Gérer les commandes avec BCDI Table des matières 1- Préparer la commande...1 1-1 : Saisie sommaire des documents à commander non présents dans la base documentaire...1 1-2 : Préparation de la commande...1 2- Saisir les paramètres de la commande...3 3- Éditer le bon de commande...4 4- Réceptionner la commande...5 5- Relancer le fournisseur...6 6- Supprimer la Notice générale des documents «non reçus» afin d'avoir une base cohérente...7 1- Préparer la commande 1-1 : Saisie sommaire des documents à commander non présents dans la base documentaire Consigne : créer une notice générale (avec le champ catalogue = Non ), et ne pas créer d'exemplaire Cliquer sur le menu : Gestion du fonds Catalogage Saisir OU Récupérer des notices dans Electre OU MoCCAM OU une autre base documentaire Dans la Notice générale, il est indispensable de renseigner : - dans l'onglet Description bibliographique, les champs Titre, Auteurs, Code barre, Isbn, Éditeurs, Collection, coût, catalogue = Non (= Les documents en commande n'apparaîtront pas dans la recherche usager de BCDI, dans BCDIWEB et dans e-sidoc) - dans l'onglet Analyse documentaire, indiquer la mention «En commande» dans le champ «Proposition de cotes pour les exemplaires» Remarque : si les notices des documents à commander ont été importées, il est possible de faire une recherche de notice en indiquant la date d'importation (à condition que seuls ces documents aient été importés ce jour là) et de faire des changements par lot pour les champs «Catalogue» et «Cote». Pour le champ «Cote», on peut ajouter «en commande» avant la cote proposée sur les notices importées afin de conserver ces cotes à titre indicatif (faire un changement par lot en sélectionnant «Ajouter avant» dans les options de remplacement). 1-2 : Préparation de la commande Cliquer sur le menu : Gestion du fonds Acquisitions Gestion des commandes Préparation Rechercher les documents à commander : Premier cas : Rechercher les documents portant la mention «En commande» dans le champ «Cote» (ou «en commande-» si vous avez choisi de conserver les cotes des notices importées) Poser l'équation : Cote = En commande ou cote = En commande- puis cliquer sur le bouton «Rechercher les notices correspondantes» Espace doc Web de l'académie de Lyon 14/03/2014 1/7
Deuxième cas : Rechercher les documents déjà achetés par le CDI soit en posant une équation par titre ou par auteur soit ou en cliquant sur le bouton «Feuilleter» (rechercher la fiche du document à commander, cliquer sur le bouton «Retourner dans la fiche d'origine en créant un lien entre les fiches» pour ajouter le document à la liste des commandes, puis cliquer sur le bouton «Quitter l'action en cours») Remarque : A chaque fois que l'on ajoute un document à la liste, une fenêtre s'ouvre et propose de «Fusionner avec la sélection actuelle» ou de «Remplacer la sélection actuelle». Attention de bien cocher «Fusionner avec la sélection actuelle» afin de ne pas effacer les documents déjà sélectionnés. Troisième cas : utiliser le panier Créer un panier en cliquant sur le bouton «Tout sélectionner», puis cliquer sur le bouton «Enregistrer le panier». Donner un nom au panier : exemple : CDI_2013. Cliquer sur le bouton «Enregistrer le panier actuel» pour valider la création du panier. Rappeler un panier en cliquant sur le bouton «Rappeler un panier», sélectionner un panier et cliquer sur le bouton «Rappeler le panier sélectionné». La fenêtre «Rappeler le panier sélectionné» s'ouvre : sélectionner un des deux choix en fonction de vos besoins. Cliquer sur le bouton «OK» Cocher les documents à commander en cliquant sur le bouton «Tout sélectionner» (si l'ensemble des documents fait l'objet d'un même bon de commande = même fournisseur, même n de bon, même crédit) Espace doc Web de l'académie de Lyon 14/03/2014 2/7
2- Saisir les paramètres de la commande Cliquer sur le bouton «Éditer la commande» La fenêtre «Saisie des paramètres de la commande» s'ouvre Remplir les champs : - «Fournisseur» (Consulter la liste des existants par un double clic ou F2 ou possibilité d'en créer de nouveaux en cliquant sur le bouton «Voir, saisir») - «Numéro bon» (Consulter la liste des existants par un double clic ou F2 pour se référer au dernier n de bon enregistré) : lorsque ce champ est rensei gné, le bouton «Enregistrer la commande» devient actif - «Origine crédit» (Consulter la liste des existants par un double clic ou F2 ou créer un crédit) Modifier éventuellement le nombre d'exemplaires d'un document en cliquant dans la colonne «Nb. Ex.» Il est possible d'apporter des changements en cliquant sur le bouton «Modifier la commande», vous retournez alors dans l écran de sélection, et vous pouvez ajouter ou décocher des titres Cliquer sur le bouton «Enregistrer la commande». Une fenêtre «Liste des commandes existantes» s'ouvre. Pour donner un nom significatif à la commande, utiliser éventuellement le type de commande ou le nom du fournisseur, suivi de la date ou du n d e bon (exemples : Vidéoslettres_001 ou Librairiecentre_001_2013). Cliquer sur le bouton «Enregistrer la commande en cours» Remarque : Après avoir enregistré une commande et si le champ «Date d'envoi» n'est pas rempli, il est encore possible de la modifier avec le Bouton «Modifier la commande» : on retourne alors à la fenêtre de préparation de la commande, et on peut supprimer (décocher) ou ajouter d autres documents. Il faut cliquer à nouveau sur «Editer la commande» (On revient à la fenêtre de saisie des paramètres de la commande) puis sur «Enregistrer la commande». On sélectionne la commande qui a été modifiée pour la réenregistrer sous le même nom (Une fenêtre s'ouvre pour vous demander s'il faut écraser la commande enregistrée : répondre «Oui»). Toutes les fiches achats sont mises à jour automatiquement. Cette procédure, qui doit rester exceptionnelle, n est possible que si la commande n'a pas été envoyée au fournisseur. «Date d'envoi» : noter la date du jour sous la forme JJ/MM/AAAA lorsque la commande est envoyée : la commande devient non modifiable Espace doc Web de l'académie de Lyon 14/03/2014 3/7
3- Éditer le bon de commande Cliquer sur le bouton (maintenant actif) «Éditer le bon de commande» Renseigner dans «Expéditeur» les champs Nom, Adresse, etc... Renseigner dans «Facturation» : Remise % (Exemple : 9 ), Frais de port... Cliquer sur le bouton «OK» Le rapport d édition du bon de commande s'affiche : Espace doc Web de l'académie de Lyon 14/03/2014 4/7
Vous pouvez imprimer le bon de commande, l'enregistrer au format.fp3, ou encore l'exporter en.pdf pour l'envoyer par mail à votre intendance ou au fournisseur. Attention : Si vous lancez l'impression de votre bon de commande et que vous fermez le rapport d'édition, une fenêtre s'ouvre pour demander s'il faut enregistrer comme date d'envoi de la commande la date du jour. Si l'on répond «Oui», le champ «date d'envoi» de la fenêtre «Saisie des paramètres de la commande» sera automatiquement complété par la date de jour. La commande est alors définitive et n'est plus modifiable. Dans tous les cas, le champ «date d'envoi» doit être renseigné pour permettre la réception de la commande. 4- Réceptionner la commande Cliquer sur le menu : Gestion du fonds Acquisitions Gestion des commandes Réception La fenêtre «Gestion des commandes > Réception...» s'ouvre : cliquer sur le bouton «Rappeler une commande» Pour afficher la commande, cliquer sur le nom de la commande correspondante, puis sur le bouton : La «Liste des documents trouvés» s'affiche Deux procédures sont possibles : Remarque : pour pouvoir réceptionner les documents d'une commande, la commande doit avoir été envoyée : E = Envoyée et N = Non envoyée Procédure n 1 : Réceptionner par la fiche Achats - Dans la «Liste des documents trouvés», double-cliquer sur un titre - La fenêtre «Gestion des commandes > Réception (Fiche existante)» affiche le titre sélectionné - Noter le nombre d'exemplaires reçus dans le champ «Nb. ex. reçus» : exemple : 1 - Ou, à défaut de réception, remplir le champ «Situation» en cliquant sur le bouton pour sélectionner les différentes situations d'exemplaires manquants : «A paraître, En réimpression, Épuisé (ce document ne fera pas partie d'une relance auprès du fournisseur), Manquant (le fournisseur note la commande mais l ouvrage n est pas commandé), Manquant noté (le fournisseur note la commande et relance de lui-même la commande)» - Sélectionner un «Type achat» : «Nouvelle acquisition OU Exemplaire supplémentaire OU Rachat» - Cliquer sur le bouton «Enregistrer la fiche» (la date de réception s'inscrit automatiquement) Espace doc Web de l'académie de Lyon 14/03/2014 5/7
- Pour compléter la fiche Notice générale, cliquer sur le bouton «Voir, saisir» du champ Notice générale - La fenêtre «Édition des tables > Notices. (Fiche existante)» s'ouvre - Document créé au paragraphe 1-1 : dans l'onglet Description bibliographique, champ Catalogue remplacer «Non» par «Oui» - Document créé au paragraphe 1-1 : dans l'onglet Analyse documentaire, champ «Proposition de cote» remplacer «En commande» par la Cote du document ou supprimer «en commande...» et valider ou modifier la cote des notices importées - Compléter éventuellement d'autres champs : Résumé, Descripteurs... - Cliquer sur le bouton «Enregistrer la fiche» - Créer le ou les exemplaires du document. S'il s'agit d'un document déjà présent dans votre base documentaire, cliquer sur le bouton «Créer de nouveaux exemplaires» dans la fiche Exemplaire - Compléter les champs de la ou des fiches exemplaires : n inv entaire, emplacement, date d'achat... - Cliquer sur le bouton «Enregistrer la fiche» - Fermer la fenêtre «Édition des tables > Exemplaires» - Fermer la fenêtre «Édition des tables > Notices» - Dans la fenêtre «Édition des tables > Achats», cliquer sur le bouton «Fiche suivante» pour accéder aux autres fiches et compléter les fiches correspondantes Procédure n 2 réceptionner directement dans la lis te des documents commandés - Cocher les documents dans la liste : le nombre d 'exemplaires reçus sera rempli automatiquement avec la même valeur que le nombre d'exemplaires commandés - Premier cas : Cliquer sur le bouton «Tout sélectionner» pour réceptionner l'ensemble des documents de la commande - Deuxième cas : si tous les exemplaires commandés ne sont pas reçus - Saisir une valeur numérique dans la colonne Nb R. - Dans le champ «Situation», cliquer sur le bouton pour sélectionner les différentes situations d'exemplaires manquants : «A paraître, En réimpression, Épuisé (ce document ne fera pas partie d'une relance auprès du fournisseur), Manquant (le fournisseur note la commande mais l ouvrage n est pas commandé), Manquant noté (le fournisseur note la commande et relance de luimême la commande)» - Sélectionner un «Type achat» : «Nouvelle acquisition OU Exemplaire supplémentaire OU Rachat» - Cliquer sur le bouton pour enregistrer les modifications Attention : Dans le cas de notices importées TOUS les champs de l'onglet «description bibliographique» doivent être vérifiés et mis en cohérence par rapport à l'ensemble de la base (éviter notamment la création de doublons dans les champs «éditeur» et «collection»). L'onglet «Analyse documentaire» doit être corrigé en fonction des normes et choix de catalogage (cote, nature, genre...) et en fonction du public (résumé, descripteurs) 5- Relancer le fournisseur Cliquer sur le menu : Gestion du fonds Acquisitions Gestion des commandes Relance fournisseurs La fenêtre «Gestion des commandes > Relance fournisseurs» s'ouvre : cliquer sur le bouton «Rappeler une commande» Espace doc Web de l'académie de Lyon 14/03/2014 6/7
Pour afficher la commande, cliquer sur le nom de la commande correspondante, puis sur le bouton : La «Liste des commandes existantes» s'affiche Remarque : Les documents non reçus et dont la situation est «A paraître, En réimpression, Manquant» apparaissent dans la liste (Noter que les documents ayant les valeurs «Epuisé» ne feront pas l'objet d'une relance. La valeur «Autre» regroupe toutes les valeurs n'appartenant pas à la liste proposée par BCDI) Cliquer sur le bouton «Éditer la relance» Renseigner les champs Nom, Adresse, etc... Cliquer sur le bouton «OK» Le rapport d édition des lettres de relance s'affiche : 6- Supprimer la Notice générale des documents «non reçus» afin d'avoir une base cohérente Cliquer sur le menu Recherche Recherche Gestionnaire Notices Poser l'équation : [Bouton Analyse] Cote = ~En commande~ ou cote = ~ En commande- ~ la liste des fiches s'affiche - Cliquer sur le bouton «Supprimer la fiche affichée» (= la Notice générale va être supprimée) - La fenêtre «Confirmation» s'ouvre et affiche le message «Entraîne la suppression de :... Supprimer la fiche?» - Cliquer sur le bouton «Oui» - La fenêtre «Information» s'ouvre, cliquer sur le bouton «OK» Remarque : Les fiches «achats» correspondantes sont automatiquement supprimées Espace doc Web de l'académie de Lyon 14/03/2014 7/7