Audio and Web Conferencing mémo guide d utilisation du service

Audio and Web Conferencing mémo guide d utilisation du service la manière de configurer vos conférences dépend du type de service auquel vous avez souscrit. Regardez les documents d information contenant vos codes (e-mail ou courrier de bienvenue) et connectez-vous selon l option qui vous concerne :. si l adresse web de votre portail est la suivante : www.orangebusinessconferencing.com suiver les instructions de ce mémo guide en vous reportant au sommaire. si l adresse web de votre portail est personnalisée avec le nom et le logo de votre entreprise (par exemple : http://nomdevotresociete.webex.com) vous trouverez les instructions dans la rubrique «assistance / support» de votre portail de webconférence

sommaire A- comment organiser une conférence audio à distance? page 3 B- se connecter sur le portail et s identifier page 4 C- vous êtes utilisateur Webex Cisco page 6. programmer une conférence Web page 6. lancer une conférence programmée page 9 3. animer une conférence page 4. Webex One-Click page D- vous êtes utilisateur Microsoft Live Meeting page 3. programmer une conférence Web page 3. lancer une réunion programmée page 0 3. animer une Web conférence page 3 E- astuces pour bien gérer votre réunion téléphonique page 5. appeler quelqu un. assistance durant la conférence 3. enregistrement pour rediffusion 4. mode secret 5. sécurité 6. sous conférences 7. volume F- sécurité page 6 G- service client page 6 H- glossaire des principaux termes page 7

A- comment organiser une conférence audio à distance? pour organiser votre conférence audio : organisez une conférence audio en envoyant à vos participants un simple email contenant : - la date et l heure de la réunion - les numéros de téléphone d accès - le code participant (les numéros de téléphone d accès et le code participant se trouvent dans votre e-mail de bienvenue) notez ici votre code participant :... NB : si vous le souhaitez, vous pouvez paramétrer les options de votre conférence audio en vous connectant au portail http://www.orangebusinessconferencing.com pour démarrer votre conférence audio : démarrez votre conférence audio en composant le numéro du pays où vous vous trouvez entrez votre code organisateur suivi de la touche # notez ici votre code organisateur :... pour se connecter à la conférence, vos participants composent le numéro de téléphone du pays où ils sont situés. Ils entrent le code participant que vous leur avez transmis 3 vous pouvez démarrer votre conférence audio! 3

B- se connecter sur le portail et s identifier connectez-vous sur : www.orangebusinessconferencing.com sélectionnez votre langue dans le menu déroulant identifiez-vous à l aide de vos codes, disponibles sur votre courrier de bienvenue notez ici vos codes d accès personnalisés : Web > identifiant client :...mot de passe web :... 4

cliquez sur [gérer mon compte Audio and Web Conferencing] dans le menu [services] selon votre service de web conférence, cliquez sur [Enhanced Web Conferencing] (Webex Cisco ) et rendez-vous à la section C (p.6), ou cliquez sur [Microsoft Live Meeting] et rendezvous à la section D (p.3) puis, cliquez sur [Start or Manage your Meetings] 5

C- vous êtes utilisateur Webex Cisco. programmer une conférence Web vous êtes maintenant sur la plate-forme Cisco WebEx sélectionnez la langue de votre choix en cliquant sur [sélectionner la langue], puis sur [OK] sur la gauche, cliquer sur l option [programmer une réunion] 6

paramétrez votre conférence (date, heure...) saisissez un [sujet de réunion] et un [mot de passe] (facultatif) saisissez la date de la réunion 3 saisissez l heure de la réunion vérifiez le fuseau horaire et les notions matin (am) et après-midi (pm) 4 saisissez la durée de la réunion 4 3 deux possibilités s offrent à vous pour l envoi de vos invitations : entrez les adresses e-mails de vos participants dans la boîte [participants] pour leur envoyer directement les instructions à la connexion sous la boîte [participants], cochez la case à côté de [m envoyer une copie du message d invitation] il est recommandé d opter pour la solution de cette façon, vous recevrez l invitation par e-mail et vous pourrez l envoyer directement à vos participants depuis votre messagerie et la personnaliser 7

activer l audio Intégration L audio intégration permet de contrôler l audio à partir de l interface web. Elle est disponible pour les clients ayant commandé cette option. cliquez sur [Modifier l option audio...] dans la section [Programmer une réunion] cochez [service de téléconférence] puis cliquer sur [modifier] indiquez le(s) numéro(s) d appel ([local dial in number] : local ; [dial in number] : vert) et l indicatif du pays en cliquant sur [indicatif pays] NB : seulement deux numéros peuvent être indiqués dans cette zone si vous souhaitez communiquer plus de numéros à vos participants, selon le pays où ils se trouvent, vous pourrez le faire en personnalisant l e-mail d invitation (voir ci-dessous) la liste des numéros locaux et verts se trouve dans l e-mail contenant vos codes d accès 3 indiquez les codes d accès organisateur et participant, disponibles dans l e-mail contenant vos codes d accès 4 validez les fenêtres jusqu à atteindre la page [programmer une réunion] 3 4 8

. lancer une conférence programmée reprenez l étape B (p.4) jusqu à atteindre la plate-forme Cisco WebEx cliquez sur [mes réunions] dans [organiser une réunion], puis sur [toutes les réunions] cliquer sur [commencer] 9

NB : vous avez la possibilité de lancer une réunion sans l avoir préalablement programmée, en cliquant sur [réunion one click] vous pouvez inviter vos participants directement à partir de votre page de partage 0

3. animer une conférence vous accédez à votre page de partage contrôlez l activité des conférences audio et visualisez l identité de l appelant (activez / désactivez le micro des participants) 3 4 5 6 chattez avec vos participants pendant la réunion jusqu à six webcams connectées simultanément prenez des notes au cours de la session partagez vos présentations, applications, documents, bureau, pages web invitez d autres participants à vous rejoindre pendant la session 5 6 4 3 6 5

4. WebEx One-Click WebEx One-Click vous permet de démarrer instantanément une réunion. C est un moyen simple pour commencer et prendre part à des réunions, envoyer des invitations sans vous connecter sur votre site Orange WebEx. WebEx One-Click vous permet de commencer des réunions directement depuis le volet One- Click ou d'autres applications telles que Microsoft Office, les navigateurs Web, Outlook, Lotus Notes. Pour utiliser WebEx One-Click, il faut télécharger l outil : sur le site Orange Cisco WebEx, cliquez sur [Enhanced Web Conferencing] > [Configuration des outils de productivité] (barre de navigation de gauche). La page Configuration des outils de productivité s'affiche cliquez sur [Installer les outils de productivité] 3 enregistrez le programme d'installation sur votre ordinateur. Exécutez le fichier d installation et suivez les instructions. Une fois l installation terminée, connectez-vous à l aide de vos informations de compte et vérifiez les paramètres dans la boîte de dialogue Paramètres WebEx.

D- vous êtes utilisateur Microsoft Live Meeting. programmer une conférence Web choisissez [Microsoft Live Meeting] puis cliquez sur démarrer ou gérer vos réunions [start or manage your meetings] 3

vous êtes maintenant sur la plate-forme Microsoft Live Meeting : cliquez sur [organiser une réunion] à tout moment vous avez la possibilité de cliquer sur la rubrique [assistance] en haut à droite de votre écran, afin d accéder à l aide en ligne de Microsoft Live Meeting 4

paramétrez votre conférence : saisissez les adresses e-mails des participants que vous souhaitez inviter à la conférence, en les séparant d un point-virgule saisissez les adresses e-mails des personnes qui auront le rôle de présentateurs lors de la conférence, en les séparant d un point-virgule 3 4 saisissez un [objet] (sujet de la réunion). Ce champ est obligatoire. saisissez la [date] de la réunion 4 saisissez [l heure de début et de fin] de la réunion. Vérifiez le fuseau horaire et les notions matin (am) et après-midi (pm) choisissez les options de votre audio conférence : 5 cliquez sur la case [activer la téléconférence] puis sur [options de la réunion] à savoir : le numéro de téléconférence sera associé automatiquement à votre réunion les participants recevront l information dans le mail transmis par le service 3 4 5 5

par défaut, la page est pré-remplie, vous pouvez la laisser en l état puis cliquez sur [audio] 6

3 cochez la case [activer la téléconférence] entrez vos informations audio disponibles dans l e-mail contenant vos codes d accès : - indiquez le numéro d appel local du pays dans lequel la majorité de vos participants se trouvent, et l indicatif du pays [numéro gratuit] = intitulé «numéro local» dans l e-mail contenant vos codes (et/ou) ; - indiquez le numéro d appel vert du pays dans lequel la majorité de vos participants se trouvent, et l indicatif du pays [numéro d appel payant pour la réunion] = intitulé «numéro vert» dans l e-mail contenant vos codes NB : seulement deux numéros peuvent être indiqués dans ces zones pour communiquer plus de numéros à vos participants selon le pays où ils se trouvent, personnalisez l e-mail d invitation à la réunion avant envoi aux participants la liste des numéros d accès par pays se trouve dans l e-mail contenant vos codes - indiquez le [code du participant] - indiquez le [code leader] = code organisateur 4 cliquez sur [définir par défaut] puis sur [OK] 3 4 4 7

choisissez le mode d envoi : [envoyer des invitations via le client de messagerie] : personnalisez l invitation avant l envoi aux participants [envoyer des invitations Live Meeting] : envoyez les invitations générées par l application Microsoft Live Meeting sans les personnaliser cliquez sur [envoyer des invitations] et accéder aux détails de la réunion 8

à savoir : cet écran présente tous les éléments que vous avez configuré pour la réunion 3 pour modifier les éléments affichés, cliquez sur le lien [Mettre à jour la réunion] 3 9

. lancer une réunion programmée si vous n êtes pas l organisateur de la réunion, reportez-vous à la section B (p.4) du présent guide pour les premières étapes de connexion et d identification pour lancer une conférence programmée : 3 cliquez sur [réunions] dans la rubrique [gérer] cliquez sur [l objet] de la réunion que vous souhaitez lancer cliquez sur le lien du tableau annonçant les réunions à venir 3 0

cliquez sur [accepter, installer et joindre] NB : l installation se fait à la première utilisation seulement, pour le présentateur et les participants patientez pendant la courte phase d installation

l interface de connexion à la réunion se lance entrez votre adresse e-mail et le nom de votre société et accédez à votre interface Microsoft Live Meeting

3. animer la web conférence Vous accédez à votre page de partage 3 4 accédez à vos options audio répondez aux questions de vos participants en cours de réunion contrôlez la liste de vos participants partagez des applications, votre bureau, des documents, un tableau blanc 3 4 3

lors du partage de documents existants sur l ordinateur, un menu contextuel apparaît : icône flèche gauche : termine le partage de documents et revient sur l écran de base de conférence icône lecture verte ou pause : démarre le partage de documents ou suspend le partage de documents en cours icône écran et flèche : cède le partage de documents à une personne pouvant avoir le rôle de présentateur icône page et main : options de partage des documents, permet de configurer toutes les modalités de partage ce que l on souhaite partager, couleur, résolution d écran astuce : pour faciliter le partage de documents lors d une conférence en tant qu intervenant externe, fermez vos documents en cours et gardez uniquement ceux que vous souhaitez partager 4

E- astuces pour bien gérer votre réunion utilisez ces raccourcis clavier disponibles à l aide de la touche de votre téléphone remarque : seules les commandes à chiffre sont accessibles à la fois à l organisateur et aux participants *. appeler quelqu un *95 passer un appel extérieur pour ajouter des participants. assistance durant la conférence * menu d aide *0 assistance de l opérateur 3. enregistrement pour rediffusion * pour enregistrer votre conférence au terme de votre conférence, vous recevrez un e-mail contenant les instructions vous permettant d accéder à votre enregistrement 4. mode secret *6 activer ou désactiver le mode secret sur votre ligne *96 activer le mode secret sur les lignes de tous les participants *97 désactiver le mode secret sur les lignes de tous les participants 5. sécurité *3 activer/désactiver le code de sécurité *9 écouter le décompte des participants *9 écouter l appel nominal des participants *93 déconnecter toutes les lignes *94 verrouiller ou déverrouiller l accès à la conférence 6. sous conférences * lancer une sous-conférence #-9 rejoindre une sous-conférence ## retourner au menu principal #0 l animateur renvoie tous les participants au menu principal 7. volume *4 augmenter le volume de la conférence *7 réduire le volume de la conférence *5 augmenter le volume de votre voix *8 réduire le volume de votre voix la langue du portail Microsoft Live Meeting est par défaut celle de votre navigateur web pour changer la langue de votre portail vous devez changer la langue de votre navigateur web... à partir de la barre d outils de votre navigateur web, allez dans [outils] puis [options internet] cliquez sur [langues] dans [général] et sélectionnez la langue de votre choix 5

F- sécurité conseil n oubliez pas que la sécurité est primordiale veillez à conserver vos informations de compte de conférence Orange Business Services en lieu sûr et à limiter la distribution de vos codes d accès personnels afin d éviter toute utilisation abusive sécurité à la demande le service de conférence d Orange Business Services vous donne la possibilité de modifier votre code de sécurité à chaque conférence : l organisateur animateur choisit un code unique et informe les participants l organisateur active la fonction de sécurité en appuyant simplement sur *3 G- service Client pour obtenir de l assistance pendant l utilisation du service de conférence, appuyez sur la touche *0 (tout participant à votre conférence peut également appuyer sur *0 pour signaler une difficulté pendant la conférence) vous trouverez les numéros de téléphone et adresse email de votre service client sur le document que vous avez reçu contenant vos codes d accès pour en savoir plus contactez votre interlocuteur commercial ou rendez-vous sur www.orange-business.com 6

H- glossaire des principaux termes glossaire des principaux termes du service Audio and Web Conferencing organisateur / organiser une conférence : c est la personne qui accède au portail d organisation de conférence audio et web elle définit la date, l heure, les participants, les présentateurs, et toutes les options liées à la conférence ; participant : ce sont des membres internes ou externes à l entreprise qui reçoivent une invitation à une conférence les participants sont définis en amont de la conférence, lors de sa programmation ; présentateur : c est la personne qui va animer la conférence audio et / ou web ; lancer une conférence : il s agit de démarrer la conférence programmée en amont, à la date et l heure prévue la personne qui démarre la conférence peut passer la main à un présentateur ; animer une conférence : il s agit de présenter le thème de la conférence avec des documents associés ou non l animateur peut également partager le rôle de présentateur avec d autres participants ; audio conférence : solution de conférence par téléphone les participants et le présentateur rejoignent la conférence grâce à un numéro d appel communiqué dans l e-mail d invitation transmis par la solution ; web conférence : solution de conférence alliant les outils téléphone et web cette solution permet de présenter des documents pendant la réunion qui seront visibles par les participants lors de la conférence, un accès internet est nécessaire ; Microsoft Live Meeting : plateforme de web conférence proposée par la société Microsoft ; Webex Cisco : plateforme de web conférence proposée par la société Cisco ; codes d accès personnels : la solution de conférence est accessible avec des codes personnalisés et dédiés à l organisateur ces codes sont différenciés pour l audio, et l audio and web ils sont transmis avec le courrier de bienvenue ce sont des codes d accès à garder précieusement ; code organisateur : il s agit du code réservé à l organisateur pour ouvrir ses conférences, c est un code dédié ; code participant : lors de la programmation de la conférence, l e-mail transmis automatiquement aux participants par le système, indique le code participant pour se connecter à la conférence ; numéro gratuit : numéro de téléphone d accès gratuit au pont téléphonique pour les participants ; 7

numéro d appel payant pour la réunion : numéro de téléphone d accès entraînant une facturation de la ligne pour le participant ( coût d appel de l opérateur téléphonique) ; client de messagerie : système de messagerie utilisé par l organisateur de réunion, permettant de personnaliser les invitations transmises aux participants ; invitations Live Meeting : système d envoi automatisé d invitations à la conférence qui est généré par Microsoft Live Meeting ; e-mail d invitation : courrier électronique reçu par le participant lors de la programmation d une conférence cet e-mail contient le lien pour accéder à la conférence, le numéro d accès audio et les codes d accès pour le web ; enregistrement : option permettant d enregistrer le contenu de la conférence en audio cette option doit être activée par l organisateur lors de sa programmation. 8