Achat Secteur des services

Achat CATALOGUE EXTERNE GUIDE D ACCOMPAGNEMENT TOUS DROITS RÉSERVÉS Équipe Achat Secteur des services Avril 2012

TABLE DES MATIÈRES 1 INTRODUCTION... 1 2 DISPONIBILITÉ D UN CATALOGUE EXTERNE... 2 2.1 Aspects fonctionnels... 2 2.2 Aspects techniques... 3 2.2.1 Création de code d accès SQL... 4 2.3 À diffuser... 8 3 RÉCUPÉRATION D UN CATALOGUE EXTERNE... 9 3.1 Préparation... 9 3.1.1 Profil application... 10 3.1.2 Données paramétrées... 11 3.1.3 Format d impression... 14 3.2 Catalogue externe... 15 3.3 Récupération d un catalogue externe... 17 3.3.1 Branchement à un catalogue externe et sélection des articles... 19 3.3.2 Traitement des articles sélectionnés... 23 3.3.2.1 Traitement «Unitaire» des articles sélectionnés... 24 3.3.2.2 Traitement «Massif» des articles sélectionnés... 25 3.3.2.3 Traitement des articles «Non récupérés»... 26

1 Introduction 1 INTRODUCTION Catalogue externe La gestion de catalogues externes permet à différents organismes, se répartissant la responsabilité de négocier des prix dans divers secteurs d activités, d échanger les informations négociées par l intermédiaire du catalogue d Achat Windows. Cette activité comporte deux volets : - Pour les organismes qui ont la responsabilité de négocier des prix, il s agit de rendre disponible son catalogue d Achat à l externe. Les articles du Catalogue qui seront accessibles à l externe doivent être associés à au moins une catégorie de produits. Cette catégorie doit être accessible par l externe et cette accessibilité est donnée à même l activité Catégorie dans Achat Windows. - Pour les organismes qui désirent bénéficier des négociations effectuées par d autres organismes, il s agit de récupérer les informations des articles concernés dans son propre catalogue. L activité Catalogue externe permet de définir les catalogues externes auxquels l organisme veut accéder. L activité Récupération d articles d un catalogue externe permet de se connecter à une banque de données d Achat Windows appartenant à un autre organisme afin de visualiser les articles autorisés et de les récupérer. Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement 1

2 Disponibilité d un catalogue externe 2 DISPONIBILITÉ D UN CATALOGUE EXTERNE Ce volet est dédié à un organisme désirant rendre disponible, son catalogue de produits à l externe, c'est-à-dire à d autres organismes utilisant eux aussi l application Achat. 2.1 Aspects fonctionnels Les articles du Catalogue qui seront accessibles à l externe doivent être associés à au moins une catégorie de produits. Cette catégorie doit être accessible par l externe et cette accessibilité est donnée à même l activité Catégorie. Cocher la case pour chaque catégorie de produits qui sera accessible par l externe. 2 Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement

2 Disponibilité d un catalogue externe 2.2 Aspects techniques Pour rendre disponible le catalogue d Achat à l externe, l organisme doit : 1- S assurer que le serveur de données, sur lequel sont installées les banques Achat et de Dofin, utilise le protocole TCP/IP. 2- Créer un code d accès (user) dans les banques de données d Achat et de Dofin en lui associant le rôle ACH_RCATAL_EXT pour la banque de données d Achat et le rôle FIN_RCATAL_EXT pour la banque de données de Dofin. Note : Avec la sécurité GRICS, ce code utilisateur doit débuter par «APPLICATION_», ne pas oublier le caractère souligné. À titre d exemple, le code utilisateur pourrait être «APPLICATION_CATALEXT». Les rôles sont créés automatiquement lors de la création, de la mise à niveau ou encore lors de l ajustement des privilèges de la banque de données d Achat. Ils limitent l accès en interrogation, seulement aux tables et aux colonnes nécessaires pour permettre à un organisme de récupérer les informations requises des articles du catalogue. Le rôle ACH_RCATAL_EXT offre les vues suivantes sur la banque de données d Achat Windows : Une vue sur la table des catégories permettant de voir les catégories accessibles à l externe. Une vue sur la table du catalogue permettant de voir les articles actifs associés à au moins une catégorie accessible à l externe. Une vue sur la table des catégories associées aux articles permettant de voir les catégories accessibles à l externe associées à chacun des articles. Une vue sur la table des descriptions d articles permettant de voir les descriptions des articles associés à au moins une catégorie accessible à l externe. Le rôle FIN_RCATAL_EXT, quant à lui, offre une vue sur la table des fournisseurs de Dofin permettant de voir, le numéro, l adresse et la raison sociale des fournisseurs référés par les articles associés à au moins une catégorie accessible à l externe. Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement 3

2 Disponibilité d un catalogue externe 2.2.1 Création de code d accès SQL Le code d accès ainsi que son mot de passe devront être fournis aux organismes qui procéderont à l importation du catalogue de produits. 4 Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement

2 Disponibilité d un catalogue externe Autorisation sur la banque de données d Achat. Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement 5

2 Disponibilité d un catalogue externe Autorisation sur la banque de données de Dofin. 6 Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement

2 Disponibilité d un catalogue externe Autorisation sur la banque de données Master. Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement 7

2 Disponibilité d un catalogue externe 2.3 À diffuser Afin que d autres organismes puissent procéder à la récupération du catalogue, les informations suivantes doivent leur être fournies : Informations concernant la banque de données Nom ou adresse IP du serveur SQL où réside la banque de données d Achat Nom de la banque de données d Achat Code d accès (APPLICATION_??????) Mot de passe associé au code d accès Informations concernant le catalogue de produits La liste de ses unités de mesure (code et description) o Donnée paramétrée (UNIT_MES) Informations à obtenir des organismes désirant faire la récupération du catalogue Adresse IP de l ordinateur qui procédera à la récupération du catalogue afin de lui permettre d accéder au réseau informatique. 8 Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement

3 RÉCUPÉRATION D UN CATALOGUE EXTERNE Ce volet est dédié aux organismes désirant récupérer un catalogue de produits d un autre organisme, c'est-à-dire celui qui a procédé à la négociation de prix de certaines catégories de produits. 3.1 Préparation Pour être en mesure de récupérer les informations d un catalogue externe, il faut : Ajuster le profil application de l utilisateur. Ajuster la donnée paramétrée «Prochain no d article» de l activité «Catalogue externe» ainsi que la donnée «Unité de mesure» de l activité «Catalogue». Ajuster les formats «Bon» et «Télécopie» pour l émission de bons de commande. Ces préparatifs complétés, vous pourrez : Définir le catalogue externe auquel on veut accéder, et ce, à l aide de l activité «Catalogue externe» du menu Tables. Récupérer les articles du catalogue externe par l activité «Récupération d un catalogue externe» du menu Tables. Important Fournir à l organisme donnant accès à son catalogue, l adresse IP de votre ordinateur, afin que cet organisme vous autorise à accéder à son réseau informatique. Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement 9

3.1.1 Profil application Rendre accessibles les activités entourant le catalogue externe aux personnes concernées. Il faut donc ajuster le profil application de ces personnes. Cocher les cases donnant l accès aux activités «Catalogue externe» et «Récupération d un catalogue externe». 10 Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement

3.1.2 Données paramétrées Chemin : Fichier/Ouvrir/Tables/Catalogue externe Dans l activité Catalogue externe, vous pouvez inscrire un numéro de départ pour l attribution automatique des codes d articles qui seront ajoutés à votre catalogue de produits lors de la récupération automatisée d un catalogue externe. Ce numéro doit avoir le même nombre de positions que la codification actuelle de vos codes d articles. Exemple : Code d article (catalogue) = ABCD-123-12 (9 positions) Prochain numéro d article = 600000001 (9 positions) Dans ce cas, vous devrez ajuster la donnée paramétrée prochain numéro d article «PROC_NO_ART» à «9Z» pour l activité Catalogue externe. Dans notre exemple, afin d obtenir un défilement séquentiel des articles au catalogue, nous vous suggérons d opter pour une numérotation qui utilise l ensemble des positions disponibles. Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement 11

Dans l activité Catalogue, le format de la donnée paramétrée du code d article «CODE_ART» doit être constitué uniquement de positions alphanumériques. C est-à-dire que chaque position doit utiliser la lettre «X» ou la lettre «N». Les positions uniquement alphabétiques, lettre «A», ne doivent pas être utilisées. 12 Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement

Dans l activité Catalogue, le contenu de la donnée paramétrée «UNIT_MES» devrait contenir les mêmes unités de mesure que le catalogue de produits pour lequel vous désirez récupérer les articles. Ceci afin que l importation massive puisse établir directement cette correspondance. Important L organisme qui vous fournit son catalogue devrait vous transmettre la liste de ses unités de mesure. Soit, le code et la description C est avec le code que s établit la correspondance des unités de mesure. Ce code doit donc être identique. Avec cette liste, ajouter au besoin ce code et la description longue et la description abrégée de l unité de mesure. Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement 13

3.1.3 Format d impression Chemin : Outils/Formats d impression Pour imprimer, sur votre formulaire «Bon de commande», le code de l article que vous avez récupéré du catalogue externe, vous devez modifier votre format d impression «Émission des bons de commande», et ce, pour les rapports «Bon» et «Télécopie». La donnée «Code de l art. au catal. externe» est disponible sous la section «Bon Article Prix» Pour imprimer ce code d article avec des lettres, s il y a lieu, modifier la lettre «X» majuscule pour un «x» minuscule. 14 Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement

3.2 Catalogue externe Chemin : Fichier/Ouvrir/Tables/Catalogue externe Cette fenêtre permet à l administrateur du système de définir les catalogues externes auxquels l organisme peut accéder. L organisme ayant accès aux catalogues de plusieurs organismes peut ainsi récupérer dans son propre catalogue, par l activité «Récupération d articles d un catalogue externe», les articles autorisés dans la banque de données d Achat des autres organismes. Préalables Bien entendu, une entente doit être faite au préalable entre les organismes, car l accès de la banque de données d Achat par l externe nécessite la mise en place d autorisations spécifiques. Données Pour créer un catalogue externe, les données suivantes doivent être complétées : Numéro du catalogue externe Nom du catalogue externe Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement 15

Prochain numéro d article à utiliser L organisme peut décider de faire générer, par le système, les codes des articles récupérés, et ce, de façon séquentielle. Cette numérotation automatique se fait uniquement si le prochain numéro d article à utiliser est spécifié. De plus, le nombre de positions de ce champ est limité en fonction du nombre de positions du format de la donnée paramétrée du code d article du catalogue. On peut y inscrire uniquement une valeur numérique. Nom du serveur * Nom de la banque de données * Code d accès * Mot de passe associé au code d accès * * Ces données sont fournies par l organisme donnant accès à sa banque de données afin de permettre la récupération de son catalogue de produits. Action Établir la connexion Cette action permet de vérifier si la connexion à la banque de données externe fonctionne correctement avec les paramètres fournis. 16 Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement

3.3 Récupération d un catalogue externe Chemin : Fichier/Ouvrir/Tables/Récupération d un catalogue externe Cette activité permet de visualiser les articles autorisés au catalogue d une banque de données d Achat appartenant à un autre organisme et d en récupérer le contenu dans son propre catalogue d Achat. Préalables Les articles doivent avoir été autorisés au catalogue de l organisme qui désire partager son catalogue. Cet organisme doit avoir défini les catégories d articles «accessibles à l externe» et avoir associé ces catégories aux articles qu il désire rendre accessibles pour l externe. Données L utilisateur peut inscrire une catégorie à utiliser. Lors de la récupération des articles, le système associe cette catégorie à l article s il y a lieu. L utilisateur peut inscrire l école/centre à utiliser. Lors de la récupération des articles, le système associe cette donnée à l article. Si la donnée «école/centre» n'est pas inscrite, l article sera défini dans le centre administratif, c est-à-dire sans école/centre. Pour chaque article sélectionné du catalogue externe, le système affiche les informations suivantes dans la colonne Catalogue externe et celles-ci ne sont pas accessibles. Code d article Description de l article Type de l article No de fournisseur Raison sociale du fournisseur Adresse du fournisseur Prix unitaire Unité de mesure Pourcentage d escompte Montant d escompte TPS TVQ Date de prix ferme Numéro appel d offres/demande de prix No de catalogue du fournisseur No de référence du fournisseur Marque courante Modèle courant Commentaire Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement 17

Le système reporte les informations récupérées du catalogue externe dans la colonne Catalogue courant à l exception des informations suivantes qui demeurent accessibles : Code d article Si l article a été récupéré la dernière fois avec le même catalogue externe, le système affiche automatiquement l article correspondant et sa description dans la colonne Catalogue courant. Sinon, le logiciel laisse le code d article en blanc et l utilisateur doit le compléter dans le cas où la numérotation automatique des codes d articles n est pas utilisée pour le catalogue externe. No de fournisseur Si la raison sociale du fournisseur inscrit pour l article au catalogue externe peut être pointée par le logiciel dans le répertoire des fournisseurs de l organisme, le système affiche automatiquement son numéro, sa raison sociale et son adresse. Sinon, le logiciel laisse le fournisseur en blanc et l utilisateur doit le compléter. Unité de mesure Si l unité de mesure inscrite pour l article au catalogue externe peut être pointée par le logiciel dans la donnée paramétrée «UNIT_MES», le système affiche automatiquement cette unité de mesure. Sinon, le logiciel laisse en blanc cette donnée et l utilisateur peut alors la compléter. Actions Sert à enregistrer chaque article lors d une récupération unitaire. L action «Filtrer» est disponible pour filtrer les articles autorisés du catalogue externe dans le but de procéder à leur récupération via la plaquette «Récupération massive». Le dictionnaire est disponible dans la colonne Catalogue courant pour le code d article, pour le no de fournisseur et l unité de mesure. Il fait appel à l outil standard de recherche pour permettre de cibler plus facilement les dossiers de la banque de données courante. 18 Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement

3.3.1 Branchement à un catalogue externe et sélection des articles Les étapes ci-dessous expliquent la façon dont la récupération des articles d un catalogue externe se fait. Étape -1- Démarrer l activité «Récupération d un catalogue externe» Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement 19

Étape -2- La fenêtre «Sélection du catalogue externe» s affiche automatiquement lors de l appel de l activité «Récupération d un catalogue externe». Cette fenêtre permet de se connecter à un catalogue externe à partir duquel on veut procéder à la récupération des articles. Préalables Le catalogue externe doit avoir été défini au préalable dans la fenêtre Catalogue externe. Données Tous les catalogues externes accessibles sont affichés dans une liste déroulante et l utilisateur doit sélectionner celui avec lequel il désire se connecter. Procède au branchement du catalogue sélectionné. 20 Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement

Étape -3- o Utiliser l icône «Filtre» de la barre d outils. o Ajouter la donnée «Code de catégorie» au filtre. o Lui attribuer la condition «Égal». o Positionner le curseur dans le champ «Valeur» et cliquer sur le «Dictionnaire» de la barre d outils. Choisir une catégorie de produits à importer (les catégories sont celles du catalogue externe) o Cliquer sur la plaquette «Recherche». o Cliquer sur la plaquette «Sélect. Tout» o Cliquer sur la plaquette «OK» Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement 21

Étape -4- Traiter les articles sélectionnés afin de les sauvegarder dans son propre catalogue. L utilisateur peut inscrire l école/centre à utiliser. Lors de la récupération des articles, le système associe cette donnée à l article. S il n y a pas d école/centre d inscrit, l article sera défini comme appartenant au catalogue du centre administratif. Le dictionnaire permet la sélection d une école/centre. Lorsque cochée, il y a recherche, dans son propre répertoire des fournisseurs afin d établir la correspondance avec le fournisseur de l article récupéré. Si non cochée, aucun fournisseur ne sera associé aux articles récupérés. Le dictionnaire affiche les catégories de produits afin d en sélectionner une qui sera associée aux articles récupérés. Choisir une catégorie afin que celle-ci soit associée, dans votre catalogue, aux articles récupérés. Suite à la sélection d un ensemble d articles à l aide du «Filtre», la plaquette «Récupération massive» procède à l importation de ces derniers. Est disponible suite à une récupération massive. Elle permet d afficher tous les articles qui n ont pu être récupérés massivement. Voir section Articles non récupérés ci-dessous. 22 Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement

3.3.2 Traitement des articles sélectionnés Le traitement des articles peut s effectuer de 2 façons : Le traitement unitaire qui permet de voir les articles un à la fois avant de les sauvegarder dans son propre catalogue. Le traitement massif permet de récupérer les articles sans devoir les consulter un par un. Dans ce cas, le système déclenche une procédure en arrière-plan qui fait tout le travail et la liste des articles qui n ont pu être récupérés est visible par le bouton de commande Articles non récupérés. Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement 23

3.3.2.1 Traitement «Unitaire» des articles sélectionnés Pour procéder à la récupération des informations dans le catalogue courant, l utilisateur doit : Se connecter au catalogue externe par la fenêtre Sélection d un catalogue externe Mettre en place le sous-ensemble d articles à récupérer, et ce, à l aide de l outil standard appelé par l action «Filtre» Pour l article récupéré : Indiquer le code de l article ciblé, s il y a lieu Indiquer le fournisseur ciblé, s il y a lieu Corriger l unité de mesure, s il y a lieu Faire appel à l action «Enregistrer» Passer à l article suivant à l aide de l icône «Suivant» Les informations suivantes sont mises à jour au catalogue courant : Code d article Description de l article Type d article No de fournisseur Prix unitaire Unité de mesure Pourcentage d escompte Montant d escompte TPS TVQ Date de prix ferme No de catalogue du fournisseur No de référence du fournisseur Marque courante Modèle courant Commentaire Note : Le code d article, le numéro de fournisseur et l unité de mesure sont mis à jour avec les informations spécifiées dans la colonne Catalogue courant. Toutes les autres informations sont mises à jour avec les informations en provenance du catalogue externe. Seuls les articles autorisés, dont l état est «actif», sont visibles pour l organisme qui accède au catalogue d un autre organisme 24 Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement

3.3.2.2 Traitement «Massif» des articles sélectionnés Pour procéder à la récupération des articles sélectionnés, dans son catalogue, l utilisateur doit : Se connecter au catalogue externe par la fenêtre Sélection d un catalogue externe Mettre en place le sous-ensemble d articles qu il désire récupérer à l aide de l outil standard appelé par l action Filtrer Déclencher la récupération massive par le bouton de commande Récupération massive. Note : Seuls les articles autorisés, dont l état est «actif», sont visibles pour l organisme qui accède au catalogue d un autre organisme. La récupération massive est possible seulement si un sous-ensemble d articles a été mis en place par le filtre. La procédure de récupération massive traite tous les articles faisant partie du sousensemble mis en place par l action Filtrer. Pour être récupéré de cette façon, l article doit répondre aux conditions suivantes : L article a déjà été récupéré précédemment ou l article est récupéré pour la première fois et la numérotation automatique des codes d articles est utilisée pour le catalogue externe sélectionné. Le logiciel est en mesure de pointer de façon unique, par la raison sociale, le fournisseur correspondant au fournisseur inscrit au catalogue externe Le fournisseur pointé doit être «actif» et de type «fournisseur» Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement 25

3.3.2.3 Traitement des articles «Non récupérés» Suite à l importation massive, s il y a des articles pour lesquels le traitement n a pu se faire, l utilisateur doit traiter ces articles un à un afin de les ajouter dans son catalogue de produits. Double-cliquer sur l article afin de traiter celui-ci dans l écran «Récupération d articles d un catalogue externe». Après la sauvegarde, l utilisateur affiche à nouveau l écran «Articles non récupérés» pour le traitement d un autre article. 26 Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement

L article non traité est traité de façon unitaire. L utilisateur doit inscrire le numéro du code d article. Ce dernier peut correspondre au prochain numéro apparaissant à l écran «Catalogue externe». Rechercher à l aide du dictionnaire de mesure., le fournisseur ainsi que l unité Une fois ces informations complétées, enregistrer celles-ci. Achat Catalogue externe - Guide d accompagnement 27