Appel d Offres : Développement du Système d Information Contacts : Arnaud Humbert-Droz ou Florence de Mengin Fondragon appeloffres@valdelia.org
SOMMAIRE 1. Présentation Valdelia... 4 1.1. À propos de Valdelia 4 1.2. Organisation interne de Valdelia 5 1.3. Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) 5 2. Périmètre des prestations... 6 2.1. Les besoins de la société 6 2.2. Les phases du projet global 6 3. Information sur la procédure de remise des offres... 7 3.1. Site internet Valdelia 7 3.2. Questions des candidats 7 3.3. Date limite de réponse 7 3.4. Format de la réponse 7 3.5. Les contacts 8 3.6. Validité des réponses 8 3.7. Notification 9 3.8. Critères de sélection 9 3.9. Déroulement de l Appel d Offres 10 3.10. Contrat 10 3.11. Restitution des Appels d Offres 10 4. Exigences générales... 11 4.1. Durée du contrat 11 4.2. Sous-Traitants 11 4.3. Assurances 11 4.4. Respect réglementaire 12 4.5. Propriété des cotations 12 5. Définition et périmètre du service... 12 5.1. Le projet 12 5.2. Technologie et méthodologie employées 13 5.3. Le planning de rélisation 13 2
5.4. Continuité du services 14 5.5. Gestion des bugs et des anomalies 14 5.6. Livrables et documentation 14 5.7. Validation 14 5.8. Maintenance et garanties 15 5.9. Propriétés intellectuelles 16 5.10. Prestations complémentaires 16 6. Facturation... 16 7. Le prix... 17 7.1. Bordereaux de prix 17 7.2. Confidentialité et validité de la cotation 17 7.3. Les pénalités et litiges 17 8. Évolution du système d information... 18 3
1. Présentation Valdelia 1.1. À propos de Valdelia Valdelia est un éco-organisme à but non lucratif agréé par le ministère de l Écologie, du Développement Durable et de l Énergie, en charge d organiser la filière de recyclage du mobilier professionnel en fin de vie. Créé par des industriels du secteur en réponse à la règlementation du Grenelle 2 de 2010, et plus particulièrement au décret du 6 janvier 2012 relatif à la gestion des déchets d éléments d ameublement (DEA) professionnels, Valdelia assure pour le compte de ses adhérents la prise en charge de la collecte et du traitement des DEA sur l ensemble du territoire national. Financé depuis le 1er mai 2013 par une éco-contribution affichée sur le prix de vente de tout mobilier professionnel neuf, Valdelia propose une solution globale aux entreprises (TPE, PME, industrie) et collectivités (scolaire, santé, loisir, culture, hôpitaux, commercial), ainsi qu aux hôtels, cafés ou restaurants. Cette nouvelle filière de valorisation BtoB du mobilier professionnel en fin de vie a pour ambition de répondre aux objectifs ambitieux fixés par les pouvoirs publics, à savoir : atteindre un taux de réutilisation et recyclage de 75% à l horizon 2017. VALDELIA en 2013 c est : 5 821 tonnes de DEA collectées, 360 chantiers, 400 points de collecte et 1 268 metteurs sur le marché adhérents (fabricants, distributeurs, importateurs). 4
1.2. Organisation interne de Valdelia 1.3. Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) Conscient des enjeux sociétaux liés à l économie circulaire et aux filières REP, Valdelia s est lancé en 2014, dans une démarche de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE). L objectif pour Valdelia est de mesurer, maitriser et assumer les impacts de ses décisions et activités sur la société et sur l'environnement, se traduisant par un comportement éthique et transparent qui : Contribue au développement durable, y compris à la santé et au bien-être de la société, Prend en compte les attentes des parties prenantes, Respecte les lois en vigueur tout en étant en cohérence avec les normes internationales de comportement, Est intégré dans l'ensemble de l'organisation et mis en œuvre dans ses relations. 5
2. Périmètre des prestations 2.1. Les besoins de la société Valdelia doit disposer d un système informatique complet pour l activité de l éco-organisme Valdelia. Ce système se compose notamment de : 1- Un site internet Valdelia qui permet la présentation des activités de l Eco-organisme et l interface entre ce dernier et ces parties prenantes (adhérents, prestataires, détenteurs) via l accès à leur espace dédié de gestion. 2- Un système interne de gestion des activités de Valdelia et de toutes les parties prenantes, via la création d un système de traçabilité des opérations, d interface comptable et de reporting 3- Un système de business intelligence Ce projet se divise en trois phases : La phase A de conception du système informatique global en fonction des besoins de chaque service et parties prenantes et réalisation du cahier des charges fonctionnel du SI (phase terminée) La phase B de réalisation de ce système La phase C de mise en place du système, intégration des données historiques, formation des acteurs et accompagnement au déploiement de la solution. Une maintenance sera nécessaire. 2.2. Les phases du projet global Phase A : La conception : écriture du CDC et des spécifications métier Phase B : La réalisation du système et mise en exploitation Phase C : Mise en place, déploiement, formation de tous les acteurs Maintenance Mise à jour et évolution Les phases B et C font l objet du présent appel d offres. La phase A s est terminée le 30 juin 2014. 6
3. Information sur la procédure de remise des offres 3.1. Site internet Valdelia Valdelia dispose d un site internet : www.valdelia.org sur lequel un espace est dédié aux appels d offres pour le système d information : http://www.valdelia.org/systeme_information/. 3.2. Questions des candidats Tout candidat a la possibilité de poser des questions, par courriel (appeloffres@valdelia.org) avant le 18 ou 25 juillet 2014 à 12h00. 3.3. Date limite de réponse Les dossiers complets de candidatures (cf 3.4.) devront être reçus au plus tard le lundi 8 septembre 2014 à 12h00. 3.4. Format de la réponse Tous les documents demandés devront être transmis par courriel sur appeloffres@valdelia.org, en main propre ou par voie postale, sous format informatique (CD/clé USB), à l adresse ci-dessous au plus tard le 8 septembre 2014 à 12h00 : VALDELIA Réponse aux Appels d Offres 11 rue HEINRICH 92100 BOULOGNE-BILLANCOURT Composition du dossier de candidature : Un bordereau de prix détaillé par point du projet; Présentation de la société/du groupe ; Le mémoire technique dans lequel est décrit les techniques de développement, la composition des prix, le planning détaillé d exécution du projet, les dates de remises des livrables intermédiaires, les dates d acceptation des livrables intermédiaires, l évaluation des risques et leur gestion, les propositions de 7
maintenance, de suivi du projet, les moyens humains et matériels utilisés en interne, les moyens humains et matériels nécessaire chez Valdelia pour la bonne exécution du projet, la gestion des bugs, criticité et corrections, les méthodologies de déploiement, la formation des utilisateurs, la maintenance, les garanties, etc. ; 3.5. Les contacts Le contact commercial Le contact commercial sera, pendant toute la durée du contrat, l interlocuteur du service achat. Lors de la phase de négociation, il sera l interlocuteur de Valdelia pour la phase de discussion sur les dossiers de candidature. Il sera présent lors des réunions de suivi de projet avec le service achat. Il sera contacté par le service achat à chaque litige constaté. Il sera le garant auprès de Valdelia du suivi des documents administratifs à fournir (contrat, facturation, etc.). Le contact développement Le contact technique sera, pendant toute la durée du contrat, l interlocuteur du service gestion de projet informatique. Il sera présent à toutes les réunions de suivi de projet et devra pouvoir répondre à toutes les questions techniques/opérationnelles. En cas de changement de contact commercial ou technique, Valdelia devra être informé par courrier. 3.6. Validité des réponses Les éléments des réponses seront valables jusqu au 14 octobre 2014. Tout dossier incomplet ne sera pas pris en compte. 8
Valdelia se réserve le droit de rejeter toute cotation dans son intégralité remise par le prestataire ainsi que toute cotation ne répondant pas à la demande de Valdelia. Valdelia se réserve également le droit de négocier les éléments de réponse des candidats. 3.7. Notification Valdelia notifiera à chaque candidat : La réception de son dossier de candidature ; Sa sélection à la phase de négociation, en cas de besoin ; La décision finale de Valdelia sur son dossier. Ces notifications se feront par mail à l attention du contact commercial désigné dans le dossier. 3.8. Critères de sélection La sélection des offres se fera selon 2 critères : Les choix techniques (60%) : La compréhension de la filière, du cahier des charges fonctionnels, les méthodes de développement, le mode de développement, les solutions techniques proposées, le planning, la validation des documents et des livrables, les livrables, le respect du cahier des charges, la gestion des risques et des alertes, la maintenance du système, les méthodes de test et de déploiement proposées, la gestion des bugs, les formations des utilisateurs, la disponibilité du contact technique, les clients/projets de référence de projets similaires, en taille et en complexité métier, les garanties sur les logiciels, sur la documentation, les moyens matériels et humains mis à disposition du projet Le prix (40%) : La cotation remise par candidature sera un élément de discussion lors de la phase de sélection finale des dossiers de candidature. 9
3.9. Déroulement de l appel d offres 11 juillet au 25 juillet 2014 : Questions par mail et retour consolidé à tous les candidats pour évacuer les premières interrogations 11 août au 22 août 2014 : Rencontre avec chaque candidat qui le souhaite pour présenter les processus et répondre aux questions plus complexes 25 août 2014 : envoi d'un complément d'appel d'offres avec les processus et réponses suite aux rencontres individuelles Réponse finale attendue le 08 septembre 2014 15 septembre au 19 septembre 2014 : sélection de 3 candidats et soutenances 21 septembre au 26 septembre 2014 : négociation et projet de contrat avec 2 finalistes 29 septembre 2014 : Sélection finale du candidat 06 octobre 2014 : Démarrage du développement 3.10. Contrat Le présent document, les réponses aux questions, le dossier du candidat retenu (BP, tableau des pénalités, ) et les éléments de négociation seront intégrés au contrat, un contrat de service à engagement de résultat. Ce dernier devra être signé au plus tard le 6 octobre 2014. 3.11. Restitution des appels d offres Valdelia répondra de façon individuelle aux questions particulières de tous les candidats qui en feront la demande. Les demandes de précisions et demandes de rendez-vous devront être faites par mail à appeloffres@valdelia.org ou par courrier à : Valdelia - Réponse aux Appels d Offres 11 rue HEINRICH 92100 BOULOGNE-BILLANCOURT 10
4. Exigences générales 4.1. Durée du contrat Le contrat couvre la période du 6 octobre 2014 au 31 décembre 2017 (développement et maintenance du SI). Toutes les informations et chiffrages concerneront cette période. Dans le cas de non-respect par le prestataire de ses obligations contractuelles, la durée contractuelle pourra être écourtée sans possibilité de recours ou d indemnité. En cas d interruption imprévue des prestations, même partielle, pour quelque cause que ce soit, le titulaire devra prendre, en urgence, les mesures nécessaires à la continuité du service et en aviser Valdelia dans les délais les plus courts. 4.2. Sous-Traitants Un prestataire peut utiliser autant de sous-traitants qu il le souhaite pour réaliser la prestation pour Valdelia. Il devra s assurer que tous ses soustraitants sont en conformité avec la réglementation en vigueur. Le prestataire peut à n importe quel moment changer de sous-traitant, s il conserve la même qualité de prestation rendue à Valdelia. Il devra en informer Valdelia avant le démarrage de la nouvelle sous-traitance. 4.3. Assurances Le Prestataire souscrit et maintient pendant toute la durée du présent contrat, les polices d assurance Responsabilité Civile Professionnelle, tant délictuelles que contractuelles, auprès d une compagnie d assurance reconnue de l Union Européenne. Une copie des certificats d assurance devra être envoyée à Valdelia au début de chaque année du contrat. 11
4.4. Respect réglementaire Le titulaire s engage à appliquer les textes législatifs et réglementaires en vigueur notamment en matière de sécurité sociale, législation du travail, législation fiscale Valdelia se réserve le droit de s assurer à tout moment et par tout moyen que les prescriptions du présent paragraphe sont respectées. En cas de défaillance du prestataire, elle peut se substituer à lui et aux frais de celuici. 4.5. Propriété des cotations Tous les éléments de cotations soumis à Valdelia deviennent la propriété de Valdelia dans leur totalité. En aucun cas, il ne pourra être demandé à Valdelia un remboursement des coûts ou des dépenses qui auraient pu être engagés dans le cadre de la préparation de vos réponses. 5. Définition et périmètre du service 5.1. Le projet Accessible via une simple connexion internet et avec un matériel informatique léger, le Système d Information (SI) de Valdelia sera le lieu d échange de toutes les informations, données,... Toutes les opérations devront faire l objet de saisie et/ou documentation sur le SI de Valdelia selon les procédures mises en place et diffusées à l ensemble des parties prenantes de Valdelia. Tous les éléments de traçabilité devront être renseignés et garantiront la bonne exécution du marché. L annexe 1 décrit de façon très précise les spécifications métiers dont Valdelia a besoin. Le candidat devra donc proposer la solution qu il compte mettre en œuvre pour réaliser le système d information de Valdelia en respectant spécifiquement ce document. Tout delta par rapport à ce document devra être détaillé et motivé et devra être soumis à l acceptation de la direction générale de Valdelia. 12
5.2. Technologie et méthodologie employées Le candidat est libre d utiliser la technologie qu il souhaite : développement complet, développement d une partie du projet et adaptation de système existant pour le reste Cependant ses choix devront être expliqués, motivés et répondre précisément aux spécifications demandées en annexe 1. La priorisation des fonctionnalités est laissée à la libre interprétation du candidat dans la mesure où le planning général, négocié entre le prestataire et Valdelia, est respecté. Le candidat devra détailler la ou les méthodologies projet qu il souhaite mettre en œuvre (méthodes agiles, CMMI, ). 5.3. Le planning de rélisation Le planning envisagé est le suivant : 06 octobre 2014 : Démarrage du développement 5 janvier 2015 : livraison de la partie adhérent 30 mars 2015 : mise en test de la partie «Opérations» chez quelques prestataires pilotes. (3 mois de test, à valider) déploiement de la solution «Opérations» en juillet/août 2015 et formation des utilisateurs. Le planning des livraisons et de déploiement indiqué est indicatif. Il pourra être modulé en fonction des exigences du projet. Le candidat pourra proposer, dans son mémoire, un autre planning selon ses ressources. Le prestataire et Valdelia définiront un planning réalisable sans pour autant pénaliser les utilisateurs. Valdelia change la totalité de ses prestataires de collecte et traitement au 1 er janvier 2015. Il est donc handicapant, pour la filière, de former tous les prestataires à un ancien système et de les laisser s y habituer trop longtemps. C est pour cela que le nouveau système d information doit être fiable le plus tôt possible, en 2015. Cependant, Valdelia ne souhaite pas précipiter des étapes essentielles au détriment du bon fonctionnement du système d information à mettre en place. Le planning d exécution de ce projet devra donc tenir compte de ces deux exigences (le plus tôt possible sans dégradé la qualité). 13
5.4. Continuité du services Etant donné que pendant un laps de temps donné, l activité de Valdelia devra être géré par l ancien système d information, le candidat devra proposer à Valdelia un planning et une méthodologie de continuité de services pour les prestataires de collecte et de traitement de Valdelia. 5.5. Gestion des bugs et des anomalies Une anomalie est la manifestation d'une non-conformité d une fourniture à ses spécifications. Le candidat proposera une échelle définie de criticité de ces anomalies, avec un délai moyen de résolution selon la criticité et un engagement de résolution dans un délai maximum. Tout dépassement de ce délais de résolution entrainera des pénalités telles que définient dans le contrat de prestation. 5.6. Livrables et documentation Devront être décrits dans le mémoire technique toutes les livraisons documentaires nécessaires à la conduite du projet et la gestion ultérieure du SI dont les documents d'assurance qualité, le plan de développement logiciel, documentation de conception, documentation de sécurisation, documentation de validation vierge, les modes d emploi utilisateurs et administrateur TOUS LES DOCUMENT SONT SOUMIS A ACCEPTATION AVANT CONTINUATION DES DEVELOPPEMENTS. 5.7. Validation Le candidat proposera un protocole de validation des différentes étapes du projet. Le candidat détaille dans sa réponse les outillages et moyens de tests qu'il faudra mettre en place pour finaliser la réception du système d information par Valdelia. Les modalités et le planning de déroulement de la recette finale et de la livraison du document de validation rempli devront être expliquées. 14
5.8. Maintenance et garanties La maintenance ou garantie vise à maintenir ou à rétablir un bien dans un état spécifié afin que celui-ci soit en mesure d'assurer un service déterminé. La garantie se déclinera en 4 critères : Garantie de bon fonctionnement et d endurance : cette garantie concerne l hébergement et les prestations livrées. Garantie contre les défauts à caractère systématique : Un défaut à caractère systématique est un défaut de développement ou d hébergement ne permettant pas au système de satisfaire aux spécifications techniques contractuelles, conduisant à un dysfonctionnement identique et répétitif, affectant les prestations. Garantie logicielle : les prestations et délais de garantie seront définis dans le contrat. Le prestataire garantit que les logiciel, codes et modèles fournis sont capables, lors de leur remise à Valdelia, de réaliser les fonctions décrites dans les documents qui les accompagnent et dans les spécifications techniques contractuelles (annexe 1).Le prestataire s engage à remédier à tout défaut de fonctionnement inacceptable qui lui serait signalé par Valdelia pendant la durée de 12 mois à compter de la réception. Garantie applicable à la documentation : Le prestataire devra s engager à corriger la documentation livrée sans en modifier la conception sous réserve que les erreurs lui soient signalées dans le délai défini dans le contrat suivant la date de prise d effet de la réception de la. 15
5.9. Propriétés intellectuelles Le candidat devra s assurer qu il est bien propriétaire de l ensemble des informations et données nécessaires à la réalisation des prestations demandées et qu elle détient ou détiendra l ensemble des droits d auteurs attachés aux prestations de la commande, notamment en cas d adaptation de modules existants. Le candidat garantira Valdelia contre toute réclamation ou action intenté pour violation d un droit de propriété de quelque nature que ce soit appartenant à un tiers et relatif à la présente consultation. A la fin du projet, le prestataire remettra à Valdelia l intégralité des sources des logiciels développés dans le cadre de ce projet ainsi que les moyens et procédures de compilation afin que le maintien en condition de fonctionnement, la modification, l adaptation et la duplication soient rendues possibles par Valdelia ou par un tiers. 5.10. Prestations complémentaires Les modalités d hébergement de ce système d information font parties intégrantes de cet appel d offres. Le candidat est libre de proposer la solution qui lui semble la plus adaptée aux besoins de Valdelia. Le candidat devra proposer une prestation complémentaire de formation des utilisateurs et un plan de formation général permettant à tous les acteurs d assurer la continuité de leurs prestations pour Valdelia. 6. Facturation Le planning et les modalités de règlement des factures devront être proposées par le candidat. 16
7. Le prix 7.1. Bordereaux de prix Le candidat doit fournir à Valdelia un détail de sa cotation par poste selon son planning et l organisation de sa prestation. Le candidat devra, a minima, proposer une cotation pour les prestations de développement, de garanties/ maintenance, d hébergement, d adaptation, de déploiement et de formation. Le candidat indiquera également le prix des corrections, passé le délai de garantie défini dans le contrat de prestation. 7.2. Confidentialité et validité de la cotation Tous les documents et informations inclus dans cet appel d'offres ou en relation avec cet appel d'offres ainsi que toutes les informations supplémentaires qui pourraient être livrées pendant le processus de sélection sont confidentielles et resteront la propriété de Valdelia. Les documents de l'appel d'offres dans leur intégralité ou par extrait ne seront rendus accessibles à aucun tiers, excepté sur demande d un représentant de l'état ou d une autorité administrative compétente. Les cotations reçues par Valdelia seront gardées confidentielles par Valdelia et seulement accessibles par Valdelia. Les cotations ne seront rendues accessibles à aucun tiers, excepté sur demande d un représentant de l'état ou d une autorité administrative. Valdelia conservera les dossiers des candidats retenus et non retenus pendant toute la durée du marché. 7.3. Les pénalités et litiges En cas de non-respect par le prestataire des procédures mise en place, Valdelia pourra appliquer des pénalités à ses prestataires. Ces pénalités seront définies dans le contrat de prestation. 17
En cas de manquement à ses obligations, ces pénalités ne dispensent pas le prestataire du risque de voir effectuer à ses frais la prestation de traitement par une autre entreprise. A chaque infraction constatée, Valdelia contactera le prestataire afin d étudier l origine des problèmes et mettre en place avec lui des mesures correctives. Dans le cas où les mesures correctives ne seraient pas respectées, les pénalités seront appliquées. Avant toute action contentieuse, les Parties chercheront, de bonne foi, à régler à l amiable leurs différends relatifs à la validité, l exécution et à l interprétation du présent contrat au travers d échange de courriers (électroniques et/ou postaux). En cas de désaccord persistant, un rendezvous sera organisé afin de confronter les points de vue et effectuer toutes les constatations utiles pour permettre de trouver une solution au litige. Un compte rendu avec un relevé de décision sera rédigé. A défaut d accord amiable dans un délai de 30 jours à compter de la notification du litige, tout différend né entre les parties, concernant la validité, l exécution, l inexécution et/ou l interprétation du présent contrat sera soumis au Tribunal de Grande Instance dont dépend le siège social de Valdelia qui sera seul compétent. 8. Évolution du système d information Pour des évolutions ultérieures du présent système d information, Valdelia aura la possibilité de faire des contrats en direct avec le prestataire sélectionné sans passer par une procédure d appel d offres. 18