FAQ d Action Tracker - HOS ACTION TRACKER - HOS QUESTIONS DES CLIENTS Voici quelques questions typiques posées par les clients concernant la solution informatique pour les heures de service (HOS) et les rapports d inspection conducteur-véhicule (DVIR). L APPLICATION ACTION TRACKER HOS EST-ELLE FACILE À UTILISER PAR MES CONDUCTEURS ET MES GESTIONNAIRES? Oui! Notre système a été conçu en gardant à l esprit le fin détail du déroulement des travaux de vos conducteurs et de vos gestionnaires. Les écrans suivent le déroulement typique des travaux que prend chaque utilisateur pendant son quart de travail typique. Les écrans contiennent les phrases typiques avec leurs réponses (vous pouvez les personnaliser, dans plusieurs cas, pour accommoder le verbiage courant de votre flotte) dont vous aurez besoin afin de minimiser l entrée de texte. LE SYSTÈME EST-IL CONÇU POUR ACCEPTER LES CHANGEMENTS DE RÈGLES À VENIR? Nous avons rendu notre solution pour les heures de service (HOS) configurable à l égard des règles de l industrie, afin de pouvoir ajouter tout changement aux heures dans l application, de manière très facile. Plusieurs des anciens systèmes pour les heures de service (HOS) n étaient pas conçus pour être configurable, aussi, tout changement impliquait des coûts en temps et en argent puisque le système devait être reprogrammé avec les changements ou les nouvelles règles. POUVONS-NOUS UTILISER NOTRE PROPRE FORMULAIRE DVIR? Oui! Notre équipe de services professionnels peut créer votre formulaire DVIR pour chaque équipement que vous possédez. Des frais raisonnables et uniques s appliquent pour ce service. Page 1
L APPLICATION ENREGISTRE-T-ELLE TOUS MES DOCUMENTS REQUIS POUR UN AUDIT? Oui! Présentement, le système emmagasine tous les documents requis tant pour un audit du journal du conducteur que pour un audit de rapport d inspection conducteur véhicule (DVIR). Présentement, le système enregistre tous les dossiers pour une période de 12 mois, toutefois, nous prévoyons l ajout d une fonction d archivage qui permettra de placer ces documents dans un répertoire spécifique sur le disque dur de votre serveur. Vous pourrez alors conserver les journaux de vos conducteurs pour 6 mois tel que requis, en plus de pouvoir les effacer ou conserver 2 années de documents pour les rapports DVIR, ou de les effacer selon votre préférence. LE SYSTÈME GARDE-T-IL LE SUIVI DES VIOLATIONS PAR LES CONDUCTEURS? Oui! En plus des notifications automatisées au conducteur, l application Action Tracker - HOS enregistre toutes les violations dans le fichier du conducteur. QU EST-CE QUI ARRIVE SI LE CONDUCTEUR OUBLIE DE CHANGER SON STATUT DE SERVICE DANS L APPLICATION? Action Tracker - HOS est muni d une provision intégrée de changement automatique de statut, avec des seuils pour les heures de départ et d arrivée, pour lui permettre de changer automatiquement le statut de service. L application Action Tracker - HOS enregistre la trace de tous les changements de statut, et de quelle manière le statut a été changé: si le statut a été changé par le conducteur, s il a été fait automatiquement et/ou s il a été modifié plus tard. Il comprend aussi un éditeur qui est conçu pour permettre aux gestionnaires désignés de l utiliser pour effectuer des changements au journal du conducteur qui sont acceptables pour un audit (il ne permet pas de changement de statut de conduite du conducteur). QU ARRIVERA-T-IL SI MON CONDUCTEUR OUBLIE DE CHANGER SON STATUT DE CONDUITE? Le système offre deux fonctions automatiques pour le statut de conduite des conducteurs. D abord, lorsque le véhicule commence à se déplacer et qu il atteint une vitesse prédéterminée (actuellement à 15 km/h ou environ 7mi/h) le statut du conducteur est automatiquement changé pour représenter la conduite. Lorsque le véhicule arrête, une temporisation (présentement de 5 minutes en plus d un message d avertissement pendant 1 minute) commence à s écouler. Si aucun mouvement du véhicule est détecté et si le conducteur n annule pas ce changement automatique de statut, le statut du conducteur sera changé automatiquement à «en service» (On-Duty) au moment où a débuté la temporisation de 5 minutes (pour éviter une perte de temps de conduite). Page 2
COMMENT LE SYSTÈME TRAITE-T-IL LES INSPECTIONS ROUTIÈRES? Action Tracker - HOS offre un mode spécial pour les inspections routières, lequel fournit à l inspecteur seulement l information requise pour l inspection, tout en bloquant l accès de la tablette aux autres informations dans l application. Le conducteur devra ensuite entrer son NIP pour revenir aux fonctionnalités complètes. L information personnelle du conducteur et les autres informations concernant les heures de service ou DVIR sont verrouillées pendant les inspections routières. COMMENT FONCTIONNENT LES RAPPORTS D INSPECTION CONDUCTEUR VÉHICULE (DVIR) DE L APPLICATION ACTION TRACKER HOS? Action Tracker - HOS fournit les bons formulaires au conducteur directement sur leur tablette. Ils peuvent faire l inspection sur leurs unités motorisées et leurs actifs tractés tant pour les inspections avant, pendant que celles d après le voyagement. Cet outil assiste le conducteur dans son inspection en lui fournissant une liste de vérification complète de tous les points exigés. Si le conducteur détecte un défaut, le module de rapport d inspection conducteur-véhicule (DVIR) offre une description suggérée du défaut, et permet au conducteur d ajouter, modifier ou d entrer au choix ses propres mots. Une fois l inspection complétée, le conducteur signe son rapport d inspection conducteurvéhicule (DVIR). S il a identifié un défaut majeur, une alerte peut être transmise immédiatement à la personne désignée pour la maintenance pour servir d avis de réparation requise. Le système fournit un formulaire de complétion de réparation et garde la copie à jour sur la tablette du conducteur, sur le dernier rapport dans le cas d une inspection routière. Nous archivons aussi tous les rapports d inspection de véhicule pour vous aider à vous conformer aux exigences réglementaires et vous permettre de consulter leurs informations. Ces informations peuvent être consultées au besoin. Action Tracker - HOS est conforme aux exigences d inspection US 396.11. JE VIENS DE CHARGER ACTION TRACKER HOS SUR MON APPAREIL ANDROID. POURQUOI NE PUIS-JE PAS VOIR DE L INFORMATION PRÉCISE EN RELATION AVEC LA DATE ET HEURE DE RÉINITIALISA- TION ET REDÉMARRAGE, À SAVOIR QUE JE VOIS «AUCUN» (NONE) SUR L ÉCRAN DES DÉTAILS DU SERVICE (SERVICE DETAIL). Lors de votre première utilisation d Action Tracker HOS, sa base de données ne contient aucun historique de journal. Vous devez commencer à enregistrer vos heures de service pour créer un historique lui permettant de calculer vos points de réinitialisation et redémarrage (Reset et Restart). Vous pourrez aussi voir alors ces données en ouvrant l écran des détails du service du conducteur (Driver Service Detail). Page 3
JE NE SUIS PAS CAPABLE D ASSOCIER UNE UNITÉ MOTORISÉE (POWER UNIT) AVEC MON APPAREIL ANDROID. Auriez-vous oublié d octroyer un statut actif (On-Duty) à votre conducteur? Les conducteurs doivent avoir un statut actif (On-Duty) pour permettre de pouvoir joindre leur unité motorisée (Power Unit) et leurs actifs remorqués (Towed Asset). AVEZ-VOUS TENU COMPTE DES RÈGLES À VENIR EN MATIÈRE D APPAREIL DE JOURNAL ÉLECTRONIQUE (ELECTRONIC LOGGING DEVICE) POUR LA CONCEPTION DE VOTRE SYSTÈME? Oui! L application a été conçue afin de pouvoir traiter tous les changements proposés en matière d appareil de journal électronique. LES OPÉRATIONS DE MA FLOTTE COUVRENT LE CANADA ET LES ÉTATS-UNIS, EST-IL POSSIBLE D ÉMETTRE À MES CONDUCTEURS DES ALERTES EN RELATION AVEC CHAQUE RÈGLE? Oui! Nous offrons aux conducteurs la capacité de sélectionner l ensemble des règles qui régissent leur opération de sorte que l horaire des alertes tienne compte des bons avis et violations selon la règle sélectionnée. Nous avons aussi intégré des ensembles de règles selon les divers États et Provinces. Toutes les règles sont gérées selon les «tableaux des règles» avec des variables pour chacune de règles affectant vos opérations. VOTRE SYSTÈME PREND-IL EN COMPTE LES NOUVELLES RÈGLES FMCSA (US FEDERAL MOTOR CARRIER SAFETY ASSOCIATION) DU 1ER JUILLET 2013? Oui! Nous prenons en compte tant la règle des pauses d une demi heure après avoir été en service durant 8 heures depuis le début du quart de travail que celle des deux périodes de 1 à 5 heures hors service, dans la provision de redémarrage de 34 heures. TENEZ-VOUS COMPTE DE L EXEMPTION/PROVISION POUR LES CHAMPS PÉTROLIFÈRES AUX ÉTATS-UNIS ET AU CANADA? Oui! Nous tenons compte des règles pour chaque pays, telle que décrites dans les règles pour le pays, y compris la provision du journal pour la 5ème ligne hors-service (en attente au site du puits). La provision de redémarrage peut s appliquer au choix soit avec ou sans la 5ème ligne. Page 4
LE SYSTÈME FAIT-IL LE SUIVI DES VIOLATIONS AUX RÉGLEMENTATIONS SUR LES HEURES DE SERVICE PAR LES CONDUCTEURS? Oui! Les conducteurs recevront des avertissements (débutant 1 heure avant que leur temps disponible de conduite soit écoulé) et s ils ou elles conduisent sans avoir de temps de conduite disponible, ils recevront un avis de violation. Un courriel sera aussi envoyé à l adresse désignée lorsqu un chauffeur entre en violation des règles en matière des heures de service. L onglet HOS de l application Fleet Complete fournit aussi de l information sur les heures de conduite disponibles pour les conducteurs afin de permettre aux gestionnaires d obtenir rapidement les heures de conduite restantes pour un conducteur selon la règle régissant ses opérations en cours. Page 5