Modèle de calcul de coût d un contrat de recherche financeur privé / d une prestation de service Objet : Méthodologie Date : 09/10/2015 Version : DEFINITIVE Rédacteur : M.BELIEN (CdG ) Diffusion : Enseignants chercheurs, P.HENRARD (VP CS), K. DRISSI (VP VALO), A.GROSCLAUDE (DRP), DRP La grille de calcul de coût des contrats de recherche et prestations de service est un document indispensable au montage du dossier et remplace la fiche financière. Elle a fait l objet d une note signée du Président (11 septembre 2015) et est mise en application à compter du 1 er octobre 2015. Périmètre Cette grille de calcul de coût est destinée aux contrats de recherche avec les financeurs privés et aux prestations de service. Elle permet d évaluer le coût complet prévisionnel de l étude et donc d intégrer au calcul l ensemble des moyens nécessaires à la réalisation du projet : moyens existants, moyens à acquérir spécifiquement pour le projet, frais de structure. L évaluation de ce coût sert de base pour les négociations financières avec le partenaire. Les données financières prises en compte sont celles de l année 2014. Il est envisagé une actualisation chaque année des différents paramètres (notamment coût de l heure de recherche). La première version fournie se présente sous la forme d un classeur Excel composé de plusieurs onglets, pour la plupart liés entre eux, sur lesquels l utilisateur pourra saisir les éléments de coût. Seules les cellules colorisées en bleu sont à renseigner. CdG DSI 1
SOMMAIRE 1. Onglet de SYNTHESE... 3 2. Onglet «Grille de calcul»... 4 2.1. Masse salariale (MS)... 4 2.1.1. Masse salariale Enseignants chercheurs UBP... 4 2.1.2. Masse salariale chercheurs, ingénieurs, techniciens et administratifs laboratoire UBP... 5 2.1.3. Masse salariale contractuels UBP... 6 2.1.4. Gratifications de stage... 7 2.1.5. Personnel extérieur UBP... 8 2.2. Frais d environnement... 9 2.2.1. Fonctionnement... 9 2.2.2. Equipement... 11 2.2.3. Coût d occupation des locaux... 12 2.2.4. Coût des fluides... 12 2.2.5. Frais de structure indirects... 12 3. Coût total et tarification... 13 4. Finalisation sur l onglet de SYNTHESE... 13 Annexe 1 : Calcul des coûts horaires bruts et du poids de l environnement... 14 Annexe 2 : Coefficients de pondération pour le calcul du coût des fluides par structure de recherche... 15 CdG DSI 2
1. Onglet de SYNTHESE Ce document, une fois validé par le processus défini au sein de la DRP, accompagnera le contrat de recherche ou de prestation de service. Il synthétise les éléments principaux du contrat et se présente comme ceci : L utilisateur doit : - saisir la date sur la cellule D2 - choisir dans la liste déroulante en B4 le type de contrat - choisir dans la liste déroulante la structure de recherche concernée sur la cellule B5 CdG DSI 3
- saisir le titre de l étude sur la cellule B7, le nom du responsable du contrat en B8, le nom du partenaire financeur en B9 - saisir la durée du contrat en nombre de mois en D10 Ensuite, l utilisateur se rend sur l onglet «Grille de calcul» soit en cliquant sur le lien hypertexte figurant dans l onglet Synthèse» sur la cellule E11, soit en cliquant en bas de l écran sur l onglet «Grille de calcul». 2. Onglet «Grille de calcul» Ce tableau contient l ensemble des éléments intégrés dans le calcul de coût du contrat de recherche ou de prestation de service. Les éléments et leur mode de saisie vont être détaillés ci-après. 2.1. Masse salariale (MS) La totalité de la masse salariale doit être prise en compte, que les personnes participant au projet soient des permanents (titulaires) ou non, salariées UBP ou non 1. 2.1.1. Masse salariale Enseignants chercheurs UBP Le tableau se présente comme ceci : Alimentation : l utilisateur saisit la charge du projet en volume horaire pour chaque catégorie de personnel concerné dans la colonne C «Nb d heures». Le coût environné de la MS chercheurs en colonne D se calcule automatiquement à partir du, ou des, coût(s) horaires prédéfinis. Catégories de personnel disponibles dans la grille : - PR de classe exceptionnelle - PR 1ère classe - PR 2ème classe - MCF hors classe - MCF classe normale N.B. : pour faciliter le remplissage de la grille de calcul, un onglet a été ajouté «Correspondance % temps en heure» permettant une conversion rapide d une indication de temps donnée en pourcentage en heure. Attention, selon la population, le potentiel horaire n est pas le même, un Enseignant chercheur ayant la moitié de son temps de travail en Formation. 1 Le principe est d évaluer, pour chaque catégorie de personnel intervenant sur le projet, le nombre d heures de contribution. Ces heures sont ensuite valorisées au coût moyen horaire brut majoré du poids de l environnement. Le calcul de ces coûts et du poids de l environnement sont explicités en annexe 1. CdG DSI 4
Dans l onglet «Correspondance % temps en heure», la colonne D, colorisée en orangé, calcule, en fonction de la durée du projet, le nombre d heures maximal correspondant au % de temps de travail sur la part recherche donné pour les enseignants chercheurs. Pour les autres catégories de personnel, il faut regarder la colonne H colorisée en orangé. 2.1.2. Masse salariale chercheurs, ingénieurs, techniciens et administratifs laboratoire UBP Il s agit des chercheurs et administratifs titulaires UBP et travaillant directement au titre du contrat de recherche. Catégories de personnel disponibles dans la grille : - IGR hors classe - IGR milieu de carrière (1 e C) - IGR début de carrière (2 e C) - IGE hors classe - IGE milieu de carrière (1 e C) - IGE début de carrière (2 e C) - ASI - Technicien - Agent Le tableau se présente comme ci-dessous : CdG DSI 5
Alimentation :) l utilisateur saisit la charge du projet en volume horaire par catégorie de personnel concerné dans la colonne C. Le coût environné de la MS imputable au projet se calcule ensuite automatiquement à partir du, ou des, coût(s) horaires prédéfinis et du poids de l environnement (cf annexe 1). 2.1.3. Masse salariale contractuels UBP Il s agit des chercheurs et administratifs contractuels UBP, travaillant directement au titre du contrat de recherche. La liste est détaillée et reprend l ensemble des catégories définies par la DRH. Le contrat de recherche ou de prestation doit obligatoirement comporter des heures d Enseignants chercheurs UBP, d IGR ou d IGE UBP pour pouvoir saisir des heures de contractuels. Alimentation :) l utilisateur saisit la charge du projet en volume horaire par catégorie de personnel concerné dans la colonne C. Le coût environné de la MS imputable au projet se calcule ensuite automatiquement à partir du, ou des, coût(s) horaires prédéfinis et du poids de l environnement (cf annexe 1). N.B. : sur l onglet «MS contractuels labo», une vision du total masse salariale sur ressources propres de la structure de recherche, nécessaire au contrat de recherche ou de prestation, est disponible. CdG DSI 6
Il s alimente automatiquement à partir du nombre d heures saisies sur l onglet «Grille de calcul» pour chaque catégorie de personnel contractuel. Sur cet onglet, le coût employeur pour le projet n est pas environné. 2.1.4. Gratifications de stage Si le projet de recherche ou la prestation de service nécessite la collaboration d un stagiaire, cliquer sur «Gratification de stage». Le lien hypertexte amène directement sur l onglet «MS détail» où le tableau Gratification des stages est à renseigner. Sur l onglet «MS détail», renseigner le nom des stagiaires dans le tableau ci-dessous à partir de la cellule A11. Le coût horaire en vigueur est de 3,6 de l heure ou un montant forfaitaire de 554.4 mensuel. Si le stagiaire est payé au forfait mensuel, renseigner uniquement le nombre de mois en colonne B. Par contre si il est payé à l heure, saisir le nombre d heures total pour le projet dans la colonne D. CdG DSI 7
Le total «gratification de stage» sur la cellule E18 se reporte automatiquement dans l onglet «Grille de calcul». Revenir à l onglet grille de calcul et poursuivre la saisie. 2.1.5. Personnel extérieur UBP Des personnels extérieurs à l UBP sont hébergés dans les laboratoires UBP (notamment les UMR). Ces personnels peuvent intervenir sur les contrats de recherche et prestations de service. Il convient donc de tenir compte de leur participation dans le coût du contrat. Si c est le cas, cliquer sur «Remplir tableau onglet «MS extérieur». Le lien hypertexte dirige l utilisateur sur le tableau à renseigner. Une correspondance a été faite entre les catégories de personnel CNRS et UBP. Ils seront valorisés aux coûts moyens UBP. L onglet «MS extérieur» se présente comme ci-dessous : CdG DSI 8
L utilisateur saisit le nombre d heures d intervention, sur le projet, de chaque catégorie de personnel, dans la colonne D puis retourne sur l onglet «Grille Calcul». La masse salariale environnée se calcule automatiquement. Une fois cette partie renseignée, on obtient la masse salariale environnée du projet. 2.2. Frais d environnement Dans cette partie, se trouvent tous les éléments de coût relatifs au fonctionnement, à l équipement et aux frais de structure. 2.2.1. Fonctionnement Il s agit des frais directement liés à la signature du contrat de recherche (ou prestation) en terme de fonctionnement. Pour plus de lisibilité dans la fiche de coût, ils seront détaillés dans un onglet à part «Fonctionnement». D une manière générale, tout achat de matériel inférieur à 800 HT doit être inscrit en fonctionnement. Cliquer sur «Remplir tableau onglet Fonctionnement» ou se rendre directement sur l onglet «Fonctionnement». CdG DSI 9
Si le projet nécessite des frais de mission, renseigner le nombre de repas, nuitée ou forfait journalier en colonne C. Ces informations sont ensuite valorisées automatiquement sur la base des montants forfaitaires UBP (15,25 pour un repas, 90 pour une nuitée, et 20 pour le forfait journalier). N.B. : Si vous ne connaissez pas le détail des frais de mission, vous pouvez inscrire un montant global prévisionnel pour ce type de frais dans le tableau 3 Achats divers. Si le contrat nécessite des frais de déplacement en voiture, saisir sur les cellules B25 et B26 le nombre de kilomètres et le nombre de chevaux fiscaux. Pour les autres modes de transport, saisir directement en colonne E le coût prévu. N.B. : Si vous ne connaissez pas le détail des frais de déplacement, vous pouvez utiliser la ligne «Autres frais de déplacements» pour y inscrire une enveloppe prévisionnelle. CdG DSI 10
Les éléments sont à chiffrer manuellement en colonne E (pas de montant forfaitaire). Les catégories proposées sont celles les plus fréquemment utilisées dans le cadre des contrats. Une ligne supplémentaire est disponible pour toute autre catégorie nécessaire. Attention, il ne s agit que des éléments directement imputables au contrat de recherche à intégrer ici. Revenir sur l onglet grille de calcul, au moyen du lien hypertexte ou en se rendant directement sur l onglet concerné. 2.2.2. Equipement 2 éléments peuvent entrer dans le coût complet du projet. 2.2.2.1. Investissements nouveaux Si le contrat de recherche, ou de prestation de service, nécessite l acquisition d un bien sa valeur d acquisition HT sera considérée comme un élément de coût du contrat dans sa totalité. Seuls les équipements dont la valeur d acquisition est supérieure à 800 HT sont considérés comme investissements ici. N.B. : même si cet équipement n est pas obsolète à la fin du contrat, et peut potentiellement servir à d autres projets, il est en totalité pris en charge au titre du contrat. L utilisateur saisit dans la colonne A le libellé de l investissement. Il choisit ensuite dans la liste déroulante sur la colonne B la catégorie d investissement. Pour finir, il saisit en colonne C le montant HT de l acquisition. 2.2.2.2. Utilisation d investissements en cours d amortissement : En cas d utilisation, dans le cadre du contrat de recherche, d équipements faits précédemment, un montant forfaitaire de participation sera appliqué. Choisir OUI ou NON dans la colonne B. Si le choix est oui, un montant forfaitaire de 5% du poids de la dotation aux amortissements de la structure de recherche sur la dotation aux amortissements globale de la recherche est appliqué. CdG DSI 11
2.2.3. Coût d occupation des locaux La charge correspondant à la mise à disposition des locaux nécessaires à la réalisation du contrat de recherche, ou prestation fait partie du coût complet. Cet élément se calcule automatiquement en fonction du nombre d heures de travail sur le projet, aucune saisie complémentaire n est nécessaire 2. 2.2.4. Coût des fluides La réalisation du contrat de recherche, ou de prestation de service, nécessite l utilisation de fluides qu il faut prendre en compte dans le calcul des coûts. Cet élément se calcule automatiquement en fonction du nombre d heures de travail sur le projet, aucune saisie complémentaire n est nécessaire. L Université Blaise Pascal ne dispose pas de compteurs par bâtiment. La répartition des fluides par structure de recherche est donc effectuée par un calcul (fonction de la surface occupée). Les consommations de fluides n étant pas uniformes d une structure de recherche à l autre (un laboratoire de lettres sera moins consommateur d énergie qu un laboratoire de sciences), un coefficient de pondération a été appliqué aux m2 en fonction du domaine de recherche (Cf annexe 2) 3. 2.2.5. Frais de structure indirects Afin de couvrir les éléments afférents au fonctionnement de la structure de recherche, il convient d appliquer un taux forfaitaire sur l'ensemble des coûts directement engendrés par le contrat hors MS et hors équipement. Le pourcentage est de 25% (cf annexe 1 Calcul du poids de l environnement). 2 A partir des surfaces SHON (Surface Hors Œuvre Nette) de chaque structure de recherche, fournies par la DIL, un coût de 14 du m2 par mois soit 168 /m2 annuel a été appliqué. Le coût annuel d occupation des locaux par structure de recherche a donc été ainsi obtenu. Pour rapporter ce montant au coût horaire, un coût moyen par personne a été calculé (données effectifs des personnels UBP + hébergés au 15/12/2014). Avec une hypothèse de temps de travail de 1607h annuel, le coût horaire moyen d occupation des locaux a été obtenu. 3 Le coût moyen annuel par m2 coefficientés des fluides à l UBP (hors ESPE et IUT) obtenu est de 13,4 /m2. Le coût annuel des fluides pour chaque structure a ensuite été calculé. Puis, un coût horaire a été déterminé pour pouvoir valoriser au plus juste chaque contrat. Pour ce faire, un coût moyen par personne a été évalué (à partir des données effectifs des personnels UBP + hébergés au 15/12/2014). Avec une hypothèse de temps de travail de 1607h annuel, le coût horaire moyen des fluides par structure de recherche a été obtenu. CdG DSI 12
3. Coût total et tarification En sommant les éléments masse salariale et frais d environnement, on obtient le coût complet du contrat de recherche ou de prestation de service. Le coût étant connu, la fixation du tarif sera facilitée. Sur la ligne 74, l utilisateur a la possibilité de saisir un bénéfice attendu. Choisir si le bénéfice est saisi en pourcentage ou en montant dans la liste déroulante sur la cellule B74. Saisir ensuite en cellule C74 le pourcentage de bénéfice ou le montant souhaité. Le tarif hors taxe se calcule alors automatiquement. Le taux de TVA de 20% est ensuite appliqué sur le tarif HT. Cette grille de calcul de coût n est qu une prévision du coût du contrat de recherche ou de la prestation qui constituera une aide à la négociation avec le partenaire financier. Elle s inscrit dans le processus global de montage du projet. 4. Finalisation sur l onglet de SYNTHESE L ensemble des éléments nécessaires au calcul du coût complet du contrat de recherche ou de prestation de service sont renseignés sur la grille de calcul de coût. L utilisateur se dirige sur l onglet de Synthèse. Les informations permettant de calculer le tarif à proposer se sont automatiquement alimentées (éléments de tarification). La négociation financière avec le partenaire peut s effectuer avec ces éléments. Dans le cadre d un contrat de prestation de service, la participation financière du partenaire doit couvrir 100% du tarif (coût complet + l éventuel bénéfice souhaité par le laboratoire). Dans le cadre d un contrat de recherche ou la participation financière du financeur privé n est que partielle, saisir dans la zone colorisée en bleu la participation attendue. CdG DSI 13
Annexe 1 : Calcul des coûts horaires bruts et du poids de l environnement Coûts horaires bruts : Enseignants chercheurs UBP : il s agit des coûts moyens horaires UBP 2014 par catégorie d enseignants chercheurs. Ils ont été calculés en faisant le rapport entre l ensemble de la rémunération annuelle des personnels, enseignants chercheurs, hors heures complémentaires (les charges afférentes à ces heures complémentaires n ont pas été retraitées) et les ETPT (Equivalent Temps Plein Travaillé) moyens annuels. Source des données : fichiers KX D91 mensuels 2014. Volume horaire annuel d un Enseignant chercheur : 803.5h (50% de 1607h) NB : calcul = 50% formation 50% recherche. Sachant que le nb d heures de formation est de 192h et qu il faut multiplier par 4 pour tenir compte de l environnement d une heure de cours 768h, correspond à environ 50% de 1607h, norme de travail d un administratif. Chercheurs et administratifs UBP : il s agit des coûts moyens horaires UBP 2014 par catégorie d administratifs. Ils sont calculés en faisant le rapport entre l ensemble de la rémunération annuelle des personnels (pour les doctorants, la partie heures complémentaires est déduite) et les ETPT moyens annuels. Source des données : fichiers KX D81 mensuels 2014 + KX D91 pour les doctorants. Volume horaire d un administratif : 1607h Personnels contractuels : il s agit des coûts horaires calculés en fonction de la grille de salaire établie par la DRH pour le recrutement des personnels contractuels. A partir des coûts mensuels employeurs, le coût horaire a été calculé avec une hypothèse de 134 heures de travail mensuel (correspondant à 1607 heures annuel). Attention, ces coûts ne prennent pas en compte le supplément familial de traitement et la participation aux frais de transport. Calcul du poids de l environnement : Le coût complet du contrat inclut le poids de l environnement. Il s agit de l ensemble des éléments n intervenant pas directement pour le contrat de recherche ou prestation de service mais sans lesquels, la réalisation de ce projet ne serait pas possible : la DRP (dont la cellule Valorisation), la Cellule Europe si besoin, la DRH, le pôle Recette et Contrats à la DAF, et de manière générale les services centraux de l UBP, le CRRI, les frais d infrastructure, Le taux à appliquer dans le cadre présent est de 25%. Il a été établi à partir de la cartographie IGAENR de l UBP établie au 1 er trimestre 2015 au titre de l année 2014. CdG DSI 14
Annexe 2 : Coefficients de pondération pour le calcul du coût des fluides par structure de recherche CdG DSI 15