Configurer un compte de messagerie...2 Composer un message électronique...2 Insérer une signature automatique... 6 Transférer un message, répondre à un message... 7 Ouvrir un fichier attaché... 8 Joindre un document attaché à vos courriers... 9 Problème de formats... 11 Le carnet d adresses.... 11 Créer un groupe dans le carnet d adresses.... 13 Filtrer le courrier... 14 Zipper un document pour l envoyer par mail... 16 JJ. Thibault Animateurs multimédia au CRDP de Versailles Page 1 sur 16
Configurer un compte de messagerie Configurer un compte de messagerie consiste à fournir à votre logiciel de courrier certaines informations nécessaires pour que l envoi et la réception de votre courrier se fassent correctement. Il faut savoir que chez votre fournisseur d accès Internet, deux serveurs vont gérer le courrier : l un s occupe du courrier sortant (le courrier que vous envoyez), l autre gère le courrier entrant (le courrier que vous recevez). Le premier s appelle le serveur SMTP (S comme «sortant»), le second s appelle le serveur POP. Vous devez donner les noms de ces deux serveurs pour pouvoir envoyer et recevoir du courrier électronique. De plus, lorsque vous demandez à entrer sur le réseau Internet, vous devez être identifié par un serveur. Pour ce faire, vous devez donner un nom d identifiant (nom d utilisateur ou login) auquel est associé un mot de passe. Pour pouvoir répondre à votre courrier, votre adresse électronique doit également figurer dans les paramètres fournis à votre logiciel de courrier. Ces éléments vous sont fournis par votre fournisseur d accès. Ces quelques données suffisent pour configurer correctement votre logiciel de courrier sur un réseau local. En résumé : le nom du serveur POP le nom du serveur SMTP le nom d utilisateur et le mot de passe associé votre adresse électronique. Ce sont ces renseignements que le logiciel «Outlook express» demandera lorsque vous configurerez votre compte de courrier. Ouvrez Outlook express et cliquez sur «Outils/compte» puis sur l onglet «courrier. Les boutons «Nouveau /courrier» vous permet de créer un nouveau compte de courrier. Renseignez les champs à l aide des informations suivantes : Remarque : le nom qui vous est demandé sur la première fenêtre est le nom qui apparaîtra dans le champ «De» lorsque vous enverrez un message. Vous y inscrivez ce que vous souhaitez (généralement votre nom et votre prénom). Nom du compte : demo1 mot de passe : demo1 adresse :demo1@crdp.ac-versailles.fr serveur pop : pop.crdp.ac-versailles.fr serveur smtp : smtp.crdp.ac-versailles.fr Vous venez de créer un nouveau compte de courrier. Si vous remplacez ces informations par vos propres paramètres, il vous devient possible de consulter votre compte de courrier depuis n importe quel ordinateur. Composer un message électronique Pour gérer votre courrier, lancez Outlook Express en cliquant deux fois sur l icône suivante qui doit se trouver sur le bureau Windows. Dans le cas contraire, cliquez sur «Démarrer». Vous trouverez l icône de lancement dans la barre des menus proposés ou dans «programmes». Page 2 sur 16
La fenêtre suivante apparaît : Sur la partie gauche de l écran, apparaissent vos différentes boîtes de courrier. Le fait de sélectionner une de ces boîtes (un clic gauche sur le nom) vous fait apparaître dans la fenêtre de droite, le contenu de ce dossier (boîte). Si vous désirez créer une nouvelle boîte, faites un clic droit à l endroit où vous souhaitez placer votre nouvelle boîte et choisissez «Nouveau dossier». La nouvelle boîte se crée dans le répertoire que vous aviez sélectionné après lui avoir donné un nom. Pour rédiger un nouveau courrier, cliquer sur «Composer un Message» La fenêtre suivante apparaît : Un message électronique se compose de fenêtres que vous devrez remplir pour certaines de manière obligatoire, les autres étant utilisées ou non selon vos souhaits. Les fenêtres obligatoires : Vous devez renseigner l adresse électronique de votre correspondant dans le champ situé près de la lettre A (A qui est destiné le message?). C est en fait le seul champ véritablement obligatoire. Page 3 sur 16
Le champ «objet» peut ne pas être renseigné, mais l usage veut qu il le soit. En effet, il donnera à votre correspondant une information rapide sur le contenu du message. Le champ «CC» vous permet d envoyer une copie carbone à un autre correspondant. Le champ «CCi» envoie une copie carbone aveugle. Le destinataire principal ne voit pas qu il n est pas le seul destinataire du courrier. Vous devez donc remplir la fenêtre «A» en tapant l adresse électronique de votre correspondant ou en cliquant sur l icône située à côté du A afin d ouvrir le carnet d adresses (si le destinataire y figure, c est un moyen très simple pour éviter de faire une faute de frappe dans l adresse!). Voir plus bas Vous pouvez alors choisir un destinataire en le sélectionnant et en cliquant sur Cliquez sur OK Remarque : Vous pouvez sélectionner plusieurs correspondants, faire une Copie Carbone à un autre correspondant Il suffit pour ce faire de sélectionner le correspondant dans la fenêtre de gauche et de cliquer sur «Cc :» (copie carbone). Dès lors, la ou les personnes figurant comme destinataires des copies carbones, recevront également le message envoyé. Page 4 sur 16
Vous devez maintenant renseigner l objet de votre message. Choisissez un intitulé qui rende effectivement compte en deux ou trois mots du contenu du message, puis rédigez votre message. Enfin, cliquez sur Envoyer Le message est alors rangé dans le dossier «Boîte d envoi», prêt à être envoyé lors de l ordre définitif. Il peut aussi partir immédiatement vers le destinataire. Tout dépend de la manière dont votre logiciel est configuré. (Menu «outils/options/envoyer/envoyer immédiatement»). Si cette case est cochée, le message part dès que vous cliquez sur «envoyer». Dans le cas contraire, il se stocke dans la boîte d envoi, «en attente de partir». Vous pouvez ainsi rédiger d autres messages. Si vous avez un ou plusieurs nouveaux messages, la Boîte de réception a l aspect suivant : Page 5 sur 16
Cliquez sur Boîte de réception (ou sur «Lire le courrier») et prenez connaissance de vos courrier. Vous pouvez alors l imprimer, répondre à l auteur. Il se peut que les procédures décrites dans ce document ne correspondent pas exactement à celle de votre ordinateur. En effet, le logiciel peut être paramétré de différentes manières. Des modifications peuvent s effectuer dans le menu Outils et Option : Différents onglets vous sont proposés : Prenez le temps de les parcourir. C est principalement dans cette fenêtre que vous allez configurer votre logiciel. Cliquez sur l onglet «Envoi» Choisissez «Texte brut» comme format de courrier. Les fichiers informatiques pèseront moins lourd, les risques de transmission de virus seront réduits. De plus, il faut savoir que certains de vos destinataires ont peut-être choisi de ne recevoir que les messages en texte brut. Certains logiciels permettent cette fonction et réduisent ainsi les réceptions de virus et de messages publicitaires. Décocher l option «Envoyer les messages immédiatement» afin que le message ne parte pas systématiquement dès la fin de la rédaction, lorsqu on clique sur «Envoyer et Recevoir. En choisissant de ne pas envoyer les messages immédiatement, ils se stockeront dans la boîte d envoi et Outlook attendra que vous cliquiez à nouveau sur «envoyer et recevoir» dans la boîte d envoi, pour envoyer vos messages. C est à partir de des différents onglets proposés sur cette fenêtre que vous allez pouvoir : Placer directement dans votre carnet d adresses, les destinataires de vos messages. Insérer automatiquement une signature à la fin de vos messages. Définir des critères de correction orthographique automatique Choisir la taille et la police de vos courriers Etc. Insérer une signature automatique Outlook vous permet de créer une ou plusieurs signatures qui seront insérées automatiquement au bas de chaque message sortants ou que vous choisirez d insérer vous-même à vos messages quand vous le désirerez. Cliquez sur «Outils/options/signatures Page 6 sur 16
Deux fenêtres vont vous permettre de créer votre signature. Cliquez sur le bouton «nouveau.» : «Signature#1» s affiche dans la fenêtre du haut. Demandez à renommer cette signature pour lui donner un nom plus significatif («professionnelle» ou «amicale» etc.) Tapez ensuite dans la fenêtre du bas le texte de votre signature. Vous pouvez ajouter d autres signatures que vous nommerez différemment. Le bouton «par défaut» vous permet de sélectionner la signature par défaut. Faites un clic sur le nom de la signature puis cliquez sur «par défaut». Si vous cochez la case : «Ajouter la signature à tous les messages sortants» la signature par défaut sera systématiquement insérée au bas de tous vos messages. Dans le cas contraire, il vous faudra pour inscrire votre signature au bas des messages avant de les envoyer en cliquant sur «Insérer/Signature». Transférer un message, répondre à un message Se placer sur le message auquel on souhaite répondre (il doit être sélectionné en bleu). Plusieurs manipulations sont possibles : - clic droit sur le message et «répondre à l expéditeur» - cliquer sur l icône «répondre à l expéditeur» Page 7 sur 16
- cliquer sur le menu«message/répondre à l expéditeur» Le message d origine est conservé. (Si vous n avez pas décoché cette fonction dans le menu «options»)vous pouvez alors répondre au message, vous placer à l endroit désiré pour insérer du texte, supprimer des lignes etc.. Une nouvelle fenêtre apparaît alors : les champs «A», et «Objet» sont automatiquement renseignés. Remarque : Plusieurs formules de réponse sont possibles : Répondre à l expéditeur : Seul, votre expéditeur est destinataire du message. Répondre à tous : Toutes les personnes destinataires du message original. (Les copies carbones et toutes les personnes figurant éventuellement avec vous dans le champ "A".) recevront votre réponse. Dans le cas d un message posté sur une liste de diffusion, il faut penser à «répondre à tous». Lorsque vous répondez à un message, il vous faut supprimer le texte inutile. N oubliez pas que plus le message est important, plus il encombre les lignes Internet, et plus il sera long à télécharger pour votre correspondant. Bien entendu, si vous choisissez «Transférer», il suffit de définir dans la zone «A», le destinataire auquel vous souhaitez transférer le message. Enfin, cliquez sur «envoyer» puis sur «envoyer et recevoir. Ouvrir un fichier attaché Si un trombone apparaît à côté d un message reçu, il vous indique que votre correspondant a joint un fichier attaché à son courrier. Pour accéder à ce fichier, vous devez tout d abord sélectionner le message en cliquant dessus. Le trombone apparaît dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Cliquez sur le trombone : Page 8 sur 16
Il vous suffit à présent de double-cliquer sur le nom du fichier pour l ouvrir à l écran. Si vous souhaitez conserver ce fichier, vous choisirez d «Enregistrer les pièces jointes.... Vous choisirez alors à quel endroit de votre disque dur, vous souhaitez enregistrer ce document. Vous pourrez ensuite le consulter comme tout autre document inscrit sur votre disque dur. Joindre un document attaché à vos courriers Demandez à créer un nouveau message. Prévenez, votre correspondant, dans le corps du message, que vous lui joignez un document attaché : Cliquez ensuite sur le bouton «joindre» Une fenêtre s ouvre alors, vous demandant quel fichier vous désirez joindre à votre courrier. Page 9 sur 16
Sélectionnez votre fichier à joindre et cliquez sur «joindre». Remarque : Il se peut que l icône du trombonne n apparaisse pas dans votre barre d outils (faute de place ). Il faut alors afficher la suite en cliquant sur la marque de «parenthèses fermantes» à l extrème droite de la barre d outils. Vous déroulerez ainsi la suite des icônes cachées. Vous constatez que le document apparaît dans une fenêtre «joindre» placée sous l objet du message. Il ne vous reste plus qu à l envoyer. Une autre méthode encore plus simple consiste à faire un clic droit sur le nom du fichier que vous souhaitez envoyer en pièce jointe et à choisir l option «envoyer vers / destinataire». le message s ouvre avec la pièce jointe déjà prête! Page 10 sur 16
Problème de formats L échange de fichiers attachés demande une attention particulière. 1) Tout d abord, il faut être sûr que le destinataire de votre message possède le logiciel pour lire le message que vous avez envoyé. Votre destinataire possède t-il une version de word? 2) Il faut également être vigilant sur les versions: si vous tranmettez un fichier enregistré avec Word 2003, celui-ci sera peut-être mal restitué si votre destinataire possède une version antérieure du logiciel Word (97 ou 95). Vous devez alors, dans le doute, enregistrer votre document au format Word 97 ou 95. Pour cela, il suffit de préciser le format désiré lors de l enregistrement de votre fichier grâce à l option type de fichier. Il suffit de cliquer sur la fléche noire, à droite de la fenêtre pour choisir le format de fichier. Si vous voulez être sûr que votre correspondant pourra lire votre document, enregistrez le au format RTF. (format texte enrichi) ou TXT (format texte). N importe quel traitement de texte est capable d ouvrir ce type de format. De plus, votre document sera plus «léger». (informatiquement parlant ). Gardez présent à l esprit que plus le fichier est volumineux, plus le temps de téléchargement est long. Si vous envoyez des photos, haute définition, le fichier peut mettre plusieurs minutes, voire dizaines de minutes pour se télécharger! Vous paierez la communication pour envoyer ce fichier et votre destinataire paiera le même temps de téléchargement pour le recevoir. De plus, les FAI bloquent souvent l envoi et la réception de messages trop lourds Remarque : Vous ne pourrez sans doute pas envoyer n importe que type de fichier par courrier électronique. En effet, la crainte des virus oblige les administrateurs réseau à être méfiants. Ainsi, il est probable que vous ne puissiez pas envoyer un fichier.exe car ce type de fichier est le cheval de Troyes idéal pour véhiculer un virus qui va se déclancher dès son ouverture. Si vous devez envoyer un.exe, deux solutions parmi d autres : vous compressez le fichier et envoyez ainsi un fichier.zip (accepté par le serveur) ou vous renommez le fichier.exe en changeant l extension et vous prévenez votre destinataire qu il devra redonner au fichier, après réception, son format d origine (.exe) exemple. je renomme un fichier «setup.exe» en «setup.txt» et il partira sans problème. Mon destinataire devra demander à enregistrer ce fichier dans un dossier de son DD et ensuite seulement il pourra le renommer en «setup.exe». (En faisant un clic droit sur le nom du fichier et en choisisssant «renommer».) Le carnet d adresses. Le carnet d adresse vous permet de choisir directement le destinataire d un message, sans devoir saisir au clavier son e-mail. Vous ne risquez plus ainsi de faire une erreur de saisie. Vous saisissez une fois pour toute les personnes avec lesquelles vous correspondez régulièrement pour ensuite, les saisir d un simple clic dans la fenêtre des destinataires. Dans le menu «Outils», cliquez sur «carnet d adresses» puis sur «nouveau» et «nouveau contact.» Page 11 sur 16
Il ne vous reste plus qu à remplir les champs de la fiche proposée. Deux d entre eux sont obligatoires : le nom et l adresse électronique. Les autres sont facultatifs. Cliquez sur «OK». Rentrez ainsi toutes vos fiches. Un moyen très simple pour ajouter un correspondant au carnet d adresses consiste à faire un clic droit sur l un des messages qu il vous a envoyé et de choisir «Ajouter à mon carnet d adresses» Si vous souhaitez supprimer un correspondant, il vous suffira de faire un clic droit sur l identité en question et de choisir «supprimer» dans le menu proposé. Désormais, pour envoyer un message à l une de ces personnes, il vous suffit de cliquer sur le petit livret à gauche du champ «A», pour ouvrir votre carnet d adresse. Un double-clic sur un nom le sélectionne aussitôt en tant que destinataire du message. Vous pouvez bien sûr choisir plusieurs destinataires pour ce même message. Un autre moyen, encore plus simple vous est proposé : Regardez les deux copies d écran figurant ci-dessous : Page 12 sur 16
La deuxième copie d écran présente une fenêtre supplémentaire, en bas à gauche, présentant votre carnet d adresse. Il suffit alors de double-cliquer sur un nom pour ouvrir un courrier qui lui sera automatiquement adressé. De plus, si vous cliquez sur le mot «contact», apparaissant en haut à gauche de cette fenêtre, vous pouvez directement ajouter de nouveaux noms à votre carnet. Quelquefois, cette fenêtre supplémentaire peut vous gêner, notamment si vous possédez un écran de petite taille. Vous choisirez de la faire apparaître ou non, en cliquant sur «Affichage» «Disposition» et en cochant ou non, le menu «contacts.» En cochant «contacts», vous ferez apparaître cette fenêtre qui peut vous être bien utile. Une autre manière de procéder consiste à taper le nom (ou le début du nom) de votre destinataire et à cliquer ensuite sur «vérifier». Créer un groupe dans le carnet d adresses. Il peut se produire que vous échangiez régulièrement du courrier avec plusieurs personnes. Vous avez bien entendu la possibilité de sélectionner une à une ces différents destinataires dans votre carnet d adresses. Il est sans doute plus pratique de créer un groupe, que vous nommerez comme bon vous semble et dont vous sélectionnerez les membres parmi les contacts figurant dans votre carnet d adresses. Ouvrez votre carnet d adresses en cliquant sur «Options» puis «Carnet d adresses». Cliquez ensuite sur «Nouveau» puis «nouveau groupe» Page 13 sur 16
Inscrivez le nom que vous souhaitez donner à ce groupe et cliquez sur «sélectionner les membres» Il ne vous reste plus qu à double-cliquer sur toutes les personnes qui appartiendront à ce groupe. Lorsque vous enverrez un courrier à ce groupe, tous les membres qui le composent recevront ce même courrier. Filtrer le courrier Il peut être intéressant, surtout si vous vous abonné à une ou plusieurs listes de diffusion de trier automatiquement votre courrier. Ainsi, le courrier entrant se rangera directement dans la boîte que vous désirez, en fonction de critères que vous aurez définis (le nom de l expéditeur, l objet du message, etc.) La démarche est simple. Il suffit de définir une règle de message du type : Lorsque tel critère est vérifié alors telle règle est appliquée. Vous souhaitez établir une nouvelle règle de message : Tous les courriers envoyés par M. Durand devront se ranger dans une boîte à lettre que vous nommerez «DURAND» Cliquez sur «Outils» puis «Règles de message» puis «Courrier» Vous souhaitez établir une nouvelle règle de message. Cliquez sur «Nouveau» : Page 14 sur 16
Dans la fenêtre du haut, apparaissent toutes les conditions à partir desquelles il vous est possible de définir une règle. La première ligne «Lorsque la ligne De contient des personnes» est celle qui vous intéresse pour trier le courrier provenant de Durand. Cochez la. Dans la fenêtre du bas, «contient des personnes» est écrit en bleu. Il s agit d un lien hypertexte. Cliquez dessus. Une fenêtre s ouvre, vous demandant le nom de la personne. Entrez «Durand». Cliquez sur «ajouter» puis sur «OK» La deuxième fenêtre vous permet de sélectionner la règle à appliquer. Cliquez sur «le déplacer vers le dossier spécifié.» Désormais, votre écran se présente ainsi : Dans la fenêtre du bas, cliquez sur «spécifié». Une fenêtre vous présente toutes les boîtes à lettres (les dossiers) dont vous disposez. Le dossier «Durand» n existe pas, vous devez donc le Page 15 sur 16
créer. Cliquez sur «Nouveau dossier» et entrez «Durand». Il ne vous reste plus qu à valider les fenêtres successives en cliquant sur «OK». Désormais, tous les courriers provenant de Durand se placeront dès leur arrivée dans le dossier «Durand». Remarque : Vous aurez tout intérêt à utiliser cette fonction de tri automatique de courrier si vous êtes abonnés à des listes de diffusion car dans le cas contraire, tous les courriers (parfois très nombreux) envoyés par les membres de la liste se stockeront dans votre boîte de réception. Il deviendra difficile de trier le courrier Il est également possible de créer une règle de message en partant d un message reçu. Faites un clic droit sur le message à partir duquel vous souhaitez établir une règle de message et cliquez sur le menu «message/créer une règle à partir d un message» Par défaut, le champ «Lorsque la ligne de contient des personnes» est déjà rempli. C est effectivement à partir de ce critère (l expéditeur) que sont généralement créées les règles de message. Zipper un document pour l envoyer par mail. Lorsque vous envoyez un document en fichier attaché et que ce document est très volumineux, vous avez la possibilité de compresser (zipper) le document en question à l aide d un logiciel de compression. La manière la plus simple de zipper un document consiste à faire un clic droit sur le nom du fichier que vous souhaitez compresser et de choisir «zipper et envoyer par mail». Le fichier apparaîtra zippé en pièce jointe dans un nouveau message que vous compléterez Page 16 sur 16