Proce dure Inventaire Location Attention : un inventaire est une image du stock à une date donnée. Il doit donc être réalisé dans un temps très court (2 à 3 jours) pour être efficace et correct. Lorsque l inventaire est ouvert, il ne doit pas y avoir de mouvements de location ou de sortis de matériels. Il faut donc penser à faire les sorties des articles HS, volés ou vendus avant d ouvrir celui-ci. La procédure suivante donne la marche à suivre pour réaliser son inventaire location depuis un poste Skilou à l aide de la douchette associée au poste. Dans le cas d un inventaire avec un terminal portable, seule l étape 2 diffère pour la saisie du matériel et il faut alors nous appeler. Dans le cas d un inventaire multi-magasins, réalisez les étapes 1 à 3 sur chaque magasin et nous appeler avant de réaliser l étape 4 de fin d inventaire. 1. Ouverture de l inventaire : Pour accéder à la fenêtre d inventaire, passer par le menu ou la barre d administration suivant le chemin : «Gestion, Inventaire, Location».
Nous arrivons alors sur la fenêtre principale des inventaires. Cliquer sur le bouton nouveau pour ouvrir l assistant de création d inventaire. Cliquer sur suivant.
Sélectionner votre choix concernant le magasin d appartenance du matériel : Si vous ne voulez pas que l inventaire influence le magasin d appartenance des articles et qu il ne change pas, laissez par défaut «Affectation des articles non modifiée» Si vous voulez changer les skis de magasin d appartenance en fonction de l endroit où vous les avez inventoriés, sélectionnez «Affectation automatique des articles». Cliquer sur suivant. Ensuite nous avons la sélection des catégories à inventorier. Par défaut, toutes les catégories sont sélectionnées. Vous pouvez modifier la sélection des catégories en fonction de vos besoins. Mais attention, si vous faites un inventaire complet une fois par an, sélectionnez toutes les catégories. Cliquez enfin sur le bouton «Terminer» et patientez jusqu à la création. (1-80min)
L ordinateur ouvre alors le nouvel inventaire et une ligne de couleur verte apparait. La suite des opérations va se dérouler dans les onglets en haut de la fenêtre (Etat de préparation, Saisie, Terminal Portable, etc ) 2 Saisie de l inventaire : Il est désormais possible de s attaquer à la saisie des articles. Sélectionnez la ligne d inventaire (elle devient bleue) : Cliquez sur l onglet «Saisie»
C est dans cette fenêtre que vous allez saisir votre parc de location en stock. Il ne faudra pas oublier de saisir les articles non rendus et présents dans des fiches de location en cours. Il y a trois méthodes pour saisir un article dans ce brouillard : la première consiste à cliquer dans la zone de saisie «Code Barre» (1) et de biper un article à la douchette. la deuxième consiste à cliquer dans la zone de saisie «Code Barre» (1) et à saisir le numéro code barre de l article au clavier (exemple : «2001762428109»), ou à saisir son code produit exemple : «SB110». La troisième méthode est de cocher ou de décocher la case dans la 4ème colonne pour signaler la présence ou non de l article dans le parc de location (2).
ATTENTION : pour saisir un code dans la zone de saisie «Code Barre» que ce soit en manuel ou bipé par douchette, il faut bien vérifier que cette zone soit en attente de saisie. Pour cela, cliquer sur cette zone : le curseur clignotant doit apparaître dans cette zone indiquant qu elle est prête à recevoir des informations. Si la douchette est à une bonne distance du PC, il ne sera pas possible de regarder l écran pour voir si l article est bien reconnu. Il suffit alors de cocher l option «Sons» pour qu à chaque article bipé, Skilou émette un message sonore sur les haut-parleurs du PC. Un son aigu pour les articles reconnus et un son grave pour les articles non reconnus. Nous disposons d informations complémentaires lors de la saisie de l inventaire des articles de location présents dans le parc: -> les articles de location inventoriés sont de couleur verte, et les articles encore non inventoriés sont de couleur rouge. -> les articles unitaires (un code unique par article) sont symbolisés dans la première colonne par la lettre «U» et les articles banalisés (non uniques, comme par exemple les bâtons ) sont symbolisés par la lettre «B». Il faut alors indiquer dans la colonne «Qté Inv.» le nombre d articles en stock. A tout moment, nous pouvons visualiser l historique chronologique des articles saisis dans l inventaire en cliquant sur le bouton «Afficher l historique des saisies»
3 Ve rification des donne es saisies : Avant de valider l inventaire, il est important de passer par une étape de vérification. Cliquez sur l onglet «Etat». Dans cet onglet, nous pouvons afficher tous les articles du parc en cochant «Tous» sur la gauche. Les articles inventoriés apparaissent alors en vert et les non inventoriés en rouge. Pour faire une vérification plus efficace, cochez «En Stock» et «Non Inventoriés». Vous aurez alors la liste des articles normalement en stock et qui n auront pas été inventoriés! Ces articles sont à vérifier avant de clôturer l inventaire. C'est-à-dire qu il faut les pointer un par un et regarder si vous les retrouvez physiquement (vous pouvez imprimer la liste en cliquant sur le bouton «Imprimer» en bas de l écran). Si vous retrouvez l article, car oublié, retournez en saisie et bipez le. Si vous ne retrouvez pas l article, notez ce qu il est devenu (HS, volé, etc..) sur un papier pour vous simplifier la clôture de l inventaire.
4 Fin de l inventaire : Une fois la saisie des articles finie et vérifiée, il est temps de clôturer l inventaire. Ne gardez pas l inventaire ouvert inutilement! Allez sur l onglet «Fin d inventaire». Pour clôturer l inventaire, il suffit de suivre les feux rouges. Cliquez sur le premier feu qui correspond à la sauvegarde. Cette sauvegarde est importante, car elle sera votre seul recours en cas d erreur dans la saisie. Une fois la sauvegarde terminée, cliquez sur «Valider le brouillard». Attention! A partir de ce moment il n est plus possible de retourner en saisie et de modifier l inventaire, il faut obligatoirement le finir. Le message suivant apparait pour vous prévenir :
Répondre «Oui» au message. Si vous avez le message suivant : C est que l article mentionné a eu deux états contradictoires entre l ouverture de l inventaire et sa fermeture, il faut alors choisir si l article reste en stock ou s il est sorti. Ce message s ouvrira pour chaque article causant un problème, on est obligé de le valider à chaque fois. Si vous n avez pas eu de messages ou si vous avez validé tous les articles à problème, vous aurez alors deux zones à l écran : Les articles ventilés en haut : ce sont les articles dont Skilou connait l état (En stock, HS, Volé, etc ). Ces articles sont donc connus et ne posent plus de problèmes. Les articles non ventilés en bas : ce sont les articles théoriquement en stock qui n ont pas été bipés dans l inventaire. Skilou demande donc ce qu il convient d en faire.
L étape suivante est donc la ventilation des articles non définis. Il faut vider la liste des articles non ventilés. Sélectionnez les articles non ventilés soit un par un, soit en effectuant une sélection multiple (par la touche CRTL + clic de souris ou SHIFT + clic de souris). Puis cliquez sur le bouton «Ventilation» et choisir l état dans lequel l article doit se trouver. Une fois la ventilation finie, il ne doit rester aucun article dans la partie «non ventilés». Vous pouvez alors valider l inventaire en cliquant sur le bouton «Valider l inventaire». Votre stock est alors mis à jour selon les données saisies.