PROCÉDURE DÉCLASSEMENT DES DOSSIERS SEMI-ACTIFS AVEC L UTILISATION DU LOGICIEL SYGED Dossiers ayant des années fixes DOCUMENT PRÉPARÉ PAR : L ÉQUIPE DU CENTRE DE GESTION DOCUMENTAIRE DU SECRÉTARIAT GÉNÉRAL Mise à jour au 21 mai 2014 MISE EN GARDE Ce document est la propriété du ministère de l Immigration, de la diversité et de l inclusion. Toute reproduction, adaptation ou traduction intégrale ou partielle de ce document, par quelque procédé que ce soit, est interdite sans autorisation écrite préalable du Secrétariat général. Toute référence, intégrale ou partielle, doit mentionner sa source de façon explicite et apparente.
T A B LE DES MATIÈRES 1. Impression des listes de déclassement... 4 1.1 Accéder au déclassement :... 4 2. Déclassement des dossiers à détruire... 4 2.1 Impression de la liste des dossiers à détruire... 4 2.2 Retrait des classeurs des dossiers semi-actifs à détruire... 7 2.3 Destruction dans SyGED, des dossiers semi-actifs détruits... 7 3. Déclassement des dossiers à entreposer au Centre de conservation des documents (CCD)... 8 3.1 Impression de la liste des dossiers semi-actifs à entreposer... 8 3.2 Retrait des classeurs des dossiers semi-actifs à entreposer... 10 3.3 Mise en boîte... 11 3.4 Déclassement dans SyGED... 11 4. Formulaire de transfert au CCD... 12 5. Imprimer la liste des dossiers semi-actifs pour annexer... 15 6. Préparation des boîtes pour l expédition... 15 7. Envoi des boîtes au CCD... 16 8. Cueillette des boites... 17 9. Mise en lot pour modifier le no de boite au retour du CCD... 17 10. Questions et commentaires?... 19 2
A V E R T I S S E M E N T Cette procédure ne concerne pas les dossiers enregistrés dans le système informatique INTIMM, ni pour le déclassement des dossiers ayant des durées de conservation indéterminées (codes 888 et 999). Pour déclasser ces dossiers, voir la Procédure de déclassement des dossiers physiques dans INTIMM et la Procédure de déclassement des dossiers semi-actifs avec le logiciel SyGED : Dossiers ayant des délais ouverts (codes 888 et 999) disponibles dans l intranet ministériel. Cette procédure concerne uniquement le déclassement des dossiers semi-actifs et inactifs ayant des années fixes de conservation à l état actif (1an, 2 ans, 3 ans, etc.) et qui ont comme mode de disposition le tri (T), le Versement (C) ou la Destruction (D). Cette présente procédure concerne aussi les dossiers qui n ont pas de délai de conservation à l état semi-actif et qui doivent être versés à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) ou faire l objet d un tri avant d être versés. Une fois l opération de déclassement terminée, avec l autorisation du gestionnaire concerné, les unités administratives envoient ces dossiers au Centre de gestion documentaire (CGD) pour le versement à BAnQ. 3
1. Impression des listes de déclassement 1.1 Accéder au déclassement : Pour ce faire, commencer par cliquer sur Gestion puis Déclassement : 2. Déclassement des dossiers à détruire 2.1 Impression de la liste des dossiers à détruire NOTE : Il est recommandé d imprimer cette liste en premier. En détruisant les dossiers maintenant, la liste des dossiers à entreposer sera moins volumineuse. Cette étape vous permet de faire la liste des dossiers actifs qui n ont pas de délai de conservation au stade semi-actif ou, qui ont dépassés le délai de conservation au stade semi-actif. Ces dossiers peuvent être détruits car ils ne contiennent pas d information à valeur historique pour une conservation permanente à Bibliothèque et Archives nationales du Québec L équipe du Centre de gestion documentaire a préparé pour les unités administratives, quatre types de recherches pour effectuer le déclassement. NOTE : Tous les autres paramètres de recherche ont été déterminés par le CGD, il est inutile de modifier cette recherche. 4
La première recherche concerne le déclassement Actif vers Inactif Vous devez choisir Déclassement Actifs vers Inactifs, années fixes dans l onglet Critères de recherche Dans l onglet Intervalles au champ Unités administratives sous Sélection cliquez sur pour choisir votre unité administrative (si vous êtes responsable de plusieurs unités administratives, vous devez faire le déclassement pour chacune des unités administratives) Cliquez sur Rechercher afin d afficher les résultats 5
Ensuite, cliquez sur Rapport afin d imprimer la liste des dossiers à retirer des classeurs. NOTE : Avant de retirer les dossiers de vos classeurs, vous pouvez soumettre la liste à votre gestionnaire pour l approbation de la destruction de ces dossiers. 6
2.2 Retrait des classeurs des dossiers inactifs à détruire À l aide de la liste, retirer les dossiers des classeurs. Sur la liste papier, cocher les dossiers que vous aurez retirés. Mettre les documents à détruire dans des boîtes prévues pour le déchiquetage (style : boîte de papier à photocopieur). Ne pas oublier de retirer les attaches-feuilles ainsi que les trombones. Suivre la procédure pour la destruction des documents confidentiels déjà existante. 2.3 Destruction dans SyGED, des dossiers inactifs détruits À l aide de votre liste papier, repérer les documents à détruire dans les résultats affichés Cocher les dossiers détruits dans la liste des résultats Puis cliquez sur Déclasser, SyGED détruira tous les dossiers cochés, ils n apparaîtront plus sur la liste des résultats. NOTE : Si vous désirez prolonger certains dossiers, vous devez cliquer sur Prolonger. SyGED prolongera le délai de conservation d une année. Cependant, si votre dossier est daté de 2008 et moins, il restera sur la liste des résultats car l année de référence pour le déclassement est égale à 2009-12-31 Ensuite cliquez sur Suivant 7
Cliquez sur Terminer NOTE : Les dossiers sont détruits dans la banque de dossiers, mais ils sortent encore en résultat de recherche. Ils sont inscrits dans SyGED à l état Détruit. Le CGD supprime les dossiers détruits régulièrement. Si vous avez détruit un dossier par erreur, il est possible pour l administrateur de restaurer l information du dossier. Si vous avez détruit des dossiers par erreur, avisez le CGD qui les restaurera à l état actif. 3. Déclassement des dossiers à entreposer au Centre de conservation des documents (CCD) 3.1 Impression de la liste des dossiers semi-actifs à entreposer Après avoir effectué le déclassement, tel que décrit au point 2.3, vous pouvez procéder au déclassement des dossiers semi-actifs à entreposer. Sous Gestion Déclassement : Vous devez choisir Déclassement Actifs vers Semi-actifs, années fixes dans l onglet Critères de recherche 8
Dans l onglet Intervalles au champ Unités administratives sous Sélection cliquez sur pour choisir votre unité administrative (si vous êtes responsable de plusieurs unités administratives, vous devez faire le déclassement pour chacune des unités administratives) Cliquez sur Rechercher afin d afficher les résultats NOTE : Avant de retirer les dossiers des classeurs, évaluer ceux-ci en tenant compte de la date d ouverture et de la pertinence des sujets. S il s avère que certains dossiers ne sont plus d actualité ou ils sont consultés qu occasionnellement, vous pouvez les déclasser pour l entreposage au CCD Si le volume de dossiers à entreposer est important vous pouvez faire des listes par mode de disposition, soit destruction, conservation ou tri. Vous devez déclasser suffisamment de dossiers pour remplir une boite de 33 cm, si le nombre de dossiers n est pas suffisant, votre déclassement pourra attendre à l an prochain. 9
Ensuite, cliquez sur Rapport afin d imprimer la liste des dossiers à retirer des classeurs. Mode de disposition 3.2 Retrait des classeurs des dossiers semi-actifs à entreposer Retirer des classeurs les dossiers semi-actifs, selon le mode de disposition finale (destruction (D), tri (T) ou versement (C)) et l année de disposition. NOTE : Pour faciliter l opération, retirer les dossiers selon un des modes de disposition ayant la même année de disposition. Par exemple, retirer en premier lieu les dossiers qui seront détruits à l état inactif en 2013. 10
3.3 Mise en boîte IMPORTANT : Lorsque l on fait la mise en boîte, nous ne pouvons pas mettre dans la même boîte des dossiers n ayant pas le même mode de disposition. Le contenu de la boîte doit être homogène. Toujours remplir la boîte en laissant un espace libre de 2 pouces environ. Par contre, si votre boîte n est pas assez pleine, vous pouvez mettre ensemble des dossiers n ayant pas la même année de disposition mais ayant le même mode de disposition. Par exemple : Vous pouvez regrouper des dossiers qui doivent être trié (T) en 2014, en 2013 et en 2012. La date de disposition à inscrire sur votre formulaire sera 2014. Utiliser seulement les boîtes du gouvernement du Québec avec fenêtre pour insérer le carton d expédition. Ne pas inclure les chemises suspendues. Ranger dans la boîte des dossiers ayant la même année et le même mode de disposition (si possible) Classer les dossiers en ordre numérique. Placer les dossiers en position verticale. 3.4 Déclassement dans SyGED Dès que la mise en boîte est terminée, vous êtes prêt à déclasser dans SyGED. Une boîte à la fois, cochez les dossiers contenus dans votre boîte identifiée, vous devez attribuer un no de boîte, cidessous le no de boîte est 2011-01 2011-01 Puis, cliquer sur Déclasser Inscrire dans le champ Boîte : le no de votre boîte 2011-01 et choisir CCD-M pour l entrepôt de Montréal CCD-Q pour celui de Québec 11
Puis cliquez sur Suivant Ensuite cliquez sur Terminer Procédez ainsi, jusqu à la fin de la liste des résultats. 4. Formulaire de transfert au CCD SyGED permet d imprimer le bordereau de transfert des documents. Pour accéder au bordereau, À partir de l Accueil - Rapports Dossiers physiques Bordereau de transfert de documents (CDSA) Inscrire les informations pour identifier le bordereau, no de boite ex. 2011-01 Puis cliquer sur Exécuter 12
Le bordereau suivant apparait, il doit être complété manuellement pour certains champs. Il faut indiquer : le no de requérant au CCD (anciennement CDSA), la règle de conservation*, l année de disposition** et le mode de disposition soit Destruction, tri ou Conservation. Vous compléter le no de téléphone pour ajouter le no de poste téléphonique et vous signez le formulaire. NOTE : *Prioriser la règle de conservation la plus longue.** Pour déterminer l année de disposition, consulter le Manuel de gestion des documents, elle correspondant à la somme de l année des documents (la plus récente) + nombre d années à l état actif + nombre d années à l état semi-actif. Ex. 0012 = 2008 +2+3 =Année de disposition 2013 Ensuite, vous déposer dans la boîte, quatre copies du formulaire. NOTE : Vous pouvez utiliser le formulaire de transfert disponible dans l intranet sous Outils et ressources - Gestion documentaire Formulaires Ne remplir qu un formulaire par boîte. Le formulaire peut toutefois avoir plus d une page : Partie du haut : les mots surlignés en jaune sont des commentaires expliquant comment remplir certaines cases. Il suffit de placer le curseur sur un de ceux-ci pour en lire le contenu 13
Partie du bas : décrire le contenu de la boîte. (Inscrire le titre de chacun des dossiers.) Ensuite, vous déposer dans la boîte, quatre copies du formulaire et la liste annexée produite à partir de SyGED. En conserver une cinquième temporairement. 14
5. Imprimer la liste des dossiers semi-actifs pour annexer Effectuer la recherche à partir du champ Recherche simple de SyGED en indiquant le no de la boîte 2011-01 et faire retour SyGED affichera la liste des résultats dans la recherche avancée Cliquer sur Rapport pour l impression Imprimer le rapport en quatre copies. En conserver une quatrième temporairement. 6. Préparation des boîtes pour l expédition Avant l envoi, s assurer que le couvercle de la boîte est suffisamment collé et que les étiquettes d expédition et de retour soient correctement apposées. Insérer dans la pochette de plastique un carton d expédition disponible à la Direction des ressources financières et matérielles (Liste du matériel fourni par le Centre de distribution) A-0205Q : Utilisé par les unités administratives situées dans la région de la Capitale-Nationale à destination du Centre de conservation des documents (CCD), avenue d Estimauville à Québec. A-0205M : Utilisé par toutes les autres unités administratives à destination du CCD, boul. Langelier à Montréal. Suivre l exemple ci-dessous pour remplir ce formulaire. Cocher la case Transfert et Documents confidentiels. 15
7. Envoi des boîtes au CCD Remplir le formulaire Demande d expédition de documents qui se trouve dans l intranet sous Outils et ressources - Gestion documentaire Formulaires. Compléter les deux premières parties. Expédier le formulaire au Centre de gestion documentaire (CGD) via le courrier électronique à l adresse suivante : gestion.documents@micc.gouv.qc.ca IMPORTANT : Afin de ne pas dédoubler l information, il ne faut pas faire suivre en copie conforme vos demandes à la Direction des ressources financières et matérielles. Les demandes d expédition sont traitées rapidement par le CGD. 16
8. Cueillette des boites Unités administratives situées en région métropolitaine : un représentant de la Direction des ressources financières et matérielles ira chercher les boîtes dans les locaux de l unité. Unités administratives desservies par le Service gouvernemental de courrier : Envoyer les boîtes par celui-ci; Autres unités administratives en région: Utiliser les services de courrier public ou de messagerie privée pour 4 boîtes au moins. Conserver les formulaires jusqu à la disposition finale des boîtes. Le code de classification de ces documents est 1632-02 9. Mise en lot pour modifier le no de boite au retour du CCD Au retour du formulaire de transfert des documents semi-actifs, l équipe du CGD vous retourne la 4 e copie du CCD pour vous aviser du no de localisation de votre boîte. Ce no est essentiel pour commander un dossier ou la boite au CCD via le site web de commande. 17
Pour accéder à la mise en lot : Configuration Mise à jour en lot Localisation de base Cliquer sur En cliquant Ajouter un objet, SyGED ouvre le module de recherche avancée afin de vous permettre de repérer les dossiers semi-actifs de la boite ex. 2011-01 Sous l onglet Localisation, dans le champ Boite, indiquer le no 2011-01 Cliquer sur Rechercher pour afficher les résultats Cochez Tout sélectionner, puis Cliquer sur Ajouter 18
Indiquer le no de localisation du CCD dans le champ boite = ex. 502238 Ensuite cliquez sur Exécuter pour la mise à jour en lot du no de localisation Dès que SyGED a terminé sa mise à jour, un message indique : Cliquer sur OK, votre boite 2011-01 est dorénavant, le no 502238 du CCD 10. Questions et commentaires? Communiquez avec l Équipe du Centre de gestion documentaire du Secrétariat général si vous avez des interrogations. 514 873-6413 Poste 20209 Poste 20214 gestion.documents@micc.gouv.qc.ca 19