La facture externe SERVICE DES FINANCES

La facture externe SERVICE DES FINANCES Équipe de formation PeopleSoft version 8.9 Mars 2015

Table des matières AVERTISSEMENT... IV INTRODUCTION... 1 NOTIONS DE CLIENT, EMPLACEMENT ET CONTACT... 2 QU EST-CE QU UN CLIENT?... 2 QU EST-CE QU UN EMPLACEMENT?... 2 QU EST-CE QU UN CONTACT?... 2 COMMENT VÉRIFIER SI UN CLIENT EXISTE... 4 RECHERCHE NOM CLIENT... 5 RECHERCHE EMPLOYÉ/ÉTUDIANT... 9 COMMENT VÉRIFIER SI UN CONTACT EXISTE... 10 CRÉATION OU MODIFICATION D UN CLIENT OU D UN CONTACT... 12 DEMANDE DE CRÉATION D UN CLIENT EXTERNE... 12 En-tête... 13 Création d un emplacement... 13 Création d un contact... 16 Validation de la demande... 18 AJOUTER UN EMPLACEMENT... 20 AJOUTER UNE ADRESSE... 22 AJOUTER UN CONTACT... 24 RÉACTIVER UN CLIENT... 24 FACTURATION D UN CLIENT EXTERNE... 26 ACCÉDER À LA FACTURE EXTERNE... 26 DESCRIPTION DES OPTIONS DE LA FACTURATION... 28 L EN-TÊTE DE LA FACTURE (EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1)... 28 Le spécialiste... 31 L ADRESSE DU CLIENT (DONNÉES ADRESSE)... 32 LE COMMENTAIRE D EN-TÊTE (EN-TÊTE COMMENTAIRES)... 34 LES LIGNES DE DESCRIPTION (LIGNES DONNÉES GÉNÉRALES 1)... 35 LE COMMENTAIRE DE LIGNE (LIGNES COMMENTAIRES)... 38 LES TAXES (LIGNE DONNÉES TVA)... 39 VALIDATION D UNE FACTURE EXTERNE... 43 IMPRESSION D UNE FACTURE... 44 IMPRESSION D UNE «FACTURE TERMINÉE», STATUT INV... 45 Menu d impression... 45 Impression dans une autre langue... 48 Lien «Afficher version imprimable»... 49 IMPRESSION D UNE «FACTURE PRO FORMA»... 52 Menu d impression... 52 Bouton Pro Forma... 52 IMPRESSION DU REGISTRE DES FACTURES... 53 IMPRESSION À PARTIR DU LIEN MONITEUR DE TRAITEMENT... 57 SAISIE D UNE FACTURE EXTERNE ÉTAPE PAR ÉTAPE... 58 La facture externe ii

EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1... 59 EN-TÈTE DONNÉES GÉNÉRALES 2... 60 DONNÉES ADRESSE... 61 EN-TÊTE - NOTES... 61 LIGNES DONNÉES GÉNÉRALES 1... 62 COMPT. RÉPARTITION REVENUS... 63 LIGNES COMMENTAIRES... 63 LIGNES DONNÉES TVA... 64 EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1 (VALIDATION)... 64 CONSULTATION D UNE FACTURE EXTERNE... 65 RÉVISION DONNÉES FACTURATION DÉTAILS FACTURES... 65 RÉVISION DONNÉES FACTURATION SOMMAIRE FACTURES... 67 MODIFICATION/RÉCUPÉRATION D UNE FACTURE EXTERNE... 69 CORRECTION D UNE FACTURE... 72 CRÉDITER FACTURE COMPLÈTE (NOTE DE CRÉDIT)... 72 CRÉDITER ET REFACTURER... 74 HISTORIQUE DES CORRECTIONS... 77 COPIE D UNE FACTURE... 79 PARTICULARITÉS... 82 RÉCUPÉRATION DE SALAIRE... 82 RÉCUPÉRATION AUTRES FRAIS... 82 CALCUL ET RÉPARTITION DES REVENUS FRAIS DE GESTION... 82 RÉPARTITION DE REVENUS DANS UNE FACTURE... 83 ANNEXE... 85 L AIDE-MÉMOIRE - SAISIE D UNE FACTURE EXTERNE... 85 L AIDE-MÉMOIRE - IMPRESSION D UNE FACTURE EXTERNE... 86 QUE FAIRE AVEC LES MESSAGES D ERREUR... 87 La facture externe iii

AVERTISSEMENT Lorsqu on travaille dans l application financière de PeopleSoft et plus particulièrement dans le module de facturation, il est recommandé d apporter une attention spéciale aux éléments décrits ci-dessous. Historique de navigation Vider régulièrement les «Fichiers Internet temporaires» et les «Cookies» sous le menu «Options option Internet» dans la barre de menu du navigateur. Bouton Précédent et Suivant Sauf pour de rares exceptions, les boutons «Précédent et Suivant» dans la barre d outils du navigateur ne devraient jamais être utilisés. Utiliser plutôt les boutons,, ou les liens pour revenir à l écran précédent. Mise à jour des données Utiliser le bouton «Actualiser» avant de quitter une page dans laquelle de nouvelles valeurs ont été saisies. Pour sortir d un écran Cliquer sur le lien Accueil dans le bandeau d en-tête pour vider la page, ou sur un lien dans le menu de gauche, ou sur un lien de la page «Accueil utilisateur» ou sur un lien du «Menu principal». Avertissement Document non enregistré Si on tente de sortir de l écran sans avoir enregistré la transaction, un avertissement s affiche. Cliquer, pour revenir à la page en cours et enregistrer avant de sortir de l écran. Cliquer, si on ne désire pas enregistrer la transaction. La facture externe iv

INTRODUCTION Les unités administratives qui fournissent des biens ou des services à des organismes extérieurs, à des étudiants ou à des employés doivent utiliser le module «Facturation» de PeopleSoft pour facturer leur clientèle. Ce système informatisé permet aux unités administratives de partager un fichier central de clients pour faire la saisie des factures, au Service des finances de créer automatiquement les comptes à recevoir et d en faire le suivi, de faire l encaissement des paiements ainsi que le recouvrement des comptes en souffrance. CE QU IL FAUT VÉRIFIER AVANT DE COMMENCER LA SAISIE Le client a-t-il été créé? Quel est son numéro? Les taxes sont-elles applicables? Quelle(s) combinaison(s) comptable(s) dois-je créditer (compte(s) de revenu)? L information relative à la facture est-elle complète? (La description, la quantité, le prix, le contact client, etc.). La facture externe 1

NOTIONS DE CLIENT, EMPLACEMENT ET CONTACT La personne qui fait la facturation doit s assurer de l existence de son client dans le fichier du même nom. Si son client ne s y trouve pas, elle devra en demander la création. Pour en faire la création, elle devra se référer à la section suivante «Création ou modification d un client ou d un contact» à la page 12. Avant d effectuer la recherche et pour que celle-ci soit fructueuse, il est important de savoir comment on crée un client et sur quelles notions repose sa création. QU EST-CE QU UN CLIENT? Le fichier client de l entité UL est composé de trois types de clients : les étudiants et employés de l Université Laval, les unités administratives de l Université et les clients dits EXTERNES qui sont les entreprises, institutions et organismes sans lien avec l Université. C est ce dernier type de client qui, souvent, présente un problème, en particulier lorsqu il n a pas fait parvenir de bon de commande. En effet, si l on a un bon de commande en main, il y est clairement indiqué «Qui facturer», c est le nom qu il faut rechercher dans le fichier UL; on indique aussi où expédier la facture. Supposons que l unité a fourni un service à Réhaume Courtois du bureau de la Direction de la recherche de la faune, 675 boul. René-Lévesque Est. Ce bureau fait partie de la Société de la faune et des parcs. Aucun bon de commande n a été reçu. Le client pour la facturation est-il Réhaume Courtois, la Direction de la faune ou la Société de la faune et des parcs? Le client, c est l entité légale qui peut regrouper plusieurs bureaux ou divisions; ici, il s agit de la Société de la faune et des parcs. QU EST-CE QU UN EMPLACEMENT? Chaque bureau ou division de la Société de la faune et des parcs pourra exister dans le fichier client. Ils auront tous le même numéro de client; c est leur adresse qui les différenciera. Cette adresse est ce qu on appelle l emplacement. QU EST-CE QU UN CONTACT? Chaque bureau ou division est habituellement doté d un responsable administratif qui s occupe de payer ou de faire payer les factures. Les coordonnées de cette personne peuvent se retrouver dans la fiche du client sous le nom de «contact». La facture externe 2

Voici un exemple qui illustre les notions de client, d emplacements et de contacts. Client 2000001234 Emplacements Contacts Société de la faune et des parcs 1 675 Bd René Lévesque E 10 ième étage Québec G1R 5V7 2 Direction de l aménagement de la faune 5575, rue St-Joseph Trois-Rivières G8Z 4L7 3 Direction de la recherche de la faune 675, boul. René-Lévesque est 11 ième étage, boîte 92 Québec G1R 5V7 4 Direction de l aménagement de la faune de Lanaudière 100, boul. Industriel Repentigny J6A 4X6 5 Direction de l aménagement de la faune de Montréal, Laval et Montérégie 201, place Charles-Le Moyne 2 ième étage Longueuil 6 Direction régionale Capitale-Nationale 365, 55 e rue ouest Charlesbourg G1H 7M7 Réhaume Courtois René Lesage Bruno Bélanger Céline Dubeau Compte à payer Gérard Massé Directeur La facture externe 3

COMMENT VÉRIFIER SI UN CLIENT EXISTE Pour vérifier si un client existe dans la base de données, cibler le menu hiérarchique suivant : Clients Données clients - Données générales OU Utiliser le lien Recherche client de la page Accueil utilisateur. Les champs utilisés dans la page de recherche, seuls ou en combinaison, permettent de savoir si un client a déjà été créé dans le fichier de l Université Laval. La facture externe 4

Voici les valeurs possibles de chacun des champs et quelques explications sur leur usage. Champs de recherche Valeurs possibles et explications Clé tables Entité UL ou AU - Par défaut, la valeur est «UL» Client Nom client Nom abrégé Type client Paramètre standard Numéro Ville Numéro du client dans le fichier-client UL Les numéros de clients externes sont composés de 10 caractères numériques. Leur format est le suivant : client externe : 2xxxxxxxxxx Pour les quelques unités qui peuvent facturer des employés ou des étudiants, c est le numéro d employé ou le numéro de dossier étudiant qu il faut inscrire dans ce champ. Nom complet du client, tel qu inscrit dans le fichier ou une partie du nom du client qu on inscrit dans le format suivant : %aaaa%. À noter que l information saisie dans ce champ n est pas sensible à la casse. Nom abrégé tel que saisi dans le fichier client Trois possibilités de sélection : Employé/étudiant, externe ou unité. Ce champ, combiné à un autre champ par exemple «Nom client», permet de restreindre le résultat de la recherche Trois possibilités de sélection : Ancien numéro client ADABAS, matricule étudiant ou organisme pourvoyeur. Ce champ, combiné à un autre champ, par exemple «Nom client», permet de restreindre le résultat de la recherche. Ce champ permet d indiquer le numéro client ADABAS, le matricule étudiant ou le numéro organisme pourvoyeur. Ce champ, combiné au champ «Nom client» par exemple, permet de restreindre le résultat de la recherche. Code postal Même utilisation que le champ «Ville». La précision du résultat de la recherche varie selon le ou les champs utilisés. RECHERCHE NOM CLIENT Pour vérifier le nom du client, on pourrait par exemple saisir le nom complet du client dans le champ «Nom client» tel qu inscrit sur la fiche client ou une partie du nom du client inscrit dans le format suivant : %aaaa%. Puis cliquer ensuite sur le bouton pour lancer la recherche. La facture externe 5

Ici on recherche le client «Société de la faune et des parcs». Le résultat de la recherche affiche la liste des emplacements (adresses) du client recherché. La facture externe 6

Pour obtenir plus d information sur le client, sélectionner n importe lequel des emplacements en cliquant sur la sélection. Le groupe de pages «Données générales» qui contient les pages «Données générales», «Options facturation» et «Données générales diverses» s affiche. La page «Données générales» indique les différents rôles du client. La page «Option facturation» fournit le code de la personne responsable du recouvrement au Service des finances. La page «Données générales diverses» n est pas utilisée pour l instant. La facture externe 7

Au bas de la page «Données générales» il est possible d afficher la liste des emplacements du client. Dans cet écran, on peut voir si l emplacement est au statut «Actif» ou «Inactif». Si le statut est «Inactif», on devra compléter une demande de création d un client externe. Pour ce faire, se référer à la section «Création ou modification d un client ou d un contact». Pour naviguer d un emplacement à un autre, utiliser les flèches, les liens Premier ou Dernier, ou bien le lien Afficher tout. Le lien Données téléphone est également disponible pour connaître les numéros de téléphone. La facture externe 8

RECHERCHE EMPLOYÉ/ÉTUDIANT Voici des exemples lorsqu il s agit de la recherche d informations pour un employé ou un étudiant. Cibler les champs selon les informations en main. Recherche par nom d employé/étudiant Recherche avec un numéro de matricule étudiant Recherche avec un numéro d employé La facture externe 9

COMMENT VÉRIFIER SI UN CONTACT EXISTE Un contact facturation est une personne qui a pour tâche de payer ou de faire payer les factures qui lui sont adressées. Accéder à la page de recherche : Clients - Données contacts OU Utiliser le lien Données contact de la page Accueil utilisateur Utiliser le champ «nom» pour saisir le nom du contact ou une partie du nom du contact inscrit dans le format suivant : %aaaa%. Cliquer sur le bouton Les champs «client» et «nom client» sont également disponibles pour la recherche. On utilise le champ «client» lorsque l on connaît le numéro du client. On utilise le champ «nom client» pour saisir le nom du client ou une partie du nom du client. Ici la recherche est faite en utilisant le numéro du client. La facture externe 10

Le résultat de la recherche donne la liste de tous les contacts du client. Sélectionner un contact en cliquant sur le nom désiré. La fiche du contact s affiche. On y retrouve son titre, son courriel, la langue de communication. Si le contact n apparaît pas dans la liste du client, il est possible de le faire ajouter en complétant la demande à cet effet. Se référer à la section suivante «Création ou modification d un client ou d un contact». La facture externe 11

CRÉATION OU MODIFICATION D UN CLIENT OU D UN CONTACT Si le client qu on doit facturer est un organisme ou une entreprise externe et qu il n apparaît pas dans le fichier client ou que l emplacement du client n existe pas, on doit en demander la création. Si le contact n apparaît pas dans le fichier, on doit aussi demander qu il soit ajouté au dossier client. Un contact est une personne mandatée par l entreprise pour payer ou faire payer les factures. Cette personne a la responsabilité d approuver les paiements; il s agit la plupart du temps d un responsable administratif. Si le statut est à «Inactif», on doit demander la réactivation pour que le statut devienne «Actif». ATTENTION S assurer que le client ou que l emplacement sont inexistants avant d en demander la création. Se référer à la section «Comment vérifier si un client existe» à la page 4. Pour les clients externes, on peut réaliser cette recherche à partir de la demande «Client externe» sous l onglet «recherche valeur». DEMANDE DE CRÉATION D UN CLIENT EXTERNE Accéder à la page de recherche à partir du menu de gauche : Clients - Client externe OU Utiliser le lien Client externe de la page Accueil utilisateur Pour ajouter un nouveau client, cliquer sur l onglet «Ajout valeur» : Clé tables : UL ne pas modifier Client : laisser le mot «NEXT» un numéro sera attribué lors de l approbation du client par le Service des finances. Un courriel en informera. No transaction : laisser le mot «NEXT» La facture externe 12

EN-TÊTE Cliquer sur pour débuter la saisie de la demande. L état de la demande indique «entité UL»; le numéro du client lorsque celui-ci aura été attribué lors de la confirmation de la demande (pour l instant le champ est identifié NEXT); le numéro de transaction NEXT. Nom : Inscrire le nom du client, par exemple le nom de la compagnie. Si c est un nom de personne, respecter le format suivant : Nom,Prénom. (Limite de 44 caractères) Devise : Sélectionner la devise. Statut demande : Initial pour une nouvelle demande Statut client : Le client doit être Actif. Si un client existant est au statut inactif, on doit demander la réactivation du client. Se référer à la section «Réactiver un client» à la page 24. CRÉATION D UN EMPLACEMENT Qu est-ce qu un emplacement : Chaque bureau ou division d un client pourra exister dans le fichier-client. Ils auront tous le même numéro de client; c est leur adresse qui les différenciera. Cette adresse est ce qu on appelle l emplacement. Pour un même client, il est possible d ajouter plusieurs emplacements/adresses. Description : champ optionnel dans lequel on peut écrire une courte description. Par exemple, pour indiquer si l emplacement correspond au siège social du client ou au service financier ou autres emplacements possibles. Ce champ ne sera pas imprimé sur la facture du client. La facture externe 13

Les trois options suivantes doivent rester cochées : Identifie l adresse principale du client Identifie l adresse de l acheteur principale du client L emplacement 1 désignera l emplacement principal du client. Adresse Identifie l adresse de destination principale du client Pays : Inscrire le pays du client. Pour trouver un pays, cliquer sur la loupe à droite du champ «Pays» Exemple de recherche : Pour chercher tous les pays, ne rien inscrire dans les champs et cliquer sur On peut classer les pays en ordre alphabétique en cliquant sur l en-tête de la colonne «Description» Pour voir tous les résultats, cliquer sur «Afficher tout» La facture externe 14

Les options changeront par rapport aux informations postales requises pour le pays sélectionné. Par exemple, lorsque la France est choisie initialement, le champ État/Province doit contenir une province de la France. Pour les pays étrangers, certains champs ne sont pas obligatoires lors de la saisie de l adresse. Voici un lien permettant de vérifier le système d adressage pour un pays étranger : http://www.upu.int/fr/activites/adressage/systemes-dadressage-dans-les-paysmembres.html Si on se pose des questions lors de la saisie de la demande, écrire à l adresse suivante : Creation_Client@sf.ulaval.ca. Langue : Toujours utiliser la langue FR(CAN) ou Anglais pour les clients américains ou d ailleurs. Ne pas utiliser les autres possibilités. Utiliser la loupe à droite du champ «Langue» pour changer celle-ci. Adresse : Inscrire l adresse du client. Ville : Inscrire la ville du client. Code postal : Inscrire le code postal du client. État/Province : Inscrire l État ou la province du client. Utiliser la loupe à droite du champ «État/Province» pour connaître les autres possibilités. Date effet : Le système inscrit par défaut la date du jour. Celle-ci peut être modifiée par l approbateur du Service des finances pour une date antérieure. Statut à date effet : A (Actif) Indicatif : Inscrire l indicatif No téléphone : Inscrire le numéro de téléphone Télécopieur : Inscrire le numéro de télécopieur : Réinitialise tous les champs de l adresse. La demande doit obligatoirement comporter un numéro de téléphone (soit dans les contacts ou dans la section adresse) ou une adresse courriel. La facture externe 15

CRÉATION D UN CONTACT Qu est-ce qu un contact : Chaque bureau ou division est habituellement doté d un responsable administratif qui s occupe de payer ou de faire payer les factures. Les coordonnées de cette personne peuvent se retrouver dans la fiche du client sous le nom de «contact». Il n est pas obligatoire d inscrire un contact pour un client, mais c est préférable pour faciliter les communications avec celui-ci. No. Contact : Le numéro sera attribué lors de l approbation de la demande par le Service des finances. Nom : Inscrire le nom du contact sous le format suivant Nom,Prénom. Titre : Inscrire son titre (optionnel). Emplacement : Inscrire le numéro d emplacement de rattachement au contact. Se référer aux emplacements liés à votre client afin de sélectionner celui qui convient. Par exemple, si l adresse de Claude Côté est inscrite dans l emplacement 1, il faut choisir l emplacement 1 comme étant l adresse de rattachement. La facture externe 16

Communication : Inscrire le moyen de communication à privilégier à l aide du chevron. Soit l option «Téléphone» ou «Courriel seulement». Courriel : Inscrire l adresse courriel du client. Téléphone : Choisir le type n⁰ téléphone à l aide du chevron Indicatif outre-mer, N⁰ téléphone et Poste téléphonique. et remplir les champs Pour ajouter une deuxième ligne, cliquer sur le ou sur le pour supprimer une ligne. Date effet : Le système inscrit par défaut la date du jour. Celle-ci peut être modifiée par l approbateur du Service des finances pour une date antérieure. La facture externe 17

Avertissement Certains champs sont obligatoires. Si on enregistre une demande en omettant des champs obligatoires, on obtient des messages d erreurs. Exemples de message : Le champ à compléter sera en surbrillance rouge. Remplir le champ et cliquer sur de nouveau. Compléter le champ demandé et cliquer sur de nouveau. VALIDATION DE LA DEMANDE Étapes de validation : 1. Cliquer sur. Le statut changera pour «Enregistré» et un numéro de transaction sera attribué. 2. Pour soumettre la demande, cliquer sur. Le message suivant apparaît : Cliquer sur «Oui» pour continuer. Cliquer sur «Non» pour annuler. 3. Une fois la demande soumise, le statut indique «Soumis» et les champs sont grisés. La facture externe 18

Modifier votre demande Seule la personne ayant complété la demande peut apporter des modifications avant l approbation par le Service des finances. Si on désire apporter des modifications, cliquer sur. Le message suivant apparaîtra : Cliquer sur «Oui», faire les modifications et cliquer sur de nouveau. Annuler une demande Pour annuler une demande, cliquer sur. Retour de la demande par le Service des finances Si des informations sont manquantes ou que le client existe déjà, un courriel sera retourné avec les commentaires du Service des finances au sujet des correctifs à apporter à la demande. Il faudra retourner dans la demande qui indiquera le statut «Retour», faire les modifications nécessaires et cliquer sur ou annuler. Approbation de votre demande Une fois la demande approuvée, un courriel de confirmation contenant les nouveaux numériques demandés tel que, le numéro de client, le numéro du contact, le numéro d emplacement sera acheminé au demandeur. Voici un exemple : La facture externe 19

On peut maintenant saisir une transaction de facturation externe. AJOUTER UN EMPLACEMENT Accéder à la page de recherche à partir du menu de gauche : Clients - Client externe OU Utiliser le lien Client externe de la page Accueil utilisateur Pour modifier un client, cliquer sur l onglet «Recherche valeur» : On doit trouver le client pour lequel on désire apporter des modifications. Se référer à la section «Comment vérifier si un client existe» à la page 4 pour connaître la façon d utiliser les différents champs de recherche. Pour ajouter un nouvel emplacement, cliquer sur. La facture externe 20

On peut alors, inscrire les informations relatives au nouvel emplacement. L explication des champs se retrouve à la page 14 du présent document. Lors de l ajout d un emplacement, il n y a aucune case à cocher puisqu elles sont obligatoirement associées à l adresse principale. Cet emplacement devient simplement une adresse disponible pour la facturation. Les cases sont grisées. Pour effacer un emplacement qui n a pas été approuvé, se positionner sur l emplacement désiré et cliquer sur. La facture externe 21

Il est impossible de supprimer un emplacement d une demande au statut approuvé. Pour modifier l adresse d un emplacement existant, il faut ajouter une nouvelle adresse. Elle deviendra l adresse active. Se référer à la section «Ajouter une adresse». AVERTISSEMENT Dans la demande, des champs sont grisés. Ces données ne sont pas modifiables. Il est impossible d effacer un emplacement, une adresse ou un client déjà existant. Voici le message que l on obtiendra : Données grisées AJOUTER UNE ADRESSE Accéder à la page de recherche : Clients - Client externe OU Utiliser le lien Client externe de la page Accueil utilisateur Pour modifier un client, cliquer sur l onglet «Recherche valeur» : La facture externe 22

Il faudra trouver le client pour lequel des modifications doivent être apportées. Se référer à la section «Comment vérifier si un client existe» à la page 4 pour connaître la façon d utiliser les différents champs de recherche. Lors d un changement d adresse, par exemple un déménagement, Il faut ajouter une adresse pour le même numéro d emplacement. Pour ce faire, cliquer sur le de la section adresse. Remplir les informations de la section adresse. Ne pas oublier d inscrire un numéro de téléphone ou une adresse de messagerie. Se référer à la section «Adresse» à la page 14. La facture externe 23

AJOUTER UN CONTACT Pour ajouter un contact, cliquer sur le. Compléter les informations dans la section données contacts. Ne pas oublier d inscrire le mode de communication et l emplacement du contact. Lorsque les modifications sont inscrites, cliquer sur et. Se référer à la section Validation à la page 18. RÉACTIVER UN CLIENT Dans le cas d un client existant au statut inactif, effectuer les étapes suivantes pour activer le client : 1. Accéder à la page de recherche : Clients - Client externe OU Utiliser le lien Client externe de la page Accueil utilisateur 2. Cliquer sur l onglet «Recherche valeur» : La facture externe 24

On doit trouver le client pour lequel on désire apporter des modifications. Se référer à la section «Comment vérifier si un client existe» à la page 4 pour connaître la façon d utiliser les différents champs de recherche. 3. Cliquer sur l option «Réactiver ce client» : 4. Le statut changera pour «Actif» 5. Enregistrer en cliquant sur le bouton dans le bas de la demande. 6. Cliquer sur le bouton. La facture externe 25

FACTURATION D UN CLIENT EXTERNE Le menu facturation doit être utilisé lorsqu une unité administrative désire facturer un client externe, c est à dire un organisme, une entreprise, un employé ou un étudiant. Une fois les informations saisies à l écran, un numéro est attribué à la transaction de facturation lors de son enregistrement. Le système effectue divers calculs et traitements; la transaction devient alors une facture officielle. Chaque facture externe fait également partie des Comptes à recevoir au Service des finances. L unité administrative imprime la facture originale sur un formulaire SF-408 et l expédie au client. La suite des opérations, c est-à-dire le suivi des comptes à recevoir, l encaissement et le recouvrement, s effectue grâce aux données de facturation stockées dans la base de données et accessibles par tous les intervenants. ACCÉDER À LA FACTURE EXTERNE Pour débuter la saisie de la transaction, cibler le menu hiérarchique suivant : Facturation Mise à jour - Facture standard > Ajout valeurs Ou Utiliser le lien Facture standard de la page Accueil utilisateur Ou Le menu principal et le lien Factures standard La facture externe 26

Source UL fournisseur dans entité UL Type facture : GE pour générale Source AU fournisseur dans entité AU Type facture : AU pour autre organisme Fournisseur Fournisseur Facture : NEXT un numéro séquentiel sera attribué lors de l enregistrement. Client facturation : Numéro du client dans la base de données. Sources facturation : Numéro de l unité administrative qui fournit le service ou le produit. Bouton pour débuter la saisie. La facture externe 27

DESCRIPTION DES OPTIONS DE LA FACTURATION L EN-TÊTE DE LA FACTURE (EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1) L état de la transaction Cet encadré indique dans quelle entité est effectuée la saisie (UL); le numéro de la facture lorsque l enregistrement aura été fait (pour l instant le champ est identifié NEXT); la devise associée au client choisi est affichée (CAD). Contrôle facturation Le type de facture et la source sont des valeurs saisies lors de l accès à la transaction. La facture externe 28

«Type» Le type de facture détermine le fonds et le numéro de compte de contrepartie utilisé dans les «Comptes à recevoir» (compte CDr). La plupart des unités administratives génèrent des factures de type GE (facture générale). Si l utilisation d un autre type de facture est requise, cliquer sur la loupe pour obtenir la liste, puis sélectionner le type désiré. «Statut» Le statut est un indicateur qui situe l utilisateur sur l évolution du traitement de la facture. Le statut d une nouvelle facture est «NEW». Tant et aussi longtemps que le statut n est pas changé pour «RDY» : Prêt à facturer», le traitement pour la rendre officielle ne peut être effectué. Le statut «HLD» permet de bloquer une facture et d y revenir plus tard. Le statut «CAN» est attribué à une facture à annuler. Le statut «PND», en attente d approbation, est utilisé lorsqu un niveau supérieur d approbation est demandé dans l unité. «Fréquence» Par défaut, le champ «Fréquence» indique «Unique». «Date de la facture» Ce champ est généralement laissé à blanc. La date qui apparaît sur la facture lors de la consultation est la date à laquelle a eu lieu le traitement. Si la facture doit porter une La facture externe 29

date précise, l inscrire dans ce champ, mais prendre soin de vérifier que la période comptable soit encore ouverte. Le Service des finances transmet les dates de fermeture des périodes comptables par courriel. On peut également obtenir cette information en consultant le site web. Si une date antérieure à la date du jour est utilisée et que la période comptable est fermée, un avertissement s affichera lors de la sélection du statut RDY. Il suffit de corriger la date, sinon le dossier sera en erreur aux comptes à recevoir. Choix de la devise Normalement, la devise est définie dans la fiche client et est associée à l emplacement géographique de l entreprise. Il peut arriver de devoir facturer un client dans une devise autre que la devise habituelle. Il faut alors sélectionner la nouvelle devise au tout début de la saisie. Sélectionner la devise désirée en utilisant le bouton suivant Cliquer sur la loupe, puis sur le bouton «rechercher» pour obtenir la liste des devises. Sélectionner la devise puis confirmer avec le bouton OK «Le client» Le numéro du client à facturer apparaît dans le champ «Cl. Fact.». Cette valeur est saisie lors de l accès à la transaction de facturation. Le nom du client est également affiché. L adresse du client peut être vérifiée à la page «Données adresse» en cliquant sur le lien «Adresse» Les informations supplémentaires Parmi les informations retrouvées dans cet encadré, seules les conditions de paiement apparaîtront sur la facture expédiée au client. La facture externe 30

En général, ces champs ne nécessitent pas de saisie. «D. début/fin» Champ non utilisé par les unités administratives. «Format : CRYSTAL» «CRYSTAL» est la valeur par défaut de ce champ. Cela signifie que l impression de la facture se fait à l aide de ce type de rapport. «Cond. pmt : F30JR» Par défaut, les conditions de paiement sont Net 30 jours. L autre condition possible est Dû immédiatement. «D. compt.» Ce champ sera utilisé pour qu une transaction s inscrive dans une période comptable précise, lorsque le Service des finances le permet. (Ex. surtout en fin d année financière : transaction effectuée le 10 mai avec date comptable du 30 avril) «Cpte : 992100» Le compte indiqué ici est le compte débiteur de contrepartie; il est associé au type de facture. Il s agit du compte où s inscrira la transaction dans le module des Comptes à recevoir. Ce compte sera crédité au moment de l encaissement. Si le client a fourni un numéro de commande, saisir ce numéro dans le champ No réf. BC. Lorsque le client expédie un bon de commande, l adresse à laquelle la facture sera expédiée y est inscrite. Cette adresse correspond généralement à l emplacement principal de facturation. LE SPÉCIALISTE Dans chaque unité administrative qui effectue de la facturation, une personne est désignée comme «Spécialiste» pour la facturation. Cette personne est celle qui pourra fournir au client de l information supplémentaire sur la facture. Le nom du spécialiste peut être changé en saisissant le code d utilisateur de la personne désirée dans le champ «Spécialiste». Si l IDUL de la personne à indiquer est connu, l inscrire manuellement, sinon faire la recherche en inscrivant les deux premières lettres du prénom et les trois premières lettres du nom de famille de la personne. Cliquer sur la loupe à droite du champ. La facture externe 31

Il se peut que le nom de la personne à indiquer ne soit pas dans la liste; il faut alors demander qu il y soit ajouté en complétant le formulaire «Modification d un client ou d un fournisseur interne» retrouvé sur le site Web du Service des finances, sous la rubrique «Boîte à outils». Note : Si on change le spécialiste, il faut aussi penser à modifier le numéro de téléphone de celui-ci dans le champ «Téléphone facturation». La zone des liens hypertexte Cette zone comprend les liens qui permettent d accéder à certaines pages de la transaction de facture externe. Les liens «Suiv.» et «Préc.» du bouton «Série pages» permettent d obtenir dans l ordre, les pages nécessaires à la saisie complète d une facture externe. Ces liens accélèrent la saisie de la transaction. L ADRESSE DU CLIENT (DONNÉES ADRESSE) Pour obtenir cette page, cliquer le lien Adresse ou le lien Suiv. du bouton «Série pages». Par défaut, c est l adresse principale du client qui est affichée. Utiliser la loupe pour accéder à la liste déroulante afin d obtenir les autres valeurs. Le nom de la personne retrouvé dans le champ «Contact» apparaîtra sur la facture. Un contact est une personne qui a pour tâche de payer ou de faire payer les factures qui lui sont adressées. Utiliser la loupe pour accéder à la liste déroulante afin d obtenir les noms des contacts créés pour le client. La facture externe 32

Si le contact inscrit dans le fichier n est pas approprié pour une facture en particulier ou s il s agit d un contact occasionnel, il est possible de saisir le nom d une autre personne dans le champ «Nom». Ce nouveau nom apparaîtra sur l original de la facture à expédier au client. Cependant, ce nouveau contact ne sera pas inscrit dans la fiche client à moins d en faire la demande au Service des finances en utilisant le lien «Client externe» que l on retrouve dans PeopleSoft sous la rubrique «Facturation». La facture externe 33

LE COMMENTAIRE D EN-TÊTE (EN-TÊTE COMMENTAIRES) Pour obtenir cette page, cliquer le lien Commentaires ou le lien Suiv. du bouton «Série pages». Un dernier élément permet de compléter l en-tête de la facture, il s agit de l en-tête commentaire.. Lorsque cette note est utilisée, elle doit contenir de l information qui a trait à l ensemble du document. Cette note peut être destinée au client ou s adresser aux intervenants de l Université. Les champs «Standard» et «Type commentaire» ne sont pas utilisés pour l instant. Si on désire qu un commentaire demeure à l interne, on doit cocher la case «Interne seulement». Si le commentaire à inscrire est plus long que 256 caractères, ajouter une deuxième «boîte» en utilisant le bouton, sinon la partie du message dépassant 256 caractères sera tronquée. Les commentaires autres que le premier commentaire peuvent être supprimés en utilisant le bouton. La facture externe 34

LES LIGNES DE DESCRIPTION (LIGNES DONNÉES GÉNÉRALES 1) Pour obtenir cette page, cliquer l onglet «Lignes données générales 1» ou le lien Suiv. du bouton «Série pages». Une fois la saisie de l information commune à l ensemble du document effectuée, on passe à la saisie des lignes de description des produits et services rendus au client. À chacune des lignes de description seront ensuite associées les lignes de répartitions comptables de revenu. La description complète de chaque article vendu se fait dans l onglet «Ligne - données générales 1» Le champ «Description» a une longueur de 30 caractères; y inscrire un élément précis. C est l information saisie dans ce champ qui apparaîtra dans EXPLO. Pour ajouter une ligne de description, placer le point d insertion dans un champ de la ligne existante et utiliser la touche Alt + 7 du clavier ou cliquer sur le bouton. La facture externe 35

LES COMBINAISONS COMPTABLES (COMPT. RÉPARTITION REVENUS) Pour obtenir cette page, cliquer le lien «Écrit. compt» de la page «Lignes données générales 1» ou sélectionner la page «Compt. répart. revenus» à partir du menu de navigation ou cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages». Inscrire les éléments de la combinaison comptable de revenu dans les champs appropriés. ATTENTION : Il faut utiliser un compte de revenu «externe» valide, puisque des revenus sont encaissés sur une facture «externe». La facture externe 36

Pour répartir sur deux combinaisons comptables, utiliser le bouton pour ajouter des lignes de répartition. Saisir la première combinaison comptable et indiquer le % ou le montant approprié dans les champs ou. Répéter la même action avec la deuxième combinaison comptable. Si la combinaison comptable n est pas valide, un message d erreur apparaît. (Voir la section «Que faire avec les messages d erreur»). La répartition sur plus d une combinaison comptable est possible seulement si le fonds des combinaisons comptables est le même. Pour utiliser des fonds différents, il faut faire des lignes de description différentes avec chacune leur combinaison comptable. Pour annuler une ligne, placer notre curseur dans l un des champs de la ligne, puis utiliser le bouton. Note : Lorsqu il faut répartir des revenus pour des frais de gestion à l institution, à une faculté ou à un département, vérifier auprès du responsable du secteur quels sont les pourcentages à appliquer, car ceux-ci varient d une faculté à une autre. À titre d exemple pour la façon d effectuer le calcul, se référer à la section «Particularités Calcul et répartition des revenus - frais de gestion». Répart. La plupart des unités administratives n ont pas à utiliser le champ «Répart». Par contre, celles qui ont un volume important de factures et qui utilisent toujours la même combinaison comptable de revenu, peuvent se faire définir un code qui, une fois sélectionné, inscrira automatiquement la combinaison comptable. Pour choisir une valeur pour la répartition, utiliser la loupe, puis sélectionner la valeur définie pour notre unité administrative. La facture externe 37

LE COMMENTAIRE DE LIGNE (LIGNES COMMENTAIRES) Pour obtenir cette page, cliquer le lien Commentaires de la page «Compt. répart. revenus» ou le lien Suiv. du bouton «Série pages». Il est possible d utiliser la boîte de texte de cette page pour compléter la description de l article ou du service facturé. Cette note peut être destinée au client ou s adresser aux intervenants de l Université. Les champs «Standard» et «Type commentaire» ne sont pas utilisés pour l instant. Dans le cas où un commentaire demeure à l interne, il faut cocher la case «interne seulement». Attention : L encadré commentaire ligne facture peuvent contenir jusqu à 256 caractères. Si toutefois plusieurs boîtes de commentaire de ligne sont ajoutées, s assurer de ne pas dépasser 3000 caractères pour l ensemble de la facture, sinon il est risqué de perdre l information inscrite après le 3000 ème caractère. La facture externe 38

LES TAXES (LIGNE DONNÉES TVA) Pour obtenir cette page, sélectionner la page «Compt. répart. revenus» à partir du menu de navigation ou cliquer l icône à la page «Lignes données générales 1» ou cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages». Cliquer sur le bouton pour consulter les valeurs par défaut liées au client dans la base de données. La facture externe 39

Cliquer sur le triangle C est la section «Détails TVA» qui donne l information concernant le taux de taxe applicable pour le client. Pour cet exemple, le client doit payer la TPS seulement. Il est possible de devoir modifier le code de taxe par défaut selon la situation. La facture externe 40

Par exemple : si le service facturé est non taxable, il faudra modifier le code de taxe pour la valeur «SANS TAXE». si une adresse est sélectionnée pour un ministère ou un organisme fédéral ou encore pour une entreprise située dans une autre province, ne pas oublier de modifier le code taxes selon la nouvelle adresse sélectionnée sur la facture. Se référer au site Web du Service des finances pour connaître les taux de taxation sur la facturation des ventes de biens et de services par l Université. Modification du code de taxe Pour modifier le code de taxe, cliquer sur la loupe Puis sur le bouton Codes disponibles dans la liste : CANADA-P: lorsque la TPS seulement est applicable. QUEBEC-P: lorsque les deux taxes sont applicables. SANS TAXE: aucune taxe applicable TVH : pour le Nouveau-Brunswick et Terre-Neuve TVH IPE : pour l Ile-du-Prince- Édouard TVH N-E : pour la Nouvelle-Écosse TVH C.B. : pour la Colombie- Britannique TVH-Ont : pour l Ontario Remarque : si l unité qui a fourni le service est dans l entité AU, c est elle (selon les règles qui régissent la corporation) qui détermine quelles sont les taxes applicables pour les services ou produits. La facture externe 41

Lorsqu on modifie le code de taxe, s assurer d enregistrer l action avant de poursuivre. Afin de s assurer que celles-ci ont bel et bien été modifiées, faire la vérification de la façon suivante : Enregistrer la transaction, puis cliquer sur le lien Sommaire dans la zone des liens, située au bas de l écran. Cliquer sur le bouton Enregistrer l opération Cliquer sur le lien En-tête-données 1 pour revenir à la page de saisie de la facture. La facture externe 42

VALIDATION D UNE FACTURE EXTERNE Lorsque la saisie est complétée, le statut doit être mis à «RDY» afin que le traitement puisse être effectué. Cette action se fait à l onglet «En-tête données générales 1» au champ «Statut». Cliquer sur la loupe pour sélectionner le statut «RDY» Cliquer sur le bouton pour sauvegarder la modification. Le système informatique prendra en charge la transaction et une fois le traitement terminé, le statut passera à INV. Il est à noter que la validation d une facture se fait en deux traitements. Un premier traitement pour passer le document au statut «INV»; ce traitement s exécute quatre fois par jour. Un deuxième traitement pour exécuter le contrôle budgétaire; ce traitement s exécute trois fois par jour. La facture externe 43

IMPRESSION D UNE FACTURE Pour imprimer une facture officielle, le statut de la transaction doit être à «INV» et le menu à utiliser est «Achèvement et impression». Il faut retenir que l impression d une facture officielle doit se faire sur le formulaire SF-408, formulaire à obtenir auprès du Service des finances. Il faut expédier cette facture au client. Il y a quatre façons pour imprimer une facture, soit utiliser : le menu «Impression facture terminée» avec lequel on ne peut imprimer que les factures dont le statut est INV; le lien «Afficher version imprimable», que l on retrouve dans la page de consultation «Sommaire facture» lorsque le statut de la facture est à INV. le menu «Impression facture pro forma» qui permet d imprimer une facture quel que soit son statut, sauf si elle est à INV; le bouton «pro forma» sur la page de la transaction «En-têtes données générales 1» lorsque le statut de la facture est autre que INV; Noter qu une facture dont le statut est «CAN pour facture annulée» ne peut être imprimée. Voici donc chacune des procédures à suivre pour l impression des factures, selon leur statut. Police OCR La police OCR (abréviation du terme anglais optical character recognition) doit obligatoirement être installée sur le poste de travail pour que la facture puisse être acceptée par les institutions financières. Voici une façon simple et rapide de s assurer que la police OCR est installée sur le poste de travail : lors de la visualisation d une facture en format PDF, on devrait voir au bas de la facture un code qui ressemble à celui-ci : Et non ceci : Si la police OCR n est pas installée sur le poste de travail, s adresser à un responsable réseau qui en fera l installation. Consulter le site Web du Service des finances dans la section Formation et pilotage de systèmes Support aux utilisateurs pour obtenir la procédure d installation. Pour accéder à ce document, on doit s authentifier avec notre IDUL et notre NIP. Il est également important d installer la police OCR lorsqu on change d ordinateur pour un plus récent. La facture externe 44

IMPRESSION D UNE «FACTURE TERMINÉE», STATUT INV MENU D IMPRESSION Pour avoir accès au menu d impression, utiliser le menu hiérarchique suivant ou utiliser le lien Impression facture terminée de la page Accueil utilisateur. Accès au menu : Facturation Génération facture Factures non consolidées - Achèvement et impression Les actions à faire dans cette page : Créer ou rechercher le contrôle d exécution pour l impression de la facture Le contrôle d exécution définit un raccourci qui permet d exécuter à répétition une même requête. La première fois qu on définit un contrôle d exécution, on définit les paramètres de demande de rapport. Par la suite, il suffit d utiliser le mot clé, soit le contrôle d exécution, pour obtenir la page de demande de rapport. Utiliser l onglet «Ajout valeur» pour créer un contrôle d exécution. Saisir un mot clé et cliquer le bouton. Utiliser l onglet «Recherche valeur» pour utiliser un contrôle d exécution existant. Saisir le mot clé et cliquer le bouton. La facture externe 45

La page «Achèvement et impression permet de définir les paramètres de sélection. Les actions à faire dans cette page : Vérifier les paramètres de sélection sous l onglet «Achèvement et impression» Les paramètres «date traitement» et «no facture» sont cochés par défaut. Options EDI doit être à «Impr. seul». Même si la case «Inclure factures internes» est cochée, ceci n empêchera pas d imprimer une facture externe. Impression d une facture Indiquer l entité, le numéro de la transaction à imprimer ainsi que la source. La source représente le numéro de l unité administrative fournisseur. Impression de plusieurs factures pour un même fournisseur Indiquer l entité, les numéros de facture à imprimer dans les champs «De facture - À facture», ainsi que la source. Impression de plusieurs factures avec une source différente pour chaque facture Indiquer l entité, le numéro de la transaction ainsi que la source pour une première facture. Ajouter une boîte pour la sélection d une autre facture avec le bouton et inscrire l entité, le numéro de la transaction et la source pour la transaction désirée. On peut ajouter plusieurs boîtes de sélection afin d imprimer plusieurs factures pour un seul traitement. Vérifier les paramètres de sélection sous l onglet «Option impression» Seul le paramètre «Pays» dans la section «Méthode de tri» doit être coché. Tous les autres éléments sont à blanc. La facture externe 46

Revenir à l onglet Achèvement et impression. Cliquer le bouton Cette action redirige vers la page «Demande Répartiteur traitements». Sélectionner «Impression factures Crystal UL Cliquer sur le bouton Une nouvelle fenêtre internet s affiche informant que le traitement est lancé. La facture externe 47

Lorsque le traitement est réussi, la facture en format PDF s affiche. IMPRESSION DANS UNE AUTRE LANGUE Remarque : La facture pour ce client établi à Guelph, Ontario a été imprimée en français. Pour imprimer cette facture en anglais, selon les valeurs par défaut enregistrées dans la base de données, voici ce qu il faut poser comme action avant de lancer l impression. La facture externe 48

Dans la page «Achèvement et impression» sélectionner «Destinataire» avant de lancer l exécution. Cette action permettra d imprimer la facture dans la langue enregistrée par défaut sur la fiche du client. Pour cet exemple, en langue anglaise. Poursuivre l impression selon les étapes décrites précédemment. ATTENTION : Si on obtient une page blanche lors de l impression, s assurer d avoir : inscrit la bonne source saisi le bon numéro de facture coché la case s il y a lieu vérifié si l adresse du client est active, se référer à la rubrique «Recherche-Nom client» du document. décoché la case, à l onglet «Options impression». LIEN «AFFICHER VERSION IMPRIMABLE» Il est possible d imprimer une facture externe lorsque l on consulte celle-ci, à partir du lien Sommaire facture que l on retrouve sur la page «Accueil utilisateur» ou en ciblant le menu suivant : Facturation La facture externe 49

Révision données facturation - Sommaire factures Saisir le numéro de facture à consulter. Lancer la recherche à l aide du bouton. Cliquer sur le lien «Afficher version imprimable» Une fenêtre «Internet Explorer» s affiche, informant que le traitement est lancé. La facture externe 50

Lorsque le traitement est réussi, le document en format PDF s affiche. La facture externe 51

IMPRESSION D UNE «FACTURE PRO FORMA» MENU D IMPRESSION Ce menu permet l impression d une transaction dont le statut n est pas à INV. Ce document portera la mention facture temporaire et n est pas un document officiel. Accès au menu : Facturation Génération facture Factures non consolidées - Impression factures proforma OU Utiliser le lien Impression facture pro forma dans la page Accueil utilisateur On doit ensuite effectuer les mêmes étapes que pour l impression d une «facture terminée» décrite précédemment. On obtient alors une facture dont le libellé sera «FACTURE TEMPORAIRE». BOUTON PRO FORMA On peut imprimer une facture externe au statut autre que «INV» lorsqu on a la transaction à l écran en utilisant le bouton «Pro forma» situé à droite de l écran. Cliquer le bouton «Pro forma» Une fenêtre «Internet Explorer» s affiche, informant que le traitement est lancé. La facture externe 52

Lorsque le traitement est réussi, le document s affiche en format PDF. ATTENTION : Pour imprimer une facture selon les données de la langue enregistrées sur la fiche client, par exemple pour un client dont la langue par défaut est l anglais, se référer à la section précédente, sous la rubrique «Impression dans une autre langue». IMPRESSION DU REGISTRE DES FACTURES La page «Registres factures» permet d obtenir un rapport des factures selon des besoins spécifiques. En effet, il est possible d utiliser ce registre pour obtenir les factures que l on a émises en tant que fournisseur, les factures qui ont été émises à l unité en tant que client, les La facture externe 53

factures dont les revenus sont versés dans un projet spécifique ou encore les factures générées par une faculté spécifique. Accès à la page : Facturation Génération factures Rapport - Registres factures OU Utiliser le lien Registre de factures dans la page Accueil utilisateur Les actions à faire dans cette page : Créer ou rechercher le contrôle d exécution pour l impression de la facture. Le contrôle d exécution définit un raccourci qui permet d exécuter à répétition une même requête. La première fois qu on définit un contrôle d exécution, on définit les paramètres de demande de rapport. Par la suite, il suffit d utiliser le mot clé, soit le contrôle d exécution, pour obtenir la page de demande de rapport. Utiliser l onglet «Ajout valeur» pour créer un contrôle d exécution. Saisir un mot clé, par exemple «Impression» et cliquer le bouton. Utiliser l onglet «Recherche valeur» pour utiliser un contrôle d exécution existant. Saisir le mot clé et cliquer le bouton. La facture externe 54

Selon les paramètres utilisés, le rapport produit sera plus ou moins élaboré. Voici les paramètres disponibles : Paramètre demande rapport Entité UL : Université Laval AU : autres organismes non UL Type fact. GE, INT, RCH, etc. Source Le numéro de l unité fournisseur Exclure factures payées Si la case est cochée, seules les factures non payées seront affichées Données facultatives Projet Pour restreindre le rapport à un projet spécifique Unité débutant par Pour permettre l affichage des factures de toutes les unités d une faculté Sélection intervalle Date de début : Date de fin Pour indiquer la période désirée Sélection des clients Internes et externes Pour obtenir toutes les factures, qu elles soient internes ou externes Clients externes Pour obtenir les factures externes seulement Client spécifique Pour obtenir les factures d un client spécifique Type client Pour obtenir les factures d un type de client en particulier (employé/étudiant, unité, externe) Clients internes Pour obtenir les factures internes seulement Cliquer par la suite sur le bouton. La facture externe 55

Sélectionner l un ou l autre des traitements, par numéro de facture ou de client. Cliquer sur. Une nouvelle fenêtre «Internet Explorer» s affiche, informant que le traitement est lancé. Lorsque le traitement est réussi, le document s affiche en format PDF. La facture externe 56

IMPRESSION À PARTIR DU LIEN MONITEUR DE TRAITEMENT Lors de l impression, il est possible que le document en format PDF ne s affiche pas, pour différentes raisons. Si cela n est pas dû à des paramètres erronés, peut-être est-il possible d avoir accès au document à partir du lien Moniteur de traitement situé en haut de la page «Menu d impression». Il suffira de cliquer sur ce lien pour vérifier si le traitement a été effectué avec succès même si le document demandé n a pas été obtenu. Ce lien se trouve également dans le menu de gauche de l application sous le menu «Utilitaires PeopleSoft/Répartiteur traitements/moniteur traitements» Cliquer sur le lien Moniteur de traitement à partir du menu ou de la page «Menu impression». Une liste apparaîtra avec les différentes requêtes demandées. La plus récente se situe en haut de la liste. Le nom du traitement qui concerne les factures est ULBIPRINT. Cliquer sur ce lien, puis le lien ULBIPR00. Cliquer le lien Journal Trace. Puis le fichier PDF. La facture externe 57

SAISIE D UNE FACTURE EXTERNE ÉTAPE PAR ÉTAPE Accéder à la saisie de la transaction en ciblant le menu : Facturation OU Mise à jour - Facture standard>ajout valeur Utiliser le lien Facture standard de la page Accueil utilisateur Les actions à faire dans cette page : Vérifier l Entité, la modifier si nécessaire. Utiliser la loupe et choisir une valeur. Entité : UL organisation de l UL ou AU pour autre organisme ex. Rouge et Or. Saisir le type de facture «GE». Utiliser la loupe et choisir une valeur. La plupart des unités administratives font des factures de type GE. Indiquer la source facture. Le numéro de l unité administrative fournisseur est la valeur à saisir. Indiquer le client facturation. Le numéro du client est la valeur à saisir. Se référer à la section Recherche d un client. Cliquer le bouton pour saisir la transaction. La transaction est composée d onglets et de liens qui redirigent vers différentes pages. À chacune des pages, on trouve l encadré suivant qui permet, en utilisant les liens Préc. et Suiv., de passer d une page à l autre et de saisir les différentes informations nécessaires pour produire une facture. La saisie d une facture est plus rapide en utilisant ces liens. La facture externe 58

EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1 L onglet «En-tête - données générales 1» regroupe l information commune à l ensemble de la facture. Les actions à faire dans cette page sont : Changer la devise si nécessaire. Utiliser l icône pour choisir la devise. Inscrire le bon de commande du client si nécessaire. Utiliser le champ approprié. Vérifier le spécialiste facturation. Faire la modification si nécessaire en saisissant le code d utilisateur et le numéro de téléphone du spécialiste. Pour mettre à jour l information apparaissant à l écran, cliquer sur le bouton Ajouter un commentaire si nécessaire. Cliquer sur le lien Commentaires. La facture externe 59

Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages». EN-TÈTE DONNÉES GÉNÉRALES 2 (Aucune action à faire dans cette page. Cette page est utilisée par le Service des finances.) Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages». La facture externe 60

DONNÉES ADRESSE Vérifier l adresse du client ou choisir l emplacement si nécessaire. Cliquer la loupe vis-à-vis du champ «Emplacement», pour effectuer votre choix. Vérifier ou sélectionner le contact. Cliquer sur la loupe à droite du champ «Contact» pour sélectionner le contact. Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages». EN-TÊTE - NOTES La facture externe 61

Ajouter un commentaire, si nécessaire. Ajouter une autre boîte de commentaire si nécessaire. Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages». LIGNES DONNÉES GÉNÉRALES 1 Les actions à faire dans cette page : Saisir la description du bien ou du service facturé, la quantité, l unité de mesure en cliquant sur la loupe et le prix unitaire. Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages» La facture externe 62

COMPT. RÉPARTITION REVENUS Les actions à faire dans cette page sont : Saisir la combinaison de revenu. Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages». LIGNES COMMENTAIRES Les actions à faire dans cette page sont : Ajouter un commentaire de ligne si nécessaire Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages» La facture externe 63

LIGNES DONNÉES TVA Les actions à faire dans cette page sont : Cliquer sur le bouton. Vérifier si le code de taxes doit être modifié sous la section «Détails TVA». Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages». EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1 (VALIDATION) La facture externe 64

Les actions à faire dans cette page sont : Changer le statut «NEW» pour «RDY». Enregistrer. CONSULTATION D UNE FACTURE EXTERNE Il est possible de consulter une facture externe quel que soit le statut en utilisant le menu «Révision données facturation Détails factures» ou le menu «Révision données facturation Sommaire factures». RÉVISION DONNÉES FACTURATION DÉTAILS FACTURES Accès à la page de consultation : Facturation Révision données facturation - Détails factures Les actions à faire dans cette page sont: Saisir une ou des valeurs dans les différents champs. Utiliser le numéro de facture recherchée, ou le numéro de client facturation pour obtenir la liste des factures de ce client. Cliquer le bouton. La facture externe 65

Ici, la recherche est faite à l aide du numéro de facture qu on a saisi dans le champ «Facture». On peut consulter cette facture en utilisant les liens ou encore en utilisant les liens Préc. ou Suiv. du bouton «Série pages». Ici, la recherche est faite à l aide du numéro de client qu on a saisi dans le champ «Client facturation». Il suffit par la suite de consulter la liste puis cliquer sur la facture désirée. La facture externe 66

RÉVISION DONNÉES FACTURATION SOMMAIRE FACTURES Facturation Révision données facturation - Sommaire factures OU Utiliser le lien Sommaire facture dans la page Accueil utilisateur Les actions à faire dans cette page sont: Saisir une ou des valeurs dans les différents champs Utiliser le numéro de facture recherchée, ou le numéro de client facturation pour obtenir la liste des factures de ce client. Cliquer le bouton. La facture externe 67

Ici la recherche est faite à l aide du numéro de facture qu on a saisi dans le champ «Facture». Ici la recherche est faite à l aide du numéro de client qu on a saisi dans le champ «Client facturation». Il suffit par la suite de consulter la liste puis cliquer sur la facture désirée. La facture externe 68

MODIFICATION/RÉCUPÉRATION D UNE FACTURE EXTERNE Il est possible de modifier les informations sur une transaction de facturation en autant que le statut de celle-ci n est à pas «INV». Si le statut est à «INV», se référer à la section «Correction d une facture». Accès à la page : Facturation Mise à jour facture - Facture standard OU Utiliser le lien Factures standard dans la page Accueil utilisateur Utiliser l onglet «Recherche valeurs» Les actions à faire dans cette page : Saisir une ou des valeurs dans les différents champs. Utiliser le numéro de facture recherchée, ou le numéro de client facturation pour obtenir la liste des factures de ce client. Cliquer le bouton La facture externe 69

Ici, la recherche est faite à l aide du numéro de facture qu on a saisi dans le champ «Facture». Il suffit d apporter les modifications désirées, puis sauvegarder en cliquant le bouton. La facture externe 70

Ici la recherche est faite à l aide du numéro de client qu on a saisi dans le champ «Client facturation». Il suffit par la suite de consulter la liste, cliquer sur la facture désirée puis apporter les modifications nécessaires. La facture externe 71

CORRECTION D UNE FACTURE Avant de corriger une facture, on doit en vérifier le statut; celui-ci doit être à «INV» et la validation budgétaire doit avoir été effectuée sur la transaction; on devrait voir apparaître «Vérif. Budget : V». À cet effet, utiliser le lien Sommaire facture sur la page «Accueil utilisateur» pour effectuer la vérification. Si le statut est différent de «INV», se référer à la section «Modification d une transaction de facturation» pour savoir comment récupérer une transaction non finalisée. Deux types de corrections sont possibles : Créditer une facture et créditer et refacturer une facture. CRÉDITER FACTURE COMPLÈTE (NOTE DE CRÉDIT) Cette action est choisie lorsque l on veut annuler une facture et ne pas en émettre une nouvelle. Le système émet une note de crédit. Accès à la page : Facturation Mise à jour - Correction facture complète OU Utiliser le lien Correction facture complète dans la page Accueil utilisateur Saisir une ou des valeurs dans les différents champs. Utiliser le numéro de facture à créditer, ou le numéro de client facturation pour obtenir la liste des factures de ce client. Ici la recherche est faite à l aide du numéro de facture. Cliquer le bouton Cette action redirige vers la page «Correction facture complète» La facture externe 72

ATTENTION : si on n obtient pas l écran «Correction facture complète», c est qu une correction a déjà été apportée à la facture. Pour visualiser les corrections, utiliser l écran «Historique des corrections». Pour connaître la procédure, se référer à la section du même nom. Les actions à faire dans cette page : «Créditer facture complète» ou «Créditer et refacturer» Sélectionner l action désirée, par exemple «Créditer facture complète» puis cliquer le bouton. Une fois l action enregistrée, un numéro apparaît dans le champ «Facture créditée»; c est la note de crédit émise par le système. Le lien En-tête données 1 devient actif. Si on désire consulter ou modifier la note de crédit, cliquer le lien En-tête-données 1.Cette action amène à l écran la note de crédit. Note : Habituellement on ne modifie pas une note de crédit. La facture externe 73

Par contre, il arrive que, dans certains cas, il faille intervenir. Par exemple, si la devise est USD ou tout autre que CAD et seulement si le taux de change est différent de ce qui figure sur la facture initiale, on devra modifier le taux sous l onglet «En-tête - données générales 2». Sélectionner «Source: Util» Le champ «Taux» devient disponible pour y indiquer le taux apparaissant sur la facture initiale. Le montant en dollar canadien crédité sera identique à celui facturé dans vos livres budgets. La note de crédit devient officielle une fois le traitement automatique complété. Celle-ci est disponible pour impression, si nécessaire. CRÉDITER ET REFACTURER Cette action est choisie lorsque l on veut annuler une facture et en émettre une nouvelle. Ce menu permet d utiliser la facture existante pour obtenir une nouvelle facture par copie. Cette copie est utilisée pour apporter les corrections et devient la nouvelle facture. Le système émet en même temps une note de crédit. Accès à la page: Facturation Mise à jour - Correction facture complète OU Utiliser le lien Correction facture complète dans la page Accueil utilisateur La facture externe 74

Les actions à faire dans cette page : Saisir une ou des valeurs dans les différents champs. Utiliser le numéro de facture à corriger, ou le numéro de client facturation pour obtenir la liste des factures de ce client. Cliquer le bouton. Ici la recherche est faite à l aide du numéro de facture. Cette action redirige vers la page «Correction facture complète». Sélectionner l option «Créditer et refacturer» puis Enregistrer. Une fois l action enregistrée, un numéro de facture est émis par le système ainsi qu un numéro de note de crédit. On retrouve le numéro de la note de crédit dans le champ «Facture créditée» Si on désire consulter ou modifier la note de crédit, cliquer le lien En-tête-données 1.Cette action amène à l écran la note de crédit. Note : Habituellement on ne modifie pas une note de crédit. Par contre, il arrive que, dans certains cas, il faille intervenir. Par exemple, si la devise est USD ou tout autre que CAD et seulement si le taux de change est différent de ce qui figure sur la facture initiale, on devra modifier le taux sous l onglet «En-tête - données générales 2». Sélectionner «Source: Util» Le champ «Taux»devient disponible pour y indiquer le taux apparaissant sur la facture initiale. Le montant en dollar canadien crédité sera identique à celui facturé dans vos livres budgets. La note de crédit devient officielle une fois le traitement automatique complété. La facture externe 75

Le numéro de la nouvelle facture est inscrit dans le champ «Facture corrigée». Le lien Entête données 1 est actif. Les actions à faire dans cette page : Cliquer le lien En-tête-données 1 au niveau du champ «Facture corrigée» Cette action amène à l écran la nouvelle facture. Les actions à faire dans cette page : Apporter les corrections nécessaires. Modifier le statut «NEW» pour «RDY». Cliquer le bouton. La nouvelle facture devient officielle une fois le traitement automatique complété et est disponible pour l impression. La facture externe 76

HISTORIQUE DES CORRECTIONS La page «Historique corrections» permet de consulter les corrections effectuées sur les factures. Accès à la page : Facturation Révision données facturation - Historique corrections Les actions à faire dans cette page : Saisir une ou des valeurs dans les différents champs. Utiliser le numéro de facture qui était à corriger ou le numéro de la note de crédit ou le numéro de la nouvelle facture dans le champ «Facture». Il est possible de faire la recherche en utilisant le numéro de client facturation. Dans ce cas, la liste des corrections effectuées pour le client s affiche. Ici la recherche est faite en utilisant un des numéros de facture. La page «Historique corrections» affiche la liste des transactions créées suite à la correction. La facture externe 77

Le «type fact.» indique le type de document et son rôle dans le processus de correction. Le «type fact. REG» signifie que cette facture est la facture originale, «le type ARB» signifie que cette facture est la nouvelle facture créée suite aux corrections et «ACR» signifie que le ce document est la note de crédit. La facture externe 78

COPIE D UNE FACTURE Si on désire copier une facture externe, s assurer que la facture initiale est bien une facture externe. Pour ce faire, le type de la facture doit indiquer GE et le client doit commencer par le chiffre «2» pour les clients de type «entreprise». La page «Copie facture unique» permet d utiliser une facture existante afin de créer une nouvelle facture. S assurer que l adresse du client est toujours «actif», avant d effectuer la copie. Sinon, la nouvelle facture demeurera au statut «RDY» et ne deviendra jamais à «INV». Accès à la page : Facturation Mise à jour - Copie facture unique OU Utiliser le lien Copie facture unique dans la page Accueil utilisateur. Les actions à faire dans cette page : Saisir une ou des valeurs dans les différents champs. Utiliser le numéro de facture recherchée ou le numéro de client facturation pour obtenir la liste des factures de ce client. Cliquer le bouton. Ici la recherche est faite à l aide du numéro de facture qu on a saisi dans le champ «Facture». Cette action redirige vers la page «Copie facture unique». La facture externe 79

Les actions à faire dans cette page : Sélectionner l action en cochant le bouton «Copier facture» puis cliquer le bouton. Une fois l action enregistrée, un numéro de facture est émis par le système. Le système émet une nouvelle facture. On retrouve le numéro dans le champ «Facture copiée». Le lien En-tête facture données devient actif. Les actions à faire dans cette page : Cliquer le lien En-tête facture-données. Cette action amène à l écran la nouvelle facture : La facture externe 80

Les actions à faire dans cette page : Apporter les modifications, ajustements ou corrections nécessaires. Modifier le statut «NEW» pour «RDY». Cliquer le bouton. La nouvelle facture devient officielle une fois le traitement automatique complété et disponible pour l impression. La facture externe 81

PARTICULARITÉS Lorsqu on facture un client externe pour la récupération de salaires, d avantages sociaux ou pour toutes autres frais encourus, inscrire clairement dans le champ «Description» récupération de. Aussi, cibler les bons comptes pour récupérer les coûts déjà passés au livre budget de dépense. RÉCUPÉRATION DE SALAIRE Se référer à l information que l on retrouve sur le site Web du Service des finances, sous la rubrique «Boîte à outils», section «Règle de gestion financière - Facturation reçue des hôpitaux -Récupération salaire -Répartition des revenus et Exemple de facture». RÉCUPÉRATION AUTRES FRAIS Lorsqu on facture un client externe pour la récupération de dépense, on demande de bien vouloir ajouter un commentaire d en-tête sous l onglet «En-tête-commentaires», en y indiquant la référence liée à la dépense qu on désire récupérer. Il s agit d indiquer le numéro de la pièce justificative ou le numéro de l écriture de journal. Important : Ne pas oublier de cocher la case «Interne seulement», afin que le commentaire destiné au Service des finances n apparaisse pas sur la facture envoyée au client. CALCUL ET RÉPARTITION DES REVENUS FRAIS DE GESTION Lorsqu on facture un client externe pour des frais de service ou de vente sur un projet de type SC, on doit non seulement facturer les coûts de la vente ou du service rendu, mais ajouter également des frais de gestion. Ces frais de gestion comprennent toujours des frais de gestion institutionnel et des frais de gestion optionnel facultaire et départemental. Afin de vérifier si des frais de gestion facultaire ou départemental s appliquent et connaître le taux de frais applicable, on doit se référer au responsable de notre unité administrative. En voici deux exemples : Pour ajouter les frais de gestion au montant net que le fournisseur veut récupérer, 150.00$ Analyse XYZ (coût net du travail pour le fournisseur de service au projet SC) 150.00$ Frais de gestion institutionnel 15% Formule = 150.00$ x 0.15 22.50$ Frais de gestion facultaire 8% Formule = 150.00$ x 0.08 12.00$ Frais de gestion départemental 5% Formule = 150.00$ x 0.05 7.50$ Frais ajoutés de 28% TOTAL Montant total brut incluant les frais de gestion (à inscrire sur la facture «Ligne données générales 1») 192.00$ Pour extraire les frais de gestion du montant brut Prix convenu au total, 150.00$ La facture externe 82

Analyse XYZ (coût net du travail pour le fournisseur de service au projet SC) Service analyse 100% Formule = 150.00$ 1.28 (150$ divisé par la somme totale des frais 128%) 117.19$ Frais de gestion institutionnel 15% Formule = 117.19$ x 0.15 17.58$ Frais de gestion facultaire 8% Formule = 117.19$ x 0.08 9.37$ Frais de gestion départemental 5% Formule = 117.19$ x 0.05 5.86$ Total frais 128% TOTAL Montant total brut incluant les frais de gestion (à inscrire sur la facture «Ligne données générales 1») Ne pas oublier de : vérifier la validité des comptes de revenus à utiliser; bien calculer les frais de gestion selon les pourcentages applicables; 150.00$ vérifier si les dérogations s appliquent; consulter le site Web du Service des finances sous la rubrique suivante : Fonds de la recherche Règles financières Chapitre 2 : budget de fonctionnement 2.5.3 Liste des dérogations aux frais de gestion Pour obtenir de plus amples informations pour le calcul et la répartition des revenus sur un projet de type SC, ne pas hésiter à visualiser l aide à la tâche sur le site Web du Service des finances, sous la rubrique «Formation et pilotage de système/aide à la tâche/facturation Projet SC. RÉPARTITION DE REVENUS DANS UNE FACTURE Voici un exemple de saisie des combinaisons comptables de revenus sur une facture, en utilisant les données de l exemple 2, soit pour le montant total brut de 150,00$ incluant les frais de gestion. La facture externe 83

Onglet «Ligne données générales 1» Inscrire le total brut du service de l analyse de sol, soit le montant total incluant les frais de gestion Onglet «Compt. Répartition revenus» Inscrire les montants selon les frais d analyse et les frais de gestion calculés La facture externe 84

ANNEXE L AIDE-MÉMOIRE - SAISIE D UNE FACTURE EXTERNE Accès à la page : Facturation Mise à jour - Facture standard > Ajout valeur OU utiliser le lien Facture standard sur la page «Accueil utilisateur» SAISIE À L AIDE DU BOUTON «Précédent/suivant» ÉTAPE 1 ONGLET «AJOUT VALEUR» Vérifier l Entité, la modifier si nécessaire Saisir le type facture Indiquer la source facture Indiquer le client facturation ÉTAPE 2 ONGLET EN-TÊTE - DONNÉES GÉNÉRALES 1 Changer la devise si nécessaire Vérifier le spécialiste facturation Inscrire le bon de commande du client si nécessaire Écran suivant (En-tête données générales 2) NIL ÉTAPE 3 ÉTAPE 4 ONGLET DONNÉES ADRESSE Vérifier l adresse du client ou choisir l emplacement si nécessaire Vérifier ou sélectionner le contact ONGLET EN-TÊTE - COMMENTAIRES Ajouter un commentaire (description de la facture) ÉTAPE 5 ONGLET LIGNE - DONNÉES GÉNÉRALES 1 Saisir la description du bien ou du service facturé, la quantité, l unité de mesure, le prix unitaire ÉTAPE 6 ÉTAPE 7 ÉTAPE 8 ONGLET COMPT. - RÉPARTITION REVENUS Saisir la ou les combinaison(s) comptable(s) de revenu ONGLET LIGNES - COMMENTAIRES Ajouter un commentaire de ligne si nécessaire ONGLET LIGNES - DONNÉES TVA Extraire valeur par défaut TVA Sous «Détail TVA» vérifier si le code de taxe doit être modifié ÉTAPE 9 ONGLET EN-TÊTE - DONNÉES GÉNÉRALES 1 Modifier le statut pour RDY Enregistrer La facture externe 85

L AIDE-MÉMOIRE - IMPRESSION D UNE FACTURE EXTERNE Accès à la page : Facturation Génération facture Facture non consolidée - Achèvement et impression OU utiliser le lien Impression facture terminée sur la page Accueil utilisateur ÉTAPE 1 CONTRÔLE D EXÉCUTION ONGLET «Recherche valeur» Sélectionner ou saisir le contrôle d exécution Sous l onglet «achèvement et impression», vérifier que la date de traitement, le nº de facture, la case «Inclure factures internes» sont cochés et que l option EDI «impr. seul» est sélectionné Sous l onglet «Option impression», vérifier que la case «Impr.fact.Non impr. seul» et «imprimer liste» sont à blanc Sous l onglet «achèvement et impression» saisir l entité, le nº de facture et la source ÉTAPE 2 ONGLET «DEMANDE RÉPARTITEUR TRAITEMENTS» Sélectionner le traitement «Impression factures Crystal UL» Cliquer ÉTAPE 3 De retour à la page «Achèvement et impression» Une fenêtre Internet Explorer s affiche La facture en format PDF s affiche Accès au Lien «Sommaire facture» : -Facturation OU utiliser le lien Sommaire facture sur la page Accueil utilisateur Révision données facturation - Sommaire factures ÉTAPE 1 PAGE «Sommaire facture» Saisir le numéro de facture Cliquer ÉTAPE 2 PAGE «Données sommaire facture 1» Cliquer le lien Afficher version imprimable Ouverture d une fenêtre «Internet» Attendre que le traitement s effectue Ouverture du document «Facture interne» en format PDF La facture externe 86

QUE FAIRE AVEC LES MESSAGES D ERREUR Avertissement date hors intervalle Explication: Solution : Ce message apparaît lorsque la date de la facture est antérieure à la date du jour et que la période comptable est fermée. Changer la date de la facture pour une date d une période comptable ouverte. ATTENTION: Si on outrepasse ce message, le dossier sera en erreur aux comptes à recevoir. Format du champ numérique Explication: le séparateur de décimal n a pas le bon format. Remplacer le point par la virgule. La facture externe 87

Valeur non valide Explication: Ce message apparaît lorsqu une valeur saisie n est pas valide. Le champ en erreur est en surbrillance. Solution: Vérifier à l aide de la loupe les valeurs permises pour ce champ. Faire la correction. Enregistrement impossible Explication: Ce message apparaît lorsque, suite à une répartition des revenus sur plus d une combinaison comptable, le pourcentage n est pas égale à 100% ou que le montant de répartition ne correspond pas au montant total de la facture. Solution: Selon le cas, corriger le pourcentage pour obtenir 100% ou corriger le montant pour obtenir le montant total de la facture, puis cliquer sur «Actualiser». Combinaison comptable non valide La facture externe 88

Explication: Ce message apparaît, lorsqu un ou des champs de la combinaison comptable ne sont pas valides. Solution: Retourner à l onglet «Compt. - Répartition revenus» pour apporter le correctif aux champs structures de la combinaison comptable. Vérification des données TVA Explication: Ce message apparaît après qu on ait modifié un numéro de client externe et que le système procède à la vérification des taxes associées au client par défaut. Cliquer sur OK; on obtiendra le message suivant : Puis cliquer sur «NON» pour poursuivre l enregistrement des données. La facture externe 89

A accéder à la facture externe... 26 adresse du client, obtenir la page de... 32 afficher version imprimable, lien... 50 ajouter une ligne... 35 annuler une ligne... 37 avertissement, date non valide... 87 B bon de commande, numéro de... 31 bouton «Pro forma», impression par le... 52 bouton «Série pages», saisie à l'aide du... 32 bouton calculer taxes, utilisation du... 42 C calculer taxes, bouton... 42 cheminement de la facturation, client externe... 26 client, créer ou modifier un... 12 client, informations sur le... 7 client, vérifier l existence d un... 4 clients, trois types de... 2 code de taxe, modification du... 42 combinaisons comptables, répartition sur plusieurs lignes... 37 commentaire à l'interne... 34 commentaire de ligne, obtenir la page de... 38 commentaire d'en-tête, obtenir la page de... 34 consulter une facture externe... 65 contact client, créer ou modifier un... 12 contact client, qu'est-ce qu'un... 2 contact facturation, vérifier l existence d un... 10 contrôle d'exécution, créer un... 45 contrôle d'exécution, rechercher un... 45 copier une facture... 79 corriger une facture... 72 créditer une facture... 72 créer un client... 12 E emplacement, qu'est-ce qu'un... 2 employé/étudiant, comment rechercher un... 9 enregistrement impossible, erreur... 88 en-tête commentaire... 34 erreur, combinaison comptable... 88 F facture non terminée, impression d'une... 52 facture terminée, impression d'une... 45 facture, quoi faire pour imprimer une... 44 H historique des corrections... 77 INDEX I Impression dans une autre langue... 48 impression d'une facture non terminée... 52 impression d'une facture terminée... 45 impression moniteur de traitement... 57 imprimer une facture, les quatre façons pour... 44 L lien «Afficher version imprimable»... 49 lignes de descriptions, obtenir la page des... 35 lignes, commentaires de... 38 M messages d'erreur... 87 modifier le code de taxe, comment... 40 modifier les informations d une transaction de facturation... 69 modifier un contact client... 12 N note de crédit... 72 numéro de commande, saisie du... 31 P police OCR, à quoi sert la... 44 R récupération de dépense, informations sur la... 82 récupération de salaire, informations sur la... 82 registres factures, impression du... 53 répartition des revenus, saisie... 83 répartition sur plusieurs combinaisons comptables37 S spécialiste, modification du... 31 statut à «RDY», quand mettre le... 43 statuts, définition des différents... 29 T taxe, modifier le code de... 40 taxes, comment obtenir la page des... 39 traitement de la validation d'une facture... 43 type de clients... 2 type de facture, qu est-ce que le... 29 V valeurs des champs de recherche client... 5 vérification des données TVA... 89 La facture externe 90