COMPTABILITE Aide au passage au PES Le PES est un Protocole d Echange Standard électronique entre l ordonnateur et le comptable permettant la dématérialisation des pièces comptables (titres de recettes, mandats de dépenses), des pièces justificatives. Il vise à remplacer le protocole Indigo. La Note de Cadrage Ce document a pour objectif de définir la stratégie et les modalités de passage à la dématérialisation de la chaîne comptable, financière et budgétaire entre l ordonnateur et le comptable. Il permet aussi le paramétrage initial dans l outil PESOS des travaux à mener pour l adoption du nouveau protocole PES V qui permet : - La dématérialisation native des mandats et des titres - Le transport de la signature électronique des flux comptables - Le transport des pièces justificatives préalablement dématérialisées. Pour avoir votre note de cadrage, veuillez-vous mettre en relation avec votre Trésorerie Générale. Dans la comptabilité Pour afficher les champs Indigo et PES : (Paramètres) (Paramètres de l exercice) Onglet (Informations comptables) Ce paramétrage joue sur l affichage des champs dans les fenêtres de pièces et tiers «0 indigo» : tous les champs PES sont cachés. «0 PES V» : tous les champs Indigo sont cachés. «Indigo et PES» : les champs Indigo et PES sont visibles en même temps. Lors de la liaison TG, c est un fichier INDIGO qui sera généré par défaut. Mise à Jour des tiers Travaillez en priorité sur la distinction entre personnes physiques et personnes morales. Cela vous facilitera la mise à jour des autres éléments. Actions globales (Outils) (Validation Base Tiers PES) Des séries d'actions vous sont proposées (rendre caduque les tiers, corriger les informations présentes sur les personnes physiques/morales, etc.). Pour effectuer une recherche suivant des critères spécifiques, cliquez sur l'action "Liste des tiers". Pour plus de détails, voir la page n. Pour chaque type d action, le nombre de tiers concernés est affiché. Cliquez sur <Go> pour afficher la liste des tiers concernés. Ref : Horizon On Line / Aide au passage au PES Juillet 0 Page /7
Le libellé vous rappelle le filtre en cours. 7 Le compte rendu de validation vous indique les anomalies PES détectées. Cliquer sur <Appliquer la règle ci-contre> pour appliquer la règle explicitée en à l ensemble des tiers sélectionnés dans la table. 8 9 Enregistrer l ensemble des modifications apportées (modifications manuelles ou application de la règle). Cliquer sur <Oui> pour confirmer ces modifications, puis cliquez sur <Quitter> pour fermer la fenêtre. 7 8 9 En fonction des modifications à effectuer sur l'ensemble des tiers, vous pouvez être amené à lancer plusieurs procédures d'actions à la suite. Par exemple, en commençant par l'action n "Mise à jour des dates de caducité ", puis l'action n "Tiers institutionnels", etc. Filtre personnalisé et actions complémentaires Lors de la présélection, si vous choisissez de créer votre propre filtre (menu "Liste des Tiers"), la fenêtre de modification des tiers comportera des actions complémentaires : Cliquez sur le crayon pour appliquer des modifications à un ensemble de Tiers que vous aurez sélectionné dans le tableau. Définissez le filtre et les actions à mener, comme par exemple, découper les noms et prénoms. Cliquez sur <OK> pour valider les modifications. A la question «Confirmez-vous la modification des XXX tiers sélectionnés?» cliquez sur < Oui >. Si vous détectez des doublons de tiers dans cette liste, lancez la procédure de regroupement. Sélectionnez ou plusieurs tiers, le premier de la liste sera celui conservé par défaut dans le logiciel. Cliquez sur < Valider> pour effectuer le regroupement. Attention : Cette action est définitive. Ref : Horizon On Line / Aide au passage au PES Juillet 0 Page /7
Détails des fiches «Tiers» A partir de la liste des tiers concernés par ces modifications, accédez à leur fiche et faites des modifications directement : Cliquez sur l'icône pour visualiser la fiche du tiers sélectionné. Sur les informations PES, une aide est disponible pour vous aider dans la combinaison "nature juridique/catégorie". Sélectionnez une combinaison valide (coche verte). Puis validez. Paramétrage en passant par les fiches Tiers Si des tiers n ont pu être validés lors des étapes précédentes, complétez les informations PES passant par (Tiers) (Tiers) Le mode de règlement, la nature juridique, La civilité, uniquement pour les personnes physiques. Les civilités de type SARL, EURL etc. provoquent une anomalie lors de la génération PES. L identifiant stable (SIRET, SIREN ) Cliquez sur le point d interrogation pour avoir accès au tableau des correspondances. Assurez-vous que les voies sont renseignées dans les adresses des tiers. Cochez le Délai Global de Paiement. Ref : Horizon On Line / Aide au passage au PES Juillet 0 Page /7
Modification des RIB en IBAN Lors de la mise à jour du logiciel, les RIB ont automatiquement été convertis en IBAN. En mode modification, la souris affiche le RIB correspondant à l IBAN affiché. Saisie des pièces comptables Lors de la création des nouvelles pièces comptables, il vous faut contrôler : - Le Délai Global de Paiement, - Le mode de règlement, - La nature PES, - Le type de pièce, - Le code produit local pour les titres ordinaires, - Le code service TVA, si vous gérez la TVA. Evitez les pièces mélangeant des imputations de fonctionnement et des imputations d investissement. Sur les titres, des informations supplémentaires sont à renseigner : Code Produit local sur la ligne d imputation Code Produit (Seulement en M) Cliquez sur le point d interrogation pour avoir accès au tableau de correspondances nature / type de pièce. Onglet Pièces Rattachées : Permet de rattacher les pièces jointes en cliquant sur «+». Ces pièces jointes sont les justificatifs de la pièce comptable (par exemple : facture au format Word, un PDF, image ) pièce comptable = ou plusieurs pièces jointes Sélectionnez chaque pièce et saisissez une description. seule pièce jointe pour plusieurs pièces comptables La pièce jointe est transmise une seule fois en trésorerie. Lors des envois suivants, transmettez uniquement les références de la pièce jointe dans le flux qui sera généré avec le module JVSPES (voir page ) pièce jointe seule Sélectionnez la pièce justificative dans votre pièce comptable. Lors de la génération du flux, dans le module JVSPES, c est la pièce justificative qui sera envoyée seule en cochant PJ uniquement. Ref : Horizon On Line / Aide au passage au PES Juillet 0 Page /7
Génération du fichier avec PES Installation de JVSPES Le module est installé et mis à jour automatiquement comme l ensemble des applications OnLine. Il peut également être téléchargé sur le site assistance www.assistance.jvs.fr Pour générer votre fichier : (Transfert) (Liaison TG) Cliquez sur «Générer protocole». Dans le module PES Mettez à jour l ensemble des paramètres nécessaire à la génération et au transfert du fichier (Paramètres) (Génération du fichier de PES) Si un élément n est pas renseigné, le flux ne sera pas généré. Sur la fenêtre du module, choisissez votre domaine (dépenses ou recettes), saisissez votre numéro de bordereau. Cliquez sur générer le message PES. Ref : Horizon On Line / Aide au passage au PES Juillet 0 Page /7
Les pièces jointes Quel que soit l envoi effectué, les manipulations principales et le rattachement des pièces s effectuent dans votre application comptabilité : pièce comptable = ou plusieurs pièces jointes : Vous avez rattaché la pièce justificative à votre pièce comptable en comptabilité, votre pièce sera automatiquement rattachée lors de la génération de votre fichier avec JVSPES. seule pièce jointe pour plusieurs pièces comptables : Si la pièce jointe concerne plusieurs pièces comptables, il n y a pas lieu de la transférer plusieurs fois. Pour les envois suivants, précisez uniquement la référence de la pièce. Allez sur l onglet Pièces Rattachées de votre pièce comptable Cliquez sur + Cliquez sur, PJ Transmises Sélectionnez le document Cochez Transmettre uniquement les références pièce jointe seule Dans le cas où vous souhaitez envoyer une pièce justificative seule, cochez <PJ uniquement>. Cliquez sur «Valider». Si le message n est pas conforme, la liste des anomalies détectées est affichée. Pour qu un flux soit accepté, il est nécessaire de corriger l ensemble des anomalies et refaire la génération du flux. Le flux est généré, vous pouvez le déposer. Ref : Horizon On Line / Aide au passage au PES Juillet 0 Page /7
Attribution des signatures Pour la période de test, vous n avez pas besoin de la signature électronique. Ce n est qu au moment de la période de production que vous pourrez intégrer votre signature électronique. Cliquez sur non. Cliquez sur oui. N.B. Dans la liste des complétudes, il est demandé de transmettre un flux signé, si la collectivité met en place la signature électronique. Dans ce cas, répondez «Oui» à la question «le flux sera-t-il signé électroniquement?» et procédez à la signature du flux via votre tiers de télétransmission (IxChange, Xémélios, Ixbus, etc.) Dépôt sur PESOS Authentifiez-vous sur le site de la DGFIP, pour accéder à «PESOS» (outil de test pour vos fichiers dématérialisés). Sélectionnez votre budget. Cliquez sur «ajouter un fichier». Sélectionnez votre flux. Cliquez sur «demander l évaluation». Effectuez le dépôt pour chacune de vos complétudes pour pouvoir passer en production. Signatures des flux A partir de la mise en production, vous devrez signer les flux, par le biais d un parapheur électronique : - IxChange OnLine, solution intégrée proposée par JVS, - XéMéLios module de la DGFIP, - ixbus de SRCI - Ref : Horizon On Line / Aide au passage au PES Juillet 0 Page 7/7