«fonction achat cible et gestion de la transition de la fonction achat de GHT» 21 juin 2016

«fonction achat cible et gestion de la transition de la fonction achat de GHT» 21 juin 2016

La fonction achat connait un contexte 2016 très évolutif marqué par la mise en place des fonctions achat mutualisées de territoire Des objectifs très ambitieux en lien avec le Plan triennal : Les objectifs de gains sont très ambitieux pour 2016 et 2017 avec respectivement 480M et 540M d objectif en gains achat. Les achats sont l une des 8 actions prioritaires du plan d'économies triennal 2015-2017 avec une contribution de 1,24 Md d économies. La mise en place de la fonction achat commune au sein des GHT : La perspective de la mise en place des GHT qui crée l opportunité de franchir un nouveau palier en terme de qualité d organisation, processus et outils d achat. L évolution des opérateurs d achat mutualisés : -Un travail de définition des segments nationaux, régionaux ou locaux et des modalités de recours à ceux-ci pour clarifier le rôle des opérateurs de mutualisation -Le renforcement des groupements régionaux qui seront accompagnés par la DGOS dès 2016 2 Direction générale de l offre de soins - DGOS

«Cible de la fonction achat mutualisée des GHT»

Décret Relatif aux groupements hospitaliers de territoire «Section 4» «Sous-section 2» «Fonction Achats» «Art. R. 6132-16. -I. -La fonction achats comprend les missions suivantes : «1 L élaboration de la politique et des stratégies d achat de l ensemble des domaines d achat en exploitation et en investissement; «2 La planification et la passationdes marchés; «3 Le contrôle de gestion des achats; «4 Les activités d approvisionnement, à l exception de l approvisionnement des produits pharmaceutiques. «II. -Un plan d action des achats du groupement hospitalier de territoire est élaboré pour le compte des établissements parties au groupement hospitalier de territoire. «Section VII, article 5» Au 1 er janvier 2017, le plan d actions des achats mentionné au 2 du II de l article R. 6132-16 est élaboré» 4

Principes fondateurs de la fonction achat des GHT La fonction achat commune au sein des futurs GHT s appuiera sur: Une centralisation de la Politique achat et des stratégies d achat au niveau de la fonction achat commune Une harmonisation progressive des achats de fournitures et services du GHTau profit du projet médical L activation de nouveaux leviers de performance : La mutualisation des marchés locaux au niveau du territoire pour tous les établissements du GHT La mise en commun des expertises et des fonctions rares (experts achats par filière, contrôle de gestion achat, cellule des marchés,.) Une accélération de la professionnalisation par le développement de nouveaux outils performants au profit de tous les établissements du GHT(SI-Achat, contrôle de gestion achat ) Le déploiement au niveau du GHT des meilleures pratiques achat et le renforcement du réseau des acheteurs hospitaliers (accélération du partage des bonnes pratiques, des données stratégiques achat, benchmark, ) L institutionnalisation du caractère stratégique de la fonction achat L élargissement du dialogue acheteur-prescripteur et de l analyse du juste besoin au niveau territorial Une captation des synergies entre achat et approvisionnement 5

Un vademecumrelatif à la mise en place des GHT a été diffusé fin mai Un document explicatif du décret (Vademecum) précise le cadre de la fonction achat. Les aspects majeurs sont les suivant : Le responsable de la fonction achat est rattaché directement au Directeur de l établissement support. Il aura autorité fonctionnelle sur tous les acheteurs et approvisionneurs rattachés à la fonction «achats». Ce qui n implique pas un regroupement géographique (*) Les approvisionneurs de produits pharmaceutiques sont exclus de ce périmètre. Les missions des approvisionneurs vont jusqu à la passation de la commande (Cf. réglementation des PUI). Le Plan d Actions Achat du GHT est produit annuellement et validé par la Gouvernance du GHT. Le responsable de la fonction achat rend compte de son exécution. Il y aura mutualisation des expertises rares (contrôle de gestion achat, cellule marchés, Maîtrise d Ouvrage du SI-achat, Méthodes, ). Il y aura mutualisation des Outils métiers du SI (SI-Achat). Une version consolidée du premier PAA du GHT sera réalisée avant le 1 er janvier 2017 Les processus d achat sur la base d un référentiel d achat unique seront mis en place au plus tard le 1er juillet 2017. La démarche de convergence des marchés devra être initiée le 1er janvier 2017 avec un objectif de convergence des marchés au 31 décembre 2020. Nb : A cette échéance, tous les marchés actifs des établissements du GHT auront été instruits par la fonction achats mutualisée du GHT. 6

La fonction achat mutualisée des GHT va de l analyse des besoin jusqu au suivi et l évaluation des marchés et intègre la commande Périmètre fonctionnel de la fonction achat mutualisée Processus achat-approvisionnement complet 1 2 3 4 5 6 7 8 Analyse interne des besoins Analyse externe Définition de la stratégie achat Rédaction du DCE et publication Analyse des offres, sélection fournisseurs, notification Passation des commandes Réception, distribution 9 Liquidation, mandatement, paie men t 10 Suivi et évalu ation Périmètre: La fonction «achat» ainsi que la phase de passation de commandes de la fonction approvisionnement Dimensionnement: 7500-8500 agents

Fonction achat cible des GHT Fonction achat mutualisée du GHT Gouvernance Périmètre Niveau de délégation Compétences Pilotage performance Ressources Fonction achat unique du GHT Ensemble du périmètre achat T1 (partie), T2, T3, investissement (dont travaux, biomédical, informatique) De la définition des besoins jusqu à la passation de la commande Autorité fonctionnelle Et. Support Et. Membres Le responsable de la fonction achat est rattaché directement au Directeur de l établissement support Définition de la politique achat Elaboration des stratégies d achat Planification et passation des marchés MOA du SI achat centralisé Pilotage du processus achat dont le contrôle de gestion achat Un Plan d Actions Achat du GHT est produit annuellement et validé par la Gouvernance du GHT. Le responsable de la fonction achat rend compte de son exécution L ensemble des agents qui auront été rattachés à la fonction achat Il y aura mutualisation des expertises rares (contrôle de gestion achat, cellule marchés, Maîtrise d Ouvrage du SI-achat, Méthodes, ). 8

Estimation des ressources de la fonction achat mutualisée des GHT Périmètre de la fonction achat-approvisionnement des GHT 1 2 3 4 5 6 7 8 Analyse interne des besoins Analyse externe Définition de la stratégie achat Rédactio n du DCE et publication Analyse des offres, sélection fournisseur s, notification Passation des commandes Réception, Gestion des stocks, distribution 9 Liquidation, mandatement, paie ment 10 Suivi et évalu ation Acteurs par bloc intégrant la fonction centralisée Dir achat Resp achat Acheteurs par domaine Dir achat Resp achat Acheteurs par domaine Dir achat Resp achat Responsables marchés publics Gestionnaires marchés publics Resp achat Acheteurs juristes Responsables marchés publics Gestionnaires marchés publics Dir achat Resp achat Acheteurs Gestionnaires de commande (agents admin; adjoints admin) cadres, responsables services logistiques et médicotechniques) Responsable s logistiques, magasiniers Gestionnaire s de commande (agents admin; adjoints admin) Dir achat Resp achat Acheteurs par domaine Volumétrie des acteurs (estimation nb d agents) 2500-3000 2000 3000-3500 9000-10000 2500-3000 Total fonction achat: 7500-8500 Fonction Achat mutualisée étapes 1 à 6 + 10 Total appro hors fonction achat: 11500-13000 Approvisionnement hors fonction achat: étapes 7 à 9

«Gestion de la transition de la fonction achat de GHT»

Courant juillet, un guide opérationnel proposant un phasage de la transition vers la fonction achat cible sera diffusé par la DGOS Phase 1 METTRE EN PLACE UNE DEMARCHE PROJET POUR LA MISE EN PLACE D UNE FONCTION ACHAT UNIQUE Fiche 1 - Mettre en place une démarche projet mobilisatrice et participative Phase 2 ANALYSER LA SITUATION ACTUELLE Fiche 2 -Réaliser un diagnostic de la fonction achat au sein du GHT Fiche 2.1 - Cartographier son portefeuille d achats communs Fiche 2.2 Cartographier ses marchés et les achats mutualisés Fiche 2.3 Cartographier ses fournisseurs Fiche 2.4 Cartographier ses SI Achat Fiche 2.5 Cartographier les moyens de sa fonction achat Fiche 2.6 Cartographier les process Fiche 3 -Identifier les acteurs clés de la fonction achat Phase 3 DEFINIR L ORGANISATION CIBLE DE LA FONCTION ACHAT Fiche 4 -Définir les organisations cibles de la fonction achat d un GHT Phase 4 ANIMER LA FONCTION ACHAT DE MANIÈRE TRANSVERSALE DANS LE CADRE D UN PAATUNIQUE Fiche 5 Adapter la méthodologie du PAA/L dans le cadre d un GHT Phase 5 DEFINIR LES MODALITES DE LA GESTION COMMUNE DES ACHATS Fiche 6 -Définir les modalités de la gestion commune des achats Fiche 6.1 En matière de gestion de la qualité Fiche 6.2 En matière de soutien aux politiques publiques Fiche 6.3 En matière de sécurité juridique Phase 6 DEFINIR LES MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DE L ORGANISATION CIBLE ET DU PAAT Fiche 7 Organiser le projet de mise en œuvre Phase 7 BOÎTE A OUTILS Fiche 8 Boîte à outils juridique Fiche 9 Boîte à outils SI Analyse des SI en place Fiche 10 Boîte à outils économique Modalités d imputation financière Fiche 11 Boîte à outils des marchés Phase 8 OUTILS ASSOCIES Fiche 1: Plan de communication modèle d organisation et illustration Fiche 1 : Note de cadrage Plan type Direction générale de l offre de soins - DGOS 11

Un phasage d une démarche type de mise en place de la fonction achat commune sera proposé CONVENTION CONSTITUTIVE DE GHT Jui Aout Sept Oct Nov Dec Jan Fev Mar Avr Mai Juin Jui Aout PROJET MEDICAL DE GHT 1er Juillet 2016 Convention Constitutive 1er juillet Projet Médical PAA Revue préliminaire des actions du PAA/L N-1 organisation cible Plan d'actions Achat Gouvernance projet Phase 1 : Mise en place d'une démarche projet Lancement de la dynamique: mise en place de rencontres avec tous les acteurs Présentation des établissements et premiers échanges Mise en place de la gouvernance projet Validation du calendrier des travaux Définition du plan de communication Validation de la note de cadrage Phase 2 : Analyse de la situation actuelle Evaluation de la maturité de la fonction achat et mobilisation des acteurs Cartographie des achats et fournisseurs Cartographie et calendrier des marchés Cartographie des SI Achats Cartographie des ressources de la fonction achat Phase 3 : Définir l'organisation cible de la fonction achat Proposition de scnéarios cibles (organisation/gouvnernance) Analyse et choix du scénario cible Cartographie des process Gouvernance - comité de projet inter-établissement - Organisation de la fonction achat nomination du chef de projet par le Comité Stratégique du GHT COPIL de lancement Feuille de route Autodiagnostic Phare COPIL de cadrage - feuille de route Diagnostic de la fonction achat Diagnosticde la maturité des fonctions achat 1 fois par mois Comité de projet Org Direction générale de l offre de soins - DGOS 12

Le dispositif PHARE d appui à l élaboration des PAAT accompagnera 16 GHT sur 2016 dont 6 démarches pilotes sur le premier semestre 2015 2016 S1 Appel à candidatures GHT pilotes S1 Remontée des candidatures via les ARS Annonce des GHT pilotes accompagnés en S1 S2 Oct. Nov. Dec.. Janv. Fev.. Mars Avr. Mai Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Dec.. Retexdes PAA réalisés Elaboration de la Méthodologie PAA GHT Cadrage méthodolog ique des pilotes Accompagnement Accompagnement de 3 PAA(L)de de 6 groupes PAAT pilotes d ES pilotes GHT Kit PAA V1 Méthodologie de test Kit PAAT Appel à candidatures GHT S2 Remontée des candidatures via les ARS Annonce des GHT accompagnés en S2 Accompagnement de 8 de PAA(L) 10 GHT Point d étape Comité des achats PRE-REQUIS Budget achat du groupe d établissements supérieur à 50M Tous les ES du futur GHT sont volontaires et collaboratifs Au moins 1 PAA déjà réalisé dans le groupe d ES Soutien des Directions et des Présidents de CME Groupe projet de 3 responsables achat disponibles à 30% min Disponibilité du contrôle de gestion à 30% Disponibilité des responsables opérationnels et logistique (pour PAAL) + Implication du responsable RH pour l obtention de données ETP (PAAL Configuration conforme au projet de GHT dans lequel ils s inscrivent Bonne collaboration entre les établissements Etablissement support légitime au sein du GHT Direction générale de l offre de soins - DGOS 13

Contenu du livrable unique PAAT : 3 niveaux d actions Actions communes à l échelle du GHT Actions communes à plusieurs établissements Actions individuelles Direction générale de l offre de soins - DGOS 14

«Evolution du paysage des opérateurs de mutualisation»

Rappel: Orientations préliminaires sur le recours aux opérateurs (1/2) Type d achat Principes fondamentaux de recours Recommandations opérateurs Chaque GHT aura trois niveaux d action à sa disposition: le choix d instruire les marchés en propre avec leurs équipes d acheteurs ou de recourir à des opérateurs d achats mutualisés externes territoriaux ou nationaux Le recours aux opérateurs d achat nationaux est recommandé sur les segments d achat à vocation nationale CAT 1 achats à regrouper nationalement La possibilité d harmonisation des besoins au niveau national et la capacité du marché fournisseur à faire une offre viable à tous les établissements fonde le caractère national d un segment d achat Les opérateurs nationaux ont donc vocation à proposer à court terme à tous les établissements des offres sur tous les segments nationaux Les opérateurs nationaux donneront de la visibilité aux établissements sur leurs offres en amont des procédures, notamment sur les stratégies d achat et les perspectives de gains, de manière à éclairer le choix des responsables d achat de GHT, puis en aval sur les offres industrielles et les gains notifiés Trois acteurs pourront intervenir au niveau national. Il s agit d UniHA, du ResAH et de l UGAP UNIHA ResAH UGAP CAT 2 achats à regrouper à un niveau infra-national CAT 3 achats locaux (GHT) Le recours aux opérateurs d achat régionaux est recommandé sur les segments d achat à vocation régionale L impossibilité d harmonisation des besoins au niveau national ou l incapacité des fournisseurs à faire une offre viable à tous les établissements fonde le caractère régional d un segment d achat Les opérateurs régionaux ont vocation à proposer à un horizon proche à tous les établissements des offres sur tous les segments régionaux Les opérateurs régionaux donneront de la visibilité aux établissements sur leurs offres durant toutes les phases du processus d achat. Les opérateurs régionaux d un même territoire ont vocation à rechercher des synergies progressives dans leurs offres de manière à éviter les doublons Segments spécifiques qui doivent être traités au niveau des GHT Groupements Territoriaux en priorité ResAH, UNIHA ou UGAP si segments non couverts ou ne répondant pas au besoin ou perte manifeste de performance GHT en propre Direction générale de l offre de soins - DGOS 16

Rappel Orientations préliminaires sur le recours aux opérateurs (2/2) Type d achat Segments - première version finalisée pour fin juin 2016 Recommandations Opérateurs Questionnements réguliers des catégories d appartenance des segments d achat CAT 1 achats à regrouper nationalement Médicaments (partiel ) Dispositifs médicaux (très partiel) Papier Matériel informatique (PC, écrans, portables), serveurs Contrôle technique bâtiments Solutions d impression Fournitures de bureau Véhicules Téléphonie mobile Fluides médicaux Achats de laboratoire pour des équipements à acquérir / équipements de ase, maintenance et services Gaz/électricité; revue de contrats électricité Assurances Equipements logistiques et hôteliers Prestations Intellectuelles (juridiques, consulting, brevets,..) Equipements biomédicaux UNIHA ResAH UGAP en «recours» CAT 2 achats à regrouper à un niveau infra-national Médicaments (partiel Dispositifs médicaux (en majorité) Produits d'incontinence Linge (habillement) Alimentaire (national à étudier : surgelés, parentéral, ) Produits d'entretien Déchets (DASRI,..) (national à étudier suivant taille EPS) Consommables de laboratoires, réactifs et services captifs Maintenance des ascenseurs Economistes de la construction Prestations de nettoyage (national à étudier suivant taille EPS) Intérim paramédical Fournitures d atelier Petit matériel médico-chirurgical non stérile Groupements Territoriaux en priorité ResAH ou UNIHA si segments non couverts ou ne répondant pas au besoin CAT 3 achats locaux (GHT) DMI Travaux de construction, Prestations intellectuelles Achats ponctuels, GHT en propre Direction générale de l offre de soins - DGOS 17

Eléments préliminaires sur les principes associés aux orientations sur les opérateurs de mutualisation Portée: il s agit de recommandations de recours aux opérateurs de mutualisation par la DGOS. Ces recommandations seront portées auprès des différents acteurs de l achat hospitalier et auprès des institutionnels. Segments pressentis nationaux Papier Matériel informatique Contrôle technique bâtiments Solutions d impression Fournitures de bureau Véhicules Téléphonie mobile Fluides médicaux Achats de laboratoire Gaz/électricité; revue de contrats électricité Assurances Alimentaire (partiel) Equipements logistiques et hôteliers Equipements biomédicaux Principes Libre recours aux trois opérateurs nationaux: UGAP, UNIHA, RESAH Possibilit2 de maintien des offres régionales existantes Possibilité de recourir à un groupement régional si: - Besoin non couvert par un opérateur national, - Perspective de perte de performance significative Possibilité de recourir à un achat local si: - Besoin non couvert par un opérateur national, - Perspective de gain en local significative N+1: Benchmark des niveaux de performance des offres des opérateurs par la DGOS pour réactualiser les orientations Segments pressentis régionaux Médicaments (partie) Dispositifs médicaux (majorité) Produits d'incontinence Alimentaire Produits d'entretien Déchets (DASRI,..) Maintenance des ascenseurs Economistes de la construction Prestations de nettoyage Intérim paramédical Petit matériel médico-chirurgical non stérile Principes Recours prioritaire aux groupements régionaux Possibilité de maintien des offres nationales existantes Possibilité de recourir à une offre d opérateur national si: - Besoin non couvert par les groupements régionaux, - Perspective de perte de performance significative Possibilité de recourir à un achat local si: - Besoin non couvert par un opérateur national, - Perspective de gain en local significative N+1: Benchmark des niveaux de performance des offres des opérateurs par la DGOS pour réactualiser les orientations Direction générale de l offre de soins - DGOS 18

Calendrier des prochaines échéances relatives aux orientations sur les opérateurs de mutualisation et l outillage DGOS 2016 Janv. Fev.. Mars Avr. Mai Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Dec.. Période intermédiaire GT nationaux Phase de transition pour la mise en place des offres nationales/régionales/locales Mi-avril: Présentation des opérateurs nationaux en comité des achats Début juillet: Définition et diffusion de la liste des segments nationaux/régionaux/locaux Début juin:. Finalisation par GT de liste national/régional/local Mi-juillet: Diffusion des kits: kit PAAT Kit fonction achat de GHT Signature de conventions DGOS/opérateur avec les 3 opérateurs nationaux Direction générale de l offre de soins - DGOS