L'option "adresses électroniques du secrétariat" permet d'afficher les adresses électroniques des groupes et des sections. Adresses électroniques du secrétariat 35

Recherche de fonctionnaires/agents L'option "Personnel" du menu "Recherche" vous permet de trouver les adresses électroniques et les numéros de téléphone de personnes travaillant dans les institutions européennes. Interdirectory: recherche des adresses électroniques et des numéros de téléphone Interdirectory: résultat d'une recherche 36

Recherche de documents du Comité L'option "Documents du Comité" vous permet d'effectuer des recherches dans les documents du Comité. QuickFind QuickFind recherche de tous les documents récents Le moteur de recherche de la partie réservée aux membres donne accès à tous les documents auxquels un membre donné peut accéder. Par exemple, un membre du groupe I a accès uniquement aux documents de son groupe. Le moteur de recherche de la partie publique ne donne accès qu'aux documents publics Pour de plus amples informations sur ce moteur de recherche, veuillez consulter le manuel utilisateur "QuickFind" Les guides de l'utilisateur sont disponibles sur l'intranet de l'it à l'adresse: http://jsnet.cor.europa.eu/en/dl/it/guides/pages/default_back.aspx#application_guides 37

Documents de la Commission en format papier L'option " Documents de la Commission en format papier" vous permet de commander des exemplaires "papier" de certains documents de la Commission dans la langue de votre choix et en indiquant le numéro de référence et l'année souhaités. Demande de copies "papier" de documents de la Commission 38

V Suivi interinstitutionnel Plusieurs systèmes permettent de suivre les travaux des différentes institutions participant au processus législatif (le Parlement européen, le Conseil, le Comité économique et social européen, le Comité des régions, la Banque centrale européenne, la Cour de justice, etc.). Accès aux avis du Comité par l'intermédiaire de PreLex PreLex est la base de données des procédures interinstitutionnelles, gérée par la Commission. Elle permet de suivre les principales étapes du processus de décision entre la Commission et les autres institutions: étape de la procédure; décisions des institutions; noms des personnes concernées; services responsables; références du document, etc. À partir de TOAD, cliquez sur "PRELEX" en bas du menu de navigation. Accéder à PreLex Cette base de données est disponible sur Internet à travers EUROPA (le portail de l'union européenne) à l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/prelex Le module "Travaux du Comité" permet d'accéder directement à la page PRELEX d'un document du Comité 39

PreLex: recherche de documents via la base de données PreLex À partir du document COM de la Commission (COM(2003) 383 dans cet exemple), il vous est possible d'afficher tous les documents des autres institutions ayant un rapport avec la proposition initiale: Lien vers l'avis du CESE PreLex: liens vers des avis du CESE En cliquant sur le lien vers l'avis du Comité économique et social européen (CES/2004/842 dans cet exemple), vous affichez le texte de l'avis. 40

Accès aux avis du Comité par l'œil L'Observatoire législatif du Parlement analyse et suit le processus décisionnel interinstitutionnel de l'union européenne, la place du Parlement dans l'élaboration de la législation européenne et les activités des institutions impliquées dans la procédure législative. L'Observatoire contient toutes les procédures vivantes, quelle que soit leur date de création, et toutes les procédures terminées depuis la 4 e législature (juillet 1994). Les avis adoptés par le CESE sont publiés sur l'observatoire législatif du Parlement européen (ŒIL) où ils seront consultés par les citoyens au même titre que la proposition de la Commission ou les amendements du Parlement. Cette base de données est disponible sur Internet à l'adresse suivante: http://www.europarl.europa.eu/oeil Le module "Travaux du Comité" permet d'accéder directement à la page OEIL d'un document du Comité. À partir du document COM de la Commission (COM(2007) 1244 dans cet exemple), il vous est possible d'afficher tous les documents des autres institutions ayant un rapport avec la proposition initiale: 1. Sur la page d'accueil, sélectionnez l'onglet "Procédures" 2. Cliquez sur "Documents d'autres institutions et organes de l'ue " OEIL 41

3. Saisissez vos paramètres de recherche Recherche dans l'œil Documents d'autres institutions liés à la proposition Avis du Comité économique et social européen Résultats de recherche 42

VI Format et conventions d'appellation des documents Quel est le format des documents? La plupart des documents sont au format Microsoft Word 2003. Ceux-ci peuvent être consultés avec les applications suivantes: Microsoft Word (ou même avec Microsoft WordPad); les logiciels de navigation web récents (Microsoft Explorer); un "lecteur" ("viewer") Word distribué gratuitement sur Internet; une application qui reconnaît le format de documents de Microsoft Word, comme par exemple OpenOffice. Dans les deux derniers cas, bien que l'on ne puisse garantir une restitution totalement exacte du document, on a de bonnes raisons de considérer que les résultats seront satisfaisants. Notez que certains documents peuvent se présenter en format Excel (par exemple les documents du Bureau ou du groupe budgétaire), qui seront en format.pdf (par exemple des documents de référence extérieurs) ou en HTML (par exemple des ordres du jour, des documents provenant de moteurs de recherche). Le Comité respecte les directives en matière de format d'échange de documents adopté par les institutions européennes: http://ec.europa.eu/dgs/informatics/oss_tech/index_en.htm 43

Appellation des documents Liste des abréviations utilisées dans l'appellation des documents Code Types de documents Priorité AM Amendement urgent CP Communiqué de presse urgent Others Selon leur nature urgent AC Avis du Comité prioritaire APA Avant-projet d'avis prioritaire APRI Avant-projet de rapport d'information prioritaire AS Avis Section prioritaire CAAF/CAFA Commission des affaires financières et administratives (CdR) prioritaire DI Document interne officiel avec numéro DI prioritaire DT Document de travail prioritaire GB Note au groupe budgétaire prioritaire NB Note bureau prioritaire PA 1 Projet d'avis prioritaire PAC Projet d'avis du Comité prioritaire PRES Projet de résolution prioritaire PRI Projet de rapport d'information prioritaire PSP Note explicative sur un point session plénière prioritaire RES Résolution prioritaire RI Rapport d'information prioritaire TCD Travaux consultatifs divers prioritaire ADD Addendum non prioritaire ADMIN Document administratif non prioritaire ANN Annexe non prioritaire AO Appel d'offre non prioritaire BRO Brochure non prioritaire CONV-POJ Convocation Projet d'ordre du jour non prioritaire CORR Corrigendum non prioritaire CR Compte rendu non prioritaire 1 Pour le PA, PRI et les autres versions suivant directement l'apa, le délai sera tributaire du nombre de pages. 44

DECL Déclaration non prioritaire DISC Discours non prioritaire ETU Étude non prioritaire INFO Document d'information non prioritaire LET Lettre non prioritaire NI Note d'information non prioritaire PV Procès-verbal non prioritaire REGL Réglementation non prioritaire RS Rapport de suivi non prioritaire WEB Site internet non prioritaire Exemples d'appellation de fichiers ces1368-2004_am5_am_fr.doc: amendement 5 à l'avis n 1368 (2004) version française; r_ces23-2005_apa_fr.doc: avant-projet d'avis n 23 (2005); Ces1786-2007_corr_fr.doc: corrigendum à l'avis n 1 786 (2007) 45

VII Informations complémentaires Recommandations Pour utiliser le portail des membres en toute sécurité, rappelez-vous les règles suivantes. Mot de passe Choisissez un bon mot de passe et changez-le régulièrement. Ne communiquez votre mot de passe à personne. PC Veillez à installer un logiciel antivirus approprié et mettez-le à jour régulièrement. Veillez à installer la version la plus récente de votre système d'exploitation. Veillez à installer la version la plus récente de votre logiciel de navigation. Réalisez régulièrement des copies de sauvegarde de vos documents importants. Ordinateur portable Ne laissez jamais votre ordinateur portable sans surveillance dans un environnement non sécurisé Téléphones intelligents (smartphones) Utilisez un code PIN, un mot de passe ou une phrase de chiffrement sûrs. Pour de plus amples informations sur la sécurité informatique, consultez les pages services sur l'intranet du service IT: http://jsnet.cor.europa.eu/en/dl/it/services/pages/indexofservices.aspx Thèmes: Sécurité, navigateur, téléphones intelligents (smartphones) Le Portail des membres est-il sécurisé? Le portail des Membres utilise le protocole sécurisé Secure Sockets Layer (SSL). SSL est un protocole de communication conçu pour assurer la transmission des données privées sur Internet. SSL chiffre les données transmises à travers les connexions SSL et il est compatible avec Mozilla Firefox et Microsoft Internet Explorer. Lorsque vous ouvrez une session sur le Portail des membres, votre nom d'utilisateur et votre mot de passe sont encryptés et envoyés à travers l'internet par l'intermédiaire d'une connexion SSL. Personne ne peut lire les données que vous transmettez de cette manière ou y accéder. 46

Titre: Portail des membres Guide de l'utilisateur Version: 5.2 pour le CESE Date: 9.1.2012 Auteur: User Support Services